THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ, BẢO QUẢN HỒ SƠ HƯỞNG BẢO HIỂM XÃ HỘI (BHXH) TẠI CƠ QUAN BHXH TỈNH KHÁNH HÒA 2016 – 2018

CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ BẢO QUẢN HỒ
SƠ HƯỞNG BHXH
1.1: Khái quát về hồ sơ hưởng BHXH:
1.1.1: Khái niệm hồ sơ hưởng BHXH:
Khái niệm hồ sơ hưởng BHXH là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một đối
tượng hưởng chế độ BHXH được hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi
đối tượng hưởng thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan BHXH.
Hiểu trên phạm vi hẹp liên quan đến việc thực hiện thủ tục hành chính thì hồ sơ
hưởng BHXH là những loại giấy tờ mà đối tượng thực hiện thủ tục hành chính cần
phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan BHXH khi thực hiện yêu cầu giải quyết chế
độ BHXH cho người lao động.
Hiểu trên phạm vi rộng liên quan đến việc quá trình lưu trữ thì hồ sơ hưởng BHXH
là những loại giấy tờ mà người lao động và người sử dụng lao động cần phải nộp
hoặc xuất trình cho cơ quan BHXH khi thực hiện thủ tục yêu cầu hưởng BHXH
cho người lao động và giấy tờ do cơ quan BHXH giải quyết các yêu cầu của người
đề nghị hưởng.
1.1.2: Tính đặc thù của hồ sơ hưởng BHXH:
Hồ sơ hưởng BHXH là tổng hợp quá trình và mức độ tham gia BHXH của NLĐ,
sự đóng góp của NSDLĐ, trên cơ sở tài liệu gốc như lý lịch, hợp đồng lao động
hoặc hợp đồng làm việc, sổ BHXH… để cơ quan chức năng làm căn cứ lập và xác
định các quyền lợi, chế độ BHXH đối với NLĐ. Ngồi những đặc tính chung của
hồ sơ tài liệu lưu trữ, hồ sơ hưởng BHXH có những đặc thù riêng như sau:
- Hồ sơ hưởng BHXH hình thành khi có phát sinh đối tượng hưởng BHXH.
- Hồ sơ hưởng BHXH khi được cơ quan có thẩm quyền xác lập thì đó là cơ sở
pháp lý để thực hiện chế độ BHXH.
- Phân loai theo thời gian thì hồ sơ hưởng BHXH chia thành 2 loại hồ sơ:
+Hồ sơ hưởng các chế độ thường xuyên (hàng tháng): là hồ sơ của đối tượng hàng
tháng được lĩnh lương hưu hoặc trợ cấp BHXH. Mức lương hưu hoặc trợ cấp hàng
tháng của NLĐ được pháp luật quy định theo mức độ tham gia BHXH của người
đó. Hồ sơ hưởng BHXH thường xun có các loại sau: hưu trí, mất sức lao động,
TNLĐ, tử tuất, trợ cấp cho cán bộ xã, phường.

+ Hồ sơ hưởng các chế độ một lần: là hồ sơ của đối tượng chỉ được lĩnh trợ cấp
một lần, mức trợ cấp do pháp luật quy định gồm hồ sơ hưởng các chế độ ngắn hạn:
ốm đau, thai sản, trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe.
1.1.3: Yêu cầu hồ sơ hưởng:


1.1.3.1: Yêu cầu về biểu mẫu hồ sơ hưởng các chế độ BHXH:
- Mẫu biểu hồ sơ hưởng các chế độ theo điều 4 quyết định 636/QĐ-BHXH
về việc ban hàn quy định về hồ sơ và quy trình giải quyết hưởng các chế độ
BHXH:
+ Các mẫu hồ sơ hưởng BHXH và các mẫu, biểu hồ sơ theo danh mục đính kèm
văn bản này từ số 01A-HSB đến số 25D-HSB do BHXH Việt Nam ban hành và
quản lý thống nhất.
+ BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phịng, BHXH Cơng an nhân dân; BHXH huyện;
người lao động; thân nhân người lao động; người sử dụng lao động; các cá nhân, tổ
chức có liên quan và chính quyền địa phương căn cứ các mẫu, biểu quy định tại
văn bản này để thực hiện.
+ Mẫu đơn, mẫu tờ khai, mẫu văn bản được cơ quan BHXH cấp miễn phí hoặc do
người lao động, người sử dụng lao động in, chụp, đánh máy, viết tay theo nội dung
mẫu quy định.
+ Mẫu giấy ra viện, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH và các giấy tờ khác
do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh cấp nêu trong văn bản này thực hiện theo quy định
hiện hành cho đến khi Bộ Y tế có quy định mới.
1.1.3.2: Số hồ sơ hưởng các chế độ BHXH:
+ Số hồ sơ hưởng chế độ hưu trí, BHXH một lần, chế độ TNLĐ, BNN, chế độ tử
tuất là số sổ BHXH hoặc số sổ hưu trí, trợ cấp BHXH hàng tháng (nếu khơng
thuộc diện phải cấp sổ BHXH theo quy định).
+ Sổ BHXH (bao gồm tờ bìa và các trang tờ rời) sau khi đã giải quyết hưởng chế
độ hưu trí, tử tuất, BHXH một lần được lưu trữ tại cơ quan BHXH theo quy định.
1.1.3.3: Vai trò của hồ sơ hưởng trong tổ chức thực hiện BHXH:

Nước ta đã xây dựng và thực hiện chính sách BHXH cho NLĐ trên 40 năm nay
và đã đạt được những kết quả to lớn trong việc làm ổn đinh đời sống cho hàng
chục triệu NLĐ và gia đình họ trong các trường hợp ốm đau, thai sản, TNLĐ, mất
sức lao động, hưu trí và tử tuất. Với kết quả đó, chính sách BHXH đã góp phần
tích cực động viên cán bộ cơng nhân viên chức Nhà nước, lực lượng vũ trang và
NLĐ tham gia chiến đấu, lao động sản xuất trong sự nghiệp bảo vệ Tổ quốc và
phát triển kinh tế - xã hội. Để thực hiện đúng các chế độ BHXH thì hồ sơ hưởng
BHXH có vai trị hết sức quan trọng. Vai trị đó được thể hiện qua các nội dung
sau:
- Trước hết hồ sơ hưởng BHXH là cơ sở pháp lý để thực hiện các chế độ BHXH.
Chẳng hạn muốn tính được trợ cấp ốm đau người cán bộ BHXH phải biết được
mức tiền lương hoặc tiền cơng đóng BHXH của tháng liền kề, thời gian đóng
BHXH, điều kiện làm việc của đối tượng trước khi nghỉ ốm; hoặc muốn giải quyết


