luận văn hệ thống thông tin kinh tế hoàn thiện phần mềm quản lý nhân sự tại công ty TNHH phong cách số

LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của khoa Hệ thống thông tin kinh tế và thương mại điện tử
trường Đại học Thương Mại, và sự đồng ý của giáo viên hướng dẫn Th.S Lê Thị
Thu em đã thực hiện đề tài “Hoàn thiện phần mềm quản lý nhân sự tại công ty
TNHH Phong Cách Số”
Để hoàn thành khóa luận này em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã
tận tình hướng dẫn, giảng dạy em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn
luyện ở trường Đại học Thương Mại. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô giáo
hướng dẫn Th.S Lê Thị Thu đã tận tình, chu đáo hướng dẫn em thực hiện khóa
luận này.
Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty TNHH Phong Cách Số, Ban
lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện cho em tìm
hiểu, nghiên cứu trong suốt quá trình thực tập tại công ty.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất.
Song do buổi đầu mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, tiếp cận với thực
tế cũng như hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những
thiếu sót nhất định mà bản thân chưa thấy được. Em rất mong nhận được sự góp ý
của quý thầy cô và các bạn để khóa luận được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

1

1


MỤC LỤC

2

2

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19

3

Tên Bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ
Hình 2.1: Các nội dung cơ bản của quản trị nhân sự
Hình 2.2: Phân loại phần mềm quản lý nhân sự
Hình 2.3: Sơ đồ bộ máy công ty
Bảng 2.2: Báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp năm 2013-2015

Hình 2.4: Biểu đồ tăng trưởng nhân sự qua các năm
Hình 2.5. Phương thức quản lí nhân sự tại công ty
Hình 2.6. Thời gian lập báo cáo
Hình 2.7. Mức độ hài lòng về công tác quản lí nhân sự
Bảng 2.3: Lí do không hài lòng về phần mềm quản lí nhân sự
Hình 2.8. Hiệu quả chức năng quản lý hồ sơ nhân viên
Hình 2.9. Nhu cầu hoàn thiện phần mềm quản lí nhân sự
Hình 2.10. Số lần sai sót về tính toán lương thưởng cho nhân viên năm 2016
Hình 3.2: Sơ đồ chức năng cũ
Hình 3.3: Sơ đồ chức năng sau khi thêm chức năng tìm kiếm
Hình 3.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý lương
Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Tìm kiếm
Hình 3.6: Mô hình thực thể liên kết
Hình 3.7: Lược đồ quan hệ các thực thể
Hình 3.8: Mô hình quan hệ

3

Trang
6
9
14
15
17
18
19
19
20
21
21

23
31
32
32
33
35
36
37


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
CNTT
TNHH
HTTT
DN
PC
PR
B2C
C2C
SEO

Nghĩa Tiếng Anh

Personal Computer
Public Relations
Business to Customers
Customer to Customer
Search
Engine

Optimization

TMĐT
CSDL

4

Nghĩa Tiếng Việt
Công nghệ thông tin
Trách nhiệm hữu hạn
Hệ thống thông tin
Doanh Nghiệp
Máy tính cá nhân
Quan hệ công chúng
Công ty với người tiêu dùng
Giữa người tiêu dùng với nhau
Tối ưu hóa các công cụ tìm kiếm
Thương mại điện tử
Cơ sở dữ liệu

4


CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên khoa học và công nghệ, đặc biệt là công
nghệ thông tin. Việt Nam đang trên con đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất
nước, khai thác và ứng dụng tin học trên tất cả lĩnh vực. Ứng dụng công nghệ thông
tin do vậy trở thành một thành phần không thể thiếu trong các chiến lược cạnh tranh

của các doanh nghiệp và quốc gia. Việc ứng dụng CNTT trong quản lí đã trở nên
khá phổ biến ở các mặt như: quản lí nhân sự, quản lí bán hàng, quản lí tài chính kế
toán, quản lí khách hàng,...Trong đó phần mềm quản lí nhân sự đang được các
doanh nghiệp hết sức quan tâm.
Hiện nay, nhân lực luôn là mối quan tâm hàng đầu của mỗi quốc gia nói chung
và các doanh nghiệp nói riêng. Mỗi doanh nghiệp muốn vận hành đều cần có số
lượng nhân viên nhất định và khi kinh tế phát triển thì quy mô nhân lực sẽ tăng và
không ngừng thay đổi. Vì thế với các doanh nghiệp việc quản lí nhân sự một cách
thủ công sẽ là khó khăn và gặp nhiều sai sót. Một phần mềm quản lí nhân sự hoạt
động ổn định sẽ giúp giải quyết các vấn đề về nhân sự, giúp nhà lãnh đạo có một cái
nhìn tổng thể về tình hình nhân sự của công ty và ra các quyết định chính xác, tiết
kiệm tối đa thời gian, chi phí.
Trong suốt quá trình thực tập tại công ty TNHH Phong Cách Số, em nhận thấy
sự cần thiết phải hoàn thiện phần mềm quản lí nhân sự cho công ty nhằm mục đích
tối ưu hiệu quả trong công tác quản lí dữ liệu về nhân sự để tăng năng suất, nâng
cao chất lượng, giảm thiểu chi phí tối đa, rút ngắn thời gian tìm kiếm làm việc và
đảm bảo tính chính xác cao. Vì vậy em đã quyết định lựa chon đề tài: “Hoàn thiện
phần mềm quản lí nhân sự tại Công ty TNHH Phong Cách Số” giúp đem lại lợi ích
thiết thực cho công ty từ việc lưu trữ cho đến tìm kiếm thông tin, lập báo cáo chính
xác tạo điều kiện cho công tác quản lí được thực hiện dễ dàng hơn.
1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Những năm qua ở Việt Nam đã có nhiều người quan tâm và nghiên cứu về
việc quản lý nhân sự nói chung và tự động hóa quản lý nhân sự nói riêng dưới nhiều
góc độ khác nhau. Trong bối cảnh việc áp dụng vi tính hoá trong việc quản lý tại
các cơ quan, DN đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết nên đa số các đề tài nghiên
cứu có hướng tập trung vào việc phân tích, thiết kế và xây dựng các hệ thống
5
5

