Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại viện hàn lâm khoa học và công nghệ việt nam

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

VŨ THỊ BÍCH

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
TẠI VIỆN HÀN LÂM
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, 11/2019


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

VŨ THỊ BÍCH

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
TẠI VIỆN HÀN LÂM
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: GS.TSKH.NGND. Nguyễn Văn Thâm

Hà Nội, 11/2019

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bản Luận văn thạc sỹ này là công trình nghiên cứu
của cá nhân tôi. Luận văn có kế thừa các công trình nghiên cứu đã công bố,
được nghiên cứu, chỉnh sửa và bổ sung các kết quả nghiên cứu mới. Các số
liệu, kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn dựa trên việc khảo sát
cụ thể và trung thực, được trích dẫn đầy đủ.
Nếu không đúng như trên tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Vũ Thị Bích


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn GS.TSKH.NGND. Nguyễn Văn Thâm,
Thầy giáo đã dành rất nhiều thời gian và tâm huyết hướng dẫn nghiên cứu và
giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này.
Đồng thời, tôi xin cũng xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo
Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau đại học, Ban Giám hiệu
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các anh, chị, em trong tập thể lớp Cao học
Lưu trữ học K1, bạn bè, đồng nghiệp, gia đình đã tận tình giúp đỡ, ủng hộ và
động viên tôi trong quá trình học tập và thực hiện luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ
chuyên ngành Lưu trữ học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Mặc dù rất cố gắng để hoàn thiện luận văn bằng năng lực và sự nhiệt
tình, tuy nhiên luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự
đóng góp quý báu của Quý thầy cô và các bạn./.


MỤC LỤC

Trang số
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT
NAM .......................................................................................... .......................9
1.1. Một số khái niệm ...................................................................................... ..9
1.1.1.Khái niệm về hiệu quả........................................................................ … 9
1.1.2. Khái niệm lưu trữ .................................................................................. 11
1.1.3. Khái niệm về hoạt động lưu trữ ............................................................ 12
1.1.4. Khái niệm về hiệu quả hoạt động lưu trữ............................................. 12
1.2. Vai trò hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công
nghệ Việt Nam .............................................................................................. ..13
1.3. Nội dung hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm........................... 17
1.4. Các yêu cầu của hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm .....................18
1.5. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ .......................................... 20
Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN
LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM ..................................... 24
2.1. Giới thiệu chung về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. . 24
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển, chức năng của Viện Hàn lâm Khoa
học và Công nghệ Việt Nam ........................................................................... 24
2.1.2. Tình hình tổ chức, nhân sự và kho tàng phục vụ cho hoạt động lưu
trữ .................................................................................................................... 25
2.1.3. Vai trò của Viện Hàn lâm trong việc đóng góp các thành tựu khoa học
vào sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. .............................................. 27


2.1.4. Thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị của tài liệu lưu trữ của Viện
Hàn lâm ........................................................................................................... 28

2.2. Thực trạng hiệu quả hoạt động nghiệp vụ lưu trữ.................................... 30
2.2.1. Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu ........................................................... 30
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu .......................................................................... 32
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu ..................................................................................... 33
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ ......................... 34
2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ........................................................................ 34
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ............................................ 36
2.3. Đánh giá chung về hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm. ......................... 40
2.3.1. Những kết quả đạt được ........................................................................ 40
2.3.2. Những hạn chế. ..................................................................................... 41
Chương 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT
NAM................................................................................................................ 45
3.1. Nhóm giải pháp về nâng cao nhận thức trách nhiệm về vị trí, ý nghĩa và
tầm quan trọng của hoạt động lưu trữ. ............................................................ 45
3.2. Nhóm giải pháp về hoàn thiện văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về
hoạt động lưu trữ. ............................................................................................ 47
3.3. Nhóm giải pháp về tổ chức và nhân sự hoạt động lưu trữ. ...................... 49
3.4. Nhóm giải pháp về hoàn chỉnh, hoàn thiện các khâu nghiệp vụ về hoạt
động lưu trữ ..................................................................................................... 50
3.5. Nhóm giải pháp khác ............................................................................... 54
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ......................................................................... 59
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 60
PHẦN PHỤ LỤC ............................................................................................ 63


1

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm đến hoạt động lưu trữ tại các cơ quan,
đơn vị nhà nước. Ngay sau khi giành được chính quyền, một số hồ sơ, tài liệu cũ
có nguy cơ bị hủy hoại, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký ban hành Thông đạt số 01C/VP yêu cầu “phải giữ gìn tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy
những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh… cho phép hủy bỏ” [31] và “phải
gửi về những sở lưu trữ công văn… để tàng trữ”. Thông tri số 259-TT/TW ngày
8-9-1959 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về công tác lưu trữ công văn, tài liệu
đã khẳng định tài liệu lưu trữ “là một tài sản rất quý báu, nó có tác dụng rất lớn
trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định chương trình kế
hoạch công tác và đường lối, phương châm, chính sách về mọi mặt chính trị,
kinh tế, văn hóa cũng như khoa học, kỹ thuật”.
Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn thi hành đã tạo ra
khuôn khổ pháp lý cho vấn đề hoạt động lưu trữ nói chung và các hoạt động lưu
trữ nói riêng tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Viện Hàn
lâm). Hoạt động lưu trữ có tác dụng giúp cho việc giải quyết công việc một cách
nhanh chóng, chính xác, khoa học góp phần cho sự nghiệp phát triển chung của
cơ quan, đơn vị và sự nghiệp phát triển chung của toàn xã hội. Hoạt động lưu trữ
của các cơ quan nhà nước nói chung và của Viện Hàn lâm nói riêng đã góp phần
nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ, đúc kết kinh nghiệm về những bài học
thành công và thất bại trong việc xây dựng tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ
chức; tiết kiệm thời gian để giải quyết công việc, tiết kiệm tài chính và công sức
trong thực hiện nhiệm vụ, bảo vệ lợi ích của các cơ quan, tổ chức, công chức,
viên chức và người lao động tại Viện Hàn lâm.


