HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN NỀ NẾP NHÀ TRƯỜNG TRUNG HỌC

UBND TỈNH AN GIANG
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Số:1286/SGDĐT-GDTrH
V/v: Thực hiện nền nếp trường Trung học
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Long Xuyên, ngày 14 tháng 9 năm 2010
Kính gửi: - Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo Huyện, Thị (TP);
- Hiệu trưởng các trường THPT;
Căn cứ Điều lệ Trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông
có nhiều cấp học ban hành kèm theo Quyết định số 07/2007/QĐ-BGDĐT ngày 02/4/2007 của
Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Căn cứ Quy chế công nhận trường trung học đạt chuẩn quốc gia ban hành kèm theo
Quyết định số 06/2010/QĐ-BGDĐT ngày 26/2/2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Căn cứ Quy chế đánh giá, xếp loại học sinh THCS, THPT ban hành kèm theo Quyết định
số 40/2006-BGDĐT ngày 05/10/2006 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT.
Sở Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn các trường trung học thực hiện một số nội dung sau:
Phần I
HỆ THỐNG HỒ SƠ SỔ SÁCH CỦA NHÀ TRƯỜNG
I. Hệ thống hồ sơ sổ sách theo dõi hoạt động dạy học và giáo dục.
1. Đối với nhà trường
1.1. Sổ đăng bộ.
1.2. Sổ gọi tên và ghi điểm.
1.3. Sổ ghi đầu bài.
1.4. Học bạ học sinh.
1.5. Sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ.
1.6. Sổ theo dõi phổ cập giáo dục.
1.7. Sổ theo dõi học sinh chuyển đến, chuyển đi.
1.8. Sổ ghi biên bản họp cơ quan và nghị quyết của nhà trường.
1.9. Sổ ghi biên bản họp hội đồng trường và nghị quyết của hội đồng trường.
1.10. Sổ kế hoạch năm học của nhà trường.

1.11. Sổ nhật kí công tác của nhà trường.
1.12. Sổ ghi biên bản họp nhà trường và ban đại diện cha mẹ học sinh.
1.13. Hồ sơ thi đua của nhà trường.
1.14. Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên, nhân viên.
1.15. Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật học sinh.
1.16. Sổ quản lý và hồ sơ lưu trữ các văn bản, công văn.
1.17. Sổ quản lý tài sản.
1.18. Hồ sơ quản lý tài chính.
1.19. Hồ sơ quản lý thiết bị dạy học và thực hành thí nghiệm.
1.20. Hồ sơ quản lý thư viện.
1
1.21. Hồ sơ theo dõi sức khỏe học sinh.
1.22. Hồ sơ của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh (Đội TNTP Hồ Chí Minh).
1.23. Hồ sơ của Công đoàn nhà trường.
1.24. Bảng ghi điểm thi tốt nghiệp (THPT), bảng ghi kết quả xét tốt nghiệp (THCS).
1.25. Bảng ghi kết quả tuyển sinh đầu cấp học đã được phê duyệt.
1.26. Hồ sơ tự kiểm tra trường đạt chuẩn quốc gia
1.27. Hồ sơ thực hiện 03 công khai của đơn vị
1.28. Hồ sơ kiểm định chất lượng giáo dục.
2. Đối với giáo viên
2.1. Bài soạn.
2.2. Sổ ghi điểm của giáo viên.
2.3. Sổ dự giờ thăm lớp.
2.4. Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp).
2.5. Sổ công tác.
3. Đối với tổ chuyên môn
3.1. Sổ kế hoạch tổ chuyên môn
3.2. Sổ chuyên đề
3.3. Sổ biên bản họp tổ chuyên môn, sinh hoạt HĐBM
3.4. Sổ theo dõi dạy thay

