Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại Công ty TNHH Hợp tác Thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ

1

1

LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô giáo Thạc sĩ Nguyễn
Hằng Giang đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện khóa
luận tốt nghiệp.
Em cũng xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc nhất đến thầy cô giáo đã giảng dạy em
trong suốt bốn năm ngồi trên ghế giảng đường trường Đại học Thương mại, những
kiến thức mà em nhận được sẽ là hành trang giúp em vững bước trong tương lai.
Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý Công ty TNHH Hợp tác thương mại
và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ. Ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân
viên trong công ty đã tạo điều kiện cho em tìm hiểu, nghiên cứu trong suốt thời gian
thực tập tại công ty.
Mặc dù em đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp trong phạm vi và
khả năng của bản thân, nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Kính
mong nhận được sự chỉ bảo của quý thầy cô để khóa luận hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


2

2

MỤC LỤC


3

3

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Tên bảng
Bảng 2.1
Bảng 3.1
Bảng 3.2
Bảng 3.3
Bảng 3.4
Bảng 3.5
Bảng 3.6
Bảng 3.7
Bảng 3.8
Bảng 3.9
Bảng 3.10
Bảng 3.11
Bảng 3.12
Bảng 3.13
Bảng 3.14
Bảng 3.15
Bảng 3.16
Bảng 3.17
Bảng 3.18

Nội dung
Báo cáo tài chính công ty TNHH Hợp tác thương mại và
Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ năm 2014-1016
Bảng nguyên vật liệu
Bảng kho nguyên vật liệu
Bảng chi tiết kho nguyên vật liệu
Bảng phiếu nhập kho nguyên vật liệu

Bảng chi tiết phiếu nhập kho nguyên vật liệu
Bảng phiếu xuất kho nguyên vật liệu
Bảng chi tiết phiếu xuất kho nguyên vật liệu
Bảng sản phẩm
Bảng kho sản phẩm
Bảng chi tiết kho sản phẩm
Bảng phiếu nhập kho sản phẩm
Bảng chi tiết phiếu nhập kho sản phẩm
Bảng phiếu xuất sản phẩm
Bảng phiếu xuất kho sản phẩm
Bảng chức năng giao diện chính của hệ thống
Bảng chức năng giao diện quản lý kho nguyên vật liệu
Bảng chức nắng giao diện quản lý kho sản phẩm
Bảng chức năng giao diện tra cứu báo cáo

Trang
23
40
40
41
41
42
42
42
43
43
43
43
44
44

44
44
45
45
45


4

4

DANH MỤC HÌNH VẼ
Tên hình
Hình 1.1
Hình 1.2
Hình 2.1
Hình 3.1
Hình 3.2
Hình 3.4
Hình 3.5
Hình 3.6
Hình 3.7
Hình 3.8
Hình 3.9
Hình 3.10
Hình 3.11
Hình 3.12
Hình 3.13
Hình 3.14
Hình 3.15

Hình 3.16
Hình 3.17
Hình 3.18
Hình 3.19
Hình 3.20
Hình 3.21
Hình 3.22
Hình 3.23
Hình 3.24
Hình 3.25
Hình 3.26
Hình 3.27
Hình 3.28
Hình 3.29
Hình 3.30
Hình 3.31
Hình 3.32
Hình 3.33
Hình 3.34
Hình 3.35
Hình 3.36
Hình 3.37

Nội dung
Mô hình xử lý thông tin của hệ thống
Vai trò của hệ thống thông tin
Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty TNHH Hợp tác thương mại
và Xuất khuất nhập khẩu Nam Mỹ
Sơ đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Sơ đồ luồng giữ liệu mức dưới đỉnh 1
Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 2
Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 3
Liên kết giữa NguyenVatLieu và KhoNVL
Liên kết giữa NguyenVatLieu và ChiTietKNVL
Liên kết giữa KhoNVL và ChiTietKNVL
Liên kết giữa NguyenVatLieu và PhieuNKNVL
Liên kết giữa NguyenVatLieu và ChiTietPNKNVL
Liên kết giữa PhieuNKNVL và ChiTietPNKNVL
Liên kết giữa NguyenvatLieu và PhieuXKNVL
Liên kết giữa NguyenVatLieu và ChiTietPXKNVL
Lien kết giữa PhieuXKNVL và ChiTietPXKNVL
Liên kết giữa SanPham và KhoSP
Liên kết giữa SanPham và ChiTietKSP
Liên kết giữa KhoSP và ChiTietKSP
Liên kết giữa SanPham và PhieuNKSP
Liên kết giữa SanPham và ChiTietPNKSP
Liên kết giữa PhieuNKSP và ChiTietPNKSP
Liên kết giữa SanPham và PhieuXKSP
Liên kết giữa SanPham và ChiTietPXKSP
Liên kết giữa PhieuXKSP và ChiTietPXKSP
mô hình quan hệ ER
Mô hình liên kết
Giao diện đăng nhập
Giao diện chính của hệ thống
Giao diện quản lý kho nguyên vật liệu
Giao diện quản lý kho sản phẩm
Giao diện chức năng lập tra cứu báo cáo
Giao diện phiếu nhập kho nguyên vật liệu
Giao diện phiếu xuất kho nguyên vật liệu

Giao diện quản lý kho nguyên vật liệu
Giao diện phiếu nhập kho sản phẩm
Giao diện phiếu xuất kho sản phẩm
Giao diện kho sản phẩm

Trang
11
12
20
30
31
32
33
34
35
37
37
37
35
37
37
37
37
38
38
38
38
38
38
38

38
38
39
Phụ lục
Phụ lục
Phụ lục
Phụ lục
Phụ lục
Phụ lục
Phụ lục
Phụ lục
Phụ lục
Phụ lục
Phụ lục
Phụ lục


