Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự cho công ty TNHH Quyết Thắng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (9.37 MB, 58 trang )
LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian nghiên cứu và hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân
tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự cho công ty TNHH Quyết Thắng” ngoài sự cố
gắng của bản thân, em còn nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía nhà trường, thầy cô,
ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty TNHH Quyết Thắng.
Lời đầu tiên, em xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến cô giáo Lê Thị Thu đã định
hướng và tận tình giúp đỡ, động viên em trong quá trình thực hiện đề tài. Cô đã dành
nhiều thời gian và tâm huyết theo sát, chỉ bảo em những mặt được và chưa được để em
có thể hoàn thành đề tài một cách thốt nhất.
Mặt khác, em cũng xin chân thành cám ơn thầy cô trong trường Đại học Thương
mại nói chung và các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thương
mại điện tử nói riêng đã tạo điều kiện cho em được học tập và nghiên cứu.
Em cũng xin gửi lời cám ơn tới ban lãnh đạo và các nhân viên của công ty
TNHH Quyết Thắng đã tạo điều kiện cho em được tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng
công ty trong suốt quá trình thực tập và làm khóa luận.
Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thành bài khóa luận, nhưng do còn hạn chế về kiến
thức nên không thể tránh khỏi những sai sót. Em kính mong thầy cô chỉ bảo và giúp đỡ
để bài khóa luận được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng, em xin gửi tới thầy cô lời chúc sức khỏe, chúc thầy cô luôn vui vẻ để
tiếp tục cống hiến và giúp đỡ các thế hệ sinh viên tiếp theo.
Em xin chân thành cám ơn!
Hà Nội, Ngày…tháng…năm 2017
Sinh viên thực hiện
Lý Thị Bông
i
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................................................i
MỤC LỤC..................................................................................................................................................ii
DANH MỤC BẢNG BIỂU......................................................................................................................iv
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT...................................................................................................................vi
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU...................................................................1
1.1 Tính cấp thiết của đề tài....................................................................................................................1
1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.......................................................................................................1
1.2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước............................................................................................1
1.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước............................................................................................2
1.3 Mục tiêu của đề tài.............................................................................................................................3
1.3.1 Mục tiêu tổng quát...................................................................................................................3
1.3.2 Mục tiêu cụ thể.........................................................................................................................3
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.....................................................................................................3
1.5 Phương pháp nghiên cứu...................................................................................................................4
1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu..................................................................................................4
1.5.2 Phương pháp xử lý dữ liệu.......................................................................................................4
1.6 Kết cấu bài khóa luận.........................................................................................................................4
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN
SỰ VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH QUYẾT
THẮNG......................................................................................................................................................5
2.1 Cơ sở lý luận........................................................................................................................................5
2.1.1 Tổng quan về phần mềm.........................................................................................................5
2.1.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu...............................................................................................................9
2.1.3 Tổng quan về quản lý nhân sự...............................................................................................10
2.2 Thực trạng hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng..................................12
2.2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Quyết Thắng...................................................................12
2.2.2 Phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng..................................15
2.2.3 Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng..................................18
PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY TNHH
QUYẾT THẮNG.....................................................................................................................................20
3.1 Mô tả bài toán....................................................................................................................................20
3.2 Phân tích phần mềm.........................................................................................................................21
ii
3.2.1 Xác định các chức năng.........................................................................................................21
3.2.2 Sơ đồ phân cấp chức năng.....................................................................................................22
3.2.3 Sơ đồ ngữ cảnh.......................................................................................................................23
3.2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.................................................................................................24
3.2.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh........................................................................................25