4. Đối với tổ văn phòng
4.1. Sổ kế hoạch tổ văn phòng
4.2. Sổ biên bản họp tổ văn phòng
II. Hướng dẫn sử dụng hồ sơ sổ sách
1. Đối với sổ kế hoạch nhà trường
1.1. Sổ kế hoạch nhà trường (theo mẫu có sẵn của Sở GD&ĐT) nhằm quản lý các hoạt động
dạy học và giáo dục chủ yếu của nhà trường theo Điều lệ trường trung học và theo biên chế năm
học của Bộ GD&ĐT. Đầu năm học, Hiệu trưởng chịu trách nhiệm hoàn chỉnh sổ kế hoạch nhà
trường theo đúng hướng dẫn của Sở GD&ĐT.
a) Phần kế hoạch bắt buộc hàng tháng
- Đối với những công việc tổ chức thực hiện được ngay: Hiệu trưởng ấn định thời gian và
trực tiếp phân công người thực hiện.
- Đối với những công việc cần xây dựng kế hoạch chi tiết: phân công người dự thảo kế
hoạch trình Hiệu trưởng phê duyệt để tổ chức thực hiện.
b) Phần kế hoạch bổ sung
- Hàng tháng, Hiệu trưởng ghi các công việc mới phát sinh (chưa có trong phần kế hoạch
bắt buộc) hoặc các công việc chưa hoàn thành thuộc phần kế hoạch bắt buộc của những tháng
trước đó hoặc những công việc của các tổ chức trong nhà trường, ấn định thời gian và phân công
người tổ chức thực hiện.
1.2. Căn cứ vào các công việc của cả 2 phần kế hoạch bắt buộc và bổ sung hàng tháng, Hiệu
trưởng chịu trách nhiệm công khai trên bảng thông báo của nhà trường:
2
a) Những công việc chính phải tổ chức thực hiện trong tháng của nhà trường (kể cả các
công việc của các tổ chức trong nhà trường)
b) Thời gian biểu làm việc của cán bộ, giáo viên, học sinh và các tổ chức trong nhà
trường theo từng tuần (kể cả các công việc phải tổ chức thực hiện ngoài giờ hành chính hoặc vào
các ngày nghỉ).
1.3. Sổ kế hoạch nhà trường phải được cơ sở giáo dục trực tiếp quản lý duyệt trước khi tổ
chức thực hiện (trừ phần kế hoạch bổ sung hàng tháng). Mỗi trường làm thành 2 bản, 1 bản để
tại nhà trường, 1 bản gửi Sở GD&ĐT (đối với các trường trực thuộc Sở GD&ĐT) hoặc phòng

Giáo dục-Đào tạo (đối với các trường trực thuộc phòng Giáo dục- Đào tạo).
2. Đối với sổ biên bản họp cơ quan và sổ nhật ký công tác của nhà trường
- Đầu năm học, Hiệu trưởng cử một giáo viên ghi biên bản tất cả các cuộc họp cơ quan
trong năm học vào sổ biên bản họp cơ quan và ghi toàn bộ các hoạt động thực tế hàng ngày của
nhà trường vào sổ nhật ký công tác của nhà trường (kể cả các công việc phải tổ chức thực hiện
ngoài giờ hành chính hoặc vào các ngày nghỉ).
- Giáo viên ghi biên bản họp cơ quan phải ghi đủ các mục: thời gian, địa điểm tổ chức
họp, thành phần tham dự (ghi rõ tên các thành viên vắng mặt có lý do, không có lý do), họ và tên
người chủ trì cuộc họp; ghi đầy đủ nội dung cuộc họp, ý kiến phát biểu của các thành viên và kết
luận của người chủ trì cuộc họp.
- Biên bản lập xong phải đọc lại cho tất cả thành viên dự họp cùng nghe sau đó người
chủ trì và thư ký phải ký vào biên bản.
- Nếu nội dung kết luận cần phải ra nghị quyết của tập thể thì thư ký ghi nội dung nghị
quyết vào phần cuối của biên bản (thay cho kết luận của người chủ trì); ghi rõ số lượng và tỷ lệ
% thành viên dự họp nhất trí sau đó người chủ trì, thư ký, lãnh đạo nhà trường, Tổ trưởng
chuyên môn, Chủ tịch công đoàn, Bí thư Đoàn TNCS Hồ Chí Minh (Tổng phụ trách Đội TNTP
Hồ Chí Minh), Trưởng ban thanh tra nhân dân,... đều ký vào biên bản.
3. Đối với sổ chuyên đề của tổ chuyên môn
Sổ chuyên đề của tổ chuyên môn bao gồm các nội dung:
Phần 1: Kế hoạch sinh hoạt chuyên đề các môn học trong năm học
STT Tên chuyên đề
Họ và tên người thực hiện (hoặc
tên nhóm chuyên môn thực hiện)
Thời gian hoàn
thành
Kinh phí tổ
chức
1
2
3

