giao trinh tin vp ngan han

Bài 1: Giới thiệu microsoft word 2003
I. Tổng quan về MICROSOFT WORD 2003
1) Giới thiệu về Microsoft Word 2003:
MICROSOFT WORD là một trong các chơng trình xử lý văn bản phổ biến nhất hiện
nay chạy trên nền Windows với các u điểm sau:
Có thể thay đổi FONT, cỡ chữ và kiểu chữ theo ý muốn.
Có khả năng liên kết dữ liệu với các ứng dung khác.
Có khả năng tạo các văn bản đặc biệt nhờ các chơng trình hỗ trợ.
Hãng MICROSOFT đã tổng hợp các chơng trình ứng dụng cho văn phòng, quản lý,
trong đó có MICROSOFT WORD là một trong các ứng dụng của phần mềm
MICROSOFT OFFICE.
MICROSOFT WORD (còn gọi WIN WORD hoặc WORD) có nhiều phiên bản nh 4.0,
6.0, hiện nay WORD 97, 2000, XP, 2003, 2007).
MICROSOFT WORD với nguồn gốc là soạn thảo văn bản tiếng anh vì vậy để soạn
thảo các ngôn ngữ khác cần có các phần mềm trợ giúp về phông chữ (ví dụ ABC, viet
key,.. dùng cho tiếng việt, Russian dùng cho tiếng Nga.v.v ).
2) Khởi động MICROSOFT WORD 2003:
Để khởi động MICROSOFT WORD, điều kiện là nó đã đợc cài đặt.
Có nhiều cách khởi động MICROSOFT WORD :
Cách 1: Chọn Start/Programs/Microsoft Office/Microsoft Word 2003
Cách 2: - Kích hoạt menu Start
e) Chọn File văn bản Word trong Documents
Cách 3: Click vào biểu tợng Word trên thanh biểu tợng hoặc trên Desktop (nếu có)
Cách 4 : Click vào biểu tợng lối tắt My Documents, chọn tài liệu muốn mở và Double-
click
Cách 5: Kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer, chọn tài liệu muốn mở và
Double-click hoặc phải chuột vào tài liệu chọn open
3) Màn hình Microsof word 2003:
Sau khi khởi động, màn hình chính của MICROSOFT WORD xuất hiện nh hình sau:

4) Menu chính :

1
Menu chính có các mục nh sau:
file: các chức năng về file
Edit: các chức năng về soạn thảo
View: các chức năng xem
insert: các chức năng chèn
Format: các chức năng về hình thức hình dạng văn bản
Tools: các chức năng về công cụ
window: các chức năng về cửa sổ
Help: các chức năng trợ giúp
4) Thanh công cụ chuẩn Standard Tool Bar:
- Mở một văn bản mới dựa trên khuôn mẫu Normal
- Mở tài liệu đã có trên đĩa
- Cất giữ văn bản đang soạn vào đĩa
- In toàn bộ tài liệu ra máy in
- Xem văn bản trớc khi in
- Kiểm tra chính tả đối với văn bản tiêng Anh
- Cắt bỏ khối văn bản và lu nội dung đó vào Clipboard
- Sao chép khối văn bản vào Clipboard
- Sao chép khối văn bản từ Clipboard vào vị trí con trỏ tại văn bản
- Chổi định dạng ký tự
- Xoá bỏ một động tác soạn thảo hoặc định dạng trớc đó
- Làm tiếp một động tác soạn thảo hoặc định dạng trớc đó
- Chế độ định dạng tự động
- Dùng Autotext
- Chèn bảng biểu vào văn bản tại vị trí con trỏ
- Chèn bảng tính EXCEL vào văn bản tại vị trí con trỏ
- Định dạng văn bản dới dạng cột báo.
- Khởi động chơng trình vẽ Microsoft Draw
- Khởi động chơng trình đồ thị Microsoft Graph

