Tập tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng (dành cho lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chức danh công chức văn phòng – thống kê xã khu vực trung du, miền núi và dân tộc)

BQNQIVV

TIN HOC
VAN PHONG

•
TAp
. TAl LIEU
. GIANG DAY
.

DANH eHO LOP BOI DUf1NG NGHIEP VU

emYe DANH eONG emYe VAN PHONG-THONG KE xX

KHU VVe TRUNG DU, MIEN NUl VA DAN TOe

(Ban hanh kem theo Quyit ainh s6: 348IQD-BNV ngily 19 thang 4 nam 2012
eua B(J truimg B(J N(Ji v~)

HaN(Ji - 2012


-~


MVCLVC

Trang
:..

'· gial
.,. th·"
I~U
L al

.

PHAN I: UNG DT/NG CNTT V Ao CONG TAc VAN THU
BAI 1. VAl
vA NlIiJNG iJNG Dl)NG CNTf VAo CONG TAc vAN nID.
~
". d
b
? cong
" t'ac van
. . th u
1. Nh ung
nQl
ung
ca?an cua
.

mo

~

3. Sg ec1n thiSt phai ling d\lI1g CNTT vao eong tae van thu. ~
.

5. D'ng d\lng CNTT vao quan ly van ban

6. T6 ehue, xay dgng h~ th6ng thong tin quan ly van ban

.

6.1. Phdn tich h? th6ng thong tin qulm If w'in bim

6.2. T6 chuc h? th6ng ca

.

sa die li?u

6


.

8


7. Huang d~n cai d~t chuang trinh Quan Iy van ban
.
BAI 2. ~nrONG DAN sir DVNG CHUONG TRiNH QUAN L Y VAN BAN.
~
" Q?
. ., b?an
1. T ong
quan ve"phan"mem
uan l'y van
.

~

...........

1+14

2

. 3

.
4

5

6

.
6


2. Th\lc tr~ng ung dVng CNTT vao cong tac van thu
4. Nhung ung d\lng CNTT trong cong tac van thu

1


14

16+48

16


2. Quan tri h~ th6ng
,
.
17

2.1. Phdn quyJn truy c(zp h? th6ng
. 17

"
'h
.
.
h~
.
22G
.. lam sat ? t ong
.
19

3. Cae ehue nang h~ th6ng
.
20

20

3.1. Tq,o h6 sa adu nam
.
3.2. Khai bao nam
.
21

3.3. Tq,o ltj,p dl! phong
.
21

3.4. Khoi ph1:lc d1! phong................................................. ........... .

22

3.5. Can
nhat
~
.
23

·r
· danh muc
·
3.6. Phan lot;li thong tin
. 24

3. 7. Thiit l(zp chi aQ ngdm ainh ~
.
25

" n h"~t tong
h" tIn
·
26

4 . C ~p
~
.

;..~

~

4.1.
4.2.
.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4. 7.

"*

5.

T6 chuc thong tin

.

C(zp nh(zt thong tin van bim din

:
~

. 33

. 34

34

.
. 37


Xem thong tin toan van
Hi¢u chinh thong tin
Ctj,p nhtj,t thong tin van ban di
Xem thong tin toan van
Hi¢u chinh thong tin

.

C~p nh~t vo~g luan ehuy8n
-,.>_.----~

26

. 27

.'

A

37

. 37



5.1. M1:lc aich,

y nghia


.
.

5.2. Phuong phap th1fc hi¢n

6. In mve Il;lC van ban


37
37
38
38
39
40

42

.

6.1. Gi6'i thi¢u chung

~

6.2. In mlfc IlfC wln bem ain

~

..
..

6.3. In m1:lc 11:lc van ban ai


.

' k·t.
h'" tIn
·

7. T1m
lern tong
7.1. Tim kiim tuan t1f

7.2. Tim kiim t6 hfJP
8. Th6ng ke t6ng hgp

.
.
:


.

..


8.1. Thimg ke t6ng hf!p van bem ain


.

8.2. Th6ng ke t6ng hfJp van blin ai


.

pHANII: UNG DVNG CNTT VAO CONG TAc LUU TRU

BAI 3. VAl TRO vA NHiJNG UNG Dl)NG CNTf v Ao CONG TAc LlfU

mu


.

1. Nhfrng n9i dung ca ban Clla cong tae luu tru

'" xac
, d·In h gl' trl· tal
"1'If/U
'" I
uu tru
1• 1• 1.T'h~ u thq,p
.
1.2. Th6ng ke

..
.
1.3. Xay d1fng cac c6ng C1:l tra cUu khoa h9C

.. ao quan tal If/U I
uu tru

.
14B
2. ThlJc tr~ng ung d\lng CNTT vao cong tac luu tru

.
3. Sv can thiSt phai lmg d\mg CNTT vao cong tac lUll trii
.
4. Nhfrng ung dl;lng CNTT trong cong tac lUll tru
.
4.1. Ung dlfng CNTI'viw thu thtjp xac ajnh gi trj tai li¢u luu tru ..
4.2. Ung dlfng CNTI'vao Th6ng ke
..

4.3. Ung dlfng CNTI' a~ xdy d1!ng cae cong Clf tra cUu khoa h9c..: ..
4.4. Ung dlfng CNTT trong qulin If; kho blio qulin tai li¢u luu tru
.
/'0loI

?

?

,./.'"

/'0loI

49
49

49
49
49
50
50

51

51

51

51

6.3. Thong tin adu ra cua cac loq.i hinh tai li¢u luu tru


:

56
63

.

84

..

Huang d~n bien m\lc phiSu tin tai li~u lUll tm


7. HuOng d~n cai d~t chuang trinh Quan ly tai li~u luu tm

BAI 4. HlJONG DAN

sir DVNG CT QUAN LY TAl LI~U LUU TRU.


1. T6ng quan v@ h~ th6ng phful m@m Quan ly Tai li~u lUll trfr

2. ThiSt l~p h~ th6ng

.

-~

B


88+111

..

~

49+87

6.2. Thong tin adu VaG cua cac loq.i hinh tai li¢u luu tru


6.1. Xdy d1!ng chudn thong tin

L'l

42
42
45
46
48

52

52

52

. 52

52
.
52

5. Ung d\lng CNTT vao quan ly tai li~u lUll trfr
.

6. T6 chuc, xay d\f11g h~ th6ng thong tin quan ly tai li~u lUll tm


•

88

89

,.
~
t

~


2.1.

2.2.
2.3.
3 . K y'
.J_

Khai bcw quy~n truy cc}p h¢ th6ng
Quan trl· mq,ng
Giam sat h¢ th6ng
h·"
h" tIn
'.
l~U tong

3.1. M¥c tlich y ngh'ia
3.2. Phuangphap cg,p nhdt
4. C~p nh~t va l(hai thac thong tin
4.1. Ctj,p nhtj,t thong tin
h.A tzn
· van b?O
42C
.. q,p nh.Aq,t tong
an trong h~0 sa
4.3. 11m kiim thong tin
4.4. In m¥c lij,c
.A

Tai

li~u

.

tham khao

:- ..J

c


90

.