5

5


6

6

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
BDF
BLD

CNTT
CRM
CSDL
CTKNVL
CTKSP
ĐH
ĐHKTQD
ĐHQG
DSS
EIS
EOQ
ER
ERP
ES
ESS
HTTT
KM
KNVL
KSP
MIS
MRP

Nghĩa tiếng Anh

Customer Relationship
Management

Decission Suport System
Executive Information System
Economic order quantity

Entity Relationship
Enterprise Resource Planning
Expert System
Executive Support System
Knowledge Management

Management Information
System
Material Requirement Planning

NKNVL
NKSP
NVL
NXB
OAS
OMT

Officer Assignment System
Object Modelling Technique

PNKNVL
PNKSP
PXKNVL
PXKSP
SCM

Nghĩa tiếng Việt
Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ luồng dữ liệu
Công nghệ thông tin

Hệ thống quản lý quan hệ khách
hàng
Cơ sở dữ liệu
Chi tiết kho nguyên vật liệu
Chi tiết kho sản phẩm
Đại học
Đại học kinh tê quốc dân
Đại học quốc gia
Hệ thống hỗ trợ quyết định
Hệ thống hỗ trợ điều hành
Kiểm soát thông thường
Mô hình thực thể liên kết
Hệ thống quản lý nguồn lực
Hệ chuyên gia
Hệ thống hỗ trợ quản lý
Hệ thống thông tin
Hệ thống quản lý tri thức
Kho nguyên vật liệu
Kho sản phẩm
Hệ thống thông tin phục vụ quản
lý
Lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật
liệu.
Nhập kho nguyên vật liệu
Nhập kho sản phẩm
Nguyên vật liệu
Nhà xuất bản
Hệ thống tự động hóa văn phòng
Kỹ thuật lập mô hình đối tượng
Phiếu nhập kho nguyên vật liệu

Supply Chain Management

Phiếu nhập kho sản phẩm
Phiếu xuất kho nguyên vật liệu
Phiếu xuất kho sản phẩm
Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng


7

7

SDT
SL
SP
TNHH
TPHCM
XKNVL
XKSP

Số điện thoại
Số lượng
Sản phẩm
Trách nhiệm hữu hạn
Thành phố Hồ Chí Minh
Xuất kho khuyên vật liệu
Xuất kho sản phẩm

8
PHẦN 1: MỞ ĐẦU
1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Ngày nay, chúng ta đang sống trong một thời đại với sự phát triển về mọi mặt
của đời sống từ văn hóa, giáo dục cho đến công nghệ và đặc biệt lĩnh vực công nghệ
thông tin có những bước phát triển chóng mặt. Công nghệ thông tin đã trở thành
nhân tố quan trọng là cầu nối trao đổi giữa các thành phần của xã hội, của mọi vấn
đề. Chính những thành tựu mà công nghệ thông tin mang lại đã tạo điều kiện cho
nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển đồng thời giảm bớt đáng kể sức lao
động của con người, đưa mức sống con người ngày càng cao hơn.
Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta đã góp phần thúc
đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng
cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp. Chúng ta đã ứng dụng thành
tựu công nghệ thông tin vào mọi mặt của đời sống, nghiên cứu khoa học, công
nghệ sản xuất, kinh doanh, du lịch, y tế, giải trí, quản lý kinh tế…
Công ty TNHH Hợp tác thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ
là một doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm dệt may công nghiệp có nhiều mặt
hàng khác nhau. Đối với hoạt động kinh doanh của công ty, kho hàng là một bộ
phận rất quan trọng, nó liên quan chặt chẽ với các bộ phận khác trong Công ty,
bởi vậy quá trình này yêu cầu tính chính xác rất cao. Việc quản lý kho hàng
được thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ công theo cách thức truyền thống,
thông qua hàng loạt sổ sách, giấy tờ, phức tạp khiến người quản lý gặp rất nhiều
khó khăn trong công việc như nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch. Do
đó, việc tin học hóa quy trình quản lý kho nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt được
thông tin về hàng hóa sản phẩm một cách chính xác kịp thời là việc rất cần thiết.
Từ đó có thể giúp người quản lý Công ty có thể đưa ra các kế hoạch và quyết
định đúng đắn, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Dựa trên các khảo sát thực tế về nghiệp vụ và nhu cầu của doanh nghiệp,
em xin đề xuất đề tài khóa luận: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

kho hàng tại Công ty TNHH Hợp tác Thương mại và Xuất nhập khẩu công
nghệ Nam Mỹ.”


9
2. TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Đã có nhiều đề tài được thực hiện liên quan đến hệ thống thống tin quản lý
kho. Cụ thể, một số đề tài như sau:
- Đề tài thứ nhất “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại
Công ty TNHH Ngọc Khánh” do sinh viên Nguyễn Bích Ngọc, trường ĐH Kinh tế
quốc dân thực hiện.
- Ưu điểm của đề tài là tác giả đã nêu lên được những nét khái quát về Công ty
TNHH Ngọc Khánh, các bước phân tích hệ thống khá đầy đủ.
- Nhược điểm là không nêu lên các cơ sở lý thuyết mà tác giả đã vận dụng để
thực hiện đối với đề tài này.
Đề tài thứ hai: “Xây dựng phần mềm quản lý kho tại công ty trách nhiệm hữu
hạn Quốc Minh” do sinh viên Lê Thị Thảo, trường Đại học Kinh tế Quốc dân thực
hiện năm 2014.
-

