Tập tài liệu giảng dạy Quản trị văn phòng và văn hóa công sở (dành cho lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chức danh công chức văn phòng – thống kê xã khu vực đồng bằng)

-_......

. .


BONOlVU
.

?

."""

"

"."""

,

A

QUAN TRJ VAN PHONG VA VAN HOA CONG

sa


TJP TAl LIeU GIANG DJY
DANH CHO LOP BOI DUONG NGHIEP VU

CHUC DANH CONG CHUC VAN PHONG-THONG ICE xA

KHU VVc DONG BANG

(Ban hcmh kern theo Quyit atnh s6: 348IQD-BNV ngay 19 thimg 4 niirn 2012
ella B9 truirng B9 N9i v~)

Hi! N(Ji - 2012


~

?


MUCLUC
. .


1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

,-;.,

I

,

~

":'cy

Trang

NQIDUNG

Stt
Myclyc
Liri noi diu
NQidung

A. Ph lin I - Qulin trl van phimg tt}i UBND xli
BtU 1. Nhii'ng vin dS chung vS van phimg va Quan tri van phimg
UBNDxii

I. Khai niem van phong va van phong UBND xa.
II. Quan tri van phong UBND xa
III. TIn,Ic hanh
Bai 2: PhU'O'ng phap thlfC hien
phong ciia UBND xii

nhi~m

vy trong

hm~d dQng Qua~

~

trj van

1
9
11
12
I

kY

10.

I. T6 chuc xay dl,ffig va thl,IC hien chuUBNDxa.

11.
12.

II. Phu
13.

IV. Phuang phap t6 chuc chuy~n di cong tac cua lanh d~o UBND xa.

14.
15.
16.

17.
18.
19.

V. Xay dl,Illg noi quy, quy ch~ cong tac cua UBND xa.

cua

12

sa t~

14
15
18
19
19
22
22
22
31

III. Phu
VI. Thl,Ic hanh.
B. Phlin II - Van h6a cong sO'tt}i UBND xli
Bai 3: Nhii'ng vin dS coo ban vS Van hoa cong sO'

I. Nhfmg vein dB chung vB Van hoa cong

1
1
1

sa

II. Mot s6 y~u t6 cAu thanh, vai tro va chuc nang cua Van hoa cong
ca quan UBND xa
.

20.

Bai 4. Vai tro ciia cong chfrc Van phong - Th6ng
SO' t\li UBND xii

ke vOi Van hoa cong

39

21.
22.

1. Cac yeu c~u d6i v6i cong chuc Van phong - Th6ng ke t~i UBND xa.
2. Nhiem V1,l cua cong chuc van phong - Th6ng ke khi giup lanh d~o xa

39
43

xay dl,ffig Van hoa cong

23.
24.
25.

sa t~i UBND xa

3. Thl,Ic hanh, thao lu~ nhom
Phl,lll,lc: Mot s6 van ban Clla nha nu6c vB cong mc l~ tan.
Tai lieu tham khao.

,

47
48
57


Phin I - QUA.N TRJ VAN PRONG UBND

XA (20 tiit)

Bail
Nhfrng vin d~ chung v~ van phong va Quan hi van phong UBND X3
I. Khai ni~m van phong va van phong UBND X3
1. Khtii niim
Theo Hien phap mim 1992 duc;yc sua d6i b6 sung mim 2001, nu6c Cong hoa
Xa hOi chu nghla Vi~t Nam la mot nu6c doc ldp, co chu quy€n, th6ng nhftt va toan
v~n lanh th6. V€ Hinh th6 - hanh chinh ca nu6c ta co cac tinh, thanh ph6 tnrcthuoc
trung ucmg. Tinh chia thanh huy~n, thanh ph6 thuoc Hnh va thi xa. Thanh ph6 truc
thuoc trung uang chia thanh quan, huyen. Quan chia thanh phuong, xa, huyen chia

thanh xa, thi trAn. V6i h~ th6ng t6 chuc cac cO' quan hooh chinh nha nu6c cua nu6c
ta nhu tren, cac cO' quan doan th@, t6 chuc cua cac nganh, cac cftp tren lanh th6
nu6c ta t~o thanh m~ng lu6i t6 chuc tir trung uO'ng den cO' So'. D@ thuc hi~n chuc
nang, nhi~m V\l cua minh, m6i cO' quan d€u co cac dcm vi chuc nang gilip vi~c nhu:
V\l, t6ng C\lC thuoc bo; cac so, ban, nganh thuoc UBND tinh, thanh ph6; cac phong,
ban thuoc UBND huy~n, thi xa... Trang cO' quan UBND cac cftp co cac dcm vi chirc
nang thuoc UBND. Trang do co mot dan vi lam bong tac van phong. Dan vi do co
ten goi la van phong ho~c la phong Hanh chinh - Quan tri (sau day goi chung la
van phong). Nhu vdy, co th@ noi, trong h~ th6ng cac cO' quan hanh chinh cua nuac
ta, 0 dau co cO' quan la a do co van phong cua cO' quan.
Theo van ban hi~n hanh cua dang, nha nu6c va cac qui dinh v€ chuc nang,
nhi~m V\l, t6 chLrc bo may van phong cua nhi€u cO' quan thi van phong duQ'c quan
ni~m nhu sau: "Van phong fa b(J may giup vi¢c cho thu truimg ca quan ".
Noi dung gilip vi~c cua van phong bao g6m ba nghla. Nghla thu nhftt: Van
phong la dan vi d€ xuftt y kien d€ thu truemg cO' quan hra chon cac giai phap t6
chirc dieu hanh bo may nh~m th\!c hien chirc nang, nhi~m V\l duc;yc giao. Nghla thu
hai: Van phong truc tiep dam bao cO' so vat chftt cho cO' quan lam viec. Nghla thu
ba: Van phong la dan vi truc tiSp thuc hi~n mot s6 cong tac do thu tru6ng cO' quan
giao nhu cong tac van thu, luu trfr, hanh chinh.
Khai ni¢m Viin phong UBND x{i
Van phong Up ban nhan dan x{i fa b(J phtjn giup vi¢c cua UBND xii.
D6i v6i UBND xa, thea cac van ban hi~n hanh cua Chinh phu va Bo Noi V\l,
o m6i xa, phuOng, thi trAn, trong Uy ban co it nhftt mot cong chLrc Van phong ­
Th6ng ke.
Can cu vao s6luc;yng dan cu atUng khu V\IC (mien nlii, d6ng bfuIg), ngoai s6
luc;yng cong chuc chinh thuc, UBND xa de nghi UBND huy~n quySt dinh cho b6 tri
them can bo khong chuyen trach 0 van phong lam cong tac van thu, luu trfr, thu
kho, thu qU)r, ph\lc V\l Uy ban.
Tuy trong van phong UBND xa khong chi co mot ngmJi, nhung vi kh6i
luc;yng cong tac khong nhieu va co it nguai nen trong van phong khong lap cac t6,

bo ph~n cong tac nhu van phong a cac bo, t6ng C\lC.
1

~

t


2. Chuc nang
Van phong co chilc nang tham muu dap ilng nhu celu Hinh d~o, qu~n ly di8u
hfulh cua thu tru6'ng ca quan va bao dam di8u kien v~t chelt ky thu~t cho ca quan
ho~t dong. Chilc nang cua van phong du<;yc thS hien hai lo~i cong tac:
- Cong tac tham muu t6ng hO'P: Van phong nghien CUu d8 xuftt y ki~n nhfmg
vftn d8 thuoc v8 cong tac t6 chilc cong viec, di8u hfulh bo may dS th\Ic hien chuc
nang, nhiem Vl,l chung cua ca quan.
- Cong tac dam bao di8u kien v~t chftt ky thu~t cho ca quan ho~t dong: Van
phong vira la dan vi nghien cilu, d8 xuelt y ki~n v6i Hinh d~o, vira la dan vi tf\!c
ti~p th\Ic hien cong viec sau khi Hinh d~o co y ki~n phe duyet. Van phong phai mua
sAm, quan ly, t6 chilc sir d\lng toful bo tai san, kinh phi, trang thi~t bi ky thu~t cua
ca quan.
Hai lo~i cong tac: Cong tac tham muu, cong tac bao dam di8u kien v~t chftt
ky thu~t co m6i quan he ch~t che v6i nhau va d8u nhfim dap ung nhu celu cua cong
tac lanh d~o, chi d~o cua thu tnrang ca quan.
UBND xa co cac chuc nang du6i day:
Chilc nang thu nhftt: UBND xa la ca quan chftp hanh cua HDND xa. UBND
xa co nhiem Vl,l t6 chuc th\Ic hien cac nghi quy~t cua HDND xa.
Chuc nang thu hai: UBND xa la ca quan hfulh chinh nha nu6c xa. C\l thS
UBND xa co nhiem Vl,l chung lei t6 chuc th\Ic h~en hi~n phap, lu~t, phap lenh va
cac van ban cua ca quan nha nu6c celp tren, d8 ra cac quy__~h~ C\l thS, phu -hO'P dS
quan ly cac lInh wc dia phuang.

Trach nhiem cua van phong UBND xa d6i v6'i UBND xa la ph\lc Vl,l cho ca
quan UBND ho~t dong, van phong Uy ban co nhiem Vl,l tham muu, d8 xuftt cac giai
phap dS lanh d~o Uy ban t6 chuc di8u hanh bo may th\IC hien chuc nang nhiem Vl,l
thea lu~t dinh. Van phong Uy ban bao dam ca sa v~t chelt cho Uy ban lam viec.
Qua noi dung noi tren, ta thely hOt;l.t dong cua van phong UBND xa gAn relt
ch~t v6i ho~t dong cua UBND.
goc do bao dam, ph\lc Vl,l, van phong UBND xa
la dan vi tf\!c ti~p th\Ic hien r~t nhi8u lot;l.i cong viec thuoc chuc nang, nhiem Vl,l
cua HDND va UBND. Thong qua van phong, cong tac thong tin t6ng hO'P, hfulh
chinh, quan tri... cua HDND va UBND xa du<;Yc th\fC hien

a

a

a

a

3. Nhifm V(I
m6i lo~i ca quan, do d~c diSm rieng cho nen van phong cua ca quan do co
thS du<;yc giao nhiing nhiem Vl,l C\l thS khac nhau. Nhung nhin chung van phong co
nhung nhiem V\l chu y~u du6i day:
- Xay d\Ing chuang trinh, k~ hOt;l.ch va bao cao th\Ic hien chuang trinh, k~
hot;l.ch cong tac thucmg ky cua ca quan va cua van phong. T6 chuc hop giao ban va
x~p heh cong tac tu§n cua ca quan.
- Thu th~p thong tin, xir ly va cung cftp thong tin kip thai dap ung nhu celu
lanh d~o quful ly, di8u hanh cua thu truang ca quan.
- Theo d5i ti~n do th\fc hien chufrn bi d8 an; ThAm tra cac d8 an, cac quyet
dinh quan ly tnr6c khi thu tnrang ca quan ban hanh; KiSm tra v8 thu tl,lc chufrn bi d8

an; Bao dam cac van ban cua ca quan ban hfulh ho~c trinh celp tren ban hanh duQ'c
th6ng nhelt.

