Hiện đại hóa công tác văn phòng tại ủy ban nhân dân quận thanh xuân, TP hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
_____________________________

LÊ THỊ THÖY HẰNG

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI ỦY BAN
NHÂN DÂN QUẬN THANH XUÂN, TP. HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

Hà Nội – 2019


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
_____________________________

LÊ THỊ THÖY HẰNG

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI ỦY BAN
NHÂN DÂN QUẬN THANH XUÂN, TP. HÀ NỘI

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quản trị văn phòng
Mã ngành: 60.34.04.06

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS. Đào Xuân Chúc

Hà Nội – 2019

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Hiện đại hóa công tác văn phòng
tại ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội” là công trình nghiên
cứu của tôi. Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và tổng hợp
kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy
định. Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội
dung nghiên cứu của đề tài này.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2019

HỌC VIÊN

Lê Thị Thúy Hằng


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài, mặc dù gặp nhiều khó khăn
trong việc thu thập và nghiên cứu tài liệu, song tôi đã nhận được rất nhiều sự
quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình và tạo điều kiện từ phía các cơ quan, các trường học
như: Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội);
Văn phòng HĐND – UBND quận Thanh Xuân, UBND phường Thanh Xuân
Trung và các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường
Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), đặc biệt là
người hướng dẫn khoa học –PGS.TS. Đào Xuân Chúc. Qua đây, tôi xin bày tỏ
lòng biết ơn sâu sắc nhất về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó.
Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại ủy ban nhân dân quận

Thanh Xuân, TP. Hà Nội” cần nhiều thông tin trong lĩnh vực Quản trị văn
phòng, cải cách hành chính, công nghệ thông tin, … do vậy chắc chắn đề tài
không tránh khỏi một số hạn chế, tác giả rất mong nhận được sự đóng góp của
quý Thầy cô giáo, các cơ quan và bạn đọc để đề tài luận văn của tôi được
hoàn thiện hơn và có cơ sở để phát triển hướng nghiên cứu tiếp theo.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2019

HỌC VIÊN

Lê Thị Thúy Hằng


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................... 1
2. Mục tiêu .............................................................................................................2
3. Nhiệm vụ ............................................................................................................2
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ....................................................................3
5. Lịch sử nghiên cứu ............................................................................................ 3
6. Nguồn tƣ liệu và phƣơng pháp nghiên cứu ..................................................... 4
7. Đóng góp của luận văn ...................................................................................... 5
8. Kết cấu của luận văn ......................................................................................... 6
Chƣơng 1 ................................................................................................................... 7
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG, HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC
VĂN PHÕNG TRONG ĐIỀU KIỆN ...................................................................... 7

CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH .................................................................................... 7
1.1.Văn phòng ........................................................................................................7
1.1.1. Khái niệm về Văn phòng ................................................................................. 7
1.1.2. Chức năng của văn phòng .............................................................................. 8
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng............................................................................... 10
1.2. Đặc điểm công tác văn phòng cấp quận trong bộ máy hành chính nhà nƣớc13
1.2.1. Địa vị pháp lý của văn phòng HĐND - UBND quận ................................... 13
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn văn phòng .............................................................. 14
1.2.3. Tổ chức bộ máy của Văn phòng HĐND - UBND cấp quận, huyện ........... 18
1.2.4. Nguyên tác lãnh đạo, hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND cấp quận, huyện
.................................................................................................................................. 20
1.3. Hiện đại hóa công tác văn phòng ................................................................ 21
1.3.1. Khái niệm hiện đại hóa ................................................................................. 21
1.3.2. Sự cần thiết khách quan phải hiện đại hóa Văn phòng ................................... 23
1.3.3. Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng .................. 25
Tiểu kết chƣơng 1 ................................................................................................ 33
Chƣơng 2 ................................................................................................................. 34
THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG ......................... 34


TẠI QUẬN THANH XUÂN .................................................................................. 34
2.1. Khái quát về quận Thanh Xuân .................................................................. 34
2.2. Khái quát về Văn phòng HĐND và UBND quận Thanh Xuân ................. 36
2.2.1. Vị trí, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng HĐND và UBND quận
Thanh Xuân.............................................................................................................. 36
2.2.2. Về cơ cấu tổ chức nhân sự của Văn phòng HĐND - UBND quận Thanh Xuân .... 43
2.2.2.1. Tổ chức bộ máy ........................................................................................... 43
2.3. Tình hình hiện đại hóa công tác Văn phòng ở văn phòng HĐND - UBND quận
Thanh Xuân ......................................................................................................... 48
2.3.1. Những quy định của UBND Quận Thanh Xuân về hiện đại hóa công tác văn