3.3 Thiết kế phần mềm...........................................................................................................................28
3.3.1 Thiết kế CSDL........................................................................................................................28
3.3.2 Thiết kế module......................................................................................................................33
3.3.3 Thiết kế giao diện...................................................................................................................39
3.4 Đánh giá khả năng ứng dụng của phần mềm................................................................................46
3.4.1 Đánh giá khả năng ứng dụng của phần mềm.........................................................................46
3.4.2 Đề xuất hướng phát triển.......................................................................................................46
3.4.3 Kiến nghị................................................................................................................................47
KẾT LUẬN..............................................................................................................................................48
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................................................49
PHỤ LỤC.................................................................................................................................................50
iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
Tên bảng biểu
Hình 2.1: Vòng đời phát triển phần mềm
Hình 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý công ty
Hình 2.3: Đánh giá mức độ hiệu quả hoạt động quản lý nhân sự
Trang
6
12
16
của công ty công ty
Hình 2.4: Nhu cầu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho công
16
ty
Hình 2.5: Chức năng cần thiết của phần mềm quản lý nhân sự
Hình 2.6: Số người sử dụng phần mềm
Hình 2.7: Hình thức triển khai phần mềm
Hình 3.1: Sơ đồ phân cấp chức năng
Hình 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh
Hình 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Hình 3.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “Quản lý
17
18
18
22
23
24
25
hồ sơ nhân viên”
Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “Quản lý
26
chấm công”
Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “Quản lý
27
lương”
Hình 3.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “Báo cáo”
Hình 3.8: Mô hình ER
Hình 3.9: Mô hình dữ liệu quan hệ
Hình 3.10: Màn hình Đăng nhập
Hình 3.11: Màn hình Đăng ký
Hình 3.12: Màn hình Phòng ban
Hình 3.13: Màn hình Chức vụ
Hình 3.14: Màn hình Thông tin nhân viên
Hình 3.15: Màn hình Thông tin chấm công
Hình 3.16: Màn hình Tính công
Hình 3.17: Màn hình Thông tin lương
Hình 3.18: Màn hình tính lương
Hình 3.19: Màn hình Thống kê thông tin nhân viên
Hình 3.20: Màn hình Báo cáo bảng công
Hình 3.21: Màn hình Báo cáo lương
28
30
31
40
41
41
42
42
43
43
44
44
45
45
46
iv
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Từ viết tắt
BC
BHXH
BHYT
CNTT
CSDL
HTTT
HSNV
PM
QL
TT
TNHH
Giải thích
Báo cáo
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tê
Công nghệ thông tin
Cơ sở dữ liệu
Hệ thống thông tin
Hồ sơ nhân viên
Phần mềm
Quản lý
Thông tin
Trách nhiệm hữu hạn
v
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, công nghệ thông tin đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không
thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của
mỗi doanh nghiệp. Trong đó, quản lý nhân sự là một trong những hoạt động cần ứng
dụng công nghệ thông tin. Ngày càng có nhiều chức năng trong việc quản lý nhân sự
được thực hiện bằng cách tin học hóa để nâng cao hiệu quả quản trị. Công nghệ thông
tin sẽ giúp cho các doanh nghiệp trong việc cải thiện được các phương pháp quản lý
của nhân sự đồng thời nâng cao hiệu quả công việc.
Được thành lập năm 2005, công ty TNHH Quyết Thắng đã liên tục mở rộng quy
mô công ty, nỗ lực vươn lên trở thành công ty hàng đầu về cung cấp vật liệu xây dựng
ở địa phương.
Ngoài ra, công ty đang ngày càng mong muốn phát triển mạnh mẽ hơn nữa trong
tương lai, mở rộng thêm quy mô sản xuất. Do đó, số lượng nhân sự sẽ ngày một tăng
lên kèm theo đó là gặp phải không ít khó khăn trong hoạt động quản lý nhân sự. Hiện
nay, quản lý nhân sự là hoạt động tiêu tốn khá nhiều thời gian, công sức, tiền bạc.
Trong quá trình quản lý nhân sự luôn gặp phải những vấn đề khó khăn như dễ nhầm
lẫn, không cập nhật kịp thời thông tin nhân viên, khó kiểm soát việc chấm công, ca
làm việc, ngày nghỉ của nhân viên. Trên thực tế, hoạt động quản lý nhân sự có vai trò
quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, công ty muốn
phát triển thì có PM quản lý nhân sự là điều kiện tiên quyết. Sử dụng PM quản lý nhân
sự sẽ làm cho công tác quản lý nhân sự hiệu quả hơn, giảm được chi phí, tăng độ chính
xác và giúp công ty vận hành tốt hơn. Do đó, việc lựa chọn đề tài “Phân tích thiết kế
phần mềm quản lý nhân sự cho công ty TNHH Quyết Thắng” là hết sức cần thiết trong
điều kiện hiện tại của công ty.
1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
1.2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước
Phần mềm quản lý nhân sự đã có từ lâu và hiệu quả nó mang lại khá lớn, nâng
cao năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc cho doanh nghiệp.
Trong những năm qua đã có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự mới hiệu quả hơn
thay thế những phần mềm quản lý nhân sự cũ, những phát sinh trong phần mềm nhân
1
sự không ngừng được nghiên cứu và cải tiến nhằm nâng cao hiệu năng, tính bảo mật,
trong việc quản lý nhân sự. Có nhiều phần mềm quản lý nhân sự được đánh giá cao
trên thế giới như gói quản trị nguồn lực (ERP – Enterprise Resource Planning), hệ
thống chấm công, nghỉ phép (E – Roster), hệ thống quản lý thông tin nhân viên
(Personnel Information), hệ thống tính lương (Payroll).
1.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước
Trên thế giới, phần mềm quản lý nhân sự đã xuất hiện từ lâu và được thực hiện
rộng rãi. Tuy nhiên, phần mềm quản lý nhân sự mới được biết đến nhiều ở nước ta
trong khoảng hơn mười năm trở lại đây cùng với sự bùng nổ của CNTT. Nhưng đến
nay, phần mềm quản lý nhân sự đã trở nên phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp có quy
mô vừa và lớn. Do nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý nhân sự nên đã có
rất nhiều công trình nghiên cứu vấn đề này. Ví dụ công trình nghiên cứu liên quan:
+ Luận văn tốt nghiệp với đề tài “Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại mỏ than
Cọc Sáu” của Vũ Anh Quyết - lớp Tin 44C - Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế,
Đại học Kinh tế quốc dân. Luận văn đã làm rõ một số lý thuyết về phương pháp phát
triển hệ thống thông tin quản lý và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu
trúc. Luận văn cũng đã hoàn thành các bước phân tích thiết hệ thống thông tin và xây
dựng được mã chương trình.