93

.

.

.
.
.

.
.
..

v

.

89

97
97
97
97
97
103
105
108
112


Ph~n rnQt:

UNG DVNG CONG NGH~ THONG TIN vAo CONG TAc VAN THU
:

Ngay nay, cung v6i SlJ phcit trien cua nSn kinh tS xii hQi, cUQc cach m~ng
khoa hQc ky thu~t dang bu6c sang rnQt ky nguyen m6i, ky nguyen cua cong
ngh~ thong tin. V6i tinh nang da d~ng va hi~u qua tuc thi, Cong ngh~ thong tin
(CNTT) da va dang duQ'c nhiSu nganh quan tam nghien Clm va Ung d\lng.
Vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van phong da lam cho mO" u6c vS m9t
van phong "tv dQng hoa" cua con nguai tra thanh hi~n th\lc. MQt trong nhfrng
ySu t6 de van phong t\1' dQng hoa la Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu - lUll
trfr. Thgc ch~t cua vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu - lUll tm la qua
trinh xu 1y ky thll~t tv dQng hoa cac khau nghi~p V\l cua cong tac van thu (xdy
d1:fflg va ban hanh van bim; quan ly van ban; quan ly con ddu) va cong tac qucin
ly, tra tim tai li~u lUll trUe

Tuy nhien, qua thgc tS ta th~y, v6i th\1'c tiSn phat trien phong phu cua thong
tin lam cho kh6i lUQ'Ilg van him hinh thanh trong cac cO" quan ngay cang nhiSu.
Trong tiOO hinh do, nSu 'dung l~i phuong phap thu cong thi khong the xu ly
cac thong tin kip thai, diSu do se d~ dSn sv qua Uti d6i v6i cong tac van thu. Vi '
thS, Ung d\lng CNTT la mQt t~t ySu, cAn thiSt de cac cO" quan du kha nang dap
Ung nhiing tAn t~i trong cong tac van thu - lUll trfr noi rieng va gop phAn vao sg
nghi~p dBi m6i cong tac van phong noi chung.
De dauh gia duQ'C vai tro, vi tri cua CNTT va OOfmg Ung d\lng CNTT trong
vi~c giai quySt nhfmg tAn t~i cua cong tac van thu - lUll trfr nhu thS nao, cimg
v6i m\lc dich nghien cUu la n~m viing nQi dung cong tac van thu - luu tm tu do
dua ra nhfrng thong tin c§n thiSt de trien khai Ung d\lng CNTT va xay d\Il1g cO"
sa dfr li~u. Xu~t phat tu nhu cAu hi~n d~i hoa cong tac van thu t~i cac cO" quan,
v~n de dua CNTT vao trien khai (rng d\lng co hi~u qua va th6ng nh~t tren toan
qu6c c~p xii la v~n dS cAn thiSt. Day la v~n dS d~t ra c§n duQ'c nghien cUu mQt
cach t6ng the, tren cO"
do de trien khai Ung d\lng tren toan qu6c m9t cach
th6ng nh~t, phu 'hqp v6i yeu cAu th\1'c tS.
Vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu, lUll trfr se giai quySt duQ'c v~ dS
quan ly, tra tim, cung c~p thong tin mQt cach thu~n ti~n, nhanh chong va dQ
chinh xac cao. Vi~c l~p cac bao cao tBng hqp theo timg HOO vvc tbvc hi~n thu~n
ti~n, co the t~o l~p OOiSu bieu m~u khac OOau.
­
De trien khai thlJC hi~n vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu, luu trfr
c~p xa yeu cAu mQt s6 thiSt bi cong ngh~ thong tin, bao gAm m~g may tinh, cac
thiSt bi dAu cu6i va quan trQng nh~t la ph§n mSm Quan ly van ban va phAn mSm
Quan ly Tai li~u lUll tm. Tuy theo yeu cAu su d\lng, co the xay d\Il1g phat trien .
thea tung giai do~n.

a

a

:r

oJ

sa

a

1



Biti rnQt:

VAl TRO vA NHUNG UNG DVNG CNTT VAo CONG T Ac VAN THU

1. Nhfrng nQi dung CO' ban eua eong tae van thO'
Cong tac van thu Ia linh Vl,lC ho~t d<)ng ph\lc Y\l qmin

19 nha nuac, bao g6m

cac linh V\lC:
SO?11 thao va ban hanh van ban;

- T6 chuc, quan 19 va giai quySt van ban;

- Quan 19 va sir d\lng con dfiu.

S(J'il8 chuc nang Clla cong tac van thU'

'"

~4t

- Xay d\Il1g van ban: thao van ball;
van ban, phat hanh van ban.

duy~t

2


ban thao; dfu.1h may van ban;

ky


~

- Quan 1y van ban: quan 1y va giai quySt van ban dSn; quan 1y van ban di;

l~p h6 sa va giao n9P h6 sa.

- Bao quan va sir dVng con dfiu: cac lo~i dfiu; bao quan dfiu; sir dVng con

d§u.

Trong ho~t d9ng nghi~p V\l cua cong tac van thu, qua phan tich quy trinh xu

1y 'h~ th6ng thong tin, vi~c irng dvng CNTT vao cac khau nghi~p vv co thS irng
dVng tI1Jc tiSp vao toan b9 h~ th6ng.
2. Th\fc tr~ng rrng d\l~g CNTT vao cong tac van thO'
Nh~n thuc dugc vai tro quan trQng cua CNTT, ngay til nhung nam cu6i cua
thS ky 20, Nha nuac da xay dvng Chuong trinh qu6c gia vS CNTT- KS ho~ch
t6ng thS dSn nam 2000, dugc ban hanh theo QuySt djOO 211/TTg ngay
07/4/1995 cua Thu tuang ChiOO phu, da d~t ra nhi~m vv cv thS vS: "Xay dvng
h~ th6ng may tioo va phuong ti~n truySn thong dugc lien kSt vai OOau trong cac

m~ng vai cac cong cv ph~n mSm du m~OO va cac h~ thong tin, cO'

sa du li~u, co

kha nang phvc vv ho~t d9ng quan 1y Nha nuac va cac ho~t d9ng huySt m~ch cua.
nSn kiOO tS. M9t s6 h~ thong tin dugc phep n6i vai cac m~ng thong tin qu6c tS ". .
Nhu v~y, Nha nuac da oo~ thfiy dugc t~m quan trQng cua CNTT va dS ra
phuong huang, dUOng 16i dS xay dvng, phcit triSn va irng dVng vao mQi linh V\lC.
Dung truac OOfmg chiOO sach d6i mai cua Dang va Nha nuac, cac nganh, cac
cfip, da va dang d6i mai cac liOO V\lC ho~t d9ng, trong do co d6i mai vS cong tac
van thu. Mu6n d6i mai dugc cong tac van thu, m9t trong OOfmg bi~n phap quan
trQng 1a irng dVng CNTT vao cong tac van thu. DS th6ng nhfit cho vi~c irng dVng