a

2


- Chu tri vi~c gill' m6i quan h~ cong tac cua lanh d~o cO' quan v6i cac co. quan
khac va v6i cong dan; Giup thu truemg cO' quan di6u hoa, ph6i h<;rp cac dan vi trong
cO' quan d8 thlJc hi~n chuang trinh cong tac cua Co' quan.
- Chu tri ho~c ph6i h<;rp v6i cac dan vi chuftn bi, t6 chuc cac cuoc hoi nghi,
hoi thao, cuoc hOp, cuoc lam vi~c cua lanh d~o Co' quan; T6 chuc vi~c ghi bien ban
cac cuoc hop, cuoc lam vi~c do.
- Giup thu truemg quan ly, chi d~o cong tac van thu, cong tac lUll trfr a cac
dan vi thuoc Co' quan; Tnrc ti~p thlJc hi~n cong tac haOO chinh, van thu, hru trfr cua
Co' quan..
- Qucin ly tai san, kinh phi thuoc tai khoan van phong; Bao dam cO' sa v~t
chfrt, trang thi~t bi ky thu~t va phuang ti~n him vi~c cua cO' quan.
- Quan ly t6 chuc, bien ch~ can bo, nhan vien thuoc bien ch~ van phong.
Nhi¢m v~ cua win phong UBND xii
1. Xay dvng va t6 chuc th'I/C hi¢n chuang trinh cong tac thuimg kj;
Can cu yeu cftu, nhi~m V\l, van phong chu dong xay dlJllg chuang trinh,
trinh Chu tich Uy ban duy~t, ban haoo. Sau khi chuang trinh cong tac duQ'c ban
hanh, van phong co trach nhi~m giup Chu tich Uy ban t6 chuc thlJc hi~n. Don d6c
cac bo ph~n cong tac tri~n khai. Theo d6i ti~n do thlJc hi~n. Cu6i ky, van phong
t6ng h<;rp tinh hinh, vi~t bao cao va t6 chuc cuoc hop So' k~t, t6ng k~t thlJC hi~n
chuang trinh.
.
Ngoai chuang triOO cong tac nhi~m ky, thang, quy, nam, van phong con co

trach nhi~m xay dlJllg hch cong tac tuftn cua U y ban. T6 chuc cuoc hop giao ban
hang tuftn cua Chu tich va Pho Chu tich Uy ban.
2. T6ng hr;Jp tinh hinh, baa cao tinh hinh kinh d - xii h9i, tham muu giup
UBND trong vi¢c chi ago th1!C hi¢n
Van phong giup UBND xa t6 chirc cong tac thong tin va xu ly thong tin;
Phcin arm thuang xuyen, kip thai, chinh xac tinh hinh cac m~t cong tac cua dia
phuang. Cong tac thong tin phai ph\lc V\l d~c llJc SlJ qufm ly, chi d~o cua UBND xa
va vi~e giam sat cua HDND. Cong tilC bao dam thong tin cua van phong t~p trung
VaG cac noi dung chu y~u: T6ng h<;rp tinh hinh thlJc hi~n k~ ho~ch kinh t~ - xa hQi,
an ninh qu6c phong; Tinh hinh ho~t dong cua cac t6 chuc doan th8; Tinh hinh moi
m~t va cac bi~n dorig trong dia phuang.

Tren Co' sa quan ly thong tin, van phong lam bao cao t6ng h<;rp tinh hinh kinh
t~ - xa hoi (k~ ca cac bi8u bao th6ng ke t6ng hQ'p) cua dia phuang trinh lanh di;lO
UBND ky ban hanh. Van phong thong bao k~t lu~n cua lanh d~o Uy ban d~n cac
nganh, doan th~, thon, t6 dan ph6.
:
3. T6 chuc cac CU9C h9P, cw)c lam vi¢c cua Uy ban

o

UBND xa thuO'ng co cac cuoc hOp, cuoc hoi nghi du6i day: Hop Uy ban;
Hop giao ban cua Chu tich va Pho Chu tich Uy ban; Cuoc hop cua lanh d~o Uy ban
v6i cae truang thon, t6 truang dan ph6; Cuoc hop cua lanh d~o Uy ban v6i lanh d~o
cac Co' quan doan th~ trong xa... Trach nhi~m cua van phong trong cac cuoc hop la
tham muu d6 xUfrt cac cuoc hop; b6 tri bch cac cuoc hop. Ph6i h<;rp v6i cong chirc co
3

I

lien quan d~ xay d\IIlg chuang trinh va chuftn bi noi dung; Ghi bien ban CllOC hop.

4. Giup UBND

vd cong tac thi aua khen thuang

Can cu vao van ban hu6ng d~n cua ca quan nha nu6c c§p tren, van phong co
tnich nhi~m giup UBND t6 chuc thvc hi~n cong tac thi dua khen thucmg trong ca
quan Uy ban va trong dia phuang. T6 chuc hoi nghi t6ng k~t, rut kinh nghi~m,
nhan di~n hinh tien ti~n. Lam thu t\lC d@ nghi Uy ban khen thucmg thea thAm quy6n
ho~c Uy ban d6 nghi len c§p tren khen thuOng nhfrng t~p th~, ca nhan co thanh tich
xuM sfic trong phong trao thi dua.

5. T6 chuc cong tac ti~p dan
Theo quy dinh cua Uy ban, van phong trvc tiSp ti~p nh~n dan thu khi~u ni;li
cua nhan dan giri dSn Uy ban. Nghien Clm, d@ xu§t y ki~n d~ lanh di;lO Uy ban tni
lai nhan dan dung v6i chu truang, chinh sach cua dang va nha nu6c. D6ng thai
chuy~n cac dan thu khong thuoc thAm quy6n cua Uy ban va huang d~n cho nhan
dan d€n cac ca quan co trach nhi~m giai quySt.
6. Tham gia b(J phqn ti~p nhqn va tra k~t qua trang giaa d;ch gifta Uj; ban
vai ca quan, t6 chuc, cong dan thea ca ch~ "m(Jt cua"
Ca chS mot cua la ca chS giai quy€t cong vi~c cua mot ca quan hanh chinh
nha nu6c, til hu6ng dftn, tiSp nh~ gi§y to', h6 sa, giai quy€t d€n tra kSt qua du<;yc
thvc hi~n ti;li mot dc1u m6i la bo ph~n ti€p nh~n va, tra k€t qua. Nguyen tfic thvc hi~n
ca chS mot cua la: thu t\lC hanh chinh dan gian, ro rang, dung phap lu~t, cong; khai,
thu~n ti~n, nhanh chong, nh~n yeu cc1u va tra k€t qua ti;li mot nai - bo ph~n tiSp
nh~n h6 sa.

Cong chuc Van phong - Th6ng ke ph6i h<;yp cung v6i cac cong chuc chuyen

mon khac cua UBND xa co trach nhi~m tiSp nh~n h6 sa, nghien cuu giai quy€t h6
sa, tra k€t qua cho duang sv, thu l~ phi thea quy dinh cua phap lu~t.

7. Gift m6i quan h¢ cong tac gii1a UBND x{J vai cac ca quan, aacm th~ va
nhan dan
M6i quan h~ cong tac gifra UBND xa v6i cac ca quan, doan th~ va nhful dan
du<;yc thong qua bfing nhi@u hinh thuc. Co th~ trvc ti€p, cfing co th~ gian tiSp.
Trong do chu y€u thong qua hinh thuc hOi hOp. Khi cac ca quan, doim th~ ho~c
nhan dan co nhu cc1u d€n lam vi~c v6i lanh di;lO UBND, van phong co trach nhi~m
ti€p nh~n nhu cc1u. Sau khi bao cao va du<;Yc lanh di;lO Uy ban d6ng y, van phong
sfip xSp hch lam vi~c.

8. £Jam baa ca sa wjt chdt va phuong ti¢n lam vi¢c
Ca sa v~t ch§t va phuang ti~n lam vi~c cua UBND xa g6m co: D§t dai, nha
cua, phuang ti~n giao thong, trang thi€t bi ky thu~t, van phong phAm...

o c§p xa, van phong khong lam chu tai khoan cua Uy ban. Bo phan bao dam

kinh phi cho Uy ban hOi;lt dong la tai chinh - k€ toano Tuy v~y van phong v~n co
trach nhi~m dam bao ca sa v~t ch§t va phuang ti~n lam vi~c cho HDND va ca
quan UBND thea quy dinh hi~n hanh cuanha nu6c. Noi dung C\l th~ la: Van phohg
d@ nghi v@ nhu cc1u su d\lng d§t dai, nha cua, trang thiSt bi ky thu~t va phuang tien
lam viec khac. Trong truang hgp C\l th~, nSu duQ'c phan cong, van phong tn,rc ti~p
4



mua s~m. van phong tIVc ti~p qmin ly, bao duang cac Uti san thuoc co quan Dy
ban.
9. Quem ty va trifC tiip th1!c hi?n cong tac van thu, luu trft, hanh chinh cua

Up ban
Cong tac van thu lUll t:rfr Clla UBND xa bao g6m: Quan Iy va giai quy€t van
ban di; Quan ly va giai quy~t van ban d~n; Quan Iy va sir dl,mg con dfru; L~p h6 so va
nop h6 so VaG lUll trfr co quan Dy ban; Thu th~p, bao quan an toan va t6 chuc sir d\lllg
co hi~u qua tai Ii~u lUll trfr thuoc tham quy~n quan Iy cua Dy ban thea quy djnh cua
phap Iuat.
~

Cong tac hanh chinh cua UBND xa bao g6m IS tan khanh ti~t, thuang tr\1C
bao v~, lien It;lc, di~n thot;li, tt;lp V\l... Trach nhi~m Clla van phong d6i v6i cong tac
hanh chinh, van thu, hru tm la t6 chuc th\l'c hi~n cac van ban Clla cfrp tren giri cho
Dy ban. Bien SOt;ln, trinh lanh dt;lo Dy ban ban hanh van ban m6i v~ cong tac van
thu, lUll trfr, hanh chinh cho phil h<;rp v6i th\l'c t€ cua dja phuong.
10. Th1!c hi?n cong tac t6 chuc - can be)
Van phong giup Chu tjch UBND xa th\Ic hi~n nghi~p V\l cong tac t6 chuc va
can bO. TIVC ti~p quan ly h6 so can bo, c6ng chuc, nguai lao dong thuoc Dy ban.
Th6ng ke s6 lUQ'ng, chfrt luqng can bo, c6ng chirc va nguai lao dong thuoc thftm
quy~n quan ly cua DBND xa. Giup Chu tich Dy ban th\l'c hi~n ch~ do chinh sach
d6i v6i can bo, c6ng chirc va nguai lao dong.
4. Tn chftc b~ may
Do ~c di€m c6ng mc, a timg co quan C\! th€, cac dan vi trong van phong co th€
co ten goi khac nhau. Nhung nhin chung van phong thuOng co co cfru t6 chirc g6m:
- Chanh van phong: Chanh van phong chiu trach nhi~m tru6c thu tru6ng ca
quan vS toan b6 c6ng tac cua van phong. Chanh van phong ph\! trach chung c6ng
tac van phong va co th€ tr\1c ti~p ph\! trach mot ho~c mot s6 c6ng tac clla van
phong nhu : Bao m~t, t6 chirc bo may, can bo... Chanh van phong lam chu tai
khoan van phong. DuQ'c thu truang co quan giao cho ky thua l~nh mot s6 van ban
cua cO' quan nhu: GiAy mai hop, GiAy di duOng, Ban sao cac van ban...
- Pho Chanh van phong duqc Chanh van phong phan c6ng giup phl,l trach mot
ho~c mot s6 c6ng tac Clla van phong nhu th6ng tin t6ng h<;rp, van thu, luu trfr...

- Phong (ho?c t6, bo phan) T6ng h<;rp;
- Phong (ho?c t6, bo phan) Ranh chinh;
- Phong (ho~c t6, bo phan) Quan tri;
- Phong (ho~c t6, b6 phan) Van thu LUll trfr.
D6i v6'i van phong UBND xa thi kh6ng co Chanh, Pho van ph6ng va co cfru
t6 chirc nhu tren. C6ng chirc Van phong - Th6ng ke va nhan vien van thu th\1c hi~n
cac chuc nang, nhi~m V\l cua van phong co quan DBND xa.
M6i quan h? cong tac cua Van phong UBND xli
- Van phong UBND xa la mot b6 ph~ c6ng tac clla Dy ban. Van phong
cling v6i cac bo ph~n c6ng tac khac tt;lO thanh bo may t6 chuc hoan chinh cua
UBNDxa.
- Van phong UBND xa la bo may giup vi~c Clla Uy ban; Van phong bao dam
5

f


thong tin cho quan ly; Tham mUll d~ xu~t cac bi~n phap d€ Uy ban t6 chuc chi d;;lO,
di~u hanh bo may; Van phong bao dam di~u ki~n v~t chftt cho HDND va UBND
hO;;lt dong.
- Van phong la nO'i giao ti€p d~u tien giua Uy ban v6i cac cO' quan, doan the
va cong dan. Thong qua van phong, CO' quan UBND xa the hi~n duQ'c net van
minh, lich su, quy~n uy nhung l;;li g~n gfii v6i nhan dan.
Nhu vay van phong UBND c~p xa c6 vi tri quan tn;mg. N€u khong c6 van
phong thi HDND, UBND khong du di~u ki~n d~ thuc hi~n chuc nang, nhi~m V\l
cua minh.

