Khảo sát nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu

1.Sinh viên kiến tập
- Họ và Tên: Quách Thị Linh
- Lớp: 1605QTVD
- Mã sinh viên: 1605QTVD
2. Đơn vị kiến tập.
- Tên đơn vị: Công ty cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu
- Địa chỉ kiến tập: Lô số 4 – khu BT1,Khu nhà ở Trung Văn, P.Trung Văn,
Quận Nam Từ Liêm,HN.
- Người trực tiếp hướng dẫn: Chị Nguyễn Thị Hồng Anh
- Số điện thoại: 01689991360
3.Thời gian kiến tập.
- Ba tuần (ngày 27/5/2019 đến ngày 16/6/2019)
4.Nội dung kiến tập.
-Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tô chức của cơ quan và văn
phòng( Phòng hành chính)
- Soạn thảo và ban hành văn bản
- Quản lý văn bản đi.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức.
- Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp
- Tìm hiểu Các thiết bị văn phòng, các ứng dụng trong công tác văn phòng


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài báo cáo của em trong thời gian kiến tập. Mọi
số liệu trong đề tài là trung thực và do em tự tìm hiểu phân tích. Em xin chịu
hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài
báo cáo này.
Hà Nội ,ngày 20 tháng 6 năm 2018
Người cam đoan

Quách Thị Linh


LỜI CẢM ƠN
Sau ba tuần kiến tập, tôi đã hoàn thành bài báo cáo chuyên ngành kiến
tập của mình dựa trên những hướng dẫn của Giảng viên ThS. Nguyễn Hữu Danh
và lãnh đạo cơ quan kiến tập. Vì vậy, tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy,
Ban Lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các giảng viên của Khoa quản trị
Văn phòng đã tạo điều kiện cho sinh viên chúng tôi được đi kiến tập , được tiếp
xúc với môi trường văn phòng nhằm trang bị những kiến thức chuyên ngành
thực tế cần thiết để chúng tôi vận dụng công việc khi sau này ra trường.
Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn tới chị Nguyễn Thị Huyền Trâm –Trưởng
phòng hành chính tổng hợp, chị Nguyễn Thị Hồng Anh nhân viên hành chính
tổng hợp , chị Nguyễn Thị Dung nhân viên sales support đã tạo điều kiện cũng
như là những người trực tiếp hướng dẫn , tận tình giúp đỡ, chỉ bảo tôi trong suốt
quá trình kiến tập để tôi có thời gian kiến tập ý nghĩa và hoàn thành báo cáo
một cách tốt nhất.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới “công ty cổ phần đầu tư và
công nghệ HC toàn cầu” và các cô, chú, anh, chị đã rất nhiệt tình, tạo mọi điều
kiện thuận lợi nhất để tôi có thể hoàn thành tốt công việc của mình và cũng như
cung cấp những tài liệu cần thiết để tôi có thể hoàn thành chuyên đề báo cáo một
cách hoàn thiện nhất.
Tôi xin chân thành cảm ơn !


DANH MỤC VIẾT TẮT
STT
1
2

3

Chữ viết tắt
GĐ
BGĐ
HĐQT

Nghĩa từ viết tắt
Giám đốc
Ban Giám đốc
Hội đồng quản trị

4
5
6
7
8
9

Công ty HCG
VP
P.HCTH
CBNV
BKS
CNV

Công ty cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu
Văn phòng
Phòng Hành chính tổng hợp
Cán bộ nhân viên

Ban kiểm soát
Công nhân viên


MỤC LỤC


MỞ ĐẦU
Là sinh viên Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, sắp kết thúc năm học thứ 3
của ngành học là quản trị văn phòng. Tôi đã trau dồi cho mình những kiến thức
lý thuyết và chuyên môn nghiệp vụ ở trường. Nhưng “ Học phải đi đôi với
hành” để củng cố thêm kiến thức thực hành, chuyên môn khi ra trường. Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội có chủ trương gắn kết giữa lý thuyết và thực hành. Giữa
lý luận và thực tiễn cụ thể thể là Nhà trường đã tạo điều kiện cho tôi được đi
kiến tậptừ ngày 27/5/2019 đến 20/6/2019 tại Công ty Cổ phần đầu tư và công
nghệ HC toàn cầu để trực tiếp trải nghiệm những kiến thức nghiệp vụ mình đã
được học.
Kiến tập là một khâu không thể thiếu được trong quá trình đào tạo và
hoàn chỉnh kiến thức của sinh viên. Hoạt động kiến tập, với mục đích là giúp
sinh viên tìm hiểu tổ chức, hoạt động của công tác văn phòng, nắm vững chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của một số vị trí công việc của CBNV, giúp sinh
viên vận dụng kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng.
Được đi kiến tập là được làm quen dần với công việc của mình trong
tương lai, được tiếp cận trực tiếp với thực tiễn góp phần nâng cao cũng như bổ
sung những lượng kiến thức còn thiếu sót trong quá trình học tập và tạo đà phát
triển cho sau này khi ra trường không còn quá nhiều bỡ ngỡ.
Lí do chọn địa điểm kiến tập: Thứ nhất là thuận tiện cho em việc đi lại và
sinh hoạt trong thời gian kiến tập. Thứ hai em muốn tiếp xúc, trải nghiệm với
môi trường mới ngoài cơ quan nhà nước.
Những khó khăn và thuận lợi trong quá trình kiến tập:

+ Thuận lợi: Em đã được nhà trường trang bị đầy đủ kiến thức, cơ sở lý
thuyết về mặt công tác nghiệp vụ và nhờ sự nhiệt tình, tạo điều kiện tốt nhất của
Ban Giám đốc, của cá cán bộ làm công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và
công nghệ HC toàn cầu đã giúp em làm tốt công việc trong thời gian kiến tập.
+ Khó khăn: Do thời gian kiến tập ngắn nên em không thể tìm hiểu hết
các khâu nghiệp vụ. Công ty chưa làm hết các bước nghiệp vụ như quy định Nhà
nước như chưa có hồ sơ hiện hành, chưa có sổ đăng kí văn bản mật...cho nên em
6


chưa có dịp được tiếp xúc trực tiếp.
Đươc sự quan tâm, tạo điều kiện của lãnh đạo cơ quan, cùng với quá trình
khảo sát thực tế đã giúp em nắm rõ hơn về vai trò, nhiệm vụ của công tác văn
thư và nâng cao kỹ năng nghề nghiệp cho bản thân với phương châm. “Học thật
để ra đời làm thật”.
Với bài báo cáo của mình tôi xin trình bày những khâu nghiệp vụ của
công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần tư và công nghệ HC toàn cầu. Tôi thấy
đợt kiến tập nà rất quan trọng nó giúp củng cố thêm kiến thức học trên nhà
trường, và kiến thức xã hội. Kết quả thực thu được qua thời gian kiến tập được
trình bày trong bản báo cáo kiến tập gồm nội dung sau:
Chương 1:Khái quát về tổ chức, hoat động của công và văn phòng
Công ty Cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu
Chương 2: Khảo sát nghiệp vụ công tác Văn phòng tại công ty cổ
phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu
Chương 3: Báo cáo kết quả kiến tập và một số đề xuất ý kiến nhằm
nâng cao hiệu quả trong công tác văn phòng
Khoảng thời gian 3 tuần không phải là quá dài nhưng với những trải
nghiệm thực tế tại nơi đây, được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế nó
giúp tôi hiểu rằng: Những kiến thức các thầy cô trang bị trên ghế nhà trường là
hoàn toàn đúng với thực tế. Tuy nhiên nắm chắc nghiệp vụ thôi thì chưa đủ mà

chúng ta cần bổ sung thêm các kỹ năng cần thiết như: kỹ năng làm việc nhóm,
kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, cộng thêm đó là trình độ tin học văn
phòng, khả năng ngoại ngữ. Do thời gian kiến tập ngắn nên tôi chưa thể tìm hiểu
được kỹ các khâu nghiệp vụ.Trong quá trình kiến tập đã giúp tôi rút ra nhiều
kinh nghiệm cho quá trình làm việc sau này của tôi . Do điều kiện thời gian cũng
như khả năng có hạn nên bài báo cáo của tôi không thể tránh khỏi những thiếu
sót. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn
sinh viên để tôi bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn.
CHƯƠNG 3:
7


KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY VÀ VĂN
PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ HC TOÀN
CẦU
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của công ty HCG
1.1.1. Đôi nét giới thiệu về công ty cổ phần đầu tư và công nghệ HC
toàn cầu (HCGOBAL)
- Tên công ty viết bằng tiếng việt: Công ty cổ phần đầu tư và công nghệ
HC toàn cầu
- Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: HC GLOBAL INVESTNEMT
AND TECHNOLOGY JOINT SOCK COMPANY
- Tên viết tắt : HC GLOBAL…,JSC
- Giấy kinh doanh: 0105740770 ngày cấp: 19/12/2011
- Mã số thuế: 0105740770
- Vốn điều lệ: 10 000 000 000 (VNĐ)
- Điện thoại: 0437835009/ fax: 0437955185
- Website: www.hcglobal.vn/ Email:
- Địa chỉ trụ sở chính: Lô số 4, khu BT1 khu nhà ở Trung Văn, P.Trung

Văn, Q.Nam Từ Liêm, Hà Nội
Công ty Cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu được thành lập ngày
19 tháng 12 năm 2011, là doanh nghiệp chuyên kinh doanh các sản phẩm về hệ
thống năng lượng mặt trời, máy phát điện, thiết bị ngân hàng, thiết bị truyền
hình, thiết bị viễn thông,…Với đội ngũ cán bộ nhân viên trẻ, nhiệt huyết có
nhiều năm kinh nghệm trong tư vấn ,khảo sát, triển khai, quản lý các dự án lớn
tại Việt Nam và các nước trên thế giới, Công ty Cổ phần đầu tư và công nghệ
HC toàn cầu đã và đang luôn có được sự tin tưởng của khách hàng về chất lượng
và tiến độ của sản phẩm và dịch vụ. HCG là đại diện bán hàng của:
+ RFS về các thiết bị radio, truyền sóng
+ Shoto về ắc quy.
8


+ Jinko, Foxconn về tấm pin năng lượng mặt trời.
Công ty cổ phần dầu tư và công nghệ HC toàn cầu là công ty hoạt động
trong lĩnh vực:
+ Cung cấp giải pháp/thiết bị nguồn, anten viễn thông radio, ắc quy, năng
lượng mặt trời, năng lượng gió tích hợp... cho các nhà mạng viễn thông.
+ Cung cấp giải pháp PMS, BMS, giám sát SCADA, Smarthome... cho
các hệ thống nguồn trạm, thu thập dữ liệu, hộ gia đình...
+ Cung cấp giải pháp, tổng thầu EPC cho các nhà máy điện mặt trời nối
lưới, điện mặt trời cho hộ gia đình, nhà máy, xí ghiệp, khu công nghiệp...
+ Đầu tư các nhà máy điện mặt trời nối lưới.
Sứ mạng của công ty là mang lại và gia tăng qía trị cho khách hàng, cho
công ty và cho xã hội.Tầm nhìn của công ty sẽ trở thành công ty hàng đầu trong
lĩnh vực giải pháp và dịch vụ trong lĩnh vực viễn thông, máy phát điện và năng
lượng sạch.
* Một số hình ảnh cơ quan kiến tập (Phụ lục 01)
1.1.2.Chức năng , nhiệm vụ và quyền hạn của công ty HCG

