Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại công ty cổ phần giải pháp tích hợp quản lý thông tin(ITMS)

Lời nói đầu
Hiện nay, ở trên thế giới ngành công nghệ thông tin phát triển một
cách nhanh chóng và đà cã rÊt nhiỊu øng dơng trong thùc tÕ. ë ViƯt Nam
ngành công nghệ thông tin tốc độ phát triển của nó khá nhanh và có rất nhiều
ứng dụng mang lại hiệu quả cao trong các lĩnh vực kinh tế, xà hội. Đặc biệt ở
Việt nam thì có rất nhiều kiểu công ty vừa và nhỏ, quản lý của các công ty đó
cha có tính đồng bộ từ trên xuống dới nên khi áp dụng tin học vào trong quản
lý thì sẽ giúp cho công ty có sự gắn kết giữa các bộ phận hơn, giúp cho việc
quản lý chặt hơn, sẽ làm tăng hiệu quả lên rất nhiều.
Việc áp dụng tin học vào trong quản lý sẽ làm cho hiệu quả công việc
tăng lên rất nhiều. Và việc áp dụng tin học vào quản lý giúp cho ngời quản lý
tiết kiệm đợc rất nhiều thời gian và công sức trong việc quản lý hơn rất nhiều
so với làm việc thủ công quản lý trên giấy tờ. áp dụng tin học vào trong quản
lý nó giúp ngời quản lý thu hẹp không gian lu trữ và tính bảo mật thông tin
cao, giúp cho công việc tìm kiếm và xử lý thông tin nhanh đáp ứng yêu cầu
của công việc. Đối với một xà hội thông tin mà ngành công nghệ thông tin
luôn biến đổi từng ngày từng giờ, thì việc tin học hóa trong quản lý cũng là
một điều tất yếu.
Công ty cổ phần giải pháp tích hợp quản lý thông tin (Tên viết tắt
ITMS) là một trong những công ty chuyên viết phần mềm ứng dụng tin học
vào trong quản lý, xây dựng các hệ thống mạng đa phơng tiện,các hệ thống
mạng ,quản tri mạng, các ứng dụng web Công ty đà có nhiều phần mềm
giúp cho việc quản lý một cách hiệu quả. Mục tiêu của công ty là trở thành
một nhà cung cấp hàng đầu về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản
lý .
Việc quản lý nguồn nhân lực trong một tổ chức doanh nghiệp là một
trong những vấn đề rất quan trọng. Chính vì vậy nên việc áp dụng tin học vào
trong quản lý nhân sự là rất cần thiết. Vì vậy em lựa chọn đề tài "Phân tích,
1

thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại công ty cổ phần giải pháp tích hợp
quản lý thông tin(ITMS).
Bố cục của báo cáo tổng hợp chuyên đề thực tập đợc chia làm ba
phần:
Phần1:Tổng quan về công ty cổ phần ITMS
Phần11: Cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty
Phần 111: Hớng lựa chọn đề tài

2


Nội dung
I . Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm ITMS
1. Lịch sử phát triển của công ty
Công ty cổ phần Phần ITMS đợc thành lập từ năm 2004. Với tinh thần
quyết tiến và luôn cố gắng hết mình thời gian không là thớc đo năng lực
ITMS đà liên tục phát triển, cạnh tranh mạnh mẽ và dành đợc các hợp đồng
lớn từ phía khách hàng trong lĩnh vực công nghệ thông tin, địên tử viễn thông
và t vấn tại Việt Nam. Tuy mới thành lập nhng với một đội ngũ các kỹ s và
các lập trình viên có trình độ và chuyên môn cao. Công ty chuyên viết phần
mềm nhằm đáp ứng nhu cầu tin học hóa của các công ty.
về kinh doanh trong hai năm hoạt động, công ty đà dành đợc một số
thành tựu nhất định để duy trì và phát triển năng lực của mình trong tơng lai
trên thị trờng đầy cạnh tranh, đồng thời cũng tạo dựng đợc các mối quan hệ
bền vững và hiệu quả đối với các đối tác cũng nh khách hàng lớn trong nớc
và quốc tế.
2. Mục tiêu
Mục tiêu chính của công ty là trở thành một công ty hàng đầu trong việc
áp dụng tin học hóa cho các công ty nhằm thỏa mÃn nhu cầu quản lý của họ.
Khẩu hiệu của công ty là: Thành công của khách hàng là mục tiêu

