Tổng quan về chứng từ kế toán mới nhất năm 2019

TỔNG QUAN VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN MỚI NHẤT NĂM
2019
Tổng quan về chứng từ kế toán mới nhất năm 2019, Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang
tin chứng minh nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành làm căn cứ ghi sổ
kế toán. Vậy, thực chất chứng từ kế toán là những giấy tờ đã in sẵn (hoặc chưa in sẵn) theo mẫu
quy định được sử dụng để ghi những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh và đã thực sự hoàn thành trong hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động với các loại tài sản,
các loại nguồn vốn và các đối tượng kế toán khác.
– Lập chứng từ kế toán là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành
vào các chứng từ theo thời gian và địa điểm phát sinh. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt
động của đơn vị đều phải lập chứng từ. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ
kinh tế, tài chính.
– Lập chứng từ kế toán là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán của đơn vị, là nhân tố đầu
tiên ảnh hưởng đến chất lượng công tác hạch toán kế toán. Vì vậy, khi lập chứng từ kế toán phải
đảm bảo các yêu cầu:
– Rõ ràng, đầy đủ, kịp thời
– Hợp lệ, hợp pháp
* Phân loại chứng từ kế toán.
– Trong quá trình hoạt động với tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, chứng từ kế toán cũng
bao gồm nhiều loại khác nhau. Do đó để nhận biết đầy đủ các chứng từ, thuận tiện cho việc ghi
chép trên sổ kế toán và kiểm tra khi cần phải phân loại chứng từ kế toán.
* Theo tính chất và hình thức của chứng từ


– Chứng từ thông thường (chứng từ bằng giấy)
– Chứng từ điện tử: là các từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà
không bị thay đổi trong quá trình truyền mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa
từ, các loại thẻ thanh toán.
* Theo địa điểm lập chứng từ:
– Chứng từ bên trong: là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận trong đơn vị lập như phiếu thu,
phiếu chi, phiếu nhập kho…

Ví dụ: biên bản kiểm kê nội bộ, bảng kê thanh toán lương, phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản
xuất, hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản,…
– Chứng từ bên ngoài: là chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến tài
sản của đơn vị nhưng do cá nhân hoặc đơn vị khác lập và chuyển đến như giấy báo nợ, báo có của
ngân hàng, hóa đơn bán hàng của người bán…
Ví dụ: hóa đơn mua hàng, hóa đơn thanh toán vận chuyển thuê ngoài,…
* Theo mức độ phản ánh của chứng từ:
– Chứng từ gốc: là chứng từ p hản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm
tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế.
Ví dụ: hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu,…
– Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế có nội dung kinh tế giống nhau. Sử dụng chứng từ tổng hợp có tác dụng thuận lợi trong
ghi sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ.
Ví dụ: bảng tổng hợp chứng từ, bảng kê chứng từ,…
* Theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước:


– Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa
các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Loại chứng từ
này nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chi tiêu phản ánh và áp dụng cho tất cả các
lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
– Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn: Là chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà
nước chỉ hướng dẫn các chi tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế vận dụng vào
từng trường hợp cụ thể.
* Theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ:
– Chứng từ về tiền: như phiếu thu
– Chứng từ về tài sản cố định: như Biên bản bàn giao tài sản cố định
– Chứng từ về vật tư hàng hóa
– Chứng từ về lao động tiền lương: như bảng chấm công
– Chứng từ về bán hàng: như thẻ quầy hàng

– Chứng từ về hàng tồn kho: như phiếu xuất kho
…
* Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán
– Chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính, nó mang
tính pháp lý nên nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm phát sinh, các yếu tố thể hiện trách nhiệm
của cá nhân, bộ phận đối với hoạt động kinh tế xảy ra. Các yếu tố cấu thành nội dung của bản
chứng từ bao gồm: các yếu tố cơ bản, các yếu tố bổ sung.
* Các yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải có như:


– Tên gọi chứng từ: tất cả các chứng từ kế toán phải có tên gọi nhất định như phiếu thu, phiếu
nhập kho,… Nó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi.
Tên gọi chứng từ được xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh chứng từ đó.
– Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: khi lập các bản chứng từ phải ghi rõ số chứng từ
và ngày, tháng lập chứng từ. Yếu tố này được đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra được thuận lợi khi cần thiết.
– Tên, địa chỉ của cá nhân, của đơn vị lập và nhận chứng từ. Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra
về mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp
vụ kinh tế.
– Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: mọi chứng từ kế toán phải được ghi tóm tắt nội dung
của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. Nội dung
nghiệp vụ kinh tế trên những chứng từ không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết
phải dùng bút mực số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng chỗ trống phải gạch chéo.
– Số lượng, đơn giá vá số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng
từ kế toán dùng để thu chi tiền ghi bằng số và chữ.
– Chữ kí của người lập và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ.
– Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải
có chữ kí của người kiểm soát (kế toán truởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu
của đơn vị.
– Các yếu tố bổ sung: là các yếu tố không bắt buộc đối ghi sổ kế toán mà có các yếu tố bổ sung

khác nhau như phương thức thanh toán, phương thức bán hàng,…
– Bản chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lí cho mọi thông tin kế toán cung
cấp, do đó chứng từ được làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là các chứng từ hợp pháp, hợp lệ, tức là
phải đảm bảo các yêu cầu sau:


Chứng từ kế toán phản ánh đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không được viết tắt, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt
quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
Chứng từ kế toán phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép chứng từ phải rõ ràng, không tẩy
xóa sửa chữa trên chứng từ
Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định
Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để
ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt, phải đính kèm với bản chính bằng tiếng
nước ngoài.
* Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
– Xử lí luân chuyển chứng từ kế toán là quá trình chuyển giao, sử dụng chứng từ, từ sau khi lập
và nhận chứng từ đến khi đưa vào bảo quản lưu trữ. Tùy thuộcvào yêu cầu quản lí của từng loại
nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ được chuyển giao cho những bộ phận có liên quan. Quá trình xử
lí luân chuyển chứng từ phải đảm bảo cung cấp thông tị kịp thời, tránh trùng lặp, chồng chéo.
Trình tự xử lí, luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau:
– Kiểm tra chứng từ: tất cả những chứng từ được chuyển đến bộ phận kế toán phải được kiểm tra,
đây là khâu khởi đầu để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, nội dung kiểm tra chứng từ
bao gồm: tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ; tính
hợp pháp hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từng; việc tính toán trên chứng từ.
– Hoàn chỉnh chứng từ: là bước tiếp theo sau khi kiểm tra chứng từ bao gồm việc ghi các yếu tố
cần bổ sung, phân loại chứng từ và lập định khoản trên những chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ
kế toán.
– Chuyển giao và sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán: chứng từ ghi sổ kế toán sau khi được kiểm tra,
hoàn chỉnh đảm bảo tính hợp pháp cần được chuyển giao cho các bộ phận có nhu cầu thu nhận,

xử lí thông tin về nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ. Các bộ phận căn cứ chứng từ nhận


được tập hợp làm cơ sở ghi sổ kế toán. Quá trình chuyển giao, sử dụng chứng từ phải tuân thủ
đường đi và thời gian theo quy định.
– Đưa chứng từ vào bảo quản lưu trữ: chứng từ kế toán là cơ sở pháp lí của mọi số liệu, thông tin
kế toán, là tài liệu lịch sử về hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy sau khi sử dụng làm cơ sở ghi
sổ kế toán, các chứng từ phải được tổ chức bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước.
Đối với các chứng từ điện tử là băng đĩa từ thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo trình tự thời
gian, được bảo quản với đủ điều kiện kĩ thuật chống thoái hóa chứng từ điện tử và chống tình trạng
truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài. Đồng thời chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu
trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán.
* Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán về tiền mặt
– Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi
– Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán,
giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, …
– Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm thu) có thể là: Giấy thanh toán tiền
tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, …
– Kế toán tiền mặt đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu – chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy
đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của
Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
– Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
– Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc. Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy
định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét
phê duyệt đề nghị thu – chi. Các đề nghị chi mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu
cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.
* Lập chứng từ thu – chi:


– Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi.

– Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu/ uỷ nhiệm
chi.
– Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
– Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu (ủy nhiệm thu) hoặc Phiếu chi
(ủy nhiệm thu).
– Thực hiện thu – chi tiền:
– Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu thu hoặc Phiếu chi (do kế toán lập)
kèm theo chứng từ gốc, Thủ quỹ phải…
* Phân loại chứng từ kế toán:
Để thuận tiện trong việc phân biệt và sử dụng từng loại chứng từ kế toán, người ta tiến hành phân
loại chứng từ theo các đặc trưng chủ yếu khác nhau như: công dụng của chứng từ; địa điểm lập
chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế, tính cấp bách của thông tin trong chứng từ…
* Phân loại theo công dụng của chứng từ
Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: chứng từ mệnh lệnh; chứng từ chấp hành; chứng
từ thủ tục kế toán và chứng từ liên hợp.
– Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của
người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành như: Lệnh chi tiền mặt; lệnh xuất kho vật tư.
Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chưa nói tới mức độ
hoàn thành của nghiệp vụ, do đó chưa đủ điều kiện ghi chép thanh toán vào sổ sách kế toán.
– Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã thực
sự hoàn thành như: phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt, phiếu xuất kho… Chứng từ chấp hành
cùng với chứng từ mệnh lệnh có đủ điều kiện được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.