2

Viện Hàn lâm là cơ quan thuộc Chính phủ, Viện Hàn lâm thực hiện chức
năng nghiên cứu về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ theo các hướng
trọng điểm của Nhà nước nhằm cung cấp luận cứ khoa học cho công tác quản lý

khoa học và xây dựng chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển
kinh tế - xã hội và đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao cho đất
nước.
Viện Hàn lâm đã được thành lập và hoạt động trên 40 năm và đã sản sinh
ra một khối lượng tài liệu đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung. Nhận
thức được vai trò và ý nghĩa của hoạt động lưu trữ phục vụ cho hoạt động
chuyên môn, công tác lãnh đạo, chỉ đạo, Viện Hàn lâm đã ban hành một số văn
bản để tổ chức hoạt động lưu trữ: Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 30 tháng 9
năm 2008 ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Viện Khoa học và
Công nghệ Việt Nam, Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24 tháng 9 năm 2015
của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam ban hành Quy chế
Công tác văn thư và lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
Viện Hàn lâm đã bố trí viên chức làm lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ, có
trình độ đại học, đầu tư kho tàng và trang thiết bị theo tiêu chuẩn về lưu trữ tài
liệu; tích cực tiến hành triển khai các nghiệp vụ lưu trữ. Tuy nhiên, quá trình
thực hiện hoạt động lưu trữ vẫn còn một số tồn tại như nguồn thu tài liệu từ các
phòng, Ban chức năng còn chưa kịp thời, tài liệu có khi thu về vẫn trong tình
trạng bó gói, các quy trình nghiệp vụ hoạt động lưu trữ chưa được tiến hành
đồng bộ, hoạt động chỉnh lý chưa được quan tâm đúng mức, thống kê tài liệu lưu
trữ chưa được thường xuyên. Trong thời đại cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đội
ngũ công chức, viên chức và người lao động chưa được đào tạo bài bản về công
nghệ thông tin.
Xuất phát từ vấn đề mang tính chất lý luận và thực tiễn hoạt động lưu trữ
tại Viện Hàn lâm, nên tôi mạnh dạn chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động
lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam” làm đề tài Luận
văn tốt nghiệp, nhằm góp phần giải quyết những vấn đề còn hạn chế mặt lý luận


3

cũng như thực tiễn đối với hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Vấn đề nâng cao hoạt động lưu trữ của một cơ quan đã có một số công
trình nghiên cứu, bài báo đề cập đến. Về cơ sở pháp lý có đề tài nghiên cứu khoa
học cấp Bộ năm 2003 “Cơ sở khoa học để xây dựng Luật Lưu trữ” của nhóm tác
giả do TS. Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm đề tài đã nêu cơ sở khoa học và sự
cấp thiết của việc xây dựng Luật Lưu trữ đối với sự phát triển của công tác lưu
trữ, đồng thời giới thiệu phương pháp xây dựng Luật Lưu trữ, làm rõ phạm vi
điều chỉnh của Luật và hình thành được đề cương của Luật Lưu trữ. Các tác giả
đã nghiên cứu và trình bày hệ thống văn bản luật pháp lưu trữ và có liên quan
đến lưu trữ từ thời phong kiến Việt Nam đến nay cũng như Luật Lưu trữ của các
nước phát triển và đang phát triển, đồng thời đề xuất việc vận dụng vào hoàn
cảnh Việt Nam. Vận dụng các kết quả nghiên cứu, các tác giả nghiên cứu đã xây
dựng một đề cương khái quát Luật Lưu trữ, làm cơ sở cho xây dựng Luật Lưu
trữ đã được Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011. Đó là cơ sở pháp lý
cao nhất của nước ta hiện nay về tổ chức công tác lưu trữ.
Đề tài “Nghiên cứu đề xuất mô hình tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ ở địa
phương để thực hiện quy định của Luật Lưu trữ”, do Bộ Nội vụ chủ trì, Vũ Thị
Thanh Thủy làm chủ nhiệm nghiệm thu năm 2016. Đề tài này đã đề cập đến cơ
sở lý luận về tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương, các tác giả đã đưa ra
khái niệm cơ bản về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, nguyên tắc, đặc trưng về xây
dựng, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở địa phương; thực trạng tổ chức quản lý tài
liệu lưu trữ địa phương của một số quốc gia trên thế giới và Việt Nam. Đề tài đã
trình bày được kinh nghiệm tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở 7 quốc gia trên thế
giới, chỉ ra được những điểm tương đồng khác biệt của việc quản lý tài liệu lưu trữ
giữa Việt Nam và các nước nghiên cứu, đề tài đã đề xuất được mô hình tổ chức
quản lý tài liệu lưu trữ địa phương, đưa ra được một số giải pháp để triển khai thực
hiện Luật Lưu trữ. Những gợi ý của đề tài rất có ích cho tác giả luận văn này.
Cuốn sách: “Lưu trữ tài liệu của cơ quan, tổ chức” của tác giả Nguyễn

