Bài thu hoạch CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN ( kết quả thực tế trung cấp lý luận hành chính)

TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TỈNH BÌNH PHƯỚC
BÀI THU HOẠCH
KẾT QUẢ THỰC TẾ
PHẦN III KHOA HỌC HÀNH CHÍNH
oOo
Chương trình: TRUNG CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH
Bài thu hoạch:
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN
Học viên:
Lớp: Trung cấp Chính trị - Hành chính
Khóa:
Hớn Quản, ngày tháng năm 2013
1
Trong hoạt động giao tiếp, văn bản là một trong những phương tiện quan
trọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh các mối
quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành. Văn bản được hình thành
trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội. Trong hoạt động quản lý hành
chính Nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt
các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật và điều chỉnh các mối
quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành chính Nhà nước. Vì vây, công tác soạn thảo
văn bản nói chung và văn bản hành chính nói riêng là một mảng không thể thiếu
trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước.
Thực tế trong những năm qua, công tác soạn thảo văn bản hành chính đã góp
phần tích cực đáp ứng các yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống
xã hội. Đặc biệt, sau khi Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, công tác
soạn thảo văn bản hành chính ngày càng được đưa vào nề nếp, khắc phục được
nhiều nhược điểm và những hạn chế trước đây. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều
văn bản hành chính bộc lộ nhiều khiếm khuyết về cả nội dung lẫn thể thức. Chỉ
riêng về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ và văn phong cũng đã có
nhiều sai phạm cần xem xét.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản. Bản thân tôi
chọn đề tài: “Công tác soạn thảo văn bản” làm chủ đề viết bài thu hoạch nhằm
nghiên cứu một số vấn đề trong lĩnh vực chuyên môn đang làm để góp phần vào
việc nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo văn bản trong thời gian tới tại
Trung tâm Bảo Trợ Xã Hội Tân Hiệp .
Bài viết gồm có 3 phần:
I/- KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG.
2
1. Lịch sử thành lập cơ sở.
1.1. Vị trí địa lý.
1.2. Tổ chức cơ sở.
II/- THỰC TRẠNG.
2.1. Khái quát tình hình kinh tế - Văn hóa – Xã hội.
2.2. Thực trạng, hạn chế, nguyên nhân hạn chế.
III/- GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ.
3.1. Giải pháp.
3.2. Kiến nghị.
I. KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG
1. Lịch sử thành lập cơ sở.
Trung Tâm Bảo Trợ Xã Hội Tân Hiệp là đơn vị hành chính sự nghiệp, trực
thuộc Sở Lao Động thương binh và xã hội Thành phố Hồ Chí Minh. Được thành
lập theo Quyết định số 2666/QĐ-UB ngày 07/05/2001 của Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc cho phép đổi tên “Trung Tâm Bảo Trợ Xã Hội
và phát triển kinh tế mới Tân Hiệp” thành “Trung Tâm Bảo Trợ Xã Hội Tân Hiệp”,
theo Quyết định số 7457/QĐ-UB-NCVX ngày 27/12/1997 của Uỷ ban nhân dân
Thành phố Hồ Chí Minh.
2. Vị trí địa lý:
Trung Tâm Bảo Trợ Xã Hội Tân Hiệp được UBND tỉnh Bình Phước cấp
giấy chúng nhận quyền sử dụng đất số AB207459, với tổng diện tích tự nhiên là
402.422,8 m

2
.
+ Phía Đông giáp Công ty Hải Vương có trục lộ làm ranh giới là khu chế
biến hạt điều của ông Châu, khu trồng cao su của Trung tâm;
+ Phía Tây giáp trang tại ông Út Tài, vườn xoài bà Sơ, là khu trồng cao su và
chăn nuôi, khu xây dựng trại mới của Trung tâm;
+ Phía Bắc giáp Công ty Thiên Hà, vườn cao su ông Điền, ngăn cách trục lộ
làm ranh giới là khu trồng điều, trồng cây rừng và nghĩa địa của Trung tâm;
3
+ Phía Nam giáp ấp 7, ấp Bàu Lùng của xã Tân Hiệp, được ngăn cách Suối
Xa Cát làm ranh giới là khu trồng cao su và khu sản xuất rau xanh của Trung tâm.
Khu vục Trung tâm chính bao gồm phòng ban, kho hàng, bãi đậu xe, nhà tập
thể cho cán bộ công nhân viên chức, nhà bếp cho trại viên và nhà bếp cho cán bộ
công nhân viên chức.
Khu quản lý đối tượng gồm 3 khu, nhà ở cho gần 900 trại viên, bệnh xá, nhà
gia công ghép sấy cá khô bò, máy phát điện khu đang xây dựng mới.
3. Tổ chức cơ sở
3.1. Cấu trúc tổ chức của cơ sở.
4
GIÁM
ĐỐC
TRƯỞNG
PHÒNG
PGĐ
TRƯỞNG
PHÒNG
TRƯỞNG
PHÒNG
DƯỠNG
LÃO

