Bài giảng Tập huấn công tác soạn thảo văn bản

TẬP HUẤN CÔNG TÁC 
SOẠN THẢO VĂN BẢN


NỘI DUNG TRÌNH BÀY
MỘT SỐ NỘI DUNG TRỌNG TÂM CỦA:

1. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của  HĐND, 
UBND năm 2004;
2. Nghị định 91/2006/NĐ­CP ngày 06.9.2006 của Chính phủ;
3.  Nghị  định  09/2010/NĐ­CP  ngày  08.02.2010  của  Chính  phủ 
sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ­CP;
4.  Nghị  định  110/2004/NĐ­CP  ngày  08.4.2004  của  Chính  phủ 
về công tác văn thư; 
5.  Thông  tư  số  01/2011/TT­BNV  ngày    19  tháng  01  năm  2011 
Hướng  dẫn  về  thể  thức  và  kỹ  thuật  trình  bày  văn  bản 
hành chính;
6.  Quyết  định  số  17/2007/QĐ­UBND  ngày  05.02.2007  của 
UBND Thành phố HCM quy định về trình tự, thủ tục ban 
hành VBQPPL của UBND các cấp tại TPHCM.


CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN

1.  Văn  bản  quy  phạm  pháp 
luật
2. Văn bản hành chính
3. Văn bản chuyên ngành 
4. Văn bản của tổ chức chính 
trị, tổ chức chính trị ­ xã hội 

VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT

(Lưu  ý:  VB QPPL vẫn  áp  dụng  theo 
Thông  tư  liên  tịch  số  55/2005/TTLT­
BNV­VPCP )

Phòng Tư pháp

Thông tư liên tịch số 01/2011/TT­BNV


Văn bản hành chính (Theo Khoản 2, Điều 1 Nghị định 
09/2010/NĐ­CP ngày 08.02.2010 của Chính phủ)

Văn bản hành chính gồm:
Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), 
chỉ  thị,  quy  chế,  quy  định,  thông  cáo,  thông 
báo,  hướng  dẫn,  chương  trình,  kế  hoạch, 
phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, 
tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản 
ghi  nhớ  bản  cam  kết,  bản  thoả  thuận,  giấy 
chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy 
giới  thiệu,  giấy  nghỉ  phép,  giấy  đi  đường, 
giấy  biên  nhận  hồ  sơ,  phiếu  gửi,  phiếu 


Văn bản hành chính
(Theo Thông tư số 01/2011/TT­BNV ngày  19.01.2011)

 

1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
2. Phông chữ trình bày văn bản.
3. Khổ giấy
4. Kiểu trình bày
5. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy 
A4) 
6. Thể thức văn bản 
7. Kỹ thuật trình bày văn bản 
Phòng Tư pháp

Thông tư liên tịch số 01/2011/TT­BNV


1. Phạm vi và đối tượng áp 
dụng
­ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình 
bày  văn  bản  hành  chính  và  bản  sao  văn 
bản; 
­  Được  áp  dụng  đối  với:  các  cơ  quan 
nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội ­ 
nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực 
lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung 
là cơ quan, tổ chức).

Phòng Tư pháp

Thông tư liên tịch số 01/2011/TT­BNV

2. Phông chữ trình bày văn bản 
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên 
máy  vi  tính  là  phông  chữ  tiếng  Việt  của  bộ 
mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam 
TCVN 6909:2001.

Hiện  nay  thống  nhất  sử  dụng  phông 
chữ Times New Roman.

Phòng Tư pháp

Thông tư liên tịch số 01/2011/TT­BNV


3. Khổ giấy
­  Văn  bản  hành  chính 
được  trình  bày  trên  khổ  giấy 
khổ A4 (210 mm x 297 mm). 
­  Các  văn  bản  như  giấy 
giới thiệu, giấy biên nhận hồ 
sơ,  phiếu  gửi,  phiếu  chuyển 
được  trình  bày  trên  khổ  giấy 
A5 (148 mm x 210 mm) hoặc 
trên  giấy  mẫu  in  sẵn  (khổ 
A5). 
Phòng Tư pháp

Thông tư liên tịch số 01/2011/TT­BNV

4. Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo 
chiều  dài  của  trang  giấy  khổ  A4  (định 
hướng bản in theo chiều dài).
Trường  hợp  nội  dung  văn  bản  có  các 
bảng,  biểu  nhưng  không  được  làm  thành 
các phụ lục riêng thì văn bản có thể được 
trình  bày  theo  chiều  rộng  của  trang  giấy 
(định hướng bản in theo chiều rộng). 
Phòng Tư pháp

Thông tư liên tịch số 01/2011/TT­BNV


5. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy 
A4)

Lề trên: cách mép trên từ 20 ­ 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 ­ 25 
mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 ­ 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 ­ 20 mm 
. 

Phòng Tư pháp

Thông tư liên tịch số 01/2011/TT­BNV

6. Thể thức văn bản là gì?
Thể thức văn bản là tập hợp các thành 
phần  cấu  thành  văn  bản,  bao  gồm  những 
thành phần chung áp dụng đối với các loại 
văn  bản  và  các  thành  phần  bổ  sung  trong 
những  trường  hợp  cụ  thể  hoặc  đối  với 
một  số  loại  văn  bản  nhất  định  theo  quy 
định  tại  Khoản  3,  Điều  1  Nghị  định  số  09/2010/NĐ­
CP 08.02.2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 
số  110/2004/NĐ­CP  ngày  08.04.2004  của  Chính  phủ  về 
công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này.
Phòng Tư pháp

Thông tư liên tịch số 01/2011/TT­BNV


Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và 
văn bản hành chính:
Thành phần chung:
 ­ Quốc hiệu;

­ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
­ Số, ký hiệu của văn bản;
­ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
­ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
­ Nội dung văn bản;
­  Chức  vụ,  họ  tên  và  chữ  ký  của  người  có  thẩm 
quyền;
­ Dấu của cơ quan, tổ chức;
­ Nơi nhận;

­ Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản 
loại khẩn, mật).