4

Minh Phương và Triệu Văn Cường chủ biên, Nxb Chính trị Quốc gia ấn hành
năm 2016. Nội dung của cuốn sách bao gồm: Những vấn đề chung về lưu trữ tài
liệu của các cơ quan, thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, xác định giá trị tài liệu
ở lưu trữ cơ quan, tổ chức tài liệu ở kho lưu trữ cơ quan, quản lý tài liệu ở lưu trữ
cơ quan, thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ ở lưu trữ cơ quan, bảo quản tài liệu
lưu trữ cơ quan, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan, quản lý công tác lưu
trữ ở các cơ quan. Cuốn sách đã hệ thống hóa luật pháp và nghiệp vụ lưu trữ tài
liệu của các cơ quan quản lý nhà nước, các đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ
chức xã hội - nghề nghiệp, các doanh nghiệp. Đây là tài liệu có ý nghĩa quan
trọng trong công tác nghiên cứu, giảng dạy và phục vụ cho nội dung nghiên cứu
chương 1 của tác giả luận văn.
Năm 2015, trong luận văn cao học của mình tác giả Nguyễn Văn Sáu đã
đề cập tới việc “Tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa
học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam”. Tác giả đã nghiên
cứu về thực trạng công tác thu thập, tổ chức khoa học, bảo quản và thống kê tài
liệu nghiên cứu khoa học cũng như đã đưa ra được những giải pháp nâng cao
hiệu quả thu thập tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm. Tuy luận văn
chưa đề cập đầy đủ về thực trạng về hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm nhưng
đây cũng là cơ sở để chúng tôi tham khảo và nghiên cứu về thực trạng cũng như
đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn
lâm.[21]
Năm 2017, đề tài luận văn thạc sĩ: “Sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ của
nhà khoa học tiêu biểu của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
(Nghiên cứu trường hợp GS.VS Nguyễn Văn Hiệu)” của tác giả Nguyễn Minh
Hùng đã đưa ra tình hình sưu tầm, thu thập tài liệu của GS.VS. Nguyễn Văn
Hiệu nhà khoa học tiêu biểu của Viện Nam cũng như đưa ra được những giải
pháp nhằm sưu tầm, thu thập tài liệu của GS.VS Nguyễn Văn Hiệu [18].

Năm 2018, bài viết “Vấn đề quản lý, thu nộp tài liệu khoa học ở Viện
Khoa học Việt Nam” (nay là Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam)


5

của tác giả Nguyễn Thị Việt Hoa đã nêu lên thực trạng công tác lưu trữ khoa học
của Viện Hàn lâm. Bài viết đã đề cập tới thực trạng quản lý tài liệu khoa học và
công nghệ; phân tích một số nguyên nhân và kiến nghị biện pháp quản lý, thu
nộp tài liệu khoa học của Viện Hàn lâm [17].
Bài viết: “Chính sách quản lý hồ sơ trong kỷ nguyên công nghệ số của lưu
trữ quốc gia Hoa Kỳ (NARA) của tác giả Nguyễn Thị Mỹ Diệu đăng trên Tạp
chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 10/2018 (Tr.74-80), đã đề cập khái quát về
cách mạng công nghiệp 4.0, nhiệm vụ số hóa lưu trữ đến năm 2019 của Hoa Kỳ,
một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu như xem xét đối tượng chính sách trong
quản lý hồ sơ, tài liệu, quy trình lưu trữ và xử lý không được áp dụng thống nhất
cho hồ sơ điện tử, chưa có một kế hoạch bảo quản hồ sơ điện tử an toàn và bảo
mật. Điều đó rất có ích cho tác giả luận văn khi xem xét cách tổ chức tài liệu lưu
trữ của Viện Hàn lâm.
Bài viết: “Lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước góc nhìn từ khía cạnh
quản lý” của tác giả Đỗ Quang Thuận. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Nhà nước số
5/2018 (Tr.6-11,24). Tác giả đề cấp đến quan điểm, chủ trương, chính sách của
Đảng và Nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý của
các cơ quan nhà nước, thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý văn
bản tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước hiện nay, mục tiêu, yêu cầu quản
lý tài liệu điện tử. Bài báo cũng có những gợi ý cho tác giả luận văn nghiên cứu
các vấn đề khi tổ chức lưu trữ tại Viện Hàn lâm.
Một số tài liệu nghiên cứu nước ngoài như:
- Cuốn sách “Basic Laws and Authorities of the National Archives and
Records Administration” (Các luật và quyền cơ bản của cơ quan Lưu trữ và Lưu

trữ quốc gia Hoa Kỳ) được sửa đổi và xuất bản năm 2016 đã trình bày các quy
định về lưu trữ hồ sơ liên bang, hồ sơ Tổng thống và Quốc hội, một số quy định
về quản lý tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ quan quản lý công tác lưu
trữ... Cuốn sách đã giúp người nghiên cứu khái quát được chính sách lưu trữ, hệ
thống các cơ quan lưu trữ và quy định về lưu trữ ở Hoa Kỳ hiện nay [36].


6

- Bài báo "Tương lai của lưu trữ tài liệu từ góc nhìn một độc giả (The
Future of Archives and Recordkeeping: A Reader)" của tác giả Duncan Birrell,
(2011) Library Review, Vol. 60 Iss: 8, pp.723 - 735. Bài báo đề cập đến những
thách thức của công tác lưu trữ trong thế kỷ 21 và đề xuất hướng cách tiếp cận
tới sự phát triển trong công tác lưu trữ dưới góc nhìn của một độc giả nhằm giúp
cho các sinh viên lưu trữ và người làm công tác lưu trữ hiểu thêm về nghề lưu
trữ [35].
- Cuốn sách “Lưu trữ và công tác văn thư: Từ lý thuyết đến thực tiễn Archives and Recordkeeping: Theory into practice” của tác giả Caroline Brown
(2013) NXB Facet, London đã đề cập đến những nội dung của công tác lưu trữ,
từ khái niệm, việc triển khai công tác trong thực tế cũng như ảnh hưởng của
công tác lưu trữ tới đời sống xã hội. Tác giả cũng đánh giá tới tác động của công
nghệ thông tin tới công tác văn thư, lưu trữ. Các bài báo đó cũng là cơ sở để
chúng tôi tham khảo và nghiên cứu để viết về lý luận của hoạt động lưu trữ [33].
Về hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm tính đến thời điểm hiện nay thì
chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách toàn diện, đầy đủ việc thực hiện các hoạt
động nghiệp vụ lưu trữ, cũng như chưa khảo sát cụ thể, khái quát thực trạng và
đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc thực hiện các khâu nghiệp vụ đó.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu
Đề tài hướng tới hai mục tiêu sau:
Phân tích, đánh giá hoạt động lưu trữ tại kho lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa

học và Công nghệ Việt Nam
Đề xuất các biện pháp cụ thể và khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động lưu trữ tại Kho Lưu trữ của Viện Hàn lâm nhằm tối ưu hóa thành phần tài
liệu các Phông Lưu trữ của Viện Hàn lâm.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài đi sâu nghiên cứu những vấn đề:


7

- Tìm hiểu những quy định của Đảng, Nhà nước, của Viện Hàn lâm về
hoạt động lưu trữ.
- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Viện Hàn lâm, Văn phòng Viện Hàn lâm; phân tích vị trí, vai trò của Phòng
Hành chính - Lưu trữ, Văn phòng Viện Hàn lâm.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm.
- Xây dựng các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại
Viện Hàn lâm.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa
học và Công nghệ Việt Nam.
Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian nghiên cứu của đề tài: Từ năm 2011 (từ khi có Luật Lưu trữ);
- Đề tài nghiên cứu tài liệu hành chính đang bảo quản tại kho lưu trữ của
Viện Hàn lâm (tại Văn phòng Viện Hàn lâm);
- Nội dung nghiên cứu về hoạt động lưu trữ (hoạt động thu thập, chỉnh lý,
xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ).
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tiến hành sử dụng một số phương

pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lê nin: Phương pháp này giúp
chúng tôi có phương pháp khách quan, biện chứng về việc nâng cao hiệu quả
hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được chúng tôi sử
dụng thường xuyên trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Chúng tôi đã sử
dụng phương pháp này để phân tích, tổng hợp những công trình khoa học liên
quan đến đề tài luận văn nhằm nắm bắt được ý tưởng và quan điểm của các tác
giả. Bên cạnh đó, phương pháp này còn được sử dụng để phân tích thực trạng;


8

đánh giá những kết quả đạt được và hạn chế của hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn
lâm và phân tích nguyên nhân của những hạn chế của hoạt động này. Việc phân
tích đầy đủ các vấn đề nêu trên giúp cho chúng tôi có cái nhìn biện chứng, khách
quan để đề xuất các giải pháp phù hợp với thực tiễn.
- Phương pháp khảo sát thực tế: Để có cái nhìn tổng quát về hoạt động
lưu trữ tại Viện Hàn lâm, chúng tôi đã sử dụng phương pháp khảo sát thực tế để
có được những thông tin, số liệu thực tế về hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm.
- Phương pháp so sánh: So sánh giữa các yêu cầu của các khâu nghiệp vụ
lưu trữ với tình hình thực hiện nghiệp vụ thực tế tại cơ quan.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Về lý luận: Đề tài tổng hợp khái quát một số vấn đề lý luận về hoạt động
lưu trữ và nâng cao hiệu quả hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm.
Về thực tiễn: Đề tài đánh giá một cách toàn diện về hoạt động lưu trữ, đưa
ra các giải pháp để có hướng khắc phục đối với hoạt động lưu trữ của Viện Hàn
lâm được hoàn thiện hơn, đáp ứng yêu cầu công việc. Kết quả nghiên cứu của đề
tài có thể là tài liệu tham khảo và là cơ sở khoa học để Viện Hàn lâm đề xuất
những thay đổi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ.

7. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung chính của đề tài như sau:
Chương 1. Lý luận chung về nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
Chương 2. Thực trạng hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam
Chương 3. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam


9

Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC
VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm về hiệu quả
Hiệu quả là khái niệm được dùng phổ biến trong đời sống kinh tế, xã hội
và nhận thức của con người. Hiệu quả là phạm trù kinh tế - xã hội khách quan, là
thước đo quan trọng để đánh giá hoạt động của các chủ thể. Đây cũng là mục
tiêu quan trọng nhất mà các chủ thể muốn đạt được. Việc nâng cao hiệu quả là
một đòi hỏi khách quan của các chủ thể, hiệu quả là phạm trù thể hiện mối tương
quan giữa kết quả thu được và chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó.Hiệu quả là
thuật ngữ dùng để chỉ các kết quả hoạt động của các sự vật hiện tượng.
Theo từ điển Cambridge: “Hiệu quả là khả năng thành công hoặc sản
xuất ra những kết quả mong muốn” [39].
Hiệu quả được gắn với sự thành công và những kết quả đạt được của các
sự vật, hiện tượng trong đời sống kinh tế - xã hội của con người.
Theo từ điển Bách khoa toàn thư mở Wikipedia “Hiệu quả là khả năng

tạo ra kết quả mong muốn hoặc khả năng sản xuất ra sản lượng mong muốn.
Khi cái gì đó được coi là có hiệu quả, nó có nghĩa là nó có một kết quả mong
muốn hoặc mong đợi, hoặc tạo ra một ấn tượng sâu sắc, sinh động” [32].
Từ điển Pháp - Việt Pháp luật - Hành chính của Đoàn Trọng Truyến cho
rằng Hiệu quả là kết quả thực hiện mọi chủ trương chính sách được xác định
bằng sự so sánh giữa kết quả đạt được và chi phí (về lao động, vật tư, tài
chính..); kết quả đó thì tối đa, chi phí thì tối thiểu. Hiệu quả là một chi tiêu quan
trọng trong hoạt động kinh tế, trong kinh doanh, thể hiện ở lợi nhận, ở thu nhập
trên một đồng vốn đầu tư hay vốn sản xuất - kinh doanh. Nhưng không thể xét