TRƯỞNG
PHÒNG
A B A B
A
B C B
C C
C
A
Chức năng nhiệm vụ:
Được giao nhiệm vụ quản lý, chăm sóc, nuôi dưỡng các đối tượng thuộc
diện hưởng chính sách Bảo trợ xã hội của Nhà nước, đó là những người già, người
tàn tật, người ăn xin, người vô gia cư không nơi nương tựa sống lang thang trên địa
bàn Tp.HCM.
Trung tâm đặc biệt tập trung vào các hoạt động chăm lo đời sống cho CB-
VC, người lao động và trại viên nhân nhân dịp Tết Nguyên đán và các ngày lễ lớn
trong năm. Đẩy mạnh công tác tạo việc làm, giúp trại viên có thu nhập hàng tháng;
thực hiện chủ trương của Sở tổ chức đưa trại viên đi học nghề tại các Công ty.
Trung tâm luôn chú trọng công tác giáo dục tư tưởng cho trại viên, tuyên truyền
phổ biến giáo dục pháp luật, nâng cao công tác quản lý, nên tình hình an ninh trận
tự luôn ổn định, trại viên sinh hoạt vào nề nếp. công tác tạo việc làmcho tại viên
được Trung tâm thường xuyên chú trọng, nên trong thời gian qua trại viên luôn có
việc và thu nhập ổn định, giúp trại viên yên tâm lao động, học tập tại đơn vị.
4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ sở
Tổ chức bộ máy:
- Tổng thể CBCNVC: 96 người trong đó:
+ Biên chế : 28 người
+ Hợp đồng trong quỹ lương: 41 người
+ Hợp đồng theo Nghị định 68/CP: 27 người
- Phân theo bộ máy hoạt động của Trung tâm:
+ Cơ cấu ban giám đốc gồm 4 người, 01 giám đốc và 03 phó giám đốc

+ Phòng tổ chức hành chính 10 người
+ Phòng kế hoạch tài chính 07 người
+ Phòng quản lý giáo dục dạy nghề 45 người
+ Phòng bảo vệ 04 người
+ Phòng y tế 15 người
+ Tổ chức hồ sơ 03 người
5
+ Tổ cấp dưỡng 08 người
II/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TRUNG TÂM
BẢO TRỢ XÃ HỘI TÂN HIỆP
1. Thực trạng chung
- Về thể thức và kỹ thuật trình bày, đã có sự hỗ trợ của những quy định, đội
ngũ cán bộ, công chức trực tiếp soạn thảo văn bản trong những năm gần đây được
đào tạo, bồi dưỡng tương đối bài bản, nhưng một số văn bản hành chính được ban
hành vẫn còn những sai sót cơ bản, không tuân thủ những quy định theo Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 như: Ghi tên loại công văn (CV) vào ký hiệu
văn bản; trích yếu nội dung văn bản dài dòng nhưng không khái quát được nội
dung chủ yếu của văn bản; viết tắt, viết hoa trong văn bản tùy tiện, không theo quy
tắc chính tả tiếng Việt; bố cục văn bản không hợp lý theo điều, khoản, điểm, sử
dụng sai dấu câu và cách trình bày tên cơ quan, tổ chức, cá nhân (đối với công văn
gửi cho hai cơ quan, tổ chức, cán nhân trở lên) sau từ “Kính gửi”; sử dụng không
thống nhất loại chữ (in hoa, in thường), kiểu chữ (đứng, đậm), số thứ tự (chữ số La
Mã, chữ số Ả-rập hoặc chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc) trong các văn bản được
bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm v.v…
- Về ngôn ngữ và văn phong, văn bản hành chính được sử dụng để điều
chỉnh các mối quan hệ trong hoạt động quản lí hay để truyền đạt thông tin, trao đổi,
giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình nên đòi hỏi phải có tính chính xác, đại chúng, khách quan, khuôn mẫu và
trang trọng, lịch sự. Tuy nhiên, nhiều văn bản ban hành sử dụng từ ngữ không phù
hợp với đặc trưng văn phong hành chính (từ địa phương, từ lóng, từ hoa mỹ, thừa

