Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần thiết bị y tế việt sing
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.18 MB, 114 trang )
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình
hình thực tế của đơn vị thực tập.
Tác giả đồ án
Đinh Thị Ngọc Ánh
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
i
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm kế
toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt Sing”, em đã
nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của giáo viên hướng dẫn, các thầy cô trong Khoa
Hệ thống Thông tin Kinh tế, Ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt
Sing, chị kế toán trưởng, và các anh chị trong phòng kế toán.
Với lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn Cô giáo ThS. Đồng Thị
Ngọc Lan đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua. Cảm ơn Cô
đã chỉ bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành đồ án
này.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế
đã có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo
học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ
án tốt nghiệp.
Thực hiện đề tài này em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh các
chị, ở đơn vị thực tập, em chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Thiết
bị Y tế Việt Sing đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập.
Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè và người thân luôn luôn động viên và hỗ trợ
em trong suốt quá trình học tập.
Đồ án đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định em
mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2016
Sinh viên
Đinh Thị Ngọc Ánh
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
ii
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................... i
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................... ii
DANH MỤC VIẾT TẮT ............................................................................. vi
DANH MỤC HÌNH ẢNH .......................................................................... vii
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................... 1
CHƯƠNG 1 : NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG. ................................................................ 4
1.1. Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán ............................. 4
1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán ...................................................... 4
1.1.2. Những đặc điểm cơ bản của phần mềm kế toán .......................... 6
1.1.3. Những thành phần cơ bản của phần mềm kế toán....................... 8
1.1.4. Yêu cầu của phần mềm kế toán ................................................... 9
1.1.5. Công cụ thực hiện đề tài .............................................................. 9
1.1.6. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán....................................... 13
1.2. Nhận thức chung về kế toán doanh thu bán hàng ............................ 17
1.2.1. Những khái niệm cơ bản về kế toán kế toán doanh thu bán hàng
.................................................................................................................. 17
1.2.2.
Yêu cầu quản lý nghiệp vụ kế toán doanh thu bán hàng ...... 20
1.2.3.
Nhiệm vụ kế toán doanh thu bán hàng.................................. 20
1.2.4. Các tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ sử dụng................ 21
1.2.5. Các hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán ........................... 22
1.2.6. Quy trình hạch toán kế toán doanh thu bán hàng ...................... 29
CHƯƠNG 2 :THỰC TRẠNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU
BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ Y TẾ VIỆT SING ....... 33
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
iii
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần thiết bị Y tế Việt Sing ..... 33
2.1.1.Giới thiệu khái quát về Công ty.................................................. 33
2.1.2.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty: ............................................. 36
2.2.Thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty
Cổ phần thiết bị Y tế Việt Sing ................................................................... 37
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty ........................................ 37
2.2.2. Các hình thức sổ kế toán sử dụng .............................................. 40
2.2.3. Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng ................................... 42
2.2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ ................................................ 43
2.2.5. Quy trình hạch toán kế toán....................................................... 45
2.3. Đánh giá phần mềm kế toán tại Công ty .......................................... 47
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người.............. 47
2.3.2. Hình thức kế toán áp dụng......................................................... 48
2.3.3. Tài khoản sử dụng ..................................................................... 48
2.3.4. Các chứng từ sử dụng ................................................................ 49
2.3.5. Tổ chức bộ sổ kế toán ................................................................ 50
2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán ............................................. 50
2.3.7.Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin ................................... 51
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH
THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ Y TẾ VIỆT SING
......................................................................................................................... 52
3.1. Phân tích hệ thống ............................................................................ 52
3.1.1. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán........................................... 52
3.1.2. Sơ đồ ngữ cảnh .......................................................................... 55
3.1.3. Biểu đồ phân cấp chức năng ...................................................... 56
3.1.4. Ma trận thực thể chức năng ....................................................... 58
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
iv
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
3.1.5.
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
Phân tích mô hình khái niệm logic ....................................... 61
3.1.6. Mô hình khái niệm dữ liệu ........................................................ 65
3.1.7.
Mô hình khái niệm dữ liệu E-R ............................................ 72
3.1.8.
Chuyển mô hình E - R sang mô hình quan hệ ...................... 73
3.2.
Thiết kế mô hình vật lý ............................................................. 76
3.2.1.
Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý .................................................. 76
3.2.2.
Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống .......................... 83
3.2.3.
Một số form của phần mềm .................................................. 86
3.2.4.
Giới thiệu các chức năng của chương trình .......................... 90
PHẦN KẾT LUẬN ..................................................................................... 91
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. ................................................... 92
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
v
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
DANH MỤC VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT
TÊN ĐẦY ĐỦ
BHTN
Bảo hiểm thất nghiệp
BHXH
Bảo hiểm xã hội
CKTM
Chiết khấu thương mại
CSDL
Cơ sở dữ liệu
GBC
Giấy báo có
GBN
Giấy báo nợ
GTGT
Giá trị gia tăng
HTL
Hàng trả lại
HTTT
Hệ thống thông tin
KT
Kế toán
KPCĐ
Kinh phí công đoàn
TK
Tài khoản
TS
Tài sản
TSCĐ
Tài sản cố định
UNC
Ủy nhiệm chi
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
vi
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1: Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán ....................................... 6
Hinh 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký- sổ cái ................... 23
Hình 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung .................... 24
Hình 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ .................. 25
Hình 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ................ 26
Hình 1.7: Quy trình hạch toán doanh thu bán hàng ........................................ 31
Hình 1.8: Quy trình hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu ........................ 32
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty................................................... 36
Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty ......................................................... 38
Hình 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung .......... 41
Hình 2.4: Trình tự luân chuyển phiếu thu. ...................................................... 43
Hình 2.5: Trình tự luân chuyển phiếu chi ....................................................... 44
Hình 2.6: Trình tự kế toán bán hàng trực tiếp, thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền
......................................................................................................................... 46
Hình 2.7:Quy trình hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu ......................... 46
Hình 2.8: Quy trình hạch toán giá vốn hàng bán bị trả lại .............................. 47
Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh................................................................................ 55
Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng ........................................................... 56
Hình 3.3: Ma trận thực thể chức năng............................................................. 60
Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0........................................................... 61
Hình 3.5: Phân rã tiến trình “1.0. Tăng doanh thu” ........................................ 62
Hình 3.6: Phân rã tiến trình “2.0.Giảm doanh thu” ........................................ 63
Hình 3.7: Biểu đồ tiến trình “3.0Lập báo cáo” ............................................... 64
Hình 3.8: Mô hình khái niệm E - R................................................................. 72
Hình 3.9: Mô hình quan hệ dữ liệu ................................................................ 75
Hình 3.10. Giao diện chương trình ................................................................. 83
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
vii
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
Hình 3.11: Menu quản trị người dùng ............................................................ 83
Hình 3.12: Menu danh mục............................................................................. 84
Hình 3.13: Menu nghiệp vụ ............................................................................ 84
Hình 3.15: Menu trợ giúp ................................................................................ 85
Hình 3.16: Form đăng nhập ............................................................................ 86
Hình 3.19 Form danh mục khách hàng ........................................................... 87
Hình 3.20 Form danh mục tài khoản............................................................... 87
Hình 3.21 Form danh mục ngân hàng ............................................................. 88
Hình 3.22: Form hoá đơn GTGT .................................................................... 88
Hình 3.23: Form phiếu thu .............................................................................. 89
Hình 3.24: Form phiếu chi .............................................................................. 89
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
viii
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Như chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin
về tình hình kinh kế, tài chính trong doanh nghiệp cho các nhà quản lý. Việc
thực hiện chức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính
thường xuyên, kịp thời và chính xác của thông tin.
Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi
tính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến. Tin học hóa
công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin
nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế
toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.
Tuy nhiên, thực tế việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở các
doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn mang tính chất
hình thức, chưa phát huy hết khả năng của việc sử dụng máy.
Vì vậy, tin học hóa công tác kế toán là một điều vô cùng quan trọng,
giúp cho việc quản lý doanh nghiệp được chặt chẽ hơn, tiết kiệm thời gian,
chi phí, từ đó mà tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt Sing em
nhận thấy rằng: với đặc thù chuyên kinh doanh các thiết bị Y tế đa dạng về
chủng loại và mẫu mã; cùng với nhiều đối tác, khách hàng lớn nên việc quản
lý kế toán doanh thu bán hàng có hiệu quả là rất quan trọng ảnh hưởng trực
tiếp đến các kế hoạch, chiến lược phát triển của Công ty cũng như doanh thu,
lợi nhuận của Công ty. Hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng mặc
dù đã được tin học hoá nhưng do số lượng sản phẩm nhiều, đa dạng và phong
phú đòi hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năng quản lý một cách chính
xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho những
người sử dụng và quản trị hệ thống. Vậy nên, em đã chọn đề tài: “Xây dựng
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
1
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế
Việt Sing”
2. Mục đích của đề tài
Được người sử dụng chấp nhận và có thể dễ dàng sử dụng.