+ Khóa luận với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại
Công ty TNHH TBA Việt Nam” của Hoàng Thế Quyền, K52 – Khoa Công nghệ thông
tin, Đại học Vinh. Nội dung của đề tài đã khái quát được các chức năng cơ bản cho
công việc quản lý nhân sự như chấm công, quản lý hồ sơ nhân viên,… và phân tích
thiết kế hệ thống thông tin quản lý theo phương pháp hướng cấu trúc. Nhưng còn hạn
chế là tác giả chưa phân tích thiết kế chức năng quản lý công việc của nhân viên, một
số các chức năng chưa thực sự hiệu quả như tính lương và một số chức năng dư thừa
khác.
+ Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý
nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long” của Nguyễn Hoàng Đức, K55–Khoa Máy tính,
Trường Đại học Bách Khoa TP. Hồ Chí Minh. Luận văn có ưu điểm là thiết kế được
giao diện thân thiện, dễ sử dụng, gần gũi với hệ thống cũ, lưu trữ hoàn toàn dữ liệu,
đưa ra dữ liệu được xử lý chính xác và đáp ứng được phần nào của hệ thống thực tế.
Tuy nhiên còn tồn tại nhược điểm là CSDL hệ thống được xây dựng trên cơ sở một hệ
2
thống thông tin mạng, bước đầu chỉ mới xây dựng trên máy cục bộ và các chức năng
đầy đủ để quản lý một hệ thống là chưa hoàn chỉnh.
Sau khi nghiên cứu và nhận thấy những điểm mạnh và điểm yếu của các đề tài
trên, em lựa chọn phương pháp phân tích thiết phần mềm hướng chức năng để thực
hiện đề tài này.
1.3 Mục tiêu của đề tài
1.3.1 Mục tiêu tổng quát
Trình bày khái niệm và lý thuyết về phần mềm, các phương pháp phân tích thiết
kế phần mềm và quy trình phân tích thiết kế phần mềm.
Khảo sát và đánh giá thực trạng của công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
Từ đó đưa ra giải pháp và tiến hành thiết kế, xây dựng một phần mềm nhân sự phù
hợp, giải quyết được bài toán quản lý nhân sự của công ty, giúp công ty nâng cao hiệu
quả trong công tác quản lý nhân sự.
1.3.2 Mục tiêu cụ thể
Nghiên cứu bài toán quản lý nhân sự nói chung và bài toán quản lý nhân sự của
công ty TNHH Quyết Thắng nói riêng để phân tích thiết kế phần mềm nhằm hỗ trợ
công tác quản lý của công ty.
Trong đó, phần mềm mới được xây dựng phải đáp ứng được một số yêu cầu sau:
- Đáp ứng được các nghiệp vụ quản lý nhân sự cơ bản của công ty.
- PM dễ sử dụng, dễ bảo hành, dễ bảo trì.
- Dễ dàng xuất dữ liệu.
- Nâng cao tính bảo mật.
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công ty TNHH Quyết Thắng và các hoạt động
quản lý nhân sự tại công ty.
- Phạm vi nghiên cứu:
Về không gian: Tại công ty TNHH Quyết Thắng
Về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu liên quan của công ty giai đoạn 2013 2015.
3
1.5 Phương pháp nghiên cứu
1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Đây là phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu (sơ cấp và thứ cấp) về các đối
tượng cần tìm hiểu. Từ nguồn tài liệu thu thập được, sử dụng các phương pháp phân
tích, xử lý và tổng hợp số liệu khác ta có thể tạo ra nguồn thông tin chính xác và cần
thiết. Thu thập tài liệu chính là phương pháp tạo ra đầu vào cho quá trình biến đổi dữ
liệu thành nguồn thông tin hữu ích.
Sử dụng phương pháp thu thập tài liệu trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp
nhằm thu thập được các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp để làm nguồn tài liệu hữu ích cho
quá trình phân tích, xử lý sau này.
Phương pháp thu thập tài liệu:
+ Gửi phiếu điều tra: chuẩn bị phiếu điều tra gửi đến các phòng ban để tìm hiểu
những nội dung liên quan đến thực trạng hoạt động quản lý nhân sự hiện tại và nhu
cầu xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty.
+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của doanh nghiệp để nắm
bắt được các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty.
+ Sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống
thông tin và phân tích thiết kế hệ thống.
1.5.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Sau khi đã thu thập được các số liệu tiến hành tổng hợp, phân tích, so sánh, đánh
giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra được một số đánh giá về thực trạng công
tác quản lý nhân sự tại công ty.
Đồng thời từ kết quả khảo sát, ta sẽ lựa chọn được biện pháp và quy trình phân
tích thiết kế phần mềm cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mục tiêu đặt ra của
đề tài.
1.6 Kết cấu bài khóa luận
Nội dung của đề tài khóa luận được chia thành 3 chương chính:
Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu.