Công ty cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu là công ty thuộc hình
thức cổ phần do một vài cá nhân góp thành lập nên luôn phải đảm bảo lợi ích
công ty và cán bộ nhân viên trong công ty và ý thức rõ nhiệm vụ của mình.
- Công ty có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản của công ty theo
luật định.
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mục
tiêu, nhiệm vụ của công ty.
- Đổi mới công nghệ, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu phát triển của
công ty.
- Kinh doanh các ngành nghề theo đúng quy định của nhà nước.
- Được quyền bảo hộ sở hữu công nghiệp.
- Đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần.
- Tuyển chọn, thuê, sử dụng và đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức
trả lương theo quy định của Bộ luật Lao động.
9


- Quyền quản lý tài chính của công ty.
- Sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ các nhu cầu kinh doanh
theo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi.
- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của công ty, cơ cấu tổ chức xây dựng
theo mô hình sau:
+ Đại hội đồng cổ đông: Tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ
quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần, có quyền định loại cổ phần, bầu,
bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại và giải thể công ty,
quyết định mua lại tổng số cổ phần...
+ Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội đồng cổ
đông công ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề
liên quan đến mực đích, quyền lợi, quyết định chiến lược của công ty.
+ Ban giám đốc: Điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động kính doanh của

công ty.
+ Phòng hành chính: Quản lý con dấu, dụng cụ, thiết bị hành chính văn
phòng, tiếp khách, phục vụ đời sống cán bộ nhân viên, quản lý công văn đi và
công văn đến.
+ Phòng tài chính kế toán: Theo dõi các khoản thu, chi, xác định kết quả
kinh doanh, các khoản nộp ngân sách. Hạch toán và kiểm tra của các đơn vị trực
thuộc.
+ Phòng kinh doanh: Là phòng tham mưu cho Giám đốc trong việc tìm
kiếm, đấu thầu, lập dự toán công trình trong thời gian công ty tham gia vào việc
dự thầu cho đến khi thắng thầu.
+ Phòng kỹ thuật giải pháp: Giải quyết công việc để cho ra kết qảu nhanh,
hiệu quả và giải pháp xử lý công việc nếu có khó khăn.
+Phòng kỹ thuật triển khai: Tiếp nhận các yêu cầu thi công, kiểm tra
phương pháp kỹ thuật theo quy trình của công ty để triển khai. Kiểm soát tiến độ
triển khai công việc theo đúng yêu cầu đúng.
+ Phòng xuất nhập khẩu và cung ứng: Liên lạc, đàm phán và thỏa thuận
các điều khoản hợp đồng, ký kết với khách hàng nhà cung cấp, hoàn thành bộ
10


chứng tự xnk, theo dõi hợp đồng các đơn hàng khi nào xuất nhập hàng.
+ Phòng dự án đầu tư nhà máy điện mặt trời: Mang lại và gia tăng qía trị
cho khách hàng, cho công ty và cho xã hội (máy phát điện và năng lượng sạch).
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty HCG
Cơ cấu tổ chức của HCG được gồm 2 khối:
- Khối kinh doanh trực tiếp
- Khối kinh doanh gián tiếp gồm các phòng ban còn lại gồm:
+ Phòng hành chính tổng hợp
+ Phòng tài chính kế toán
+ Phòng xuất nhập khẩu

+ Phòng kỹ thuật giải pháp
+ Phòng kỹ thuật triển khai
+ Phòng dự án điện mặt trời
Khối kinh doanh gián tiếp là khối hỗ trợ cho hoạt động của khối kinh
doanh trực tiếp.
- Hoạt động của hai khối được kiểm soát bởi BGĐ, HĐQT và BKS, dưới
sự điều hành trực tiếp của BGĐ.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty HCG (Phụ lục 02)
* Mô hình đảm bảo chất lượng HCG thể hiện toàn bộ các hoạt động
của Công ty. Các quy chế, quy trình thực hiện công việc được triển khai xây
dựng từ mô hình này( Phụ lục 03)
1.2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng ( Phòng hành chính)
1.2.1. Các phòng ban nghiệp vụ
Phòng, Ban nghiệp vụ là bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện các công
việc của một lĩnh vực nghiệp vụ trong toàn hệ thống Công ty. Đứng đầu là
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước BGĐ về nhiệm vụ của Phòng ban mình
phụ trách.
Các Phòng, Ban nghiệp vụ bao gồm:
1. Phòng Hành chính tổng hợp
11


2. Phòng Tài chính kế toán
3. Phòng Kinh Doanh (Sales)
4. Phòng Kỹ thuật giải pháp
5. Phòng Xuất nhập khẩu và Cung ứng
6. Phòng Kỹ thuật triển khai
7. Phòng Dự án đầu tư nhà máy điện mặt trời
1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng (phòng
hành chính tổng hợp)