- Tắt bật hiển thị Tab hoặc Space
- Thay đổi tỉ lệ hiển thị
2
5) Thanh công cụ định dạng - F rmat Tool Bar:
Dùng để định dạng chữ và đoạn văn bản:
- Hộp chọn khuôn mẫu - Syle
- Hộp chọn phông chữ - Font
- Hộp chọn cỡ chữ - Size
- Tắt bật in đậm - B ld
- Tắt bật in nghiêng - I alic
- Tắt bật in có gạch chân - U derline
- Căn lề văn bản theo lề trái
- Căn lề văn bản theo giữa
- Căn lề văn bản theo lề phải
- Căn lề văn bản theo 2 lề phải, trái
- Đánh số thứ tự tự động cho các đoạn văn bản
- Đặt dấu trớc mỗi đoạn văn bản
- Di chuyển sang trái 1 Tab khối văn bản đã chọn
- Di chuyển sang phải 1 Tab khối văn bản đã chọn
- Hiển, ẩn thanh công cụ Boarders
5) Kết thúc Microsoft Word 2003:
Hoàn toàn giống kết thúc một chơng trình ứng dụng của windows
Có nhiều cách đóng cửa sổ:
*) Cách 1 : nhấp vào nút Close ổ góc phải trên cửa sổ
*) Cách 2: nhấp đúp biểu tợng góc trái trên cửa sổ
*) Cách 3: nhấp biểu tợng góc
trái trên rồi chọn Close:
*) Cách 4 : kéo Menu File xuống
và chọn Exit (nếu là một ứng
dụng):

3
*) Cách 5: nhấp nút phải chuột lên nút đại diện cửa sổ ở
thanh tác vụ và chọn Close.
*) Cách 6 : ấn Alt+F4.
II) Các thao tác cơ bản trong soạn thảo văn bản
1) vài kiến thức về văn bản:
e)
a) đặt khoảng cách lề và tiêu đề trên, dới:
e) Thao tác nh sau:
C họn menu
File/Page
Setup/Magin
Các thông số của
Margins là:
Top: Lề trên
Bottom: Lề dới
Left: Lề trái
Right: Lề phải
Gutter: Khoảng
cách lề cho việc
đóng tập tài liệu
Multiple
pages/Mirror margins: Làm lề đối xứng khi in 2 mặt
4
Tiêu đề
đầu trang
Lề trên
Lề phải
Đoạn văn bản
(Paragraph)

Lề trái
Hình ảnh
Tiêu đề
chân trang
Lề dưới
2) Các thao tác về file văn bản:
a) Mở file mới: Ta có các cách sau:
Cách 1- Dùng menu: Kích hoạt menu File- chọn New
Chọn Blank Document:
Cách 2- Dùng phím nóng: Ctrl+N
Cách 3- Dùng biểu tợng: Bấm vào biểu tợng New
Khi ta mở tài liệu mới thì hộp thoại New sẽ cho phép ta chọn các
mẫu soạn thảo. Thông thờng ta chọn kiểu Normal đã có các thông số chuẩn, ta chỉ sửa đổi
lại chút ít các thông số cho phù hợp với loại tài liệu ta định soạn thảo nh cài đặt khổ giấy,
quy cách văn bản tài liệu.
b) Mở file cũ: Ta có các cách sau:
C ách 1- Dùng menu: Kích hoạt menu File - Cọn
Open
Lựa chọn File cần mở trong hộp thoại Open:
Cách 2- Dùng phím nóng: Ctrl+O, chọn File cần mở trong hộp thoại Open
Cách 2- Dùng biểu tợng: Bấm vào biểu tợng Open- ; Lựa chọn File cần mở trong hộp
thoại Open
5
c) Đóng tệp đang soạn thảo: Ta có các cách sau:
Cách 1- Dùng menu:
Kích hoạt menu File
Chọn Close
Cách 2:
Bấm nút trái chuột
vào biểu tợng góc trái

