Bài giảng Kỹ năng tổ chức và điều hành hội họp - TS. Bùi Quang Xuân

BỘ TƯ PHÁP VIỆT NAM 

Lớp bồi dưỡng ngạch Chuyên viên chính 
tổ chức tại Thành phố Hồ Chí Minh 

KỸ NĂNG TỔ CHỨC
VÀ ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP
ü TS. BÙI QUANG XUÂN


KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP

§ Cuộc  họp  là  nơi  để  trao  đổi  và 
§

bàn  bạc  để  cùng  giải  quyết  một 
vấn đề gì đó. 
Muốn  cuộc  họp  thành  công  thì 
người  điều  hành  cuộc  họp  phải 
có  những  kỹ  năng  cơ  bản  để 
điều hành tốt cuộc họp của mình 


N OÄI D UN G CHÍN H
I. HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP CỦA TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC
1. Khái niệm
2. Vai trò\các loại hình và tính chất
II. CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP CỦA TỔ CHỨC NHÀ 
NƯỚC
3. Khái niệm
4. Nội dung

III. ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP
5. Tổng quan
6. Nội dung
7. Xử lý tình huống


I. HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP 
CỦA TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC
1. Khái niệm
2. Vai trò

3. các loại hình và tính chất


VAI TRÒ HỘI HỌP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA 
TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC

1.
2.
3.

Là  phương  thức  hoạt  động  của  tổ 
chức Nhà nước
Hội  họp  đối  với  việc  xây  dựng,  ban 
hành  và  tổ  chức  thực  hiện  các  quyết 
định quản  lý
Hội  họp  đối  với  việc  vận  hành  tổ 
chức Nhà nước

CUỘC HỌP ĐÓNG VAI TRÒ RẤT QUAN TRỌNG

üLà  nơi  mà  bầu  không  khí  và  văn 
hoá của tổ chức được duy trì, 

üLà  một  trong  những  cách  thức  để 
các  tổ  chức  nói  với  đội  ngũ  nhân 
viên


II. CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP CỦA 
TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC

1. Khái niệm
2. Nội dung


CÁC LOẠI HÌNH VÀ TÍNH CHẤT CỦA HỘI HỌP

2.  

ẠI
 H
Ì
HỌ N H
P  H Ộ
I 

1. ĐẠI HỘI 
I N

HỘ

4. GIAO BAN

 
H
ÌN C
H
 
Á
C
H
Á
C C  K
 
.
5 Ứ
TH

LO

Ị
GH

3. 
H
Ộ
I
 
T

H
Ả
O


CCLOIHèNHVTNHCHTCAHIHP
Đ Ho ọ in g h ũ
Đ Ho ọ i ủ o n g
Đ Uỷ y b a n
Đ
Đ
Đ
Đ

Th ử ụ ứ n g x u y e õ n
ẹ ie u ủ ỡn h , t h o ỷ a t h u a ọ n
ẹ o ọ n g v ie õ n
Ra q u y e ỏ t ủ ũ n h

Đ Ha ứ n g n g a ứ y
Đ Ha ứ n g t u a n
thaựng

hoaở c

haứng


N ỘI D UN G CHÍN H

§
§
§
§
§
§
§
§
§
§
§

Tại sao phải điều hành một cuộc
họp?
Các chức năng của một cuộc họp
Các kiểu họp
Chuẩn bò cho một cuộc họp
Đònh nghóa mục tiêu
Con người
Bài thuyết trình
Chủ tọa
Điều hành cuộc họp
Thời gian trình bày
Kết thúc cuộc họp


II. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP CỦA 
TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC

ü  Nhằm  thực  hiện  hóa  một  hoạt 

động  hội  họp  cụ  thể,  đảm  bảo  cho 
hoạt động hội họp để được  tổ chức 
theo  kế  hoạch  và  đạt  tới  mục  tiêu 
xác định


YÊU CẦU VỀ CÁC THỨC TỔ CHỨC

ĐẢM 
BẢO

1.

Mục đích công vụ

2.

Công khai, minh bạch

3.

Quy trình tổ chức

4.