của chúng tôi. Đây chính cũng là phơng thức hoạt động của công ty, hoạt
động vì khách hàng.
II. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty
1. Cơ cấu tổ chức của công ty
1.1 Phòng nghiên cú và phát triển sản phẩm: nhiệm vụ chủ yếu của
phòng này là nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới trên nền công nghệ
tiên tiến, mở rộng thêm các chức năng nghiệp vụ cũng nh nâng cao khả năng
phân tích quản trị của chơng trình.

3


1.2 Phòng cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp: nhiệm vụ chủ
yếu của phòng này là t vấn và xây dựng hệ thống thông tin liên lạc thờng
xuyên với khách hàng khi khách hàng có nhu cầu, đồng thời chúng tôi thông
tin với khách hàng về những phần mềm mới của công ty vừ tạo ra đà đợc
nâng cấp cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng, nhiêm vụ luôn lắng nghe
những thông tin từ phía khách hàng trong qúa trình cài đặt chơng trình, hớng
dẫn sử dụng và bảo hành các hệ thống đà đợc cài đặt, nâng cấp theo yêu cầu
phát triển của khách hàng Phòng cung cấp giải pháp còn có nhiệm vụ thiết
kế các sản phẩm may đo theo yêu cầu của khách hàng.
1.3 Phòng t vấn và hỗ trợ khách hàng: nhiệm vụ chủ yếu của phòng
này là giải đáp các thắc mắc, hớng dẫn chi tiết cách khắc phục các vấn đề
khó khăn qua điện thoại, fax, th điện tử và tại trụ sở của khách hàng, với
khẩu hiệu Thành công của khách hàng là mục tiêu của công ty vì thế tuy
mới thành lập đợc khoảng thời gian ngắn nhng đợc khách hàng và đồng
nghiệp đánh giá cao.
1.4. Phòng dự án: nhiệm vụ chủ yếu của phòng này là triển khai và
lập trình phần mềm ứng dụng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Nhằm thỏa mÃn
nhu cầu của khách hàng trong việc áp dụng tin học vào trong quản lý của

mình. Với đội ngủ cán bộ trẻ nhiệt tình và luôn học hỏi sáng tạo, lại đợc đào
tạo tại các trờng danh tiếng tại Việt Nam luôn tìm cách đa ra những giải pháp
mới, phần mềm mới đáp ứng đợc mọi nhu cầu của khách hàng. Ngoài những
sáng tạo để đa ra phần mềm mới chúng tôi thờng xuyên nắm bắt, thu thập
những thông tin mới về công nghệ mới của đồng nghiệp trong nớc và nớc
ngoài để tạo ra những phần mềm tốt nhất đa tới khách hàng.

4


Sơ đồ tổ chức của công ty

Giám đốc

Phó giám đốc
Phụ trách phát triển
và triển khai

Phó giám đốc
Phụ trách quản lý

Phòng quản
lý tài chính

Phòng quản
lý nhân lực

Phòng dự
án

Phòng
nghiên cứu
và phát triển
sản phẩm

Phòng cung
cấp giải pháp
cho các doanh
nghiệp

Phòng tư
vấn và hỗ
trợ
khách hàng

1.5 Thực trạng tin học hoá và công tác quản lý nhân sự: Công ty cổ
phần giải pháp tích hợp quản lý thông tin(ITMS) mới đợc thành lập năm
2004, do vy việc quản lý nhân sự, tìm hiểu hồ sơ, trình độ văn hố, trình
độ chun mơn, chun ngành đào tạo, kinh nghiệm ….là một điều hết sức
quan trọng và cần thiết cho công ty. Do vậy khâu quản lý nhân sự hết sức
phức tạp và phải qua nhiều bước như sau:
-

