MẪU HỒ SƠ PHÂN TÍCH.doc

Mẫu - Hồ sơ phân tích
HỒ SƠ KHẢO SÁT
PHẦN I. HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG
I. MÔ HÌNH TỔ CHỨC
Công ty Khai thác dầu khí Việt-Xô là đơn vị hoạt động trong lĩnh
vực khai thác dầu khí, công ty có hai nhiệm vụ chính là trực tiếp khai
thác dầu và cho thuê các trang thiết bị phục vụ việc khai thác. Công ty
được tổ chức thành các bộ phận :
 Xí nghiệp khai thác.
 Bộ phận dịch vụ.
 Bộ phận bảo dưỡng thiết bị
 Bộ phận mua hàng
 Bộ phận kho
Trong đó các xí nghiệp khai thác là những đơn vị trực tiếp làm
nhiệm vụ khai thác dầu và khí tại các mỏ của công ty. Bộ phận dịch vụ
có nhiệm vụ quản lý việc cho thuê các thiết bị khai thác. Việc sửa chữa
các thiết bị hỏng hoặc thay thế các thiết bị theo định kỳ được thực hiện
bởi bộ phận Bảo dưỡng thiết bị. Nguồn linh kiện thay thế và sửa chữa
được đảm bảo bởi bộ phận mua hàng và được cất giữ tại các kho.
II. CÁC KHÁI NIỆM CHÍNH
 Thiết bị: Là tập hợp các loại máy móc, kết cấu phục vụ
công việc khai thác dầu khí của công ty như tàu thuyền, ô tô,
máy bơm, giàn khoan…
 Linh kiện: Là tập hợp các chi tiết cấu thành nên các thiết
bị
 Loại thiết bị: Một loại thiết bị là tập hợp các thiết bị có
cùng một số thông số kĩ thuật nào đó
 Loại linh kiện: Một loại linh kiện là tập hợp các linh kiện
có cùng một số thông số kỹ thuật.
Chú ý: Mỗi loại thiết bao gồm nhiều loại linh kiện khác nhau và mỗi
loại linh kiện có thể thuộc nhiều loại thiết bị.

Mẫu - Hồ sơ phân tích
 Tỷ lệ hỏng trung bình của một loại linh kiện trong
một loại thiết bị nào đó trong một năm: Được tính bằng tỷ số
giữa số linh kiện thuộc loại đó được dùng để sửa chữa, thay thế
cho các thiết bị thuộc loại thiết bị này trong một năm với tổng số
linh kiện trong các thiết bị loại này.
 Linh kiện dự trữ: Là các linh kiện mới được cất trong
kho để đáp ứng nhu cầu sửa chữa thay thế khi cần thiết, số
lượng linh kiện dữ trữ tỉ lệ thuận với số thiết bị công ty đang sử
dụng và tỷ lệ hỏng trung bình của linh kiện trong mỗi loại thiết
bị.
 Kế hoạch mua hàng: Là bảng danh mục các loại linh
kiện cần mua trong đó xác định tên và số lượng của từng loại
linh kiện.
 Bảng chào hàng: Là danh mục các linh kiện kèm theo giá
cả và thời hạn cung cấp mà các nhà cung cấp gửi cho công ty để
giới thiệu.
III. QUI TRÌNH QUẢN LÝ
1. Mô tả
Theo hạn định hàng tháng, bộ phận mua hàng sẽ lên danh mục
các loại linh kiện cần mua kèm theo số lượng cần mua của mỗi loại.
Sau đó căn cứ vào các chào hàng từ phía nhà cung cấp để chọn nhà
cung cấp hàng. Bước cuối cùng là lập đơn đặt hàng. Chi tiết quy trình
như sau:
Quy trình lên danh mục linh kiện cần mua: Để xác định số lượng
mỗi loại linh kiện cần mua( CM), bộ phận mua hàng cần nắm được các
thông tin sau:
 Số lượng các linh kiện mỗi loại hiện đang được sử dụng trong
công ty( ký hiệu là DSD). Vì các linh kiện được gắn với các
thiết bị do đó số lượng linh kiện hiện có được tính thông qua số