...
Chú ý: Một số chuyên đề cần tập trung là:
- Các bài mới và khó trong chương trình;
- Chuyên đề phát hiện và bồi dưỡng học sinh giỏi;
- Chuyên đề dạy phụ đạo học sinh yếu, kém;
- Đổi mới phương pháp dạy – học;
3
- Ra đề kiểm tra trắc nghiệm khách quan;
- Sử dụng có hiệu quả thiết bị dạy học;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy – học,...
- Cập nhật các chuyên đề và nội dung do Hội đồng bộ môn quy định hằng năm.
Phần 2: Kế hoạch tổ chức thực hiện từng chuyên đề
Đầu năm học, Tổ trưởng chuyên môn xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện lần lượt các
chuyên đề trong năm học. Mỗi chuyên đề cần nêu rõ:
- Tên chuyên đề.
- Lý do xây dựng chuyên đề.
- Phạm vi ứng dụng của chuyên đề.
- Phân công các thành viên chuẩn bị.
- Thời gian hoàn thành, tổ chức báo cáo và nghiệm thu.
- Việc triển khai áp dụng chuyên đề đã được nghiệm thu.
- Kinh phí tổ chức thực hiện.
4. Đối với sổ biên bản sinh hoạt tổ chuyên môn
Đầu năm học, Tổ trưởng chuyên môn cử 1 giáo viên trong tổ ghi biên bản tất cả các cuộc
họp tổ chuyên môn thường kỳ và đột xuất, bao gồm các nội dung:
- Triển khai thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch của nhà trường.
- Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch sinh hoạt chuyên đề các bộ môn.
- Tổ chức kiểm tra, thanh tra, rút kinh nghiệm dự giờ.
- Triển khai công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.
- Nội dung sinh hoạt HĐBM đã được triển khai trong cụm
- Các công việc khác theo yêu cầu của Hiệu trưởng.