Khi một nhân viên mới vào cơng ty thì ta phải cập nhật hồ sơ của
nhân viên đó. Sau đó, từ kho dữ liệu ta có thể lấy ra để xem xét các
thơng tin về nhân viên đó, nếu có sai sót hay có thay đổi thì đưa ra
sửa chữa.

-

Trong q trình cơng tác nếu có sự biến động thơng tin của nhân
viên như: chuyển phòng ban, thêm dữ liệu… thì phải cập nhật kịp
thời, chính xác.
5


-Thông tin nhân viên nghỉ hưu, chuyển đổi công tác khác hay bị sa thải
phải được theo dõi trong kho lưu hồ sơ.
-Định kỳ (tháng, quý, năm) phải báo cáo phục vụ cho công tác của ban
diều hành của ban lãnh đạo.
-In ấn báo cáo dữ liệu tại bất kỳ thời điểm nào, về bất kỳ nhân viên nào
theo yêu cầu của lãnh đạo.
Và ngày nay nhu cầu đáp ứng thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở
nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ. Điều
này là một khó khăn, trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện
pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp thủ công giấy bút thông
thường. Đặc biệt là một lĩnh vực quan trọng như quản lý kế toán - tài chính,
quản lý cán bộ, nhân viên, quản lý nhân sự ln ln địi hỏi chi tiết, chính
xác và cập nhật thường xun, nhanh chóng. Chính vì thế đối với các hoạt
động này, giải pháp duy nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng
dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu, đặc biệt vấn đề quản lý nhân
sự là vơ cùng quan trọng. Nó quyết định phần lớn sự thành công hay thất
bại của công ty. Nhận thức được điều đó nên em đã chọn ti trên lm
chuyên đề tt nghip ng thi vi mong muốn lấy nó nhằm trợ giúp cho
cơng tác quản lý nhân sự trong công ty đạt hiệu quả cao hn.
2. Những hoạt của công ty
2.1. Giới thiệu về sản phẩm
- Viết các phần mềm ứng dụng tin học trong quản lý;
- Xây dựng các hệ thống mạng, quản trị mạng, các ứng dụng web;
- Sản xuất, gia công, t vấn kinh doanh, t vấn trang thiết bị phần mềm

tin học, viễn thông;
- Mua bán, chuyển giao công nghệ, vật t, nguyên liệu trong lĩnh vực tự
động hoá, điện tử, tin học, cơ khí, viễn thông;
- Đào tạo công nghệ tin häc;

6


ã Cung cấp các phần mềm phục vụ doanh nghiệp, nghiên cứu
phát triển các ng dụng GIS.
ã Cung cấp hệ thống máy chủ, hệ điều hành mạng cho
khách hàng.
ã Cung cấp thiết bị và giải pháp trong lĩnh vực viễn thông tin
học.
ã Cung cấp các dịch vụ xuất nhập khẩu uỷ thác, đại lý phân
phối.
2.2. Dịch vụ
Về dịch vụ thì công ty có các loại dịch vụ sau: Dịch vụ t vấn, dịch vụ
hỗ trợ và bảo trì, dịch vụ đào tạo, dịch vụ phát triển phần mềm may đo.
+

Dịch vụ t vấn: Công ty có nhiều chuyên gia về các lĩnh vực nh kinh
tế, kế toán, lập trìnhCó khả năng t vấn cho các khách hàng đa ra
các giải pháp tối u nhằm giúp cho khách hàng thỏa mÃn các nhu cầu
về việc xây dựng các phần mềm mới hoặc nâng cấp phát triển phần
mềm cũ để phù hợp với điều kiện hoàn cảnh hiện thời của công ty
mình.

+ Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì: Theo các hợp đồng ký kết giữa công ty và
các doang nghiệp về dịch vụ hỗ trợ và bảo trì hệ thống . Nhân viên

của công ty luôn sẵn sàng và giải quyết mọi khó khăn của khách hàng
thông qua điện thoại, Email, hoặc trực tiếp tại trụ sở làm việc của
công ty.
+ Dịch vụ đào tạo: Công ty thực hiện đào tạo mới và đào tạo lại cho các
đơn vị khách hàng.
+ Dịch vụ phát triển phần mềm may đo : Theo yêu cầu của khách
hàng thì công ty sẽ thực hiện khảo sát và xây dựng các phần mềm
may đo theo đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của từng công ty.
Với một đội ngũ chuyên viên lập trình có nhiỊu kinh nghiƯm sÏ thùc
hiƯn c¸c dù ¸n lín mét cách nhanh chóng và hiệu quả.
7


2.3. Khách hàng của công ty
+ Từ khi thành lập công ty đà có rất nhiều khách hàng về nhiều lĩnh
vực khác nhau nh:
ã Bộ t lệnh thông tin
ã Bộ bu chính viễn thông
ã Văn phòng chính phủ
ã Bộ công An
ã Bộ tài chính bao gồm: (Tổng cục thuế, kho bạc, tổng cục doanh
nghiệp, tổng cục đầu t...)
ã Đài truyền hình Hà Nội
ã Một số trờng Đại học lớn
ã Tổng công ty vận tải Hà Nội
ã Tổng công ty Sông MÃ
ã Công ty cổ phần dợc phẩm Hà Nội
ã Công ty cổ phần dợc phẩm Nam Hà
ã Công An Hà Nội
ã Tổng công ty Sông Đà

ã Công An Lao Cai
ã UBND Huyện SaPa
ã UBND Huyện Bắc Hà
ã Công ty vận tải Hà Nội
ã Kinh doanh nhà Thanh Hoá
ã Công ty đờng Bình Định
ã Công ty NCI
ã Công ty phụ tùng xe máy GMN
ã Nhà máy chăn len Nam Định
ã Công ty cao su Đà Nẵng
8


ã Công ty môi trờng Hạ Long
ã Sở giáo dục đào tạo Nam Định
ã Công ty Dợc Vĩnh Phúc
ã Nhà sản xuất bản đồ
ã Ngoài ra, ITMS còn tham gia vào các chơng trình Quốc Gia về
CNTT.
2.4. Trang web của công ty là đây là địa chỉ cung cấp tất cả các thông
tin của công ty giúp khách hàng thuận tiện trong việc tiềm hiểu về công ty rõ
hơn đồng thời cũng là địa chỉ mà chúng tôi giới thiệu về những sản sẩm mà
công ty chúng tôi cung cấp, giúp cho hình ảnh công ty đến đợc với nhiều
khách hàng, giúp cho hách hàng hiểu hơn về công ty và tin tởng hơn về công
ty.
III. Hớng lựa chọn đề tài
1. Lý do lựa chọn đề tài
Quản lý nhân sự là một vấn đề rất quan trọng trong một công ty. Một
công ty phát triển không phải phụ thuộc hoàn toàn vào các phòng kinh
doanh, phòng Marketting, cơ sở sản xuất.. Mà nó còn phụ thuộc vào việc