từ, lặp từ…), câu chữ rườm rà, tối nghĩa, không đủ thành phần ngữ pháp, diễn đạt
câu thiếu mạch lạc, rõ ràng, không đảm bảo tính nhất quán, logic v.v… Từ đó, làm
cho người đọc khó hiểu hoặc hiểu theo nhiều cách khác nhau và làm giảm đi tính
trang trọng, nghiêm túc cũng như hiệu quả tác động của văn bản hành chính trong
hoạt động giao tiếp, điều hành, quản lý.
6
2. Thực trạng riêng.
Trong thời gian qua, Văn phòng Trung Tâm Bảo Trợ Xã Hội Tân Hiệp cơ
bản đã đảm bảo giải quyết các nhiệm vụ được giao về công tác soạn thảo văn bản
bao gồm các văn bản sau:
2.1. Các văn bản có tính pháp quy:
- Nghị quyết: Nghị quyết hội nghị cán bộ công chức; Nghị quyết chi bị sau
khi họp chi bộ; Nghị quyết Ban chấp hành Công đoàn; Nhị quyết chi đoàn;
- Quyết định: Quyết định điều động luân chuyển cán bộ; Quyết định bổ
nhiệm; Quyết định ban hành quy chế; Quyết định phân công công tác…
- Quy chế: Quy chế hoạt động đơn vị; Quy chế dân chủ ở cơ sở; Quy chế hoạt
động của ban hồ sơ; Quy chế thực hành tiết kiệm chống lãng phí; Quy chế sử dụng
điện; Quy chế thi đua khen thưởng…
2.2. Các văn bản hành chính thông thường:
- Công văn: Công văn hướng dẫn; Công văn giải thích; Công văn đôn đốc
nhắc nhở; Công văn đề nghị yêu cầu; Công văn giao dịch; Công văn phúc đáp…
- Thông báo; Báo cáo, Kế hoạch; Quyết định; Tờ trình; Biên bản; Hợp đồng.
Qua báo cáo tình hình hoạt động của đơn vị trong năm 2013 và phương hướng kế
hoạch công tác năm 2014, Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành 110
Quyết định, 22 Thông báo, 111 Báo cáo, 10 Tờ trình, 99 công văn. Công tác soạn
thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng đã đảm bảo được quy
định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
Văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính

phủ về công tác Văn thư. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011. Qua đó
Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn
thảo văn bản của Văn phòng bao gồm có 7 bước và 4 nguyên tắc.
- Bảy bước gồm:
7
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
- Bốn nguyên tắc là:
Thứ nhất: Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý
Thứ hai: Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
Thứ ba: Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Thứ tư: Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp
luật. Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan
trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công
quyền, được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt
của đời sống, văn hóa - xã hội của cán bộ công nhân viên chức và toàn bộ những
trại viên trong Trung tâm.
III. NGUYÊN NHÂN HẠN CHẾ - GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC
1. Nguyên nhân hạn chế.
1.1. Đối với công tác soạn thảo văn bản:
- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản cả về nội dung lẫn hình thức của
văn bản còn chưa thống nhất. Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn
thảo có tính khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa
thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế. Như vậy, hạn chế này không phải là nhỏ,