CNTT trong cong tac van thu - luu trfr, C\lC Van thu va Luu tm Nha nu6'c ban
hanh van ban s6 608/LTNN -TTNC ngay 19/11/1999 vS: "Huang'dftn irng dVng
CNTT trong van thu - 1uu tm". Sau m9t thai gian triSn khai th\lc hi~n, Cvc Van
thu va Luu tm Nha nuac da t6ng kSt, rut kiOO nghi~m va ban hanh cllc van ban
mai phil hgp vai tiOO hinh th\lc tS, g6m cac van ban: Van ban vS irng dVng cong
ngh~
-

wJ

thong tin trong cong tac van thu va cong tac lUll trfr, Ban hanh kern thea

Van ban s6 139/VTLTNN-TTTH ngay 14/3/2009 cua Cvc tru(m~ Cvc Van thu
va Luu tm Nha nuac huang dftn quan 1y van ban di, van ban dS~ va l~p h6 sa
trong moi truang m~ng va Ban huang dftn vS irng dVng cong ngh~ thong tin
trong cong tac van thu va cong tac lUll tm, Ban hanh kern theo Huang dftn s6

169/HD-VTLTNN ngay 10/3/2010 cua C\le truOng C\lC Van thu va Luu tru Nha
nuac vS xay dvng cO'

sa du li~u lUll tm.
3


>


ung d\lng CNTT vao cong tac van thu chinh la qua trinh xu ly t\1 d9ng
hoa cac khau nghi~p V\l cua cong tac van thu.
Ngay tir khi may tiOO ra dai, vi~c Ung d\lng CNTT vao so~n thao, ban hanh
Vi~c

van ban da duQ'c triSn khai rQng rai va ngay nay da tra thanh thong d\lng va
khong thS thiSu duQ'c trong ho~t dQng nghi~p V\l. V6i kha nang luu gift thong tin
Clla may tinh, nQi dung van ban co thS su d\lIlg l~i nhiSu l§n, thu~ ti~n cho vi~c

=­

sua chua, sao nhan van ban, til do tang hi~u qua lao d9ng nha cac cong C\l ti~n
ich nh~m t~o ra nhfmg biSu m~u, khi c§n su d\lIlg, v6i cac thao tac dan gian
nguai dung da t~o ra duQ'c cac biSu m~u van ban phu hqp.
Trong ho~t dQng quan ly va giai quySt van ban, CNTT giup ho~t dQng quan
ly, c~p nh~t va xu ly van ban du<}c ch~t che, t6ng h<}p, thBng ke chinh xac tinh

hinh xu ly van ban, tra tim thong tin nhanh chong, theo d5i du<}c tiSn dQ giai
qUYlh van ban va chu trinh xu ly van ban.
Trong ho~t d9ng quan ly va su d\lng con d~u, vi~c triSn khai Ung d\lIlg co thS
th\lc hi~n duQ'c tuang dBi thu~ l<}i. VS m~t cong ngh~ cho phep triSn khai chii'
ky, con d~u di~n tu b~ng cach rna hoa thong tin. Nhung trong diSu ki~n hi~n t~i,
vS m~t quan ly Nha nu6c, dAu tu trang thiSt bi va nang l\lc Clla dQi ngfi can bQ
cong chilc noi chung va c~p xii noi rieng, vi~c triSn khai lmg d\lng con g~p nhiSu
kho khan. Xet vS diSu ki~n ky thu~t va kha nang kinh tS, hi~u qua dua l~i nen
trong thai diSm hi~n t~i vi~c triSn khai lmg d\lIlg rQng rai dSn timg c~p xa con
chua kha thi. Vi v~y, khi ung d\lng CNTT vao cong tac van thu hi~n nay chi
dung l~i a hai linh VlJC la so~n thao va ban hanh van ban, quan ly van ban, con
nghi~p V\l quan ly va su d\lng con d~u se triSn khai ch~ han khi co diSu ki~n.
Vi~c ung dt,mg CNTT vao cong tac van thu, da hoan toan thay thS lao dQng
thil cong sang tlJ dQng hoa ho~c ban tlJ d9ng hoa cac nghiep V\l cua cong tac van
thu nhu:
So~n thao van ban
- Quan ly van ban
- ChuySn giao van ban qua m~g may tinh
- L~p h6 sa

- T6ng hQ'p va tra tim thong tin.
3. S" cAn thi~t phai ung dyng CNTT vao cong tac van thO'
Tru6c day, khi so~ thao van ban cac dan vi thuang b~t dAu thao tren gi~y
nhap, sau do sua chfta l~i hoan chinh. Cong vi~c nay co khi phai tiSn hanh r~t

nhiSu l§n, tBn thai gian va gi~y to. Ben c~ do, vi~c dang ky vao s6 van ban di
- dSn hang ngay m~c du vS ca ban da theo d5i du<}c van ban di - dSn Clla dan vi
nhung v~n con mQt s6 t6n t~i nhu:

4


~.


H~n chS trong vi~c th6ng ke, l~p m\lc l\lc phan lo~i van bim di - dSn, g'ay kho

khan trong vi~c thea d5i chi d(;lo cong vi~c cua Ianh d~o.
:;

H~n chS trong vi~c tra tim thong tin: dung cac s6 dang ky dS tra tim van ban
thgc hi~n ch~m, t6n nhiSu thai gian, cong suc va dQ tin c~y thiSu chinh xac khi
cAn t6ng hgp, bao cao.
, V6i vi~c Ung d\lng CNTT nhung h~n chS tren da duQ'c kh~c ph\lc va nang cao
hi~u

qua trong vi~c

xu If thong tin.