trên
Chọn Close
Cách 3: Bấm đúp vào biểu tợng
Cách 4: Bấm vào biểu tợng Close ở dới
d) Lu giữ nội dung tệp đang soạn thảo đã đặt tên: Ta có các cách
sau:
Cách 1: Dùng menu:
Kích hoạt menu File chọn Save
Cách 2:
Bấm nút trái chuột vào biểu tợng
Save
e) Lu giữ nội dung tệp với tên khác:
Thao tác nh sau:
Kích hoạt menu File chọn Save As
Đánh tên mới vào hộp File Name và bấm chọn Save
6
3) Thiết lập màn hình khi soạn thảo:
Có 4 chế độ khác nhau để xem tài liệu trên cửa sổ màn hình khi soạn thảo.
Thao tác nh sau: Kích hoạt menu VIEW. Chọn 1 trong 5 chế độ :
Các chế độ VIEW là:
Normal - Chế độ bình thờng: chế độ này có 1 số chi tiết đợc đơn giản hoá để tăng tốc độ
truy xuất ( ví dụ nh không thấy số trang, không thực hiện đợc thao tác vẽ)
Web Layout Chế độ trang Web: Dùng để thực hiện, xem các tài liệu từ Websize
Print Layout - Chế độ trình bày trang: Tài liệu sẽ đợc thể hiện giống nh khi đợc in ra.
Reading Layout - chế độ tổng quan tài liệu: thờng dùng để xem cùng lúc nhiều trang tài
liệu.
Outline - Chế độ tổng quan: thờng dùng để xem những mục tiêu lớn của tài liệu, giấu đi
các chi tiết nhỏ.
4) Thao tác soạn thảo:
a) Các thao tác đánh tiếng Việt:

Cần chú ý muốn đánh tiếng thì phần mềm FONT tiếng Việt phải ở trạng thái bật ( ON
).
Thao tác nhập văn bản từ bàn phím
Ta gõ các phím theo th tự các chữ cái của văn bản cần soạn thảo
Hết dòng thì máy tự xuống dòng khác
Khi hết một đoạn (có thụt đầu dòng ) mới ấn phím Enter
Word có hai chế độ gõ:
Chế độ chèn (insert): ký tự đợc gõ vàosẽ đẩy ký tự sau con trỏ sang phải.
Chế độ đè (OVER): ký tự mới chồng lên ký tự sau con trỏ
Xoá ký tự sai:
dùng Back space
7
dùng phím di chuyển con trỏ đến ký tự sai dùng phím DEL
Các thao tác đánh chữ cái đặc biệt :
- đ = dd
ô = oo
â = aa
- ă = aw
- ơ = ow hoặc }
- = uw hoặc {
w = ww
Các ký tự bỏ dấu:
x = xx
R = RR
j = jj
s = ss
f = ff
Các thao tác bỏ dấu:
dấu / = s
dấu \ = f

dấu ? = r
dấu . = j
dấu ~ = x
b) Các phím di chuyển:
Di chuyển Phím
Sang phải một ký tự
Sang trái một ký tự
Lên một hàng
Xuống một dòng
Về đầu hàng
Về cuối hàng
Về đầu tài liệu
Về cuối tài liệu
Lên một trang màn hình
Xuống một trang màn hình




Home
End
Ctrl + Home
Ctrl + End
Page Up
Page Down
c) Di chuyển dùng chuột:
Đến nơi bất kỳ trong màn hình: di chuyển con trỏ chuột đến vị trí đó, ấn nút trái
chuột.
Di chuyển lớn hơn màn hình - dùng Rule dọc: Muốn thay đổi một hàng thì bấm vào
nút tam giác chỉ hớng. Muốn chuyển nhanh thì bấm và giữ nút trái chuột vào icon trợt

kéo đi khi vị trí muốn di chuyển trên màn hình thì dùng lại. Di con trỏ đến vị trí đó
bấm nút phải chuột.
Trang giấy rộng hơn màn hình thì dùng Ruler ngang, các thao tác giống Rule dọc .
8
d) Di chuyển nhanh tới 1 trang nào đấy: Kích hoạt menu EDIT- Chọn GOTO - Đánh
số trang cần chuyển đến. (hoặc bấm phím F5)
Bấm GO TO
Bấm CLOSE
e) Tạo chỉ số trên, dới :
Trong văn bản, rất hay có
dạng chỉ số trên M
n
và
dạng chỉ số dới M
n
.