phân bổ nguồn nhân lực của công ty đó đà phù hợp với yêu cầu công việc của
từng nhân viên hay cha. Nếu sự phân công đó mà không phù hợp thì dẫn đến
kết quả là công việc không đạt hiệu quả cao, trái lại nó gây rất nhiều tổn thất
lớn cho công ty nh: Sản phẩm kém chất lợng, hiệu suất sản xuất kém, không
đáp ứng đợc nhu cầu của thị trờng Chính vì vậy việc quản lý nguồn nhân
lực là rất quan trọng. Một công ty mà có một nguồn nhân lực chất lợng cao
thì khả năng phát triển của công ty rất nhanh. Đặc biệt trong thời đại ngày
nay xu thế công nghiệp hóa hiện đại hóa đang diễn ra trên toàn cầu nên sự
cạnh tranh giữa các công ty là rất cao. Chính vì thế việc áp dụng tin học hóa
vào trong quản lý là rất quan trọng. Đặc biệt là việc áp dụng tin học vào trong
việc quản lý nhân sự. Trong thời gian thực tập tại Công ty cỉ phÇn ITMS em
9


đà tìm hiểu vấn đề quản lý nhân sự của công ty. Em nhận thấy đây là một vấn
đề rất quan trọng trong việc tổ chức quản lý nhân sự của công ty. Nên em lựa
chọn đề tài: Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự.
2. Mục đích của HTTT quản lý nhân sự
- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự lu trữ và quản lý một cách đầy
đủ, có khoa học các thông tin về công nhân viên nh lý lịch bản thân, quá
trình đào tạo, công tác, trình độ chính trị
- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp thông tin về tình hình
nhân sự tại mọi thời điểm trợ giúp thiết thực cho hoạt động quản lý.
- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp chức năng tra cứu
nhanh hỗ trợ cho ngời quản lý dễ dàng tìm kiếm các thông tin về một
CBCNVC cụ thể.
- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự hỗ trợ cho việc tạo báo cáo nhanh
chóng theo một số chỉ tiêu hay các báo cáo tổng hợp khi có nhu cầu
báo cáo.
Đối với ngời quản lý nhân sự những thông tin thờng xuyên quan trọng phải

làm bao gồm:
+ Cập nhật thông tin: Khi có nhân viên mới đến, khi có sự thay đổi
lại vị trí làm việc của các nhân viên, khi có sự tăng lơng Thì nhân viên
phòng nhân sự phải trực tiếp cập nhật.
+ Xuất thông tin: Phải đa ra các báo nh: báo cáo tổng hợp cho giám
đốc, báo cáo nhân sự cho các phòng ban Theo chu kỳ hàng tháng, qúy,
năm lên lÃnh đạo các phòng ban.
Các báo cáo: Theo chu kỳ hoạt động của công ty thì hàng tháng,
qúy, năm và theo yêu cầu nhà quản lý thì in các báo cáo phục vụ
cho việc quản lý của các cán bộ quản lý. Các báo gồm các loại báo
cáo sau:
ã

Báo cáo tổng hợp

ã Báo cáo nhân viên phòng ban
ã Báo cáo theo chức danh
10


ã Báo cáo sơ yếu lý lịch
Tìm kiếm: Khi cán bộ quản lý muốn biết thông tin về một nhân
viên nào đó thì nó giúp cho việc tìm kiếm về nhân viên một cách
rất nhanh. Có các loại tìm kiếm nh sau:
ã Tìm kiếm theo phòng ban
ã Tìm kiếm theo chức vụ
ã Tìm kiếm theo tên nhân viên
ã Tìm kiếm theo mà nhân viên
+ Có thể sử dụng chơng trình để tiến hành cập nhật hồ sơ nhân viên mới.
+ Xem danh sách các nhân viên theo từng phòng ban, thông tin chi tiêt