Vi~c Ung d\lng CNTT trong van thu khong thS tuy~t d6i hoa, vi nhu: trong
cong tac so~ thao van ban, vi~c ky duy~t van ban phai thS hi~n tren ban thao
bfulg gi~y, kS ca nhfrng van ban duQ'c thao tren may vi tinh ngay tir dAu v~n phai
in ra dS trinh lanh d~o duy~t va ky t~t ctia thti truOng ca quan. Vi v~y, cong vi~c
so~n thao van ban mQt s6 khau nghi~p V1) vS ca ban v~n ap d\lng phuang phap

thti congo Day la m~t thvc tS khi tieu chufut ky thu~t chua cho phep cac dan vj

th\fc hi~n quy trinh so~n thao van ban hoan toan t\f dQng hoa.
4. Nhfrng ung d\lng C~TT trong cong tac van thtr
Vi~c Ung d\lng CNTT trong so~n thao van ban la ph6 biSn nh~t, vi trong qua
trinh so~ thao, nguai thao van ban co thS sua chua, b6 sung cau chu ho~c thay ,
d6i phful do~n khac nhau trong van ban, t~o m9t van ban s~ch rna khong t6n
kern thai gian, van phong phfim. CNTT dfi nang nang cao trinh dQ van -minh van

phong, van minh hanh chinh.
Do CNTT la mQt nganh khoa hQc xu ly thong tin bfulg cong C\l la may tinh,

v6'i cac chuc nang nh~n thong tin, xu If thong tin, dua thong tin ra... nen vi~c
ung d\lng CNTT vao quan If van ban se dem I~i hi~u qua, boi no khong chi c~p
nh~t thong tin t~o thanh h~ th6ng ca sa du li~u, rna con cho phep t6ng hgp, tra
tim van ban thea cac thuQc tinh khac nhau (theo tac gia, thea thai gian, ten Io~i,
trich ySu ... ). Tir do, nang cao hi~u qua lao dQng, gop phAn vao. cai each nSn
hilllh chinh nu6cnha, tiSt ki~m gi~y to'.
Tom l~i, vi~c triSn khai Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu Ill. cAn thiSt,
nhfun nang cao 'hi~u qua cong tac, dap Ung yeu cdu cai cach hanh chinh. Vi~c
Iva chQn Ung d\lng vao thvc tS nghi~p V1) nao cful phan tich, dcinh gia cac ySu t6
di kern dS mang l~i hi~u qua t6t nh~t. Trong chuyen dS nay, nhom tac gia di sau

vao Ung d\lng CNTT vao quan If van ban.
5. Ung d1}ng CNTT vito quan Iy van ban (ii, (i~n
NQi dung ca ban la quan ly va giai quySt van ban dSn, van ban di; l~p h6 sa.
Xay dlJl1g cac cong C\l tra tim m9t cach linh ho~t giup nguai su d\lng co thS tra
tim van ban thea nhiSu diSu ki~n khac nhau. ThiSt kS cac biSu m~u th6ng ke,
t6ng hgp tinh hinh xu Iy van ban, qua trinh luan chuySn van ban trong dan vj.

• Van ban d8n
5



- TiSp nh~n, dang ky, chuy~n giao van ban dSn
- Ki~m tra, theo doi tiSn dQ giai quySt van ban
• T6 chuc phat himh van ban di

- Bao dam th~ thue van ban

- Danh may, in, dQe soat

- Trinh kY, dong d~u

- Dang ky, gui van ban di


• L~p h6 sa nQP luu

- Xay d\l'Ilg danh m\lc h6 sa

- Ma h6 sa

- S~p xSp van ban trong h6 sa


6.

TB chtfc, xay d.,ng h~ thBng thong tin quan Iy van ban

6.1. Phan tich h? thang thong tin quan Iy van ban

Phan tieh quy trinh nghi~p V\l eua eong tae quan Iy van ban, v6i ffi\le dieh
danh gia kha nang dua CNTT vilO Ung d\lng, tren ca
do danh gia vS muc dQ
anh huang dSn nghi~p V\l truySn th6ng, hi~u qua kinh tS, tac d9ng dSn nguai su
d\lng va quiin IY. Vi~c Ung d\illg CNTT co lam thay d6i nghi~p V\l truySn th6ng
eua eong tae quan Iy van ban til tru6e t6'i nay hay khong,
phil hgp v6i trinh
dQ chuyen mon cua can bQ, diSu ki~n chu quan va khach quan khong, so
quy trinh nghi~p V\l, Iva ehQn rno hinh thich hgp.
Xac dinh cac d6i tu<;mg co quySn truy nh~p vao h~ th6ng va muc thfun nh~p.
Khi h~ th6ng thong tin ho~t dQng chS dQ may dan Ie, v~n dS phan chia tai
nguyen va muc dQ truy nh~p khong c~n d~t ra vi can bQ van thu co trach nhi~m
diim bao toan bQ thong tin d~u vao va d~u ra, chiu trach nhi~m tru6c lanh d~o vS
toan bQ thong tin trong dan vi. Khi h~ th6ng thong tin ho~t dQng tren moi truang
m~ng, nSu khong co nhilng quy chS vS phan chia till nguyen va quySn truy nh~p
h~ th6ng thi b~t cu thanh vien nao n~m tren h~ th6ng m~ng dSu co th~ biSt duQ'c
cac thong tin. Xu~t phai tir bai toan bao m~t va an toan cho dii li~u' van thu,
nguai lam phan tich h~ th6ng ban d~u phai xac dinh duQ'c quySn va muc truy
nh~p eua m6i thanh vien tren m~ng.
Muc cao nh~t day la muc danh cho nguai xu ly h~ th6ng hay con gQi la can
bQ quiin tri m~ng. Co th~ nguai can bQ nay khong co' quySn duQ'c hiSt thong tin
vS dii li~u van thu cua don vi, song la nguai diSu ph6i va phan chia tai nguyen
nen c~n biSt d~ quiin ly ho~t dQng cua chuong trinh.
Muc ti~p theo co quySn truy c~p dii li~u d~y du la can bQ van thu, lanh d~o
don vi (theo S1! phdn cong). Khac v6i can bQ quan tri m~ng, cac d6i tu<;mg tren
co quySn c~p nh~t d~y du vao ca so dii li~u xong khong co quySn phan chia tai
nguyen dfr li~u tren h~ th6ng.

sa

co

<

sarm

a

a

6


~~


Muc th~p nh~t a day la cac can hQ chuyen vien. D6i v6i d6i tugng nay, quySn
truy nh~p cua hQ tren rn~ng chi vS IInh V\IC rna hQ tharn gia giai quySt C\l thS.
Nhu v~y chi nhUng thong tin rna can hQ co quySn xu Iy rn6i hi~n len, con cac
thong tin khac thi se hi che khu~t.
Tu)' thuQc vao timg dan vi, rnuc phan chia cling co nhung diSrn khac nhau,
quySn truy nh~p khac nhau.
Qua trinh xu Iy, so~n thao cac van han va cac y kiSn vS xu Iy cac van han a
day cling c~n dugc quy dinh ro rang. Chu trinh luan chuySn van han phai tuan
thu theo cac quy dinh cua nguai. lam h~ th6ng va theo nguyen t~c van thu. Co
nhu v~y h~ th6ng rn6i dam hao dugc cac thong tin ho~t dQng thong su6t va dQ
an toan cao.
Til rno hinh C\l thS dS chQn phuong an thiSt kS thich hgp. Khi thiSt kS rnQt cO'

