Hệ thống kiểm soát nội bộ và tầm quan trộng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty.doc.DOC

Tên đơn vị : Công ty t vấn đầu t và thơng mại
Tên giao dịch : TRADE & INVESTMENT CONSULTANT COMPANY
Tên viết tắt : INTRACO
Địa chỉ : 120B Hàng Trống Hoàn Kiếm Hà Nội
Điện thoại : (84.4)8.285168/8.285617
Fax : (84.4)9.285795/8.287444
Email : /
Website : www.intmcvinashin.com.vn
Phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty t vấn đầu t và thơng mại Intraco

1
1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ và
tầm quan trọng của kiểm soát nộibộ trong
một công ty.
1.1. Bản chất hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB)
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là
một hệ thống chính sách và thủ tục đợc thiết lập nhằm đạt đợc bốn mục tiêu
sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo vệ độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm
việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thờng xuyên của các đơn vị,
tổ chức và trên cở sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc
để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục
tiêu đặt ra của đơn vị:
a. Bảo vệ tài sản của đơn vị.
Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình,
chúng có thể mất mát, có thể h hại và không đợc sử dụng hợp lý. Vì thế,
kiểm soát nội bộ giúp cho các nhà quản lý sử dụng hiệu quả tài sản của
đơn vị mình.
b. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:
Thông tin kinh tế tài chính là căn cứ quan trọng cho việc hình thành
các quyết định của nhà quản lý, từ đó ảnh hởng to lớn tới hoạt động của

công ty. Do đó, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về
thời gian, tính chính xác và tin cậy về hoạt động kinh doanh và phản ánh
đầy đủ khách quan về nội dung hoạt động kinh tế và tài chính.
c. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:
Bất kỳ một đơn vị nào ngoài điều lệ của công ty, cũng phải tuân thủ
những nguyên tắc, chính sách của Nhà nớc đề ra. Các chế độ pháp lý th-
ờng xuyên đợc sửa đổi, bổ sung và có ảnh hởng vĩ mô đến hoạt động của
doanh nghiệp.
d. Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:
Hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý quyết định sự tồn tại của một
doanh nghiệp.
1.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB :
Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng nh đảm bảo hiệu quả trong hoạt động
các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNB
với bốn yếu tố chính: môi trờng kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục
kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ.
a. Môi trờng kiểm soát:

2
Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên
ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý
dữ liệu của các loại hình KSNB.
Các nhân tố trong môi trờng kiểm soát:
Đặc thù về quản lý.
Cơ cấu tổ chức.
Chính sách nhân sự.
Công tác kế hoạch.
Uỷ ban kiểm soát.
Môi trờng bên ngoài
Nh vậy môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hởng

đến hệ thống kiểm soát nội bộ, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng nhất
là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các
nhà quản lý doanh nghiệp.
b. Hệ thống kế toán.
Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị. Và trong hệ
thống kế toán thì quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan
trọng hơn cả trong hệ thống KSNB của doanh nghiệp.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi
tiết:
Tính có thực.
Sự phê chuẩn.
Tính đầy đủ.
Sự phân loại.
Sự đánh giá.
Tính đúng kỳ.
Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
c. Các thủ tục kiểm soát:
Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc
cơ bản:
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm.
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
d. Kiểm toán nội bộ:
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập đợc thiết lập trong đơn vị tiến
hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị
nội bộ đơn vị.
Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống KSNB của doanh
nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát đánh giá thờng
xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của
việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB.

3
1.3. Tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ là giúp doanh nghiệp thực hiện
hiệu quả những mục tiêu đề ra. Vì vậy, hệ thống KSNB có một vị trí vô cùng
quan trọng trong một doanh nghiệp.
Với mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị, hệ thống KSNB phát hiện đợc
những thiệt hại, những sai sót, những vi phạm trong việc sử dụng tài sản của
đơn vị. Từ đó, hệ thống KSNB đề ra đợc những biện pháp để bảo vệ tài sản
hữu hiệu hơn và sử dụng hợp lý nguồn tài sản của doanh nghiệp.
Thông tin tài chính là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống
thông tin trong đơn vị. Nếu hệ thống thông tin sai lệch so với thực tế sẽ ảnh
hởng nghiêm trọng tới hoạt động của đơn vị. Các nhà quản lý ko nắm bắt đợc
hoạt động của công ty mình, từ đó đề ra những phơng hớng hoạt động sai
lầm, đẩy công ty vào tình trạng có thể phá sản lúc nào không biết. Hệ
thống KSNB trong doanh nghiệp duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính
sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn và phát
hiện kịp thời những gian lận và sai sót trong mọi hoạt động của doanh
nghiệp. Hệ thống KSNB sẽ phát hiện ra những thông tin không chính xác,
những thông tin không đáng tin cậy, quản lý doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đó
xác định đợc tình hình của doanh nghiệp, từ đó sẽ xây dựng chiến lợc phát
triển công ty hợp lý hơn.
Hệ thống KSNB cũng giúp cho nhà quản lý xem xét đợc hiệu quả hoạt
động và năng lực quản lý của doanh nghiệp, tìm ra đợc điểm yếu trong năng
lực quản lý, làm cho doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả. Từ đó đa ra
những biện pháp cải thiện tình hình đó.
Hệ thống KSNB đóng vai trò quan trọng trong một doanh nghiệp. Nó
sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp phát
triển và đi đúng hớng kinh doanh, giảm thiểu những sai sót và rủi ro trong
quản lý cũng nh trong hoạt động của một doanh nghiệp.

4
2. Quá trình hình thành và phát triển
của công ty.
2.1. Quá trình hình thành công ty.