của từng nhân viên
+Thêm, cập nhật khi có tuyển dụng nhân viên mới .
+ Xoá các nhân viên đà thôi việc trong công ty.
+ Lu hồ sơ lý lịch của từng nhân viên.
+Tìm kiếm nhân viên theo các tiêu chuẩn.
3. Lợi ích của HTTT quản lý nhân sự
- Giúp cho ngời quản lý nhân sự: Cập nhật đợc những thông tin mới,
sự thay đổi về nhân viên cũng nh thu thập thông tin một cách nhanh nhất,
giúp cho vệc quản lý đơn giản và gọn nhẹ, đồng thời cũng là nơi bảo mật tốt
mọi thông tin. Nhằm quản lý thông tin đầu vào, đầu ra một cách chặt chẻ,
ngoài ra còn giúp cho ngời quản lý nhân sự thông báo hay báo cáo lên ban
giám đốc một cách thờng xuyên nhanh nhất khi có sự thay đổi nhân sự trong
công ty.
- Giúp ban giám đốc:
+ Đây là một cách quản lý mới giúp cho ngời lÃnh đạo thờng xuyên
cập nhật đợc những thông tin về nhân viên của mình khi có sự lu chuyển thay
đổi vị trí, sa thải, tuyển thêm... Nhằm quản lý một cách tèt h¬n.

11


+ Đây là sự ứng dụng tin học hoá nhằm năng cao trình độ của con ngời
trong quản lý.
+ Tối u hoá mọi chi phí về nhân công.
+ Quản lý nhân viên một cách có hiệu quả hơn.
+ Nâng cao t duy trong quản lý phù hợp với giai đoan phát triển của
công ty.
+ Phân bổ nguồn nhân lực một cách phù hợp với yêu cầu của từng
nhân viên.
+ Nguồn nhân lực chất lợng cao giúp khả năng phát triển cuả công ty

nhanh.
+ Giải quyết nhanh đợc những thông tin phản hồi từ ngời lao động.
+ Tiết kiệm đợc rất nhiều thời gian và công sức trong quản lý.
+ Giúp ngời quản lý thu hẹp không gian lu trữ và tính bảo mật thông
tin cao.
+ Giúp cho công ty có sự găn kết giữa các bộ phận dễ quản lý h¬n.

12


4. Kế hoạch để thực hiện đề tài
Tuần

1
công
việc
1. Lập kế

1

2
2

3
3

4
4

4

5

5
6

7
7

8

9

1

1

9
10

11

1

1
12

13

14

1

hoạch và
đánh giá
yêi cầu
2.Phân
tích chi
tiết
3.Thiết
kế cơ sơ
dữ liệu
4. Xây
dựng các
phơng án
và giải
pháp
5.Thiết
kế vật lý
ngoài
6.Lập
trình và
thử
nghiệm
hệ thống
7.Khai
thác và
bảo trì

Tiến đồ về thời gian.

13

15


Mục lục

Lời mở đầu
.............................................................................................................................
1
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
1
I. Tổng quan về công ty cổ phần ITMS
.............................................................................................................................
3
1. Lịch sử phát triển của công ty
.............................................................................................................................
3
2. Mục tiêu
.............................................................................................................................
3
II. Cơ cấu tổ chức và những hoạt động của công ty
.............................................................................................................................
3
1. Cơ cấu tổ chức của công ty
.............................................................................................................................
3
1.1 Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm

.............................................................................................................................
3
1.2 Phòng cung cấp giải pháp cho doanh nghiệp
.............................................................................................................................
4
1.3 Phòng t vấn và hỗ trợ khách hàng
14


.............................................................................................................................
4
1.4 Phòng dự án
.............................................................................................................................
4
1.5 Thực trạng tin học hoá và công tác quản lý nhân sự
.............................................................................................................................
5
2. Những hoạt động của công ty
.............................................................................................................................
6
2.1 Giới thiệu sản phẩm
.............................................................................................................................
6
2.2 Dịch vụ
.............................................................................................................................
7
2.3 Khách hàng
.............................................................................................................................
8
2.4 Trang web

.............................................................................................................................
9
III. Hớng lựa chọn đề tài
.............................................................................................................................
9
1. Lý do lựa chọn đề tài
.............................................................................................................................
9
2. Mục đích của HTTT quản lý
.............................................................................................................................
10
3. Lợi ích của HTTT quản lý nhân sự
15


.............................................................................................................................
11
4. Kế hoạch thực hiện đề tài
.............................................................................................................................
13

16