mới ứng dụng tại một vài doanh nghiệp nhất định. Trong đó có một vài đề tài
tiêu biểu như:
Luận văn tốt nghiệp cử nhân công nghệ thông tin : “ Hệ thống quản lý nhân
sự - tiền lương của cửa hàng xăng dầu ” của tác giả Nguyễn Thị Phương, 2011. Nội
dung của đề tài này tập trung nghiên cứu phân tích và xây dựng hệ thống cho một
DN nhỏ cụ thể. Thành công của đề tài này là đã xây dựng được HTTT quản lý nhân
sự phù hợp và có thể áp dụng cho DN đó.
Luận văn tốt nghiệp: “Thiết kế phần mềm quản lí nhân sự tại công ty Cổ phần
Hải Dương”, Vũ Văn An – lớp 45C – Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Đại
học Kinh tế quốc dân. Luận văn đã làm rõ được một số lý thuyết về phần mềm,
phân loại phần mềm, các bước xây dựng một phần mềm và quy trình phân tích thiết
kế phần mềm. Luận văn đã cho thấy một hướng nhìn khác về hệ thống và hoàn
thành đươc các bước phân tích thiết kế một phần mềm.
Chuyên đề tốt nghiệp: “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự cho
Công ty Tin học Anh Ngọc”, Trần Mạnh Cường – lớp CNTTK1- Đại học công nghệ
thông tin và truyền thông. Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Trần Mạnh Cường đã
đưa ra lý thuyết về xây dựng HTTT, từ đó tiến hành các bước phân tích thiết kế hệ
thống. Hệ thống thông tin quản lí nhân sự được xây dựng về cơ bản đã đáp ứng
được một số yêu cầu của hệ thống nhưng chỉ dừng lại ở mức thiết kế giao diện cho
hệ thống.
Ngoài ra để thực hiện bài khóa luận em đã nghiên cứu thêm tài liệu nước
ngoài liên quan đến HTTT quản lý nhân sự như: “Human Resource Information
System”, Dejan Skalja (2008); International Human Resources Management,
Machado (2015);; Accountability in Human Resource Management, Jack J. Phillips
(1995). Các tài lệu sách nước ngoài này đều có những thông tin rất hữu ích về việc
quản lý con người, nguồn nhân lực, hệ thống thông tin về nhân sự quốc tế từ đó
giúp em hiểu được phần nào các chức năng của hệ thống quản lý nhân sự.
Với việc nghiên cứu các tài liệu trong nước cũng như nước ngoài em thấy rằng
tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự là vô cùng cấp thiết, đề tài em đưa
ra: “Hoàn thiện phần mềm quản lí nhân sự tại Công ty TNHH Phong Cách Số”

không bị trùng lặp với các đề tài đã có trước đây và tính khả thi của đề tài nghiên
cứu là tương đối cao.
6

6


1.3 Mục tiêu của đề tài
Phân tích và đánh giá thực trạng quản lý nhân sự của công ty TNHH Phong
Cách Số. Qua đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện phần mềm quản lý nhân sự tại
công ty. Kết quả đem lại sẽ nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý, kinh doanh
cho công ty và hỗ trợ thực hiện các nội dung mục tiêu đã đề ra.
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài: phần mềm quản lý nhân sự tại công ty
TNHH Phong Cách Số
Phạm vi nghiên cứu của đề tài.
Đề tài nghiên cứu được đặt ra trên thực trạng quản lý nhân sự tai công ty
TNHH Phong Cách Số
Về không gian: Đề tài nghiên cứu giới hạn tại công ty TNHH Phong Cách Số
Về thời gian : Khóa luận tập trung nghiên cứu tìm hiểu những số liệu về vấn
đề quản lý nhân sự của công ty từ năm 2005 đến nay.
1.5 Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu : Tìm hiểu nghiên cứu các văn bản, tài liệu có
liên quan đến đề tài nghiên cứu qua Internet và các bài báo. Phân tích, tổng hợp các
tài liệu có liên quan đến đề tài.
Phương pháp thống kê, thu thập số liệu bằng cách sử dụng phiếu điều tra và
phỏng vấn : Tiến hành phát phiếu điều tra cho một số nhân viên trong công ty, lấy ý
kiến của các nhân viên này đối với phương thức quản lý nhân sự hiện tại của công
ty và thái độ của họ về việc thay đổi phương pháp quản lý. Ngoài ra có thể tiến hành

phỏng vấn cán bộ quản lý nhân sự về một số vấn đề liên quan đến nhân sự.
Phương pháp so sánh đối chiếu: Đối chiếu giữa lý luận và thực tiển kết hợp
thu thập và đối chiếu thông tin , dữ liệu thu được từ các nguồn khác (qua Internet,
các bài báo,…) chọn được thông tin phù hợp với khóa luận qua đó tìm ra và giải
quyết những khó khăn thách thức còn tồn tại bên trong quá trình quản lý, giúp ta
đánh giá được năng lực quản lý hiện tại của công ty và đưa ra được các giải pháp
phù hợp nhất.
1.6. Kết cấu bài khóa luận
Chương I: Tổng quan về đề tài nghiên cứu.
7

7


Chương II: Cơ sở lí luận, thực trạng hoạt động quản lí nhân sự và ứng dụng
của phần mềm quản lý nhân sự tại công ty TNHH Phong Cách Số.
Chương III: Giải pháp hoàn thiện phần mềm quản lí nhân sự tại công ty
TNHH Phong Cách Số.

8

8


CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN, THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
NHÂN SỰ VÀ ỨNG DỤNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ
TẠI CÔNG TY TNHH PHONG CÁCH SỐ.

2.1 Cơ sở lí luận
2.1.1. Các khái niệm cơ bản.

Nguồn nhân lực: Về ý nghĩa kinh tế, nguồn nhân lực là “ Tổng hợp các năng
lực lao động trong mỗi con người của một quốc gia, một vùng lãnh thổ, địa phương,
đã được chuẩn bị ở mức độ nhất định và có khả năng huy động vào quá trình phát
triển kinh tế xã hội của đất nước hoặc vùng địa phương cụ thể ”.
Theo quan điểm của kinh tế học phát triển, nguồn nhân lực là tài nguồn tài
nguyên nhân sự của quốc gia hoặc của một tổ chức, là vốn nhân lực, ở tầm vĩ mô
đó là nguồn lực xã hội, ở tầm vi mô đó là một tập hợp của rất nhiều cá nhân,
nhân cách khác nhau với những nhu cầu tâm lý khác nhau, là toàn bộ đội ngũ
nhân viên của DN.
(Nguồn: Derek Torrington, Laura Hall, Stephen Taylor, Human Resource
Management, 2008, Nhà xuất bản Pearson Education Edited )
Quản lý nhân sự: Hoạt động quản lý nhân sự ra đời từ thời trung cổ và phát
triển mạnh mẽ vào cuối thế kỉ 19, đầu thế kỉ 20. Trải qua một quá trình phát triển
lâu dài như vậy đã chứng tỏ đây là một hoạt động quan trọng quyết định sự tồn tại
và phát triển của bất kỳ một DN nào. Do đó đòi hỏi chúng ta phải có những hiểu
biết chính xác nhất về hoạt động quản lý nhân sự.
Quản lý nhân sự là khoa học quản lý con người dựa trên niềm tin cho rằng
nhân sự đóng vai trò quan trọng bậc nhất tới sự thành công lâu dài của tổ chức hay
doanh nghiệp. Một tổ chức, DN có thể tăng lợi thế cạnh tranh của mình bằng cách
sử dụng lao động một cách hiệu quả, tận dụng kinh nghiệm và sự khéo léo của họ
nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Quản lý nhân sự nhằm mục đích tuyển chọn
những người có năng lực, nhanh nhạy và cống hiến trong công việc, quản lý hoạt
động và khen thưởng kết quả hoạt động cũng như phát triển năng lực của họ.
Một trong những yêu cầu chính của quản trị nhân sự là tìm ra đúng người,
đúng số lượng và đúng thời điểm trên các điều kiện thỏa mãn cả DN và nhân viên
mới. Khi lựa chọn được những người có kỹ năng thích hợp làm việc ở đúng vị trí thì
cả nhân viên lẫn công ty đều có lợi.
9