được chế độ hưu trí, cán bộ BHXH phải tính được mức tiền lương hoặc tiền cơng
tháng đóng BHXH của những năm cuối trước khi nghỉ hưu, thời gian (số năm)
đóng BHXH của đối tượng, điều kiện làm việc... của đối tượng. Những nội dung
mà cán bộ BHXH cần đã được phản ánh trong hồ sơ hưởng chế độ ốm đau và hồ
sơ hưởng chế độ hưu trí.
+ Hồ sơ hưởng BHXH là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp về BHXH (khiếu
nại, tố cáo). Khi có xảy ra tranh chấp về BHXH, chẳng hạn như đối tượng được
hưởng chính sách BHXH khiếu nại về việc cơ quan BHXH thanh tốn khơng đúng
chế độ cho họ hoặc người dân tố cáo cán bộ của cơ quan BHXH giải quyết cho
một số trường hợp hưởng chế độ hưu trí không đúng chế độ…). Để giải quyết
được những sự việc nói trên thì thanh tra của BHXH hoặc cơ quan thực thi pháp
luật có thẩm quyền trước hết phải thu thập hồ sơ (hồ sơ gốc), tài liệu có liên quan;
đói chiếu với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, từ đó mới đưa ra được
các kết luận, giải quyết vấn đề.
- Hồ sơ BHXH còn là cơ sở để điều chỉnh trợ cấp BHXH, lương hưu cho các đối

tượng đang hưởng BHXH giữa các thời kỳ. Cùng với việc đổi mới về kinh tế,
trong thời gian qua Đảng và Nhà nước đã có nhiều lần sửa đổi, bổ sung chế độ
chính sách BHXH cho phù hợp với tình hình thực tế của đất nước.
- Ngồi ra hồ sơ hưởng BHXH còn là cơ sở để giải quyết một số chính sách xã hội
khác như: Chính sách người có cơng, chính sách nhà đất cho cán bộ cơng nhân
viên đã nghỉ việc hưởng chế độ BHXH,... đồng thời các thơng số từ hồ sơ hưởng
BHXH cịn giúp cho việc nghiên cứu, bổ sung, sửa đổi và hoạch định chính sách
BHXH phù hợp với hiện tại và phát triển của BHXH trong tương lai.
1.2: Nội dung về công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH:
1.2.1: Nội dung về công tác lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH:
1.2.1.1: Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp hồ sơ hưởng vào cơ
quan lưu trữ (Điều 12 – Số 1139/QĐ – BHXH):


Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ các trường hợp
quy định tại Điểm b và Điểm c Khoản 1 Điều này.
b) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ
ngày cơng trình được duyệt quyết toán.
c) Đối với hồ sơ hưởng các chế độ BHXH:
- Tại BHXH Việt Nam: Hàng tháng, Trung tâm Lưu trữ tiếp nhận đưa vào
lưu trữ 01 bộ hồ sơ hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng từ BHXH
tỉnh, BHXH Bộ Quốc phịng, BHXH Cơng an nhân dân, BHXH Ban Cơ yếu
Chính phủ chuyển đến đã giải quyết trong tháng trước cùng Danh sách giải
quyết đối với từng loại chế độ và Danh sách điều chỉnh, hủy, tạm dừng,




hưởng tiếp các chế độ BHXH theo biểu mẫu quy định của BHXH Việt Nam

đồng thời kèm cơ sở dữ liệu “Quản lý đối tượng hưởng BHXH hàng tháng”.
- Tại BHXH tỉnh: Chậm nhất ngày làm việc cuối cùng của tháng, Phòng
Chế độ BHXH chuyển cho Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ 02 bộ hồ sơ
hưởng BHXH hàng tháng kèm theo Danh sách giải quyết hưởng chế độ
BHXH đối với từng loại chế độ hàng tháng và Danh sách giải quyết điều
chỉnh, hủy, tạm dừng, hưởng tiếp các chế độ BHXH theo biểu mẫu của
BHXH Việt Nam quy định để quản lý, lưu trữ.
- Trước ngày 10 hàng tháng Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ chuyển hồ sơ
cùng Danh sách theo quy định tại Tiết 1 Điểm c Khoản 1 Điều này và cơ sở
dữ liệu hàng tháng theo địa chỉ đường truyền.
- Trước ngày 10 tháng 01 năm sau, Phịng Chế độ BHXH chuyển tồn bộ
hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp đã giải quyết trong năm trước cho
Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ thực hiện quản lý lưu trữ.
- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu quy định tại Điểm a, b Khoản 1 Điều này để phục vụ cơng việc thì
phải được Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH tỉnh, Giám
đốc BHXH huyện đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi
cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân
không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Thành phần hồ sơ:
- Tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm tồn bộ hồ sơ, tài liệu hình
thành trong hoạt động của cơ quan được xác định thời hạn bảo quản từ 05
năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
+ Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công
việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại
hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
+ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
+ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn
vị chủ trì).
+ Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

- Đối với hồ sơ hưởng các chế độ BHXH, thành phần hồ sơ giao nộp vào
Lưu trữ cơ quan ở Trung ương và địa phương như sau:
+ Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam tiếp nhận, quản lý lưu trữ hồ sơ
hưởng các chế độ BHXH hàng tháng gồm:
• Hồ sơ hưởng lương hưu hàng tháng;
• Hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động hàng tháng;
• Hồ sơ hưởng chế độ bệnh nghề nghiệp hàng tháng;
• Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất hàng tháng;
• Hồ sơ hưởng chế độ mất sức lao động hàng tháng;
• Hồ sơ hưởng chế độ trợ cấp cán bộ xã, phường.


+ Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ của BHXH tỉnh tiếp nhận, quản lý lưu trữ
hồ sơ hưởng các chế độ BHXH gồm:
•
•
•
•
•
•
•
•

Hồ sơ hưởng lương hưu hàng tháng;
Hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động hàng tháng, một lần;
Hồ sơ hưởng chế độ bệnh nghề nghiệp hàng tháng, một lần;
Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất hàng tháng, một lần;
Hồ sơ hưởng chế độ mất sức lao động;
Hồ sơ hưởng chế độ trợ cấp cán bộ xã, phường;
Hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp;

Hồ sơ hưởng các chế độ BHXH khác theo quy định.

+ Lưu trữ BHXH huyện tiếp nhận, quản lý lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH gồm:
Hồ sơ hưởng BHXH một lần theo Điều 55, Điều 73 Luật Bảo hiểm xã hội và
các hồ sơ hưởng các chế độ BHXH khác theo quy định.