Đáp ứng yêu cầu của công tác kế toán đó là cung cấp thông tin một cách
chính xác, kịp thời, đầy đủ, phục vụ hiệu quả công tác kế toán doanh thu bán
hàng tại Công ty.
Tận dụng tối đa năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con
người nhằm nâng cao hiệu quả công tác hạch toán.
3. Đối tượng nghiên cứu:
Hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần
Thiết bị Y tế Việt Sing.
4. Phạm vi nghiên cứu đề tài:
Nghiên cứu hệ thống kế toán kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty,
trên cơ sở đó sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro để thiết kế ứng dụng
cho bài toán kế toán doanh thu bán hàng đáp ứng thực trạng của Công ty.
5. Phương pháp nghiên cứu đề tài:
Nghiên cứu đề tài theo phương pháp duy vật biện chứng.
Thu thập thông tin thông qua phỏng vấn, ghi chép, trưng cầu ý kiến
chuyên gia kế toán.
Phương pháp phân tích hệ thống thông tin.
Phương pháp tin học bằng công cụ lập trình Visual FoxPro để giải quyết
bài toán đã được phân tích.
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
2
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
6. Kết cấu của đề tài gồm 3 phần:
PHẦN MỞ ĐẦU
PHẦN NỘI DUNG gồm 3 chương:
1.
Chương I: Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán
doanh thu bán hàng.
2.
Chương II: Thực trạng về phần mềm kế toán doanh thu bán hàng
tại Công ty Cổ phần Thiết bị Y Tế Việt Sing.
3.
Chương III: Xây dựng hệ thống phần mềm kế toán doanh thu bán
hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Y Tế Việt Sing.
PHẦN KẾT LUẬN
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
3
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
CHƯƠNG 1 : NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM
KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG.
1.1. Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán
1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự
động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng
từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng
từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo
cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài
chính khác.
➢
Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán
• Đảm bảo điều kiện kỹ thuật
Phần mềm cần lựa chọn sao cho phù hợp với tình hình hoạt động của
đơn vị hành chính sự nghiệp.
Hệ thống thiết bị về tin học cần trang bị phù hợp với yêu cầu, trình độ tin
học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán.
Cần trải qua quá trình sử dụng thử nghiệm. Sau quá trình này, nếu phần
mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế
toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức.
Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản
lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ
ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền
đối với các máy nhập và xử lý số liệu…
Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố
trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
4
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
• Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:
Đội ngũ cán bộ kế toán phải có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế
toán và tin học.
Có kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác kế toán trên phần mềm một
cách cụ thể.
Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức
năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành quy chế
quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định
danh mục thông tin không được phép lưu chuyển.
• Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán
Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc
thực hiện các phần hành kế toán được trôi chảy một cách thuận lợi, qua đó sẽ
kiểm tra được tiến độ thực hiện và điều chỉnh, phối hợp công việc một cách
nhanh chóng để tăng cường được năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy
kế toán
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
5
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
1.1.2. Những đặc điểm cơ bản của phần mềm kế toán
Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
Dữ liệu đầu vào
Xử lý
Báo cáo đầu ra
Chứng từ:
+ Phiếu thu/chi
+ Phiếu nhập/xuất
+ Giấy báo nợ/có
+ Hóa đơn bán hàng...
Cơ sở
dữ liệu
Báo cáo tài chính
Báo cáo quản trị
Nhật ký
Sổ cái
Cân đối thử
Hình 1.1: Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:
➢ Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào:
Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát
sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy
theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể.
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào
trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
➢ Công đoạn 2: Xử lý:
Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các
thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong
công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công
đoạn sau.
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
6
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin
chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ
tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký,
sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính
toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.
