Phần mềm Microsoft project trong việc lập tiến độ thi công theo phương pháp sơ đồ mạng - ThS. Dương Văn Bá

Phần mềm Microsoft project trong việc lập tiến độ thi
công theo phương pháp sơ đồ mạng
ThS. Dương Văn Bá - Trường Đại học Thủy lợi
Tóm tắt
ứng dụng phần mềm Microsoft Project để giải quyết những bài toán về sơ đồ
mạng đã được nghiên cứu từ những năm cuối của thập kỷ 70 của thế kỷ 20, nhưng
đến những năm gần đây nó mới được áp dụng rộng rãi và có những ứng dụng có
hiệu quả vào lập tiến độ thi công các công trình đặc biệt là các công trình thủy lợi.
Tác giả đã ứng dụng công nghệ này vào lập tiến độ thi công Công trình đầu mối hệ
thống thuỷ lợi Đầm Bài trên suối Bằng thuộc xã Phú Ninh huyện Kỳ Sơn cách thị xã
Hoà Bình 20 km về phía Bắc.
1. Đặt vấn đề
Ngay từ những năm cuối thế kỷ 20, ngành tin học đã có những bước tiến vượt
bậc, công nghệ thông tin hầu như đã xâm nhập vào tất cả các lĩnh vực của khoa học
kỹ thuật, trong đó có ngành xây dựng và tổ chức thi công xây dựng.
Với sự trợ giúp đắc lực của máy tính điện tử, các hệ điều hành và sự phát
triển liên tục ngày càng hoàn hảo của các ngôn ngữ lập trình, các chuyên gia về kỹ
thuật và tin học đã xây dựng được các chương trình, các phần mềm ứng dụng rộng
rãi trong các lĩnh vực. Công cụ máy tính và các chương trình, phần mềm ứng dụng
đã trợ giúp chúng ta giải quyết được rất nhiều vấn đề phức tạp trong khoa học kỹ
thuật và nó giúp cho người sử dụng thực hiện được những khối lượng tính toán đồ sộ
trong một thời gian ngắn với độ chính xác cao.
ứng dụng phần mềm Microsoft Project để giải quyết những bài toán về sơ đồ
mạng đã được nghiên cứu từ những năm cuối của thập kỷ 70 của thế kỷ 20, nhưng
đến những năm gần đây nó mới được áp dụng rộng rãi và có những phần mềm ứng
dụng có hiệu quả.
Việc ứng dụng phần mềm và máy tính điện tử để giải quyết bài toán lớn:
Lập kế hoạch tiến độ xây dựng hiện nay đang được thực hiện theo hai hướng sau:
* Hướng thứ nhất: Xây dựng thuật toán và lập trình để giải các bài toán cụ thể
về sơ đồ mạng, đó là các bài toán cơ bản sau:
- Thuật toán tính các thông số thời gian của sơ đồ mạng

- Tính dự trữ của các công việc.
- Tìm đường găng.
Sau đó có thể giải quyết từng phần hoặc tổng thể các bài toán về phân phối
tài nguyên, bài toán về thời gian và giá thành một dự án xây dựng.
* Hướng thứ hai: Sử dụng các phần mềm sẵn có để giải quyết bài toán: Lập
kế hoạch tiến độ xây dựng .
Trong khuôn khổ bài báo này tác giả muốn giới thiệu việc ứng dụng phần
mềm Microsoft Project trong việc lập và điều khiển tiến độ thi công.
II. Giới thiệu về phần mềm Microsoft Project:
Microsoft Project là một công cụ mạnh để quản lý dự án, lập kế hoạch, theo
dõi tiến độ thi công, hoặc phân công nhiệm vụ hợp lý để đạt đúng thời gian quy
1


định. Ngoài ra Microsoft Project còn giúp cho việc quản lý dự án bằng Email,
Internet với mục đích làm cho Ban quản lý dự án xây dựng có thể liên lạc với các
đơn vị thi công ở nhiều nơi để nắm tình hình và có thể kịp thời giải quyết những tình
huống bất ngờ có thể xẩy ra, cũng như phân bổ công việc hợp lý hơn.
1. Chức năng cơ bản :
Một số chức năng thường sử dụng trong quản lý dự án như:
- Chức năng Calendar: Trình bày bảng công việc theo dạng lịch, với các công
việc được thể hiện theo ngày hoặc theo tuần.
- Chức năng Gantt Chart: thể hiện thông tin về những kế hoạch theo dạng ký tự
và đồ thị.
- Chức năng Pert Chart: thể hiện các tác vụ và những thành phần liên quan đến
công việc theo dạng sơ đồ khối.
- Chức năng Task Usage: thể hiện các dự án xây dựng với các nguồn tài nguyên
đã gán với chúng và đã được kết thành nhóm.
- Chức năng Tracking Gantt: thể hiện tỷ lệ công việc đã hoàn thành so với kế
hoạch.

- Chức năng Resource Graph: thể hiện thông tin theo dạng hình ảnh về sự phân
bổ công việc hoặc giá thành của các tài nguyên theo thời gian tính.
- Chức năng Resource Sheet: trình bày thông tin về từng công việc theo dạng
như bảng tính.
- Chức năng Resource Usage: trình bày các dự toán công việc đã gán vào những
công trình đã được kết nhóm theo chúng.
2. Trình tự cài đặt dự án mới trong phần mềm Microsoft Project:
2.1. Cung cấp thông tin tóm lược về dự án:
Khởi động phần mềm, đặt file mới bằng lệnh File New, trên màn hình sẽ hiển
thị hộp thoại Summary Info. Dùng hộp thoại này để ghi các thông tin cơ bản về dự
án:
- Tên dự án
- Tên công ty thực hiện dự án
- Tên của giám đốc và người điều hành dự án.
- Các ghi chú về dự án.
- Ngày bắt đầu thực hiện dự án.
2.3. Nhập công việc vào dự án:
Trong phần bên trái của Gantt Chart là bảng Gantt chứa: tên, thời gian mỗi
công việc, đồ thị Gantt bao gồm các đường thanh ngang biểu diễn chiều dài của
công việc.
Có thể nhập công việc vào bằng PERT chart hay Task Sheet hoặc Gantt Chart
hay Task Form. Khi tạo ra một dự án mới, Microsoft Project sẽ hiển thị vùng nhìn
ngầm định, được chỉ ra trong hộp hội thoại Preferences. Khởi đầu đó là vùng nhìn
Task Entry gồm: Gantt Chart ở trên và Task Entry ở dưới.
Trường đầu tiên sẽ được chọn và có thể bắt đầu ghi tên từng công việc vào dự
án. Microsoft Project sẽ sử dụng ngày hiện tại để làm ngày bắt đầu cho dự án và là
ngày bắt đầu cho công việc trên của dự án.
2

Cũng có thể nhập công việc từ View nhìn từ Task Sheet, bắt đầu nó đưa ra
một bảng Entry để nhập các công việc cơ sở. Bảng Entry bao gồm các trường sau:
- Chỉ số thứ tự (ID)
- Tên công việc (Task name)
- Thời gian công việc (Duration)
- Ngày bắt đầu (Start)
- Ngày kết thúc (Finish)
- Các công việc đứng trước (Predecessors)
- Tên tài nguyên sử dụng (Resource Names)
2.3. Nhập tài nguyên cho các công việc:
Tài nguyên chính trong xây dựng là công nhân, thiết bị, máy móc, vật liệu
được sử dụng để hoàn thành những công việc trong dự án.
Khi đã nhập một loại tài nguyên, Microsoft Project sẽ ghi nó vào một vùng
tài nguyên (Resource pool). Vùng tài nguyên là một vùng chứa các tài nguyên được
sử dụng không chỉ cho một dự án đó, mà có thể cho nhiều dự án đang cùng làm
việc.
Nhập tài nguyên bằng một số cách như sau:
- Khi bắt đầu phần mềm Microsoft Project, vùng nhìn đầu tiên là Task Entry.
Đây là vùng nhìn kết hợp giữa Gantt Chart và Task Form. Gantt Chart ở trên ghi các
công việc, Task Form ở dưới để nhập tài nguyên ổn định cho các công việc đó.
Nếu có một loại tài nguyên mới không có trong vùng tài nguyên đã có
Microsoft Project sẽ hỏi có muốn thêm tài nguyên này vào vùng tài nguyên hay
không. Nếu muốn nhập thêm tài nguyên này phần mềm sẽ hiển thị hộp hội thoại:
Resource Edit Form để có thể nhập tài nguyên mới này.
- Nhập tài nguyên trong vùng nhìn Resource Sheet, bắt đầu nó đưa ra bảng
Entry.
Các bước thực hiện:
* Trong trường tên: Ghi tên tài nguyên
* Nếu muốn chỉ ra nhóm tài nguyên, khai tên của nhóm tài nguyên trong
trường Group.

* Trong Max unit khai số đơn vị tài nguyên có thể sử dụng được (mức tối đa
về tài nguyên).
* Ghi thông tin vào những trường khác nếu cần.
Sau khi nhập các tài nguyên cho công việc, sẽ thiết lập mối quan hệ giữa các
công việc.
2.4. Mối quan hệ giữa các công việc
Khi nhập các công việc, Microsoft Project sẽ hiểu là tất cả các công việc đều
bắt đầu từ cùng một ngày và xuất hiện bên lề trái của Gantt Chart. Điều này không
sát với thực tế thi công, chính vì vậy ta phải thiết lập được mối quan hệ giữa các
công việc để phần mềm tự động tính ngày bắt đầu của các công việc, với giả thiết
không có ngày nghỉ giữa các công việc đó. Trong Microsoft Project có 4 loại quan
hệ phụ thuộc sau:
3


- FS ( Finish- To Start) : ngày kết thúc công việc trước sẽ xác định ngày bắt
đầu của công việc sau.
- FF ( Finish- To Finish) : ngày kết thúc công việc trước sẽ xác định ngày
kết thúc của công việc sau.
- SF (Start - To Finish) : ngày bắt đầu công việc trước sẽ xác định ngày kết
thúc của công việc sau.
- SS (Start - To Start) : ngày bắt đầu công việc trước sẽ xác định ngày bắt
đầu của công việc sau.
Từ mối quan hệ này, Microsoft Project sẽ tự động tính thời gian và sắp xếp
thứ tự từng công việc và lập sơ đồ mạng hiển thị dưới dạng Gantt Chart hay PERT
Chart.
2.5. Thời gian trong dự án
Thời gian của một công việc là khoảng thời gian từ khi bắt đầu cho đến khi
kết thúc công việc. Microsoft Project có thể tính toán lại thời gian của các công việc
trên cơ sở khối lượng của công việc đó và số đơn vị tài nguyên định ấn định cho nó.

Nếu muốn thời gian là cố định, tức là tài nguyên phải thay đổi, phải ghi thời gian
biểu cố định trong Task Form.
Thời gian hoàn thành dự án là thời gian kết thúc của công việc cuối cùng.
2.6. In và vẽ các tư liệu:
Microsoft Project cho phép in và vẽ các tư liệu của dự án theo 2 cách:
- Có thể in ra các View nhìn là Gantt Chart, Pert Chart, Task Sheet, Resource
Sheet, Resource Graph và Resource usage.
- Có thể in ra 7 mẫu báo cáo cơ bản gồm:
+ Báo cáo về các công việc chính.
+ Báo cáo về các công việc và tài nguyên.
+ Sử dụng các bộ lọc để gửi ra các thông tin của các công việc hay tài nguyên
riêng biệt.
+ Báo cáo lịch làm việc hàng tháng được in ra mỗi tháng một trang với lịch
làm việc của các công việc được đánh dấu trên nó.
+ Báo cáo về các lịch khác.
Khi in ra các View nhìn và các báo cáo trong Microsoft Project có thể sử
dụng máy in hoặc máy vẽ. Công việc in được điều khiển bằng phần mềm, do đó có
thể in trên bất kỳ một máy in hay máy vẽ nào được cung cấp bởi các chương trình
của Window.
* Điều khiển việc phân trang:
- Microsoft Project tự động phân chia dự án thành các trang in trong các view
nhìn hay các báo cáo, hoặc có thể phân từng trang bằng cách sử dụng lệnh: Set page
Break, Remove Break và Remove All page Break trong Menu Fomat ở những trang
muốn phân trang để in.
- Để kiểm tra trang in trước khi in ta chọn Multi - page để nhìn khái quát về
toàn bộ báo biểu.
- Sau đó có thể quan sát kỹ từng trang trong một khung quan sát toàn màn
hình.
4

- Chọn nút Page Setup để thay đổi các đặc tính trang của báo biểu. Hãy thay
tất cả những gì cần thiết và chọn OK.
- Chọn nút Print để gửi tài liệu cần in đến máy in. Để bắt đầu in chọn nút OK,
máy sẽ in ra tất cả các bảng biểu cần thiết đó. Để có tiến độ xây dựng thường in
dưới dạng:
+ Gantt Chart: Sơ đồ ngang
+ PERT Chart : Sơ đồ mạng MPM
+ Resource Graph: Biểu đồ nhân lực
III. ứng dụng
Theo kế hoạch tổng tiến độ, cống Đầm Bài phải thi công xong trong năm thi
công thứ nhất để tận dụng làm công trình dẫn dòng cho mùa khô năm thi công thứ
hai của cụm công trình đầu mối hồ chứa Đầm Bài. Dự kiến cống được tiến hành thi
công xong trước ngày 31/7/2003.
a. Vị trí công trình
Công trình đầu mối hệ thống thuỷ lợi Phú Cường dự kiến xây dựng trên suối
Bằng thuộc xã Phú Ninh huyện Kỳ Sơn cách thị xã Hoà Bình 20 km về phía Bắc,
tạo nên hồ Đầm Bài.
b. Nhiệm vụ công trình:
Công trình xây dựng với nhiệm vụ tưới cho 563 ha đất canh tác của vùng Phú
Cường bao gồm 3 xã Hợp Thành, Hợp Thịnh và Phú Ninh, nằm ở bờ phải sông Đà
và chạy dọc theo bờ sông Đà chừng 3km nằm ở phía Bắc và là hạ lưu của thuỷ điện
Hoà Bình.
c. Kết quả tính toán
ứng dụng phần mềm Mircrosoft Project để tính toán cho hai phương án thi
công cống khác nhau (phương án I và phương án II) để lựa chọn phương án tốt nhất
trong hai phương án đưa ra, trên cơ sở nguồn tài nguyên chính là nhân công (NC).
Còn đơn giá để tính chi phí thi công các phương án được lấy giả định nhằm làm cơ
sở tính toán, so sánh và lựa chọn phương án ( không phải đơn giá thực tế).
Kế hoạch tiến độ thi công cống Đầm Bài được thể hiện trên khung nhìn của

sơ đồ mạng và sơ đồ mạng ngang.
Theo phương án I có thời gian thi công là 151 ngày với các bảng biểu kèm
theo. Thời gian khởi công là 3/2/2003 và thời gian kết thúc là 28/7/2003. Phương án
này cho ta biểu đồ nhân lực có chiều hướng giảm dần về giai đoạn cuối, tức là giai
đoạn đầu sẽ thi công với cường độ cao hơn, giai đoạn sau có cường độ thấp hơn.
Trên biểu đồ tích luỹ giá của phương án I, nhận thấy xuất hiện đường cong
lồi, chứng tỏ vốn thực tế bỏ ra để thi công ở thời kỳ đầu lớn hơn thời kỳ sau. Điều
này dễ dẫn đến công trình bị ứ đọng vốn nhiều.
Phương án II có thời gian thi công là 167 ngày, ứng với ngày khởi công là
3/2/2003 và kết thúc là ngày 31/7/2003, như vậy vẫn đảm bảo sự khống chế tiến độ
theo dự kiến. Theo phương án này tiến độ thi công cống kéo dài hơn phương án I là
16 ngày, nhưng biểu đồ nhân lực tương đối phù hợp (có chiều hướng tăng lên về
sau), có nghĩa là cường độ thi công tăng dần vào cuối kỳ thi công công trình. Đường
tích luỹ giá thực tế thi công ở phương án này xuất hiện đường cong lõm, điều này có
thể làm giảm thiệt hại do ứ đọng vốn của công trình so với phương án I.
5


Kết quả cụ thể được thể hiện ở các bảng biểu và sơ đồ sau:

6


IV. Kết luận
Phần mềm Mỉcosoft Project là phần mềm có nhiều ưu việt trong lập tiến độ
thi công và quản lý các dự án xây dựng. Hiện nay phần mềm này đang được triển
khai ứng dụng tại Việt Nam. Tuy nhiên việc ứng dụng phần mềm này đòi hỏi nhà
quản lý dự án cần phải thấu hiểu thêm được các chức năng cơ bản của phần mềm
đặc biệt là các chức năng quản lý về mặt tài chính của các dự án xây dựng. Hy vọng
trong thời gian tới tác giả sẽ đi sâu vào phần mềm này và liên kết với các phần mềm

sẵn có tại Việt Nam để ứng dụng vào quản lý các dự án xây dựng ở Việt nam.
7


Summary
Applying Microsoft project for establishment of
construction schedule following network diagram
Msc. Duong Van Ba – Water Resources University
Applying Microsoft Project for establishment of construction schedule
folloiwng network diagram is studied in the end 70th years, but in the present time
the application of this method illustrates some succesful results in construction of
hydraulic works. The Author present the application of this technology in
establisment of construction schedule of construction Dam Bai hydraulic structure
in Phu Ninh village of Ky Son dicstrict of Hoa Binh province.

8