1. M6i quan h? vai UBND
UBND xa la cO' quan ch~p hanh cua HDND; La cO' quan hanh chinh nha
nu6'c cua c~p xa. UBND xa c6 trach nhi~m ch~p hfmh hi~n phap, luat, cac van ban

cua cO' quan nha nu6'c c~p tren va nghi quy€t cua HDND cUng c~p. UBND xa la cO'
quan qmin ly t~t ca cac llnh vuc cua dai s6ng xa hoi trong xa. V~ m~t t6 chuc: Van
phong la mot bo ph~n cong tac thuoc UBND.
Theo cac van ban phap lu~t hi~n hanh thi UBND xa c6 Chu tich, Ph6 Chu
UBND xa, ngoai cac can b¢ n6i tren con c6 mot s6 cong
tich, uy vien Uy ban.
chuc chuyen mon nhu Van phong - Th6ng ke; Dia chinh - Xay dung; Tu phap - Ho
tich; Van hoa - Xa hoi v. v.. Van phong UBND xa cung v6i cac cong chuc n6i tren
c~u thanh cO' quan Uy ban. Van phong UBND xa chiu su qmin ly toan di~n va su
chi d;;lO truc ti€p cua lanh d;;lO UBND xa.
'

a

2. M6i quan h? vai H(Ji d6ng nhan dan
C~p xa la dan vi hanh chinh c~p cu6i cung cua nu6c tao Trong d6, HDND la
cO' quan quy~n hrc Nha nu6'c; UBND la cO' quan ch~p hanh cua HDND.

Trong mot dia phuO'ng c~p xa, HDND va UBND la hai t6 chuc khac nhau,
song c6 quan h~ m~t thi€t v6i nhau. Nghi quy€t cua HDND mu6n den duQ'c v6'i
dan, chu y€u thong qua hO;;lt dong cua UBND. HDND xa hi~n nay khong c6 van
phong. Vi vay van phong UBND xa c6 trach nhi~m r~t 16n v6i HDND thong qua
hai lo~i cong tac: Cong tac thong tin t6ng hQ'P qua vi~c thea d5i tinh hinh chung
cua dia phuO'ng, van phong c6 trach nhi~m bao dam thong tin cho HDND hO;;lt
dong; Xay dung chuang trinh cong tac thuang ky cua thuOng truc HDND; Cong
tac dam bao Co' sa v~t chM thi van phong UBND c6 trach nhi~m dam bflO co sa v~t
ch~t cho HDND hO;;lt dong nhu: Phong lam vi~c, phuO'ng ti~n giao thong, van
phong phfrm va cac trang thi€t bi ky thu~t khac.

3. Mr5i quan h? vai cac b(J phqn cong tac khac trang cimg m(Jt UBND

Theo cac van ban hi~n hanh, a UBND xa, ngoai can bo lanh d;;lO, co quan
Uy ban con c6 cac cong chuc khac nhu da n6i a tren. M6i cong chuc phu trach mot .
ho~c mot s611nh V\IC hO;;lt dong cua Uy ban. D6i v6'i cac bo ph~n cong tac nay, van
phong c6 vi tri ngang b~ng. Van phong khong phai la bo ph~n cong tac c~p tren
ho~c c~p du6'i. Van phong c6 quan h~ cong tac, ph6i hQ'P thuc hien nhiem vu duQ'c
giao, phuc V\l Uy ban th\fc hien chuc nang quan ly tap trung thong nh~t cac liuh
V\IC clla dai s6ng xa hoi trong xa.

4. M6i quan h? vai cac t6 chuc qulin chung
6


Trong xa, ngoai Dang uy, HDND, DBND con co cac t6 chuc qUeln chung
khac nhu: M~t tran t6 qu6c, Doan thanh nien, Hoi lien hi~p phl) nft, Hoi Cl)'U 'chiSn
binh va nhan dan trong xa. M6i t6 chuc noi tren co chuc nang, nhi~m Vl) rieng
nhung co diSm chung gi6ng nhau ca ban la dSu chiu Sl)' lanh d~o cua Dang uy cfip
xa. DSu co trach nhi~m thi hanh phap luat nha nu6c. Van phong co trach nhi~m gift
viIng m6i quan h~ cong tac thuang xuyen va tfl)'c tiSp v6i cac t6 chuc, v6i nhan
dan trong xa.
5. M6i quan h¢ vai cdc trnang th6n, xom
Trong m6i xa co nhiSu thon. Tuy thon khong phai la mot cfip chinh quySn,
song cfip thon co vai tro rM quan tn;mg. Dung delu cfip thon la tru6ng thon. VS m~t
trach nhi~m, v6i nha nu6c, tru6ng thon la nguai tuyen truySn, ph6 biSn va tfl)'c tiSp
t6 chuc thl)'c hi~n mQi chu truang cua UBND xa trong thon. V6i dan, twang cfip
thon la nguai tfl)'c tiSp tiSp xuc, n~m b~t va phan anh mot cach kip thai tam tu, tinh
cam va nguy~n vQng cua dan v6i chinh quySn. Qua do ta thfiy, tru6ng cfip thon la
celu n6i rM quan trQng gifta dan v6i chinh quySn cfip xa.

:

VS nhiSu phuang di~n, van phong phai xac lap m6i quan h~ mat thiSt v6i
truang thon. Thong qua do, van phong triSn khai thl)'c hi~n cac chu truang cong tac
cua Dy ban dSn cfip thon. NguQ'c l~i van phong thu nhan ngu6n thong tin tin cay tit
ca So' phl,lC Vl) nhu celu quan ly, chi d~o cua Dy ban noi chung va giai quySt tam tu
nguy~n vQng cua nhan dan noi rieng.
6. M6i quan h¢ vai van phong dclng uy

Dang Cong san Vi~t Nam la dang celm quySn. Dang lanh d~o nhan dan tiSn
hfmh Sl)' nghi~p cach m~ng. Dang lanh d~o co nghia la dang dS ra cuang lInh chinh
tri, duang 16i cach m~ng, chu truang, chinh sach vS cac linh Vl)'C cua dai s6ng xa
hoi. Dang dS ra cuang linh, duang 16i chu twang thong qua cac d~i hoi dang.
Van phong dang uy xa co chuc nang tham muu giup dang uy xa t6 chuc diSu
hanh cong vi~c lanh d~o cua dang uy. Hang ngay, nhi~m Vl) cua van phong dang
uy xa la: Xay dl)'ng chuang trinh cong tac thuang ky cua dang uy, van phong dang
uy xa ph6i hQ'P v6i cac bo phan chuc nang khac giup dang uy xa chuftn bi va ban
hanh cac quySt dinh. Noi dung cua cong tac nay g6m cac vi~c giup dang uy xac
dinh bo phan chu tri, bo phan tham gia xay dl)'ng quySt dinh, bien so~n, t6 chuc lfiy
y kiSn dong gop xay dl)'ng dl)' thao quySt dinh; Theo d5i va t6ng hQ'P y kiSn hoi
thao ban dl)' thao quySt dinh t~i hoi nghi; DS nghi v6i dang uy xu ly nhung y kiSn
khac nhau. Van phong dang uy xa ph6i hQ'P v6i cac ban nganh, doan thS t6 chuc
vi~c truySn d~t noi dung. Don d6c cac nganh cac cfip th\l'c hi~n quySt dinh. KiSm
tra, t6ng kSt thl)'c hi~n quySt dinh; Lam cong tac thong tin phl)c Vl) lanh d~o cua
dang uy; Lam bao cao dinh ky, bao cao chuyen dS, bao cao dot xuM cua dang uy
xa len cfip tren, giup dang uy xa ban hanh cac qui chS va t6 chuc thl)'c hi~n quy chS
lam vi~c, giup dang uy xa lam cong tac thu tit tiSp dan, nang cao hi~u qua vi~c xu
ly t~i ch6 nhfing kiSn nghi va khiSu n~i cua cong dan, giup dang uy xa thl,Ic hi~n
cong tac van thu, cong tac luu tm, dam bao ca So' vat chfit va phuong ti~n lam vi~c
cua dang uy xa.
Van phong Dy ban co nhi~m V\l phai ph6i hQ'P v6i van phong dang uy dS
7

=

"


xay dl,!ng chuang trinh cong tac thuangky cua Uy ban bao dam Sl,! an kh6p, th6ng
nhAt v6i chuang triOO cong tac cua dang uy.
8. M6i quan h¢ vai Van phong UBND huy¢n In,.tc nip
Van phong UBND huyen t6 chuc cong tac van phong co nhi~u kinh nghiem,
can bo duO'c dao t~o nghiep vv ca ban co trinh do nghiep vv cong tac cao han cAp
xff. Vi v~y van phong UBND xff c§n tranh thu Sl,! huang d~n nghiep vv cong tac
van phong cua van phong UBND huyen. Mai van phong UBND huyen hu6ng d~n
nghiep vv cong tac van thu, hanh chinh, quan ly va t6 chuc su d\mg v~t tu, tai san
rna UBND xff giao cho van phong.
II. Quan tri van phimg UBND xii

1. Sf! ra din cua quiin tr! h(Jc
Quan trj xuM hien cung v6i Sl,! xuM hien cua nha nu6c. No xuAt hien trong
m6i quan he gifra con nguai v6i con nguai trong lao dong san xuM lam ra cua cM
v~t chAt. Khoa hoc Qmin tri duO'c cac hoc gia phuong Tay nghien cuu ill cu6i thS
ky XVIII, phat triSn m~nh ill cu6i thS ky XIX. Thai ky dfiu cac nha nghien cuu dua
ra nhiSu quan niem khac nhau vS quan tri hoc nhu: "Quan tri la qua trinh lam viec
v6i va thong qua nhfrng nguai khac nhdm th\fc hien ml,lC tieu cua t6 chuc trong
mot moi truang luon biSn dong." Hay quan niem thu hai: " Quan trj la t6 chuc,.
diSu hanh cong viec cua mot ca quan" hoijc quan niem thu ba: "Quan tri la quan ly
va cAp phat cac phuang tien lam viec thea chS do". Quan niem quan tri n6i ~ren do
cac nha bien so~n "D~i Tir DiSn TiSng Viet" cua nu6c ta dua ra vao nam 1992:

1.1 Chuc nang quiin tr!

a

Theo lich su phat triSn cua quan tri hoc, m6i thai ky, cac nha nghien cuu

dff dua ra nhiSu chuc nang khac nhau cua quan trio Song nhin chung, quan trj c6 4
chuc nang lei: Ho~ch dinh, T6 chuc, Quan trj ngu6n nhan ll,!c, KiSm tra.
a) Chuc nang hogch t1;nh

Ho~ch dinh la qua trinh xac dinh ml,lC tieu cua t6 chuc va cac bien phap dS
d~t m\lc tieu Ay.
b) Chuc nang 16 chuc
-~J,

T6 chuc la qua trinh nghien CUll va thiSt l~p mot ca cAu hgp ly, xac dinh m6i
quan he gifra c~c ca cAu trong mot t6 chuc, thong qua d6 cho phep thl,!c hien ml,lC
tieu cua t6 chuc.
c) Chuc nang quem Ir; ngu6n nhan 11!c
Quan tri ngu6n nhan ll,!c la viec phan tich, danh gia, ho~ch dinh, tuySn dl,lng,
su dl,lng va phat triSn ngu6n nhan ll,!c nhdm d~t duO'c cac m\lC tieu ;cua t6 chuc.
d) Chuc nang ki€m
Ira
KiSm tra la viec su d\lI1g cac chS do, chiOO sach, tieu chufuI, quy trinh, quy
ph~m d~ giam sat va do lUOng mot cach chu dong qua trinh thl,!c hien mot cong viec,
mot san ~h§m va tiSn haOO cac ho~t dong diSu chinh cfin thiSt nhdm d~t kSt qua
mong muon.
1. 2 Nhii quiin tr!
8