9

Quản lý nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá trình
quản lý, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của
họ trong bất cứ DN nào. Quản lý nhân sự là một hoạt động vừa mang tính chất khoa
học vừa mang tính nghệ thuật vì quản lý nhân sự là một lĩnh vực gắn bó đến văn
hóa tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực nào.
Vì vậy, quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị
căn bản, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:
- Phân tích công việc.
- Tuyển dụng nhân viên.
- Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích
thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên.

Hình 2.1: Các nội dung cơ bản của quản trị nhân sự
(Nguồn: John Bratton, Jeffey Gold, Human Resource Management, 2000, Nhà
xuất bản Lawrence Erlbaum Associats, Inc)
Phần mềm: Phần mềm máy tính hay còn được gọi tắt là phần mềm (software)
là một tập hợp các câu lệnh hoặc chỉ thị được viết bằng 1 hoặc nhiều ngôn ngữ lập
trình theo một trận tự xác định nhằm tạo ra một nhiệm vụ hay chức năng năng hoặc
một vấn đề cụ thể nào đó.
Phần mềm máy tính hoạt động bằng cách gửi trực tiếp các chỉ thị đến phần
cứng hoặc bằng cách cung cấp dữ liệu để phục vụ các chương trình phần mềm khác
thực hiện nhiệm vụ của mình.
10

10

Phần mềm có thể hiểu một cách trừu tượng là những thứ không thể cầm, nắm
như phần cứng và phần mềm hoạt động phụ thuộc vào phần cứng.
Phần mềm quản lý nhân sự: Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm được
ứng dụng trên máy tính với mục đích điểm soát, giám sát mọi thông tin, hành động
hàng ngày nhân viên của bạn.
2.1.2. Một số lí thuyết về quản lý nhân sự.
a. Cách thức quản lý nhân sự.
+ Quản lý bằng phương pháp thủ công: là phương pháp quản lý toàn bộ các
hoạt động về nhân sự bằng con người trên cơ sở ghi chép trên giấy tờ, sổ sách.
+ Quản lý bằng hệ thống máy tính: là phương pháp quản lý nhờ sự hỗ trợ của
máy tính, có sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng thực hiện tất cả các hoạt động
về quản lý nhân sự hoàn toàn trên máy tính.
b. Nội dung chủ yếu của quản lý nhân sự.
+ Phân tích công việc:
Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm
vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện các chức năng của một tổ chức, nó mô tả và
ghi nhận mục tiêu của mỗi nhiệm vụ, thực hiện ở đâu, khi nào hoàn thành, cách
làm, kỹ năng cần thiết, các điều kiện cần và đủ để hoàn thành trách nhiệm với công
việc được giao.
+ Tuyển dụng:
Là một quá trình thu hút nhân lực có khả năng đáp ứng công việc và đưa vào
sử dụng, bao gồm các khâu: tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí sử dụng và đánh giá:
Tuyển mộ là thu hút những lao động có nguyện vọng và khả năng làm việc
trong doanh nghiệp từ nhiều nguồn nhân lực khác nhau.
Tuyển chọn là việc sàng lọc từ những người đã qua tuyển mộ, thẩm tra lại theo
tiêu chuẩn để lựa chọn những người đạt yêu cầu.
Bố trí sử dụng là chương trình giới thiệu về tất cả những điều liên quan đến tổ
chức, chính sách, điều lệ, công việc, môi trường làm việc để người lao động nắm
vững, thích ứng và hòa nhập với tư cách thành viên của doanh nghiệp.
Đánh giá thành tích công tác là một hệ thống chính thức để xem xét và đánh

giá sự hoàn thành chức trách của mỗi cá nhân, được thực hiện theo định kỳ.

11

11


c. Đào tạo và phát triển nhân lực.
Đào tạo phát triển là một quá trình không bao gì dứt. Các bước tiến hành
thông thường là: Định rõ nhu cầu đào tạo và phát triển; Ấn định các mục tiêu đào
tạo cụ thể; Lựa chọn các phương pháp thích hợp; Lựa chọn các phương tiện thích
hợp. Mục tiêu của đào tạo là nhằm mục tiêu của doanh nghiệp.
d. Đánh giá khả năng hoàn thành công việc.
Đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên là một hoạt động quan
trọng trong quản lý nhân sự. Nó giúp cho công ty có cơ sở hoạch định, tuyển chọn,
đào tạo và phát triển nhân sự. Đánh giá đúng năng lực của nhân viên quyết định
không nhỏ sự thành công của công ty, xí nghiệp. Nâng cao và hoàn thiện hiệu năng
công tác, là cơ sở để khen thưởng, động viên khích lệ hoặc kỷ luật nhân viên... giúp
nhà quản lý trả lương một cách công bằng.
e. Giải quyết các vấn đề về lương bổng, phúc lợi.
Tiền lương có vai trò là một trong những hình thức kích thích lợi ích vật chất
đối với người lao động. Vì vậy, để sử dụng đòn bẩy tiền lương nhằm đảm bảo sản
xuất phát triển, duy trì một đội ngũ lao động có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cao với
ý thức kỷ luật vững, đòi hỏi công tác tiền lương trong doanh nghiệp phải đặc biệt
coi trọng.
f. Tương quan nhân sự.
Quan hệ về tương quan nhân sự bao gồm các quan hệ nhân sự chính thức trong
quản lý như thi hành kỷ luật, thăng chức, giáng chức, thuyên chuyển, thôi việc...
2.1.3. Cơ sở lý luận về phần mềm quản lý nhân sự
Khái niệm

Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm được ứng dụng trên máy tính với
mục đích kiểm soát, giám sát mọi thông tin, hành động hàng ngày nhân viên của
bạn. Phần mềm quản lý nhân sự là một sự kết hợp của các hệ thống và quy trình
quản lý, kết nối nguồn nhân lực, công nghệ thông tin thông qua phần mềm máy
tính. (Nguồn: Theo Wikipedia)
Phân loại
Các chuyên gia phân chia phần mềm nhân sự thành 3 loại chính: Phần mềm
nhân sự lõi, quản lý lực lượng lao động và chiến lược phát triển nguồn nhân lực

12

12


Hình 2.2: Phân loại phần mềm quản lý nhân sự
(Nguồn: Theo thông tin trên website tuvanphanmem.vn)
Lõi phần mềm nhân sự (core HR) bao gồm ba chức năng quản lý nguồn
nhân lực truyền thống: quản lý phúc lợi nhân viên, quản lý thông tin nhân sự và
quản lý tiền lương. Các công ty sẽ yêu cầu các chức năng này một khi số lượng
nhân viên đạt đến một quy mô nhất định. Bạn cần chức năng nhân sự cốt lõi khi
thủ tục trả tiền lương và quản lý nhân viên với bảng tính excel trở nên một nhiệm
vụ quá nặng nề.
Quản lý nguồn nhân lực (workforce management) bao gồm một loạt các giải
pháp phần mềm dùng để sắp xếp và theo dõi lực lượng lao động của doanh nghiệp
có hiệu quả. Các giải pháp này rất lý tưởng cho các doanh nghiệp tổ chức nhân viên
làm việc theo ca, bao gồm các tính năng theo dõi thời gian làm việc, chấm công,
giám sát việc tuân thủ luật lao động, và thường bao gồm các chức năng quản lý tiền
lương, hoặc phải tích hợp tốt với phần mềm quản lý tiền lương khác.
Quản lý chiến lược nhân sự (strategic HR) giúp công ty phát triển bằng cách
thu hút và phát triển những nhân sự tốt nhất, cũng như tổ chức và sắp xếp tổng thể

lượng lao động của công ty một cách tốt hơn. Ứng dụng chiến lược nhân sự thường
cung cấp một số sự kết hợp của việc theo dõi và tuyển dụng các ứng viên, quản lý
đào tạo, cũng như tính năng đánh giá hiệu suất làm việc. Đây là loại phần mềm giúp
hợp lý hóa các quy trình quản lý nhân lực để đảm bảo công ty đang sử dụng nhân
13
13


viên của mình một cách hiệu quả nhất có thể, làm cho đội ngũ nhân viên tăng
trưởng về số lượng, phát triển về kỹ năng, qua đó cải thiện tỷ lệ duy trì và mức độ
hài lòng của nhân viên.
Điều hiển nhiên là các mô-đun phần mềm nhân sự nòng cốt như quản lý nhân sự
và chiến lược nhân sự có thể được triển khai xen kẽ nhau. Mặc dù luôn có các giải
pháp chuyên sâu cho từng loại phần mềm nhân sự này, vẫn có những bộ giải pháp phần
mềm quản lý nhân sự tích hợp tổng thể theo nhu cầu của các doanh nghiệp.
Chức năng
Phần mềm quản lý nhân sự có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ giảm bớt những
vấn đề nhức nhối bằng cách tự động hóa các công việc hành chính, lưu trữ hồ sơ, và
giám sát, và bằng cách phối hợp các công cụ quản lý và giữ chân nhân tài. Trên thị
trường hiện nay, hầu hết các giải pháp đang có xu hướng dịch sang truy cập trên
thiết bị di động, quản lý nhân lực đa thức, các mô hình hợp tác nội bộ, truy cập tự
phục vụ, và tích hợp trực tiếp.
Để có được mức sinh lời đầu tư cao nhất, điều này rất quan trọng trong việc
lựa chọn một giải pháp có thể cung ứng một phương thức truy cập hiện đại và trực
quan. Mặc dù các giải pháp khác nhau giữa các nhà cung cấp, nhưng phần lớn họ sẽ
cung cấp một số sự kết hợp giữa tính năng sau:
Dịch vụ nhân sự tự động
Quản lý và theo dõi danh sách ứng viên và trúng tuyển
Lập kê hoạch bồi thường và thừa kế
Quản lý lương bổng và phúc lợi

Quản lý năng suất
Chấm công
Chọn lọc ứng viên
Quản lý các công cụ tuyển dung mạng xã hội
Các công cụ giao tiếp và phối hợp (newsfeed, tin nhắn nội bộ)
Công cụ báo cáo và phân tích
Truy cập trên các thiết bị di động (thông qua ứng dụng bản địa hoặc giao diện web)
Lợi ích
−

Tiết kiệm thời gian

14

14


Với phần mềm quản lý nhân sự, bộ phận nguồn nhân lực có thể dành ít thời
gian làm thường xuyên, nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tập trung nhiều thời gian hơn để
tập trung vào các sáng kiến tăng trưởng mang lại lợi ích cho công ty, chẳng hạn như
thuê nhân viên và phân tích lợi ích. Phần mềm quản lý nhân sự giúp tiết kiệm thời
gian bằng cách tự động hóa các quá trình này thường xuyên trong một hệ thống hiệu
quả, nhanh chóng. Phần mềm giữ các kết quả cho thời gian nhiệm vụ được giao cho
người lao động nguồn nhân lực, chẳng hạn như tổ chức biên chế, thời gian làm việc,
tuyển dụng trực tuyến, hệ thống ứng dụng và các mô-đun đào tạo để có được nhân
viên mới để tăng tốc độ và theo dõi tiến độ tổng thể của họ.
−

Giảm thủ tục giấy tờ
Thủ tục giấy tờ trong một công ty lớn có thể nhanh chóng tăng lên, để tiện

theo dõi, biên chế cũng như nắm được lợi ích của nhân viên. Phần mềm quản lý
nhân sự giúp cho việc quản lý được dễ dàng hơn, giảm các thủ tục giấy tờ không
cần thiết, đem lại hiệu quả cao trong công việc. Các thông tin cần thiết có thể là các
hình thức khác nhau, bản ghi nhớ, email và ghi chú, làm cho việc xử lý nó trở nên
bực bội để có được tất cả mọi thứ có tổ chức. Phần mềm sẽ tổng hợp và sắp xếp hợp
lý các quy trình, khi yêu cầu nhiều các hình thức khác nhau, trong đó có lưu giữ hồ
sơ của nhân viên, thời gian làm việc của người lao động, thời gian nghỉ phép và lợi
ích khác. Phần mềm cũng có thể cung cấp cho nhân viên lựa chọn để so sánh và đối
chiếu các chương trình khác nhau, chẳng hạn như đối với bảo hiểm y tế, mà không
cần phải qua nhiều hình thức.