Thủ tục nộp lưu Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu” (thực hiện theo Mẫu số 3) và hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài
liệu” (thực hiện theo Mẫu số 4). Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ
cơ quan giữ mỗi loại một bản.

1.2.1.2: Trách nhiệm của cơ quan lưu trữ hồ sơ (Điều 14 – Số 1139/QĐ – BHXH):


Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; lập Biên bản giao
nhận hồ sơ, tài liệu và vào sổ nhập tài liệu lưu trữ (thực hiện theo Mẫu số 5).



Đối với việc tiếp nhận hồ sơ hưởng các chế độ BHXH thực hiện như sau:
a) Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam kiểm tra tính pháp lý, thủ tục hồ sơ.
Trường hợp phát hiện hồ sơ thiếu, hồ sơ không đầy đủ thủ tục, khơng đảm
bảo tính pháp lý thơng báo cho BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phịng, BHXH
Cơng an nhân dân, BHXH Ban Cơ yếu Chính phủ để bổ sung, hồn chỉnh;
tập hợp chuyển Ban Thực hiện chính sách BHXH để xem xét, giải quyết các
hồ sơ không đúng quy định của pháp luật, của BHXH Việt Nam.
b) Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ kiểm tra tính pháp lý, thủ tục hồ sơ.
Trường hợp phát hiện thấy hồ sơ không đầy đủ thủ tục, không đảm bảo tính
pháp lý, hồ sơ giải quyết chưa đúng quy định, Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ

sơ
lập
danh
sách
báo
cáo
Giám
đốc
BHXH
tỉnh.
- Giám đốc BHXH tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo các phịng nghiệp vụ bổ sung,
hoàn chỉnh hồ sơ trên, báo cáo bằng văn bản và gửi bổ sung hồ sơ về Trung
tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam để quản lý, lưu trữ.


- Trường hợp đối tượng đang hưởng BHXH có thay đổi, điều chỉnh, giải
quyết lại, BHXH tỉnh có trách nhiệm bổ sung phiếu điều chỉnh, quyết định
điều chỉnh và các giấy tờ có liên quan vào hồ sơ lưu trữ tại BHXH tỉnh và
gửi 01 bản về BHXH Việt Nam (Trung tâm Lưu trữ) để quản lý lưu trữ.
1.2.1.3: Quy trình lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH (Điều 15 – Số 1139/QĐ – BHXH).




Hồ sơ hưởng các chế độ BHXH được tổ chức lưu trữ theo mơ hình thống
nhất từ Trung ương đến địa phương; quản lý bằng phần mềm ứng dụng
“Quản lý đối tượng hưởng BHXH hàng tháng”. Hồ sơ đưa vào lưu trữ được
phân loại theo từng loại chế độ, thời gian giải quyết hưởng các chế độ
BHXH.
Đối với hồ sơ hưởng các chế độ BHXH tiếp nhận mới hàng tháng, BHXH

tỉnh sau khi hoàn tất việc kiểm tra chuyển toàn bộ hồ sơ vào quản lý, lưu trữ
theo đúng vị trí được định vị tự động theo phần mềm của BHXH Việt Nam.

1.2.2: Bảo quản hồ sơ hưởng BHXH:
1.2.2.1:

u

cầu

kho

lưu

trữ

tài

liệu:

a) Kho phải cao ráo, thơng thống, sạch sẽ, không để bụi bẩn, úng ngập.
b) Kho phải xa nơi có chất nổ, chất dễ cháy, khơng bị ánh nắng chiếu trực tiếp vào
tài
liệu.
c) Kho phải có đủ các trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu và có biện pháp
phòng, chống hiệu quả về: cháy, nổ, ẩm mốc, mối, mọt, chuột, kẻ gian phá hoại; bố
trí cầu dao cắt diện từng phần hoặc toàn bộ mạch điện khi cần thiết.
d) Kho phải được trang bị đầy đủ các thiết bị chuyên dùng để bảo quản hồ sơ, tài
liệu như: giá, hộp, tủ, bìa hồ sơ; đảm bảo mơi trường lưu trữ thích hợp để bảo quản
an tồn các loại tài liệu lưu trữ. Giá, hộp, bìa bảo quản hồ sơ, tài liệu thực hiện theo

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012: bìa hồ sơ lưu trữ (thực hiện theo Mẫu số
13), TCVN 9252:2012; hộp bảo quản tài liệu lưu trữ (thực hiện theo Mẫu số 14),
TCVN 9253:2012 và giá bảo quản tài liệu lưu trữ (thực hiện theo Mẫu số 15).
đ) Từng bước hiện đại hóa cơng tác lưu trữ để nâng cao hiệu quả quản lý, bảo vệ
an toàn và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.2.2.2:

Tổ

chức

sắp

xếp

tài

liệu

lưu

trữ

trong

kho.

a) Tài liệu lưu trữ được sắp xếp trong kho phải đảm bảo tính khoa học, an tồn, tiết

kiệm diện tích sàn kho và vận dụng phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh cụ thể trong
phạm
vi
quản
lý
tài
liệu
tại
đơn
vị.
b) Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp đựng tài liệu
theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo
hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá. Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên
các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của
người đi từ cửa vào kho.
c) Giá để tài liệu được lắp thành hàng giá hai mặt, mỗi hàng giá không dài quá 10
mét. Các hàng giá được đặt vng góc với cửa sổ, cách mặt tường từ 0,4 - 0,6 mét.
Lối đi giữa các hàng giá từ 0,7 - 0,8 mét, lối đi giữa hai đầu giá từ 1,2 - 1,4 mét.
- Lập sơ đồ giá bảo quản tài liệu trong kho, sơ đồ cần thể hiện rõ vị trí bảo quản tài
liệu của các đơn vị trong kho.
1.3: Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ BHXH:
* Nhân tố khách quan:
- Nóng và ẩm làm gia tăng tác động của Acid, làm tăng nấm mốc. Ẩm làm mềm độ
dính. Làm yếu sợi giấy. Nhiệt độ cao làm cho giấy giòn hơn.
- Ánh sáng là nguyên nhân của hiện tượng quang phân (photolysis) do giấy bị yếu
đi, mực và màu bị mờ, và làm vàng loại giấy sản xuất từ bột gỗ. Các tia cực tím
(U.V) của ánh sáng là nguyên nhân phá hoại nhiều nhất.
- Dao động về độ ẩm và nhiệt độ sẽ ảnh hưởng tới các loại tài liệu có độ hút ẩm
cao là nguyên nhân khiến các cuốn sách bị biến dạng.
- Acid là nguyên nhân của thủy phân Acid (Acid hydrolysis) là hiện tượng của việc