Chương 2: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế phần mềm quản lý nhân sự và thực
trạng hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng.
Chương 3: Phân tích thiết kế phần mềm quản lý nhân sự cho công ty TNHH
Quyết Thắng.
4
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM
QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÂN
SỰ TẠI CÔNG TY TNHH QUYẾT THẮNG
2.1 Cơ sở lý luận
2.1.1 Tổng quan về phần mềm
2.1.1.1 Khái niệm phần mềm
Ngày nay, khi PM tin học đã phát triển đến đỉnh cao và trở thành một phần tử chủ
chốt của các hệ thống, dựa trên máy tính thì định nghĩa PM được hiểu một cách chính
xác. Theo tiến sỹ Roger Pressman một chuyên gia về công nghệ phần mềm của Mỹ
đưa ra khái niệm:
PM là một tổng thể gồm 3 phần chính:
- Các chương trình máy tính.
- Các cấu trúc dữ liệu để chương trình xử lý các thông tin thích hợp.
- Các tài liệu mô tả phương thức sử dụng PM.
Phần mềm được coi là tất cả các kỹ thuật ứng dụng để thực hiện những dịch vụ
chức năng cho mục đích nào đó bằng phần cứng, làm cho sử dụng phần cứng máy tính
đạt hiệu quả cao.
2.1.1.2 Vòng đời phát triển của phần mềm
Vòng đời phát triển phần mềm là khoảng thời gian tính từ khi phần mềm được đề
xuất cho đến khi bỏ đi (cụ thể là từ khi đặt hàng, phát triển, sử dụng đến khi loại bỏ).
Vòng đời PM được phân chia thành các pha chính: công nghệ hệ thống, phân
tích, thiết kế, mã hóa, kiểm thử, bảo trì.
5
Hình 2.1: Vòng đời phát triển phần mềm
(Nguồn: Bài giảng công nghệ phần mềm – ĐH Thương mại)
- Công nghệ hệ thống:
Công nghệ hệ thống là phương pháp luận tổng quát phân tích và sản xuất một
phần mềm với yêu cầu và đánh giá một cách toàn diện tất cả các tác động và ảnh
hưởng của PM, công nghệ hệ thống hiện diện ở mọi công đoạn tiếp sau.
- Phân tích:
Mục đích của công đoạn phân tích là xác định rõ mục tiêu của PM những ràng
buộc về thiết kế và công nghệ, định rõ miền áp dụng của PM.
- Thiết kế:
Đây là công đoạn có vai trò đặc biệt quan trọng trog công nghệ phần mềm vì mục
đích của nó là đưa ra một hồ sơ thiết kế PM hoàn chỉnh làm cơ sở để lập trình.
- Mã hóa:
Mã hóa trong công nghệ phần mềm được hiểu là quá trình dịch từ bản vẽ thiết kế
thành ngôn ngữ lập trình cụ thể. Cũng như trong xây dựng quy trình thiết kế tương ứng
với quá trình thiết kế một công trình xây dựng còn lập trình chính là thi công.
- Kiểm thử:
Kiểm thử là công đoạn tiến hành kiểm tra toàn bộ PM trong đó có tiến hành kiểm
tra hệ thống, kiểm tra các thủ tục của PM.
- Bảo trì:
6
Bảo trì là công đoạn thực hiện sau khi PM đã được đưa vào sử dụng và được tiến
hành theo 3 hính thức:
Bảo trì sửa đổi: là khắc phục những điểm vênh về thiết bị của cơ sở mua PM
và bản thân PM.
Bảo trì thích nghi: để PM hoạt động một cách bình thường trong môi trường
doanh nghiệp ứng dụng.
Bảo trì hoàn thiện: là hoàn thiện PM ở mức nào đó trong doanh nghiệp ứng
dụng.
2.1.1.3 Thiết kế phần mềm
Thiết kế phần mềm là quá trình thiết kế cấu trúc phần mềm dựa trên những tài
liệu đặc tả. Hoạt động thiết kế bao gồm những công việc chính sau:
- Thiết kế kiến trúc: Các hệ thống con cấu thành nên hệ thống cần xây dựng mối
quan hệ giữa chúng.
- Đặc tả trừu tượng: Với mỗi hệ thống con, phải có một bản đặc tả về các dịch vụ
của nó và những ràng buộc khi nó vận hành.
- Thiết kế giao diện: Với mỗi hệ thống con, các giao diện của nó với những hệ
thống con khác phải được thiết kế và tư liệu hóa.
- Thiết kế thành phần: Các dịch vụ cung cấp cho các thành phần khác và các giao
diện tương tác với chúng phải được thiết kế.
- Thiết kế cấu trúc dữ liệu: Cấu trúc dữ liệu được sử dụng để cài đặt hệ thống
phải được thiết kế một cách chi tiết và cụ thể.
- Thiết kế thuật toán: Các thuật toán được sử dụng để cung cấp các dịch vụ phải
đươc thiết kế chi tiết và chính xác.