1.2.2.1. Chức năng của Văn phòng
Văn phòng có các chức năng cơ bản sau:
- Chức năng tham mưu tổng hợp:
Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ cở để lựa
chọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ
chức đó. Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính
khoa học, người ra quyết định phải nắm được nhiều lĩnh vực phải có mặt ở mọi
lúc mọi nơi,.. Điều này vượt quá khả năng của một con người. Vì lý do đó,
người thủ trưởng cần ý kiến tham mưu của lực lượng trợ giúp. Thông thường,
theo cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng, lực lượng trợ giúp về các lĩnh vực
chuyên môn nằm ờ các phòng ban chức năng. Văn phòng sẽ giúp thủ trưởng
trong việc tổng hợp các ý kiến chuyên môn đó, phân tích, chọn lọc để đưa ra
những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho thủ trướng những thông tin,
những phương án quyết định kịp thời và đúng đắn.
Như vậy, tham mưu tổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau trong một chức
năng luôn hữu hiệu vì nhau mang tính tham vấn, khách quan, không bị gò bó,
ràng buộc.
- Chức năng giúp việc theo ngành
Văn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc,điều hành, quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua các công việc cụ thể như xây dựng chương
trình, kế hoạch còng tác ngàv, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển khai thực hiện
các kế hoạch đó. Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức
12


các cuộc họp, các hội, các cuộc đàm, thảo luận, tổ chức các chuyến đi công tác
của lãnh đạo, soạn thảo và quản lý các văn bản
- Chức năng hậu cầu:
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dự án không thể thiếu các điều kiện
vật chất nhưnhà cửa, phương tiện, thiết bị. dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung

cấp, bố trí, quản lýcác phương tiện, thiết bị. dụng cụ đó để đảm báo sử dụng
chúng có hiệu quá. Số lượng, đặc điểmcủa các phương tiện vật chất phụ thuộc
vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Phục vụ một cách
tiết kiệm và có hiệu quả là phương châm hoạt của công tác vãn phòng.
Tóm lại văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo, thủ trướng thông qua ba
chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ
sung cho nhau và cùng khẳng định sự cần thiết khách quan của văn phòng với
tư cách một phòng làm việc và công tác văn phòng với tư cách như một loại hoạt
động.
1.2.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng
 Nhiệm vụ chung
- Chấp hành các quy chế hoạt động và quy trình của Công ty;
- Chủ động phối hợp với các bộ phận/phòng ban để hoàn thành các công
việc;
- Quản lý và lưu trữ dữ liệu;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự điều động của BGĐ.
 Nhiệm vụ chuyên môn
- Tổ chức xây dựng các chính sách, chế độ, nội quy, quy chế phục vụ công
tác quản lý điều hành;
- Tổ chức triển khai và giám sát thực hiện các chính sách chế độ, nội quy, quy
chế đã được ban hành;
- Tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy, quản trị nhân lực
- Tổ chức thực hiện công tác chấm công và các chế độ chính sách cho
NLĐ
- Tổ chức thực hiện công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật của
Công ty
- Chịu trách nhiệm về công tác quản lý con dấu, giấy tờ pháp lý của Công ty
- Tổ chức công việc hỗ trợ kinh doanh: Xây dựng HSDT, HSĐX, cập nhật
13

năng lực kinh nghiệm nhà thầu
- Tổ chức hỗ trợ công việc Kỹ thuật triển khai: chuẩn bị cho CBNV công
tác, lưu trữ hồ sơ triển khai, quản lý tiến độ
- Chịu trách nhiệm về việc mua sắm và quản lý trang thiết bị văn phòng,
quản lý sử dụng xe ôtô
- Thực hiện một số công tác đối ngoại nội bộ của Công ty
- Tổ chức lưu trữ các tài liệu chung của toàn Công ty và hồ sơ Kỹ thuật
triển khai.
1.2.2.Cơ cấu tổ chức P. HCTH
1.2.2.1. Cơ cấu tổ chức P. HCTH
Phòng hành chính tổng hợp của công ty Cổ phần Đầu tư và công nghệ
HCG gồm Phòng Tổ chức Hành chính của công ty Đầu tư và Phát triển Bắc Hà
gồm 01 Trưởng phòng và 06 cán bộ chuyên môn tương đương với các vị trí Cụ
thể như sau:
-

Trưởng phòng HCTH:
Quản lý dự án
Quản trị hành chính:
Quản trị nhân sự
Sale support:
Pháp chế
Bảo vệ
Lái xe

1.2.2.2. Mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng (hành chính)
 Trưởng phòng hành chính:
- Xây dựng chính sách, nội quy, quy trình, quy chế, mô hình tổ chức của
Công ty- Giúp BGĐ tổ chức triển khai thực hiện chức năng nhiệm của phòng

HCTH. Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm
phòng HCTH.
- Tổng hợp mô tả công việc, tiêu chuẩn tuyển dụng, các định mức chi tiết
của từng vị trí trong Công ty. Phối hợp với các trưởng phòng trong việc bố trí và
sắp xếp nhân sự để thực hiện các công việc thuộc chức năng được mô tả.
- Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên trong phạm vi phụ trách bao
gồm: huấn luyện, đào tạo các kỹ năng nghiệp vụ, xây dựng tinh thần làm việc
theo nhóm, các kỹ năng xử lý công việc cơ bản khác để phát triển nhân viên trở
14