−

Tự động hóa quá trình cho độ chính xác cao hơn
Với số lượng các chi phí mà cần được kiểm toán, bao gồm cả tiền lương, lợi
ích, làm thêm giờ và các khoản thuế, những sai lầm có thể xảy ra khi nhiệm vụ đó
được chuyển xuống giấy tờ. Điều này đặc biệt đúng khi thủ tục giấy tờ phải được
sao chép vào các định dạng khác nhau lặp đi lặp lại, hoặc các thông tin cần thiết
trong các tập tin khác nhau mà tất cả đều phải được kiểm tra với nhau. Kể từ khi tất
cả mọi thứ đầu vào vào Phần mềm được tính bởi máy tính, có ít cơ hội cho các lỗi
và tăng tổng thể trong độ chính xác khi tính toán biên chế, theo dõi của những
người đã trả tiền và khi tính toán quyền lợi bảo hiểm và nhiều hơn nữa.
Xu hướng
15

15


Khi bạn đánh giá một hệ thống quản lý nguồn nhân lực, sẽ thật sự hữu ích nếu
bạn cân nhắc đến một vài xu hướng trong ngành hiện nay.

Phần mềm quản lý nhân sự online (SaaS). Hay còn gọi là phần mềm nhân sự
trực tuyến, phần mềm nhân sự trên nền web, hay phần mềm nhân sự điện toán đám
mây. Phần mềm nhân sự online có ưu điểm là dễ dàng triển khai và cập nhật tính
năng mới. Người sử dụng (nhà quản lý nhân sự & nhân viên) chỉ việc truy cập phần
mềm qua trình duyệt Web ở mọi lúc mọi nơi, tại bất kỳ thiết bị có kết nối Internet
(PC, laptop, máy tính bảng, điện thoại thông minh). Mặc dù hầu hết các phần mềm
nhân sự SaaS đều cho phép tuỳ biến, tuy vậy bạn cũng nên hiểu khả năng hỗ trợ tùy
chỉnh cho nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp bạn có thể phần nào sẽ bị hạn chế.
Công nghệ tiêu dùng trong phần mềm nhân sự. Có một sự thay đổi lớn trong
cách tiếp cận thị trường của các nhà cung cấp phần mềm. Đó là sự nổi lên của một
lớp người tiêu dùng trên thị trường sẽ là nguồn cơn quy định và thúc đẩy mọi đổi
mới trong công nghệ. Xu thế này được gọi là công nghệ tiêu dùng
(consumerization). Quả thực, phương tiện truyền thông xã hội cùng với các thiết bị
di động đang trên đường trở thành các công cụ và phương tiện tuyển dụng cho các
nhà quản lý nhân sự, công nghệ cho người sử dụng tiêu dùng đang thay đổi cách
công nghệ nhân sự đang được sử dụng. Các nhà cung cấp đang cố gắng tăng cường
khả năng tương tác trong hệ thống phần mềm họ đang cung cấp cũng như phát triển
giao diện người dùng (user interface) trở nên trực quan hơn. Do vậy, khi lựa chọn
phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất, hãy tham khảo đánh giá khách quan của các
bên thứ ba về các tính năng của sản phẩm sẽ là một cách tiếp cận mua phần mềm
tuyệt vời.
2.1.4. Phân định nội dung nghiên cứu.
Hiện nay phòng nhân sự của công ty thực hiện quản lí nhân sự về mọi mặt: từ
khâu tuyển dụng, quản lí đào tạo, quản lí hợp đồng lao động, quản lí hồ sơ nhân
viên, kỷ luật khen thưởng,…của toàn bộ nhân viên của công ty, lập báo cáo về nhân
viên cho ban lãnh đạo.
Đề tài tập trung nghiên cứu công tác quản lí nhân sự hiện tại của công ty:
Quản lí thông tin nhân viên, quản lí lương, tuyển dụng, quản lí khen thưởng, kỉ luật,
tính và trả lương cho nhân viên, tìm kiếm thông tin nhân viên, lưu trữ thông tin.

16

16


2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng phần mềm quản lý nhân sự tại công ty
TNHH Phong Cách Số
2.2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Phong Cách Số
a. Thông tin cơ bản về công ty TNHH Phong Cách Số
Tên công ty: Công ty TNHH Phong cách số
Tên tiếng anh: FinalStyle
Địa chỉ: Tầng 1, Lô 2bx3- khu nhà đa năng Hoa Anh Đào- Mỹ Đình I - Hà Nội
Điện thoại: 84 - 04 6287 2977
Email:
Website: www.finalstyle.com
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn.
Mã số thuế: 0101912958
Công ty được thành lập năm 2005, với hơn 10 năm kinh nghiệm làm website
đã và đang tạo được phong cách thiết kế website sáng tạo không ngừng, công nghệ
và kỹ thuật lập trình của công ty được phát triển riêng và thực tế hóa qua những sản
phẩm website hàng đầu Việt Nam.
Năm 2007, công ty đã hoàn thành thiết kế website www.vatgia.com hiện là
website hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực thương mại điện tử, được cộng đồng
công nghệ thông tin ghi nhận. Qua thành công này FinalStyle tự tin có thể thiết kếxây dựng website TMĐT lớn cho nhiều đơn vị góp phần xây dựng nền TMĐT bền
vững ở Việt Nam.
Cho tới nay FinalStyle đã xây dựng website cho hơn 900 đối tác trong và
ngoài nước. FinalStyle cung cấp nhiều giải pháp và công nghệ tối ưu hóa cho việc
quản trị - quảng bá website, hạn chế nhân sự quản lý. Đội ngũ lập trình viên của
FinalStyle có tư duy tốt, kỹ thuật chuyên môn cao, say mê công việc. Đội ngũ tư
vấn của FinalStyle luôn nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm và hiểu rõ giải pháp PR,

truyền thông hợp lý sẽ giúp đạt được hiệu quả đầu tư cao nhất. Đội ngũ thiết kế
website của FinalStyle có khả năng tư duy sáng tạo và cảm nhận mỹ thuật tốt, cùng
với nền tảng chuyên môn được đào tạo từ những trung tâm & trường lớp đồ họa
chất lượng cao tại Việt Nam.
Số lượng truy cập lớn hay nói cách khác là tính hiệu quả khi thiết kế website
cho khách hàng là điều khác biệt lớn nhất của công ty với các đối thủ cạnh tranh
17