Tuân thủ quy trình chung 


ĐỂ TỔ CHỨC MỘT CUỘC HỌP HIỆU QUẢ

üXác định mục tiêu cụ thể cho cuộc họp
üChuẩn  bị  chu  đáo  chương  trình  cuộc 
họp

üGửi 

tiến  trình  cuộc  họp  cho  những 

người tham gia

üChọn địa điểm và thời gian phù hợp


NỘI DUNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP
NỘI DUNG HỘI HỌP
1.

XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH HỘI
HỌP

Xác định trách nhiệm tổ chức & 
điều hành

2.

 Nội dung khai mạc

3.

Nội dung chính

4.

Nội dung bế mạc


NỘI DUNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP
XÁC ĐỊNH NHU CẦU HỘI HỌP

KHÔNG NÊN TỔ
CHỨC CUỘC HỌP
NẾU:

§

Cần thiết ?

§

Còn cách nào khác

1.

Chỉ liên quan đến những vấn đề cá nhân

2.

Không có thời gian chuẩn bị

3.

Có cách khác hiệu quả hơn

4.

Vấn đề đã được giải quyết


NỘI DUNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP
XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH HỘI HỌP

§

CỤ THỂ, RÕ RÀNG

THÀNH PHẦN
1.

Có thẩm quyền & trách niệm

2.

Có năng lực để đóng góp ý kiến

3.

Chịu ảnh hưởng bởi các quyết định

4.

Những người cần thông tin được trình bày

5.

Các đối tượng khác mà múc đích tổ chức họp hội


VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC  
VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP 
+ Mục tiêu ?
+ Thời gian 
và địa điểm ?
+ Thành phần ?
Ø
Người tổ chức cần sắp xếp + Nội dung ?
về
+ Tiến độ ?

v 

CẦN 
CHUẨN BỊ

Người điều
hành cần
Ø

+Thực hiện chương trình

+ Quản lý sự kiện diễn biến

+ Kỹ thu
ật và phương pháp 
17
được sử dụng …


TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP

1.

Xác định nhu cầu cuộc 
họp

6.

Xây dựng chương trình

7.

Chẩn bị tài liệu

2.

Xác định mục đích

8.

Giấy mời

3.

Xác định thành phần

9.

Chuẩn bị nguồn lực phục vụ

4.

Thời gian & địa điểm

10.

Điều kiện vật chất

5.

Tổ nội dung


NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ 
CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP
Nhiệm vụ chính
khi điều hành

1.

Tuyên bố lý do - Giới thiệu

2.

Khai mạc

3.

4.

Cung cấp chương trinh,yêu cầu và
phương pháp làm việc
Điều hành cuộc họp
- Bám sát CT (tránh lan man)
- Duy trì kỷ luật

- Hướng dẫn thảo luận
(chung/nhóm)
5. Đánh giá kết quả cuộc họp
6. Tổng kết và bế mạc
19


CHUAÅN BÒ CHO MOÄT CUOÄC HOÏP

LỊCH TRÌNH CUỘC HỌP
PHÂN CÔNG NGƯỜI GHI CHÉP


NỘI DUNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP
NỘI DUNG HỘI HỌP

CHUẨN BỊ

1.

Nội dung cơ bản

2.

Nội dung  chính thức

3.

Nội dung  dự kiến

4.

Nội dung  phụ trợ


CHƯƠNG TRÌNH HỘI HỌP
Trình tự
Thời gian
Người
Nội dung
Hoạt động thực hiện Thực hiện Hoạt động
Từ…
đến…
1
2
……

Kết quả
Mong đợi


TRONG KHI THỰC HIỆN HỘI NGHỊ
1.
2.

3.

4.

Kiểm tra quá trình chuẩn bị
Vận hành bộ máy tổ chức để thực 
hiện các nhiệm vụ
Kiểm tra, xác định theo danh sách 
tham gia 
Theo dõi tiến trình hội họp


TRONG HỘI NGHỊ
DẪN DẮT CUỘC HỌP 

§

DUY TRÌ TRỌNG TÂM VÀ TIẾN TRIỂN CỦA CUỘC 
HỌP

§

§

§

§

DẪN DẮT CUỘC HỌP

DUY TRÌ TRỌNG TÂM VÀ TIẾN TRIỂN CỦA CUỘC 
HỌP 

CHỦ TỌA


CON NGƯỜI
§
§

Tối ưu hóa số người tham dự cuộc họp.
Kế hoạch sơ bộ của cuộc họp và thảo luận với 
các thành viên chủ chốt trước cuộc họp.