Thể thức văn bản hành chính:
Thành phần bổ sung:
Đối  với  công  văn,  ngoài 
các  thành  phần  được  quy 
định  có  thể  bổ  sung  địa  chỉ 
cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư 
điện  tử  (E­mail);  số  điện 
thoại,  số  Telex,  số  Fax;  địa 
chỉ  Trang  thông  tin  điện  tử 
(Website)  và  biểu  tượng 
(logo) của cơ quan, tổ chức. 


7. Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ  thuật  trình  bày  văn  bản  quy  định  tại  Thông  tư  này 
bao gồm  khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị 
trí  trình  bày  các  thành  phần  thể  thức,  phông  chữ,  cỡ  chữ, 
kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác.
Được  áp  dụng  đối  với  văn  bản  được  soạn  thảo  trên 
máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các 
phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản 
được làm trên giấy mẫu in sẵn; 
Không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in 
trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác. 
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (lưu ý)
Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao

Cách Trình bày Phụ lục


Văn bản chuyên ngành:
Các  hình  thức  văn  bản 
chuyên ngành do Bộ trưởng, 
Thủ trưởng cơ quan quản lý 
ngành  quy  định  sau  khi  thoả 
thuận  thống  nhất  với  Bộ 
trưởng Bộ Nội vụ
(Thể  thức  và  kỹ  thuật 
trình  bày  văn  bản  chuyên 
ngành  được  thực  hiện  theo 
Thông  tư  số  01/2011/TT­
BNV).


Văn bản của tổ chức chính trị, 
tổ chức chính trị ­ xã hội
­ Văn bản của tổ chức chính trị:  (văn bản của 
Đảng) thực hiện theo Hướng dẫn số 11­HD/VPTW 
ngày 28.5.2004 của Văn phòng Trung ương Đảng và 
Công  văn  số  05­CV/VP  ngày  06.02.2006  của  Văn 
phòng  Quận  ủy  Bình  Thạnh  việc  ban  hành  các  bộ 
mẫu văn bản của Đảng ủy cơ sở.


Văn bản của tổ chức chính trị, 
tổ chức chính trị ­ xã hội

­  Văn  bản  của  tổ 
chức  chính  trị  ­  xã 
hội:  UBMTTQ  và  các 
đoàn  thể  (trừ  Đoàn 
TNCSHCM)  chưa  có 
văn bản hướng dẫn.


Văn bản của tổ chức chính trị, 
tổ chức chính trị ­ xã hội
­  Văn  bản  của  Đoàn  Thanh 
niên Cộng sản Hồ Chí Minh:
+ Căn cứ theo Hướng dẫn số 
11­HD/VPTW  ngày  28.5.2004  của 
Văn phòng Trung ương Đảng;
+  Hướng  dẫn  số  29/HD­VP 
ngày  20.5.2009  của  Văn  phòng 
Trung ương Đoàn  TNCSHCM;
+  Hướng  dẫn  số  03/HD­VP 
ngày  26.6.2009  của  Ban  chấp  hành 
Thành  đoàn  Thành  phố  Hồ  Chí 
Minh. 


CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ­CP 
ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ­CP ngày 
08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)

1.  “Bản  thảo 
văn  bản”  là  bản 

được  viết  hoặc 
đánh  máy,  hình 
thành  trong  quá 
trình  soạn  thảo 
một  văn  bản  của 
cơ quan, tổ chức;


CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ­CP 
ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ­CP ngày 
08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)

2.  “Bản  gốc  văn 
bản"  là  bản  hoàn 
chỉnh  về  nội  dung, 
thể  thức  văn  bản 
được  cơ  quan  tổ 
chức ban  hành và có 
chữ ký trực tiếp của 
người  có  thẩm 
quyền; 


CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ­CP 
ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ­CP ngày 
08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)

3.  "Bản  chính 
văn  bản"  là  bản 
hoàn  chỉnh  về  nội 

dung,  thể  thức  văn 
bản  và  được  cơ 
quan,  tổ  chức  ban 
hành".


CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ­CP 
ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ­CP ngày 
08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)

4.  “Bản  sao  y 
bản  chính”  là  bản 
sao  đầy  đủ,  chính 
xác nội dung của văn 
bản  và  được  trình 
bày  theo  thể  thức 
quy  định.  Bản  sao  y 
bản chính phải được 
thực  hiện  từ  bản 
chính;


CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ­CP 
ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ­CP ngày 
08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)

5.  “Bản  trích  sao”  là  bản  sao  một  phần 
nội dung của văn bản và được trình bày theo 
thể  thức  quy  định.  Bản  trích  sao  phải  được 
thực hiện từ bản chính;

CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ­CP 
ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ­CP ngày 
08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)

6.  “Bản  sao  lục” 
là  bản  sao  đầy  đủ, 
chính  xác  nội  dung 
của  văn  bản,  được 
thực  hiện  từ  bản  sao 
y  bản  chính  và  trình 
bày theo thể thức quy 
định;