Công ty T vấn đầu t & Thơng mại là đơn vị thành viên của Tập đoàn
kinh tế VINASHIN, một đơn vị có t cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán độc
lập theo quyết định số: 40QĐ/TCCB-LĐ của Bộ giao thông vận tải ngày
11/5/1991, với tên gọi ban đầu là Công ty Đầu t và Phát triển đóng tàu
Năm 1994, theo văn bản số 161/TB ngày 29/11/1994 về thông báo của
Thủ tớng chính phủ cho phép thành lập lại doanh nghiệp nhà nớc và quyết
định số 2557/QĐ/TCCB-LĐ của Bộ giao thông vận tải quyết định cho phép
đổi tên thành Công ty T vấn và phát triển đóng tàu.
Tháng 12/1995, Bộ xây dựng cấp chứng chỉ hành nghề t vấn xây
dựng, chức năng và nhiệm vụ của công ty đợc mở rộng.
Theo quyết định số: 78QĐ/TCCB-LĐ ngày 28/4/2000 của Tổng công
ty công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam đổi tên thành công ty T vấn đầu t và Th-
ơng mại.
2.2. Lĩnh vực hoạt động
- T vấn xây dựng từ nhóm C đến nhóm A: Khảo sát địa chất, địa hình,
khí tợng thuỷ văn. Lập dự án đầu t, thiết kế xây dựng, lập tổng dự toán các
công trình xây dựng mới; mở rộng: cải tạo các hạng mục cơ sở hạ tầng trong
ngành đóng tàu và các ngành khác.
- Thẩm định dự án, giám sát thi công xây dựng, lập hồ sơ mời thầu và
phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu xây lắp, thiết bị.
- Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp, dân
dụng và xử lý nền móng công trình.
- Về dịch vụ khác, xuất nhập khẩu vật t thiết bị, khai thác các nguồn
hàng trong và ngoài nớc, tiến đến sản xuất thiết bị cho nhu cầu trong và ngoài

ngành. Đại lý giới thiệu sản phẩm trang thiết bị tàu thuỷ cho hơn 15 hãng sản
xuất nổi tiếng nớc ngoài.Công ty đã hợp tác thiết kế xây dựng với các hãng
IMG- Đức; Viên t vấn thiết kế số 9- Thợng Hải- Trung Quốc; HandongE&C-
Hàn Quốc.
2.3. Một số nét khái quát về công ty.
Công ty T vấn Đầu t và thơng mại (INTRACO) trực thuộc tập đoàn
kinh tế vinashin đợc thành lập ngày 11/5/1991, có chức năng nhiệm vụ chính
là: T vấn xây dung, khảo sát địa chất-địa hình khí tợng thuỷ văn, lập báo cáo
nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật thi công, lập tổng dự toán các công trình

5
xây dung, mở rộng cải tạo các công trình, ngành công nghiệp tàu thuỷ và
ngành công nghiệp khác. Thẩm định dự án, giám sát thi công xây dung, lập
hồ sơ mời thầu và xây dung các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp
dân dụng, xử lý nền móng công trình. Ngoài ra còn thực hiện xuất nhập khẩu
các thiết bị vật t tàu thuỷ và tiến tới sản xuất thiết bị phục vụ ngành đóng tàu.
Vạn sự khởi đầu nan, những năm đầu thành lập INTRACO gặp không
ít khó khăn do thực tế nền công nghiệp đất nớc lúc bấy giờ cha phát triển, cơ
sở hạ tần các nhà máy đóng tàu còn thấp kém, công nghiệp đóng tàu còn lạc
hậu, đội ngũ cán bộ kỹ s cha có nhiều kinh nghiệm. Trong khi đó, công tác t
vấn xây dung muốn trởng thành đòi hỏi phải có thời gian dài và phải đợc thực
hiện nhiều dự án. Những năm gần đây ngành CNTT Việt Nam đựoc sự quan
tâm rất lớn của nhà nớc, nhng so với nhu cầu phát triển thì còn khoảng cách
khá xa. Phần lớn các nhà máy đóng tàu đợc xây dung từ những thập kỷ 60,70
của thế kỷ trớc, hạ tầng cơ sở nghèo nàn, trang thiết bị lạc hậu công tác
xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang. Với vai trò là đơn vị
chuyên t vấn, thiết kế xây dung, INTRACO đã có những đóng góp quan
trọng.
Để đáp ứng đợc chiến lợc phát triển của Vinashin cũng nh của
INTRACO, đòi hỏi các dự án phải đảm bảo đợc yêu cầu kỹ thuật, chất lợng

cao.INTRACO đã chuyên môn hoá các phòng ban nghiệp vụ, hợp tác với các
chuyên gia giỏi trong và ngoài nớc để trau dồi, học hỏi kinh nghiệm đào tạo
(IMG của Đức,HANDONG E&C của Hàn Quốc).Tổ chức đào tạo tại chỗ cho
đội ngũ cán bộ kỹ s của công ty theo từng chủ đề cụ thể: Thiết kế đà tàu,
triền tàu,ụ tàu, quy hoạch mặt bằng nhà máy đóng tàu,thiết kế cầu tàu trang
trí, kè bờ, hệ thống kỹ thuật hạ tầng nhà máy đóng tàu. Hợp tác với các
chuyên gia nớc ngoài trực tiếp tham gia vào cụ thể từng dự án, đào tạo cho
đội ngũ kỹ s của công ty. Qua quá trình tham gia các dự án cùng với các
chuyên gia giỏi, đội ngũ kỹ s đã có thể tự đảm nhận đợc công tác thiết kế đối
với các dự án khác.Với cách làm nh vậy,INTRACO đã từng bớc giành đợc
thế chủ động trong công tác t vấn. Đồng thời có điều kiện mở rộng hoạt động
sản xuất kinh doanh. Trong lĩnh vực t vấn xây dung INTRACO đã tham gia
vài chục dự án trong ngành đóng tàu với tổng mức lên tới hàng nghìn tỷ
đồng, các dự án do INTRACO đảm nhận khi đa vào sử dụng đều phát huy tác
dụng, tạo điều kiện giúp nhà máy tăng năng suất và hiệu quả kinh tế trong
hoạt động sản xuất kinh doanh. INTRACO luôn luôn tuyển mộ các kỹ s
chuyên ngành giỏi có nhiều kinh nghiệm. Hiện nay đội ngũ cán bộ kỹ s của
Công ty 100 ngời. Năng lực INTRACO đã tự đảm nhận đợc công tác thiết kế
tất cả các dự án của VINASHIN.
Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty đã có uy tín cao đối với
khách hàng trong và ngoài nớc, quan hệ và hợp tác tốt với nhiều khách hàng
trên thế giới, đại lý trên 15 hãng sản xuất thiết bị tàu thuỷ.
MộT số công trình công ty đ hoàn thành:ã