sa dfr li~u (CSDL) quan h~ thuOng doi hoi phai chQn cac rno hinh lugc dB quan
h~. Vi~c chQn cac lugc dB quan h~ nay co thS t6t han ho~c x~u han t~p cac lugc
dB khac d\Ia tren rnQt s6 tieu chu~n nao do. Do do, cfuI nghien cUu rnQt s6 tinh
ch~t cO' han, cling nhu cac thu~t toan, dS co thS nh~ dugc t~p cac lugc dB phil
hgp. TrQng tam cua vi~c thiSt kS cac lugc dB CSDL la ph\l thuQc dfr li~u, tuc la .
cac rn6i dang hUQc co thS gifra .cac gia tri hi~n hfru cua no. D\Ia tren rno hinh,
quy trinh nghi~p V\l cua hai toan quan Iy van han di, dSn, vi~c thiSt kS CSDL cua
h~ th6ng hao gBrn cac quan h~ sau:
- Quan h~ 1-1 (quan h~ tI'\IC tiSp): gifra hai t~p tin co rn6i quan h~ 1-1 nSu
rn6i hQ trong t~p tin nay co quan h~ v6i rnQt hQ trong t~p tin kia va ngugc I~i.
- Quan h~ I-N (quan h~ rnQt - nhiSu): gifra hai t~p tin R I va R2 co rn6i quan h~
I-N nSu rn6i hQ trong t~p RIco quan h~ v6inhiSu bQ trong t~p R2 nhung rn6i t~p
trong R 2 chi co quan h~ v&i mQt bQ trong t~p R t •
- Quan h~ N-N (quan h~ nhiSu - nhiSu): Gifra hai t~p tin Rl v.a R2 co rn6i
quan h~ N-N nSu rn6i t~p trong hQ Rl co quan h~ ,,6i nhiSu hQ trong t~p cua R2,
va ngugc I~i rn6i bQ trong t~p R2 co quan h~ v6i nhiSu hQ trong t~p Rl.
- Quan h~ Van han di va cac quan h~ Danh rn\lc dan vi so~n, nh~n tBn t~i rn6i
quan h~ N-I.
- Quan h~ Van han di va quan h~ Danh rn\lc hB sa tBn t~i rn6i quan h~ N-N
(m6i van bim ili co thi luu trong nhiJu h6 sa khac nhau va ngu(1c 19i m9t h6 sa
co thi luu nhiJu van bim ili khac nhau).
~
- Quan h~ Van ban dSn va cac quan h~ Danh rn\lc nai nh~, nai gui tBn t~i
rn6i quan h~ N-l.
- Quan h~ Van ban dSn va quan h~ Danh rn\lc hB So' tBn t~i rn6i quan h~ N-N.
Do vi~c c~p nh~t dfr li~u (chen, lor;zi bo, thay il6i) thuOng gay nen dj thuOng, ·
do do cac quan h~ cfuI thiSt phai biSn d6i thanh d~g phu hgp, rna vfu1 khong hi
7

mAt thong tin. Qua trinh do gQi la qua trinh chuAn hoa cac lugc dB quan h~. Qua
trinh chufut hoa dugc thgc hi~n dga tren khai ni~m phl,l thuQc ham. Mo hinh
chuful hoa dfry du la mo hinh rna a day mBi thuQC tinh trong mBi quan h~ chi co
mQt phl,l thuQc ham tI"l,l'c tiSp vao khoa cua m6i quan h~.
6.2. r8 chuc h? thang CO' siJ' dii Ii?u
, 6.2.1. Thiit ki t6ng thd chuang trinh

6.2.2. Thiit ki cac dJ m1:lc
- Chuc nang H~ th8ng

~

8


II


- Chfrc nang Quan

Iy van ban di

- Chuc nang Qmin

Iy van ban a~n

::

9

6.2.3. ThiJt ki cac m¥c
- Cae thuQe tinh quan

Iy trong van ban d~n

-.

7~
1.

l..

S0

I..

den

.

2. Ngay den

.

3. So van ban

.

4. Ngay van ban

.

'.:.

do m~t

5. MLrc

... :':':-: -:.: <:i·

.....
.

9. Ten

nh~n

lo~i

'.:

.... ~.

:; ~

~

-0­

"----------­
------1;,!t!#~~ldg:~i---::--'.--- ---- ~-'-­

-

i.'.·.'·'2;i~~_~~~~i··i!1lt,~~.Oi'.

.

(;>:;\:~l;~:n.rllq:~t'·· <:': :,.: .:: :­
:c.:···::;b~j"·-::<:::I:::::;
.~ . :
.


4

...

::<::-::::}7FT:: IJ;~rl:;:. :Qgl

.·~·L·~.n:h:·;d·~lO

...

-· . ··::·:·~t_lfli·JJ6·::S()'

10. NgU'oi nh~n ban sao.

11. Phan lo~i

..

.

.

"

-o

7. Thai h~n giai quyet ...
8. Ban vi

,.

i:i?:j:I;(T:t) (p:.:·Y:i ~.n

.

__6-L-MLr~_d~hAo __

.

:,'

"'~:;"'~".

:..

: : '":

.


so·

.

.

12. NO'i Qui

.

13. Trinh lanh

d~o

1

...

14. Tra lai van ban 56: ...
15. Van ban tra lai ...

16. Luan chuyen ·van ban
17. f)a xli' Iy ...

h6 sa so

19. Tom tat nQi dung
20. Y kien giai quyet

Chu giai: ThUJ vien la nai IUJu trfr. cac
danh mvc ten cac dan vi,
sa ... de khi
c~p nh~t dCf li~u co the trlch rut thang tiP
d6 ra rna khong cfJn phai danh tiP ban
phirn VaO.

ho

~

:::­

18. LU'u

...

10



- Cae thuQc tinh quan

Iy trong van ban di

=

.. ,

1. So di ...

2. s6 ky hi~u van ban ...
3. Ngay van ban

.

do m~t
5. Mlrc do khan

.

4. Mlrc

T. uO'n VI

---.---- ---­

50~n

9. Ten lo~i

...

-------------- --

:

: •..

,

.

-.N:dt:g(u'i

-,-- -- -- ---- --------I~ --­

··-'·'-=f)O'nvISO~lT

-,..en ~q:~i

-Pha'n-:lo~i

.

11. NO'i nh~n

.

ky

.

12. NgU'ai

. .. :.;

.

lo~i

10. Phan

: ' .. : .

1:;'.",{.:,;:'mh'tifuYI:e n_

.

6. Thai h~n giai quyet ...
~-_.

.

:.'.::'

i:i;3;j~~~~il~![;~····$Q···

13. Tra lai van ban so ...

1

14. Van ban tra lai ...
15. Da

xli' Iy ...

16. LU'u

ho sO' so ...