thành những nhân viên chuyên nghiệp.
- Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch nhân sự theo tháng, quý, năm của
phòng và Công ty bao gồm: tuyển dụng, chương trình huấn luyện đào tạo dài
hạn, ngắn hạn; đánh giá, khen thưởng kỷ luật.
- Thay mặt Ban GĐ giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của nhân viên
trong phòng và các bộ phận phòng ban khác về các chế độ, chính sách, chiến
lược chung của Công ty.
- Hướng dẫn, giúp đỡ các CBNV dưới quyền hoàn thành nhiệm vụ được
giao.
- Giám sát sự tuân thủ và tổng hợp thông tin theo yêu cầu của BGĐ.
- Phối hợp các bộ phận có liên quan để đảm bảo mục tiêu và yêu cầu KD.
- Xây dựng định hướng kế hoạch của phòng theo định hướng phát triển
Của công ty.
Thực hiện các công việc khác được giao từ BG
 Vị trí pháp chế
- Tư vấn pháp luật cho BGĐ, HĐQT, lãnh đạo các bộ phận phòng ban về
các vấn đề quản lý
- Xây dựng, hoàn thiện chính sách, qui định, tiêu chuẩn, hợp đồng, biểu
mẫu,…phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành

- Thực hiện các thủ tục pháp lý (thành lập mới, bổ sung, sửa đổi) điều lệ
công ty, đăng kí kinh doanh, thành lập VPĐD,…
- Phổ biến, quán triệt cơ chế chính sách Công ty đến CBNV- Kiểm tra
tính hợp lý, hợp lệ của văn bản về nội dung và hình thức phù hợp với quy đinh
của luật trước khi trình ký
- Kiểm soát pháp lí các hợp đồng kinh tế
- Thư kí các cuộc họp liên quan tới công tác quản lý điều hành
- Giám sát thực hiện các chỉ đạo của BGĐ
- Lưu trữ, quản lý tài liệu pháp lý Công ty
Thực hiện các công việc khác được giao từ trưởng phòng và BGĐ
 Vị trí quản trị hành chính
1. Lễ tân
- Trực tổng đài, chuyển line điện thoại đến các bộ phận phòng ban
- Nhận thông tin và phối hợp với các phòng ban thực hiện công tác đón
tiếp, hướng dẫn khách hàng đến làm việc tại trụ sở Công ty
15


2. Văn thư lưu trữ
- Tiếp nhận, phân phối và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ gửi đến và gửi đi của
Công ty
- Ghi số công văn, quản lý tài liệu đóng dấu
- Quản lý chuyển phát hàng hóa và hồ sơ tài liệu
3. Theo dõi, quản lý tuân thủ
-Theo dõi nhân sự ra vào Công ty
- Quản lý máy chấm công, cài đặt chấm công, tổng hợp công và các thông
tin liên quan phục vụ cho tính lương theo ngày công
- Quản lý tình trạng vệ sinh, an toàn, phòng chống cháy nổ văn phòng
Công ty
- Quản lý sử dụng văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng

4. Thư ký, hành chính
- Đặt vé máy bay, khách sạn, giúp hỗ trợ chuẩn bị đồ cho nhân viên đi
công tác,…
- Tổng hợp, làm thủ tục thanh toán các chi phí văn phòng Công ty
- Tổ chức thực hiện các sự kiện của Công ty
5. Hỗ trợ tuyển dụng, nhân sự
- Đăng tin tuyển dụng, lọc sơ bộ hồ sơ, sắp xếp phỏng vấn
- Liên hệ với ứng viên
- Phụ trách chế độ BHXH cho CBNV
- Tiếp nhận, xử lý thông tin
Thực hiện các công việc khác được giao từ trưởng phòng và BGĐ.
 Vị trí quản trị nhân sự
- Quản lý công tác tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng
- Nhận bản đăng ký nhận sự, trình ký
- Lập thông báo tuyển dụng, liên hệ các trung tâm việc làm để thông báo
tuyển dụng, chuyển thông báo tuyển dụng cho nhân viên HC đăng báo
- Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách trình TP
- Lập – gửi thư mời test theo yêu cầu trưởng phòng, điện thoại báo ứng
16


viên ngày giờ test, chuẩn bị bài test – phòng test, chuyển bài test cho trưởng
phòng, lên danh sách kết quả test, thông báo ứng viên không đạt bằng thư
- Lên danh sách phỏng vấn, gửi thông báo ứng viên phòng vấn bằng điện
thoại và thư, tổ chức phỏng vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách kết quả
phỏng vấn, gửi thông báo ứng viên không đạt yêu cầu và đạt yêu cầu lịch nhận
việc, lập giấy nhận việc.
- Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán tính lương, lập bảng
đánh giá ứng viên khi thử việc.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty: lưu hồ sơ CBNV trong

file theo bộ phận. Lập danh sách CNV Công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ
hàng tháng.
- Quản lý hồ sơ lý lịch của ứng viên không đạt yêu cầu: lập danh sách ứng
viên không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách phỏng vấn của Thủ tục tuyển
dụng, hồ sơ của từng đợt tuyển dụng đối với mỗi loại chức danh được lưu giữ
riêng theo thứ tự trong danh sách.
- Quản lý hồ sơ CNV nghỉ việc: tất cả CNV nghỉ việc được lưu theo thứ
tự thời gian, CNV nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách
CNV nghỉ việc theo thời gian, danh sách CNV nghỉ việc tương tự như danh sách
CNV hiện thời
.- Quản lý việc đào tạo của công ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo,
liên hệ cơ sở đào tạo, làm thủ tục cho CNV đi đào tạo, lưu bằng cấp – chứng chỉ
đào tạo của CNV, đánh giá kết quả đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo.
- Đề xuất các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp..cho người lao động và tổ
chức thực hiện.
- Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu
của Trưởng phòng và thực hiện các thủ tục liên quan.
- Thực hiện chấm công cho nhân viên văn phòng lập bảng tổng kết công,
công tăng ca, chuyển cho CNV ký tên, chuyển trưởng phòng duyệt, chuyển P.Kế
toán để tính lương cho nhân viên.Trong quá trình chấm công, phát hiện nhân
viên mới, nhân viên nghỉ việc đề xuất Trưởng phòng hướng xử lý.
17