Nha quan tri la thu~t ngfr chi nhfrng ngum lam chuc nang quan tri mot t6
chuc ho~c mot dan vi cAu thanh t6 chuc. Nha quan tri lam viec trong mot t6 chuc,
nhung khong phai bAt ky nguai nao trong t6 chuc do cling dSu la nha quan trio
Nha quim tri la nguai diSu khiSn cong viec cua nhiSu nguai khac.
a) Cae cap quem trj
- Quan tri vien cAp ca sa la nguai nh~n menh lenh, chi tieu kS hOi;lCh til quan
tri gia cAp trung va t6 chuc dS nguai lao dong tnrc tiSp lam ra san phfrm.
- Quan tri gia cAp trung la nguai co trach nhiem nh~n chi tieu kS hoach tir
quan tri gia cAp cao dS nghien CUu, phan b6 va giao cho quan tri gia cAp trung.
- Quan tri gia cAp cao la nguai co vai tro quySt dinh, dS ra chi tieu kS hOi;lCh
moi IInh V\IC hOi;lt dong cua t6 chuc. Nguai giao chi tieu cho cac quan tri gia cAp
trung thuoc quySn.
b) Vai tro ella nhil quem trj
Du a cAp quan tri nao thi nha quan td cling luon luon th\fC hien chuc nang
quan tri thong qua vai tro cua minh.
- Nhom vai tro co lien quan dSn con nguai
- Nhom vai tro thong tin
- Nhom vai tro ra quySt dinh.
c) Ky nang ella nhil quem trj
- Ky nang ky thu~t~ Ky nang tac dong tai nguai
Ky nang truySn thong.

khac~

Ky nang

nh~n

thuc;

2. Quan tri van phong UBND xii
2.1 Khtii ni~m Qutin tr; win phiJng UBND xli

a) Khai ni?m

QUID td van phong UBND xa la lanh di;lO xa diSu hanh, qUID ly cong mc van
phong trong ca quan uy ban va acac dan vi thuoc thfrm quySn qUID ly cua UBND xa.
b) N(ji dung: Khai niem Quan tri van phong UBND xa bao ham cac noi
dung ca ban la: UBND xa, van phong la mot bo ph~n cong tac cua Uy b~m. Van
phong uy ban co chuc nang, nhiem Vl,l rieng. Van phong uy ban co can bo van
phong. Van phong DBND xa khong co Chanh van phong nhu a bo, a tinh. Van
phong UBND do Chu tich ho~c Pho Chu tich Dy ban tnrc tiSp qmin ly, chi di;lO.
HOi;lt dong quan ly chi di;lo cua Chu tich ho~c Pho Chu tich Dy ban d6i vai van
phong DBND xa la hOi;lt dong Quan tri van phong. Cong tac van phong noi tren a
cac bo ph~n khac trong ca quan Dy ban phai du<;Yc quan ly, chi di;lO, huang d§n
nghiep Vl,l dS th\fc hien th6ng nhAt. UBND xa la cAp chinh quySn ca sa. Thuoc
thfrm quySn qmin ly cua Dy ban con co cAp thon. Dung dAu cAp thon la truang cAp
thon. Trong cong tac cua truang cAp thon co nhiSu viec thuoc cong tac van phong
nhu: SOi;ln thao van ban, dang ky, luu van ban do truang cAp thon lam ra gili di~
Dang ky, luu van ban nh~n du<;yc tir cac nai gili dSn ... Cong tac van phong noi tren
acAp thon cling cAn du<;yc quan ly, huang dfuI nghiep V\l dS th\fc hien th6ng nhAt.
Nhu V?y cac hOi;lt dong qUID ly, chi di;lO cong tac van phong trong acac cAp,
cac nganh thuoc DBND xa 1ft hOi;lt dong QUID tri van phong.

a

9

2.2 Chlrc nang Qulin tTl van phong UBND xli
Chuc nang Qmin tri van phong UBND xa cling co nhfrng noi dung C\l thS:
a) Chuc nang hogch ajnh trong quem trj van phong UBND xii
- Ho~ch dinh trong qmin tri van phong UBND xa hi qua trinh xac dinh cac
noi dung cong vi~c thuoc chuc nang nhi~m Y\l cua Van phong UBND phai th\Ic
hi~n trong mot khoang thai gian nh~t dinh bao g6m cac cong vi~c: Xay d\Ing
chuang trinh cong tac thuang kyo
Van phong UBND xa phai xay d\Ing nhi€u lo~i chuang trinh cong tac:
chuO'llg trinh cong tac thuang ky cua Uy ban, chuang trinh cong tac thuang ky cua
van phong Uy ban, chuang trinh cong tac thuang ky cua HDND xa; L~p kS ho~ch
cong tac; Xay d\Ing d€ an cong tac; Xay d\Ing Hch cong tac tu~n.
V€ phuO'llg phap chung, khi xay d\Ing chuang trinh, kS ho~ch, d~ an cong
tac phai xac dinh ro rang, C\l thS cac noi dung: Lim vi~c gi, t~i sao, lam nhu thS
mio, ai lam, lam (y dau, bao gia lam. Cong tac ho~ch dinh duQ'c tiSn hanh thea trinh
1\1: Xac dinh m\lC dich, yeu cfru, khao sat danh gia tinh hinh hi~n t~i, xac dinh noi
dung cong vi~c, xac dinh di~u ki~n th\Ic hi~n, t6 chuc th\Ic hi~n, danh gia kSt qua.
b) Chuc nang t6 chuc trong quem trj van phong UBND xii
T6 chuc trong quan tri van phong UBND xa bao g6m cac noi dung: Xac dinh
chuc nang, nhi~m V\l quy~n h~ va ph~ vi ho~t dong cua van phong UBND xa,
nghien Clru xac dinh m6i quan h~ cua van phong v6i cac bo ph~ cong tac khcic trong
cimg mot Uy ban (noi dung nay da duQ'c d€ c~p dfry du (y di~m 4. m\lC III, bai 1 c~a tai
li~u nay.
c) Chuc nang quem trj nhdn IlfC
Quan tri nhan l\Ic him cong tac van phong UBND xa bao g6m cac noi dung:
Cong chuc Van phong - Th6ng ke nghien Clm d~ nghi Uy ban quySt dinh t6ng s6
lao dong cua van phong la mfrY nguai, xac dinh cac chi s6 v~: lao dong thuoc bien
chS nha nu6'c, lao dong hQ'P d6ng, trinh do van hoa, trinh do chuyen mon nghi~p
Y\l, gi6'i tinh, do tu6i v. v... Th\Ic hi~n vi~c tuySn d\lng nhan S\I: Thea quy dinh hi~n
hanh, vi~c t6 chuc thi va quySt dinh tuy~n d\lng cong chuc cho pBND xa thuoc
th~m quy~n cua UBND huy~n.

d) Chuc nang ki€rn tra trong quem trj van phong UBND xii
Ki~m tra' trong quan tri van phong UBND xa la nhfrng ho~t dong co noi
dung so sanh, d6i chiSu gifra hi~n tr~ng cong tac cua van phong Uy ban v6'i cac can
cu ki~m tra nh~m xac dinh kSt qua va u6n n~n nhfrng sai l~ch nSu co. Trong quan
tri van phong chuc nang ki~m tra g~n li~n v6i cac chuc nang khac cua quan tri nhu:
Ho~ch dinh; T6 chuc; Quan tri ngu6n nhan l\Ic.

III. Thuc hanh
Noi du~g: Trao d6i y kiSn v~ nhi~m Y\l cua van phong UBND xa nai hoc
vien dang cong taco
1. M(lc tllch
Thong qua hoi thao, hoc vien hi~u biSt d~y du hO'll, C\l th~ hO'll chuc nang,
nhi~m V\l cua van phong UBND xa. Tir do chu dong him t6t nhi~m Y\l duQ'c giao.
2. Yeu cdu
10


Hoc vien tl,! lien h~ v6i van phong UBND xa dang cong tac d~ th~y. duQ'c
nhung noi dung phil hQ'P va khac so v6i bai hoc.
3. Phuung phtip tiin hanh
- Giao vien tom t~t ng~n gon l~i cac nhi~m Vl,l clla van phong UBND xa.
- T~t ca hoc vien tl,! vi~t ra gi~y nhung vi~c rna van phong ca quan clla hoc
vien him hang ngay. Mot hoc vien trinh bay (vi~t) len bang cac nhi~m Vl,l cua van

phong ca quan minh dang cong taco Tl,! neu nhfrng noi dung phil hQ'P ho~c khac
ho~c ch6ng cheo so v6i bai hoc.
- Dl,!a vao nhi~m Vl,l cua van phong UBND xa cua hoc vien vi~t tren bang
ho~c so v6i bai hoc, cac hoc vien khac phat bi~u. Trong d6 lam ro noi dung:
+ Nhung nhi~m Vl,l rna van phong UBND xa clla hoc vien dang cong tac co
laID dung nhu bai hoc.

+ Nhung nhi~m Vl,l rna van phong UBND xa cua hoc vien dang cong tac c6
laID nhung khong co trong bai hoc.
+ Nhung nhi~m Vl,l rna van phong UBND xa clla hoc vien dang cong tac
khong phai lam so v6i bai hoc.
Chu Y: Khi phat bi~u, hoc vien phan tich, neu duQ'C Iy do t~i sao, nen nhu th~
mlo la phu hQ'P.
Giao vien phan tich, giai dap v~ nhung noi dung do hoc vien neu ra. Dinh
huang nh~n thuc cho hoc vien vS noi dung hoi thao.
- Giao vien neu tom t~t chuc nang, ky nang cu'a nha quan tri noi chung hIm
ca sa cho hoc vien lien h~, thao lu~n.
.
- Mot hoc vien trinh bay (vi~t) len bang chuc trach cua d6ng chi lanh d~o
UBND xa cua hoc vien dang cong mc tfl,!C ti~p chi d~o cong tac van phong. Noi dung:
+ Ai (neu chuc danh) chi d~o.
+ Nhi~m Vl,l (lam nhung vi~c gi).

Cac hoc vien trao d6i y ki~n:

+ Neu thl,!c t~ aUBND xa minh dang cong taco
+ Phan tich chuc danh nao phl,l trach van phong thi hQ'p Iy han.

Giao vien phan tich va dinh hu6ng cho hoc vien nh~n thuc.