17


khác, bởi công ty thực hiện và có kinh nghiệm trong lĩnh vực của mình để tạo nên
một giải pháp toàn vẹn nhất cho khách hàng.
Lĩnh vực hoạt động
Các lĩnh vực kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn Phong cách số.
Cụ thể:
- Nghiên cứu kỹ thuật và thiết kế website động: xây dựng thành công nền tảng
các website thương mại điện tử, thiết kế web Bán hàng, thiết kế web Dịch vụ, thiết
kế web Tin tức, thiết kế web Tổ chức, thiết kế web B2C, C2C
- Giải pháp PR, truyền thông và SEO: bên cạnh hàng loạt các website cho
những khách hàng tầm cỡ và có thứ hạng rất cao, dựa trên công nghệ lập trình, SEO
và truyền thông giúp phần làm cho các website có số lượng người truy cập trở nên
rất nhiều
- FinalStyle cung cấp nhiều giải pháp và công nghệ cho tối ưu hóa cho việc
quản trị - quảng bá website, hạn chế nhân sự quản lý.
- Đào tạo lập trình: công ty có mở các lớp đào tạo lập trình viên với khoảng 6
học viên đào tạo trong vòng 4 tháng để có thể làm được các dự án khó. Được đào
tạo bởi những lập trình viên có thâm niên lâu năm trực tiếp kèm cặp và giảng dạy
theo trình độ kiến thức từng người, với phương châm đào tạo từ gốc đến cao, lấp
các khoảng trống kiến thức để học viên có thể chủ động thực hiện các website có độ

phức tạp cao.
b. Cấu trúc tổ chức và nhân sự của công ty TNHH Phong Cách Số
Sơ đồ tổ chức và chức năng của các phòng ban của công ty:
Giám Đốc
Phòng quan hệ khách hàng

Phòng nhân sự

Phòng kế toán

Phòng kĩ thuật

Phòng đảm bảo chất lượng

Hình 2.3: Sơ đồ bộ máy công ty
(Nguồn: Theo bộ phận nhân sự)

18

18


Chức năng của các phòng ban
-

Giám đốc: là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, là
người tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên, ký kết hợp đồng,

-

tuyển dụng,…
Phòng kĩ thuật: Thẩm định chất lượng website của công ty, thiết kế cũng như kịp
thời sửa chữa. Nghiên cứu, tìm ra các tính năng mới cho sản phẩm của công ty. Hỗ
trợ về mặt kỹ thuật cho khách hàng trong vấn đề cài đặt và sử dụng sản phẩm của

-

công ty.
Phòng kế toán: quản lý tiền lương và tính toán các khoản thu chi, doanh thu, chi phí

-

trong công ty.
Phòng nhân sự: quản lý về công tác tổ chức nhân sự, công tác lao động, tuyển dụng,

-

đào tạo, thi đua khen thưởng,…
Phòng quan hệ khách hàng: Tìm kiếm khách hàng; tiếp xúc và chăm sóc khách hàng;
thẩm định khách hàng; lập hợp đồng và các hồ sơ văn bản có liên quan; thực hiện hoàn

-

tất hợp đồng
Phòng đảm bảo chất lượng: Giám sát, quản lý và bảo đảm chất lượng. Đây là bộ phận
có quyền và có trách nhiệm quy định sẽ đặt khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm công
đoạn nào, kiểm tra sản phẩm theo phương pháp, tiêu chuẩn nào, sẽ dùng dụng cụ gì để
kiểm tra, và sản phẩm phải đạt được mức độ nào thì sẽ được công nhận
2.2.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Phong
Cách Số

Dưới đây là bảng báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong ba năm gần
đây nhất là 2013, 2014, 2015.
Đơn vị tiền: Việt Nam đồng
STT
1
2
3
4
5

Chỉ tiêu
Tổng tài sản
Tiền và khoản tương đương
tiền
Khoản phải thu khách hàng
Tổng nguồn vốn
Doanh thu
Lợi nhuận thuần từ hoạt động
kinh doanh
Tổng lợi nhuận sau thuế

Năm 2013
Năm 2014
1.128.094.084 1.302.570.658
452.984.313
505.667.896

Năm 2015
1.402.120.128
562.118.990

288.339.573
1.228.094.084
1.107.701.971
303.729.117

471.426.463
1.502.570.658
2.176.958.364
450.440.325

332.493.889
1.607.449.292
4.443.255.690
579.880.399

281.583.611

410.440.325

512.377.425

Bảng 2.2: Báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
năm 2013-2015
19

19


(Nguồn: Phòng tài chính, Kế toán: Số liệu tổng hợp từ Báo cáo kết quả

hoạt động kinh doanh năm 2015)
Qua cuộc điều tra, giám đốc nêu ra một số tình hình kinh doanh của
công ty trong 3 năm trở lại đây và xem số liệu từ phòng kế toán tài chính có
thể thấy được tình hình hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2013 do
ảnh hưởng của nền kinh tế thế giới tác động nhiều tới các công ty của Việt
Nam hoạt động của công ty cũng không tránh khỏi những ảnh hưởng đó,
doanh thu đạt hơn 1 tỷ đồng. Đến năm 2014 doanh thu đã tăng lên hơn 2 tỷ
đồng. Doanh thu được coi như là một thành công đối với nhà lãnh đạo. Sang
năm 2015 Doanh thu của Doanh nghiệp đã tăng gấp 2 lần so với năm trước
doanh thu này đến trực tiếp từ các dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
Việc phân tích trên ta thấy được tình hình kinh doanh của công ty đang
có những bước chuyển tốt lên theo từng năm, doanh thu tăng lên đồng nghĩa
với việc công ty đang đi đúng phương hướng đã chọn. Dự đoán trong các
năm tiếp theo doanh thu và lợi nhuận của công ty cũng tăng lên.
2.2.3. Phân tích thực trạng sử dụng phần mềm quản lí nhân sự tại công ty
TNHH Phong Cách Số
a. Chính sách nhân sự tại công ty TNHH Phong Cách Số
Công ty luôn coi nguồn nhân lực là yếu tố cốt lõi và là tài sản quý giá. Chính
vì vậy, chính sách nhân sự tại đây được xây dựng với mục đích biến nguồn nhân lực
trở thành một ưu thế cạnh tranh hàng đầu của công ty. Chính sách nhân sự của công
ty TNHH Phong Cách Số là xây dựng một tập thể với nhiều cá nhân giỏi về nghiệp
vụ, mạnh và đoàn kết trong công việc, hòa đồng trong sinh hoạt, cân bằng giữa sự
nghiệp và cuộc sống..
Với quan điểm coi nguồn nhân lực là lợi thế cạnh tranh hàng đầu, nguyên tắc
tuyển dụng của công ty là lựa chọn những ứng viên tốt nhất vào vị trí phù hợp dựa
trên phẩm chất, khả năng, thái độ, năng lực, kinh nghiệm của ứng viên. Chính sách
việc làm của công ty tạo cơ hội công bằng và hợp lý cho tất cả mọi nhân viên.
Bên cạnh việc đầu tư và phát triển con người về chuyên môn – nghiệp vụ, công ty
còn chú trọng việc đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ sẵn sàng tiếp bước, duy trì và phát triển
công ty đến tầm cao mới.

b. Tình hình phát triển nhân sự qua các năm.