phòng ........................................................................................................................ 48
2.3.2. Đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng ......................................................... 50
2.3.3.Công tác văn thư và công tác lưu trữ ............................................................ 52
2.3.4.Công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị....................................................... 53
2.3.5. Công tác thi đua khen thưởng ...................................................................... 54
2.3.6.Công tác tổ chức và kiểm soát thủ tục hành chính ....................................... 55
2.3.7.Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính .......................... 58
2.4.Cải cách hành chính và công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nƣớc
ở văn phòng quận Thanh Xuân .......................................................................... 59
2.4.1.Cải cách thủ tục hành chính trong quản lý hành chính nhà nước ở Văn phòng
HĐND-UBND quận Thanh Xuân hiện nay ........................................................... 59
2.4.2.Tin học hóa trong quản lý hành chính nhà nước ở Văn phòng HĐND-UBND
quận Thanh Xuân hiện nay .................................................................................... 61
2.5. Đánh giá tình hình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại quận Thanh
Xuân ..................................................................................................................... 62
2.5.1. Những kết quả đạt được trong việc hiện đại hóa công tác văn phòng ....... 62
2.5.2. Một số tồn tại cần khắc phục ........................................................................ 64
Tiểu kết chƣơng 2 ................................................................................................ 65
Chƣơng 3 ................................................................................................................. 66
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HIỆN ĐẠI HÓA............................................................... 66
CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN ...................... 66
TRONG ĐIỀU KIỆN CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH ............................................ 66


3.1. Phƣơng hƣớng hiện đại hóa công tác văn phòng ở UBND quận Thanh Xuân
trong quá trình cải cách hành chính hiện nay .................................................. 66
3.1.1.Đổi mới nhận thức về vị trí, vai trò, chức năng của văn phòng................... 66
3.1.2. Hiện đại hóa gắn liền với áp dụng tin học ................................................... 70
3.1.3. Hiện đại hóa đi đôi với giữ gìn bản sắc dân tộc và thực hiện quy chế văn hóa công
sở............................................................................................................................... 71

3.2.Các giải pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND quận Thanh Xuân
trong điều kiện cải cách hành chính. ................................................................. 74
3.2.1. Xây dựng cơ chế phối hợp ............................................................................. 75
3.2.2. Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức nhân viên văn phòng,
phòng ban, đơn vị thuộc quận ................................................................................ 75
3.2.3.Tăng cường trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin .......................... 75
3.2.4. Xây dựng môi trường văn hóa công sở hiện đại .......................................... 76
3.2.5. Giải pháp tin học hóa .................................................................................... 78
Tiểu kết chƣơng 3 ................................................................................................ 80
KẾT LUẬN ............................................................................................................. 81
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................... 83
DANH MỤC ............................................................................................................ 86


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
CBCC

Cán bộ công chức

CCHC

Cải cách hành chính

CNH

Công nghiệp hóa

CNTT

Công nghệ thông tin

HĐH

Hiện đại hóa

HĐND

Hội đồng nhân dân

TTHC

Thủ tục hành chính

UBND

Uỷ ban nhân dân


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của tất
cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và doanh nghiệp. Là bộ phận có chức
năng tham mưu, giúp việc cho các cấp lãnh đạo và quản lý, văn phòng có nhiệm vụ
thu thập, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin; tổ chức, điều phối công việc và các
hoạt động chung; đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện và phương tiện làm việc cho cơ
quan; đồng thời là trung tâm, đầu mối thực hiện các hoạt động giao dịch và liên lạc,
góp phần duy trì và phát triển các mối quan hệ của cơ quan.
Cùng với sự phát triển của khoa học - công nghệ, đặc biệt đối với các thành
tựu về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế,
hội nhập với cộng đồng quốc tế, ở nước ta cũng đã xuất hiện khái niệm Văn phòng

hiện đại ở một số ngành, cấp. Ở các tổ chức sản xuất kinh doanh lớn, các xí nghiệp
liên doanh với nước ngoài, mô hình Văn phòng hiện đại đã được áp dụng khá phổ
biến. Trong một số cơ quan hành chính Nhà nước, các cơ quan cấp Trung ương và
cấp tỉnh bước đầu đã có các Văn phòng được tổ chức theo xu hướng hiện đại ở
những mức độ khác nhau và có sự đan xen giữa Văn phòng kiểu mới và Văn phòng
kiểu cũ. Tuy nhiên, điểm yếu nhất trong các Văn phòng ở nước ta là các hoạt động
Văn phòng còn mang tính bị động, chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ
sự vụ lấn át chức năng chủ động xử lý thông tin. Trình độ xử lý thông tin và tin học
hoá trong Văn phòng còn ở mức thấp. Nguy cơ tụt hậu trong tổ chức hoạt động Văn
phòng là rất nặng nề. Nhiều cơ quan, tổ chức cấp huyện và đặc biệt ở cấp cơ sở
trang thiết bị còn chưa được đầu tư đúng mức, người lao động Văn phòng được đào
tạo còn yếu về chất lượng. Do vậy, yêu cầu xây dựng Văn phòng theo xu hướng hiện
đại nhằm đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá là
rất cấp bách. Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm đến vấn đề hiện đại hoá Văn
phòng. Nguyên Tổng Bí Thư Đỗ Mười trong bài phát biểu tại Đại hội Đảng bộ Văn
phòng TWngày 30/11/1994 đã chỉ rõ” Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục
vụ tốt sự lãnh đạo của Đảng.Hiện đại hóa văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều

1


kiện để tăng cường cơ sở vật chất cũng không khó lắm; cái quan trọng là phải đào tạo
con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện
đại” (TheoNguyên Tổng Bí Thư Đỗ Mười trong bài“Xây dựng và hoàn thiện chính
quyền ngang tầm phát triển của đất nước, xứng đáng với lòng tin yêu của nhân
dân”,Tạp chí cộng sản số 3-1995).Trước hết, phải hiện đại chính tri thức con người làm
việc ở Văn phòng, sau đó mới hiện đại hoá trang thiết bị.Vì vậy cần hiện đại hóa công
tác văn phòng, tăng cường công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho lãnh đạo nhằm
thực hiện công cuộc cải cách hành chính, đáp ứng nhu cầu hiện đại hóacông tác cải
cách hành chính, đồng thời một bước nâng cao đời sống vật chất, tính thần của cán bộ

công chức, viên chức.
Hiện tại, ở quận Thanh Xuân – Thành phố Hà Nội đã tiến hành hiện đại hóa
trang thiết bị mới trong công tác văn phòng. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện
còn một số hạn chế nhất định ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công tác văn
phòng như: trang thiết bị được đầu tư, nhưng chưa được khai thác có hiệu quả, con
người, tổ chức và nghiệp vụ văn phòng chưa đảm bảo phục vụ hoạt động quản lý và
lãnh đạo của UBND quận Thanh Xuân.Chính vì vậy tôi chọn đề tài: “Hiện đại hóa
công tác văn phòng tại Ủy ban Nhân dân quận Thanh Xuân, Thành phố Hà
Nội” để làm đề tài luận văn của mình.
2. Mục tiêu
- Làm rõ yêu cầu, sự cần thiết, nội dung của hiện đại hóa công tác văn phòng
cấp quận trong bối cảnh cải cách hành chính hiện nay.
- Đánh giá thực trạng quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND
quận Thanh Xuân.
- Đề xuất giải pháp tiếp tục hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND
quận Thanh Xuân.
3. Nhiệm vụ
Để thực hiện được mục tiêu đề ra, đề tài tập trung hoàn thành những nhiệm vụ
chủ yếu sau:
- Hệ thống cơ sở lý thuyết và cơ sở pháp lý về về chức năng, nhiệm vụ của
văn phòng nói chung và hiện đại hóa công tác văn phòng cơ quan quận nói riêng.

2


-Thu thập, nghiên cứu, phân tích về công tác Văn phòng, đánh giá những ưu
điểm, nhược điểm và đề xuất những giải pháp tiếp tục hiện đại hóa công tác văn
phòng tại quận Thanh Xuân.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các giải pháp hiện đại hóa công tác Văn
phòng tại quận Thanh Xuân, phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý của Quận trong
quá trình cải cách và hiện đại hóa.
4.2. Phạm vi nghiên cứu:
Đề tài tập trung nghiên cứu về hiện đại hóa công tác văn phòng về cơ sở vật
chất, con người, tổ chức và nghiệp vụ văn phòng phục vụ hoạt động quản lý và lãnh
đạo ở cơ quan của UBND quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.
5. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay, có rất nhiều tài liệu giới thiệu công tác văn phòng và hiện đại hóa
công tác văn phòng. Trong khu vực hành chính nhà nước, trong những năm qua
cũng có một số đề tài nghiên cứu về công tác văn phòng ở cơ quan hành chính nhà
nước như sau:
Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng lý luận và thực tiễn, Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn, năm 2005;
Giáo trình Quản trị văn phòng, PGS.TS.Nguyễn Hữu Tri, năm 2005;
Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng của tác giả Đồng Thị Thanh Phương,
Nguyễn Thị Ngọc An, tái bản lần thứ 4, Nxb Tp Hồ Chí Minh, 2012;
Nguyễn Toàn Thắng (2009), “Hiện đại hóa công tác quản trị của Văn phòng
UBND thành phố trực thuộc Trung ương phục vụ cải cách hành chính”, Luận văn
Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính;
Thái Xuân Sang (2007),Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND và
UBND cấp huyện, tỉnh Nghệ An trong quá trình cải cách hành chính”, Luận văn
Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính;