6

7

8
3. Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty

INTRACO:
Cũng nh bất kỳ một doanh nghiệp nào, công ty INTRACO cũng có hệ
thống kiểm soát nội bộ riêng trong công ty. Hệ thống KSNB của công ty
INTRACO đợc cấu thành bởi các yếu tố sau:
- Môi trờng kiểm soát.
- Hệ thống kế toán.
- Thủ tục kiểm soát.
3.1. Môi trờng kiểm soát:
Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên
ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý
dữ liệu của hệ thống KSNB.
3.1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty:
Cấp quản lý cao nhất của công ty INTRACO là giám đốc. Giám đốc
chịu trách nhiệm trực tiếp với tổng công ty, là ngời quyết định cuối cùng cho
hoạt động của công ty.
Có thể mô tả cơ cấu tổ chức của công ty theo sơ đồ dới đây:


9

Giám đốc
(Director)
Phó giám đốc
(Vice Director)
Phó giám đốc
(Vice Director)
Phòng
khảo sát
(Servey
Dept.)

Phòng
Thiết kế
(Design)
Phòng Qlý
chất lợng
(Quality
Control
Dept.)
Phòng tài
chính kế
toán
(Acc.&
FinDept.)
Phòng
tổ chức
(Person
nel
Dept.)
Phòng
dự án
(Project
Dept.)
Phòng Kiến
trúc
(Architecture
Dept.)
Phòng quản lý
thông tin
(info.
Management

Dept.)
Phòng Kế
hoạch
(Planning
Dept.)
Phòng kinh
doanh &
Đối ngoại
(Foregn &
Business
Dept.)
Phòng hành
chính Tổng
hợp
(Geneal
Admin Dept.
G Trung tõm TM&XNK thit b
thu
( Head of Marine Trading Center)
G Xớ nghip cụng nghip & Xõy
dng cụng trỡnh
( Head of Technology & Construction
enterprise)
G Chi nhỏnh Hi Phũng
(Head of Branch in HaiPhong)
Vn phũng ai din ti Tp
H Chớ Minh
( Representative office in
Hochiminh City)
Cỏc liờn danh

(Associntes)
2 Phũng ban
(2 Dept.)
Phũng d
toỏn
(Estimation
Dept.)
3 Phũng ban
(3 Dept.)
3 Phũng ban
(3 Dept.)
10
Giám đốc là ngời có quyền hành cao nhất trong công ty, là ngời ra
quyết định cuối cùng cho mọi hoạt động kinh doanh của công ty.
Dới giám đốc có 2 phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý các phòng
ban trong công ty. Hiện nay trong công ty có 12 phòng ban, mỗi phòng ban
chuyên về các lĩnh vực khác nhau. Trong mỗi phòng có trởng phòng và phó
phòng điều hành kiểm tra các hoạt động của phòng trớc khi trình lên phó
giám đốc xét duyệt. Tuy nhiên, có 2 phòng ban do giám đốc trực tiếp quản
lý, đó là phòng Tài chính kế toán và phòng Tổ chức nhân sự.
Các phòng ban trong công ty có mối liên hệ chặt chẽ, tuy mỗi phòng
ban có chức năng khác nhau nhng một hợp đồng muốn hoàn thành cần có sự
kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, mỗi phòng ban thực hiện một giai đoạn
trong quá trình thực hiện hợp đồng lớn. Nhng sự bàn giao công việc cũng hết
sức rõ ràng, chứng từ giao nhận giữa các phòng ban luôn đợc ghi nhận vào sổ
giao nhận công văn, chứng từ giữa các phòng ban.
Ngoài ra, cũng nh bất kỳ hợp đồng nào, thì giữa công ty với các công
ty bên ngoài cũng cần biên bản giao nhận.
Bên cạnh đó, công ty có các chi nhánh và văn phòng đại diện ở một số
tỉnh thành trong cả nớc. Mỗi chi nhánh có giám đốc chi nhánh,Văn phòng

đại diện có trởng phòng giám sát và điều hành chi nhánh. Các giám đốc chi
nhánh này chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc công ty.
Vì thế, ban lãnh đạo của INTRACO gồm có Giám đốc ( cấp cao nhất
trong công ty), phó giám đốc và các giám đốc chi nhánh và trởng phòng đại
diện. Đó là mô hình tổ chức khá phổ biến ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện
thời.
3.1.2. Chính sách nhân sự của công ty:
Yếu tố thứ hai cấu thành nên môi trờng kiểm soát trong công ty chính
là các chính sách nhân sự do ban lãnh đạo của công ty đặt ra.
Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân
viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trờng kiểm soát cũng nh chủ
thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh
nghiệp.
Hàng năm, công ty có các kỳ tổ chức tuyển dụng các nhân viên có
trình độ chuyên môn vào làm cho công ty. Công ty hiện nay có tổng cộng có
118 cán bộ công nhân viên, trong đó có 5 chuyên gia. Công ty tự hào có một
đội ngũ kỹ s có kỹ thuật tốt, tinh thông nghiệp vụ, kỹ năng lao động lành
nghề, đảm bảo sỡ hữu trí tuệ, có tổ chức và kỷ luật cao trong công việc.
Ngoài công việc thờng nhật hàng ngày, đội ngũ nhân viên của
INTRACO còn đợc hởng quyền lợi tham gia các hoạt động văn hoá thể thao
do công ty hoặc do bộ giao thông vận tải tổ chức. Công ty luôn tạo điều kiện
cho cán bộ nhân viên của mình có đợc thời giờ nghỉ ngơi và vui chơi hợp lý,
vì phơng châm của công ty là Sức khoẻ dồi dào, tinh thần thoải mái và làm
việc hiệu quả.
3.1.3. Công tác kế hoạch trong công ty:

11
Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu
thụ, thu chi quỹ là những nhân tố quan trọng trong môi tr ờng kiểm soát.
Bất kỳ một công ty nào, việc lập kế hoạch cũng hết sức quan trọng,