- Quản lý nghỉ phép của CBNV, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu
đơn xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo các trường hợp CBNV nghỉ vô kỷ luật
(không phép) cho Trưởng phòng hành chính. - Website: www.hcglobal.vn/
Email: HCTH.
- Quản lý nghỉ việc của CBNV, cụ thể là:
+ Nhận đơn xin nghỉ việc, chuyển TP ký, lưu đơn xin nghỉ việc

+ Sau khi nhận biên bản bàn giao công việc, trình TP xem biên bản bàn
giao, đơn xin nghỉ việc (của tất cả CBNV trong tháng) từ 01 – 05 tháng sau, sau
khi TP xác định phương án trả lương nghỉ việc cho CBNV, chuyển giấy nghỉ
việc có xác nhận (bản photo có đóng dấu HCTH) cho Phòng kế toán để trả
lương.
- Lập lịch làm việc của Manager hàng tuần, theo dõi và thông tin lịch làm
việc cho các cá nhân có nhu cầu. Ghi lịch làm việc Manager lên bảng.Thực hiện
các công việc khác do Trưởng phòng phân công.
 Vị trí bảo vệ
- Đề xuất, tham mưu cho trưởng phòng, BGĐ trong việc xây dựng nội quy
bảo vệ Công ty, kế hoạch biện pháp phòng, chống tội phạm và các hành vi vi
phạm pháp luật khác trong phạm vi được phân công
- Phòng ngừa, phát hiện và ngăn chặn những vi phạm nội quy bảo vệ của
nơi làm việc.Kịp thời đề xuất biện pháp xử lý.
- Thực hiện các quy định về công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng
chống mưa bão,…
- Phối hợp với Công an phường trên địa bàn trong công tác nắm tình hình,
bảo đảm an ninh, an toàn cơ quan.
- Trực tiếp tổ chức kiểm soát người ra vào. Khi có vụ việc bất thường
(cháy nổ, gây rối trật tự,…) thì bảo vệ phải chủ động trong việc trình báo BGĐ
và cơ quan công an (nếu cần).
- Bảo vệ tài sản, cơ sở vật chất đảm bảo cho các hoạt động của Công ty.
- Quản lý chặt chẽ tài sản, hàng hóa khi ra - vào cổng
- Tuần tra, bảo vệ tài sản, nhà xưởng, của CBNV và khách đến liên hệ
18


công việc.
- Hết ca trực phải kiểm tra, bàn giao đầy đủ.
- Trực bảo vệ 24/24h

Thực hiện các công việc khác được giao từ trưởng phòng và BGĐ
 Vị trí lái xe
- Đề xuất, tham mưu cho TP, BGĐ trong việc quản lý xe, quản lý sử dụng
xe.
- Theo dõi và thực hiện bảo dưỡng, đăng kiểm, mua bảo hiểm cho xe
được phân công quản lý.
- Đảm bảo tình trạng vệ sinh, tình trạng xăng dầu, tình trạng kỹ thuật của
xe luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ.
- Phối hợp với kế toán trong xử lý công việc liên quan đến bảo hiểm xe.
- Tư vấn cho người sử dụng xe về lộ trình, thời gian, chi phí dự kiến của
chuyến đi
- Quản lý sổ theo dõi sử dụng xe
- Thực hiện lái xe theo yêu cầu của người điều xe, đảm bảo an toàn cho
người đi cùng và tài sản đi kèm.
Thực hiện các công việc khác được giao từ trưởng phòng và BGĐ
* Hình ảnh Phòng Hành chính tổng hợp( vị trí kiến tập) ( Phụ lục 04)
* Hình ảnh nơi làm việc của Lễ tân hành chính (văn thư- vị trí kiến
tập) ( Phụ lục 05)

19


CHƯƠNG 2
KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ HC TOÀN CẦU
2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản là một phương tiện dùng để truyền đạt thông tin chủ yếu và mang
tính pháp lí cao. Đồng thời là công cụ để cấp trên điều hành cấp dưới hoặc cấp
dưới trình lên cấp trên và các cơ sở, ban ngành trao đổi thông tin với nhau. Hiện
nay, công tác soạn thảo văn bản tại phòng hành chính của công ty được thực

hiện theo quy định tại các văn bản pháp luật sau:
+ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 của Quốc
Hội ban hành ngày 22/06/2015
+ Nghị định số 34/2016/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành ngày 14/05/2016
quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày
19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2.1.1. Các loại văn bản cơ quan ban hành
Văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty có khối
lượng tương đương nhiều. Do là đơn vị doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực
kinh doanh nên công ty được ban hành các loại văn bản theo quy định của Nhà
nước như: Các văn bản có tính pháp quy; các văn bản hành chính thông thường;
…. và các loại văn bản giấy tờ hành chính khác.
- Các văn bản có tính pháp quy: Nghị quyết, Quyết định, Quy định, quy
chế, Thể lệ/điều lệ, Hợp đồng.
- Một số văn bản hành chính thông thường: Thông báo, Báo cáo, Kế
hoạch; Tờ trình, Đề án, Công văn, Biên bản, Biên bản Hội nghị.
- Các loại giấy tờ hành chính khác: Giấy đề nghị vay vốn kiêm khế ước
nhận nợ, Giấy gia hạn nợ, Giấy lĩnh tiền mặt, giấy biên nhận, giấy chứng nhận,
giấy ủy quyền…
Trình tự, thủ tục ban hành văn bảnbao gồm 09 thành phần thể thức mà nhà
nước quy đinh cho mỗi văn bản phải có, để đảm bảo tính chân thực, giá trị pháp
lý, giá trị thực tiễn và hiệu lực thi hành văn bản. Nếu một văn bản không đảm
bảo về thể thức sẽ làm giảm hoặc mất đi giá trị của văn bản, đồng thời sai với
20


quy định của nhà nước
* Hình ảnh Văn bản được ban hành trong công ty( Phụ lục 06)