20

20


Tính đến cuối năm 2016 tổng số nhân viên trong công ty TNHH Phong Cách Số
là 60 người. Những nhân viên này đều là các kĩ sư, cử nhân đã tốt nghiệp đại học
chuyên ngành về công nghệ thông tin, tài chính, nhân sự ở các trường đại học danh
tiếng trong nước, có nền tảng tốt về chuyên môn nghiệp vụ và có kinh nghiệm hoạt
động tại các công ty.
Hình 2.4: Biểu đồ tăng trưởng nhân sự qua các năm
(Nguồn: Phòng nhân sự)
c. Thực trạng phần mềm quản lý nhân sự tại công ty TNHH Phong
Cách Số
Hiện nay công ty đã có phần mềm quản lí nhân sự nhưng vẫn rất đơn giản
chưa đáp ứng được yêu cầu, cùng với sự phát triển và mở rộng của công ty yêu
cầu cấp thiết đặt ra là xây dựng hoàn thiện phần mềm cho công ty.
-

Phương thức quản lí nhân sự.
Qua kết quả thu được từ việc lập phiếu điều tra để phỏng vấn cán bộ và
nhân viên trong công ty trong thời gian thực tập về phương thức quản lý
nhân sự tại công ty là phương thức nào? Câu trả lời của đa số các nhân viên
là hiện tại thì công ty vẫn quản lý nhân sự theo phương pháp sử dụng phần
mềm tuy nhiên phần mềm này còn khá sơ sài, chưa có một phần mềm hiệu
quả cho việc quản lý nhân sự. Một số nhân viên thì không rõ là công ty nơi
mình làm việc đã có phần mềm quản lý nhân sự chưa, còn một số người thì
cho biết công ty có kết hợp giữa phương pháp thủ công và sử dụng phần mềm.

Cụ thể theo kết quả thu được có 60% số nhân viên cho rằng công ty sử dụng
phần mềm quản lý nhân sự, 30% nhân viên cho rằng công ty kết hợp thủ công
và phần mềm để quản lí nhân sự tại công ty, số còn lại không biết phương thức
quản lí. Tuy nhiên, theo trưởng phòng nhân sự Nguyễn Thu Huyền cho biết
mặc dù đã có phần mềm quản lý nhân sự nhưng hiện tại công ty vẫn quản lý
nhân sự theo phương pháp kết hợp thủ công và phần mềm.

Hình 2.5: Phương thức quản lí nhân sự tại công ty.
(Nguồn: Phiếu điều tra)
21

21


Theo như ý kiến của một số nhân viên là có phần mềm quản lý nhân sự
nhưng đó cũng chỉ là dùng phần mềm đơn giản để hỗ trợ việc quản lý nhân
viên, tính lương và lưu trữ một số thông tin cơ bản. Còn về cơ bản thì các
công tác quản lý nhân sự vẫn được các nhân viên thực hiện chủ yếu là thủ
công trên giấy tờ. Việc thực hiện thủ công như vậy đã gây ra không ít những
khó khăn trong quá trình làm việc, gây mất thời gian, thông tin và thao tác
tính toán dễ bị nhầm lẫn. Hơn nữa công tác lưu trữ cũng rất bất tiện do lưu
trữ trên giấy sẽ rất cồng kềnh, khó phân loại, dễ bị mất, rách, bị mờ, nhòe…
gây lãng phí nhân lực, đòi hỏi số lượng nhân viên làm trong công tác này
nhiều hơn và tính bảo mật lại không cao.
-

Thời gian lập báo cáo
Khi được hỏi về thời gian lập báo cáo để trình lên cấp trên đa số các
nhân viên được phỏng vấn đều cho rằng phải mất khá nhiều thời gian, các
bước chủ yếu làm thủ công do đó mất khá nhiều thời gian và gặp những sai

sót không tránh khỏi do người lập báo cáo nhập nhầm thông tin. Trong số 10
ý kiến thu thập từ các nhân viên thì có 3 nhân viên cho biết mất 2 đến 3
tiếng để lập báo cáo, có 6 nhân viên lại cho biết mất trên 4 tiếng, và duy
nhất một nhân viên cho rằng thời gian là dưới 2 tiếng.

Hình 2.6: Thời gian lập báo cáo
(Nguồn: Phiếu điều tra)
-

Mức độ hài lòng về công tác quản lí nhân sự tại công ty.
Đánh giá về mức độ hài lòng về công tác quản lí nhân sự tại công ty từ các
nhân viên thì có 6 người không hài lòng vì những hạn chế và khó khăn gặp phải của
công tác quản lí . Có 3 nhân viên thì cho rằng tạm được và 1 nhân viên cảm thấy hài
lòng vì họ làm đã lâu và quen với công việc. Dưới đây là kết quả được thể hiện
bằng hình vẽ:
Hình 2.7: Mức độ hài lòng về công tác quản lí nhân sự.
(Nguồn: Phiếu điều tra)

22

22


-

Tìm hiểu lí do không hài lòng về phần mềm quản lý nhân sự của các nhân viên
Số người
chọn
Giao diện phần mềm chưa tốt
9/9

Hay phát sinh lỗi
7/9
Có nhiều nghiệp vụ phải thực hiện bằng tay
8/9
Chỉ cho phép nhân viên phòng nhân sự truy cập nên các thông
9/9
báo liên quan cho toàn thể nhân viên phải thực hiện bằng mail
Khác
2/9
Lí do

Bảng 2.3: Lí do không hài lòng về phần mềm quản lí nhân sự
(Nguồn:Phiếu điều tra)
Theo kết quả thu thập được từ bảng, có thể thấy phần mềm nhân sự của công
ty khá đơn giản và dễ sử dụng. Song, phần mềm có giao diện chưa thực sự tốt và tối
ưu, trong quá trình hoạt động nó hay phát sinh ra lỗi, đồng thời có nhiều nghiệp vụ
buộc nhân viên nhân sự phải thực hiện bằng tay, và họ còn phải gửi thông báo về
thông tin lương thưởng, phạt cho lượng lớn nhân viên trong công ty (60 nhân viên)
-

Các tính năng của phần mềm hiện có
Hiện tại phần mềm quản lý nhân sự của công ty có các tính năng chính như
sau: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý lương, thống kê và báo cáo. Trong đó chức
năng quản lý hồ sơ nhân viên đang hoạt động khá tốt, chức năng quản lý lương
đang làm việc không thực sự tốt, thường hay tính lương hàng tháng sai cho nhân
viên trong công ty, chức năng thống kê và báo cáo chưa đồng bộ, còn kết hợp
phương pháp thủ công và mất khá nhiều thời gian cho việc báo cáo đột xuất.
- Chức năng quản lý hồ sơ nhân viên
Được hỏi về hiệu quả công việc của chức năng quản lý hồ sơ nhân viên, với
tổng 15 phiếu điều tra thì có 90% số người nói rằng chức năng này hoạt động khá

ổn định, dễ sử dụng, các thông tin lưu trữ chính xác không xảy ra sai sót hay khó
khăn gì trong công tác quản lý. Chỉ có 10% nói rằng chức năng này chưa thực sự
hiệu quả, thời gian lưu thông tin cập nhật còn chậm.