3


Nguyễn Thị Thanh Thủy (2014), “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ban
quản lý làng văn hóa, du lịch các dân tộc Việt Nam theo yêu cầu cải cách hành
chính và hội nhập quốc tế”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính;

Tóm lại, hiện có ít đề tài nghiên cứu về công tác văn phòng trong cơ quan
hành chính nhà nước và đặc biệt chưa có một công trình nghiên cứu nào về hiện đại
hóa công tác văn phòng phục vụ hoạt động lãnh đạo và quản lý của UBND quận
Thanh Xuân. Vì vậy, luận văn của tác giả có kế thừa, tham khảo, nhưng không trùng
lặp với các công trình nghiên cứu trước
6. Nguồn tƣ liệu và phƣơng pháp nghiên cứu
6.1. Nguồn tài liệu tham khảo để nghiên cứu đề tài
- Các văn bản pháp lý:
Luật tổ chức chính quyền địa phương 2016 số 77/2015/QH13 ngày 19/6/2015;
Nghị Định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về quy định tổ
chức các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện, quận thị xã, thành phố
thuộc tỉnh.
- Các giáo trình, sách:
Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng lý luận và thực tiễn, Đại học
Khao học xã hội và Nhân văn, Nxb Đại học quốc gia, 2005;
Giáo trình Quản trị văn phòng của PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri, Nxb Khoa học
và kỹ thuật, 2005;
Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng của tác giả Đồng Thị Thanh
Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, tái bản lần thứ 4, Nxb Tp Hồ Chí Minh, 2012;
Sách Quản trị văn phòng, tác giả Mike Harvey, người dịch: Cao Xuân Đỗ,
Nxb Thống kê, 2000.
- Các tài liệu liên quan đến cải cách hành chính và hiện đại hóa công tác văn
phòng;
- Các báo cáo kết quả công tác tại UBND quận Thanh Xuân;
- Qua khảo sát tại văn phòng HĐND - UBND quận Thanh Xuân.
6.2. Phương pháp nghiên cứu:

4

Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã sử dụng các phương pháp
nghiên cứu chính sau:
Phương pháp luận: Dựa trên cơ sở lý luận duy vật biện chứng và duy vật
lịch sử phân tích các lý luận về công tác văn phòng từ góc nhìn của một cán bộ làm
công tác văn phòng để khái quát những điểm chung nhất của hiện đại hóa công tác
văn phòng làm cơ sở áp dụng trong thực tế.
Phương pháp khảo sát thực tế: Trong quá trình tìm kiếm thông tin phục vụ
cho việc viết luận văn tác gải đã tiến hành khảo sát thực tế về “Hiện đại hóa công tác
văn phòng tại ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội”.
Phương pháp phân tích ,tổng hợp: Là phương pháp tác giả sử dụng để phân
tích về tình hình tổ chức thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại ủy ban quận
Thanh Xuân, từ đó đưa ra đề xuất về những vấn đề cần khắc phục và tiếp tục thay
đổi.
Phương pháp thu thập số liệu: Phương pháp này được dùng để thu thập những
tài liệu, văn bản và các số liệu có liên quan đến các nội dung quy định về hiện đại hóa
công tác văn phòng. Các tài liệu này sẽ đóng vai trò quan trọng trong phân tích cơ sở lý
luận, các minh chứng thực tế cho nội dung nghiên cứu.
Các phương pháp khác: Vận dụng quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện
chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử kết hợp chặt chẽ giữa phương pháp lịch sử với
phương pháp logic.
Ngoài ra luận văn cũng kế thừa kết quả của các công trình nghiên cứu liên
quan đồng thời dựa vào các chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà
nước quy định về lĩnh vực này.
7. Đóng góp của luận văn
- Về mặt khoa học: Luận văn góp phần làm rõ cơ sở lý luận về công tác văn
phòng cấp quận và khả năng áp dụng các lý luận đó vào thực tiễn.
- Về mặt thực tiễn: Luận văn khảo sát thực tiễn và đánh giá tình hình hiện
đại hóa công tác Văn phòng của HĐND-UBND quận Thanh Xuân, tìm ra nguyên
nhân, những ưu điểm, hạn chế, đánh giá, so sánh với những kết quả =đạt được, từ đó

5


nêu các giải pháp nhằm đưa công tác văn phòng dần dần hiện đại hóa phục vụ cải
cách hành chính và hội nhập quốc tế.
8. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính
của luận văn được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác văn phòng, hiện đại hóa công tác văn
phòng trong điều kiện cải cách hành chính.
Chương 2. Thực trạng hiện đại hóa công tác Văn phòng tại UBND quận Thanh
Xuân.
Chương 3. Một số giải pháp hiện đại hóa công tác Văn phòng phục vụ hoạt
động lãnh đạo và quản lý ở UBND quận Thanh Xuân trong điều kiện cải cách hành
chính ở Việt Nam.