INTRACO cũng không ngoại lệ. Công ty có một phòng chuyên thực hiện
công tác này, đó là phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch có trách nhiệm tìm hiểu,
nghiên cứu và xây dựng kế hoạch chung cho công ty, kế hoạch thờng là kế
hoạch trong một năm hoặc có thể lâu hơn. Bản kế hoạch đợc trởng phòng
kiểm tra và sau đó chuyển lên cấp cao hơn là phó giám đốc.
Kế hoạch thờng xuyên đợc kiểm tra trong các cuộc họp hàng tuần,
hàng tháng và hàng quý nhằm xem xét lại quá trình thực hiện kế hoạch để
giúp cho việc tiến hành kế hoạch luôn đi đúng hớng,kịp thời phát hiện sai sót
và sửa chữa sai sót trong quá trình hoạt động.
Ngoài ra, bản thân mỗi một phòng ban cũng có kế hoạch riêng của
phòng ban đó. Kế hoạch đó đợc mỗi trởng phòng xem xét và trình lên trên
ban lãnh đạo.
Mỗi phòng ban giữ một nhiệm vụ và phải hoàn thành số lợng công
việc trong thời gian nhất định. Việc phân công công việc giữa các phòng ban
đã đợc phân công rõ ràng. Nếu chi phí bỏ ra nhỏ hơn chi phí quy định, thì
phòng ban sẽ đợc hởng phẩn chênh lệch. Nếu chi phí bỏ ra lớn hơn chi phí
quy định thì phòng ban sẽ chịu trách nhiệm bồi thờng thiệt hại.
Công tác lập kế hoạch và tiến độ thực hiện kế hoạch cũng là một công
cụ hữu hiệu để các nhà quản lý kiểm soát đợc hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp mình.
3.1.4. Môi trờng bên ngoài :
Môi trờng kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào
các nhân tố bên ngoài. Môi trờng kiểm soát bên ngoài gồm có sự kiểm soát
của các cơ quan chức năng của Nhà nớc, môi trờng pháp lý, đờng lối phát
triển của đất nớc.
INTRACO trực thuộc tập đoàn kinh tế Vinashin, là một tập đoàn có
vốn của Nhà nớc, chịu sự điều hành và quản lý của Nhà nớc. Môi trờng pháp
lý đang dần hoàn thiện, và tạo nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp phát triển
trong đó có INTRACO. Mặt khác, Việt Nam đã gia nhập WTO, đây chính là
cơ hội để cho công ty và tổng công ty Vinashin mở rộng danh tiếng của mình

ra trờng quốc tế. Tuy nhiên cũng đặt ra nhiều khó khăn với công ty, tính cạnh
tranh ngày càng tăng, buộc công ty phải có những biện pháp nào đó để thực
hiện dự án của mình có chất lợng hơn, đội ngũ cán bộ phải thành thạo và
chuyên nghiệp hơn nữa.
Nh vậy, môi trờng kiểm soát của INTRACO bao gồm nhiều nhân tố,
và nắm rõ từng nhân tố mới có thể quản lý và kiểm soát tốt hoạt động của
công ty, từ đó phát triển và mở rộng công ty. Và nhân tố quan trọng trong đó
là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các
nhà quản lý doanh nghiệp.
3.2. Hệ thống kế toán:

12
Yếu tố thứ hai cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ của một công
ty nói chung và của INTRACO nói riêng chính là hệ thống kế toán. Hệ thống
kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ
thống bảng tổng hợp cân đối kế toán. Trong đó quá trình lập và luân chuyển
chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh
nghiệp. Từ đó, chúng ta có thể nhận thấy hệ thống kế toán có một vị trí vô
cùng trọng yếu trong toàn bộ hệ thống KSNB của doanh nghiệp.
Nhiều năm trớc đây, kế toán chỉ là một công cụ để ban lãnh đạo theo
dõi tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Xã hội ngày càng phát triển đòi
hỏi kiểm toán viên cần phải nâng cao trình độ chuyên môn và mở rộng tầm
hiểu biết của mình ra nhiều lĩnh vực khác nữa. Chính vì nắm đợc đặc điểm
này, nên trong INTRACO, kế toán không chỉ là công cụ phục vụ các nhà
quản lý, mà bản thân phòng kế toán tài chính cũng là một bộ phận tham gia
hoạt động kiểm soát trong công ty.
Trong cơ cấu tổ chức của công ty, phòng tài chính kế toán do trực tiếp
giám đốc kiểm tra và giám sát mà không thông qua phó giám đốc. Kế toán
trởng không chỉ quản lý bó buộc trong phòng, mà kế toán trởng tham gia vào
cấp quản lý của doanh nghiệp. Trong các cuộc họp, kế toán trởng đợc tham

dự nh một thành viên trong ban lãnh đạo của doanh nghiệp. Phần nào,
INTRACO đã đánh giá đợc tầm quan trọng và cần thiết của công tác kiểm
soát nội bộ.
Quá trình lập và luân chuyển chứng từ là xơng sống trong hoạt động
kế toán của một doanh nghiệp.
Hiện nay đã xuất hiện một số phần mềm phục vụ cho quá trình quản lý
luân chuyển chứng từ nghiệp vụ, tuy nhiên phần mềm này thờng đợc sử dụng
trong ngành ngân hàng, còn bản thân INTRACO, quá trình lập và luân
chuyển chứng từ, bảo quản và quản lý quy trình luân chuyển chứng từ vẫn do
những kế toán viên thực hiện.
Trong mỗi phòng ban đều có kế toán riêng, với số lợng ít, để thực hiện
công tác ghi sổ và lập chứng từ . Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh,
chứng từ đợc lập, sau đó qua sự xét duyệt của ngời quản lý phòng, cụ thể là
trởng phòng, sau đó trình lên giám đốc, ký duyệt rồi chuyển lại cho phòng
thực hiện nghiệp vụ đó.
Mẫu phiếu chi nh sau :
Văn phòng Công ty t vấn đầu t và thơng mại Số phiếu: 164