lượng thiết bị công ty đang sử dụng. Thông tin về số lượng linh
kiện được quản lý thông qua việc quản lý các chứng từ mua mới
và biên bản thanh lý, mỗi chứng từ mua mới sẽ cho biết công ty
có thêm bao nhiêu thiết bị theo từng loại, mỗi biên bản thanh lý
sẽ cho biết có bao nhiêu thiết bị từng loại không còn được sử
dụng nữa .
 Tỷ lệ hỏng trung bình trong năm của mỗi loại linh kiện trong
mỗi loại thiết bị( ký thiệu là TLH). Thông tin về tỉ lệ hỏng hay
thay thế của mỗi loại linh kiện trong một loại thiết bị được tính
Mẫu - Hồ sơ phân tích
toán dựa trên các thông kê về tình hình sử dụng thiết bị trong
nhiều năm. Tùy theo tình hình thực tế hoạt động của công ty mà
tỷ lệ này có thể được điều chỉnh để đảm bảo lượng linh kiện dữ
trữ trong kho đáp ứng được nhu cầu thực tế của công ty.
 Số lượng trong kho của mỗi loại linh kiện( ký hiệu là STK).
Thông tin này thu được thông qua việc đối chiếu các phiếu nhập
khoa và phiếu xuất kho.
 Số linh kiện đã được đặt hàng nhưng chưa được cung cấp( ký
hiệu là SDH). Thông tin này được tính thông qua việc quản lý
tổng số hàng đã được đặt trong các đơn hàng và số lượng hàng
đã được nhập về kho.
Dựa trên các thông tin trên, bộ phận mua hàng sẽ tính được số
lượng linh kiện cần mua của mỗi loại linh kiện theo công thức sau:
CM = DSD * TLH – STK - SDH
Quy trình lập đơn đặt hàng: Căn cứ trên danh mục các loại linh kiện
cần mua, bộ phận mua hàng cần xác định sẽ đặt hàng từ nhà cung cấp
nào, tiều chí để chọn nhà cung cấp là giá thành và thời hạn cung cấp.
2. Sơ đồ quy trình xử lý
Mẫu - Hồ sơ phân tích
a. Quy trình lập kế hoạch mua hàng

XN khai thác BP dịch vụ BP mua hàng BP bảo dưỡng BP kho
Số lượng
thiết bị và
linh kiện
Số lượng
thiết bị và
linh kiện
Tỷ lệ hỏng
của mỗi
loại linh
kiện
Số lượng
linh kiện
tồn
Lên danh
mục linh
kiện cần
mua
Số lượng
linh kiện
đã đặt
hàng
Danh mục
các linh
kiện cần
mua
Mẫu - Hồ sơ phân tích
b. Quy trình lập đơn đặt hàng
Nhà cung cấp BP mua hàng
IV. PHÂN TÍCH CÁC ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ

V. MẪU BIỂU ĐẦU VÀO, ĐẦU RA
Danh sách các mẫu biểu được sử dụng:
 Chứng từ mua mới thiết bị
 Biên bản thanh lý thiết bị
 Phiếu nhập kho - tần xuất cao
 Phiếu xuất kho - tần xuất cao
 Báo cáo kế hoạch mua hàng
 Đơn đặt hàng
 Bảng chào hàng từ nhà cung cấp
Bảng chào
hàng
Danh mục
các linh
kiện cần
mua
Lập đơn đặt
hàng
Đơn đặt
hàng
Mẫu - Hồ sơ phân tích
PHẦN II. MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN
I. QUI TRÌNH QUẢN LÝ
Mục tiêu quản lý:
 Theo dõi được thông tin thiết bị của công ty
 Theo dõi việc xuất nhập kho
 Theo dõi linh kiện đã đặt mua
 Theo dõi được thông tin chào hàng của các nhà cung cấp
 Lập kế hoạch mua hàng
 Lập đơn đặt hàng
CSF:

 Lập kế hoạch mua hàng
 Lập đơn đặt hàng
II. MẪU BIỂU ĐẦU VÀO, ĐẦU RA
Danh sách các mẫu biểu được sử dụng:
 Chứng từ mua mới thiết bị
 Biên bản thanh lý thiết bị
 Phiếu nhập kho - tần xuất cao
 Phiếu xuất kho - tần xuất cao
 Báo cáo kế hoạch mua hàng
 Đơn đặt hàng
 Bảng chào hàng từ nhà cung cấp
III. CÁC THAY ĐỔI CHÍNH
Thay đổi chính khi đưa hệ thống quản lý vào sử dụng là các lợi
ích về mặt thời gian xử lý công việc nhưng cũng đòi hỏi một số thay
đổi về thói quen làm việc của các nhân viên bộ phận mua hang:
Các lợi ích có được:
Mẫu - Hồ sơ phân tích
 Thời gian lên kế hoạch mua hàng có thể được tính toán với chu
kỳ theo giờ hoặc ngày
 Tổng hợp nhanh báo cáo tồn kho
 Tổng hợp nhanh báo cáo tình trạng các linh kiện đã đặt
 Cung cấp gợi ý chọn nhà cung cấp ở bước đặt hàng
Các yêu cầu thay đổi về thói quen làm việc:
 Các nhân viên phải thường xuyên cập nhật thông tin vào hệ
thống.
 Có thói quen sử dụng máy tính để tham gia vào hệ thống trong
quá trình thao tác nghiệp vụ của mình.
PHẦN III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
I. THỜI GIAN / KẾ HOẠCH THỰC HIỆN
II. KẾ HOẠCH NHÂN SỰ

PHẦN IV. ĐÁNH GIÁ
I. ĐÁNH GIÁ PHƯƠNG ÁN
Phương án xây dựng hệ thống thông tin ở đây là xây dựng hệ
thống dựa trên môi trường web với cơ sở dữ liệu tập trung. Sở dĩ lựa
chọn phương án này bởi qua khảo sát cho thấy đặc trưng của công ty là
có nhiều bộ phân nằm phân tán về mặt địa lý, công việc của bộ phận
mua hàng lại đòi hỏi thông tin tổng hợp từ nhiều bộ phận khác nhau do
đó việc xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung qua môi trường mạng sẽ thuận
lợi hơn so với việc xây dựng các phân hệ riêng biệt.
II. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ
Khi hệ thống đi vào hoạt động thì lợi ích có thể nhìn thấy ngay là
tốc độ xử lý các yêu cầu nghiệp vụ sẽ tăng lên do việc giảm thời gian
tính toán và tổng hợp số liệu. Đặc biết phần quy trình lập kế hoạch
mua hàng sẽ phát huy được hiệu quả tốt hơn so với trước bởi nó có thể
cung cấp các báo cáo kế hoạch mua hàng với chu kỳ ngắn hơn nhiều so
với việc làm thủ công bằng tay.
Mẫu - Hồ sơ phân tích
III. ĐÁNH GIÁ RỦI RO
Khó khăn có thể gặp phải trong khi triển khai dự án có thể là:
- Lượng thông tin cần chuyển đổi vào máy là lớn.
- Đòi hỏi các bộ phận có liên quan như sửa chữa, kho phải
thường xuyên cập nhật thông tin về tình hình hoạt động của bộ
phần mình, điều này có thể đòi hỏi phải thay đổi thói quen làm
việc của các bộ phận này.
Linh kiện
Mẫu - Hồ sơ phân tích
MẪU HỒ SƠ PHÂN TÍCH
PHẦN I. MÔ HÌNH QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ
Linh kiện
Mẫu - Hồ sơ thiết kế