6


Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG, HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG
TÁC VĂN PHÕNG TRONG ĐIỀU KIỆN
CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH
1.1.Văn phòng
1.1.1. Khái niệm về Văn phòng
Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và để trợ giúp
cho các nhà quản trị, nên việc xác định về phạm vi độc lập của văn phòng chỉ mang
tính tương đối. Tuy nhiên, khái niệm là “văn phòng” hiện nay có nhiều cách hiểu
khác nhau. Đã có nhiều tài liệu, báo cáo khoa học, giáo trình đang lưu hành đã đưa
ra những quan điểm về “Văn phòng” như sau:

- Theo Đại từ điển Tiếng Việt, “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc,
giấy tờ hành chính trong một cơ quan”. [32, tr.1797].
Theo Cẩm nang Tổ chức và Quản trị văn phòng thì “Văn phòng là một bộ
máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ
hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều
kiệc vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị” [10]. Ở quan niệm này có thể
hiểu văn phòng là một bộ phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện
các công việc điều hành như ra quyết định, tổ chức thi hành quyết định, vấn đề tổ
chức nhân sự…. cho tới việc đảm bảo mọi điều kiện về cơ sở vật chất như mua sắm,
bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng…. đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được
thông suốt. Trên thực tế văn phòng như quan niệm này đề cập thường có tên gọi là
“văn phòng” hoặc phòng “Hành chính – Quản trị”, hoặc phòng “Hành chính – Tổ
chức – Quản trị” hay phòng “Hành chính – Tổng hợp”.

7


Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộc
khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp
nhận và xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu, cho một cơ quan, một tổ chức.
Ở quan niệm này thì văn phòng được gọi là bộ phận “Văn thư” hoặc bộ phận “Văn
thư – Lưu trữ” hay bộ phận “Văn thư – Lễ tân”.
Ngoài ra, văn phòng còn có tên gọi như văn phòng Quốc hội, văn phòng
Chính phủ, văn phòng Ủy ban nhân dân… Trong trường hợp này thì văn phòng
không còn được hiểu là một đơn vị, bộ phận của một cơ quan, tổ chức nữa mà nó là
một cơ quan, một tổ chức có tính độc lập tương đối. Ở trong các cơ quan, tổ chức
này vẫn có một bộ phận là phòng Hành chính hay phòng Hành chính – Quản trị.
Quan niệm này không nằm trong phạm vi của quản trị hành chính văn phòng.
Trong khuôn khổ luận văn xin sử dụng khái niệm về văn phòng một cách chung
nhất, có thể hiểu: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là

nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi
lĩnhvực phục vụ hậu cần đám bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan,
tổ chức.”(theo PGS.TS Đào Xuân Chúc, Văn phòng và quản trị văn phòng – một số
nhận thức lý luận [tr49], trong cuốnKỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng lý
luận và thực tiễn, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, năm 2005).
1.1.2. Chức năng của văn phòng
Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị cho
cơ quan, tổ chức và các doanh nghiệp để tạo năng suất, hiệu quả cao nhất. Do vậy
văn phòng có chức năng sau:
1.1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều phải quan tâm đẩy mạnh công tác văn phòng
vì văn phòng hỗ trợ rất nhiều cho lãnh đạo, cho tổ chức trong việc ra các quyết định
quản lý.
Nội dung của công tác tham mưu là một trong các hoạt động tham vấn của
công tác văn phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng về vấn đề thống kê, tổng hợp, xử lý
thông tin, dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất của hai

8


nội dung này nhằm mục đích hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng
cơ quan. Nếu hai chức năng này tách rời nhau thì hoạt động quản lý sẽ rơi vào tình
trạng thiếu căn cứ khoa học, phiến diện và chủ quan.
Chức năng tham mưu:
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phục thuộc vào nhiều yếu tố,
trong đó chủ quan thuộc về nhà quản lý. Vì vậy, để ra được những quyết định đúng
đắn, khoa học và mang tính thực tiễn thì nhà quản lý cần căn cứ vào những yếu tố
khách quan như: những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, của nhân viên
cấp dưới, của những người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến đó được văn
phòng chọn lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin,

những phương án tối ưu nhất phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Hoạt động này
rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính
chuyên sâu.
Chức năng tổng hợp:
Đối với các cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết. tất cả
những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ
những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi trên
mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò là đầu mối thu thập và
đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của các nhà quản lý. Quá trình thu thập
và xử lý thồng tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới
có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý. Đó cũng là hoạt động thuộc
về chức năng tổng hợp của văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết
thực liên quan đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành
công hay thất bại của tổ chức.
1.1.2.2. Chức năng hậu cần
Đây là chức năng mà bất kỳ văn phòng nào cũng cần có. Hoạt động của bất kỳ
cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa,
các công cụ, thiết bị, tài chính,... Các điều kiện và phương tiện này phải được quản
lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ
cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị; cho các bộ phận và cá nhân trong tổ chức.