Hình 2.8: Hiệu quả chức năng quản lý hồ sơ nhân viên
(Nguồn: Phiếu điều tra)
- Chức năng quản lý lương
23

23


Theo điều tra về những sai sót trong việc quản lý lương của nhân viên trong
công ty thì hầu hết nhân viên đều gặp những rắc rối liên quan đến chức năng này.
Phần mềm hiện tại không lưu trữ về mức thưởng phạt cũng như những lý do cụ thể
tại sao lại được thưởng hay vì sao lại phạt. Các vấn đề thưởng phạt được nhân viên
trong phòng nhân sự lưu trữ trên giấy tờ, việc ghi chép không khoa học dẫn đến
việc tìm kiếm thông tin diễn ra khó khăn không đạt hiệu quả. Cần phải thêm tính
năng cho phép lưu các thông tin thưởng phạt đối với các nhân viên trong công ty để
dễ dàng tình lương một cách chính xác nhất.
-

Nhu cầu hoàn thiện phần mềm quản lí nhân sự.
Trước những hạn chế được đưa ra công ty cần thiết phải hoàn thiện phần mềm
quản lí nhân sự để công tác quản lí nhân sự trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm chi phí và
sức lực đem lại hiệu quả, chính xác và tính bảo mật cao. Kết quả từ phiếu điều tra
được thể hiện qua hình dưới đây:
Hình 2.9: Nhu cầu hoàn thiện phần mềm quản lí nhân sự
(Nguồn: Phiếu điều tra)
Theo kết quả thu được thì có 9 trong số 10 nhân viên được phỏng vấn cho rằng

cần thiết phải hoàn thiện phần mềm quản lí nhân sự, sử dụng phần mềm tốt để công
tác quản lí nhân sự dễ dàng và thuận tiện hơn tiết kiệm thời gian, chi phí, sức lực.
Hệ thống sẽ giúp họ có thể lưu trữ một lượng lớn thông tin và tra cứu thông tin của
mình ở bất kì khi nào, không cần mất thời gian và công sức tới phòng lưu hồ sơ.
Tuy nhiên có 1 nhân viên không muốn thay đổi cách quản lí nhân sự hiện tại và họ
cho rằng việc hoàn thiện phần mềm là không cần thiết vì họ đã làm việc lâu rồi nên

-

quen hơn.
Cơ sở dữ liệu của phần mềm có đáp ứng được nhu cầu
Phần mềm có cơ sở dữ liệu chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu của người sử
dụng, vẫn còn những thiếu sót dẫn đến hiệu quả của các chức năng phần mềm. Cần
bổ sung cũng như thay đổi cơ sở dữ liệu để tối ưu hóa phần mềm đem lại những lợi
ích và sự tiện dụng cho người sử dụng. Đặc biệt cơ sở dữ liệu phải chính xác, đạt
chuẩn thì phần mềm mới hữu ích và hiệu quả.
- Sai sót trong tính toán lương thưởng cho nhân viên
Phần mềm quản lí nhân sự của công ty khá đơn giản, vì được sản xuất ra vào
thời gian đầu khi công ty mới thành lập và chưa được chỉnh sửa hoàn thiện lần nào
nên có nhiều nghiệp vụ mới phát sinh buộc các nhân viên nhân sự phải thực hiện
24

24


thủ công. Việc thực hiện thủ công cho lượng lớn 60 người trong công ty là rất dễ
xảy ra sai sót.
Điều tra 30 nhân viên tại công ty về số lần sai sót khi tính toán lương, thưởng
của phòng hành chính nhân sự trong năm 2016 thu được sơ đồ sau: (đơn vị: %)
Hình 2.10: Số lần sai sót về tính toán lương thưởng cho nhân viên năm 2016

(Nguồn: Phiếu điểu tra)
Quan sát bảng có thể thấy, việc sai sót khi tính toán lương thưởng cho nhân
viên công ty xảy ra khá nhiều lần. Điển hình tại phòng quan hệ khách hàng số nhân
viên được hỏi bị sai sót 1-2 lần trong năm 2016 chiếm gần 20%, phòng kĩ thuật là
14%. Việc nhầm lẫn này gây cho nhân viên cảm giác không thoải mái, khó chịu; nó
cũng phản ánh hoạt động không hiệu quả của phần mềm quản lí nhân sự đang sử
dụng tại công ty.
-

Chi phí đầu tư cho phần mềm quản lý nhân sự của công ty
Đề cập với ban lãnh đạo công ty về việc phần mềm quản lí nhân sự hiện tại
không được tốt, giám đốc công ty cho biết ban lãnh đạo có biết việc này, nhưng năm
2016 công ty có nhiều mục tiêu phải hoàn thành nên chưa thể hoàn thiện phần mềm
ngay được. Ông cũng chia sẻ công ty sẽ đưa việc chỉnh sửa hoàn thiện phần mềm
quản lí nhân sự vào mục tiêu năm tới của công ty, và nếu kinh phí để thực hiện khá
lớn nhưng trong khả năng thì công ty vẫn tiến hành, vì theo ông lợi ích mà phần
mềm đem lại nhiều hơn chi phí mà công ty bỏ ra.
2.2.4. Đánh giá thực trạng phần mềm quản lí nhân sự tại công ty TNHH
Phong Cách Số
a. Thuận lợi:
Thứ nhất công ty đã có phần mềm quản lý nhân sự như vậy không mất quá
nhiều thời gian và chi phí cho việc xây dựng lại phần mềm. Mặc dù phần mềm quản
lý nhân sự còn yếu nhưng đây vẫn là một thuận lợi lớn cho việc xây dựng hoàn
thiện phần mềm.
Thứ hai công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, kinh nghiệm, ham học
hỏi sẽ dễ dàng thích ứng với những thay đổi hiện đại khi sử dụng phần mềm.

25

25