13
120 Hàng trống, Hoàn Kiếm, Hà Nội Tài khoản: 11111
Tài khoản d: 141
Phiếu chi
Ngày: 05/04/2007
Ngời nhận tiền: Đinh Thu Nhung
Địa chỉ: P.Hành Chính
Về khoản: Chi phần còn lại của PTƯ số 4 ngày 26/03/2007, Chi
phần còn lại của PTƯ số 3 ngày
Số tiền: 4 .870 922.00
Kèm theo: 0 chứng gốc
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Kế toán thanh toán

Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ ):
.
Ngày ..tháng ..năm ..
Thủ quỹ Ngời nhận tiền
Quá trình luân chuyển chứng từ
- Sau khi có chứng từ đòi tiền
- Lập giấy đề nghị thanh toán
Tại giấy đề nghị thanh toán phải có đủ 5 chữ ký
+Ngời xin thanh toán: lập đơn xin thanh toán.
+ Kế toán thanh toán :xem xét và ký nháy.
+ Phụ trách kế toán : xem xét chứng từ về tính hợp lệ, hợp lý và hợp
pháp và duyệt chi.
+ Phụ trách bộ phận : xem xét tính chất chi.
+ Lãnh đạo ( giám đốc) duyệt chi.
- Kế toán thanh toán vào máy ( nếu thanh toán tạm ứng).
- Lập phiếu chi (gồm 5 chữ ký )
+ Kế toán thanh toán : chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, theo dõi
số thứ tự phiếu chi, định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Kế toán trởng : duyệt nội dung định khoản.
+ Thủ trởng đơn vị duyệt chi.
+ Ngời nhận tiền ký nhận.
+ Thủ quỹ ký chi.
- Phòng kế toán lu tại phòng kế toán.
Lu giữ ít nhất 5 năm, trung bình 10 năm thì huỷ.
Hệ thống bảng cân đối kế toán trong công ty do kế toán viên lập, rồi
kế toán trởng kiểm tra và trình lên giám đốc nếu không nhận thấy sai sót.
Dới đây là BCĐKT của INTRACO trong năm tài chính là năm 2006.
Bảng cân đối kế toán
Từ ngày : 01/01/2006 đến ngày: 31/12/2006

14
Tài sản Mã số
Thuyết
minh
Số cuối năm Số đầu năm

15
1 2 3 4 5
A. Tài sản ngắn hạn
(100+110+120+130+140+150) 100

16.002.027.638 14.375.933.669
I. Tiền và các khoản tơng đơng tiền 110

734.866.315 7.915.574.602
1. Tiền 111 1 734.866.315 7.915.574.602
2. Các khoản tơng đơng tiền 112 1
II. Các khoản đầu t tài chính dài hạn 120

1. Đầu t ngắn hạn 121 11
2. Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t ngắn
hạn 129
III. Các khoản phải thu 130

5.339.958.579 3.427.366.329
1. Phải thu của khách hàng 131 2 4.195.583.729 1.911.013.493
2. Trả trớc cho ngời bán 132 282.198.086 893.140.674
3. Phải thu nội bộ 133 2 30.888.054 140.422.132
4. Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây
dựng 134

5. Các khoản phải thu khác 138 2 831.288.710 581.140.805
6. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi 139 2 98.350.775
IV. Hàng tồn kho 140

9.076.853.152 1.912.025.543
1. Hàng tồn kho 141 3 9.076.853.152 1.912.025.543
2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 149
V. Tài sản ngắn hạn khác 150

850.349.592 1.120.967.195
1. Chi phí trả trớc ngắn hạn 151 195.271.481 1.120.967.195
2. Thuế GTGT đợc khấu trừ 152 4 655.078.111
3. Tài sản ngắn hạn khác 158
B. Tài sản dài hạn (200=210+220+240+250+260) 200

1.749.770.651 2.069.080.362
I. Các khoản phải thu dài hạn
210
1. Phải thu dài hạn của khách hàng 211 5
2. Phải thu nội bộ dài hạn 212
3. Phải thu dài hạn khác 213
4. Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi 219
II. Tài sản cố định 220

1.587.740.332 1.910.371.931
1. TSCĐ hữu hình 221 6 1.578.390.332 1.910.371.931
Nguyên giá 222 2.626.840.029 2.587.997.757
Giá trị hao mòn luỹ kế 223 1.048.449.697 677.625.826
2. TSCĐ thuê tài chính 224 7
Nguyên giá 225

Giá trị hao mòn luỹ kế 226
1 2 3 4 5
3. TSCĐ vô hình 227 8 9.350.000
Nguyên giá 228 10.200.000
Giá trị hao mòn luỹ kế 229 850.000
4. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 230 9
III. Bất động sản đầu t 240 10


16
Nguyên giá 241
Giá trị hao mòn luỹ kế 242
IV. Các khoản đầu t tài chính dài hạn 250 11

1. Đầu t vào công ty con 251
2. Đầu t vào công ty liên kết, liên doanh 252
3. Đầu t dài hạn khác 258
4. Dự phòng giảm giá đầu t dài hạn 259
V. Tài sản dài hạn khác 260 162.030.319 158.708.431
1. Chi phí trả trớc dài hạn 261 12 162.030.319 158.708.431
2. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 262 13
3. Tài sản dài hạn khác 268
Tổng cộng tài sản (270=100+200) 270 17.751.798.289 16.445.014.031
Nguồn vốn
Mã
số
Thuyết
minh Số cuối năm Số đầu năm
A. Nợ phải trả (300=310+320) 300 16.212.262.888 15.099.558.041
I. Nợ ngắn hạn 310 16.186.528.698 15.099.558.041

1. Vay và nợ ngắn hạn 311 14 3.145.000.000 33.000.000
2. Phải trả ngời bán 312 15 3.911.600.240 1.472.557.501
3. Ngời mua trả tiền trớc 313 15 7.799.964.735 12.148.238.273
4. Thuế và các khoản nộp Nhà nớc 314 16 170.586.774 352.627.163
5. Phải trả công nhân viên 315 983.831.823 880.911.868
6. Chi phí phải trả 316 17 10.384.898 10.384.898
7. Phải trả nội bộ 317
8. Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây 318
9. Các khoản phải trả, phải nộp khác 319 18 165.160.228 201.838.338
II. Nợ dài hạn 320 25.734.190