I. CÁC SƠ ĐỒ QUI TRÌNH XỬ LÝ CHI TIẾT VÀ DIỄN GIẢI
Nhà cung cấp Các Xí
nghiệp KT
Bộ phận
Dịch vụ
Bộ phận Bảo
dưỡng TB
Bộ phận Kho Bộ phận Mua hàng
Chào hàng
Bảng kê khai tài
sản cố định
Báo cáo kho
Đơn đặt hàng
Bảng báo giá và
thời hạn cung cấp
Gửi báo cáo tỉ
lệ hỏng hóc
Bảng thống kê tỉ lệ
hỏng hóc
Lập kế hoạch
mua hàng
Kế hoạch
mua hàng
Lập đơn
đặt hàng
Đơn đặt hàng
Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
Lập báo cáo
Linh kiện

Nhập
Xuất
Kho
Chứng từ
mua mới
Biên bản
thanh lý
Linh kiện
Thiết bị
Cập nhật bảng
kê khai tài sản
Gửi chứng từ
mua mới
Mẫu - Hồ sơ thiết kế
II. CÁC SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU VÀ DIỄN GIẢI
1. Sơ đồ quan hệ thực thể chưa chuẩn hóa
Loại Thiết bị Loại Linh kiện
Chứng từ nhập
Nhà cung cấp
Đơn đặt hàng
Bảng báo giá và
thời hạn cung cấp
Tỉ lệ hỏng hóc trung bình
Chứng từ xuất
Chứng từ
mua mới
Biên bản
thanh lý
Mẫu - Hồ sơ thiết kế
2. Sơ đồ dòng dữ liệu

Báo cáo kho
Loại Linh kiện
Bảng kê khai tài
sản cố định
Loại Thiết bị
Kế hoạch mua
hàng
Bảng báo giá và
thời hạn cung cấp
Báo cáo tỉ lệ
hỏng hóc Đơn đặt hàng
Quảnlý
kho
Cập nhật bảng
kê khai tài sản
cố định
Theo dõi linh
kiện đặt mua
Nhập báo cáo
tỉ lệ hỏng hóc
Theo dõi chào
hàng của nhà
cung cấp
Lập đơn đặt
hàng
Lập kế hoạch
mua hàng
Mẫu - Hồ sơ thiết kế
Theo dõi thông tin thiết bị
Biên bản thanh

lý
Loại Thiết bị
Nhận biên
bản thanh
lýthanh lý
Chứng từ
mua mới
Nhận
chứng từ
Bảng kê khai tài
sản cố định
Cập nhật
Báo cáo tỉ lệ
hỏng hóc
Chứng từ
mua mới
Nhập báo
cáo tỉ lệ
hỏng
hócNhận
chứng từ
Loại Linh kiện
Mẫu - Hồ sơ thiết kế
Quản lý kho
Chứng từ nhập
Loại Linh kiện
Nhập
Chứng từ xuất
Xuất
Báo cáo kho

Tổng hợp
tồn
Mẫu - Hồ sơ thiết kế
PHẦN II. MÔ HÌNH CHỨC NĂNG
I. SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG
1
Theo dõi thông tin thiết bị
2
Quản lý kho
3
Lập kế hoạch mua hàng
Lập kế hoạch mua hàng và đơn đặt hàng
1.1
Thống kế số lượng
thiết bị đang dùng
1.2
Cập nhật tỉ lệ hỏng
hóc trung bình của
linh kiện
2.1
Quản lý nhập kho
2.2
Quản lý Xuất nhập
kho
3.4
Theo dõi linh kiện
đặt mua
3.1
Lập kế hoạch mua
hàng