Chú ý: Nếu trong tổ chuyên môn có nhiều nhóm chuyên môn thì phần sinh hoạt chuyên
đề sẽ ghi riêng theo nhóm chuyên môn, mỗi nhóm chuyên môn có 1 sổ ghi biên bản riêng. Việc
chia nhóm chuyên môn do Hiệu trưởng quyết định tùy theo số lượng giáo viên các môn học, mỗi
nhóm có giáo viên của một môn học hay một số môn học.
5. Đối với bài soạn
- Trước khi lên lớp, giáo viên của tất cả các môn học phải chuẩn bị bài soạn theo đúng
Quy định về cấu trúc và hình thức trình bày bài soạn gửi kèm theo văn bản này.
- Khi lên lớp, giáo viên bắt buộc phải mang theo bài soạn do chính mình chuẩn bị, không
sử dụng bài soạn của người khác (trừ trường hợp đột xuất phải dạy thay).
- Giáo viên được sử dụng máy vi tính hỗ trợ việc soạn bài nếu chính người dạy biết vận
hành máy vi tính để soạn tất cả các nội dung của bài soạn.
6. Đối với các hồ sơ còn lại.
Yêu cầu cập nhật thông tin thường xuyên, đầy đủ và chính xác các nội dung theo đúng
quy định đã ghi ở từng hồ sơ sổ sách.
III. Quy định về quản lý, kiểm tra và bảo quản hồ sơ sổ sách
1. Về quản lý, kiểm tra hồ sơ sổ sách
4
1.1. Tất cả các loại hồ sơ sổ sách được quy định tại văn bản này do Hiệu trưởng quản lý.
Tuỳ theo đặc trưng của mỗi loại hình công việc, Hiệu trưởng có thể giao quyền quản lý trực tiếp
cho Phó hiệu trưởng, Tổ trưởng chuyên môn, người đứng đầu các tổ chức trong nhà trường,
song Hiệu trưởng vẫn là người chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên.
1.2. Đầu năm học, Hiệu trưởng chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch kiểm tra, giám sát và
đôn đốc mọi người thực hiện quy định về sử dụng và bảo quản hồ sơ sổ sách. Kế hoạch tập
trung vào các nội dung chủ yếu sau:
a) Đối tượng kiểm tra.
Tất cả cán bộ, giáo viên và nhân viên sử dụng hồ sơ sổ sách theo quy định trên (kể cả
Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng và các tổ trưởng, tổ phó chuyên môn).
b) Hình thức kiểm tra.
- Kiểm tra định kỳ.
- Kiểm tra đột xuất.

c) Số lần kiểm tra định kỳ tối thiểu (thực hiện theo Quy định về số lần kiểm tra định kỳ
tối thiểu, thời hạn lưu giữ và đóng dấu giáp lai hồ sơ sổ sách quản lý gửi kèm theo văn bản
này).
Số lần kiểm tra đột xuất không hạn chế đối với đối tượng kiểm tra. Hiệu trưởng cần tăng
cường tổ chức kiểm tra đột xuất khi có dấu hiệu vi phạm quy định về sử dụng hồ sơ sổ sách.
d) Nội dung kiểm tra
Kiểm tra các nội dung theo quy định của từng hồ sơ sổ sách. Người kiểm tra phải ghi rõ
ngày tháng kiểm tra, ưu điểm, khuyết điểm, yêu cầu khắc phục, sửa chữa vào biên bản kiểm tra
hoặc trực tiếp vào hồ sơ sổ sách (căn cứ vào đặc điểm của từng loại hồ sơ sổ sách).
2. Về bảo quản hồ sơ sổ sách
- Tất cả hồ sơ sổ sách phải được được giữ gìn sạch sẽ, không để nhàu nát, mất trang. Một
số hồ sơ phải đóng dấu giáp lai giữa các trang ngay từ đầu năm học (thực hiện theo Quy định về
số lần kiểm tra định kỳ tối thiểu, thời hạn lưu giữ và đóng dấu giáp lai hồ sơ sổ sách quản lý gửi
kèm theo văn bản này).
- Hồ sơ sổ sách nhà trường phải có người chịu trách nhiệm lưu giữ và bảo quản. Khi
người lưu giữ đi vắng phải bàn giao cho người được uỷ nhiệm thay thế.
- Kết thúc năm học, người sử dụng bàn giao đầy đủ các loại hồ sơ sổ sách cần tiếp tục lưu
giữ cho phòng hành chính quản trị nhà trường. Khi bàn giao phải lập biên bản chi tiết. Nhà
trường phải đầu tư cơ sở vật chất (tủ đựng có khóa chắc chắn, đóng bìa cứng một số hồ sơ quan
trọng,..) để việc lưu giữ hồ sơ sổ sách khoa học, ngăn nắp và tuyệt đối an toàn.
- Tổ chức lưu giữ hồ sơ sổ sách theo các tiêu chuẩn trường chuẩn quốc gia.
Phần 2
CÔNG TÁC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HỌC TẬP CỦA HỌC SINH
I. Đổi mới công tác kiểm tra, đánh giá
5