➢ Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra:
Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm
tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê,
phân tích,... Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu
dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết
nối với các hệ thống phần mềm khác.
Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng
phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo
cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị.
Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể
được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn
toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được
khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công.
➢ Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán
Do gắn liền với công tác hạch toán kế toán của đơn vị, phần mềm kế
toán có những đặc trưng cơ bản sau:
- Tính tuân thủ: phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn
mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành.
- Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng
các phương pháp kế toán thực tế như: phương pháp Chứng từ kế toán, phương
pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán,…
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
7
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
-Tính mềm dẻo: phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt
để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế
toán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp,…
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán
được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế
toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
1.1.3. Những thành phần cơ bản của phần mềm kế toán
❖ Cơ sở dữ liệu (Database): cung cấp cấu trúc để lưu trữ dữ liệu. Một
CSDL chứa các Table, View và các mối quan hệ giữa các bảng.
❖ Form: dùng để chứa các đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào
đó. Mỗi Form khi thực hiện sẽ tạo một màn hình giao diện cho người dùng.
Các Form của một phần mềm kế toán được chia thành:
-
Form nhập dữ liệu
-
Form để thực hiện các thao tác xem, sửa, xóa.
-
Form để in báo cáo.
❖ Report: chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu,
bảng trung gian và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình tùy theo yêu cầu
người dùng.
❖ Menu: được thiết kế hợp lý sẽ giúp cho người dùng nhanh chóng biết
các sử dụng và thao tác chương trình thuận tiện hơn.
❖ Query (truy vấn): là một công cụ tìm kiếm thông tin nhanh từ các bảng dữ
liệu.
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
8
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
1.1.4. Yêu cầu của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán cũng là một dạng phần mềm ứng dụng nên nó cũng
đảm bảo các yêu cầu tương tự như các phần mềm ứng dụng khác như:
- Tính tiện dụng
- Tính hiệu quả
- Tính tin cậy
- Tính linh hoạt và mềm dẻo
Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định
của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi
bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản
pháp luật hiện hành về kế toán.
Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung
phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài
chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có.
Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu
kế toán.
Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ
liệu.
1.1.5. Công cụ thực hiện đề tài
❖ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu :
➢ Khái niệm hệ quản trị CSDL
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập cơ
sở dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ liệu đó.
➢ Sự cần thiết của hệ quản trị CSDL để lưu trữ
- Giúp khắc phục những hạn chế của việc hế thống tập tin để lưu trữ
như dư thừa dữ liệu lưu trữ, dữ liệu không nhất quán,…
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
9
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
- Tránh được sự không đồng nhất về dữ liệu
- Dữ liệu sẽ được bảo mật an toàn hơn
- Tính nhất quán của dữ liệu được đảm bảo
❖ Ngôn ngữ lập trình
➢ Khái niệm:
Ngôn ngữ lập trình là một tập con của ngôn ngữ máy tính. Đây là một
dạng ngôn ngữ được chuẩn hóa được dùng đẻ miêu tả những quá trình, ngữ
cảnh một cách chi tiết.
➢ Đặc điểm:
Ngôn ngữ lập trình một hệ thống được kí hiệu hóa để miêu tả những tính
toán (qua máy tính) trong một dạng mà cả người và máy đều có thể đọc và
hiểu được.
• Một ngôn ngữ lập trình phải thỏa mãn được hai điều kiện cơ bản sau:
➢ Nó phải dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình, để cho con
người có thể dùng nó giải quyết các bài toán khác.
➢ Nó phải miêu tả một cách đầy đủ và rõ ràng các tiến trình để có thể
chạy được trên các máy tính khác.
• Ngôn ngữ lập trình có thể chia thành 3 loại chính:
Ngôn ngữ máy: Ngôn ngữ máy (mã máy) là ngôn ngữ mà máy tính có
thể trực tiếp hiểu và thực hiện được. Các ngôn ngữ khác muốn thực hiện đều
phải qua chương trình dịch để dịch ra ngôn ngữ máy. Mỗi máy tính đều có
ngôn ngữ máy của nó.
Ưu điểm:
+ Cho phép khai thác triệt để, tối ưu khả năng của máy tính
+ Không mất thời gian để dịch như khi viết bằng ngôn ngữ khác.
Nhược điểm:
+ Không thuận lợi cho người lập trình khi viết chương trình.