10

đơn thuận hiệu quả kinh tế về lợi nhuận, mà phải xét hiệu quả kinh tế - xã hội
[8.Tr.115]
Hiệu quả theo nghĩa chung nhất là “kết quả của việc làm mang lại hoặc là
kết quả đạt được trong việc thực hiện nhiệm vụ nhất định. Hiệu quả là kết quả
như yêu cầu của một việc làm mang lại”. Một công việc được coi là hiệu qủa khi
mà kết quả, sản phẩm nó tạo ra như người thực hiện mong muốn, xứng đáng với
công sức, chi phí bỏ ra trong cả quá trình tiến hành công việc đó. Hiệu quả còn
được hiểu là việc kết hợp và sử dụng các nguồn lực đầu vào bằng một cách thức
tốt nhất, tiết kiệm nhất để sản sinh ra các kết quả đầu ra cao hơn.
Dưới góc độ thông tin, hiệu quả được hiểu là kết quả thông tin đạt được
theo yêu cầu trong một khoảng không gian, thời gian, công sức và nguồn lực cụ
thể. Hiệu quả thông tin cho phép so sánh để chỉ mối quan hệ giữa kết quả thực
hiện các mục tiêu, hoạt động của chủ thể cung cấp thông tin và khách thể tiếp
cận thông tin cùng chi phí mà họ bỏ ra để có kết quả đó trong điều kiện nhất
định. Dưới góc độ nghiên cứu quản lý hành chính, các nhà nghiên cứu cho rằng:
Hiệu quả Chính phủ là hiệu quả tích cực thu được trong công tác hoặc hoạt động
quản lý của Chính phủ.

Do vậy, hiệu quả là kết quả đạt được của một hoạt động, là sự so sánh
giữa mục tiêu đề ra và kết quả đạt được.
Trên thế giới hiện nay có 2 quan niệm phổ biến về hiệu quả đó là:
Quan điểm truyền thống: Hiệu quả là nói đến phần còn lại của
kết quả sau khi đã trừ đi chi phí. Hiệu quả là tỷ lệ giữa kết quả thu được với chi
phí bỏ ra.
Quan điểm hiện đại: Theo quan điểm hiện đại khi tính hiệu quả phải căn
cứ vào các yếu tố như: Trạng thái động của mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra;
yếu tố thời gian là một yếu tố quan trọng trong tính toán hiệu quả. (Cùng một
lượng vốn đầu tư như nhau và cùng có tổng doanh thu bằng nhau nhưng có thể
hiệu quả khác nhau trong những thời điểm khác nhau). Đặc biệt trong lưu trữ,


11

việc tính đến yếu tố thời gian là rất quan trọng). Hiệu quả còn tính đến trên các
phương diện tài chính, xã hội và môi trường.
Từ việc phân tích khái niệm và các quan điểm về hiệu quả trên, trong
phạm vi luận văn, tác giả đưa ra khái niệm hiệu quả như sau: Hiệu quả là phạm
trù phản ánh trình độ năng lực quản lý điều hành của các chủ thể nhằm đạt
được kết quả đầu ra cao nhất với chi phí đầu vào thấp nhất.
1.1.2. Khái niệm lưu trữ
Lưu trữ là thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong đời sống xã hội. Có rất
nhiều các quan niệm khác nhau về lưu trữ:
Theo cuốn “Lưu trữ hiện đại - Nguyên tắc và kỹ thuật” (Modern Archives
Principle techniques): Các cơ quan Lưu trữ có thể có nguồn gốc từ các nền văn
minh Hy Lạp cổ đại.
“Trong thế kỷ thứ 5 và thứ 4 trước Công nguyên người dân Athens giữ
các tài liệu có giá trị của họ trong đền thờ người mẹ của các vị thần, đó là
đền Metroon nằm cạnh tòa án, tại quảng trường công cộng ở Athens.

Trong ngôi đền này có các điều ước, luật, biên bản đại hội công chúng và
các văn bản khác của Nhà nước. Trong số các tài liệu đó có tuyên bố của
Socrates viết trong phòng riêng của mình, các bản thảo viết tay của các tác
phẩm của Aeschylus, Sophocles, và Euripides, và danh sách những người
chiến thắng trong các thế vận hội Olympic. Những tác phẩm đã được bảo
quản và truyền từ thời xa xưa cho đến khoảng thế kỷ thứ ba sau Công
nguyên ở dạng các cuộn giấy cói” [38, tr.3].
Theo từ điển tiếng Việt cho rằng: “Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống
hóa hồ sơ, tài liệu để tiện tra cứu, khai thác” [16, tr.627].
Do đó, lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu để nhằm
mục đích tra cứu, khai thác và sử dụng chúng.
Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Lưu trữ có hai nghĩa, nghĩa thứ nhất là
“Giữ lại các văn bản, tài liệu của các cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng
và tra cứu khi cần thiết” và nghĩa thứ hai “Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ


12

bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [20, tr. 45].
Trong cuốn “Principles and Techniques” (1956) tác giả Theodore
Roosevelt Schellenberg xác định lưu trữ hay còn gọi là cơ quan lưu trữ.
Theo Luật Lưu trữ năm 2011 không có khái niệm lưu trữ là gì mà chỉ có
khái niệm về tài liệu lưu trữ: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt
động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu
lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản
chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.”
Từ các quan niệm trên, tác giả luận văn đưa ra quan niệm về lưu trữ như
sau: Lưu trữ là việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích quốc gia, cơ quan, tổ chức và cá nhân.
1.1.3. Khái niệm về hoạt động lưu trữ