Ưu điểm của đề tài là giải quyết được các yêu cầu chính mà hệ thống quản lý kho

-

đặt ra.
Nhược điểm của đề tài là sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual basic 6.0 kết nối với cơ sở
dữ liệu Access 2003. Đây là ngôn ngữ lập trình giúp cho việc xử lý dữ liệu được linh
hoạt hơn, tuy nhiên so với Visual basic.net thì nó còn bộc lộ nhiều điểm yếu hơn.
Đề tài thứ ba: “Xây dựng hệ thông thông tin quản lý kho hàng cho cửa hàng

87 Lý Nam Đế bằng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0 “ được thực hiện
năm 2013 bởi sinh viên Nguyễn Ngọc Kiên trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
- Ưu điểm của đề tài là chương trình đã đầy đủ các chức năng chính như nhập,
xuất, tìm kiếm và in ra các báo cáo cần thiết, tự động cập nhật lượng hàng tồn kho
khi xảy ra các nghiệp vụ nhập, xuất.

-

Nhược điểm của đề tài nghiên cứu là Visual Foxpro 7.0 không thích hợp cho ứng
dụng có lượng giao dịch dữ liệu và kết nối đồng thời thật lớn, tính bảo mật và an

toàn không cao.
3. MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
- Mục tiêu tổng quát: Là tin học hóa việc quản lý kho tại công ty TNHH Hợp tác
Thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ nhằm giúp cho việc quản lý
-

kho tại công ty hiệu quả hơn, chính xác hơn và giảm thiểu việc thất thoát hàng hóa.
Nhiệm vụ cụ thể:
+ Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý, tiến trình và
phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng, bao gồm:


10
các khái niệm, đặc điểm, nội dung, quy trình thực hiện như thế nào.
+ Tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng của quy trình quản lý hàng tồn kho
tại công ty TNHH Hợp tác thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ.
+ Từ cơ sở lý luận và hiện trạng tại công ty, thiết kế được một hệ thống thông
tin quản lý kho hàng cho công ty, thực hiện được đầy đủ các chức năng trong quy
trình quản lý kho hàng của Công ty.

4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
- Không gian nghiên cứu: Tại công ty TNHH Hợp tác Thương mại và Xuất nhập
-

khẩu công nghệ Nam Mỹ.
Thời gian nghiên cứu: Các số liệu và thông tin thu thập về tất cả hoạt động của công

ty trong khoảng thời gian từ năm 2014 đến năm 2016.
5. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Khóa luận được thực hiện bằng cả hai phương pháp định tính và định lượng.
Trong đó, phương pháp định tính được sử dụng để tổng hợp các lý luận cơ bản về
hệ thống thông tin và phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo
hướng chức năng và các vấn đề có liên quan. Phương pháp định lượng được sử
dụng để lượng hóa kết quả hoạt động kinh doanh và lượng hóa câu trả lời từ các
mẫu điều tra trắc nghiệm nhằm hỗ trợ các phương pháp định tính trong nghiên cứu
thực trạng tại Công ty.
Trên cơ sở thu thập thông tin về các nghiệp vụ nhập hàng, xuất hàng và các
nghiệp vụ khác liên quan tới quản lý kho. Tác giải đã tổng hợp, phân loại, xử lý các
thông tin thông qua sử dụng các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin
theo hướng chức năng.
6. KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN

Khóa luận gồn hai phần:
Phần 1: Mở đầu
Phần này trình bày về tính cấp thiết của đề tài, tổng quan về đề tài nghiên cứu,
mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, phương pháp thực hiện đề
tài nghiên cứu.
Phần 2: Nội dung khóa luận
Chương 1: Tổng quan về phân tích thiết kế HTTT quản lý kho hàng tại công ty
TNHH Hợp tác thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ.

Nội dung phần này là một số khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin và tổng


11
quan về quản lý kho hàng.
Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý kho hàng tại công ty TNHH
Hợp tác thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ.
Phần này giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Hợp tác thương mại và Xuất
nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ. Nêu và đánh giá thực trạng quản lý kho tại công.
Chương 3: Phân tích thiết kế HTTT quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hợp
tác thương mại và Xuất nhập khẩu công nghệ Nam Mỹ.
Trong phần này mô tả quy trình nghiệp vụ trong quản lý kho. Từ đó tiến hành
phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng. Đưa ra một số kiến
nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện đề tài ngiên cứu


12
PHẦN 2: NỘI DUNG KHÓA LUẬN
Chương 1TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HỢP TÁC THƯƠNG
MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU CÔNG NGHỆ NAM MỸ
1.1 Khái niệm chung
1.1.1 Khái niệm cơ bản về HTTT
Dữ liệu và thông tin
Dữ liệu là các số liệu hoặc các tài liệu thu thập được chưa qua xử lý. (Hệ
thống thông tin quản lý, Hàn Viết Thuận, NXB ĐHKTQD, trang 9)
Thông tin là các dữ liệu đã được biến đổi thành dạng dễ hiểu có ích cho người
sử dụng .( Hệ thống thông tin quản lý, Hàn Viết Thuận, NXB ĐHKTQD, trang 8)
Hệ thống và Hệ thống thông tin
Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn

nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung. (Phân tích và thiết kế hệ
thống thông tin các phương pháp có cấu trúc, Nguyễn Văn Ba, 2009, NXB ĐHQG
Hà Nội, trang 7).
Hệ thống thông tin là hệt hống bao gồm con người, phương tiện và các
phương pháp tham gia xử lý thông tin khinh doanh. Hệ thống thông tin là phân hệ
con của hệ thống kinh doanh, mang chức năng chính là xử lý thông tin của hệ
thống.(Phân tích thiêt kế HTTT, Thạc Bình Cường, NXB KH và KT Hà Nội, trang
20)
1.1.2