9


Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Phương châm
hoạt động chung của văn phòng là: chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất.
Trụ sở và văn phòng phải được sắp xếp phù hợp với mỗi loại công việc, với
mọi cán bộ công chức trong từng điều kiện, từng môi trường cụ thể. Những vật dụng
thường xuyên như các nguồn tài chính cung cấp cho hoạt động của cơ quan cũng do
văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc kỳ hạn sử dụng.

Để cơ quan, tổ chức có thể hoạt động thì cần phải có những nguyên liệu, vật
liệu, phương tiện và tài chính. Song hiệu quả hoạt động lại tùy thuộc vào phương
thức quản lý, tùy thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào đối với mỗi cơ
quan, tổ chức.
Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý
thông tin qua các chức năng tổng hợp, tham mưu, hậu cần. Các chức năng này vừa
độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự
tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ
của nó.
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
Từ chức năng chung, chức năng cơ bản của văn phòng người ta lại phân thành
các nhiệm vụ cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể, chi tiết ấy lại gắn với mỗi
không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còn gọi
là những nhiệm vụ. Theo những chức năng nêu trên, văn phòng có thể xây dựng
nhiều nhiệm vụ. Ví dụ: với chức năng tham mưu sẽ có nhiệm vụ trước mắt, nhiệm
vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay nhiệm vụ đột xuất.
Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lược, tham mưu về công tác tuyển dụng,
đãi ngộ nhân sự,… Đó là những nhiệm cụ cụ thể mà văn phòng phải thực hiện chức
năng tham mưu. Tương tự như vậy với chức năng hậu cần và tổng hợp. Với cách
tiếp cận này, nhiệm vụ chính của văn phòng tập trung vào các công việc sau đây:
1.1.3.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị
Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo
những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động.
Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị. Do tính chất hoạt

10


động, vai trò, chức năng nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều phải có
quy định, quy chế hoạt động riêng.

Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo,
ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là
thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải
thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động.
1.1.3.2. Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan,
đơn vị
Các phòng ban, đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua các
chiến lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức. Kế hoạch chiến lược chỉ dự định
cho thời gian dài 10 – 20 năm; còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ
hoạt động 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần,… cần phải có kế hoạch, chương
trình cụ thể. Ví dụ: kế hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại
mà có nhiều loại khác nhau như kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài
chính… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng
và thực hiện. Đơn vị muốn đạt đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối
các kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau,
hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn
đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện.
Căn cứ vào kế hoạch chiến lược văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch cụ thể cho
từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những
kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ đơn vị mình
được giao. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung mà các bộ
phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng
bộ hơn.
1.1.3.3. Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin. Thông tin bao
gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, hành chính; thông tin phản hồi,
thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra
những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả. Lãnh đạo không thể tự mình thu thập,

11

xử lý thông tin mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này. Người trợ giúp đó không ai
khác chính là văn phòng. Văn phòng được coi như “gác cổng thông tin” vì tất cả thông
tin đến hay đi đều được chuyển phát, thu thập và xử lý tại văn phòng. Tất cả những thông
tin tiếp nhận được (cả bên ngoài và nội bộ) đều được văn phòng phân loại theo những
kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong văn
phòng. Nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì vậy văn
phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tác văn thư - lưu trữ khi thu
nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp
thời, được xử lý một cách khoa học và đáp ứng được yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có
được những quyết định nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Nếu không, quyết định của
họ sẽ không hiệu quả, gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.
1.1.3.4. Trợ giúp về văn bản
Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện
nay có rất nhiều cơ quan, tổ chức sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành
hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để
điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế
chính trị, xã hội... phải tuân thủ một cách chặt chẽ các quy định về ban hành văn bản
và công tác lưu trữ.
Hiện nay, ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều
chỉnh các vấn đề phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền. Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số văn bản
quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức như
hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự Văn bản quy phạm pháp luật sẽ là căn cứ để các
cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như: điều lệ, nội quy, quy chế, các
quyết định hành chính.
Đề ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý, đúng thẩm
quyền, có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận
nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm

bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát
thông tin. Bộ phận đó chính là văn phòng.