Hoạt động là quá trình tác động qua lại tích cực giữa con người với thế
giới khách quan mà qua đó mối quan hệ thực tiễn giữa con người với thế giới
khách quan được thiết lập. Hoạt động bao gồm có đối tượng; có tính mục đích,
vận hành theo nguyên tắc gián tiếp.
Căn cứ Khoản 1, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011: “Hoạt động lưu trữ là
hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài
liệu lưu trữ” [22]. Đây là định nghĩa mà chúng tôi sử dụng trong suốt quá trình
làm luận văn này.
1.1.4. Khái niệm về hiệu quả hoạt động lưu trữ
Hiệu quả hoạt động là phạm trù phản ánh trình độ năng lực quản lý, điều
hành của các cơ quan quản lý nhà nước về các vấn đề như thu thập, chỉnh lý, xác
định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm đạt được kết quả
đầu ra cao nhất với chi phí đầu vào thấp nhất trong hoạt động lưu trữ và phục vụ
cho lợi ích xã hội, cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Hiệu quả hoạt động lưu trữ là kết quả đạt được khi tiến hành các hoạt
động lưu trữ (thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài


13

liệu lưu trữ) nhằm tác động đến tài liệu lưu trữ nhằm đạt được mục tiêu, yêu cầu
đặt ra.
1.2. Vai trò hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm khoa học và công
nghệ Việt Nam
Thứ nhất, phục vụ cho hoạt động quản lý về công tác lưu trữ nói chung và
của Viện Hàn lâm nói riêng
Hiện nay, bên cạnh sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường của
nước ta, vị thế của lưu trữ ngày càng được đánh giá cao. Thông tin tài liệu lưu
trữ là nguồn tài nguyên thông tin quan trọng cho hoạt động lưu trữ của Viện Hàn
lâm. Đây là một kho tài liệu vô cùng quý báu của quốc gia, giúp cho tổ chức,

đơn vị, cá nhân… tìm kiếm thông tin hữu ích để nghiên cứu đề tài khoa học; làm
luận án, luận văn trong và ngoài nước; giảng dạy; biên soạn sách; tìm lại những
hồ sơ, làm các chế độ chính sách cho đội ngũ công chức, viên chức và người lao
động… Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm còn phục vụ các nhu cầu
khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động quản lý nhà nước,
hoạt động ngoại giao và nhiều hoạt động khác trong xã hội.
Viện Hàn lâm là cơ quan nghiên cứu khoa học lớn nhất của cả nước. Tài
liệu lưu trữ được hình thành gồm 2 khối: Tài liệu hành chính và tài liệu khoa học
và công nghệ. Các khối tài liệu đó có ý nghĩa thực tiễn quan trọng là phục vụ
hoạt động chỉ đạo, điều hành, thực hiện yêu cầu khai thác của Lãnh đạo và tất cả
các chuyên viên của các đơn vị chuyên môn giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm.
Tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm phản ánh thông tin lịch sử về Viện Hàn
lâm một cách trực tiếp và trung thực. Nếu được thu thập và tổ chức tốt thì những
giá trị cơ bản và thực tiễn của tài liệu có thể phục vụ tốt cho nghiên cứu, biên
soạn lịch sử của Viện Hàn lâm; phục vụ nghiên cứu khoa học và công nghệ;
phục vụ hoạt động quản lý.
Với vị trí, vai trò là cơ quan thuộc Chính phủ, là cơ quan khoa học lớn
nhất của cả nước, tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của Viện
Hàn lâm, các thành tựu đóng góp khoa học và công nghệ của Viện Hàn lâm có


14

rất nhiều giá trị. Các tài liệu này cần được nghiên cứu, tổng kết phản ánh vào
bức tranh toàn cảnh về khoa học nước nhà. Chúng cũng cần cho nhu cầu nghiên
cứu, biên soạn lịch sử tổ chức và hoạt động của Viện Hàn lâm.
Lãnh đạo Viện Hàn lâm qua các thời kỳ đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu
trữ như một nguồn sử liệu gốc để biên soạn lịch sử của cơ quan. Trên thực tế, khi
tiến hành biên soạn lịch sử các cơ quan, tài liệu lưu trữ của cơ quan là nguồn tư
liệu đầu tiên mà các nhà nghiên cứu tìm đến khai thác. Những thông tin thiết yếu

để các nhà nghiên cứu là những thông tin mang tính chứng cứ để nhà nghiên cứu
có thể minh chứng cho các nhận định của mình. Thông tin từ tài liệu lưu trữ có
giá trị pháp lý cao và một số thông tin chỉ có thể khai thác từ tài liệu lưu trữ.
Ví dụ: Khi nghiên cứu biên soạn kỷ yếu của Viện Hàn lâm, các tác giả
thường nghiên cứu các quyết định thành lập, giải thể, quy định chức năng nhiệm
vụ, bổ nhiệm lãnh đạo qua các thời kỳ của Viện Hàn lâm và các đơn vị trực
thuộc.
Khi nghiên cứu chủ trương của Lãnh đạo về phát động các phong trào thi
đua, nhà nghiên cứu có thể tìm thấy thông tin trong hồ sơ về thi đua - khen
thưởng với các danh hiệu Viện Hàn lâm đạt được, khen thưởng các lãnh đạo qua
các thời kỳ.
Một trong những nội dung quan trọng khi biên soạn lịch sử tổ chức Viện
Hàn lâm là thống kê các danh hiệu và phần thưởng cao qúy mà Viện Hàn lâm đã
đạt được. Đây là vinh dự và cũng là sự ghi nhận đối với những đóng góp của các
thế hệ công chức, viên chức và người lao động đối với hoạt động khoa học và
công nghệ nước nhà. Nội dung này được phản ánh tại các hồ sơ Viện Hàn lâm đề
nghị tặng huân chương - huy chương, cờ thi đua, bằng khen, danh hiệu cho các
đơn vị, cá nhân có kèm theo quyết định khen thưởng của cơ quan cấp trên.
Những tài liệu lưu trữ thường được sử dụng nhiều nhất cho mục đích này
là các quyết định về tổ chức bộ máy và nhân sự, báo cáo tổng kết năm, quy chế
tổ chức và hoạt động của Viện Hàn lâm qua các thời kỳ, các quyết định khen
thưởng của Viện Hàn lâm, Chính phủ và cơ quan cấp trên…