tờ giấy bị phá hủy, giấy bị yếu đi. Các nguồn Acid có trên tờ giấy có thể sản sinh là
từ quá trình sản xuất giấy, mực, kho chứa, vật liệu làm khung và ơ nhiễm khơng
khí.
- Cơn trùng và loại gặm nhấm ăn giấy, băng dính, da, giấy da và hầu hết các đồ lưu
trữ khác.
- Nấm và mốc tạo ra Acid phá hủy tài liệu lưu trữ, ảnh hưởng tới kích thước của tài
liệu lưu trữ, khiến cho tài liệu dễ bị phá hủy và biến màu. Nấm và mốc rất phát
triển trong mơi trường có tính Acid.
- Bụi sản sinh từ trong khơng khí, bào tử mốc, bụi có chứa trong các loại vật liệu
dùng trong lưu trữ dễ bị gỉ.
- Điều kiện kho kém do sách và tài liệu bị nhồi nhét chặt, đặc biệt là khi lưu trữ các
bản đồ. Các vật liệu bao gói có tính Acid và lưu huỳnh.
- Các rủi ro khác như hỏa hoạn, nước, hoặc sập giá tài liệu.


* Nhân tố chủ quan:
- Trình độ của cán bộ lưu trữ BHXH có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách
thức tổ chức khoa học tài liệu, hồ sơ trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ
chun mơn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu, hồ
sơ của cơ quan 1 cách khoa học, hợp lí, dễ tra tìm. Ngược lại, trình độ cán bộ
chun mơn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của
cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu.
- Con người làm bẩn tài liệu lưu trữ trong quá trình cầm, tác động đến tình trạng
vật lý, dùng bút viết mực, buộc, dính, ghim tài liệu lưu trữ.


CHƯƠNG 2: THỤC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ, BẢO QUẢN HỒ SƠ
HƯỞNG BHXH TẠI CƠ QUAN BHXH TỈNH KHÁNH HÒA 2016 – 2018.
2.1: Sơ lược BHXH tỉnh Khánh Hòa.
2.1.1. Giới thiệu sơ lược về Tỉnh Khánh Hòa

Khánh Hòa là một tỉnh duyên hải Nam Trung Bộ Việt Nam, giáp với tỉnh Phú Yên
về hướng Bắc, tỉnh Đắk Lắk về hướng Tây Bắc, tỉnh Lâm Đồng về hướng Tây
Nam, tỉnh Ninh Thuận về hướng Nam và Biển Đông về hướng Đông; có mũi Hịn
Ðơi trên bán đảo Hịn Gốm huyện Vạn Ninh, là điểm cực Ðông trên đất liền của
nước ta.
Dân số Khánh Hòa (theo số liệu đến ngày 01-04-2019) là 1.231.107 người người
với 32 dân tộc đang sinh sống (Kinh, Raglai, Hoa, Ê-đê, Cơ-ho, một nhóm nhỏ dân
tộc Tày, Nùng, Mường, Thái, Chăm, Khmer, Thổ...). Diện tích tự nhiên của Khánh
Hòa, cả trên đất liền và hơn 200 đảo và quần đảo là 5.197 km2. Bờ biển dài 385
km với nhiều cửa lạch, đầm, vịnh, nhiều đảo và vùng biển rộng lớn. Ðặc biệt,
Khánh Hịa có Trường Sa là huyện đảo, nơi có vị trí kinh tế, an ninh quốc phòng
trọng yếu. Khánh Hòa hiện nay bao gồm 2 thành phố trực thuộc tỉnh (Nha Trang và
Cam Ranh), 1 thị xã (Ninh Hòa) và 6 huyện (Vạn Ninh, Diên Khánh, Khánh Vĩnh,
Khánh Sơn, Cam Lâm và huyện đảo Trường Sa) với tổng diện tích 5217,6
km².Tỉnh Khánh Hịa nằm ở vị trí thuận tiện về giao thơng đường bộ, đường sắt,
đường biển và đường hàng không. Việc giao lưu kinh tế, văn hóa giữa Khánh Hịa
và các tỉnh thuận lợi nhờ đường sắt và Quốc lộ 1A xuyên suốt chiều dài của tỉnh.
2.1.2. Giới thiệu về cơ quan BHXH Tỉnh Khánh Hòa
- Bảo hiểm xã hội (BHXH) tỉnh Khánh Hòa là cơ quan Trung ương đóng trên địa
bàn tỉnh Khánh Hịa, được thành lập theo Quyết định số 21/QĐ/TC-CB ngày
15/7/1995 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, trụ sở chính 25 Tơ Vĩnh
Diện, thành phố Nha Trang. Bảo hiểm xã hội tỉnh Khánh Hịa có chức năng thực
hiện các chế độ chính sách BHXH, BHYT, Bảo hiểm thất nghiệp trên địa bàn tỉnh
Khánh Hòa, đảm bảo vấn đề an sinh xã hội của tỉnh ngày một phát triển và ổn định
bền vững.
- BHXH Tỉnh Khánh Hòa gồm 11 phịng ban, trong đó Văn phịng Bảo hiểm xã hội
tỉnh có chức năng giúp Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh quản lý và tổ chức thực
hiện các công tác: Tổng hợp, hành chính, quản trị, ISO, tuyên truyền và công tác
lưu trữ hồ sơ theo quy định của pháp luật và của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, có
nhiệm vụ:

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng chương trình, kế hoạch cơng
tác tháng, q, năm của Bảo hiểm xã hội tỉnh; theo dõi, đôn đốc của Bảo hiểm xã
hội tỉnh theo quy định hoặc theo yêu cầu của cơ quan chức năng; tổng hợp, xử lý