đòi hỏi Trung Tâm Bảo Trợ Xã Hội Tân Hiệp quan tâm chỉ đạo cán bộ văn phòng
và các bộ phận chuyên môn, chú trọng hơn nữa đến tầm quan trọng, ý nghĩa và việc
thực hiện các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà
8
nước.
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn
bản là ở các văn bản thực hiện theo văn điều khoản, phần nơi nhận. Đồng thời, Văn
phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình.
- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: Một số văn bản sử dụng từ không
đảm bảo tính chất văn phong hành chính, sử dụng từ đa nghĩa, hành văn không
được rõ ràng… Bên cạnh đó còn một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa,
viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành chính trong
quá trình soạn thảo văn bản của mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực.
1.2. Đối với trang thiết bị :
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho quá trình soạn thảo văn bản, các phương tiện
được sử dụng vào quá trình tự động hóa việc soạn thảo văn bản chưa đáp ứng yêu
cầu trong giai đoạn hiện nay. Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản;
thiết bị để truyền đạt thông tin trong văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản còn thiếu và
chưa đồng bộ và hiện đại.
Việc soạn thảo văn bản của Trung tâm vẫn còn bộc lộ một số thiếu sót, hạn
chế nhất định; song những hạn chế, thiếu sót đó cần phát hiện và xử lý kịp thời sẽ
mang lại hiệu quả tích cực trong công tác Soạn thảo văn bản của Trung tâm thời
gian tới.
2. Giải pháp khắc phục.
2.1. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản.
- Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản
Văn phòng Trung tâm chịu trách nhiệm tham mưu và soạn thảo các văn bản
giải quyết các công việc của Trung tâm. Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá nhân
soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản là rất cần
thiết và quan trọng. Bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và tính hợp lý của của

văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn
9
bản.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trên yêu
cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao
gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác
định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện
bản thảo về thể thức, ngôn ngữ;
Bước 3: Thông qua lãnh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định.
Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo
cáo, … Văn phòng soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến
chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham
khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt.
2.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản.
Việc tuân thủ về thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu
cấp thiết, đòi hỏi cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành. Tại Văn phòng Trung tâm
cần coi trọng thẩm quyền ký các văn bản , đòi hỏi phải được quy định chặt chẽ và
cụ thể đối với các chủ thể ban hành.
Với các văn bản hành chính thông thường mà Văn phòng thường soạn thảo
như: công văn, thông cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương
trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy
mời… cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội
dung khi soạn thảo văn bản. Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các loại
văn bản này nhằm không những đảm bảo tinh thần trách nhiệm trong quá trình thực
hiện văn bản mà còn điều tiết, phân công công việc một cách phù hợp, công bằng
giữa các cá nhân với nhau. Trong quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban
10

hành, cá nhân soạn thảo cần lưu ý về việc sử dụng các hình thức văn bản hành
chính.
2.3. Đảm bảo về nội dung của văn bản.
Nội dung là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất đối với tất cả các loại
hình văn bản, nó quyết định tính chất cũng như sự tồn tại của một văn bản. Cho
nên, ngoài việc bảo đảm các yêu cầu về nội dung như tính mục đích, tính khoa học,
tính công quyền, tính đại chúng, tính khả thi thì văn bản cần phải đảm bảo thêm hai
vấn đề đó là kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn bản và kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, văn
phong của văn bản. Cấu trúc của văn bản không chỉ là giàn ý, đề cương mà cấu trúc
của nó bao hàm cả hai mặt: nội dung và hình thức. Để thực hiện được tính thống
nhất về cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa học để hình thành chủ
đề chính của văn bản và thiết lập bố cục chặt chẽ. Đối với kỹ năng sử dụng phong
cách, ngôn ngữ trong soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn và chính xác phong
cách, ngôn ngữ hành chính, đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của nó về tính chính
xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khuôn mẫu; tính
lịch sự, văn hóa.
Để đảm bảo tốt các giải pháp mà báo cáo đã nêu ở trên, Trung Tâm Bảo Trợ
Xã Hội Tân Hiệp phải tăng cường hơn nữa về kiểm tra, giám sát công tác soạn thảo
văn bản tại Văn phòng Trung tâm. Đồng thời đầu tư trang bị và nâng cấp các thiết
bị và nâng cấp các thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân
bản; thiết bị tìm kiếm văn bản nhằm đáp ứng yêu cầu công cuộc đổi mới về công
tác soạn thảo văn bản ở Trung tâm nói riêng và ở nước ta hiện nay nói chung.
Hớn Quản, ngày 05 tháng 11 năm 2013
Người viết
11