15

Chúng ta đều biết rằng, tính kế thừa trong nghiên cứu khoa học là một yêu
cầu bắt buộc. Bất cứ ai, khi tiến hành nghiên cứu một vấn đề gì đều phải tìm hiểu
về tình hình và những kết quả nghiên cứu của những người đi trước. Các công
trình nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm, sau khi ứng dụng vào thực tiễn đều

được lưu trữ lại và trở thành tài liệu tham khảo cho các công trình nghiên cứu
tiếp theo. Câu nói nổi tiếng của một nhà khoa học “Tôi vĩ đại vì tôi đứng trên vai
những người khổng lồ” đã nói lên giá trị của việc biết kế thừa và phát huy kết
quả nghiên cứu của những người đi trước. Ngoài ra, nếu tiến hành hệ thống hóa
và phân tích thông tin trong tài liệu lưu trữ, con người sẽ lý giải được nhiều vấn
đề về tự nhiên, xã hội. Ở một góc độ khác, thông tin trong tài liệu lưu trữ còn là
cơ sở cho những phát minh, sáng chế.
Trong lĩnh vực khoa học, tài liệu lưu trữ đặc biệt có giá trị đối với lịch sử
khoa học. Việc khai thác các tài liệu lưu trữ không chỉ giúp các nhà sử học tái
hiện lịch sử mà còn có giá trị trong việc xác minh tính chân thực, tính chính xác
của các sự kiện và nhân vật, là nguồn thông tin đáng tin để Viện Hàn lâm tổng
kết thành tựu, kinh nghiệm trong quá trình hoạt động và phát triển.
Tài liệu lưu trữ cũng giúp các nhà quản lý rút ra những kinh nghiệm để tổ
chức triển khai thực hiện các chương trình, kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó, tài
liệu lưu trữ còn là bằng chứng, là căn cứ giúp cơ quan, tổ chức trong việc thanh
tra, kiểm tra, đánh giá kết quả và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động.
Khi nghiên cứu hồ sơ về các công trình nghiên cứu, cơ quan mới có cơ sở khoa
học đúc rút kinh nghiệm cho công tác quản lý các đề tài. Thông qua đó việc
hoạch định phương hướng cho việc phát triển nghiên cứu khoa học trong hiện tại
và tương lai sẽ thực tế hơn, tránh được đầu tư trùng lặp dàn trải trong các công
nghiên cứu.
Thứ hai, nâng cao hiệu quả công việc của tổ chức, cá nhân
Hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm có ý nghĩa quan trọng, góp phần minh
chứng về hoạt động nghiên cứu khoa học trên tất cả các lĩnh vực: Toán học, hóa
học, vật lý, địa lý, thiên văn học, công nghệ sinh học, công nghệ thông tin… bên


16

cạnh đó là tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; tài liệu hoạt động khoa học,

công nghệ; tài liệu Tài chính - Kế toán; tài liệu quản lý xây dựng cơ bản; tài liệu
Tổ chức - Cán bộ; tài liệu lao động tiền lương; tài liệu thi đua khen thưởng; tài
liệu Hợp tác quốc tế; tài liệu Thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; tài liệu
công tác pháp chế, hành chính và văn thư, lưu trữ. Bên cạnh đó còn có nhóm tài
liệu có liên quan đến tổ chức Đảng, công đoàn và đoàn thanh niên của cơ quan
như tài liệu về hoạt động của tổ chức đảng; tài liệu về hoạt động của tổ chức
Công đoàn; tài liệu về hoạt động của Đoàn thanh niên của đội ngũ công chức,
viên chức, người lao động qua các thời kỳ lịch sử. Những tài liệu đó rất cần cho
các đơn vị, tổ chức và cá nhân đã và đang làm việc tại Viện Hàn lâm và các cơ
quan, tổ chức, cá nhân có liên quan khi có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ … Điều đó đặt ra nhu cầu áp dụng những biện pháp hữu hiệu, các hình thức
quảng bá phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của các đối tượng khác
nhau.

Hình ảnh 1: Hồ sơ lưu trữ
tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam


17

Thứ ba, tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm có tác dụng rất lớn trong việc
nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch
công tác
Thực tiễn đã chỉ ra rằng, trong tất cả mọi hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều
hành công việc hành chính trên mọi lĩnh vực của nhà nước nói chung và của
Viện Hàn lâm nói riêng hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản quản lý
nhà nước, do vậy nó gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công
tác lưu trữ nói chung.
Trong quá trình quản lý nhà nước hiện nay cần thiết phải có sự nghiên cứu
nghiêm túc, chính xác, khoa học thực trạng các vấn đề của Viện Hàn lâm ở giai