Khái niệm cơ bản về quản trị kinh doanh
Quản trị là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết
hợp với nhau trong các tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung.( Quản trị
học,trường ĐH Kinh tế TPHCM, NXB Phương Đông, trang 11)
Quản trị kinh doanh là một hoạt động phức tạp, các nhành quản trị phải tổ
chức mọi hoạt động kinh doanh từ khâu đầu đến khâu cuối của chu kì kinh doanh.
Có thể hiểu quản trị kinh doanh là tổng hợp các hoạt động kế hoạch hóa, tổ chức và
kiểm tra sự kết hợp các yếu tố sản xuất một cách hiệu quả nhất nhằm xác định và
thực hiện mục tiêu cụ thể trong quá trình phát triển doanh nghiệp. Hoặc có thể hiểu
quản trị kinh doanh là tổng hợp các hoạt động xác định mục tiêu và thông qua
những người khác để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp trogn môi trường khinh


13
doanh thường xuyên biến động.( HTTT kế toán, ĐH Kinh tế quốc dân, trang 33)
Quản trị hệ thống thông tin là những chương trình tích hợp thu thập và xử lý
các thông tin giúp việc ra quyết định.Thông thường các hoạt động này được trợ giúp
tích cực của hệ thống máy tính. Hệ thống thông tin là kết quả hợp lý của việc ngày
càng có sự công nhận sức mạnh và giá trị của thông tin, và thông tin phải sẵn sang
dưới dạng thích hợp, đúng thời điểm cho các nhà quản trị làm quyết định. HTTT

không chỉ có máy tính mà còn là con người, chương trình, dữ liệu…Do đó nhất thiết
phải có sự quản trị thích hợp HTTT đó.
1.2 Cơ sở lý thuyết
1.2.1 Cơ sở lý thuyết về quản trị kho hàng
Khái niệm: Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và
chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ
cao nhất và chi phí thấp nhất (Giáo trình logistics, Học Viện Cônh Nghệ Bưu Chính
Viễn Thông , 2006).
1.2.1.1 Các hoạt động tổ chức quản lý kho
Tổ chức quản lý kho bao gồm được chia thành bốn nhóm công việc chính: tổ
chức giao nhận hàng hóa vào kho, tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa, tổ chức giao
xuất hàng, tổ chức kiểm kê hàng hóa.
Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho
Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Nhận đúng số lượng, chất lượng hàng hóa theo hợp đồng, phiếu giao hàng,
hóa đơn hoặc vận đơn.
- Chuyển nhanh hàng hóa từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến.
- Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp, vận
chuyển, bảo quản và chế biến của kho.
- Tất cả hàng hóa nhập kho phải có chứng từ hợp lệ. Nghĩa là phải tùy theo
từng nguồn hàng nhập khác nhau, ngoài phiếu nhập kho hợp lệ, phải có chứng từ
cần thiết khác như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất hàng, hóa đơn, vận đơn,…theo
những quy định hiện hành.
- Tất cả hàng hóa khi nhập kho phải được kiểm nhận hoặc được kiểm nghiệm.
Có một số loại hàng hóa cần phải được hóa nghiệm.
- Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm nếu thấy hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt hoặc


14
không bình thường về bao bì, đóng gói thì phải tiến hành làm đủ thủ tục theo đúng

quy định của việc giao nhận với sự chứng kiến của các bên hữu quan để quy trách
nhiệm cụ thể.
- Khi nhận hàng xong, phải chú ý ghi rõ số hàng thực nhập về số lượng, chất
lượng của chúng và cùng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ.
Tổ chức theo dỗi và bảo quản hàng hóa
Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa thực chất là xây dựng, tổ chức các
hoạt động của con người nhằm bảo đảm nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hóa.
Các hoạt động này bao gồm:
- Lựa chọn bố trí và sơ đồ sắp xếp hàng hóa.
- Kê lót hàng hóa trong kho.
- Chất xếp hàng hóa trong kho.
- Điều hòa nhiệt độ và độ ẩm trong kho.
- Kiểm tra, chăm sóc hàng hóa và vệ sinh kho hàng.
- Chống côn trùng và vật gặm nhấm.
Tổ chức giao xuất hàng hóa
Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho các yêu cầu của khách hàng và thực hiện
nhiệm vụ giao hàng đúng số lượng, chất lượng, giao hàng nhanh gọn, an toàn, khi
giao cần thực hiện tốt các quy định sau:
- Tất cả hàng hóa khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được xuất
theo đúng số lượng và quy cách ghi trong phiếu xuất kho. Người nhận hàng phải có
đầy đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hóa.
- Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị.
- Chuẩn bị hàng hóa theo đúng với số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trong
phiếu xuất kho.
- Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận
hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa giao nhận và giải quyết các trường hợp
phát sinh phù hợp với các quy định chung. Khi giao hàng xong, cán bộ giao nhận,
thủ kho cùng với người nhận hàng làm đầy đủ các thủ tục giao nhận hàng hóa.
- Hàng hóa nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau. Tuy nhiên trên thực
tế cũng có những loại hàng hóa nhập sau những xuất trước.

- Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ ký của thủ trưởng trong phiếu lệnh xuất


15
kho. Hàng xuất bán ra bên ngoài trên hóa đơn xuất kho phải có chữ ký của thủ
trưởng đơn vị và chữ ký của kế toán trưởng.
- Tất cả các hình thức giao hàng đều quy định trong một thời gian nhất định.
- Tất cả những trường hợp hư hỏng, thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, không
đồng bộ,…thuộc lô hàng giao, nếu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải
lập biên bản kiểm nghiệm tại chỗ, quy rõ trách nhiệm, làm cơ sở pháp lý cho việc
xử lý sau này.
Tổ chức kiểm kê hàng hóa
Kiểm kê hàng hóa là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hóa
vào danh mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hóa cho phép đếm số lượng hàng dự trữ, so
sánh với số lượng ghi trên sổ sách chứng từ, tìm ra nguyên nhân thiếu hụt để khắc
phục và cải tiến.
1.2.1.2 Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho
Có rất nhiều kiểu kiểm soát và lập kế hoạch hàng tồn kho nhưng chúng ddeuf
nhằm giải quyết hai vấn đề: Xác định thời gian cần bổ sung hàng hóa, số lượng
hàng hóa cần bổ sung. Có 3 phương pháp thường được sử dụng để kiểm soát hàng
tồn kho.
Phương pháp kiểm soát thông thường – Phương pháp EOQ ( Economic
order quantity), số ượng đặt hàng tối ưu.
Phương pháp EOQ là phương pháp tính toán số lượng mỗi đặt hàng hợp lý
nhất để giảm thiểu tổng chi phí đặt hàng, bảo quản hàng và thiệt hại do thiếu hụt
hàng dự trữ. Dựa trên nguyên tắc này phương pháp sẽ tính thời điểm cần bổ sung
hàng dự trữ và số lượng bổ sung mỗi lần đặt hàng.
- Ưu điểm: Xác định được số lượng đặt hàng tối ưu và thời điểm dặt hàng phù
hợp nhằm giảm chi phí liên quan dự trữ nguyên vật liệu.
- Nhược điểm: Tính toán dựa trên mức yêu cầu nguyên vật liệu trung bình

trong năm điều này vẫn lãng phí trong dự trữ nguyên vật liệu do lịch trình sản xuất
mỗi khoảng thời gian ngắn trong năm khác biệt và do yêu cầu số lượng nguyên vật
liệu trong quy trình sản xuất cũng khác biệt.
Phương pháp MRP (Material Requirement Planning) – Phương pháp lập
kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu.
Phương pháp MRP là phương pháp xác định nguyên vật liệu theo lịch trình


16
sản xuất hơn là theo nhu cầu ước tính theo kế hoạch. Để thực hiện được phương
pháp này doanh nghiệp cần lập lịch trình sản xuất một cách chi tiết theo từng tuần
dựa trên nhu cầu bán hàng ước tính. Căn cứ vào lịch sản xuất và yêu cầu máy móc
thiết bị sản xuất sản phẩm, yêu cầu nguyên vật liệu cho một sản phẩm người ta xác
địnhkhi nào cần nguyên vật liệu, số lượng cần bao nhiêu.
- Ưu điểm: là xác định mức dự trữ nguyên vật liệu phù hợp hơn với khả năng
và nhu cầu san xuất nên giảm đáng kể chi phí đầu tư cho dự trữ nguyên vật liệu.
- Nhược điểm: Khi áp dụng MRP cần cân nhắc nhiều nhân tố ảnh hưởng khác
như xây dựng chính xác và chi tiết kế hoạch sản phẩm, giao thông vận chuyển kịp
thời, nguyên vật liệu yêu cầu có sẵn sàng.
Phương pháp JIT( Just in time)
Phương pháp này dựa trên ý tưởng là giảm tối đa thậm chí là không còn chi
phí dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu bằng cách nhận hàng giao tại phân xưởng
sản xuất một cách thường xuyên, mỗi lần nhận vừa đúng yêu cầu cứ không nhận dữ
trữ tại kho.
- Ưu điểm: xác định lịch sản xuất để đáp ứng yêu cầu thực sự của khách hàng,
giảm thiểu tối đa chi phí dự trữ.
- Nhược điểm: Cần cân nhắc nhiều nhân tố ảnh hưởng khác như xây dựng
chính xác và chi tiết kế hoạch sản phẩm, giao thông vận chuyển kịp thời, nguyên
vật liệu yêu cầu có sẵn sàng.
1.2.2 Cơ sở lý thuyết về phân tích thiết kế HTTT

1.2.2.1 Phân loại HTTT trong tổ chức
Có 3 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng: phân loại theo
mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, phân loại theo chức năng nghiệp vụ, phân
loại theo quy mô tích hợp.
Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là một HTTT
nghiệp vụ. Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành. Nó thực
hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ
chức.
HTTT quản lý MIS (Management Information System): là HTTTquản lý trợ
giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng


17
hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho
trước.
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decission Suport System): là một hệ
máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng hợp dữ
liệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình để trợ giúp ra quyết định cho các nhà
quản lý.
Hệ thống hỗ trợ điều hành ESS (Executive Support System): trợ giúp cho các
nhà quản lý cấp cao trong công việc đưa ra các quyết định cho các vấn đề không có
cấu trúc.
Hệ thống tự động hóa văn phòng OAS và hệ chuyên gia ES: hệ tự động hóa
văn phòng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn
phòng. Hệ chuyên gia là một hệ trợ giúp quyết định ở mức sâu, có thể đưa ra những
quyết định có chất lượng cao trong một phạm vi hẹp nhờ việc bổ sung các thiết bị
cảm nhận thông tin, học và tích lũy kinh nghiệm của các chuyên gia, qua đó giúp
doanh nghiệp phát triển các kiến thức mới.
Phân loại theo chức năng nghiệp vụ