Muốn tạo chỉ số trên và dới , thao tác nh sau:
Cách 1:- Bấm biểu tợng X
2
- : tạo chỉ số trên
Bấm biểu tợng X
2
- : chỉ số dới
Muốn trở lại bình thờng bấm biểu tợng tơng ứng lần nữa
Cách 2: dùng bàn phím
Bấm tổ hợp phím ctrl + Shift + dấu cộng: chỉ số trên
Bấm tổ hợp phím ctrl + dấu bằng : chỉ số dới
Gõ tổ hợp trên lần nữa trở lại bình thờng
5) Thao tác với khối:

Để thực hiện nhanh các công tác soạn thảo, MICROSOFT WORD có khái niệm khối
và các thao tác đối với khối.
Khối là một đoạn văn bản, tài liệu liên tục.
Thông qua các thao tác copy, xoá, di chuyển,.. khối làm cho công tác soạn thảo nhanh
gấp nhiều lần.
Để thực hiện các thao tác copy, xoá, di chuyển,.. khối thì trớc tiên khối đó phải đợc
đánh dấu.
a) Các thao tác đánh dấu đoạn, khối văn bản:
Đánh dấu khối dùng chuột: di chuột đến đầu khối ; ấn giữ nút trái chuột và kéo chuột
cho đến hết khối cần đánh dấu rồi thả nút phải chuột .
Đánh dấu khối dùng bàn phím : di chuyển con trỏ đến đầu khối ; ấn giữ phím Shift và
bấm các phím di chuyển
Khi khối đợc đánh dấu nó sẽ đổi màu nh hình sau:
9
Bỏ chọn bằng phím ESC
b) Copy khối văn bản
Thao tác nh sau:
Đánh dấu khối văn bản cần sao chép
Thực hiện một trong các phơng pháp sau:
- Bấm vào biểu tợng copy
ấn tổ hợp phím Ctrl + c
Kích hoạt menu EDIT rồi chọn copy
di chuyển đến nơi để khối văn bản sao chép
Thực hiện một trong các phơng pháp sau:
- Bấm chuột vào biểu tợng paste
ấn tổ hợp phím Ctrl + V
Kích hoạt menu EDIT rồi chọn PASTE
Ta có thể dùng cách sau:
đánh dấu khối văn bản
ấn giữ phím ctrl bấm giữ nút trái chuột khi chuột trỏ vào khối đã đánh dấu và đa con trỏ

đến nơi cần copy rồi thả chuột
b) Di chuyển khối văn bản
Thao tác nh sau:
Đánh dấu khối văn bản cần di chuyển
Thực hiện một trong các phơng pháp sau:
- Bấm vào biểu tợng CUT-
ấn tổ hợp phím Ctrl + X
10
Kích hoạt menu EDIT rồi chọn CUT
di chuyển đến nơi để khối văn bản
Thực hiện một trong các phơng pháp sau:
Bấm chuột vào biểu tợng paste
ấn tổ hợp phím Ctrl + V
Kích hoạt menu EDIT rồi chọn PASTE
Ta có thể dùng cách sau:
đánh dấu khối văn bản
Bấm giữ nút trái chuột khi chuột trỏ vào khối đã đánh dấu, đa con
trỏ đến nơi cần copy rồi thả chuột
d) Xoá khối văn bản
Thao tác nh sau:
Đánh dấu khối văn bản cần xoá -
Thực hiện một trong các phơng pháp sau:
Bấm vào biểu tợng CUT
ấn tổ hợp phím Ctrl + X
Kích hoạt menu EDIT rồi chọn CUT
Bấm phím DELETE
6) Tìm kiếm và thay thế:
Chọn menu EDIT, chọn FIND ( hoặc gõ Ctrl + F) hoặc bấm phím F5, hộp thoại tìm
kiếm hiện ra:
a) Tìm kiếm:

Thao tác nh sau: ở FIND
Gõ vào chuỗi ký tự muốn tìm vào hộp FIND WHAT.
Chọn các tuỳ chọn tìm ở More/Search:
Up: Tìm từ vị trí con trỏ về đầu văn bản.
Down: Tìm từ vị trí con trỏ về đầu văn bản.
All: Tìm trong toàn bộ văn bản
Bấm vào nút FIND NEXT
b) Tìm kiếm và thay thế:
Thao tác nh sau: ở REPLACE
11
Gõ vào chuỗi ký tự muốn tìm để thay thế chuỗi ký tự khác vào hộp FIND WHAT.
Gõ vào chuỗi ký tự mới muốn thay thế chuỗi ký tự cũ vào hộp REPLACE WITH.
Chọn các tuỳ chọn tìm ở Search:
Up: Tìm từ vị trí con trỏ về đầu văn bản.
Down: Tìm từ vị trí con trỏ về đầu văn bản.
All: Tìm trong toàn bộ văn bản
Chọn cách kiểm tra:
MATCH WHOLE WORD ONLY: so sánh theo từng ký tự.
MATCH CASE: Phân biệt chữ hoa, chữ thờng.
Bấm chọn các phơng thức thay thế:
FIND NEXT: bỏ qua 1 lần tìm thấy và tìm tiếp
REPLACE : thay thế lần tìm thấy đầu tiên.
REPLACE ALL: thay thế toàn bộ nếu tìm thấy
c) Tìm kiếm nhanh trang văn bản:
Thao tác nh sau: ở GO TO
Gõ vào số trang cần tìm và chọn Next hoặc Enter sau đó chọn Close
7) Hủy và nhắc lại các thao tác vừa làm trớc đó
MICROSOFT WORD cho phép chúng ta nhắc lại lệnh vừa thực hiện hoặc huỷ bỏ các
lệnh vừa thực hiện.
Thao tác huỷ các lệnh vừa làm trớc đó - UNDO:

Kích hoạt menu EDITrồi chọn UNDO.
Bấm vào biểu tợng UNDO -
ctrl + Z
Lặp lại lệnh vừa thực hiện trớc đó - REPEAT:
Kích hoạt menu EDITrồi chọn REPEAT.
Bấm vào biểu tợng REDO -
ctrl + Y
12
8) Sử dụng phím Tab trong soạn thảo:
Về nguyên tắc, phím Tab đợc sử dụng để di chuyển nhanh con trỏ đi một khoảng cách
nhất định, do đó việc trình bày văn bản ngay ngắn, chính xác theo ý đồ trình bày văn
bản của ngời dùng.
WORD có 4 loại điểm dừng:
Điểm dừng TAB trái ( left ): khi đợc chọn thì ấn Tab thì con trỏ sẽ di chuyển một
khoảng cách và văn bản đợc căn theo lề trái.
Điểm dừng TAB phải ( Right ): khi đợc chọn thì ấn Tab thì con trỏ sẽ di chuyển
một khoảng cách và văn bản đợc căn theo lề phải.
Điểm dừng TAB giữa ( Center ): khi đợc chọn thì ấn Tab thì con trỏ sẽ di chuyển
một khoảng cách và tại điểm dừng này văn bản đợc căn đều theo hai bên.
Điểm dừng TAB số lẻ thập phân ( Decimal): khi đợc chọn thì cân thẳng các con
số theo vị trí dấu chấm thập phân.
Thao tác đặt khoảng cách bớc TAB nh sau:
Chọn FORMAT.
Chọn Tabs. Xuất hiện hộp thoại Tab nh hình sau:
Đánh giá trị bớc nhảy Tab vào Tab Stop Position
sau.
Chọn loại điểm dừng trong Alignmet.
ấn nút OK để cài đặt.
III - Định dạng văn bản :
1) Định dạng các ký tự của văn bản

Khuôn dạng của ký tự văn bản bao gồm các thuộc tính:
Font, kích cỡ chữ kiểu chữ.
Định dạng các ký tự của văn bản là xác định các thuộc
tính chữ trên.
Định dạng có thể áp dụng cho một từ, 1 ký tự, .. cho
đến toàn bộ văn bản.
a) Thay đổi Font :
FONT là dạng thức ký tự do phần mềm tạo ra
Thao tác thay đổi FONT nh sau:
Đánh dấu đoạn văn bản muốn thay đổi font chữ
Sử dụng 1 trong 2 cách sau:
bấm vào LIST chọn font của
thahnh định dạng chọn loại font
Kích hoạt menu FORMAT:
Bấm chọn FONT
chọn loại font trong hộp thoại
FONT
Bấm OK
13
b) Thay đổi cỡ chữ :
Thao tác thay đổi cỡ chữ nh sau:
Đánh dấu đoạn văn bản muốn thay đổi cỡ chữ
Sử dụng 1 trong 2 cách sau:
bấm vào hộp thoại chọn cỡ chữ, chọn loại cỡ chữ
Kích hoạt menu FORMAT:
Bấm chọn FONT
chọn loại cỡ chữ (Size) trong hộp thoại FONT
Bấm OK
c) Thay đổi kiểu chữ :
Kiểu chữ có 4 kiểu:

REGULAR: loại hợp thức, bình thờng.
BOLD: Kiểu đậm.
ITALIC: Kiểu nghiêng.
UNDERLINE: Kiểu có gạch chân
Thao tác thay đổi kiểu chữ nh sau:
Đánh dấu đoạn văn bản muốn thay đổi cỡ chữ
Sử dụng 1 trong 2 cách sau:
Bấm vào các biểu tợng kiểu chữ -
Kích hoạt menu FORMAT:
- Bấm chọn FONT
- Chọn loại cỡ chữ (Size) trong hộp thoại FONT
- Bấm OK
ấn tổ hợp phím:
- CTRL + B: kiểu đậm
- CTRL + I: kiểu nghiêng
- CTRL + U: kiểu gạch chân
2) Định dạng khối, đoạn văn bản:
Paragraph là một đoạn văn bản đợc bắt đầu từ một dòng mới bằng việc ấn ENTER ở
dòng trên và kết thúc cũng bằng nhấn ENTER.
Định dạng khối đoạn văn là xác định dạng thức của một khối hay đoạn văn.
Ngoài các hình thức căn chỉnh nh trên còn có các đặc tính nh thụt dòng, khoảng cách
giữa các dòng, khoảng cách giữa các đoạn văn,...
Trớc khi căn chỉnh khối, đoạn văn bản cần thực hiện thao tác chọn khối và đoạn văn
bản nh trình bày ở mục thao tác với khối, đoạn văn bản.
a) Căn chỉnh khối, đoạn văn bản :
Có các hình thức căn chỉnh khối, đoạn văn bản nh sau:
- Left Alignment : Căn theo biên trái.
- Right Alignment : Căn theo biên phải.
- Centrer Alignment : Căn giữa.
14

- Justified Alignment : Căn đều 2 biên.
Thao tác căn chỉnh khối, đoạn văn bản có các cách
Đánh dấu khối văn bản định căn chỉnh
Dùng 1 trong các cách sau:
Bấm vào biểu tợng tơng ứng
Bấm tổ hợp phím:
ctrl + R -căn phải
ctrl+E - căn giữa
ctrl+L - căn trái
ctrl + J- căn hai bên
Kích hoạt menu FORMAT, chọn PARAGRAPH
b) Thụt vào khối, đoạn văn bản :
Có các hình thức thụt vào khối, đoạn văn bản nh sau:
Left Indentation: Thụt vào so với biên trái.
Right Indentation: Thụt vào so với biên phải.
Special Indentation: Chỉ thụt dòng đầu.
Hanging Indent : giữ nguyên dòng đầu thụt các dòng còn lại
Thao tác đặt thụt vào khối, đoạn văn bản có các cách :
Cách 1: dùng thớc ( Rule )
Đánh dấu khối, đoạn văn bản định căn chỉnh
Đa con trỏ chuột tới một trong các hình tam giác trên thớc, bấm và gữ nút trái
chuột, kéo chuột tới vị trí cần thiết.
Tam giác trên bên trái- : Thụt dòng đầu tiên
Tam giác dới bên trái - : Thụt vào của khối, đoạn văn bản so với lề trái.
Tam giác dới bên phải - : Thụt vào của khối, đoạn văn bản so với lề
phải.
Hình vuông nhỏ phía dới - : Đặt lề trái cho toàn bộ văn bản.
Cách 2: dùng menu
Đánh dấu khối, đoạn văn bản định căn chỉnh
Kích hoạt menu FORMAT