2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
Trong các doanh nghiệp nói chung và công ty HCG nói riêng trong mọi
văn bản ban hành thẩm quyền người ký là vô cùng quan trọng thể hiện giá trị
của văn bản đó.
Các văn bản do Công ty phát hành do chủ tịch.HĐQT, BKS hoặc GĐ ký
theo thẩm quyền.Các PGĐ được ký thay GĐ khi có sự uỷ quyền của GĐ ghi
“Ký thay” hoặc “Thừa ủy quyền”.Các Trưởng, phó phòng ban chức năng được
ký “Thừa lệnh GĐ” sau khi được GĐ cho phép.Người “Ký thay” hoặc “Ký thừa
lệnh” phải chịu trách nhiệm cá nhân đến cùng về văn bản đã ký cho dù sau đó
được chuyển sang làm công việc khác hoặc chuyển công tác khác.
2.1.2.1.Thẩm quyền về hình thức
- Người ký văn bản phải dùng bút mực xanh, không được dùng bút mực
đen, bút chì, bút mực dễ phai màu.
- Các phòng, ban, cá nhân khi tham mưu soạn thảo văn bản trình ký GĐ/
GĐ phải ký trách nhiệm (ký nháy) vào trang cuối hoặc các trang của văn bản và
chịu trách nhiệm cá nhân đến cùng về văn bản đó trước BGĐ, BKS, HĐQT.
- Đối với các hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự được
giao kết giữa các bên, Công ty có thể ký trước hoặc đối tác ký trước. Đơn vị
phòng ban hoặc cá nhân có liên quan phải ký nháy vào từng trang của bản hợp
đồng trước khi trình GĐ xem xét, ký.
- GĐ có thể uỷ quyền cho người khác ký hợp đồng, phụ lục hợp đồng
thông qua Giấy uỷ quyền. Giấy uỷ quyền có giá trị hiệu lực từ thời điểm GĐ và
người được uỷ quyền đồng xác nhận việc ủy quyền cho đến khi thanh lý hợp
đồng, phụ lục hợp đồng. Giấy uỷ quyền được đính kèm vào bản hợp đồng/phụ
lục hợp đồng. Bất kỳ cá nhân nào ký hợp đồng khi chưa được sự uỷ quyền của
GĐ thì hợp đồng đó sẽ bị vô hiệu về thẩm quyền ký kết. Người được ủy quyền
không được ủy quyền lại cho người khác.
Trong trường hợp đặc biệt và thực sự cần thiết, được sự đồng ý của GĐ,
các đơn vị, phòng ban có thể sử dụng chữ ký scan/ dấu chữ ký của GĐ.
21

2.1.2.2.Thẩm quyền về nội dung:
- Giám đốc: GĐ ký tất cả các văn bản, văn bằng, chứng chỉ thuộc
chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cơ quan và theo quy định
củapháp luật trực tiếp ký văn bản thuộc lĩnh vực
+ Công tác tổ chức, cán bộ
+ Công tác quy hoạch, kế hoạch- tài chính
+ Công tác hợp tác quốc tế
+ Công tác xây dựng cơ bản
Thẩm quyền ký thay (KT.) Giám đốc
- Phó Giám đốc: PGĐ ký thay Giám đốc ký thay GĐ:
+ Các văn bản thuộc lĩnh vực phụtrách về liên quan đến bộ mặt của cơ
quan
+ Các văn bản thuộc lĩnh vực phụtrách về công tác hành chính, quốc
phòng an ninh
+ Nội dung văn bản ký thay phải được Giám đốc đồng ý trước khi ký ban
hành và phải gửi báo cáo Giám đốc sau khi phát hành. Người ký thay phải chịu
trách nhiệm trước pháp luật và trước Giám đốc về nội dung văn bản đã ký.
- Thẩm quyền ký thừa lệnh (TL) Giám đốc
+ Bao gồm trưởng các đơn vị các phòng chức năng thuộc cơ quan được
ký thừa lệnh Giám đốc các văn bản như sau: Thông báo, công văn trả lời kiến
nghị, gớp ý hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ
quyền hạn của các đơn vị. Ký thừa lệnh các văn bản do Giám đốc giao.
+ Nội dung văn bản ký thừa lệnh phải có ý kiến của phó Giám đốc phụ
trách và được Giám đốc đồng ý trước khi ký ban hành và gửi báo cáo Giám đốc
- Phó Giám đốc phụ trách sau khi phát hành. Người ký thừa lệnh phải chịu
trách nhiệm trước pháp luật và trước Giám đốc về nội dung văn bản đã ký.
2.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm

những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản. Kỹ thuật trình bày
văn bản là các quy định bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản,
22


vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi
tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và
in ra giấy. Công ty có hệ thống văn bản mẫu để áp dụng cho những công việc
thường nhật. CBNV có trách nhiệm sử dụng biểu mẫu do Công ty ban hành
trong xử lý công việc, không được sử dụng biểu mẫu khác trong trường hợp đã
có biểu mẫu. Trường hợp chưa có biểu mẫu, CBNV có quyền đề xuất xây dựng
biểu mẫu hoặc tự soạn thảo nếu được các cấp có thẩm quyền cho phép, tuy
nhiên thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của các văn bản tự soạn thảo phải
tuân theo hướng dẫn được thể hiện trong Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ
Nội vụ : Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Qua thời
gian thực tế được tiếp xúc với nhiều loại văn bản nhìn chung thủ tục và thể thức
văn bản tại công ty được trình bày tương đối đầy đủ09 thành thần thể thức bắt
buộc gồm:
1. Quốc hiệu .
2. Tên cơ quan ban hành văn bản.
3. Số, kí hiệu văn bản.
4. Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
6. Nội dung văn bản.
7. Thể thức để ký.
8. Chữ ký của người có thẩm quyền.
9. Dấu cơ quan.
2.1.4. Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản ở công ty HCG tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo:

- Xác định giới hạn, mục đích của văn bản, dối tượng giải quyets và thực
hiện văn bản
- Chọn tên văn bản
- Thu thập xử lí thông tin ( nếu có )
Bước 2: Soạn thảo văn bản
23


- Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan: Sau khi văn bản
thảo xong, theo nguyên tắc phải trình cấp người có thẩm quyền duyệt. Thông
thường người duyệt văn bản cuối cùng sẽ là người ký văn bản.Tùy thuộc vào độ
phức tạp,tầm quan trọng của văn bản mà việc duyệt văn bản thể hiện ở nhiều
khâu.
- Đánh máy nhân bản: Văn bản sau khi được lãnh đạo cơ quan duyệt thì
đem nhân bản để chuẩn bị ban hành. Hiện nay có nhiều hình thức nhân văn bản
như, đánh máy, photocoppy, in máy tính…Tùy vào nhu cầu văn bản của cơ quan
mà số lượng nhân bản nhiều hay ít.
Bước 3: Hoàn thiện để ban hành
- Kiểm tra văn bản trước khi ban hành: Về cả thể thức và nội dung.
- Ký chính thức văn bản: Do người có thẩm quyền ký.
Bước 4: Phát hành văn bản tại cơ quan
Để đảm bảo quy trình hoạt động của cơ quan được thông suốt, ban hành
lãnh đạo công ty cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu luôn chú ý theo dõi
quá trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản. Cụ thể là Trưởng và Phó
phòng hành chính là những người trực tiếp chỉ đạo đôn đốc kiểm tra quá trình
soạn thảo và ban hành văn bản. Cán bộ hành chính công ty là người soạn thảo
văn bản, đánh máy, in sao còn Văn thư sẽ phụ trách việc nhận, gửi, đóng dấu,
đăng ký và quản lý văn bản đi, văn bản đến.
2.2. Quản lí văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các văn bản do GĐ Công ty hoặc người được GĐ uỷ

quyền ký thay hoặc ký thừa lệnh phát hành ra bên ngoài. Các văn bản đi không
có chữ ký của người đại diện theo pháp luật kèm theo dấu Công ty thì không có
giá trị pháp lý khi phát hành ra bên ngoài.
Văn bản đi được quản lý theo trình tự sau:

2.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng của
văn bản đi
 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
24


Văn bản của công ty được soạn thảo theo đúng quy trình của pháp luật,
nhà nước sau đó nhân bản kiểm tra trình ký. Tất cả văn bản phải có chữ ký của
người có thẩm quyền có dấu của công ty.Văn bản trước khi gửi đi sẽ được đăng
ký “ Sổ đăng ký văn bản đi” theo quy trình nghiệp vụ đảm bảo văn bản gửi đúng
địa chỉ, đúng số lượng.
- Để đảm bảo tổ chức, thực hiện, chuyển giao văn bản đi được hiệu quả và
gữi bí mật văn bản, Văn phòng công ty đã theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các
nhiệm vụ theo quy trình nghiệp vụ. Tất cả các văn bản khi có ý kiến giải quyết
đều phải lưu lại văn thư một bản và được đăng ký vào sổ. Nếu cán bộ văn thư
không làm đúng theo những quy trình đó mà để xảy ra bất kì sai xót nào như: lộ
bí mật văn bản... thì người cán bộ đó sẽ bị kỷ luật rất nặng, bởi đây là công ty
mang tính chất tư nhân nếu công tác văn thư không được chú trọng thực sự sẽ
gây ra nhưng thiệt hại to lớn.
- Công tác quản lý văn bản được cán bộ văn thư công ty thực hiện như
sau:
+ Trình văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng
+ Đóng dấu văn bản
+ Chuyển giao văn bản

+ Sắp xếp văn bản lưu hầu hết các văn bản đi của công ty gửi tới các
đối tượng liên quan qua 2 con đường: gửi bưu điện và gửi trực tiếp. Đăng ký văn
bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến
các đối tượng có liên quan. Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường được áp
dụng bằng 2 hình thức: đăng ký bằng sổ và đăng ký máy vi tính.
 Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản
Đối với văn bản đi việc ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản là rất
quan trọng: Ghi số văn bản tất cả văn bản đi của Cơ quan được ghi số liên tục
theo hệ thống chung của Cơ quan do Văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp
pháp luật có quy định khác. Việc ghi số vănbản hành chính thực hiện theo quy
định tại điểm a, khoản 1, điều 8 thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01
25