1. Phải trả dài hạn ngời bán 321
2. Phải trả dài hạn nội bộ 322 19
3. Phải trả dài hạn khác 323
4. Vay và nợ dài hạn 324 20
5. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 325 13
6. Dự phòng trợ cấp mất việc làm 326 25.734.190
B. Vốn chủ sở hữu (400=410+420_ 400 1.539.535.401 1.345.455.990
I. Vốn chủ sở hữu 410 1.311.265.344 1.234.015.393
1. Vốn đầu t của chủ sở hữu 411 21 972.596.790 966.953.790
1 2 3 4 5
2. Thặng d vốn cổ phần 412
3. Cổ phiếu ngân quỹ 413
4. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 414
5. Chênh lệch tỷ giá hối đoái 415
6. Quỹ đầu t phát triển 416 21 134.205.654 82.893.029
7. Quỹ dự phòng tài chính 417 21 43.010.579 23.378.903
8. Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 418 21

17

9. Lợi nhuận cha phân phối 419 161.452.321 160.789.671
II. Nguồn kinh phí và quỹ khác 420 228.270.057 111.440.597
1. Quỹ khen thởng phúc lợi 421 228.270.057 111.440.597
2. Nguồn kinh phí 422 22
3. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 423
Tổng cộng nguồn vốn (430=300+400) 430 17.751.798.289 16.445.014.031
Các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán
Tài sản
Mã
số
Thuyết
minh Sỗ cuối năm Số đầu năm
1 2 3 4 5
1. Tài sản thuê ngoài 23
2. Vật t, hàng hoá giữ hộ
3.Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi
4. Nợ khó đòi đã xử lý
5. Ngoại tệ
6. Dự toán chi sự nghiệp, dự án
Hà Nội, ngày 23 tháng 01 năm 2007
Trong BCĐKT có 3 chữ ký, đó là của Giám đốc, của Kế toán trởng và
của nhân viên lập biểu.
Hiện nay phơng pháp kế toán máy đợc áp dụng phổ biến ở trong các
công ty, đây là một công cụ hữu dụng giúp các kế toán viên thực hiện công
việc của mình một cách hiệu quả hơn. INTRACO cũng là một trong những
doanh nghiệp sử dụng công cụ kế toán máy trong công ty mình. Hệ thống kế
toán máy phân quyền gồm có mã nhân viên, mã điều hành. Khi sử dụng công
cụ kế toán máy, kế toán viên vào máy tính các chỉ số, cài chơng trình, phần
mềm kế toán sẽ tự hoạt động và cho ra kết quả tính toán. Nếu kế toán viên
sau khi vào máy, phát hiện ra sai sót trong quá trình nhập dữ kiện vào máy,

có thể chỉnh sửa sau khi tham khảo ý kiến của trởng phòng. Đặc biệt trong tr-
ờng hợp sai sót trong báo cáo nộp thuế, nhân viên có thể điều chỉnh mã số
thuế sau khi xin ý kiến của cán bộ quản lý.
Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Từ ngày: 01/01/2006 đến ngày: 31/12/2006
Phần I: Lãi -lỗ
Chỉ tiêu
Mã
số
Thuyết
minh Kỳ này Kỳ trớc
1 2 3 4 5
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
1 24 51.146.610.351 12.514.401.872

18
2. Các khoản giảm trừ
3 24 13.691.664.000
3. Doanh thu thuần về BH và c/c DV (10=01-03)
10 24 37.454.946.351 12.514.401.872
4. Giá vốn hàng bán
11 25 29.755.005.318 6.465.632.278
5. Lợi nhuận gộp về BH và c/c DV
20 7.699.941.033 6.048.769.594
6. Doanh thu hoạt động tài chính
21 24 136.545.134 12.161.214
7. Chi phí tài chính
22 26 399.794.920 78.446.487
Trong đó: Chi phí lãi vay
23 399.794.920 28.935.250

8. Chi phí bán hàng
24 335.531.515 25.082.416
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp
25 6.828.092.554 5.778.725.486
10. Lọi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
{30=20+21-22)-(24+25)
30 273.067.178 178.676.419
11. Thu nhập khác
31 517.526
12. Chi phí khác
32 2.187 14.990.254
13.Lợi nhuận khác(40=31-32)
40 515.339 14.990.254
14. Tổng lợi nhuận kế toán trớc thuế(50=30+40)
50 273.582.517 163.686.165
15. Thuế thu nhập doanh nghiệp
51 28 76.603.106 62.529.317
16. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
(60=50-51)
60 28 196.979.411 160.789.671
Hà nội, ngày 23 tháng 01 năm 2007
Ngời lập biểu Kế toán trởng Giám đốc
Đỗ Xuân Vì
Báo cáo lu chuyển tiền tệ
Từ ngày: 01/01/2006 đến ngày: 31/12/2006
Chỉ tiêu
Mã
số
Thuyết
minh Kỳ này Kỳ trớc

1 2 3 4 5
I. Lu chuyển tiền tệ từ hoạt động sản xuất
kinh doanh

1. Lợi nhuận trớc thuế 1

273.582.517 163.686.165

19
2. Điều chỉnh cho các khoản

Khấu hao 2 371.673.871 216.242.587
Các khoản dự phòng 3
Lãi, lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái cha thực hiện 4
Lãi, lỗ từ hoạt động đầu t 5
Chi phí lãi vay 6 399.794.920 28.935.250
3. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh trớc
thay đổi vốn 8

1.045.051.308 468.496.824
Tăng, giảm các khoản phải thu 9 -2.262.782.406 8.825.493.601
Tăng, giảm hàng tồn kho 10 -7.214.827.486 -863.895.769
Tăng, giảm các khoản phải trả ( không kể lãi
vay phải trả, thu) 11 -365.270.229 -1.374.809.563
Tăng , giảm chi phí trả trớc 12 -922.373.826 -1.095.561.145
Tiền lãi vay đã trả 13 -399.790.520 -28.935.250
Thuế thu nhập doanh nghiệp đã nộp 14 -124.188.195 -92.663.640
Tiền thu khác từ hoạt động sản xuất kinh
doanh 15 517.526 -
Tiền chi khác từ hoạt động sản xuất kinh doanh 16 -2.187 12.449.999