đoạn trước nhằm rút ra kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc
thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát với tình
hình thực tiễn tại cơ quan, đơn vị.
Thứ tư, hoạt động lưu trữ còn lưu trữ bảo đảm giữ gìn những thông tin bí
mật của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Hiện nay, có rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung của tài liệu chứa đựng
những thông tin bí mật của quốc gia, bí mật của cơ quan và bí mật của các cá
nhân. Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này
nhưng lại cần hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác… Vì vậy, các tổ chức
lưu trữ đã có chế độ bảo mật thông tin trong lưu trữ.
Viên chức làm công tác lưu trữ là những người có quan điểm, đạo đức
chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi
chính đáng của các cơ quan, các cá nhân có tài liệu trong lưu trữ họ sẽ luôn cảnh
giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật,
trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ
quốc gia khi phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ.
1.3. Nội dung hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm
Hiệu quả của hoạt động lưu trữ ở cơ quan có thể nhận biết qua một số
biểu hiện sau:


18

Mức độ sử dụng tài liệu lưu trữ trong công việc của cơ quan, trong nghiên
cứu khoa học và công nghệ, giải quyết các yêu cầu của thực tiễn đời sống so với
tiềm năng của tài liệu lưu trữ hiện có của các phông lưu trữ do cơ quan quản lý.
Mức độ này hiện nay ở Viện Hàn lâm chưa cao.
Các nhiệm vụ đã được giải quyết cụ thể hàng năm đã tương xứng với kinh
phí và công sức bỏ ra để tổ chức hoạt động lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Viện Hàn lâm có bị mất

mát hay hư hỏng không.
Tài liệu lưu trữ thu về hàng năm có phản ánh đúng hoạt động hiện hành
của cơ quan không.
Tài liệu lưu trữ khi thu về đã được phát huy được vai trò của tài liệu hay
chưa.
1.4. Các yêu cầu của hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm
Thứ nhất, hiệu quả hoạt động về lưu trữ hướng tới việc phục vụ công việc
tốt nhất.
Hiệu quả hoạt động lưu trữ cần xem xét việc cung cấp các dịch vụ công
cho cơ quan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý công.
Đối với Viện Hàn lâm cũng như vậy. Hoạt động về lưu trữ phải tạo điều kiện
để quyền con người, quyền công dân được bảo vệ tốt. Người dân phải được
hưởng lợi từ hoạt động về lưu trữ.
Thứ hai, hoạt động về lưu trữ cần có cơ chế mềm dẻo, linh hoạt, giảm
thiểu các thủ tục hành chính
Hoạt động lưu trữ cần có cơ chế mềm dẻo và linh hoạt hơn, đơn giản hóa
các thủ tục hành chính mới có thể có hiệu quả. Việc phi quy chế hóa góp phần
tạo cho người công chức, viên chức một khoảng tự do để quyết định các vấn đề
có liên quan đến việc sử dụng, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ tại Viện Hàn
lâm.
Trách nhiệm của người công chức, viên chức tại Viện Hàn lâm bảo đảm
thực hiện mục đích, đạt kết quả tốt, hiệu quả cao. Những quy định, điều kiện để


19

công chức, viên chức lưu trữ thực thi nhiệm vụ cần có hình thức linh hoạt, mềm
dẻo hơn, linh hoạt hơn để họ có thể làm việc trong một thời gian nhất định, có
thể làm chính thức hoặc hợp đồng. Thực tế hiện nay, trong tổ chức lưu trữ các
cấp đã hình thành việc giao nhiệm vụ theo đề án, như là nhiệm vụ đặc thù và số

kinh phí tương ứng. Như vậy, việc quản lý nhà nước về lưu trữ sẽ đảm bảo sự
linh hoạt, mềm dẻo.
Thứ ba, hoạt động lưu trữ phải có sự định hướng theo mục tiêu
Nhóm tác giả Nguyễn Đăng Thành tại cuốn sách “Đo lường và đánh giá
hiệu quả quản lý hành chính nhà nước - Những thành tựu trên thế giới và ứng
dụng tại Việt Nam đã nhấn mạnh rằng:
“Nếu như trong nền hành chính truyền thống, các nhà hành chính chủ yếu
là làm nhiệm vụ thi hành mệnh lệnh và làm theo các quy tắc có sẵn, thì ngày
nay, với tư cách là nhà quản lý, họ phải tính toán, dự đoán, sáng tạo, năng động
để đạt mục tiêu. Vì mục tiêu phải đạt là hiệu quả hoạt động quản lý, các nhà
hành chính không quan tâm nhiều đến chu trình, phương pháp mà quan tâm
trước hết đến mục đích có đạt được hay không, cụ thể là hiệu quả được lượng
hóa, đánh giá bằng các chỉ tiêu đánh giá dựa trên so sánh kết quả/chi phí [24,
tr.88]
Như vậy, quản lý lưu trữ như một phương diện của quản lý nhà nước phải
thay đổi phương thức quản lý lưu trữ truyền thống, chủ yếu đưa ra các kế hoạch,
làm theo các quy định có sẵn để đưa ra các mục tiêu cụ thể là hiệu quả đo, đếm
được. Trước đây, quản lý nhà nước về lưu trữ nặng về cai quản, kiểm soát đã đến
lúc quản lý nhà nước về lưu trữ phải có cơ chế kiểm soát đầu ra thay cho việc
kiểm soát đầu vào như hiện nay trong việc ban hành những chủ trương, chính
sách pháp luật về lưu trữ.
Thứ tư, trong hoạt động lưu trữ phải phải đẩy mạnh phân quyền
Hoạt động về lưu trữ cần giao nhiều quyền hơn cho các đơn vị, tổ chức
bên dưới (phân quyền theo chức năng); giao quyền chủ động từ cấp cao xuống
cấp thấp để nâng cao trách nhiệm và sự chủ động trong thực hiện các nhiệm vụ