Phương pháp thiết kế phần mềm
Phương pháp thiết kế từ trên xuống (Top down design)
Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hóa. Nội
dung của phương pháp: Trước hết người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau
đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc
giải quyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới
lên trên cho đến module chính. Sau đó thiết kế thêm một số chương trình làm phong
phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương
trình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất hoàn chỉnh.
7
Phương pháp thiết kế từ dưới lên (Bottom up design)
Tư tưởng của phương pháp này ngược lại với phương pháp Top down design.
Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu
cầu, bao quát được toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là
chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới, do vậy phương
pháp có tên gọi là thiết kế từ đỉnh xuống.
2.1.1.4 Quy trình xây dựng phần mềm
- Đánh giá yêu cầu
Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp những dữ
liệu thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển
hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn.
- Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.
Mục đích của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác
định nguyên nhân của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi ràng buộc áp đặt với
hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được.
- Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho
phép loại bỏ tất cả các vấn đè của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã
được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin
mà hệ thống sẽ sản sinh ra, nội dung của CSDL (các tệp, các quan hệ giữa các tệp),
cách xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện, các dữ liệu sẽ được nhập vào.
- Đề xuất các phương án của giải pháp
Mục đích chủ yếu của giai đoạn này là thiết lập các phác họa cho mô hình vật lý,
đánh giá chi phí và lợi ích cho các phác họa, xác định khả năng đạt được mục tiêu
cũng như sự tác động của chúng vào lĩnh vực tổ chức và nhân sự đang làm việc tại hệ
thống, đưa ra những kiến nghị cho lãnh đạo những phương án hứa hẹn nhất.
Các công việc phải làm trong giai đoạn này là: xác định các ràng buộc về tin học
và tổ chức, xây dựng các phương án, chuẩn bị và trình bày báo cáo.
- Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này được thực hiện sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn.
Những công đoạn của giai đoạn này là:
8
+ Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
+ Thiết kế chi tiết các giao diện.
+ Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa.
+ Thiết kế các thủ tục thủ công.
+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
- Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hóa của HTTT. Những
người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp tài liệu như các bản hướng dẫn
sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống.
Những công đoạn chính của giai đoạn triển khai bao gồm:
+Lập kế hoạch triển khai.
+Thiết kế vật lý trong.
+Lập trình.
+Thử nghiệm.
+Hoàn thiện hệ thống các tài liệu.
+Đào tạo người sử dụng.
- Cài đặt và khai thác.
Cài đặt hệ thống là là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện tốt cần phải lập kế hoạch chi
tiết và cẩn thận. Bao gồm các công việc sau:
+ Lập kế hoạch cài đặt.
+ Chuyển đổi.
+ Khai thác và bảo trì.
+ Đánh giá.
2.1.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế CSDL là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng HTTT mới. Có 2
cách để thiết kế CSDL là: thiết kế CSDL logic đi từ các thông tin ra và thiết kế CSDL
bằng phương pháp mô hình hóa.
Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hóa
Khái niệm cơ bản:
9
- Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình logic dữ liệu được dùng để biểu diễn
những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu giữ thông
tin về chúng. Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong.
- Liên kết (Association): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các
thực thể khác. Có sự liên kết qua lại với nhau. Khái niệm liên kết được dùng để trình
bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể.
- Chiều của một liên kết
Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Có
3 loại quan hệ: một chiều, hai chiều, nhiều chiều.
Quan hệ 1 chiều là quan hệ mà một lần xuất của thực thể được quan hệ với
chính một lần xuất của thực thể đó.
Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau.
Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có hơn hai thực thể tham gia.
- Thuộc tính
Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có
ba loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh, thuộc tính quan hệ.
Thuộc tính định danh là một thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất
mỗi lần xuất của thực thể. Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi lần xuất
của thực thể.
Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thực thể.
Thuộc tính quan hệ dùng để chi tiết một lần xuất nào đó trong thực thể có
quan hệ.
2.1.3 Tổng quan về quản lý nhân sự
2.1.3.1 Một số khái niệm cơ bản
- Nhân lực:
Nhân lực là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này bao gồm thể lực và
trí lực. Trong sản xuất kinh doanh, việc sử dụng thể lực con người là không bao giờ
thiếu và đã được khai thác gần tới mức cạn kiệt. Sự khai thác khả năng trí lực của con
người là còn mới mẻ và không bao giờ cạn kiệt vì đây là kho tàng còn nhiều bí ẩn của
con người.
10
- Quản lý nhân sự:
Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát
triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Vì vậy, vấn đề nhân sự luôn được quan tâm hàng
đầu.
Theo giáo sư người Mỹ Dimock “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện
pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trường
hợp xảy ra có liên quan đến một công việc nào đó”.
Giáo sư Felix Migro cho rằng: “Quản trị nhân sự là một nghệ thuật chọn lựa nhân
viên mới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của
mỗi người đều đạt mức tối đa có thể”.
Vậy quản trị nhân sự được hiểu là một trong những chức năng cơ bản của quá
trình quản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc
của họ trong bất kỳ tổ chức nào.
Quản trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ
thuật vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hóa tổ chức và chứa
đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất kỳ một lĩnh vực quản trị nào khác.