các thông tin, tài liệu và số liệu cần thiết để cung cấp theo yêu cầu của Giám đốc
Bảo hiểm xã hội tỉnh.
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư của Bảo hiểm xã hội tỉnh theo
đúng quy định; thực hiện cơng tác bí mật, lưu trữ; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra
các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Thực hiện việc kiểm tra văn bản do Bảo hiểm xã hội tỉnh ban hành theo quy
định; quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định.
- Theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện các nội quy, quy chế của cơ quan Bảo
hiểm xã hội tỉnh; tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản và các phương tiện
hoạt động của cơ quan; thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh mơi
trường, phịng cháy, chữa cháy.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai và theo dõi việc áp dụng Hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn trong toàn hệ thống Bảo hiểm xã hội tỉnh.
- Xây dựng kế hoạch xây dựng cơ bản, mua sắm, sửa chữa tài sản, phương tiện, in
ấn tài liệu phục vụ hoạt động của cơ quan; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên
quan tổ chức thực hiện sau khi phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện cơng việc về hành chính, lễ tân, khánh tiết của cơ quan Bảo
hiểm xã hội tỉnh; đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ
quan Bảo hiểm xã hội tỉnh.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện các chế độ đối với công chức, viên
chức thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh quản lý theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt
Nam và của Bảo hiểm xã hội tỉnh; phối hợp với Cơng đồn cùng cấp và các đơn vị
có liên quan chăm lo đời sống của công chức, viên chức thuộc hệ thống Bảo hiểm
xã hội tỉnh.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị nghiệp vụ liên quan xây dựng kế hoạch thông

tin, tuyên truyền, phổ biến các chế độ, chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo chỉ đạo, hướng dẫn của Bảo hiểm xã
hội Việt Nam và tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt; quản lý trang
tin điện tử của Bảo hiểm xã hội tỉnh trên Internet, trực tiếp biên tập thông tin đăng
tải trên trang tin điện tử của Bảo hiểm xã hội tỉnh trên Internet theo quy định.
- Hướng dẫn, kiểm tra các phòng nghiệp vụ và Bảo hiểm xã hội huyện lập, quản lý
hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu bảo đảm an tồn, bí mật tài liệu hồ sơ theo quy định.
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu trữ của các phòng nghiệp vụ và Bảo
hiểm xã hội huyện; thực hiện việc lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu theo quy định.
- Phân loại, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác quản lý, thống kê,
khai thác, tra cứu.


- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục nộp lưu vào lưu trữ và tiêu hủy tài liệu
theo quy định.
- Lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp và duy tu, bảo dưỡng kho tàng; mua sắm các
thiết bị, phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác lưu trữ.
- Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch cải cách hành chính theo chức năng,
nhiệm vụ được giao; áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn.
- Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định; tham gia nghiên cứu
khoa học và ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác Văn phịng.
2.2: Thực trạng công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH tại cơ quan BHXH
tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2016 – 2018.
2.2.1: Thực trạng công tác lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH:
Cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng đối với cơ quan Bảo hiểm xã hội, với chức
năng là đơn vị có nhiệm vụ thu, chi trả, giải quyết các chế độ BHXH, bảo hiểm y
tế, bảo hiểm thất nghiệp cho nhân dân và người lao động nên việc quản lý, lưu giữ
hồ sơ của đối tượng rất cần thiết. Tại BHXH tỉnh Khánh Hịa, cơng tác lưu trữ đã
được quan tâm và triển khai có hiệu quả cùng với việc thực hiện nhiệm vụ chính trị
của đơn vị.

Trước đây, công tác lưu trữ đã được triển khai thực hiện tại đơn vị, tuy nhiên
so với yêu cầu thực tế chưa đem lại hiệu quả cao. Trong giai đoạn từ năm 2016 đến
nay, số lượng công việc của đơn vị ngày càng nhiều, hồ sơ đối tượng tăng cao, địi
hỏi cơng tác lưu trữ cần được quan tâm, chú trọng hơn trước.
Vì vậy, ngay từ đầu năm 2016, BHXH tỉnh Khánh Hòa đã phối hợp với Chi cục
Văn thư - Lưu trữ tỉnh tiến hành tổng hợp tất cả các loại hồ sơ để thực hiện sắp xếp
và lưu trữ theo đúng quy định về chế độ bảo quản. Tại thời điểm này, mặc dù điều
kiện cơ sở vật chất, nguồn kinh phí của đơn vị cịn hạn hẹp nhưng BHXH tỉnh đã
cố gắng đầu tư về cơ sở hạ tầng và cả công sức nhằm đạt được kết quả tốt hơn
trong công tác lưu trữ và đã bố trí 08 kho lưu trữ với đầy đủ phương tiện, thiết bị
để bảo quản tài liệu lưu trữ (với 15 kệ đôi, 10 kệ đơn, 100 ngăn, 3.010 hộp, 98 tủ
và 586 ngăn đựng hồ sơ, tài liệu, bàn làm việc, máy vi tính phục vụ cho việc tra
cứu thông tin…).
Hiện nay, công tác lưu trữ đã được BHXH tỉnh tiếp tục triển khai đến tất cả các
đơn vị trực thuộc, đặc biệt là đối với BHXH cấp huyện. Theo đó, chỉ đạo, hướng
dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác lưu trữ, bảo quản hồ
sơ hưởng BHXH. Hàng tháng, kịp thời chuyển dữ liệu và gửi hồ sơ về Trung tâm
Lưu trữ BHXH Việt Nam đúng thời gian quy định, hồ sơ ln được kiểm tra chính
xác, đầy đủ.


Bảng 2.1: Số lượng hồ sơ hưởng các chế độ hưu trí, tai nạn lao động – bệnh
nghề nghiệp, tử tuất, BHXH 1 lần được đưa vào lưu trữ tại BHXH tỉnh
Khánh Hòa giai đoạn 2016 – 2018.
Đơn vị: Hồ sơ.
Năm
Hồ sơ hưởng
Chế độ hưu trí
Chế độ TNLĐ,
BNN

Chế độ tử tuất
Chế độ BHXH 1
lần

2016

2017

2018

20.134
525

22.511
557

24.742
626

1.621
35.005

1.535
35.055

1.838
35.112

(Nguồn: Văn thư lưu trữ Việt Nam)
- Số lượng hồ sơ hưởng được đưa vào lưu trữ ngày càng tăng cao, cụ thể:

+ Số lượng hồ sơ hưởng chế độ hưu trí ngày càng tăng cao, năm 2016 lượng hồ sơ
được lưu trữ là 20.134 (hồ sơ), đến năm 2018 lượng hồ sơ được lưu trữ lên đến
24.742 (hồ sơ) tăng lên 4608 (hồ sơ).
+ Số lượng hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp cũng tăng
nhưng không đáng kể: năm 2016, lượng hồ sơ lưu trữ là 525 (hồ sơ) đến năm 2017
lượng hồ sơ lưu trữa là 557 (hồ sơ) tăng lên 32 hồ sơ so với năm 2016; năm 2018,
lượng hồ sơ là 626 (hồ sơ), tăng lên 69 (hồ sơ) so với năm 2017, tăng gấp đôi so
với lượng hồ sơ tăng lên của năm 2017.
+ Số lượng hồ sơ hưởng chế độ tử tuất được đưa vào lưu trữ có sự tăng giảm: năm
2016, lượng hồ sơ lưu trữ là 1.621 (hồ sơ) nhưng đến năm 2017, lượng hồ sơ lưu
trữ lại giảm xuống 86 (hồ sơ) còn 1.535 (hồ sơ), tuy nhiên, đến năm 2018, lượng
hồ sơ lưu trữ lại tăng lên đến 1838 (hồ sơ).
+ Số lượng hồ sơ hưởng BHXH 1 lần cũng tăng nhẹ: năm 2016 lượng hồ sơ lưu
trữ là 35.005 (hồ sơ), đến năm 2017, lượng hồ sơ có tăng nhưng không đáng kể là
35.055 (hồ sơ); đến năm 2018, lượng hồ sơ lưu trữ tiếp tục tăng 57 (hồ sơ) còn
35.112 (hồ sơ).