11


Bai2
PhU'ong phap th\fc hi~o ohi~m vl} troog hotlt dQog Quao trj van phimg
UBNDx3

I. T8 chuc xiy d\fog va th\fC hi~o chU'O'og trioh coog tac thU'irog ky ciia
UBNDx3
1. Khdi ni~m, y nghia tdc dlJng cua chuung tTinh cong tdc thudng kY
a) Khdi ni?m
Trong cong tac van phong, til "chuang trinh" c6 th€ hi€u thea hai nghia:
Thu nhfrt: Chuang trinh hi ten mot IO<;li van ban trong d6 c6 nhftng d~c di€m
rieng biet so vai cac th€ IO<;li van ban khac.
Thu hai: Chuang trinh la thu th\fc hien mot hoi nghi, mot cuoc hop.
Trong mon hoc miy, chuang trinh duQ'c hi€u thea nghi'a thu nhfrt. Chuang
trinh cong tac thuang ky Clla UBND xa c6 hai d~c di€m ca ban.
Mot la: Chuang trinh cong tac thuang ky la mot IO<;li chuang trinh duQ'c xay
d\fllg thea dinh kyo Viec nay duQ'c l~p di l~p l<;li sau mot khoang thai gian nhfrt dinh
nhu sau mot nhiem ky, mot nam, mot thang...

w

Bai la: Chuang trinh cong tac thuang ky bao quat tfrt ca cac nnh wc hO<;lt
dong Clla Uy ban nhu: Nong nghiep, thll cong nghiep, an ninh, qudc phong, van
hoa, giao d\lc, t6 chuc chinh quy~n, thanh tra, xaY,d\fllg ca ban ...

b) f nghia, tdc dl;lng cua chuang trinh ding tdc thuang kY
Lam viec c6 chuang trinh lei yeu cdu ddu tien Clla phuang phap lam viec khoa
hoc n6i chung, Clla UBND xa n6i rieng. Tinh khoa hoc th€ hien a ch6 thong qua
chuang trinh c6 th€ bi~t duQ'c tfrt ca cac viec se lam trong nam, 6 thang, quy, thang.
Trong chuang trinh, cac viec duQ'c s~p x~p thea tUng lInh wc cong tac giup cho viec
tri€n khai duQ'c thu~ 10'i. Chuang trinh cong tac thuang ky dam bao cho lanh d<;lo
Uy ban di~u hanh hO<;lt dong duQ'c thfmg nhfrt. Trcinh ch6ng cheo va mau thuful trong
lanh d<;lo, chi d<;lo. Lam viec thea chuang trinh giup cho tfrt ca cac bo ph~ cong tac
cua Uy ban chu dong cong viec. Bi~t lam viec gi truac, viec gi sau. Trong d6 Uti tien
cho cong tac trong tam va cac nhiem V\l chinh trong timg thm gian. .

UBND xa lam viec thea chuang trinh cong tac se giup cho cac bo ph~
trong van phong nhu quan tri, van thu, hanh chinh V. v.. dam bao ca sa v~t chfrt va
phuang tien lam'viec (kinh phi, xe 0 to, dia di€m...) duQ'c chu dong, thu~n lQ'i.

2. Cdc lopi chudng tTinh cong tdc thudng ky if UBND xii
Bien nay, a cfrp xa c6 cac IO<;li chuang trinh cong tac thuang ky sau: Chuang
trinh cong tac nhiem ky; Chuang trinh cong tac mot nam; Chuang:trinh cong tac 6
thang; Chuang trinh cong tac mot quy; Chuang trinh cong tac mot thcing; Lich
cong tac mot tudn;

3. N(ji dung ban chuung tTinh cling tdc thudng ky
Cac IO<;li chuang trinh cong tac nhiem ky, mot nam, 6 thang, quy, thang
thuang g6m c6 hai phdn: Phdn thu nhfrt noi dung vi~t t6ng quat v~ d~c di€m tin11
hinh, cac dinh huang cong tac, xac dinh cac tieu, trong tam va d~ ra nhftng nhiem
V\l chinh. Trong phdn nay cdn neu cac bien phap Ian d€ th\fc hien m\lC tieu, trong
12


tam va nhfing nhi~m V\l chinh. Phfrn thu hai tren cO' sO' kSt qua cac nhi~m V\l da
thuc hi~n neu a phfrn mot, xac dinh cac veln dS, noi dung phuO'ng huang nhi~m V\l
phai thuc hi~n trong thai gian tiSp theo v. v... Nhfing noi dung cong vi~c quan trong
cfrn l~p thanh dS an thi xac dinh thai gian, tiSn do hoi thao, triSn khai. Noi dung
nay cua phfrn thu hai co thS thS hi~n thanh van ban rieng nhu TO' trinh, KS hO<;lch C\l
thS. Trong do cfrn ghi ro don vi chu tri, dan vi tham gia, thai gian hoan thanh ....
D6i vai lich cong tac tUfrn: Do thai gian lam vi~c trong tufrn khong nhiSu,
kh6i lu<;yng cong vi~c se thuc hi~n cling khong lan, vi v~y noi dung cong tac mot
tufrn thuang du<;yc ghi C\l thS thanh biSu bang. Trong do co cac cot dung, cac cot
ngang dS ghi noi dung cong vi~c hang ngay trong tufrn, trach nhi~m chu tri, trach
nhi~m tham gia, ph6i hO'P va ghi chu cac thong tin cfrn thiSt.

4. Trinh til xuy dllng chuO'ng trinh cong ttic thuUng ky
DS co mot chuang trinh cong tac vita dam bao chelt luong vira dung tiSn do
thai gian, vi~c bien SO<;ln ban chuang trinh cong tac cua UBND xii phai dua vao cac
can cu nhu: Chuc nang, nhi~m V\l, quySn h<;lll va ph<;lffi vi hO<;lt dong cua UBND xa
dang cong tac; Can cu vao chu truong chung cua dang va nha nuac; Can cu vaG
chuang trinh cong tac va su chi d<;lo cua UBND huy~n; Can cu vao nghi quySt cua
dang uy trong khoang thai gian dS ra chuong trinh; Can cu vao nghi quySt cua
I-IDND cung celP; Can cu vao dS nghi cua cac doan thS trong xa nhu M(lt tr~ t6
qu6c, Doan thanh nien, hoi lien hi~p Ph\l nit, hoi cull chiSn binh cua xii v.v.. Can
cu vao d(lc diSm tinh hinh chung cua xa tren telt ca cac Hnh VUC cong tac nhu nong
nghi~p, thu cong nghi~p, tr~t t\l', tri an; Can cu vao diSu ki~n v~t chfrt, kinh phi,
phuang ti~n lam vi~c; Can cu vao nhan luc co trong khoang thai gian th\l'C hi~n
chuong trinh; Can cu vao dS nghi cua cac trnang celp thon thuoc quySn quan ly cua
Uy ban rna tiSn hanh xay dung chuang trinh cong tac thuang ky thea trinh t\l': Cac
bo ph~n cong tac cua Uy ban dang ky nhitng vi~c a bo ph~n cong tac cua minh
nhung thuoc thftm quySn giai quySt cua UBND xa. NhUng vi~c nay cfrn thiSt phai
dua VelO chuang trinh cong tac chung cua Uy ban. Dua vao cac can cu l~p chuong
trinh, tren Co' sa cac thong tin thu nh~n du<;yc hang ngay, van phong truc tiSp du
thao chuong trinh cong tac cua Uy ban.
Sau khi du thao xong, van phong giri ban d\l' thao dSn cac bo ph~ cong tac dS
lely YkiSn dong gop. Sau do, van phong bao cao xin y kiSn chi d<;lo cua lanh d<;lo Uy
ban tnrac khi giri du thao van ban xin y kiSn dong gop. Cac dfru m6i giri van ban
thuang la dang uy, HDND, cac d6ng chi Chu tich, Pho Chu tich Uy ban, Ban chelp
hanh eua cac t6 chuc doan thS va truang cac nganh cua UBND xa.
Sau khi co y kiSn dong gop cua cac bo ph~n, cac dfru m6i 90ng tac, van
phong hoan chinh ban du thao lfrn cu6i va trinh lanh dl;lO UBND phe duy~t, ban
hanh.

5. ThOi gian xuy dllng chuO'ng trinh cong ttic thudng ky
Tu)' thea d~c diSm cua timg dia phuong, chuang trinh cfmg tac nam sau cua

UBND xii thuO'ng du<;yc ban hanh til thang 10 nam truac. Chuong trinh cong tac
quy sau du<;Yc ban hanh til ngay 15 cua thang cu6i quy truac. Chuang trinh cong
tac thang sau du<;yc ban hanh til ngay 25 cua thang truac. Lich cong tac tufrn sau
13


I


thucmg duqc ban hanh vao ngay thu sau tufuI tru6c.
6. Ta chtrc thl/c hifn chuung trinh cong ttic

Trang pht;lm vi dia phuang, viec t6 chirc, chi dt;lo th\lc hi~n chuang trinh cong
tac thuemg ky thuoc trach nhi~m cua Chu tich Uy ban. Khi chuong trinh cong tac dff
duO'c Chu tich Uy ban kY, van phong c6 trach nhi~m lam thu tl,lC ban hanh van ban.
Chuang trinh duqc nhan thanh nhiSu ban va giri cho m6i dAu m6i, m6i bo phan cong
tac mot ban. V6i chirc nang, nhi~m Vl,l cua minh, van phong giup Hinh dt;lo Uy ban
don d6c cac bo phan cong tac triSn khai th\lc hi~n chuang trinh, theo d5i tiSn dO
th\lc hi~n chuang trinh, t6ng hqp tinh hinh th\lc hi~n chuang trinh va bao cao v6i
Hinh dt;lo Uy ban v.v..
7. Tang kit thl/c hifn chudng trinh

Hang thang, quy, 6 thang, van phong t6ng hqp tinh hinh va danh gia vi~c
th\lc hi~n chuang trinh. Cu6i nam, cac dan vi bao cao tinh hinh th\lc hi~n chuang
trinh cua linh V\lC minh phl,l trach. Bao cao phai neu r5 nhfrng vi~c dff lam, vi~c
m6i b6 sung. Bao cao dam bao tinh t6ng hO'P, danh gia tinh hinh chung, song phai
c6 s6 li~u Cl,l thS a nhfrng cong tac trong tam, cong tac chinh. Tren Co' sa bao cao
cua cac bo ph~n chuyen mon, kSt hO'P v6i qua trinh thea d5i hang ngay, van phong
c6 trach nhi~m t6ng hO'P tinh hinh th\lc hi~n chuang trinh cong tac chung cua ca
Uy ban; Bien t~p thanh van ban trinh Chu tich U~ND ky ban hanh va dS ra chuang

trinh cong tac cho thai gian sau.
II. PhU'O'ng phap bao dam thong tin eho quan Iy ella UBND xii
1. Ttic dl!-ng clla cong ttic thong tin phl!-C vI!- quan If
Thong tin c6 vai tro quan trong trang cong tac Hinh dt;lo, diSu hanh va giai
quySt cong vi~c cua UBND xa. C6 dAy du thong tin, cong vi~c duqc giai quySt hqp
tinh, hqp IY. Cung cftp thong tin kip thai, cong vi~c duqc giai quySt nhanh ch6ng.
Thong tin chinh xac, khach quan, cong vi~c duqc giai quySt dung d~n. ThiSu thong
tin, thong tin sai l~ch se lam anh huang t6i kSt qua giai quySt cong vi~c. Doi khi
cong vi~c duqc giai quySt phiSn dien, khong dap ung duqc yeu cAu cong taco
Thong tin phl,lc Vl,l quan ly c6 ba lot;li:
- Thong tin phl,lc Vl,l vi~c dS ra chu truang cong tac cua UBND xa.
- Thong tin phl,lc Vl,l S\l chi dt;lo diSu hanh cua UBND xa.
- Thong tin phl,lc Vl,l nhu cAu t6 chuc lao dong, giai quySt cong viec hang
ngay cua lanh dt;lo UBND xa.
2. Ta chtrc bao dam thong tin phl!-C VI!- quan If

a) Thu th(jp thong tin

- Thong tin dSn til cftp tren tf\l'C tiSp

- Thong tin dSn til cftp du6i
- Thong tin dSn til cac Co' quan khac
- Thong tin dSn til du lu~n cua xa hOi
- Thong tin dSn til ngu6n bao chi trong va ngoai nu6c
- Thong tin dSn til cac Co' quan nghien Clru khoa hoc, kho lUll trfr, bao tang, thu
vi~n.
14


b. Phan tich thong tin

Thu nh~n duQ'c nhi~u thong tin la quY. Song d€ bao dam do tin c~y, van
phong phai t6 chuc viec ki€m tra, xac minh hti thong tin. C6 nghia la phai t6ng
hQ'P, t6 chuc nghien cuu, phan tich, so sanh d6i chiSu d€ xac dinh ngu6n tin, tinh
trung th\fc, do chinh xac cua thong tin. Truang hQ'P celn thiSt, van phong cli nguai
c6 trach nhiem dSn t~n noi phat ra ngu6n tin d€ tim hi€u, xac minh.
d van phong UBND xli, thong tin nen duQ'c phan 10;;1i thea tung Hnh V\fC
hO;;1t dong. Vi d\!:
- Thong tin c6 noi dung v~ nong nghiep;
- Thonh tin c6 noi dung v~ cong tac xay d\fng co ban;
- Thong tin c6 noi dung v~ quan S\f;
- Thong tin c6 noi dung v~ cong tac t6 chuc chinh quy~n ...
d) Cung cdp thong tin
Trang co quan UBND xli, thea l~ 16i lam viec, bao gia cling c6 S\f phan
cong trach nhiem gifra cac d6ng chi llinh d;;10 Uy ban. Trang th\fc tS, a UBND xli,
cac d6ng chi llinh d;;10 Uy ban thuang duQ'c phan cong nhu sau:
+ Chu tich Uy ban: Ph\! trach chung. Ngoai ra con ph\! trach mot ho~c mot
s6 Hnh V\fC cong tac nhu noi chinh, Uti chinh ngan sach, kS hO;;1Ch phat tri€n kinh tS
- xli hoi cua dia phuong.
+ Mot Ph6 Chil tich Uy ban: Giup Chu tich ph\! trach mot ho~c mot s6 Hnh
V\fC cong tac nhu kinh tS, xay d\filg, khoa hoc - tong nghe, tai nguyen - ~oi
truang.
+ Mot Ph6 Chu tich Uy ban: Giup Chu tich ph\! trach kh6i van hoa - xli hoi
va cac Hnh V\fC cong tac khac.
+ Mot uyvien Uy ban: Ph\! trach cong tac cong an.
+ Mot uyvien Uy ban: Ph\! trach cong tac quan S\f.
Can cu vao S\f phan cong n6i tren, van phong chuy€n tin dSn tUng d6ng chi
llinh d;;10.