HTTT sản xuất: bao gồm toàn bộ các thông tin phản ánh các hoạt động sản
xuất, điều hành quản lý sản xuất trong doanh nghiệp.
HTTT tái chính kế toán: bao gồm hai phân hệ là tài chính và kế toán có mối
quan hệ chặt chẽ với nhau.
Phân hệ thông tin tài chính bao gồm tất các thông tin liên quan đến các hoạt
động tài chính trong doanh nghiệp, có nhiệm vụ quản lý ngân sách quản lý nguồn
vốn đầu tư, thực hiện các dự đoán tài chính và lập kế hoạch tài chính. (ghi lại các
chứng từ, lập báo cáo về các giao dịch của doanh nghiệp,…)
Phân hệ thông tin kế toán có chức năng thu thập số liệu trong các giao dịch
thương mạ, thực hiện các thủ tục kế toán nhằm xây dựng báo cáo tài chính và các
bảng biểu cân đối kế toán tổng hợp.
HTTT Marketing: là hệ thống thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu nội bộ cũng
như dữ liệu ngoài môi trường nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin
cần thiết ttrong nghiên cứu Marketing phục vụ cho việc ra quyết định về mục tiêu,
chiên lược, kế hoạch Marketing nhằm đưa ra một dịch vụ thuận tiện nhất cho khách
hàng.
HTTT nhân lực: là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng tổ chức
nhân sự.


18
Phân loại theo quy mô tích hợp
Hệ thống quản lý nguồn lực ERP: là hệ thống tích hợp và phối hợp hầu hết các
quy trình tác nghiệp chủ yếu của doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng SCM: là hệ thống tích hợp giúp quản lý và
liên kết các bộ phận sản xuất, khách hàng và nhà cung cấp.
Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM: là hệ thống tích hợp giúp quản lý
và liên kết toàn diện các quan hệ với khách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phận
chức năng khác nhau.
Hệ thống quản lý tri thức KM: là hệ thống tích hợp, thu thập, hệ thống hóa,

phổ biến, phát triển tri thức trong và ngoài doanh nghiệp.
1.2.2.2 Nhiệm vụ và vai trò của HTTT
HTTT là một phân hệ con của hệ thống kinh doanh. Chức năng chính của
HTTT là xử lý thông tin của hệ thống. Quá trình xử lý thông tin tương tự như hộp
đen gồm bộ xử lý, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin phản hồi của hệ
thống.

Input
(Đầu vào)

Black box (Hộp đen)

Output (Đầu ra)

Feedback (Phản hồi)

Hình 1.1 Mô hình xử lý thông tin của hệ thống
Nhiệm vụ của HTTT
+ Đối ngoại: HTTT thu thập thông tin từ môi trường ngoài, đưa thông tin ra
ngoài. Ví dụ như thông tin về thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa…
+ Đối nội: HTTT là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh doanh. Nó
cung câp cho hệt tác nghiệp, hệ quyết định các thông tin gồm hai loại nhằm phản
ánh tình trạng nội bộ của cơ quan, tổ chức trong hệ thống và tình trạng hoạt động
kinh doanh của hệ thống.
Vai trò của HTTT:
Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa tổ chức kinh tế và mô trường,


19
giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp.(Hình 1.2)

Tư vấn
Thông tin môi trường

Thông tin vào

Quyết định

HT quyết định

Thông tin ra

HT thông tin

Nguyên vật liệu
Tiền, sức lao động

HT tácnghiệp

Thành phẩm
Tiền

Hình 1.2 Vai trò của hệ thống thông tin
1.2.2.3 Quy trình xây dựng hệ thống thông tin
Quy trình Xây dựng một hệ thống thông tin gồm các giai đoạn cơ bản:
- Lập kế hoạch: nhằm làm rõ hệ thống sẽ được lập ra phải đáp ứng các nhu cầu
gì của người dùng – các nhu cầu trước mắt và tương lai, nhu cầu tường minh và
tiềm ẩn.
- Phân tích hệ thống: nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết của hệ thống, cho
thấy là hệ thống phải thực hiện những việc gì và các dũ liệu mà nó đề cập là những
dữ liệu nào, có cấu trúc ra sao.

- Thiết kế hệ thống: nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, để sao
cho hệ thống thỏa mãn được các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra, đồng
thời lại thích ứng với các điều kiện ràng buộc trong thực tế.
- Thực thi: đây là giai đoạn hệ thống được xây dựng thực sự, chuyển các kết
quả phân tích thiết kế thành một hệ thống chạy được, bao gồm các bước:
+ Xây dựng hệ thống: hệ thống được xây dựng và kiểm thử để đảm bảo rằng
nó sẽ thực hiện như thiết kế.
+ Cài đặt hệ thống: sự cài đặt là quá trình tắt hệ thống cũ và khởi động hệ
thống mới.
+ Bảo trì hệ thống: thực hiện các chỉnh sửa khi phát hiện thấy hệ thống còn có
chỗ chưa thích hợp.
1.2.2.4 Một số phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Phân tích thiết kế HTTT là một phương pháp luận để xây dựng và phát triển