Bảng 2.2: Số lượng hồ sơ hưởng các chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục
hồi sức khỏe được đưa vào lưu trữ tại BHXH tỉnh Khánh Hòa giai đoạn
2016 – 2018.


Đơn vị: Hồ sơ.
Năm
2016
Hồ sơ hưởng
Chế độ ốm đau
89.364
Chế độ thai sản
29.102

Dưỡng sức phục 5.193
hồi sức khỏe

2017

2018

94.985
34.222
5.504

99.831
38.545
5.869

(Nguồn: Văn thư lưu trữ Việt Nam)
- Số lượng hồ sơ hưởng được đưa vào lưu trữ ngày càng tăng cao, cụ thể:
+ Số lượng hồ sơ hưởng chế độ ốm đau được đưa vào lưu trữ đều tăng qua các
năm: năm 2016, lượng hồ sơ lưu trữ là 89.364 (hồ sơ), năm 2017 lượng hồ sơ là
94.985 (hồ sơ), tăng 5.621 (hồ sơ) so với năm 2016; đến năm 2018, tiếp tục tăng
lên 4.846 (hồ sơ) so với năm 2017, là 99.831 (hồ sơ).
+ Số lượng hồ sơ hưởng chế độ thai sản được đưa vào lưu trữ tăng cao qua các
năm: năm 2016, lượng hồ sơ lưu trữ là 29.102 (hồ sơ), đến năm 2017 lượng hồ sơ
lưu trữ là 34.222 (hồ sơ), tăng thêm 5.120 (hồ sơ) so với năm 2016; năm 2018
lượng hồ sơ là 38.545 (hồ sơ), tăng 4.323 (hồ sơ) so với năm 2017.
+ Số lượng hồ sơ hưởng dưỡng sức phục hồi sức khỏe được đưa vào lưu trữ tăng
dần qua các năm: năm 2016, lượng hồ sơ lưu trữ là 5.193 (hồ sơ), đến năm 2017
lượng hồ sơ lưu trữ là 5.504 (hồ sơ), tăng thêm 311 (hồ sơ) so với năm 2016; năm
2018 lượng hồ sơ là 5.869 (hồ sơ), tăng 365 (hồ sơ) so với năm 2017.
Nhìn chung số lượng hồ sơ hưởng các chế độ BHXH được đưa vào lưu trữ tại cơ

quan BHXH tỉnh Khánh Hòa tăng đều qua các năm. Vậy nên, số lượng công việc
của đơn vị ngày càng nhiều địi hỏi cơng tác lưu trữ cần được quan tâm, chú trọng
hơn trước.
2.2.2: Tình hình cơng tác bảo quản hồ sơ hưởng BHXH.
- Kho lưu trữ hồ sơ đáp ứng các yêu cầu quy định của luật: Gồm có 08 kho dùng
để lưu trữ tài liệu, kho lưu trữ cao ráo tuy diện tích khơng q rộng rãi nhưng
thơng thống, sạch sẽ, thường xuyên được nhân viên quyết dọn tránh bụi bặm, hư
hỏng hồ sơ. Kho được trang bị hầu hết trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu
tuy nhiên biện pháp phòng, chống cháy nổ còn đơn giản chưa đạt hiệu qủa cao,
đồng thời nhân viên còn chưa được trang bị kiến thưc về phòng cháy, chữa cháy.
Các thiết bị chuyên dùng để bảo quản hồ sơ, tài liệu như: giá, hộp, tủ, bìa hồ sơ cịn
thiếu so với số liệu cần được lưu trữ và bảo quản; đảm bảo môi trường lưu trữ


thích hợp để bảo quản an tồn các loại tài liệu lưu trữ. Giá, hộp, bìa bảo quản hồ
sơ, tài liệu thực hiện hầu hết đã đạt tiêu chuẩn, nhưng vẫn cịn tồn tại một số ít
chưa đạt. Đang từng bước hiện đại hóa cơng tác lưu trữ để nâng cao hiệu quả quản
lý, bảo vệ an toàn và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tình hình bảo quản hồ sơ hưởng đang lưu trữ dưới dạng hồ sơ giấy dẫn đến nhiều
hạn chế như việc quản lý hồ sơ giấy cịn thủ cơng, việc bảo quản hồ sơ giấy gặp rất
nhiều khó khăn vì thời tiết khánh hòa chia làm 2 mùa, mùa mưa thì lượng mưa
nhiều dễ gây ngập úng, hồ sơ dễ bị ẩm ướt gây rách, mốc tài liệu, ngoài thời tiết
cịn có cơn trùng (gián, chuột…) gặm nhấm hồ sơ, hồ sơ bằng giấy dễ bị cháy…
- Việc bảo quản luôn được chú trọng trong việc dọn dẹp (thường xuyên lau dọn kệ,
tủ đựng đồ, quét dọn để tránh cho loại côn trùng gặm nhấm..), sắp xếp hồ sơ theo
đúng quy định, gọn gàng để thuận lợi cho việc tìm kiếm hồ sơ.
- Những hồ sơ hưởng có thời hạn trên 50 năm bị hư hỏng nặng do không chú
trọng, đồng thời khơng có biện pháp bảo quản kịp thời để khắc phục. Nhân viên
lưu trữ và bảo quản hồ sơ chưa hiểu biết hết về chuyên môn về lưu trữ hồ sơ, tài
liệu.