III. PhU'O'ng phap

ta chuc cac cUQc hQi hQp clla UBND xii

1. Tac d1j.ng cua cae cuvc hvi h(Jp
a) H6i hOp fa m6t trang cac bi?n phap thl!c hi?n chuc nang nhi?m v¥ cila
UBND xii
UBND xli 'la co quan hanh chinh nha nu6c a xli. La co quan chfrp hanh cua
HDND cfrp xli, UBND xli co chuc nang quan ly nha nu6c tfrt ca cac Hnh V\fC cua
dCYi s6ng xli hoi a dia phuong. D€ th\fc hien chuc nang do, hang nam, quy, thang,
tueln, UBND xli phai xay d\fng va ban hanh cac chuong trinh, kS hO;;1Ch cong taco
T6 chirc tri€n khai th\fc hien chuang trinh, kS hO;;1Ch la cong viec qmin trong. Viec
t6 chuc th\fc hien chuong trinh, kS hO;;1Ch bao g6m nhi~u bien phap, nhi~u cach
thuc. Trong do t6 chuc cac cuoc hoi hop la mot bien phap rfit quan trong.
Thong qua hoi hOp, UBND xli ph6 biSn duQ'c noi dung chil truang, chinh
sach cua dang va co quan nha nu6c cfrp tren dSn cac ban nganh doan th€ nhan dan
trong xli. Thong qua hoi hOp, UBND xli ban b;;1c, kSt lu~n cac bien phap tri€n khai
th\fc hien chuang trinh, kS hO;;1Ch, chi tieu dli d~ ra. Thong qua hoi hop, UBND xli
xem xet, giai quySt cac V\l viec trong dia phuong, trong co quan Uy ban duQ'c kip
15



thai nhanh chong.
b) H(ji h9P co tac d¥ng tang cuang m6i quan h? cong tac
d goc do quan h~ cong tac, cac cuoc hoi hop cua UBND xii cling co tac
d\mg nhftt dinh. Nolcim gia tang quan h~ hi~u bi~t lftn nhau gifra UBND xii v6'i cac
ca quan, t6 chuc, gifra Uy ban v6'i nhan dan.

Thong qua hoi hOp, moi nguai thS hi~n r5 rang, dely du han quan diSm, l~p
trnang d6i v6'i S\I vi~c hai ben cung quan tam, tranh duQ'c S\I hi~u nhc1m, suy lu~n,
nhan dip hoi hop, tranh thu thai gian nghi, cac thanh vien co th~ co cac cuoc g~p,

lam vi~c d~ giai quy~t cong vi~c rna cac ben cling quan tam. Hoi hop con la di€n
dan d~ qUeln chung nhan dan th~ hi~n tam tu tinh cam, nguy~n vong v6'i chinh
quy€n dia phuong, Ia mot trong cac bi~n phap th\fc hi~n quy ch~ dan chua ca sa.
2. Cac IO{li cu()c h()i h(Jp cua UBND xii

Trong mot nam, UBND xii c6 rftt nhi€u cuoc hoi hOp khac nhau. Co th€
phan chia cac cuoc hoi hOp cua UBND xii thanh hai IO<;li du6'i day.
a) H(ji nghj
d HDND va UBND xii thuang co cac hoi nghi:
- Ky hop HDND, Hoi nghi sa k~t cong tac 6 thang, t6ng k~t cong tac mot
nam, t6ng k~t cong tac nhi~m ky cua UBND xii, hoi nghi chuyen d€.
Cac cuoc hoi nghi thuang co quy mo 16'n, dong nguai d\f, noi dung vira
nhi€u v€ kh6i IUQ'llg vira khai quat t6ng hQ'p ho~c chuyen sau v€ noi dung. ,Delu tu
nhi€u v€ kinh phi. V i~c t6 chuc hoi nghi c6 kho khan han so v6'i cac cuoc hOp
thong thuang khac.
b) Cu(jc h 9 P .
d ca quan UBND xii thuang c6 cac cuoc hOp: Phien hOp UBND xii; HOp
giao ban cua Chu tich va Pho Chu tich; Cuoc hop cua Chu tich ho~c Ph6 Chu tich
UBND xii v6'i truang cftp thon; Cuoc hop lien tich gifra UBND xii v6'i thuang tfl,l'c
dang uy, thuang tf\rc HDND, Chu tich M~t tr~n t6 qu6c va nguai dung delu cac
doan th€ nhan dan; Cac cuoc hop cua liinh d<;lo Uy ban v6'i UBND cftp huy~n ho~c
v6'i cac ca quan chuyen mon cua cftp huy~n; Cuoc hop cua Uy ban v6'i cac ca quan
khac va cong dan.
3. Phuung phap

-

t6 chU'c h()i ngh;

a) chudY} bj h(ji nghj

Cac cuoc hoi nghi noi chung, d~c bi~t la hOi nghi 1611, tru6'c khi ti~n hanh
thuang phai l~p k~ hO<;lch t6 chuc hoi nghi. Can cu VaG chuc nang, nhi~m Vl,l, van
phong d€ xuftt v6'i Uffih dao Uy ban giao cho mot bo ph~ chu tri l~p k~ hO<;lch.
Trong k~ hO<;lch cc1n neu r5 m\lC dich, yeu celu, thai gian, dia di~m, thanh phc1n, noi
dung hoi nghi. Can cu VaG k~ hoach, van phong Uy ban co trach nhi~m thea d5i, don
d6c bo ph~ chu tri chu<1n bi t6t cong vi~c duQ'c giao thea dUng ti~n do thai gian.
Trong hoi nghi thuang co cac van ban nhu bao cao, d€ an, du thao van ban
quy pham phap lu~t, tai li~u tham khao ... van phong d€ xuftt y ki~n v6'i Hinh d<;lo
Uy ban giao cho bo ph~n chu tri va cac bo ph~n c6 lien quan chufin bi tai li~u. Khi
van ban dii duQ'c cac bo ph~n d\f thao xong, van phong trinh Chu tich Uy ban xet
duy~t. Sau khi duQ'c duy~t, van phong thuc hi~n vi~c danh may, nhan bim, ghep bo
tm li~u. Van bim dung trong hoi nghi phai dam bao dung noi dung, d~p v€ hinh
16


thuc va du s6 lm;mg so vai nhu cAu.
D~ ~i bi~u d~n du, dUng thanh phfrn va chu dong trong qua trinh du hoi nghj,
van phong sam chuy~n d~n cac dc;li bi~u nhung gidy to', tai li~u cfrn thi6t nhu cong
van trieu t~p hoi nghi, chuang trinh hoi nghj, bao cao chinh, cac bao cao tham lu~,
cac d\l thao van ban khac (n~u co). Trong cong van tri~u t~p cfrn ghi r5 ten hoi nghi,
thanh phfrn du, thm gian, dia di~m va nhiing noi dung cAn thi~t khac d@ cac dc;li bi~u
chufut bi.
Ngoai cac noi dung tren, van phong con co trach nghi~m d€ nghi vai Hinh
dc;lo Uy ban vS chuang trinh hoi nghi. Chuang trinh phai neu ten vi~c, thai gian,
nguai th\lc hi~n.
Thuoc trach nhi~m cua minh, van phong chuftn bi dAy du, t6t nhftt ca sa v~t
chdt dam bao cho hoi nghj. Do la kinh phi, phuang ti~n di lc;li, nai an, nha nghi va
cli can bo nhan vien truc ti~p ph\lc V\l tc;li hoi nghj.
b) T6 chuc h6i nghj
Van phong chu tri va ph6i h01> vai bo ph~n co noi dung hoi nghi d~ don ti~p

dc;li bi~u. Noi dung vi~c don ti~p g6m: Ghi danh sach dc;li bi~u, phat tai lieu, huang
dfuI dc;li biSu vao hoi truang. T6 chuc d~ Hlnh dc;lO Uy ban ti~p dc;li bi~u cdp cao,
khach quy d~n du hoi nghi. Viec ghi danh sach dc;li biSu co nhiSu tac d\lllg, trong
do co vi~c cung cdp kip thai tinh hinh dc;li bi~u d~n dU hoi nghi d~ ph\lc V\l cho
khai mc;lC, di€u hanh, b~ mc;lc va thong bao k~t qua hoi nghi. Vi v~y khi ghi danh
sach cfrn ghi dAy du cac thong tin: ten doan; ho, ten, chuc V\l truang doan; s6 IUQ1ig
nguai; lai xe v. v..
Van phong chu tri thea d5i diSn bi~n cua hoi nghi, don d6c, nhftc nha cac
can bo hfru quan ph\lc V\l kjp thai cac nhu cAu cua hoi nghi, dam bao cho hoi nghi
diSn ra dung chuang trinh dff dinh.
Khi hoi nghi lam vi~c, van phong cli nguai thuang tr\lc ngoai hoi truang.
Phc;lm vi trach nhiem cua nguai tnrc co lien quan d~n cac viec v€ dien, nuac, loa,
dai, y t~ v.v.. ph\lc V\l hoi nghi.