Lu chuyển tiền thuần từ hoạt động sản xuất
kinh doanh 20

-10.243.666.015 8.600.194.183
II. Lu chuyển tiền từ hoạt động đầu t

1. Tiền chi mua sắm, xây dựng TSCĐ và các
tài sản dài hạn 21 6,7,8,9 49.042.272 108.546.655
2. Tiền thu từ thanh lý, nhợng bán TSCĐ và
các tài sản dài hạn khác 22
3.Tiền chi cho vay, mua các công cụ nợ của
các đơn vị khác 23
4. Tiền thu hồi cho vay, bán lại các công cụ nợ
của đơn vị khác 24
5. Tiền chi góp vốn vào đơn vị khác 25
6. Tiền thu hồi đầu t góp vốn vào đơn vị khác 26
7. Tiền thu lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận đợc
chia 27
Lu chuyển tiền từ hoạt động đầu t 30

49.042.272 108.546.655
III.Lu chuyển tiền từ hoạt động tài chính

21

1
2 3 4 5
1. Tiền thu từ phát hành cổ phiếu, nhận vốn
góp của chủ sở hữu 31 21
2. Tiền chi trả vốn góp cho các CSH, mua

lại c/phiếu đã p/hành 32
3. Tiền vay ngắn hạn, dài hạn nhận đợc 33 21.700.228.000 1.442.964.000
4. Tiền chi trả nợ gốc vay 34 18.588.288.000 2.550.000.000
5. Tiền chi trả nợ thuê tài chính 35
6. Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu 36 21
Lu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài 40

3.112.000.000 1.107.036.000

20
chính
Lu chuyển tiền thuần trong kỳ
(20+30+40) 50

-
7.180.708.287 7.384.611.528
Tiền và các khoản tơng đơng tiền đầu kỳ 60

7.915.574.602 530.963.074
ảnh hởng của thay đổi tỷ giá hối đoái quy
đổi ngoại tệ 61

Tiền và các khoản tơng đơng tiền cuối kỳ
(50+60+61) 70 29 734.866.315 7.915.574.602
Hà nội, ngày 23 tháng 01 năm 2007
Ngời lập biểu kế toán trởng Giám đốc

Đỗ Xuân Vì
Trên đây là một số thông tin về hệ thống kế toán của công ty
INTRACO và hệ thống kế toán là một phần không thể thiếu trong hệ thống

KSNB của một công ty.
3.3. Các thủ tục kiểm soát:
Nh các công ty khác, ban điều hành của công ty INTRACO cũng có
những nguyên tắc của riêng công ty để kiểm soát tình hình hoạt động trong
công ty.
3.3.1. Nguyên tắc phân công phân nhiệm:
Đối với nguyên tắc này, các nhà quản lý của INTRACO có lập trờng
rõ ràng rằng trách nhiệm và công việc phải đợc phân công cụ thể cho từng bộ
phận và từng nhân viên trong công ty.

21
Trong công ty có các phòng ban, và có sự chuyên môn hoá với từng
phòng ban. Mỗi phòng ban có công việc và nhiệm vụ cụ thể, mỗi nhân viên
trong phòng phụ trách công việc riêng của mình và có trách nhiệm hoàn
thành phần việc đó.
3.3.2. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Trong tổ chức nhân sự, các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện
và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản đ ợc thực hiện riêng rẽ và do những
cá nhân khác nhau đảm nhiệm.
Các nhân viên trong từng phòng ban có nghĩa vụ thực hiện công việc
đợc giao và quyền kiểm tra những công việc đó do lãnh đạo phòng đảm
nhiệm. Nh vậy có sự tách biệt rõ ràng giữa việc thực hiện và kiểm soát trong
từng phòng ban. Sau khi lãnh đạo phòng kiểm tra việc thực hiện, trình lên cấp
trên (lãnh đạo công ty) phê chuẩn. Công việc phê chuẩn do lãnh đạo cấp cao
nhất của công ty thực hiện.
3.3.3. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:
Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dới đợc giao cho quyết
định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Những công
việc nào liên quan và ảnh hởng tơng đối lớn đến hoạt động của công ty, cần
phải có sự phê chuẩn của cấp lãnh đạo cao nhất mới đợc tiến hành thực hiện.

Việc thu và chi tiền cũng cần phải có chữ ký của giám đốc công ty, thủ quỹ
mới đợc xuất tiền hoặc thu tiền, và ghi sổ.
Đó là ba nguyên tắc cơ bản mà bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh
nào cũng cần thực hiên, và INTRACO đã tuân thủ tơng đối nghiêm túc ba
nguyên tắc trên.
4. Đánh giá hệ thống KSNB
của công ty INTRACO:
Hệ thống kiểm soát nội bộ của INTRACO tơng đối thông thờng và
đơn giản. Trong đó có những mặt mạnh và mặt yếu riêng
4.1. Ưu điểm:

22
- Cơ cấu tổ chức hợp lí, trong mỗi phòng ban đã có một trởng phòng và
2 phó phòng chịu trách nhiệm kiểm soát trong phòng ban đó. Và đã có sự
phân công nhiệm vụ rõ ràng và cụ thể cho từng phòng ban.
- Hàng tuần công ty tổ chức cuộc họp gồm giám đốc, phó giám đốc,
trởng phòng và phó phòng nhằm xác định mức độ hoàn thành của kế hoạch
nói chung cũng nh mỗi hợp đồng nói riêng, do đó kịp thời đa ra đợc phơng h-
ớng đúng đắn, rút ra đợc kinh nghiệm, khắc phục đợc những điểm còn yếu
kém giúp công ty không đi chệch hớng dự kiến và hoạt động hiệu quả hơn.
- Đội ngũ cán bộ nhân viên đợc tuyển chọn đầu vào một cách kỹ lỡng
và đợc đào tạo liên tục để nâng cao hiệu quả làm việc góp phân nâng cao chất
lợng công việc.
- Ngoài ra quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ đợc xác
định rõ ràng bằng văn bản và truyền đạt rộng rãi trong công ty. Mọi nhân
viên phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ. Trách nhiệm kiểm tra và giám
sát đợc phân tách rõ ràng.
- Chính sách khen thởng, phê bình của công ty đối với nhân viên là
động lực giúp nhân viên nỗ lực phân đấu và hoàn thiện mình để xây dựng
một INTRACO thành công và vững mạnh.