Chọn PARAGRAPH
Đặt các giá trị trong các hộp LEFT, RIGHT, SPECIAL
Bấm OK
15
Chú ý: để thụt dòng đầu còn có phơng pháp ấn phím TAB ( khoảng cách 1 TAB đợc
thay đổi bằng cách chọn FORMAT chọn TAB và thay đổi giá trị một lần nhảy TAB ).
c) Thay đổi độ giãn dòng :
Có các hình thức độ giãn dòng sau:
Line Spacing: độ giãn dòng giữa các dòng trong khối, đoạn văn bản.
Spacing Before: độ giãn dòng giữa khối, đoạn văn bản đợc chọn với khối đoạn văn bản
trớc .
Spacing After: độ giãn dòng giữa khối, đoạn văn bản đợc chọn với khối đoạn văn bản
sau.
Thao tác đặt độ dãn dòng khối, đoạn văn bản:
Đánh dấu khối, đoạn văn bản định đặt độ dãn dòng
Kích hoạt menu FORMAT
Chọn PARAGRAPH
Đặt các giá trị trong các hộp LINE SPACING, SPACING
Bấm OK
Các tuỳ chọn LINE SPACING là:
Single: dòng đơn
1.5 Lines: bằng 1.5 dòng đơn.
Double: bằng 2 lần dòng đơn.
At lest: Độ dãn mức ít nhất bằng giá trị ta xác định, nếu cỡ chữ lớn hơn thì độ
dãn dòng có thể tăng.
Exactly: độ dãn dòng bằng đúng giá trị ta xác định, nếu cỡ chữ lớn sẽ bị cắt.
16
Multiple: thay đổi độ dãn tuỳ ý theo giá tri ta đặt.
3) Tạo và sử dụng định dạng kiểu ( Style ):
Định dạng kiểu (Style) là nhóm các tính chất định dạng mà

ta có thể đặt tên để lu giữ và sử dụng sau này.
a) Tạo định dạng kiểu:
Thao tác nh sau:
Chọn FORMAT.
Chọn STYLES AND FORMATTING, hộp thoại STYLE
xuất hiện nh hình bên, chọn New Style
để xuất hiện hộp thoại sau:
Ta chọn NEW để tạo định dạng mới, hộp thoại NEW
STYLE xuất hiện nh hình sau:
Nhập tên định dạng kiểu vào hộp NAME.
Chọn FORMAT để xác định tập các tính chất định dạng.
Nếu cần xác định tổ hợp phím tắt để sau này gọi STYLE đó nhanh chóng thì chọn
SHORTCUT KEY.
Muốn thay đổi các tính chất vừa chọn ( hoặc thay đổi với một STYLE cũ ) thì chọn
MODIFY.
Muốn bỏ một STYLE nào đó thì chọn DELETE.
Bấm OK , một SYLE đợc lu giữ và có thể sử dụng sau này.
b) Sử dụng các định dạng kiểu:
Ta sử dụng các định dạng kiểu có sẵn hoặc đợc tạo mới nh trên trong khi soạn thảo
hoặc sửa đổi văn bản.
Thao tác sử dụng:
17
Cáh 1 : chọn định dạng kiểu từ thanh
FORMAT BAR nh hình vẽ:
Cách 2: Chọn định dạng kiểu trong hộp
thoại STYLE, cách gọi hộp thoại STYLE
nh đã trình bày ở phần trên.
IV - Bảng biểu trong tài liệu, văn bản :
1) Tạo bảng biểu mới:
Thao tác tạo bảng biểu nh sau:

Đa con trỏ tới điểm cần đặt bảng biểu.
Dùng một trong các cách sau:
Cách 1: bấm nút Insert Table trên thanh công cụ. Dùng chuột ( ấn, giữ và rê
chuột) bôi đen số cột, số hàng của bảng thì thả nút chuột nh hình sau.
Cách 2: Chọn menu TABLE, chọn INSERT TABLE. Hộp thoại INSERT TABLE
xuất hiện nh hình sau. Chọn số cột, hàng rồi bấm OK.
2) Soạn thảo trong bảng:
18