Cling vai bo ph~n chu tri, van phong cli nguai ghi bien ban hoi nghi, t6ng
h01> cac y ki~n phat bi~u d~ ph\lc V\l cho t6ng k~t hoi nghj.
.

c) Cdc cong vi?c sau khi h6i nghj k€t thuc
Sau hoi nghi, tuy thea S\l phan cong cua lffnh dc;lO U Yban, n~u du<;yc giao thi
van phong bien SOc;ln ban thong bao k~t qua hoi nghi. Ban thong bao thuang g6m
nhfrng noi dung chu y~u nhu: Ten hoi nghi; Thai gian t6 chuc hoi nghi; Thanh
phAn tham du hoi nghi; Noi dung chinh cua hoi nghi; K~t lu~n, khuy6n nghi cua
hoi nghi; Lai d€ nghi cua Uy ban - ca quan t6 chuc hoi nghi d6i vaj cac ca quan,
ca nhan du<;yc thong bao.
Tuy thea noi dung, n~u cong viec cua hoi nghi thuoc chuc nang cua van
phong thi van phong co trach nhiem thu th~p tai lieu va l~p hoan chinh h6 sa hoi
nghi. N~u cong viec thuoc bo ph~n cong tac khac thi van phong don d6c va huang
dfuI nghiep V\l d~ bo 'ph~n d6 hoan chinh h6 sa hoi nghi thea quy d!nh. ,
,

Can cu vao ket lu~ cua hoi nghi, van phong nghien cUu, de xuat y kien vai
lffnh dc;lo Uy ban nhfrng noi dung cAn b6 sung vao chuang trinh cong taco Nhung
viec gdp phai giai quy~t ngay thi dua vao Hch cong tac tuAn. Nhfrng viec lan,
17

I


khong cftp bach va phai lam trong thai gian dai thi dua vao chuang trinh cong tac
thang, quy.
.

a UBND xa, Chu tich thuCYllg la chu tai khoan. V6'i trach nhiem la dan vi

dam bao ca So' v~t chftt cho hoi nghi lam viec, van phong phai chuAn bi dfry du cac
IOt;li gifty to' d€ chu tai khoan quySt toan hoi nghi.
IV. PhU'O'ng phap tB ehue ehuy@n di eong tae eua Hinh d~o UBND xii
1. Tac dy.ng cita iii cong tac
a) Cac chuySn di cong tac la mot trong nhung bien phap th\Ic hien chuc nang
nhiem V\l cua UBND xa.
b) Cac chuySn di cong tac co tac d\lllg tang cuang s\I giao tiSp, rna rong
quan he cong tac cua UBND xa.
2. Cac IO(li chuy€n iii cong tac cita liinh iI(lo UBND xii
cftp xa, lanh dt;lo Uy ban thuang co cac chuySn di cong tac du6'i day:
+ Di ki€m tra, huang dftn cftp duai;
+ Di du hoi nght, hoi thao khoa hoc;
+ Di d\I hoc cac lap t~p huftn, b6i duang nghiep V\l.
3. Phlrdng phap t6 chuc chuyin iii cong ttic cita liinh iI(lo UBND xii
a) Chudn hj eho ehuyen ai eong Me
D€ chu dong, cac chuySn di cong tac cfrn duQ'C d~ ra trong chuang trinh kS

hot;lch ca nam va duQ'C C\l th€ hoa trong chuang trinh cong tac hang quy, thang.
Van phong thea d6i viec th\Ic hien kS hot;lch cac chuySn di do.
.
Truac mdi chuySn di, bo ph~n chu tfi (bo ph~ co noi dung chinh cua
chuySn di) phai l~p kS hot;lch di cong tac. Trong kS hot;lch, xac dinh fO rang m\lC
dich, noi dung cong viec, dia di€m dSn, thai gian, thanh phfrn di, phuang tien va
kinh phi. Van phong co trach nhiem tham gia y kiSn vao kS hot;lch noi tfen truac
khi lanh dt;lo Uy ban phe duyet. Khi kS hot;lch duQ'c duyet, van phong don df>c cac
bo ph~ chuAn bi, dam bao dung tiSn do thai gian. Can cu m\lC dich va noi dung
chuySn di, van phong d~ nghi lanh dt;lo UBND xa phan cong cho cac bo ph~n
chuAn bi. Sau khi cac bo ph~n chuAn bi xong, van phong danh may, nhan ban cac
van ban thuoc chuySn di.
Viec chuAn bi phuang tien giao thong cho chuySn di cong tac la cfin thiSt.
Nhung su d\lng phuang tien giao thong cho mdi chuySn di cfin tinh dSn nhu cfiu
cftp bach, khAn truang cua chuySn di. Nhu cfiu v~n chuy€n va dam bao an toan cho
van ban, kinh phi. Nhu cfiu dam bao suc khoe cho can bo cling nhu sf> IUQ'llg nguai
di nhi~u hay it.
ChuySn di cong mc nao cling phai dimg kinh phi. Viec chuftn bi kinh phi phai
xuftt phat til chS do cua Nha nuac, dap lIng nhu cfiu cong tac va tiSt ~iem. Viec d\I trU
kinh phi cfrn tinh dSn cac nhu cfiu su d\lllg v~: Phuong tien di It;li (mua xang, dfiu, ve
cfiu pha, sua chua xe tren duang di); An, tren duang ill va nm dSn cong tac thea chS .
do; B6i duang thea chS do cho dt;li bi€u tham gia hoi nghi, hoi thao (nSu co); Mua
$lg phAm, v~t kY niem cho ca quan, dia phuang nm dSn cong mc (nSu co); Kinh phi
d\Iphong.
,
."
,
t
Sau khi ke hot;lch C\l the cua chuyen di duQ'c duyet, neu duQ'c Uy ban giao,
van phong thong bao kip thai cho ca quan, dan vi - nai doan se dSn cong tac. Noi

dung thiSt ySu nhftt cfin thong bao g6m co: Ten doan cong tac, truang doan va cac

a

;;;

a

18


thanh vien; Noi dung va hch lam vi~c; Thai gian doan bftt dau di til ca quan Uy
ban va dl,T ki€n thai gian d€n; Dang ky vi~c an, nghi cua doan; Nhfrng d€ nghi khac
dS ca quan, dan vi chu§n bi ho~c giup dO' docln.
N€u Chu tich Uy ban di cong tac dai ngay, van phong can chu dong t6 chuc
t6t cac cong vi~c nhu: thong bao va don d6c cac bo ph~n kh§n truang chu§n bi va
trinh cac d\! thao van ban thuoc th§m quyen ky cua Chu tich Uy ban, t6 chuc cuoc
hoi y lanh dc;lo Uy ban de Chu tich co y ki€n chi dc;lO cong vi~c trong thai gian di
cong taco
Truang hO'P can thi€t, van phong thong bao bfulg van ban noi dung phan
cong cua Chu tich cho cac Pho chu tich trong thai gian Hinh dc;lO Uy ban di cong tac
de can bo, cong chuc bi€t va thl,Tc hi~n.

b) Trach nhi¢m cua win phong trong thai gian liinh &;10 UBND xii ai cong tac
Du Hinh dc;lO Uy ban di cong tac hay a ca quan thi nhi~m V\l cua van phong
noi chung cling khong thay d6i. Tuy nhien trong truang hO'P lanh dc;lO di cong tac,
van phong chu y cac noi dung: T6 chuc thl,Tc hi~n dung ti€n do cac nhi~m V\l da de
ra trong chuang trinh. D~c bi~t chu y d€n nhiing vi~c Chu tich dff co y ki€n chi dc;lO
tru6'c khi di cong tac, nftm chftc tinh hinh Uy ban, gifr vfrng thong tin lien lc;lC v6'i
lanh dc;lO.

c) Tritch nhi¢m cua viin phong Up ban sau khz liinh ago up ban ai cong tac v€
Sau khi Chu tich di cong tac ve, van phong co trach nhi~m bao cao tom tftt
cong tac cua Uy ban trong thai gian Chu tich di cong tac vftng. Trong do chu Y. vao
cac noi dung: Tinh hinh chung cua ca quan; Tinh hinh thvc hi~n chuang trinh cong
tac da de ra. Trong do nhfuI mc;lnh vao cac cong mc trQng tam va cac vi~c do Chu tich
giao tru6'c khi di cong tac; B6 sung noi dung nhi~m V\l vao chuang trinh cong taco
V. Xay dl}'llg nQi quy, quy ch~ cong tac clla UBND xii
UBND xa la c§p chinh quyen ca sa cu6i cung trong h~ th6ng t6 chuc bo
may Nha nu6'c. UBND xa co chuc nang quan ly Nha nu6'c t§t ca cac lInh Vl,TC cua
dai s6ng xa hoi trong dia phuang. Vi v~y ngoai ch€ do chung do cac nganh cac c§p
ban hanh, UBND xa can xay d\l'ng va ban hclnh them quy ch€ cong tac cho phu hO'P
v6'i thuc ti~n cua dia phuang. Can cu vao chuc nang nhi~m V\l, van phong UBND
xa can xay d\l'ng trinh Chu tich UBND ban hanh cac noi quy, quy ch€ cong tac
du6'i day.
1. Noi quy ra vao ca quan UBND xff.
2. Noi quy phong chay chfra chay a ca quan UBND xa.
3. Quy dinh cong tac ban hanh van ban cua UBND xa.
3. Quy dinh cong tac van thu aca quan UBND xa.
4. Quy dinh cong tac luu trfr cua dia phuang thuoc th§m quy~n quan ly cua
UBNDxa.
'
5. Quy ch€ lam vi~c cua UBND xff.
VI. Thac hanh
Bai 1:
thao ban Bao cao so- k~t cong tac quy II va chao-ng trinh cong
tac quy III nam 2009 clla UBND xii - no-i hQc vien cong tac

Dl!

a) M~c aich

- Thong qua SOc;ln thao, hoc vien nftm dm;rc cac bu6'c vi€t mot ban bao cao
19

:


cong tac thuang kY.
- Hoc vien bi~t duQ'c Cl,l th~ han noi dung va b6 Cl,lC cua mot ban bao cao
cong tac thuO'ng kY.

b) feu edu

M6i hoc vien w vi~t ban Bao cao theo S\I huang dfrn cua giao vien.
e) Phuong philp tiin hanh
- Giao vien nhfic h;li cac buac vi~t ban bao cao cong tac thuO'ng kY.
- M6i hoc vien t\I vi~t ban bao cao sa k~t cong tac quy II va nhiem Vl,l cong
tac quy III nam 2009 cua Uy ban nhan dan cfrp xii - nai hoc vien cong taco
- Mot hoc vien vi~t ban bao cao len bang.
- Cac hoc vien phat bi~u vS ban bao cao cua hoc vien vi~t tren bang theo
huang dfrn Clla giao vien: Th~ thuc van ban, b6 Cl,lC ban bao cao, noi dung ban bao
cao, van phong ban bao cao.
- Giao vien nh~n xet vS ban bao cao cua hoc vien vi~t tren bang va k~t lu~n
co tinh djnh huang cho hoc vien w sua chua b6 sung hoan chiOO ban bao cao do.
Bai 2: Dl}' thao chU'o-ng trinh hQi ngh! tang k~t cong tac nhi~m ky cna
HDND c§p xii - nm hQc vien cong tac
a) M¥e dieh
Hoc vien bi~t l~p ban chuang trinh cua mot hoi nghj. Co them th\Ic t~ d~ v~ri
dl,lng vao cong tac cua UBND xii dang cong taco .

b) feu edu

-

Hoc vien t\I vi~t ban chuang trinh hoi nghj t6ng k~t cong tac nhiem ky cua
HDND xii theo huang dfrn cua giao vien.
e) Phuong philp tdn hanh
- Giao vien hu6ng dfrn OOfrng noi dung chiOO cua mot ban chuang triOO hoi
nghj.
- M6i hoc vien t\I vi~t ban chuang trinh hoi nghj
- Mot hoc vien vi~t len bang ban chuang trinh hoi nghj.
- Cac hoc vien phat bi~u vS ban chuang trinh hoi nghj cua hoc vien vi~t tren
bang: + Th~ thuc van ban~
+ Noi dung cua chuang triOO hoi nghj t6ng k~t cong tac OOiem ky HDND xii~
+ Tinh 10 gich cua mot chuang trinh hoi nghj HDND xii t6ng k~t cong tac
mot nhiem ky~ .
+ Hinh thuc th~ hien cua ban chuang trinh hoi nghj~
+ Giao vien oo~ xet vS ban chuang trinh cua hoc vien vi~t tren bang va ket
lu~n d~ hoc vien w sua chua b6 sung hoan chinh ban chuang trinh do.
Bai 3: Dl}' thao quy ch~ lam vi~c cna UBND xii - nm hQc vien dang cong tac
a) M¥e dieh
- Thong qua noi dung th\Ic hanh nay, hoc vien nh~n thuc duQ'c dfry du han
tac dl,lng cua quy ch~ him viec cua UBND xii.
- Sau thl,l'c haOO, hoc vien co them kinh nghiem vS so~n thao quy ch~ lam
viec eua Uy ban. Tren ca
do, hoc vien co th~ v~n dl,lng cho thl,l'c tiSn cua ca
quan dang cong taco

sa

20

b) feu edu
Hoc vien t\I viSt ban d\I thao quy chS lam vi~c cua UBND xff - nO'i hoc vien
dang cong taco
e) Phuang phap tdn himh
- L~p d~ CUO'llg ban quy chS:
+ Giao vien huang dfrn d€ hoc vien d\I kiSn khung d~ m\lC (nhfrng m\lC Ian)
cua ban quy chS.
+ Mot hoc vien viSt d\I thao khung d~ m\lC len bang.
+ Lap thao lu~n v~ khung dS m\lC cua hoc vien viSt tren bang.
+ Giao vien kSt lu~n khung d~ m\lC cua ban quy chS.