2.1.3.2 Vai trò của quản lý nhân sự
Trong doanh nghiệp quản trị nhân sự thuộc chức năng chính của nhà quản trị,
giúp nhà quản trị đạt được mục đích thông qua sự nỗ lực của người khác. Các nhà
quản trị có vai trò đề ra các chính sách, đường lối, chủ trương có tính chất định hướng
cho sự phát triển của doanh nghiệp do đó nhà quản trị phải là người biết nhìn xa trông
rộng, có trình độ chuyên môn cao. Người thực hiện các chính sách mà nhà quản trị đề
ra là các nhân viên thừa hành, kết quả công việc hoàn thành tốt hay không phụ thuộc
rất nhiều vào năng lực của nhân viên, vì vậy có thể nói rằng “mọi quản trị suy cho
cùng cũng là quản trị con người”.
Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề
lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi
đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do
họ làm ra.
Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng
cần có bộ phận nhân sự. Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng
quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Quản trị nhân
11
sự hiện diện khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới
quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự. Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu
không khí văn hóa cho một doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những yếu tố quyết
định đến sự thành bại của một doanh nghiệp.
Quản trị nhân sự có vai trò to lớn đối với hoạt động kinh doanh của một doanh
nghiệp, nó là hoạt động bên trong doanh nghiệp và quyết định kết quả hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp.
2.2 Thực trạng hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng
2.2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Quyết Thắng
Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Quyết Thắng
Địa chỉ: Xã Hợp Thành – Huyện Cao Lộc – Tỉnh Lạng Sơn
Điện thoại: 0253860395
Mã số thuế: 4900229061
Số TK ngân hàng: 102010000435950
Năm thành lập: 2005
Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH
Bắt đầu hoạt động kinh doanh từ ngày 01/01/2005, công ty chuyên cung cấp các
sản phẩm vật liệu xây dựng. Công ty ra đời và tồn tại là để mang lại cho xã hội những
sản phẩm tốt nhất cho người dân.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Hình 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý công ty
(Nguồn: Phòng nhân sự)
12
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
Ban giám đốc: (gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc) điều hành mọi hoạt động
của công ty đồng thời đưa ra các chiến lược phát triển và điều chỉnh hoạt động của các
phòng ban trong công ty.
+ Giám đốc:
Là người đứng đầu công ty.
Chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật về tất cả các hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty.
Điều hành chung mọi hoạt động của các phòng ban trong công ty.
Chịu trách nhiệm chỉ đạo, bồi dưỡng và nâng cao chuyên môn, kỹ thuật và
cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Kết hợp chặt chẽ với các phòng chức năng, các phòng nghiệp vụ của công ty
tạo điều kiện cho các tổ chức, đoàn thể hoạt động theo đúng quy chế.
+ Phó giám đốc: Là người quản lý các công việc tại công ty, thay thế giám đốc
điều hành mọi công việc khi giám đốc đi vắng. Điều hành công ty trong từng lĩnh vực.
Quản lý về mặt phương tiện, kỹ thuật vật tư trong công ty.
Thực hiện ký kết hợp đồng.
Kết hợp cùng các phòng ban.
Quản lý nhân viên trong công ty.
Phòng nhân sự:
Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự. Chịu trách nhiệm
theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho
sản xuất, sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới. Chịu trách nhiệm soạn thảo và
lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của công ty và những thông tin liên
quan đến công ty.
Tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của công ty, theo dõi quản lý lao
động, đề xuất khen thưởng. Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa
vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp,…
Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương và các
chế độ, chính sách cho người lao động.
13
Phòng kế toán:
Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí
cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… và lập phiếu thu chi cho
tất cả những chi phí phát sinh. Lưu trữ đấy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập
theo quy định của công ty.
Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện
có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong công ty, thực hiện các chính
sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước. Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng
quý, hàng năm để trình Ban lãnh đạo.
Phối hợp với phòng nhân sự thực hiện trả lương cho cán bộ công nhân viên theo
đúng chế độ, đúng thời hạn. Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng
qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết toán công nợ với khách hàng. Mở sổ
sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận.
Phòng kinh doanh:
Phòng kinh doanh đảm bảo đầu vào và đầu ra của công ty, tiếp cận và nghiên cứu
thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng
mới. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng.
Cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo. Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của
các phòng ban, phân xưởng đảm bảo sản xuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng với
khách hàng và kịp thời đề xuất những phương án sản xuất hiệu quả nhất.
Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho công ty, hàng quý và
hàng tháng cho các xưởng sản xuất. Lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng, duy trì và
nâng cao nguồn hàng cho công ty. Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác
Marketing trong từng thời điểm.
Bộ phận sản xuất:
Tham mưu cho Ban lãnh đạo trong công tác hoạch định, tổ chức sản xuất, bố trí
nguồn nhân lực phù hợp nhằm đảm bảo kế hoạch mục tiêu của công ty theo tháng,
quý, năm.
Khai thác và vận hành hiệu quả hệ thống dây chuyền công nghệ của công ty
hướng tới chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu của khách hàng.
14
2.2.2 Phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng
Công ty TNHH Quyết Thắng làm việc 8 giờ/ ngày, 6 ngày/ tuần, nghỉ chủ nhật và
nghỉ các ngày lễ theo quy định của nhà nước. Ngoài ra tùy theo tình hình công việc mà
nhân viên công ty tăng ca làm thêm vào những ngày không có lịch làm việc. Dưới đây
là những công việc cụ thể trong công tác quản lý nhân sự tại công ty:
- Quản lý hồ sơ nhân viên:
Hoạt động quản lý hồ sơ nhân viên tại công ty được thực hiện như sau:
Khi nhân viên được nhận vào làm việc tại công ty nhân viên phòng nhân sự sẽ
tiếp nhận hồ sơ nhân viên. Đồng thời nhân viên nhân sự kiểm tra sự chính xác của
thông tin trong hồ sơ nhân viên. Trong quá trình làm việc tại công ty, nếu có những
thay đổi nào về thông tin chung, quá trình công tác của nhân viên thì phòng nhân sự sẽ
cập nhật vào hồ sơ nhân viên. Cuối tháng hoặc quý hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo,
phòng nhân sự sẽ lập báo cáo thống kê gửi đến ban lãnh đạo.
- Quản lý chấm công:
Hoạt động chấm công của công ty được thực hiện bằng việc tích vào bảng tính
excel. Đối với từng phòng ban, bộ phận sẽ có nhân viên thực hiện việc tích chấm công.
Hàng tháng file chấm công chi tiết sẽ được chuyển đến nhân viên phòng nhân sự để
tổng hợp công. Cuối tháng, nhân viên nhân sự lập báo cáo chấm công tháng gửi đến
ban lãnh đạo.
- Quản lý lương:
Trong quá trình làm việc, phòng nhân sự sẽ theo dõi thông tin về khen thưởng –
kỷ luật, nghỉ phép, thông tin về bậc lương, ngạch lương của nhân viên. Đồng thời các
thông tin về tiền lương được nhân viên phòng nhân sự cập nhật thường xuyên. Cuối
mỗi tháng, nhân viên nhân sự sẽ tổng hợp và lập báo cáo về tiền lương để gửi ban lãnh
đạo và gửi phòng kế toán làm cơ sở thanh toán lương cho nhân viên.
Cùng với sự mở rộng quy mô công ty thì nguồn nhân sự của công ty tăng liên tục
trong 5 năm trở lại đây (2011 – 2016). Hiện tại, tổng nhân sự toàn công ty trên 70 nhân
viên và trong năm 2017 công ty dự tính mở thêm xưởng sản xuất nên con số này vẫn
tiếp tục tăng lên.
Do đó, hoạt động quản lý nhân sự của công ty ngày càng phức tạp và tốn nhiều
thời gian, công sức của công ty. Vì vậy, xây dựng lực lượng nhân sự bền vững là mục
15
tiêu lâu dài của công ty. Dưới đây là kết quả khảo sát về đánh giá mức độ hiệu quả về
hoạt động quản lý nhân sự của công ty.
Hình 2.3: Đánh giá mức độ hiệu quả hoạt động quản lý nhân sự của công ty công ty
(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra)
Từ kết quả trên cho thấy, việc quản lý nhân sự của công ty còn khá kém. Vì vậy
cần có những kế hoạch mới để cho hoạt động quản lý nhân sự của công ty hiệu quả
hơn.
Từ những thực trạng hiện tại của công ty, khi được hỏi về nhu cầu cần có phần
mềm quản lý nhân sự thì đa số các nhân viên đều cho rằng đó là một công việc cấp
thiết ngay lúc này. Kết quả điều tra được thể hiện qua hình dưới đây:
Hình 2.4: Nhu cầu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho công ty
(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra)
16
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động quản lý của
doanh nghiệp là rất phổ biến. Việc quản lý nhân sự hiệu quả, chính xác rất cần thiết
trong sự phát triển của một doanh nghiệp. Do vậy, vấn đề cấp thiết nhất hiện nay là
xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho công ty đáp ứng được nhu cầu quản lý, sử
dụng nguồn lực hiệu quả.
Để đáp ứng được nhu cầu của hoạt động quản lý nhân sự của công ty thì phần
mềm quản lý nhân sự cần có các chức năng cần thiết. Dưới đây là kết quả khảo sát về
các chức năng của phần mềm quản lý nhân sự mà nhân viên mong muốn.
Hình 2.5: Chức năng cần thiết của phần mềm quản lý nhân sự
(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra)
Các hoạt động quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công và tính lương là các hoạt
động quan trọng không thể thiếu trong công tác quản lý nhân sự của một doanh
nghiệp. Vì vậy, phần mềm nhân sự mới bắt buộc phải có các phân hệ hồ sơ nhân viên,
chấm công và tính lương để đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Để phần mềm hoạt động hiệu quả thì thông tin về số lượng người sử dụng phần
mềm nhân sự là rất quan trọng. Dưới đây là kết quả điều tra về số lượng người dự kiến
sử dụng phần mềm.
17
Hình 2.6: Số người sử dụng phần mềm
(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra)
Để phần mềm nhân sự sử dụng tốt thì việc lựa chọn hình thức triển khai là một
trong những yếu tố cực kỳ quan trọng.
Hình 2.7: Hình thức triển khai phần mềm
(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra)
2.2.3 Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng
2.2.3.1 Những ưu điểm của quá trình quản lý nhân sự của công ty
Quá trình quản lý nhân sự của công ty có những ưu điểm nổi bật như:
Đội ngũ nhân viên quản lý nhân sự có kinh nghiệm, có trình độ, ham học hỏi cái
mới và dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi của công ty.
18
Do công việc quản lý nhân sự của công ty là quản lý trên sổ sách kết hợp với
công cụ tin học văn phòng nên cần người thực hiện có kinh nghiệm và trình độ chuyên
môn nhất định.
Công ty thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo về các kỹ năng tin học
văn phòng. Ngoài ra còn tổ chức các buổi trao đổi, chia sẻ giữa các nhân viên về kỹ
năng mềm, kỹ năng chuyên môn.
2.2.3.2 Những nhược điểm của hoạt động quản lý nhân sự trong công ty
Một số nhược điểm của công ty trong việc quản lý nhân sự:
- Tình trạng sai về số liệu công, lương xảy ra thường xuyên, quá trình xử lý thông
tin chậm và không chính xác do quản lý bằng thủ công.
- Do quản lý hồ sơ bằng sổ sách, giấy tờ nên gây khó khăn trong việc tìm kiếm
thông tin nhân viên,
- Việc cập nhật thông tin nhân viên chậm hơn và hay bị nhầm lẫn.
- Công tác truyền tải thông tin giữa các phòng ban, các cấp trong công ty phải
thực hiện bằng trực tiếp trao tay nên thiết sự chuyên nghiệp và giảm hiệu suất công
việc.
- Rất khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo, dễ nhầm lẫn.
- Tiêu tốn nhiều thời gian, công sức tiền bạc của công ty mà lại không hiệu quả.
- Tính bảo mật về thông tin nhân viên không cao.
- Với quy mô công ty ngày một tăng đồng nghĩa khối lượng thông tin cần được
xử lý cũng tăng lên sẽ gây không ít khó khăn cho việc quản lý nhân sự.
- Công ty có đặc thù là công ty sản xuất nên dữ liệu về công, ca làm việc khá là
nhiều và khó quản lý.
- Từ những nhược điểm trên, việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho công
ty là vô cùng cần thiết.
19
PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO
CÔNG TY TNHH QUYẾT THẮNG
3.1 Mô tả bài toán
Căn cứ vào hoạt động quản lý nhân sự tại công ty thì bài toán quản lý nhân sự
của công ty được tiến hành như sau:
Nhân viên khi muốn vào làm việc tại công ty cần nộp hồ sơ theo quy định tuyển
dụng của công ty. Nhân viên sau khi được tuyển dụng sẽ ký hợp đồng lao động và
hoàn thiện hồ sơ nhân viên nộp cho công ty, hồ sơ nhân viên được nhân viên nhập, lưu
trữ trên phần mềm. Khi có những thay đổi về thông tin nhân viên, nhân viên nhân sự
sẽ cập nhật trên phần mềm. Khi có nhân viên yêu cầu nghỉ việc, phòng nhân sự sẽ xử
lý yêu cầu. Nhân viên phòng nhân sự tạm thời lưu lại đơn chờ xét duyệt, sau đó trình
lên ban giám đốc để duyệt. Sau khi được duyệt, nhân viên nhân sự gửi phản hồi cho
nhân viên và xóa hồ sơ lưu trữ.
Hằng ngày, việc quản lý chấm công, quản lý ca làm việc, quản lý nghỉ, quản lý
tăng ca và tính công của nhân viên là một trong những bài toán khó đối với nhân viên
nhân sự. Các dữ liệu chấm công hàng ngày, danh sách ca làm, danh sách ngày nghỉ,
danh sách tăng ca sẽ được cập nhật vào phần mềm. Sau đó, phần mềm sẽ tiến hành
tính công và xuất ra bảng công chi tiết hàng tháng cho từng nhân viên. Đồng thời tổng
hợp thành bảng công tổng hợp theo phòng ban, bộ phận để dễ dàng trong việc báo cáo
cho ban lãnh đạo cũng như việc tính lương cho nhân viên.
Nhân viên phòng kế toán cung cấp các thông tin liên qua đến bậc lương, ngạch
lương, các khoản thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ (BHYT, BHXH…) cho
phòng nhân sự cập nhật vào phần mềm. Cuối tháng, phần mềm sẽ tính lương cho từng
nhân viên dựa vào bảng công tổng hợp và các thông tin đến lương đồng thời xuất ra
bảng lương. Phòng nhân sự gửi bảng lương qua phòng kế toán để tiến hành trả lương
cho nhân viên.
Cuối tháng hoặc khi có yêu cầu, nhân viên sẽ báo cáo về hồ sơ nhân sự, bảng
công, bảng lương lên ban giám đốc.
20