17. Tom

tat noi dung

ThLf vi~n la nai luu trif ca
danh m(Jc ten cac dan vi, ho sao. .. de kh··
c~p nh~t dCf li~u co the trich rut thang t'
d6 ra ma khong can phai danh tif ba
phim V80.

Chu gill;:

...

11



- Cae thu{)e tlnh tim kiSm van ban liSn

1. So den

.

2. Ngay den

.

3. So van ban

.

4. Ngay van ban

5. MUG do

.

.

m~t

6. MUG do khan

.

Thai-.----.­
h~n giai quyet~. __~
--1- 7.
- .-.----

8. f)an vi

9. Ten

nh~n

lo~i

...

...

10. NgU'ai nh~n ban sao
11. Phan lo~i

.

12. NO'i QlI'i

.

13. Trinh lanh

d~o

...

14. Tra lai van ban so ...
15. Van ban tra lai ...

16. Luan chuyen van ban
17.

£)a

~

Xli' Iy ....

18. LU'u

ho sO' so ...
=

19. Tom tat nQi dung ...
20.

:­

Y kien giai quyet

:· · . '.. ':. . I
I;iI':tr;glup.·.·~------H:>::::: .. !:

12


'~:.'

>:.::":;. ...... . ...


.

- Cae thuoe tinh tim ki~m van ban di

=


1. So di ...
2. So ky hieu van ban ...
3. Ngay van ban

.

4. MlfC do m~t

.

5. MlfC do khan

.

-6.- Th-M t-l-a-R-fliai-q~--. .

7. BO'n vi
9. Ten

50~n

lo~i

-

-

------.--"-----­

.
.

nh~n

.

12. NgU'CYi ky

.

11. NO'i

._.-- - - - - - -

...

lo~i

10. Phan

_L-

13. Tra ICYi van ban so ...
14. Van ban tra ICYi ...
15. Da

xu Iy

...

16. LlJ'u ho sa so ...
17. T6m tat noi dung ...

~

:':: -,':::-

:i .

~: ;::,

':[,:

:1-:'::::;::' ~ .>. : ,

,iidt~~Qr:b{~I":"

c

"::.:::,:.. :!.:::.:::"; <":::":" .....

13


c

7. Hrro-ng din cai d~t phin m~m Qmln

Iy van ban

- Cho rna CD chua chuang trinh vim ACD, tfen mim hinh hi~n fa nhu sau:
.........................................

~~

+Bfun chuQt vao Next (HI)

+Bfun chuQt vao m\lc I accept agreement (H2).

+BAm chuQt vao Next (H3

+Man hinh hi~n ra nhu hinh du6i day.

...

rna dang ky vao 2 ola: 112-1234567(H4).

+Nh~p ten vaQ 0 You name: HUE.

+Nh~p

dan vi vao 0 UBNDX VINHTAN

+Bfun chuQt vao Next (H5) dS tiSp t\lC vi~c cai d~t chuang trinh.

+Bfun chuQt vao Next (H6) dS tiSp tl)c:

+Nh~p ten

14


de

+B~m chuQt vao Next (R7)
ti@p t\lC
+B~m chuQt vao
Continue
(R8)
............................ fJi···:····..:· . ·.
. ··.. ···· .. ···
··· ········ .. ··· ··· ..·..·.. ················ ·:i/..
:·~·····.····~············

+Bfun chuQt vao OK (R9).
+Bfim chuQt vilo Yes (HID).

15



a

Sau khi cai d~t xong chuang trinh QLVB theo cac bu6c dff neu tren, th\lC
hi~n cac buac tiSp thea nhu sau:
Copy toim bQ thu ml)c QLVB trong thu ml)c Thuvien sang B rna cUng (C:

ho~c D:), b6 tat ca cac thuQc tinh (Read Only), sau do m6' QLVB, kich chuQt
phai vao QLVB.EXE t~o mQt bieu tugng Shortcut ra ngoai man hinh Desktop de
thu~n ti~n cho ch~y chuang trinh.
, M6' thu ml)c Thuvien\Hethong, sao chep tat ca cac t~p dfr li~u co trong thu
fi\lC vao
C:\WINDOWS\SYSTEM.
Phcln m~m Quan ly van ban do Trung tam Tin hQc- Ngo~i ngfr truang D~i hQc
NQi Vl) Ha NQi nghien CUu va phat trien tren cO' s6' Van ban huang dful cua Cl)C
Van thu va LUll trfr Nha nuac ban hanh. Phful m~m se do truang D~i hQc NQi V\l
Ha NQi cung cap va gift ban quy~n. Trong qua trinh trien khai ung dl)ng, nhfrng
phat sinh mai do yeu cau se dugc Nha tru6ng tiSp nh~ va nang cap thea yeu
cau cua nguai su dl)ng.

a

Biti 2:

HUONG DAN sir DVNG CHUONG TRINH QUAN LV VAN BAN
A
th ~ p h an
" memuany
~
Q? I ' van b an
quan ve~ h"~ong
1. T on~
ow

-"- - ­

?

Chuang trinh Quan ly van ban dugc viSt bAng ngon ngft Visual· FoxPro­
version 9.0. Phcln m~m dugc thiSt kS ch~y tren may tinh ca nhan (PC) va tren h~
th6ng m~ng (LAN), trong moi truang WINDOWS. cau truc cua Co' s6' dft li~u
dugc thiSt kS thea mo hinh t~p trung tren may chu, xu ly thong tin thea mo hinh
phan tan (xu ly thong tin ngay tren may ca nhan). Vai phuang phap thiSt kS mo
hinh Co' s6' dft li~u t~p trung kSt hgp v&i phan tan se kh~c phl)c dugc nhfrng ySu
t6 chu quan dful dSn ho~t dQng cua h~ th6ng (m~ng khong thong). Do chuang
trinh ch~y trong moi truang m~g, nen d6ng thai co nhiSu nguai c:Ung thao tac
tren mQt Co' s6' dft li~u. DiSu nay d~c bi~t hfru ich trong vi~c quill ly mQt cach
th6ng nhat cac van ban dSn va di trong dan vi.
V&i giao di~n thu~n ti~n, cung nhiSu chuc nang, nhfun giup cho nguai su
dl)ng giam thieu thai gian c~p nh~t thong tin va quan ly van ban. Ben c~nh do,
chuc nang huang d~n su dl)ng (Help) dugc g~n vao chuang trinh, giup nguai su
dl)ng t~i bat ky thai diem nao, ml)c nao dSu co the tra cUu huang ~~n su dl)ng
bAng phim (F 1).
Co' s6' dfr li~u Van ban dugc phan quySn troy c~p, do do de dang nh~p vao
CSDL yeu cau nguai su dl)ng phai dugc phan quySn. Kh6'i dQng chuang trinh,
tren man hinh se hien thi cua sB, yeu cau nguai su d\lllg vao

rna hi~u,

m~t khdu.