2.3: Những mặt đạt được, hạn chế và nguyên nhân.
2.3.1. Những mặt đạt được.
- Hàng tháng, BHXH tỉnh Khánh Hòa kịp thời chuyển dữ liệu và gửi hồ sơ về
Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam đúng thời gian quy định, hồ sơ ln được
kiểm tra chính xác, đầy đủ.
- Hiện nay, công tác lưu trữ đã được BHXH tỉnh tiếp tục triển khai đến tất cả các
đơn vị trực thuộc, đặc biệt là đối với BHXH cấp huyện. Theo đó, chỉ đạo, hướng
dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác lưu trữ, bảo quản hồ
sơ hưởng BHXH.
- Hàng năm, theo chức năng nhiệm vụ được giao, văn phòng BHXH tỉnh Khánh
Hòa phối hợp với các phòng nghiệp vụ, bộ phận có liên quan để tham mưu kịp thời
cho Giám đốc ban hành danh mục tài liệu, hồ sơ đưa vào lưu trữ, đồng thời có kế
hoạch đi hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, bộ phận thực hiện theo đúng
hướng dẫn của cấp trên. Đối với các loại hồ sơ được quy định độ “Mật”, cũng đã
được lưu trữ theo đúng hướng dẫn của Bộ Công an.
- Công tác bảo quản ngày càng được nâng cao, phòng lưu trữ hồ sơ được trang bị
hầu hết các thiết bị cần thiết cho việc bảo quan hồ sơ. Cách sắp xếp hồ sơ theo
đúng quy định, ngăn nắp và khoa học đáp ứng mục tiêu phục vụ và khai thác, sử
dụng lâu dài.
2.3.2. Những mặt hạn chế và nguyên nhân:


- Công tác quản lý, chỉ đạo: Mặc dù lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đã có nhận thức
về vai trị, tầm quan trọng của cơng tác lưu trữ, bảo quản. Tuy nhiên, chưa quan
tâm, chỉ đạo sát sao tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của công tác lưu trữ, bảo quản
việc ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ và tổ chức thực hiện còn
chưa kịp thời, cụ thể.
- Kho bảo quản tài liệu chưa được bố trí hợp lý, cịn bị phân tán; việc chỉnh lý,
phân loại, xác định thời hạn bảo quản tài liệu chưa thực hiện tốt; một số loại tài
liệu hết giá trị chưa được đưa ra xem xét để tổ chức tiêu huỷ; cán bộ làm công tác

lưu trữ cịn thiếu và yếu về chun mơn, nghiệp vụ; cơng tác quản lý, khai thác giá
trị tài liệu lưu trữ chưa được phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu quả hoạt động
thực tiễn và nghiên cứu lịch sử; một số BHXH tỉnh chưa thực hiện đầy đủ các chế
độ, chính sách đối với cán bộ làm cơng tác lưu trữ theo quy định.
- Một số đơn vị đã thực hiện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan nhưng chưa giao
nộp hết hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của đơn vị. Tài liệu giao nộp chưa được lập hồ sơ, chủ yếu cịn giao nộp theo bó,
gói, cặp hoặc thùng tôn, ảnh hưởng đến chất lượng và giá trị của tài liệu lưu trữ.
- Việc soạn thảo, ban hành văn bản vẫn còn một số văn bản chưa thực hiện theo
quy định của pháp luật và hướng dẫn của cơ quan chuyên môn; công tác nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa được thực hiện do cịn gặp nhiều khó
khăn; diện tích kho và trang thiết bị trong kho Lưu trữ cơ quan chưa đủ điều kiện
để thu thập tài liệu của các phòng chuyên môn về kho; một số các trang thiết bị:
Máy điều hòa, giá tài liệu, cặp, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ cịn thiếu do vậy chưa
đáp ứng được yêu cầu bảo quản tài liệu.
- Đa số cơ quan lưu trữ chưa thực hiện việc thu thập hồ sơ đã giải quyết xong từ
các phịng, ban chun mơn hàng năm theo quy định. Nhiều cơ quan lưu trữ hồ sơ
cịn tồn đọng ở các phịng, ban chun mơn hoặc được thu về lưu trữ cơ quan dưới
dạng bao tải bó gói.
- Các cơ quan sử dụng diện tích phịng, kho lưu trữ còn chật hẹp so với khối lượng
tài liệu hiện có.

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN,
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ
HƯỞNG TẠI CƠ QUAN BHXH TỈNH KHÁNH HỊA.
3.1: Mục tiêu, định hướng cơng tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH tại cơ
quan BHXH tỉnh Khánh Hòa.


- Thời gian tới, BHXH tỉnh Khánh Hòa tiếp tục triển khai ứng dụng công nghệ

thông tin vào công tác lưu trữ, phấn đấu đến năm 2025 thực hiện 100% số hóa hồ
sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên. Bảo đảm hạ tầng kỹ
thuật và hệ thống để tạo lập, chuyển giao, thu thập, phân phối, sử dụng, bảo quản,
lưu trữ hoặc loại hủy (khi hết giá trị) tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt
động nghiệp vụ...
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ điện tử là
một trong những nhiệm vụ trọng tâm.
- Cần đẩy mạnh đầu tư cơ sở vật chất trong việc lưu trữ, quản lý hồ sơ, chú trọng
đầu tư cơng tác phịng cháy chữa cháy; bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ
công chức, viên chức làm cơng tác lưu trữ.
- Tăng cường vai trị trách nhiệm của Lãnh đạo các phòng nghiệp vụ là đầu mối
thu nộp hồ sơ và BHXH cấp huyện trong phối hợp chỉ đạo, tổ chức thực hiện công
tác lưu trữ hàng năm. Đồng thời, nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa, tầm quan
trọng của hồ sơ lưu trữ cho viên chức được giao giải quyết công việc và người
đang đảm nhiệm công tác lưu trữ.
- Nâng cao nghiệp vụ cho viên chức đảm nhiệm công tác lưu trữ theo hướng tập
trung đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, năng lực phù hợp, đảm bảo có tính kế thừa
trong tương lai.
3.2. Một số giải pháp.
- Để công tác lưu trữ, bảo quản của Ngành nói chung, của từng cơ quan BHXH ở
Trung ương cũng như địa phương nói riêng từng bước đi vào nề nếp, phát triển,
đáp ứng yêu cầu phát triển ngày càng lớn mạnh của Ngành, sớm khắc phục tồn tại,
hạn chế nêu trên, nhằm tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Ngành,
chúng ta cần tập trung thực hiện một số giải pháp sau:
+ Thứ nhất, cần đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện
hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức về
công tác này trong cán bộ, công chức, viên chức của Ngành.
+ Thứ hai, cán bộ lưu trữ cần được đào tạo, bồi dưỡng nắm chắc chuyên môn,
nghiệp vụ lưu trữ. BHXH các cấp cần quan tâm thực hiện đầy đủ các chế độ, chính
sách đối với cán bộ lưu trữ theo quy định, nhằm kịp thời động viên, khích lệ cán bộ

lưu trữ. Tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học, ứng dụng công
nghệ thông tin. Ngược lại, cán bộ làm cơng tác lưu trữ cũng cần tích cực tự học hỏi
nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ; rèn luyện đạo đức nghề nghiệp để có
trách nhiệm cao trong thực hiện nhiệm vụ, có tinh thần phục vụ tốt, tâm huyết với
công việc được giao.