3.2
Theo dõi thông tin
chào hàng của NCC
3.3.
Lập đơn đặt hàng
Mẫu - Hồ sơ thiết kế
II. PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CHI TIẾT
 Nhập báo cáo thiết bị sử dụng và cho thuê
Nhập báo cáo về số lượng từng loại thiết bị hiện đang được sử dụng
hoặc cho thuê hàng tháng. Tần xuất sử dụng trung bình. Không có yêu
cầu về tốc độ xử lý
 Thống kế số lượng thiết bị đang dùng
Dựa trên chứng từ mua mới và biên bản thanh lý để thống kế số lượng
thiết bị mỗi loại mà công ty hiện có. Tần xuất sử dụng trung bình.
Không có yêu cầu về tốc độ xử lý
 Nhập báo cáo kho
Nhập báo cáo về số lượng từng loại linh kiện còn tồn trong kho hàng
tháng. Tần xuất sử dụng chức năng trung bình. Không có yêu cầu về tốc
độ xử lý
 Theo dõi linh kiện đặt mua
Theo dõi các đơn đặt hàng, và tình trạng giao hàng của nhà cung cấp để
biết các linh kiện được đặt mua đã được giao chưa và thời điểm giao.
Tần xuất sử dụng chức năng cao. Không có yêu cầu về tốc độ xử lý
 Nhập bảng tỉ lệ hỏng hóc trung bình của linh kiện trong thiết bị
Nhập bảng tỉ lệ hỏng hóc trung bình của linh kiện trong một loại thiết bị
nào đó hàng năm. Tần xuất sử dụng thấp. Không có yêu cầu về tốc độ
xử lý
 Theo dõi giá chào - thời hạn cung cấp của nhà cung cấp
Theo dõi giá chào - thời hạn cung cấp của nhà cung cấp. Tần xuất sử
dụng cao. Không có yêu cầu về tốc độ xử lý

 Lập kế hoạch mua hàng
Lập kế hoạch mua hàng. Tần xuất sử dụng cao. Có yêu cầu về tốc độ xử
lý
 Lập đơn đặt hàng
Lập đơn đặt hàng. Tần xuất sử dụng cao. Có yêu cầu về tốc độ xử lý
1. Nhập báo cáo thiết bị sử dụng và cho thuê
Tên chức năng: Thống kế số lượng thiết bị đang dùng
Mẫu - Hồ sơ thiết kế
Mô tả tóm tắt: Dựa trên chứng từ mua mới và biên bản thanh lý để thống kế số
lượng thiết bị mỗi loại mà công ty hiện có.
Tần xuất sử dụng:Trung bình.
Không có yêu cầu về tốc độ xử lý
1. Mô tả chức năng
Chức năng này nhằm Nhập báo cáo về số lượng từng loại thiết bị hiện
đang được các Xí nghiệp khai thác sử dụng hoặc được cho thuê hàng
tháng. Nó được kích hoạt khi đến cuối tháng bộ phận Dịch vụ thống kê
số lượng các thiết bị hiện đang được sử dụng hoặc cho thuê. Và lập ra
một báo cáo thống kê thiết bị sử dụng và cho thuê bao gồm loại thiết bị
và số lượng thiết bị, tình trạng đang được sử dụng hoặc cho thuê, rồi gửi
cho Bộ phận Mua hàng. Bộ phận Mua hàng nhận báo cáo và lưu lại.

2. Sử dụng thực thể
Thực thể Chèn Truy xuất Cập nhật Xóa Lưu Chú
thích
Báo cáo sử dụng, cho thuê
thiết bị
× ×
Báo cáo sử dụng, cho thuê
thiết bị chi tiết
× ×

Thiết bị
×
a. Nhập báo cáo kho
1. Mô tả chức năng
Chức năng này nhằm Nhập báo cáo về số lượng từng loại linh kiện còn
tồn trong kho hàng tháng. Nó được kích hoạt khi đến cuối tháng bộ phận
Kho thống kê số lượng từng loại linh kiện còn tồn trong kho. Và lập ra
một báo cáo kho bao gồm loại linh kiện, số lượng tồn kho, rồi gửi cho
Bộ phận Mua hàng. Bộ phận Mua hàng nhận báo cáo và lưu bao cáo.
2. Sử dụng thực thể
Thực thể Chèn Truy
xuất
Cập
nhật
Xóa Lưu Chú thích
Báo cáo kho
× ×
Báo cáo kho
chi tiết
× ×
Linh kiện
×