Trong truang hgp vao rna hi~u va m~t khdu khong chinh xac (cho phep nh~p 3
Ian), chu
16

Sau khi cai d~t xong chuang trinh QLVB theo cac buac dff neu a tren, th\lC
hi~n cac buac tiep theo nhu sau:
Copy toan bQ thu fi\lC QLVB trong thu fi\lC Thuvien sang 6 ilia cfu1g (C:
ho~c D:), bi> tAt ca cac thuQc tinh (Read Only), sau do rna QLVB, kich chuQt
phai vao QLVB.EXE t~o mQt biSu tUQ11g Shortcut ra ngoai man hinh Desktop dS
thu~n ti~n cho ch~y chuang trinh.
, Ma thu m\lC Thuvien\Hethong, sao chep tAt ca cac t~p dfr li~u co trong thu
m\lc vao 6 c:\WINDOWS\SYSTEM.
Phk m~m Quan ly van ban do Trung tam Tin hQc-Ngo~i ngfr truang f)~i hQc
NQi V\l Ha NQi nghien Clm va phat triSn tren ca sa Van ban huang dful cua C\lC
Van thu va Luu trfr Nha nuac ban harm. PhAn m~m se do truang f)~i hQc NQi V\l
Ha NQi cung cAp va gifr ban quy~n. Trong qua trinh triSn khai img d\lng, nhfrng
phat sinh mai do yeu cAu se duQ'c Nha truemg tiep nh~n va nang c~p theo yeu
cAu cua nguai sir d\lng.
Biti 2:

HUONG nAN sir nVNG CHUONG TRINH QUAN LV VAN BAN
~
h~
" Q ? I' ~_L~·
_ _---- 1. T ong
quan ve"hAth$..
~ong p an memuao-y vall-llit-&­

Chuang trinh Quan ly van ban duQ'C viet bfulg ngon ngfr Visual· FoxPro­
version 9.0. PhAn m~fi duQ'c thiet ke ch~y tren may tinh ca nhan (PC) va tren h~
th6ng m~.ng (LAN), trong moi truemg WINDOWS. cAu truc cua ca sa dfr li~u
duQ'c thiet ke theo mo hinh t~p trong tren may chu, xu ly thong tin theo mo hinh
phan tan (xu ly thong tin ngay tren may ca nhan). Vai phuang phap thiet ke mo

hinh ca sa dfr li~u t~p trung ket hQ'P vai phan tan se kh~c ph\lc duQ'c nhUng yeu
t6 chu quan dful den ho~t dQng cua h~ th6ng (m~g khong thong). Do chuang
trinh ch~y trong moi truang m~g, nen dang thai co nhi~u nguai c~ng thao tac
tren mQt ca sa dfr li~u. f)i~u nay d~c bi~t hfru ich trong vi~c quan ly mQt cach
th6ng nh~t cac van ban den va di trong don vi.
Vai giao di~o thu~ ti~n, cimg nhi~u chuc nang, nhfun giup cho nguai sir
dVng giam thiSu thai gian c~p nh~t thong tin va qmin ly van ban. Ben c~ do,
chuc nang huang d~n su d\lI1g (Help) duQ'c g~n vao chuang trinh, giup nguai su
dVng t~i bAt ky thai diSm nao, m\lc nao d~u co thS tra cUu huang ?~n su dVng
bfulg phim (F 1).
Ca sa dfr li~u Van ban duQ'c phan quy~n truy c~p, do do dS dang nh~p vao
CSDL yeu cAu nguai su d\lng phai duQ'c phan quy~n. Khai dQng chuang trinh,
tren man hinh se hiSn thi cira s6, yeu cAu nguai sir dVng vao.ma hi~u, m~t khAu.
Trong truang hQ'P vao rna hi~u va m~t khAu khong chinh xac (cho phep nh~p 3
lk), chU16


-,


vao h~ thtmg do can hQ qmin tri m;;tng cftp. Khi nguai qmin tri m;;tng cftp rna
hi~u, rn?t kh~u cho nguai dung, chuang trinh cho phep nguai sir d\mg dugc d6i
ill?t kh~u da cftp, nhung khong d6i dugcma hi~u (ten nguai dung). Khi thay d6i
m?t kh~u c§n ghi l;;ti vi chi rieng nguai sir d\lI1g hiSt dugc m?t kh~u (nguai qulin
tri m;;tng cling khong biSt).
T;;ti rnQt thai diSm, chi co mQt rna hi~u dugc dUng tren h~ th6ng (khong dugc
trling rna hi~u). Trong chuang trinh, h~ th6ng canh hao se thong hao dS ngum su
d\lng hiSt Ma hi~u khi hi nguai sir d\lng khac chiSm d\lng.
Phuong phap thay d6i m?t kh~il thvc hi~n nhu sau:

Buac m{5t: VelD ma hi¢u tla tlu(1c cap
Buac hai: Vao mgt khau tla tluf/C cap
Buac ba: Bam phim Tab vao clla s6 D6i mgt khau

Buac b6n: Kieh ehu9t vao nut D6i m(zt kh4u, tren man hinh se xucit hi¢n
cua s6 dd vao m(zt khau maL Vao m(zt khau mai tc;zi ella s6 M(zt khau mai, sau tlo
vao Ifti mgt khau a Clla s6 Xac nhgn (Nha la mgt khau hai Ian phai.gi6ng nhau),
sau tlo bdm nut OK.

Sau khi thvc hi~n xong vi~c d6i m?t kh~u, hfun van nut B~t dAu dS.thvc hi~n
chuang trinh.

2. QUaD tri h~ th6Dg
2.1. Phlin quy2n tFUy c¥p hi th8ng
2.1.1. M1:lc tlich, y nghTa
17



Do tinh chdt cua cong tac van thu, lien quan dSn vein dS bao m~t thong tin,
nen doi hoi S\l pharr quySn troy c~p. Vi~c phan quySn do lanh d~o cua don vi,
pharr quySn cho cac thanh vien tham gia m~ng. Tu)' thuQc vao chirc nang, nhi~m
V\l cua cac thanh vien rna pharr quySn thea cac mirc khac nhau. QuySn cao nh~t
dugc d8.nh cho can bQ lam cong tac quan tri m~g. Quan tri m~ng co quySn t~o
l~p cac thanh vien m&i, d6i quySn troy c~p cua cac th8.nh vien (khong lam thay
iJ6i m4t khdu). H~ th6ng pharr quySn 0 day dugc t~o l~p thea cach phan quySn
cua H~ diSu hanh m~g Windows va til phAn mSm. Mirc phan quySn trong h~
th6ng dugc phan thanh 3 mirc.
Muc 1: Co dAy du cac quySn

Muc 2: Co quySn c~p nh~t thong tin

Muc 3: Co quySn khai thac thong tin (tra tim, luarr chuySn van ban)

2.1.2. Phuong phap th1!c hi¢n
Khi thiSt kS, cal d~t chuong trinh, trong h~ th6ng da dugc khoi t~o mQt rna
hi~u va m~t khAu 0 muc Quan tri m~ng di kern. Khi chuySn giao cong ngh~,
nguai dugc giao nhi~m V\l se dugc trao quySn do. Khoi dQng chuong trinh, vao
Jt
-h·" va, m~
"lh
€' b ' tlep
.:. t1leo l'kl~·
, t h'M~
-mal¥U
< auauQ'c cap.acuac
a lUI t~o cae
a VIen,

a-a

:.

phan quySn troy c~p h~ th6ng. Sau khi khoi dQng chuong trinh, cac bu&c tiSn
hanh nhu sau:
BU'(yc 1: Til man hinh chinh, vao Quan tri m~ng/ Pharr quySn.