12


1.1.3.5. Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ
cơ quan, tổ chức
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải có các
yếu tố kỹ thuật, vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì sự
hoạt động của tổ chức, vừa là vật trung gian để gắn kết tổ chức với môi trường.
Đồng thời nó còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động nhằm đạt được
mục tiêu của tổ chức.
Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động của
mình gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện truyền và nhận thông tin, các
công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục. Vì vậy văn
phòng cần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của
cơ quan mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu các yếu tố đó không được cung cấp đầy
đủ về chất lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá
thành cao. đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ
cung ứng này các cơ quan, tổ chức thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho
văn phòng thực thi nhiệm vụ.
1.1.3.6. Kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng;
từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng.
Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm
thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần
tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của toàn
bộ hệ thống. Tuy nhiên cũng cần phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong
phú của công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu
cầu nhiệm vụ đặt ra. Mặt khác trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đòi hỏi

các cơ quan, tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung.
1.2. Đặc điểm công tác văn phòng cấp quận trong bộ máy hành chính nhà
nƣớc
1.2.1. Địa vị pháp lý của văn phòng HĐND - UBND quận
Theo Điều 7 - Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã trực thuộc tỉnh:

13


"Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân: tham mưu tổng hợp cho Ủy ban
nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân dân; tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp
huyện về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều
hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm
bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân". [5,tr.5]
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn văn phòng
Tùy theo đặc thù mà mỗi quận, huyện có những quy định khác nhau về nhiệm
vụ cụ thể của Văn phòng. Tuy nhiên, nhìn chung Văn phòng HĐND - UBND quận,
huyện có những nhiệm vụ chủ yếu sau:
1.2.2.1. Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác
Kế hoạch, chương trình công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng
và phương thức thực hiện các mục tiêu, định hướng đó của cơ quan, tổ chức trong
một khoảng thời gian nhất định. [15,tr.42]
Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm và
lịch làm việc hàng tuần của HĐND - UBND quận, huyện. Chương trình, kế hoạch,
lịch làm việc là cơ sở để Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận, huyện chỉ đạo,
điều hành công việc một cách chủ động, có kế hoạch. Chương trình, kế hoạch, lịch
làm việc giúp cho hoạt động của từng cán bộ, công chức và của UBND quận, huyện

có mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, luôn luôn chủ động, không bị cuốn vào
những công việc sự vụ.
Ngoài ra, Văn phòng còn có nhiệm vụ giúp UBND quận, huyện thường xuyên
theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc chuẩn bị các đề án của các cơ quan chuyên môn,
UBND xã, phường, thị trấn và các cơ quan, tổ chức liên quan; định kỳ 6 tháng và
hàng năm báo cáo UBND quận, huyện kết quả việc thực hiện chương trình công tác
của UBND quận, huyện.
1.2.2.2. Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, thông tin đóng một vai trò
quan trọng. Thông tin là đối tượng và là mục tiêu của cán bộ công chức trong các cơ

14


quan nhà nước, là công cụ đắc lực của người quản lý. Nó là căn cứ để ban hành các
quyết định, các mệnh lệnh trong quản lý điều hành.
Thông tin sau khi thu thập phải được xử lý, nghĩa là thông tin được kiểm tra,
phân tích đánh giá, xác định đối tượng cần khai thác, sử dụng; xử lý về mặt kỹ thuật,
bảo quản lưu trữ. Thông tin cần được sử dụng một cách có hiệu quả nhất cho hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng có nhiệm vụ thu thập, xử lý, biên tập tin về tình hình các sự kiện,
các hoạt động đã và đang liên quan đến đối tượng bị quản lý, nhằm:
- Phục vụ cho lãnh đạo UBND quận, huyện giải quyết công việc hàng ngày;
- Đáp ứng các yêu cầu về thông tin để lãnh đạo UBND quận, huyện quyết
định các chủ trương, biện pháp nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
- Kiểm điểm việc thực hiện các quyết định, chỉ thị, chương trình, kế hoạch
công tác đã đề ra.
Ngoài việc xây dựng các dữ liệu thông tin, lưu trữ thông tin và tổ chức phục
vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng thông tin, Văn phòng còn là đầu mối cung cấp
thông tin về hoạt động của UBND quận, huyện cho các tổ chức và cá nhân theo quy

định.
1.2.2.3. Công tác tổ chức hội họp
Hội họp là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục
tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận ý
kiến để tư vấn, kiến nghị. [15,tr 48]
Văn phòng HĐND - UBND quận, huyện có nhiệm vụ tổ chức và phục vụ các
kỳ họp HĐND cấp quận, huyện; các phiên họp UBND cấp quận, huyện; các cuộc
họp, làm việc, tiếp khách của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch
UBND cấp quận, huyện theo quy định. Thực hiện tốt công tác sẽ giúp UBND quận,
huyện hoạt động có hiệu quả hơn nhờ tạo được sự phối hợp hành đọng trong công
việc, nâng cao tình thần tập thể; phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của
các cơ quan, đơn vị; khai thác trí tuệ tập thể;...
1.2.2.4. Công tác xây dựng văn bản