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
10
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
+ Khó nhớ và phải dùng nhiều câu lệnh để diễn tả chi tiết các thao tác
của thuật toán.
Ngôn ngữ trung gian: Là ngôn ngữ kết hợp giữa ngôn ngữ máy và
ngôn ngữ thuật toán để thể hiện các lệnh.
Ưu điểm: Dễ viết hơn ngôn ngữ máy.
Nhược điểm: Câu lệnh vẫn còn phức tạp, khó nhớ; chương trình viết
bằng ngôn ngữ trung gian muốn máy tính hiểu và thực hiện được thì phải dịch
ra ngôn ngữ máy bằng chương trình dịch.
Ngôn ngữ thuật toán: Là ngôn ngữ gần gũi với ngôn ngữ tự nhiên, ít
phụ thuộc vào loại máy. Đây là ngôn ngữ thích hợp với đa số người lập trình.
Ưu điểm: Chương trình viết ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nâng cấp.
Nhược điểm: Mất nhiều thời gian để dịch ra ngôn ngữ máy.
Một số ngôn ngữ lập trình thường dùng hiện nay:
Ngôn ngữ lập trình Java: là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng,
chương trình được viết bằng ngôn ngữ Java có thể chạy trên bất kì hệ thống
nào có cài máy ảo Java. Ngôn ngữ lập trình Java hỗ trợ mạnh cho việc phát
triển các ứng dụng thương mại, ứng dụng web và các ứng dụng trên các thiết
bị di động, không dây.
Ngôn ngữ lập trình C#: là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng,
được phát triển bởi Microsoft, mạnh mẽ và mềm dẻo. C# cũng được sử dụng
cho phát triển các ứng dụng thương mại, ứng dụng web và các phần mềm
quản lí dùng trong các tổ chức, doanh nghiêp.
Ngôn ngữ lập trình Visual Basic: là một sản phẩm của Microsoft, là
một ngôn ngữ lập trình dùng để xây dựng các ứng dụng chạy trên môi trường
Windows, chuyên dùng để giải quyết các bài toán quản trị CSDL, xây dựng
các phần mềm quản lí, phần mềm kế toán.
❖ Tạo báo cáo
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
11
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình
ứng dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông
tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn
hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng.
• Đặc điểm của các báo cáo trong phần mềm kế toán:
-Báo cáo được thiết kế theo một mẫu quy định có sẵn của Bộ Tài Chính.
-Thông qua các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp người
quản lý dễ dàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy.
- Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột. Nhưng do khổ
giấy in và máy in có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột
và nhiều dòng.
• Một số công cụ tạo báo cáo:
- Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ
biến hiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình. Crystal Report có thể
thực hiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số
ngôn ngữ lập trình hiện nay (.NET). Crystal Report hỗ trợ các chức năng in
ấn, kết xuất sang các định dạng khác như Excel.
- Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban
đầu để có được tất cả mọi thứ họ muốn khi họ lần đầu tiên bắt đầu. Zoho
Reports sẽ giúp chúng ta tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên
nghiệp để chia sẻ.
- Element WordPro: Với Element WordPro ta có thể tạo các báo cáo,
thư từ, sơ yếu lý lịch, bản fax... một cách nhanh chóng và dễ dàng. Element
WsordPro hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord),
DOCX (MSWord 2007+) và RTF (Rich Text Format).
•
Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo 2
cách:
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
12
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
- Tạo báo cáo bằng Report Winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo
khá thuận lợi và nhanh chóng. Cách thức thực hiện đơn giản.
- Tạo báo cáo bằng Report Designer: Công cụ này giúp người lập trình
tự thiết kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện
hoàn cảnh.
1.1.6. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán
❖ Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch
Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm
kế toán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở
đó hình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán.
Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
- Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến
quá trình xử lý thông tin.
- Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống.
- Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của
chúng.
Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá, xác
định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt
được và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể.
➢ Khảo sát hiện trạng
• Mục tiêu khảo sát:
- Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống cũ.
- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống.
- Xác định các nhược điểm của hệ thống.
• Các nhiệm vụ khảo sát:
- Điều tra, thu thập thông tin về hệ thống hiện hành.
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
13
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
- Biên tập, biểu diễn, phê phán đề xuất ý tưởng.