BU'(yc 2: T~i cua s6 khai bao nguai su d\lIlg, c~p nh~t thong tin thea cac m\lc:

- Vao rna hi~u cua nguai su d\lng (ma nhan vien, viJt t&t)

BU'O'c 3: Khai bao quySn-truy c~p h~ th6ng

- Trong truang hgp xac l~p quySn Nguai quan tri thi tdt ca cac thong tin tren

cua s6 se rna di, co nghia la co toan quySn.
- Truang hgp khai bao la NgU'O'i sir dyng, cAn phai xac dinh nguai su d\lng la
can bQ tI1Jc tiSp lam cong tac van thu hay la chuyen vien. Ph\l thuQc vao chuc
nang giai quySt cong vi~c dS phan quySn C\l thS.
.
+ D6i v&i nguai su d\lng lam cong tac van thu, kich chuQt dilllh ddu vao t~t
ca cac 0 tren bang (van ban dSn, van ban di, h~ th6ng).
+ D6i v&i nguai sir d\lng la chuyen vien, chi cAn danh d~u vao 0 Xem va C~p
nh~t vong luan chuySn, co nghia la nguai sir d\lIlg chi co quySn xem, t6ng hgp
du li~u, rna khong co quySn lam thay d6i du li~u. Ph\l thuQc vao S\l phan cong
nhi~m V\l cua cac thanh vien, co thS phan quySn 0 muc nho hon 0 cdp Van ban
dSn, Van ban di, H~ th6ng rieng. Khai bao m~t khAu cho tUng thanh vien.TiSp
theo, co thS d~t m~t khAu va xac nh~ m~t khAu cua minh. Trong truang hgp
chua khai t~o m~t khAu thi khi khoi dQng chuong trinh co thSkhoi t~o m~t khAu
m&i ho~c d6i m~t khAu dii dugc cdp.
18


~;


- Vao hQ ten dAy du cua nhan vien
,t-arm·

-_.

__. _ - - -

-------

_.­

BU'6'c 4: BAm vao m\lC Them dS ghi l~i thong tin, c~p nh~t vao Danh sach
thanh vien tham gia h~ th6ng. NSu trong danh sach rna khong co ten thi se
khong troy c~p dugc vao h~ th6ng.
BU'6'c 5: Sau khi khai t~o xong cac thimh vien tham gia h~ thBng, bAm vao
Quay l~i va thoat ra khoi chuang trinh. TiSp thea khai dQng l~i chuang trinh, khi
do cac thimh vien se co quy8n troy c~p vao h~ th6ng.
H~ th6ng cho phep sua thong tin, d6i quy8n troy c~p, xoa cac thanh vien
tham gia vao h~ th6ng. ChQn Ten thanh vien trong bang Danh sach, bAm vao cac
m\lC tuang thich dS th\lc hi~n.
.
DS hiSn thi toim bQ Danh sach cac thanh vien tham gia vao h~ th6ng, vao m\lc
Xem tAt ca nguai su d\lIlg.
2.2. Giam sat-hi thang
2.2.1. Mtlc ilichy nghiaMQt h~ th6ng thong tin ho~t dQng t6t, doi hoi phai co
Co' chS kiSm tra, giam sat. M\lC dich cua cong C\l giam sat dung cho nguai quan
tri m~g luu l~i cac thong tin v8 cac thanh vien da va dang troy c~p vao h~
th6ng. V6i cong C\l Giam sat, nguOi quan tri co thS phat hi~n troy c~p trai phep
ho~c thanh vien khong dugc phan quy8n nhung su d\lng rna hi~u, m~t khftu cua
thimh vien khac troy c~p vao h~ th6ng.
2.2.2. Phuangphap th1!c hi~n
Til cua s6 man hinh chinh, vao Quan tri m~ng/Giam sat. Tren mim hinh se ·
hiSn thj danh sach cac thanh vien dang troy c~p thong tin tren h~ th6ng. Tren
19

man hinh tren ta thAy, t~i thai diem nay, co hai thanh vien dang truy c~p thong
tin tren h~ th6ng.
3. Cac chuc nang v~ h~ th8ng

h6 SO' oJu niim
3.1.1. M1f,c dich, y nghia

3.1. T{lo

CO' sa dfr li~u Qmin ly van ban di - d~n duQ'c thi~t k~ theo phuO'ng phap c~p
nh~p dfr li~u theo timg nam, do do khi b~t d~u mQt narn m6i c~n phai thgc hi~n
vi~c t~o cO' sa dfr li~u cho nam tuang img (rna sA m6i). Chuc nang nay la t~o ra
cAu trUc cac t~p CSDL m6i (sA dang nh~p van ban di, d~n).
3.1.2. Phuangphap th1:fc hi~n
Til man hinh chinh, vao m\lc H~ th8ng/T,0 hB so' diu nam. T~i cua sA khai
bao nam bfim chuQt vao mlii ten ~ dB hi~n thj danh sach nam, tro chuQt vao
nam cAn t~o de ch<;m. Trong truang hgp nam cAn chQn khong co trong danh sach
hien thi, co the dcinh trgc ti~p vao 0 cua sA va bAm OK de chQn. Trong truang
hgp nam cAn t~o dff co thi bAm Cancel de huy b6 19a chQn.
Trong chuang trinh, cong C\l kiem tra che dQ khai t~o t~p dfr li~u, n~u trong
CSDL dff t6n t~i t~p dfr li~u cua nam cAn t~o, chuang trinh se thong bao cho bi~t
la t~p dfr li~u dff duQ'c t~o l~p (ca a hai t~p dfr li~u van ban di, van ban d~n) va
khong cho phep t~o h6 sa m6i. V6i cO' ch~ kiem soat nay, chuang trinh khong
cho phep nguai dUng t~o nhiSu lfut vi khi khai t~o m6i, t~p dfr li~u m6i se ghi de
len t~p dfr li~u Cll dful d~n bi mAt thong tin.

20