15


Văn bản là phương tiện ghi tin và chuyển tin hữu hiệu và chính xác. Thông tin
tồn tại trong văn bản bao gồm thông tin chính trị, kinh tế, xã hội, pháp lý và quản
lý... Mọi cơ quan nhà nước sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu để thực
hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy, việc soạn thảo, ban hành trong
nhiều cơ quan còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức.
Văn phòng HĐND - UBND quận, huyện là bộ phận chịu trách nhiệm chính
trong việc trợ giúp lãnh đạo UBND quận, huyện soạn thảo và ban hành văn bản
đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục và đạt được các yêu cầu về nội dung và hình
thức.
1.2.2.5. Công tác văn thư - lưu trữ
Công tác văn thư có ý nghĩa đảm bảo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ,
chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng đúng đường lối, chính

sách, nguyên tắc và chế độ; bảo đảm giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và của cơ
quan. Công tác văn thư là hoạt động bảo dảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý, bao gồm các nội dung: xây dựng và ban hành văn bản (được nêu ở
trên), tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu.
Công tác lưu trữ tài liệu nhằm phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học
và các nhu cầu cá nhân, thồng thời là phương tiện để kiểm tra hoạt đọng của bộ máy
quản lý Nhà nước. Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm các khâu như: sư tầm, thu
thập, bổ sung tài liệu; phân loại, chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; thống kê,
bảo quản tài liệu; xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu; tổ chức phục vụ khai
thác và sử dụng tào liệu.
Công tác văn thư - lưu trữ gắn liền với tất cả mọi chức năng của Văn phòng,
giúp cho lãnh đạo UBND quận, huyện và các cơ quan thuộc UBND quận, huyện tiếp
cận đủ mọi thông tin theo sự phân công, chức năng, hoàn chỉnh công đoạn cuối cùng
của các văn bản đi, quản lý và giúp cho việc tra cứu mọi thông tin thuận lợi, chính
xác đầy đủ.
1.2.2.6. Công tác lễ tân giao tiếp

16


Giao tiếp trong hành chính là hoạt động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc
giữa con người với nhau nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định của quản lý hành
chính. Lễ tân trong hành chính là những quy định (thành văn hoặc không thành văn)
về cách ứng xử, tiếp xúc trong quan hệ chính thức đối với các cá nhân, tổ chức trong
và ngoài cơ quan.
Việc giao tiếp đòi hỏi phải tuân theo những quy tắc xử sựnhất định để đảm
bảo phép lịch sự và lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp. Đối tượng giao tiếp có
thể là những khách bên ngoài hoặc nội bộ, là những người đến giao dịch với cơ
quan, công dân đến đưa đơn thư khiếu nại, tố cáo,... Chính vì vậy, hoạt động giao
tiếp cần đảm bảo theo đúng nghi thức nhà nước, phù hợp với truyền thống dân tộc

và tập quán quốc tế.
Đối với cơ quan quản lý hành chính nhà nước nói chung và UBND quận,
huyện nói riêng, việc tổ chức tốt công tác lễ tân, giao tiếp có ý nghĩa rất quan trọng.
Nó sẽ tạo nên không khí cởi mở, tạo được thiện cảm với các cơ quan, tổ chức bên
ngoài khi đến làm việc mà không mất đi sự nghiêm túc nơi công sở, đồng thời tạo ra
một môi trường giao tiếp thể hiện sựu văn hóa, văn minh công sở đậm nét của tỏ
chức. Do vậy, cán bộ công chức làm việc tại Văn phòng có trách nhiệm thực hiện tốt
các công việc như: bảo vệ, lễ tân, tiếp khách đến liên hệ công tác, khách đến thăm
họp và làm việc, hay từ việc nghe và trả lời điện thoại...
1.2.2.7. Công tác thi đua khen thưởng
Văn phòng có chức năng là đầu mối tổng hợp công tác thi đua, khen thưởng
trong toàn quận, huyện. Để thực hiện công tác này, Văn phòng HĐND - UBND
quận, huyện có nhiệm vụ:
- Tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan và Hội đồng thi đua - Khen thưởng cùng
cấp để cụ thể hóa chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về công
tác thi đua, khen thưởng ở cơ quan;
- Làm nhiệm vụ Thường trực Hội đồng thi đua - Khen thưởng (Chánh văn
phòng là ủy viên thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng);

17