20
HTTT bao gồm các lý thuyết mô hình, phương pháp, và công cụ sử dụng trong mô
hình phân tích và thiết kế thống.
- Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)
- Đặc điểm: việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo hướng “bottom-up”
(từ dưới lên) và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này tới pha khác.
- Nhược điểm: thứ nhất, việc gỡ rối và sửa chữa rất khó khăn, phức tạp. Thứ
hai, vì thực hiện theo nguyên tắc tuần tự các pha nên sau khi đã kết thúc một pha,
người ta có thể không cần phải bận tâm đến nó nữa. Nếu ở pha trước còn lỗi thì các
pha sau sẽ phải tiếp tục chịu ảnh hưởng của lỗi đó. Mặt khác hầu hết các dự án
thường phải tuân thủ theo một kế hoạch chung đã ấn định từ trước, do đó kết quả sẽ
khó mà được như ý với một thời gian quy định.
- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc
- Đặc điểm: một loạt các bước “bottom-up” như viết lệnh và kiểm thử được
thay thế bằng giai đoạn hoàn thiện “top-down” (từ trên xuống). Nghĩa là các modun

mức cao được viết lệnh và kiểm thử trước rồi đến các modun chi tiết ở mức thấp
hơn.
- Nhược điểm: phân tích thiết kế hệ thống theo phương pháp này, người thiết
kế nói chung liên lạc rất ít với phân tích viên hệ thống và cả hai chẳng có liên hệ
nào với người sử dụng, do đó quá trình phân tích và thiết kế gần như là tách ra
thành hai pha độc lập.
- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc
Đặc điểm của phương pháp này là các hoạt động có thể thực hiện song song,
mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt
động trước đó.
- Phương pháp hướng cấu trúc:
Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của Mỹ dựa
theo phương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn.
Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu, ngôn
ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận chức năng. Nhưng SADT chưa quan tâm một cách
thích đáng đối với mô hình chức năng của hệ thống.
Phương pháp MERISE (Method pour Rassembler les Idees Sans Effort) của
Pháp dựa trên các mức bất biến (mức trừu tượng hóa) của hệ thống thông tin như


21
mức quan niệm, mức tổ chức, mức vật lý và có sự kết hợp với mô hình.
Phương pháp CASE (Computer-Aided System Engineering) – phương pháp
phân tích và thiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính.
- Phương pháp hướng đối tượng:
Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là phương pháp
được lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực. Phương pháp này yêu cầu
phần mềm phải được mã hóa bằng ngôn ngữ lập trình ADA. Do vậy phương pháp
này chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế
thừa và phân lớp.

Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô hình hóa
hệ thống thành các lớp. Các công việc mà hệ thống phải thực hiện được phân tích và
chia ra cho các lớp của hệ thống. Các đối tượng trong các lớp của hệ thống trao đổi
các thông báo với nhau nhằm thực hiện công việc đặt ra. Phương pháp RDD hỗ trợ
cho các khái niệm về lớp, đối tượng và kế thừa trong cách tiếp cận hướng đối
tượng.
Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phương pháp được
xem là mới nhất trong cách tiếp cận hướng đối tượng. Phương pháp này đã khắc
phục được một số nhược điểm của các phương pháp tiếp cận hướng đối tượng trước
mắc phải.
1.2.2.5. Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng
Có rất nhiều phương pháp phân tích thiết kế khác nhau đã được hình thành
theo tiến trình lịch sử. Mỗi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm riêng của
nó. Trong khuôn khổ và ứng dụng trực tiếp với nội dung đề tài này, tác giả xin được
đề cập đến phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức
năng.
Theo phương pháp này chúng ta quan tâm chủ yếu tới những thông tin mà hệ
thống sẽ lưu trữ, mục đích là lập một mô hình chức năng của hệ thống nhằm trả lời
câu hỏi “Hệ thống làm gì?”. Theo đó, người xây dựng hệ thống sẽ tiến hành điều
tra, phỏng vấn người dùng xem họ sẽ cần những thông tin nào, sau đó thiết kế ngân
hàng dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhập thông tin và in
báo cáo để trình bày các thông tin.
Các mô hình và phương tiện diễn tả chức năng


22
-

Biểu đồ phân cấp chức năng BDF: là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức
năng. Nó cho phép phân rã dần các chức năng từ mức cao thành chức năng chi tiết

và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng. Cây chức năng này xác định
một cách rõ ràng dễ hiểu cái gì xẩy ra trong hệ thống.
Thành phần của biểu đồ BDF bao gồm:
+ Các chức năng: Được kí hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn.
+ Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính phân cấp và được kí hiệu
bởi đoạn thẳng nối chức năng “ cha” với chức năng “con”.
- Biểu đồ luồng giữ liệu(BLD): diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống
trong các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý trong bàn giao thông tin cho
nhau. Mục đích của biểu đồ luông giữ liệu là giúp chúng ta thấy được đằng sau
những cái gì thực tế xẩy ra trong hệt hống. Làm rõ những chức năng, thông tin nào
cần thiết cho quản lý.
Thành phần của biểu đồ BLD gồm.
+ Chức năng xử lý
+ Luồng thông tin
+ Kho dữ liệu
+ Tác nhân ngoài
+ Tác nhân trong
Với biểu đồ luồng dữ liệu thì quá trình phân tích từ trên xuống lại là quá trình
thành lập dần dần các biểu đồ luồng dữ liệu diễn tả các chức năng của hệ thống theo
từng mức. Mỗi mức phân rã là một tập hợp các biểu đồ luồng dữ liệu.
+Mức 0 (mức ngữ cảnh): chỉ gồm 1 biểu đồ luồng dữ liệu trong đó chỉ có một
chức năng xử lý tổng quát duy nhất trao đổi luồng thông tin với các tác nhân ngoài.
+Mức 1 (mức đỉnh) được phân rã từ biểu đồ luồng dữ liệu mức 0,chỉ gồm 1
biểu đồ luồng dữ liệu. Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh thể hiện mối quan hệ của các chức
năng chính trong hệ thống với các tác nhân, dữ liệu.
+ Mức 2 (3, 4… ) (các mức dưới đỉnh) được phân rã từ biểu đồ luồng dữ liệu
mức 1 (2,3…), mỗi mức phân rã gồm nhiều biểu đồ luồng dữ liệu con, theo đó mỗi
chức năng ở mức trên sẽ được thành lập một biểu đồ luồng dữ liệu ở mức dưới bằng
cách phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con, vẽ các luồng dữ liệu vào ra ở
các chức năng con một cách thích hợp, bổ sung các luồng dữ liệu hoặc các kho dữ