• Nội dung khảo sát
- Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kĩ thuật của hệ thống.
- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.
- Xác định các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệ
thống hiện thời.
- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách,… được sử dụng trong
nghiệp vụ của tổ chức, đồng thời nghiên cứu các phương thức xử lý các thông
tin trong các tài liệu đó.
- Thu thập và nghiên cứu các quy tắc quản lý bao gồm luật, các quy
định,… chi phối đến quá trình xử lý thông tin.
- Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.
- Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng cho hoạt động của hệ
thống.
- Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, các đánh giá về hệ
thống, các nguyện vọng và kế hoạch phát triển của hệ thống.
- Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp
- Lập tài liệu khảo sát.
• Các yêu cầu của khảo sát:
- Trung thực, khách quan.
- Không bỏ sót thông tin, không trùng lặp.
- Các thông tin thu được cần phải được tổng hợp.
➢ Lập dự án
Một hệ thống thông tin thường quá phức tạp mà không thể thực hiện
trong một thời gian nhất định. Do đó, cần phải hạn chế một số ràng buộc để
hệ thống mang tính khả thi nhất định. Tại thời điểm này cần xác định các mục
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
14
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
tiêu cho các dự án, và chính các mục tiêu này là thước đo để kiểm chứng và
nghiệm thu dự án sau này. Để thực hiện các công việc này, người ta thường
quan tâm tới các câu hỏi:
- Phạm vi của hệ thống mới giải quyết vấn đề gì?
- Nhân lực sử dụng: đội ngũ nhân viên điều khiển hệ thống cần bao
nhiêu.
- Tài chính: phí viết chương trình, phí bảo trì…
- Các điểm yếu kém của hệ thống hiện tại.
- Thể hiện chiến lược lâu dài, dự án phải có hướng mở.
- Xác định phạm vi phát triển phần mềm: khoanh vùng dự án cần thực
hiện, có thể thực hiện bằng cách kết hợp hai phương pháp sau: phương pháp
theo chiều sâu, phương pháp theo chiều rộng.
- Xác định yêu cầu dự án: yêu cầu hệ thống, yêu cầu người dùng, yêu
cầu kỹ thuật.
- Đưa ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ: đề xuất các chức năng chính
và cấu trúc chung của hệ thống cần xây dựng.
- Đánh giá tính khả thi: tính khả thi về nghiệp vụ, kỹ thuật, kinh tế.
- Lập kế hoạch triển khai dự án: cần nêu các dự trù về thiết bị, nhân sự,
lập bảng chi tiết công việc, và tiến trình triển khai (công việc thực hiện, nhân
sự thực hiện, thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc), dự trù
kinh phí, xin quyết định phê chuẩn.
Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó
cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các
công việc:
Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như:
chứng từ, hoá đơn, sổ sách, báo cáo…
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
15
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống.
Xác định xác quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.
Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp
vụ hoạt động của hệ thống.
Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống và môi trường.
Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng.
Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu.
Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của phần mềm cần
xây dựng với môi trường.
Phác hoạ giải pháp thiết kế bằng cách lựa chon và mô tả chung một giải
pháp thiết kế thích hợp.
Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu
phân tích hệ thống.
❖ Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông
tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên.
- Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống
phần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống
thực.
- Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành
bản thiết kế hay các đặc tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được
gắn vào những thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập
dữ liệu, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức.
Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu
trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng
cần được xây dựng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
16
LỚP: CQ50/41.04
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có
thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống.
❖ Lập trình và kiểm thử
- Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, Hệ quản trị Cơ sở dữ
liệu, ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng).
- Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm).
- Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các
module chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng.
❖ Cài đặt, vận hành và bảo trì.
- Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống.
- Cài đặt phần mềm.
- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:
chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ
thống quản lí và bảo trì.
- Viết tài liệu và tổ chức đào tạo.
- Đưa vào vận hành.
- Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống.
1.2. Nhận thức chung về kế toán doanh thu bán hàng
1.2.1. Những khái niệm cơ bản về kế toán kế toán doanh thu bán hàng
1.2.1.1. Kế toán
Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ
tài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các
hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông
tin hữu ích cho việc ra các quyết định về Kinh tế - Xã hội và đánh giá hiệu
quả của các hoạt động trong doanh nghiệp.
❖ Bán hàng
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH
17
LỚP: CQ50/41.04