- Kỹ năng quản lý của ban giám đốc cũng là một trong những yếu tố
quyết định đối với sự phát triển của công ty bên cạnh đó yếu tổ mối quan hệ
giữa nhà quản lý công ty với các công ty khác cũng không kém phần quan
trọng.
- Tạo đợc mối quan hệ tốt với các công ty có tiếng nớc ngoài về công
nghiệp đóng tàu, ngày càng tạo đợc uy tín trên trờng quốc tế, ngày càng nhận
đợc nhiều hợp đồng.
- Các báo cáo tài chính đợc công ty trình bày rõ ràng và đầy đủ.
- Chế độ kế toán nói riêng cũng nh các nghị quyết, nghị định, chính
sách đợc cập nhật, phổ biến và áp dụng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
4.2. Nhợc điểm
- Về hệ thống kế toán
+ Dữ liệu kế toán có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách
bất lợi hoặc bị ai đó không có thẩm quyền phá huỷ.
+ Các tệp tin dữ liệu, tài liệu của công ty có thể bị h hỏng do cháy,
hỏng phần cứng, do những hành động phá hoại, ăn cắp.
+Số lợng các nghiệp vụ phát sinh nhiều, quy mô lớn do đó dễ xảy
ra sai sót trong quá trình tính toán và ghi chép sổ sách

23
- Thiếu phòng ban kiểm soát nội bộ.
- Tổng công ty không thờng xuyên tổ chức thanh tra đối với các chi
nhánh.
5. Phơng hớng và biện pháp
nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ.
Công ty t vân đầu t và thơng mại tuy cha có hệ thống kiểm soát nội bộ
nhng chính ngay trong việc phân định nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban
đã chứng tỏ rằng việc kiểm soát nội bộ diễn ra rất chặt chẽ và có hiệu quả, có
nh vậy công ty mới có thể phát triển vững mạnh và giành đợc những hiệu quả
đáng phải nể phục nh ngày hôm nay.

24
Tuy vậy, việc có một phòng kiểm soát nội bộ cũng là một ý kiến nên
đợc đề cập đến.
Chúng tôi đã phỏng vấn ông Ngô Quang Thịnh phó phòng tài
chính- kế toán về vấn đề nâng cao hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ và
thu đợc ý kiến:
Để kiểm soát việc đi làm đúng giờ,trong tơng lai, tất cả cán bộ trong
nhân viên sẽ chuyển sang dùng Thẻ từ, và sẽ đợc sử dụng việc đi làm đúng
giờ của công nhân viên. Khi ra ngoài cần có bản tờng trình lý do, nội dung
công việc, thời gian, địa điểm. Và sẽ phải báo cáo mức độ hoàn thành công
việc khi quay trở lại.
Về vấn đề cơ cấu tổ chức, để giảm bớt chi phí một phòng ban có thể
đảm nhiệm chức năng của phòng ban khác(nếu có đủ chuyên môn), do đó
cần thờng xuyên tổ chức các cuộc thanh tra, kiểm tra về trình độ chuyên môn
của cán bộ chuyên môn trong công ty để tìm ra những cán bộ giỏi, có trình
độ chuyên môn. Còn những cán bộ nào tay nghề kém dần hay không phù hợp
với nhu cầu công việc sẽ đợc đa đi đào tạo lại hoặc bị cho nghỉ việc nếu they
hoàn toàn không đủ khả năng.
Về vấn đề hệ thống kế toán, để đảm bảo chế độ lu giữ thông tin kế
toán có thể thực hiện một số biện pháp sau:
- Mỗi ngời sử dụng máy tính cần có một tài khoản ngời sử dụng và
mật khẩu duy nhất. Các phần mềm sử dụng nên đợc thiết kế theo cách mà
những ngời sử dụng cụ thể đợc trao quyền sử dụng một phần hoặc tất cả phần
mềm, hoặc tiếp cận một phần hoặc toàn bộ hồ sơ dữ liệu. Công ty nên có
chính sách rõ ràng bằng văn bản về đIều này và chính sách nên đợc Cán bộ
quản lý có thẩm quyền lu giữ và thực hiện.
- Công ty cũng nên có sổ ghi những ngời sử dụng máy tính. Những
ngời sủ dụng thờng xuyên không đợc phép có khả năng xoá hoặc sửa đổi.
Định kì công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về các sổ ghi để xác định

những ngời không đợc phép
Các tệp tin và bản ghi cần đợc thờng xuyên lập bản sao dự phòng, tốt nhất là
hàng ngày.
- Nên có 2 tập tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa, một tập tin cất giữ an
toàn trong văn phòng công ty và môt tập tin cất giữ an toàn ngoài văn phòng.
- Qui trình lập bản sao dự phòng phải đợc kiểm tra định kì và nên có
một kế hoạch chi tiết cho việc phục hồi trong trờng hợp tệp tin giữ liệu chính
bị hỏng hoặc một trong những tệp tin dự phòng bị hỏng. Các dữ liệu quan
trọng nên đợc cất giữ ở máy chủ trung tâm, không nên lu giữ ở các máy tính
riêng lẻ, và chỉ hạn chế một số ngời có thể tiếp cận.
Cần có sự kiểm tra thờng xuyên của tổng công ty đối với các chi nhánh
của tổng công ty để kịp thời tìm ra và khắc phục những yếu kém còn tồn tại
trong quá trình hoạt động.
Thờng xuyên đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên môn nhằm nâng cao tay
nghề và tiếp cận khoa học kỹ thuật để theo kịp nhịp thời đại, nhằm khẳng
định hơn nữa vai trò của INTRACO trong nền kinh tế Việt Nam.

25