- L~p dS CUO'llg chi tiSt cua ban quy chS:

+ Giao vien huang dfrn cho hoc vien thao lu~n vS noi dung viSt a tung m\lC
Ian (m\lc Ian thu nhfrt viSt gi ? M~c Ian thu hai viSt gi ? ... ).
+ Tren cO' sa ph~m vi noi dung viSt a m6i m\lC lan, giao vien huang dfrn cho
hoc vien phan chia noi dung a m6i m\lC th<inh cac m\lC nhC>. Hoc vien d\I thao dS
cuO'ng chi tiSt cho ca ban quy chS.
+ Mot hoc vien viSt len bang ban dS cuO'ng chi tiSt.
+ Lap thao lu~n vS ban d~ CUO'llg chi tiSt cua hoc vien viSt tren bang.
+ Giao vien kSt lu~n vS ban dS CUO'llg chi tiSt cua ban quy chS.

- D\I thao quy chS.

+ Tren cO' sa dS CUO'llg chi tiSt dff th6ng nhfrt, ,m6i hoc vien t\I viSt d\I thao
.
ban quy chS him vi~c cua UBND xff - nO'i hoc vien dang cong taco
+ Mot hoc vien viSt ban d\I thao quy chS len bang. Giao vien t6 chuc cho lap

thao lu~n tung phfrn cua ban quy chS.
+ Giao vien kSt lu~n co tinh dinh huang vS ban d\I thao quy chS lam cO' sa
d8 m6i hoc vien
sua chfra b6 sung hoan chinh ban d\I thao cua minh cho phil
hO'P vai th\Ic ti6n cua cO' quan dang cong taco

w

21


Ph{,n 2. VAN HOA CONG

sa T~I UBND XA (15 tdt)

Bizi 3
Nhfrng vAn d~ coo ban v~ Van hoa cong sO'
I. Nhfrng vAn d~ chung v~ Van hoa cong sO'

1. Khtii nifm v€ Van hoti cong sii
Trong xii hoi Vi~t Nam hi~n nay, vAn dS van hoa (mg xu cling dang duO'c
nhiSu nha van hoa, hoc gia quan tam, thao lu~n tren cac diSn dim. NhiSu y kiSn
phan nan vS van hoa ung xu trong mot bo ph~n khong nhc> cong dan va ca cong
chuc, vien chuc hi~n nay. H~u hSt cac y kiSn cua cac hoc gia, nha khoa hoc dSu
th6ng nhAt: Van h6a cong So' hi~n nay chua dap lIng duO'c yeu cAu. Nguyen nhan la
do: Trong nhiSu nam qua cac truemg trong h~ th6ng giao duc qu6c dan khong dua
noi dung van hoa ung xu vao giang dc;lY. Chinh vi vay, mot s6 cong dan trong xii hoi
lIng xu chua c6 van hoa, mot s6 co quan cong quySn thuoc bo may hanh chinh bi coi
la co quan "hanh la chinh". V~y, Van h6a cong So' la gi? N6 c6 chuc nang nhu thS
nao d6i v6i cac m~t hOc;lt dong xii hoi n6i chung va d6i v6i hOc;lt dong cua cac co

quan hanh chinh n6i rieng?
Tru6c khi tim hiSu vS Van h6a cong So', ta tim hiSu xem van h6a la gi? C6
rAt nhiSu dinh nghla khac nhau vS van hoa. Theo UNESCO lc;li c6 mot dinh nghia
khac vS van hoa: "Van hoa phfm anh va thS hi~n mot cach t6ng quat, s6ng. dong
moi m~t cua cuoc s6ng (cua m6i ca nhan va cua m6i cong d6ng) dii diSn ratrong
qua khu, cling nhu dang diSn ra trong hi~n tc;li, qua nhiSu thS ky n6 dii cAu thanh
mot h~ th6ng cac gia tri, truySn th6ng, thAm my va 16i s6ng va dva tren d6 tUng
dan toc khAng dinh ban sfic rieng cua minh". Con theo hoc gia E.Heriot thi "Cai gi
con lc;li khi tAt ca nhung cai khac bi quen di - cai d6 lei van hoa".
Van h6a cong So' cling gi6ng nhu b~t cu loe;ti hinh van h6a nao khac, la mot IOc;li
hanh vi va quy u6c rna con nguai dva vao d6 dS diSu khiSn cac m6i quan h~ cua
minh v6i nguai khac. Hi~n nay cach hiSu vS Van h6a cong So' chua hoan toan th6ng
nhAt. C6 nguCYi quan ni~m 'rong" cho rfuIg: Van h6a cong So' con 1(\ mot h~ th6ng gia
tri duO'c hinh thanh trong qua trinh hOc;lt dong cua dan vi, tc;lo niSm tin vS thai do lam
vi~c cua can bo, c6ng chuc, vien chuc, bai n6 anh huang trvc tiSp dSn phuang phap
lam vi~c va hi~u qua hOc;lt dong. Van h6a cong So' bao g6m ca nhilng quy dinh chinh
thuc ghi thanh van ban phap lu~t cua nha nu6c, noi quy quy chS cua co quan, dan vi
da: du<;Yc th6ng nhAt ban hanh. Ben cC;Ulh d6, trong m6i co quan, t6 chuc cling thuang
c6 nhfi'ng tap quan truySn th6ng duO'c moi ca nhan trong t6 chuc m~c nhien thira
nh~ va coi d6 la "quy tfic lIng xu" duO'c moi thanh vien tuan thu.. Nhung "t~p quan
truySn th6ng" d6 la nhung gi tinh my nh~t rna m6i ca nhan trong co quan, t6 chuc
duc kSt bAng kinh nghi~m trong cuoc s6ng. C6 quan diSm "h~p" han thi lc;li cho'
rAng: Van h6a cong So' la an m~c d~p, gon gang, Hch sv; la phong cach lam vi~c; la
lIng xu khi giao tiSp; la y thuc thvc hanh tiSt ki~m va W bao ve thuang hi~u cua
chinh dan vi minh ...
Nguai can bo, cong chuc, vien chuc diI lam vi~c trong IOc;li hinh t6 chuc hfuh
chinh hay doanh nghiep c6 kha nang thich lIng cong viec trong cac t6 chuc khac
nhau, c6 v6n kinh nghi~m s6ng phong phu va c6 hiSu biSt ho~c kiSn thuc vS Van
22

h6a cong sa thi trong bcit ky tinh hu6ng nao cling tl,! minh di~u chinh mot cach hqp
ly d~t hi~u qua cao trong cong vi~c. Phong cach lam vi~c cling t~o net d~p van h6a
cua ngum can bo, cong chuc, vien chuc trong cong sa. Ccln phai bi~t quy thai gian
vang ngoc, ngay 8 gia lam vi~c va chiu tranh nhi~m trong cong vi~c va cuoc s6ng.
V~y Van hoa cong sa la gi? "Van hoa cong sa la toan bo cac gia tri tinh theln
va v~t chcit du<;yc gay dl,!ng nen trong qua trinh t6n t~i va phat tri@n cua mot cong
sa. Van h6a cong sa bao g6m cac quan ni~m va t~p quan, truy~n th6ng an sau vao
ho~t dong cua cong d6ng, chi ph6i tinh cam, n~p suy nghT va hanh vi cua moi
thanh vien cua cong d6ng trong tri@n khai cong vi~c va thl,!c hi~n cac m\lC dich."
Hi@u mot cach khai quat, Van h6a cong sa la mot lo~t cac quy u6'c v~ hanh vi rna
cac thanh vien trong cong sa dl,!a vao d6 d@ di~u khi@n cac m6i quan h~ tuong tac
cua minh v6'i nhung nguai khac. Van hoa cong sa con la mot h~ th6ng cac gia tri
du<;Yc hinh thanh trong qua trinh ho~t dong cua cong sa, t~o nen ni~m tin va thai do
cua can bo, cong chuc, vien chuc lam vi~c trong cong sa, anh huang d~n cach lam
vi~c va hi~u qua ho~t dong cong sa. Cling nhu van hoa n6i chung, Van hoa cong sa
co nhfrng d~c trung C\l th@ rieng bi~t. Tru6'c h~t, Van hoa cong sa la san phftm cua
nhung nguai cung lam trong mot co quan, t6 chuc va dap ung nhu celu gia tri b~n
vfrng. No xac l~p mot h~ th6ng cac gia tri du<;yc moi nguai lam trong t6 chuc chia
se, chcip nh~n, d~ cao va ung xu theo cac gia tri do. R6 rang Van hoa cong sa la
n~n tang t~o nen gia tri, la y~u t6 s6ng con cua cong ~6ng.
Trong nhung nam gcln day, rcit nhi~u hoc gia dft du<;yc Nha nu6'c delu tu kinh- phi
va thai gian d@ nghien cuu, xay dl,!ng chuftn ml,!c van hoa lrng xu trong cong sa. Vc1n
d~ Van hoa cong sa hi~n nay dft tra thanh cc1p bach trong n~n hanh chinh Vi~t Nam.
Chinh vi v~y, ngay 02 thang 8 nam 2007 Thu tu6'ng Chinh phu dft ban hanh Quy~t
dinh s6 129/2007/QD-TTg Ban hanh Quy ch~ Van hoa cong sa tc;li cac co quan hanh
chinh nha nu6'c. Nhi~u dja phuong, bo nganh tren ca nu6'c dft ban hanh quy ch~ Van
hoa cong sa t~i dia phuong, co quan. Uy ban M~t tr~n t6 qu6c Vi~t Nam cling dft
ph6i hqp v6'i cac ban nganh, doan th@ van dong phong trao xay d1,lng lang van hoa,
khu ph6 van hoa, thon buon van hoa nhung thanh cong cling m6'i chi la Sl,! cam

nh~n. Ly do don gian la chua co cong C\l do luang va d~c bi~t la chua co-mot doi
ngli dong dao cong dan co ki~n thuc van hoa rrng xu thl,!C hi~n. Co nguai cho riing:
"Van hoa cong sa cua mot t6 chuc la nhfing net d~c trung co ban d@ phan bi~t t6
chuc nay v6'i t6 chuc khac."
2. MVt sa dije di€m ella Van hoa eong sif tgi cO' quan UBND xii if Vi?t Nam
2.1 Van hoa cong So' La h? th6ng quy phqm va gia trj lieu chudn t6n tqi dan
xen dU(lc m(Ji thanh vien trang ca quan UBND xfi thua nh4n
Khi noi d~n van hoa lrng xu, nguai ta nghT ngay d~n h~ th6ng cac gia tri, bao
g6m cac gia tri v~t th@ va phi v~t th@. V6'i cac gia tri v~t th@, lrng xu c6 th@ de dang
xay d\IIlg va quy u6'c. Tuy nhien, cac gia tri phi v~t th@ m6'i d6ng vai tro c6t 16i.
Cac gia tri nay du<;yc toan th@ thanh vien ung xu thua nh~n, chia se, ton vinh va cac
thanh vien trong ung xu cung lrng xu theo nh~m theo du6i su m~nh va d~t du<;Yc
ml)C tieu Clla ung xu. H~ th6ng gia tri c6t Wi nay tra thanh dong ll,!c chu y~u thuc I
dfty moi nguai lam vi~c, la hc;lt nhan lien k~t moi nguai trong lrng xu v6'i nhau, lien
k~t ung xu giua chu th@ v6'i khach th@, lien k~t lrng xu v6'i xft hoi n6i chung.
23