Bài giảng Chức năng kiểm tra - TS. Bùi Quang Xuân

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ HÀNH CHÍNH QUỐC 
GIA

CHỨC NĂNG 
KIỂM TRA
TS. BÙI QUANG XUÂN


KIỂM TRA TRONG 
DOANH NGHIỆP


I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KIỂM TRA

Chức năng của kiểm tra có tầm quan trọng 
trong chu trình quản lý, 
bởi  lẽ  nó  là  mối  nối  cuối  cùng  trong  dây 
chuyền  chức  năng  của  các hoạt  động quản 
lý. 
Chức  năng  này  cho  phép  các  nhà  quản  lý 
biết  được  các  mục  tiêu  của  tổ  chức  có  đạt 
được  hay  không  hoặc  đạt  được  như  thế 
nào,  cũng  như  những  nguyên  nhân  tạo  nên 
tình hình đó.


I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KIỂM TRA
Quản  lý  là  tổ  chức  hành  động  để  đạt  được  mục  tiêu 
nhất định. 
Trong quản lý, nếu chỉ nêu ra mục tiêu và buộc cấp 
dưới  chấp  nhận  các  mục  tiêu  này  thì  khó  có  gì  đảm 

bảo là những hoạt động cần thiết để hoàn thành mục 
tiêu đó. 
Muốn quản lý có hiệu quả, người quản lý cần theo 
dõi  cấp  dưới  đã  hoạt  động  như  thế  nào  để  đạt  mục 
tiêu. 
Trong thực tế, không thiếu hiện tượng “làm láo báo 
cáo  hay”  nên  những  mục  tiêu  mà  tổ  chức  nào  đó  đã 
đạt được đôi khi là mục tiêu giả tạo. 


I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KIỂM TRA

Quản  lý  là  tổ  chức  hành  động  để  đạt  được 
mục tiêu nhất định. 
Chẳng hạn, có tình huống đã xảy ra: 
Cấp trên luôn ca ngợi doanh nghiệp A là một 
doanh nghiệp tốt, mấy năm liền làm ăn có lãi; 
thực  ra  doanh  nghiệp  đang  thua  lỗ,  giám  đốc 
doanh  nghiệp  đi  vay  tiền  để  nộp  ngân  sách 
theo nghĩa vụ. 
Kết  quả  là  doanh  nghiệp  chỉ  che  giấu  sự 
thực được vài năm, đến năm thứ tư thì bị phá 
sản.


I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KIỂM TRA

Kiểm tra tự nó không phải là mục đích, chỉ là 
một phương tiện để đạt được một mục đích. 
Đây  là  cách  thức  tăng  thêm  tính  mềm  dẻo  và  hiệu 

quả  vào  hoạt  động  của  hệ  thống,  quản  lý  với  tính 
cách là hệ thống, có vòng hở và vòng kín; 
Nếu người quản lý chỉ nêu mục tiêu, giao công việc 
cho bên dưới thì đó là vòng hở; 
Nếu tăng cường kiểm tra thì người quản lý đã khép 
vòng hở lại (vòng kín).


I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KIỂM TRA

Khó  có  một  kế  hoạch  hoàn  hảo,  tiên 
liệu được đầu vào và đầu ra một cách 
chính  xác,  vì  thế  chức  năng  kiểm  tra 
trong hệ thống là rất quan trọng. 
Chức năng này tạo sự linh hoạt trong 
hoạt động vận hành một hệ thống có 
những  bộ  phận  không  biết  và  những 
đầu vào không rõ rệt.


VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA VỚI TƯ CÁCH 

1.  Chức năng hữu cơ của quản lý.
2.   Tập  hợp  những  phương  tiện  điều 
chỉnh  hành  vi  cá  nhân  hay  tổ  chức 
riêng lẻ, tương tự như biện pháp đặc 
biệt được ngành kiểm tra tài chính sử 
dụng.
3.   Chức  năng  hạn  chế  của  hệ  thống, 
tức nhiệm vụ của mối liên hệ ngược, 

đảm  bảo  theo  dõi  tính  trạng  của  hệ 
thống.


1. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC
­ Kiểm tra là quá trình đo lường kết quả thực 
tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát 
hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, 
trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp 
thời nhằm khắc phục sự sai lệch, đảm bảo tổ 
chức đạt được mục tiêu của nó.


1. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC
1.1 Khái niệm: 
­ Trọng điểm của chức năng kiểm tra:


Kiểm tra là một quá trình.



Kiểm tra các hoạt động đã xảy ra, đang xảy  ra 
và sẽ xảy ra.



Phát hiện ra những sai lệch và nguy cơ sai lệch.



Kiểm tra để thực hiện các biện pháp khắc phục 
nhằm hoàn thành mục tiêu.


1. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC
1.2 Nguyên tắc xây dựng cơ chế KT: 


Kiểm tra phải căn cứ kế hoạch hoạt động của tổ 
chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm tra.



Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo yêu 
cầu của các nhà quản trị.



Việc kiểm tra phải được thực hiện tại các khâu 
trọng yếu.



Kiểm tra phải khách quan.


1. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC
1.2 Nguyên tắc xây dựng cơ chế KT: 


Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không 
khí của tổ chức.



Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và đảm bảo 
tính hiệu quả kinh tế.



Việc kiểm tra phải đưa đến hành động


CÔNG TÁC KIỂM TRA

Trong quá trình quản lý, 
Lập  kế  hoạch,  tổ  chức  là  giai 
đoạn  chuẩn  bị  thực  hiện  quyết 
định; 
 Kiểm tra là giai đoạn cần thiết để 
xây dựng lòng tin rằng:
Quyết  định  được  thực  hiện  một  cách 
đúng đắn.


CÔNG TÁC KIỂM TRA

Thiếu kiểm tra, quản lý sẽ không đầy 
đủ. 

Kiểm  tra  là  bộ  phận  cấu  thành  của 
quá trình quản lý, nhưng nó không tách 
rời các chức năng quản lý khác. 
Nói  đúng  hơn,  ở  mọi  cấp  quản  lý, 
kiểm tra và các chức năng quản lý khác 
được  xem  là  một  chu  trình  kép  kín  tác 
động thường xuyên lẫn nhau.


CÔNG TÁC KIỂM TRA

Kiểm tra giống lập kế hoạch  ở chỗ 
nó cũng hướng về tương lai. 
    Cho  nên  kiểm  tra  phải  được  tổ 
chức  sao  cho  phát  hiện  sớm  những  sai 
lệch với kế hoạch để có thể thực hiện 
việc sửa chữa trước khi tiến trình bình 
thường của công việc bị phá vỡ.


PHÂN TÍCH 
MỐI QUAN HỆ GIỮA LẬP KẾ
HOẠCH VÀ KIỂM TRA

LẬP KẾ 
HOẠCH 

KIỂM TRA

 CÁC HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG KIỂM TRA

1.  Các  hình  thức  kiểm  tra 
cơ bản:
­ Kiểm tra chiến lược.
­ Kiểm tra quản lý.
­ Kiểm tra tác nghiệp.


NỘI DUNG KIỂM TRA
ĐẦU VÀO

ĐẦU VÀO

SO SÁNH

MỤC TIÊU 
TIÊU 
CHUẨN

VÒNG PHẢN HỒI

ĐẦU VÀO


MỤC ĐÍCH VÀ TIÊU CHUẨN
 Nếu  quản  lý  theo  mục  tiêu  thì  mục  tiêu  sẽ 
cụ thể, xác minh được và đo lường được. 
 Nếu không phải là quản lý theo mục tiêu thì 
các tiêu chuẩn là các chỉ tiêu thành quả hoạt 

động mà các nhà quản lý sử dụng.


MỤC ĐÍCH VÀ TIÊU CHUẨN
 Khi  các  mục  tiêu  đề  ra  không  rõ  ràng,  cần 
phải có các tiêu chuẩn thay thế  được đề ra 
khi kết quả (thành tích) đạt được không thể 
định hướng một cách trực tiếp. 
 Ví dụ, có thể phải ấn định các tiêu chuẩn để 
đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ đối với 
xã  hội  dưới  dạng  số  tiền  cụ  thể  chi  dùng 
cho  các  mục  đích  từ  thiện  hoặc  số  công 
nhân  có  hoàn  cảnh  khó  khăn  được  công  ty 
tạo công ăn việc làm.


MỤC ĐÍCH VÀ TIÊU CHUẨN

Các  tiêu  chuẩn  thay  thế 
cũng cần thiết khi việc thực 
hiện  định  lượng  thành  tích 
gặp  khó  khăn  hoặc  không 
thể thực hiện được.


BIỆN PHÁP THỰC HIỆN

Chủ  yếu  là  đo  lường  như  thế 
nào?  Có  thể  sử  dụng  bốn  nguồn 
thông  tin  để  đo  lường  thành  quả 

thực tế.
Đó  là  quan  sát  cá  nhân,  các  báo 
cáo  thống  kê,  báo  cáo  miệng  và 
báo cáo viết.


BIỆN PHÁP THỰC HIỆN
Quan  sát  cá  nhân  cung  cấp  kiến  thức 
đầu  tiên  về  hoạt  động  thực  tế,  cho 
phép  thu  nhận  thông  tin  sâu  rộng  bởi 
vì  thành  quả  hoạt  động  có  thể  quan 
sát được. 
Những quan sát cá nhân thường được 
xem  là  nguồn  tin  không  chính  thức  và 
có thể gây hiểu lầm trong viên chức.


BIỆN PHÁP THỰC HIỆN
 Báo  cáo  thống  kê  cho  thấy  các  mối 
tương quan nhưng cung cấp thông tin 
khá  hạn  chế  về  một  hoạt  động  vì  nó 
thường  bỏ  qua  một  số  yếu  tố  chủ 
quan.
 Báo  cáo  miệng  thông  qua  các  cuộc 
họp,  hội  thảo,  đàm  thoại  cung  cấp 
thông tin nhanh lẹ, cho phép phản hồi, 
nhưng thông tin có thể bị gạn lọc.


BIỆN PHÁP THỰC HIỆN

 Báo  cáo  bằng  văn  bản  cung  cấp 
thông tin chính thức nhưng chậm.
 Điều  quan  trọng  hơn  là  đo  lường 
cái gì? 
Tuỳ  theo  lĩnh  vực  hoạt  động  mà 
có thể sử dụng những tiêu chuẩn 
kiểm soát thích ứng.