liệu nội tại cần thiết.
Các mô hình và phương tiện diễn tả dữ liệu


23
Mô hình thực thể liên kết (ER-Entity Relationship): là công cụ thành lập biểu
đồ cấu trúc dữ liệu, nhằm xác định khung khái niệm về các thực thể, thuộc tính và
các mối liên hệ ràng buộc giữa chúng, mục đích của mô hình là xác định dữ liệu nào
cần xử lý, mối quan hệ nội tại (cấu trúc) giữa các dữ liệu.
Thực thể và kiểu thực thể
Thực thể là một đối tượng được quan tâm đến trong một tổ chức, một hệ
thống, nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng. Thực thể phải tồn tại, cần lựa
chọn có lợi cho quản lý và phân biệt được.
Kiểu thực thể lầ tập hợp các thực thể hoặc một lớp các thực thể có cùng đặc
trưng cùng bản chất. Thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là một phần tử
trong tập hợp hay lớp cảu kiểu thực thể.
Thuộc tính và kiểu thuộc tính
Thuộc tính là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh, đặc điểm nào đó của
thực thể.
Kiểu thuộc tính là tên chung của mọi giá trị có thể chọn lựa để mô tả một khía
cạnh nhất định của các thực thể. Kiểu thuộc tính có thể là đơn trị, đa trị hay phức
hợp.
Liên kết và kiểu liên kết
Liên kết là sự kết nối có ý nghĩa giữa 2 hay nhiều thực thể phản ánh một sự
ràng buộc về quản lý.
Kiểu liên kết là một tập hợp các liên kết có cùng ý nghĩa, tên của một kiểu liên
kết thường là một động từ phản ánh ý nghĩa của nó. Trong mô hình thực thể liên
kết, một kiểu liên kết được biểu diễn bởi một hình thoi (có gắn tên kiểu liên kết),
được nối bằng nét liền tới các kiểu thực thể tham gia liên kết. Nếu kiểu liên kết là 2
ngôi thì ở 2 đầu mút của các đường nối, sát với các kiểu thực thể ta ghi thêm ứng số

tương ứng với kiểu liên kết giữa các kiểu thực thể.
-

Các dạng kiểu liên kết gồm:
+Liên kết 1-1: giữa 2 kiểu thực thể A, B thì ứng với 1 thực thể trong A có một
thực thể trong B và ngược lại.
+Liên kết 1-nhiều: Ứng với mỗi thực thể trong A có nhiều thực thể trong B và
một thực thể trong B chỉ ứng với 1 thực thể trong A.
+Liên kết nhiều-nhiều: Ứng với mỗi thực thể trong A có nhiều thực thể trong


24
B và ngược lại, ứng với mỗi thực thể trong B có nhiều thực thể trong A.
Mô hình quan hệ: Được sử dụng như là bước tiếp nối để hoàn chỉnh các lược
đồ dữ liệu đã được lập theo mô hình thực thể liên kết. Mô hình quan hệ chỉ là một
dạng trình bày khác của mô hình liên kết thực thể.
Trong mô hình quan hệ, một kiểu thực thể được biểu diễn bởi bởi một hình
chữ nhật gồm 2 ngăn: Ngăn trên chứa tên của kiểu thực thể, ngăn dưới chứa danh
sách các kiểu thuộc tính của nó. Khóa của thực thể được đặt lên đầu danh sách các
thuộc tính của thực thể đó. Các thuộc tính là khóa ngoài của một kiểu thực thể cũng
được biểu diễn trong kiểu thực thể đó .
Các liên kết trong mô hình quan hệ được biểu diễn bằng các đoạn thẳng có
gắn các chỉ số tương ứng với liên kết giữa các thực thể.
1.3 Phần mềm Microsoft Access

Microsoft Access là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMSRelational Database Management System) do hãng Microsoft giữ bản quyền.
Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office
và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài hệ điều hành Windows. Access rất
phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng,
Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (Development

Tools). Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây
dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô và nhỏ.
Ứng dụng của Microsoft Access
Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và
công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Người sử dụng
có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cở sở dữ liệu khác nhau.
Ngoài ra, có thể thay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệu
khác nhau.
Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu, cho phép người sử dụng thiết
kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể
vận động dữ liệu kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết
quả theo dạng thức chuyên nghiệp.
Microsoft Access là công cụ đầy năng lực để nâng cao hiệu suất công việc.
Bằng cách dùng các Winzard của Microsoft Access và các câu lệnh có sẵn (marco)


25
ta có thể dễ dàng tự động hoá công việc mà không cần lập trình. Đối với những nhu
cầu quản lý cao, Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic For
Application) một ngôn ngữ lập trình mạnh trên CSDL.
Ưu điểm và nhược điểm của Microsoft Access
-

Ưu điểm:

+ Dễ áp dụng cho các mô hình hệ thống nhỏ.
+ Dễ sử dụng cho người lập trình cũng như người quản lý.
+ Được tích hợp trong Microsoft Office nên thân thiện với người sử dụng phổ
thông.
-

Nhược điểm:

+ Không quản trị được cơ sở dữ liệu lớn.
+ Khó triển khai khi mô hình hệ thống cần triển khai qua mạng