+ Thứ ba, từng bước bố trí kho lưu trữ theo quy chuẩn. Trang thiết bị, phương tiện
bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ gồm có: Giá kệ, tủ, bìa, hộp,
cặp; trang thiết bị vận chuyển tài liệu; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống
cháy, phịng chống ẩm; hệ thống điều hịa khơng khí, hệ thống camera quan sát…
Trang thiết bị và phương án xử lý kỹ thuật giúp hạn chế các nguyên nhân gây hại
tài liệu lưu trữ: Tài liệu lão hóa và tự hủy theo thời gian; ảnh hưởng của nhiệt độ
không khí, độ ẩm, ánh sáng, bụi, cơn trùng và các loại gặm nhấm...; ảnh hưởng do
điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu…
+ Thứ tư, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ trong Ngành;
tổng hợp các vướng mắc trong quá trình thực hiện và đề xuất các biện pháp kịp
thời trình cấp có thẩm quyền giải quyết;
+ Thứ năm, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ. Cần
tăng cường các biện pháp lưu trữ bằng các phương tiện hiện đại, dần từng bước
hạn chế việc lưu trữ bằng chất liệu giấy, nhằm giảm bớt sự cồng kềnh trong các
kho lưu trữ của Ngành. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tạo
được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ việc
tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng
nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng một nền hành chính
hiện đại, thúc đẩy sự nghiệp thực hiện BHXH đối với mọi người lao động, bảo
hiểm y tế toàn dân của Ngành. Phấn đấu thực hiện 100% số hóa hồ sơ, tài liệu lưu
trữ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên.
+ Thứ sáu, rà sốt, thống kê tình trạng vật lý của tài liệu, tài liệu có nguy cơ hư
hỏng cần có phương án tu bổ, phục chế để có kế hoạch và đề xuất thực hiện việc tu

bổ tài liệu. Các hình thức được sử dụng trong tu bổ tài liệu như: Cắt dán, ngâm
tẩm, bồi nền, ép màng mỏng tài liệu giấy, tẩy nấm mốc tài liệu phim ảnh, tài liệu
giấy…Tùy theo các loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau (tài liệu giấy thường, tài
liệu bản vẽ kỹ thuật, tài liệu bản đồ,…) mà áp dụng các biện pháp kỹ thuật khác
nhau. Căn cứ vào mức độ hư hỏng của tài liệu lưu trữ, sẽ có phương pháp tu bổ
phù hợp, ví dụ như:
•

Vá, dán tài liệu: áp dụng cho tài liệu tình trạng vật lý cịn tốt, nhưng rách
mép ngồi hoặc có các lỗ thủng trên bề mặt tài liệu.

•

Bồi nền và viền méo tài liệu: áp dụng tu bổ tài liệu in sao ánh sáng hoặc in
trên giấy chuyên dùng.

•

Tu bổ tài liệu bằng vải: áp dụng cho tài liệu bản đồ.

•

Ép màng mỏng hoặc làm bao bảo vệ tài liệu.


Khác với tu bổ, phục chế khôi phục lại đặc điểm, giá trị ban đầu chính xác của tài
liệu ngay trên tài liệu bị hư hại hoặc trên một nền vật mang tin khác có cùng chất
liệu của tài liệu gốc. Trong quá trình phục chế tài liệu, tuyệt đối không được tự
thêm các thông tin.

3.2. Một số khuyến nghị.
3.2.1. Đối với Bảo hiểm xã hội tỉnh Khánh Hòa.
- Thường xuyên tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy định của
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức.
Quán triệt cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật
và hướng dẫn tại Công văn số 3003/BHXH-TCCB ngày 05/8/2013 của Bảo hiểm
xã hội Việt Nam về hướng dẫn bố trí, sắp xếp và sử dụng biên chế có trình độ cao
đẳng, trung cấp.
- Chỉ đạo văn thư cơ quan khi phát hành văn bản phải kiểm tra thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản, đóng dấu vào bản gốc và lưu theo quy định.
- Bố trí diện tích kho tàng, kinh phí phục vụ cơng tác chỉnh lý, thu hồi tài liệu từ
các phịng chun mơn về Lưu trữ cơ quan, chủ động giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh; đầu tư cơ sở vật chất mua sắm trang thiết bị: Giá, hộp, bìa hồ
sơ, máy điều hịa, máy hút bụi, hút ẩm, quạt thơng gió…để bảo quản tài liệu lưu trữ
theo quy định của pháp luật.
3.2: Đối với Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Tăng cường công tác kiểm tra về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan trong hệ
thống ngành dọc đóng tại địa phương.
- Hàng năm, có kế hoạch chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các
đối tượng làm công tác văn thư, lưu trữ của ngành; hướng dẫn các đơn vị thu hồi,
chỉnh lý và nộp lưu tài liệu về Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
- Đầu tư kinh phí, cung cấp trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ đối với Bảo hiểm
xã hội tỉnh, huyện để bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ theo quy định
của pháp luật.- Ban hành các văn bản chỉ đạo, quy định và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ bảo
quản tài liệu lưu trữ tại cơ quan; thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc duy trì hoạt


động bảo quản tài liệu góp phần bảo vệ nâng cao tuổi thọ và sử dụng tốt nguồn tài

liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
- Trong

thời gian tới, công tác lưu trữ hồ sơ, chính lý hồ sơ phải làm thường xuyên,
liên tục, cần phải số hóa hồ sơ điện tử toàn bộ toàn ngành, giúp cho việc quản lý,
tra cứu, lưu trữ thông tin khoa học, hiệu quả; phần mềm lưu trữ hồ sơ phải được
thiết kế thống nhất, hiệu quả; dữ liệu lưu trữ toàn ngành phải được liên thông,
thống nhất giữa các hoạt động nghiệp vụ liên quan.
- Thường xuyên tổ chức, đào tạo, tập huấn cho cán bộ làm cơng tác lưu trữ nâng
cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn..