CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP

CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HOÁ TRONG DOANH
NGHIỆP .
1.1. Vai trò của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp .
1.1.1. Mục đích của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh
nghiệp .
 Khái niệm về dự trữ hàng hoá :
Hàng hoá là một sản phẩm được sản xuất ra , trước hết nó phải có công
dụng thoả mãn
một nhu cầu nào đó của xã hội ( sản xuất hoặc tiêu dùng ) và nó phải
được bán ra cho người khác chứ không phải tự tiêu dùng . Như vậy , hàng hoá
của doanh nghiệp này cũng có thể vật tư đầu vào của một doanh nghiệp khác .
Sản phẩm hàng hoá dự trữ trong doanh nghiệp có thể là vật tư đầu vào
phục vụ cho sản xuất , và có thể là sản phẩm hàng hoá từ khi sản xuất đến khi
được đem tiêu dùng ( sử dụng ).
Dự trữ hàng hoá là trạng thái sản phẩm hàng hoá chưa được sử dụng
( tiêu dùng) theo công dụng, mục đích của nó. Là sản phẩm hàng hoá, nó luôn
luôn phải tuân theo một quá trình vận động từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng.
Đó chính là quá trình trao đổi hàng hoá, lưu thông hàng hoá. Sản xuất ra hàng
hoá là để tiêu dùng, chỉ khi bước vào tiêu dùng sản phẩm trở lại thành sản
phẩm đích thực. Dự trữ hàng hoá chính là sự tồn tại của sản phẩm dưới dạng
hàng hoá, là sự ngưng đọng của sản phẩm hàng hoá, đó là trạng thái sản
phẩm hàng hoá đang trong quá trình vận động từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh
vực tiêu dùng sản xuất hoặc tiêu dùng cá nhân.
 Khái niệm về quản trị dự trữ hàng hoá :
Quản trị dự trữ theo cách tiếp cận quá trình: Gồm các hoạt động quản
trị liên quan đến
việc hoạch định, tổ chức, kiểm soát hàng hoá dự trữ trong doanh nghiệp
nhằm đạt được các mục tiêu xác định.
Quản trị dự trữ theo cách tiếp cận nội dung: Quản trị hàng hoá được
tiến hành trên ba phương diện chính là quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện
vật, quản trị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị và quản trị kinh tế dự trữ hàng

hoá. Nhằm đạt được các mục tiêu xác định.
 Mục đích của quản trị dự trữ hàng hoá :
Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn hàng hoá của doanh nghiệp thông qua
việc xây dựng và
thực hiện kế hoạch dự trữ một cách hợp lý. Đảm bảo hoàn thành kế hoạch
sản xuất và đảm bảo an toàn cho hoạt động bán ra của doanh nghiệp, đồng
thời đẩy nhanh vòng quay của vốn hàng hoá của doanh nghiệp.
Tối thiểu hoá chi phí dự trữ bằng cách giữ gìn hàng hoá và mặt giá trị
và giá trị sử dụng của hàng hoá. Tránh làm thất thoát hư hao hàng hoá.
1.1.2. Tầm quan trọng của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh
nghiệp:
 Quản trị dự trữ hàng hoá đảm bảo cho hàng hoá trong kho đủ về số
lượng, đáp ứng
được nhu cầu của sản xuất, cơ cấu bán ra của doanh nghiệp, không làm
cho quá trình sản xuất, quá trình bán ra bị gián đoạn tránh ứ đọng hàng hoá.
 Quản trị dự trữ hàng hoá đảm bảo cho lượng vốn hàng hoá tồn tại dưới
hình thái vật
chất ở mức tối ưu.
 Quản trị dự trữ hàng hoá góp phần tránh gây tổn thất tài sản của doanh
nghiệp.
 Quản trị dự trữ hàng hoá tốt sẽ góp phần làm giảm chi phí bảo quản
hàng hoá của
doanh nghiệp.
1.1.3. Những nguyên tắc của quản trị dự trữ hàng hoá trong
doanh nghiệp:
Quản trị dự trữ hàng hoá là quá trình tổ chức quản lý nắm vững lực
lượng hàng hoá dự trữ trong kho. Dự trữ, bảo quản và bảo vệ tốt hàng hoá dự
trữ , cũng như xử lý các hiện tượng ảnh hưởng xấu đến số lượng và chất lượng
hàng hoá nhập, xuất, dự trữ, bảo quản ở trong kho nhằm phục vụ tốt nhất việc
sản xuất, lưu thông hàng hoá của doanh nghiệp.

Như vậy, quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp phải thực hiện
đúng một số các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 1: Xây dựng định mức dự trữ hàng hoá tối ưu cho doanh
nghiệp. Chúng ta cần đảm bảo được nguyên tắc này do:
Định mức dự trữ hàng hoá là sự quy định đại lượng tối thiểu phảI có theo
kế hoạch của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp được tiến hành bình thường, liên tục và đều đặn.
Qua kháI niệm trên cho thấy hàng hoá không đủ mức cần thiết nó sẽ làm
cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có nguy cơ bị gián đoạn
và ngược lại nếu dự trữ vượt mức cần thiết sẽ dẫn đến ứ đọng hàng hoá, ứ
đọng vốn gây ra lãng phí cho doanh nghiệp, bởi vậy để có đủ hàng hoá cho
hoạt động sản xuất kinh doanh, tránh tình trạng dự trữ quá ít hoặc quá nhiều
cần phảI tiến hành định mức dự trữ hàng hoá.
Khi tiến hành định mức dự trữ hàng hoá, cần phảI tuân theo các quy tắc
sau:
Qui tắc 1: Phải xác định đại lượng dự trữ tối thiểu, tối đa và bình quân
nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được duy
trì bình thường trong mọi tình huống.
Qui tắc 2: Phải xác định đại lượng dự trữ trên cơ sở tính toán tất cả các
nhân tố ảnh hưởng trong kỳ kế hoạch liên quan đến khả năng cung ứng và khả
năng thực tế tiêu dùng của kỳ báo cáo cũng như quan tâm tới hệ thống giao
thông mạng lưới thương mại, tình hình thị trường và khả năng cạnh tranh.
Qui tắc 3: Phải tiến hành định mức dự trữ từ cụ thể đến tổng hợp để tính
toán một cách đầy đủ các điều kiện cung ứng với hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp.
Nguyên tắc 2: Thực hiện đúng các nguyên tắc, nhiệm vụ, nội dung của các
nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá ở kho và nhiệm vụ, nội dung của nghiệp vụ bảo
quản hàng hoá ở kho.
Nguyên tắc 3: Xây dựng và thực hiện đầy đủ chế độ sổ sách của kho, đặc
biệt là thẻ kho. Hạch toán cập nhập, kịp thời nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá

vào thẻ kho.
Nguyên tắc 4: Phân bố hàng hoá trong kho theo sơ đồ quy hoạch chi tiết
của kho. Tổ chức chất xếp hàng hoá khoa học. Thường xuyên kiểm tra, chăm
sóc hàng hoá trong kho nhằm phát hiện kịp thời những nguyên nhân gây hại
đến hàng hoá dự trữ để khắc phục kịp thời.
Nguyên tắc 5: Cần xây dựng và có chế độ đãi ngộ thích đáng đối với trình
độ kỹ thuật, nghiệp vụ, cũng như tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân lực
tham gia và công tác quản trị dự trữ hàng hoá, mà ở đây phải đặc biệt quan
tâm đến bộ phận trực tiếp như bộ phận kho, nhất là thủ kho.
1.2. Những nội dung chủ yếu của quản trị dự trữ hàng hoá
trong doanh nghiệp:
1.2.1. Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật:
Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật nhằm mục đích giữ gìn hàng
hoá về giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hànghoá trong
kho. Mặt khác quản trị dự trữ về mặt hiện vật còn giúp cho việc chất xếp, xuất,
nhập hàng trong kho được dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm được số lượng
từng loại hàng trong kho để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn về
cung ứng hàng hoá.
Quản trị dự trữ về mặt hiện vật gồm những nội dung chính như sau:
Trước khi chất xếp hàng hoá trong kho, thì chúng ta cần phân loại hàng
hoá dự trữ trong kho theo các tiêu chí như:
- Căn cứ vào giá trị hàng hoá dự trữ : Theo nguyên lý Pareto, nguyên lý
ABC (80% đến 20%) , hàng hoá dự trữ thường được chia thành 3 nhóm:
Nhóm A : Chiếm tỷ lệ nhỏ về số lượng hay chủng loại nhưng thực hiện
giá trị lớn về dự trữ (chiếm từ 70% đến 80%), từ đó tạo ra một dự trữ lớn.
Nhóm này cần được sự quan tâm đặc biệt của nhà quản trị cấp cao trong
doanh nghiệp, cần có kế hoạch cụ thể thận trọng và cần được theo dõi thường
xuyên.
Nhóm B: Chiếm 10% đến 20% giá trị dự trữ, là nhóm hàng hoá ít quan
trọng hơn. Cần được theo dõi và chăm sóc định kỳ, nó thuộc tầm kiểm soát của

nhà quản trị cấp trung gian.
Nhóm C : Chiếm 50% đến 60% về số lượng dự trữ , nhưng chỉ thực hiện
từ 5% đến 10% giá trị dự trữ nên ảnh hưởng ít đến hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp. Do đó những mặt hàng này được giao theo dõi cho các nhà
quản trị cấp cơ sở.
- Phân loại hàng hoá căn cứ theo công dụng và tính chất lí hoá của sản
phẩm hàng hoá.
 Đảm bảo hệ thống kho tàng phù hợp với việc bảo quản và
bảo vệ hàng hoá:
Hàng hoá trong kho thuộc nhiều loại, có tính chất lí – hoá khác nhau và
yêu cầu bảo
quản khác nhau. Ví dụ :
Hàng nông sản cần tránh mưa nắng, ẩm, cần được bảo vệ trước sự phá
hoại của sâu
bọ, côn trùng, chuột,…..Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh được
mưa, nắng, có phương tiện phòng chống sinh vật phá hoại.
Các hàng hoá có giá trị cao cần được bảo vệ nghiêm ngặt.
Các loại hàng hoá dễ cháy cần phải được bảo quản trong các kho có khả
năng chống cháy và có thiết bị, phương tiện phòng, chữa cháy.
Các hàng hoá dễ lây mùi phảI được bảo quản riêng….
 Phương pháp và phương tiện chất xếp hàng trong kho khoa học:
Phương pháp, phương tiện chất xếp khoa học vừa đảm bảo không hư
hỏng hàng hoá,
vừa đảm bảo dễ dàng, thuận tiện trong việc xuất hàng. Cần có sơ đồ sắp
xếp hàng trong kho một cách hợp lý.
 Thực hiện chế độ theo dõi hàng trong kho về mặt hiện vật:
Để theo dõi lượng hàng hoá dự trữ có thể tiến hành kiểm kê hàng bằng
cách áp dụng
một trong hai phương pháp kiểm kê:
Phương pháp 1: Ngừng toàn bộ hoạt động sản xuất, hoạt động bán hàng

để tiến hành số hàng thực tế còn lại trong các loại kho của doanh nghiệp.
Phương pháp này có thể gây ảnh hưởng đến tính liên tục của hoạt động sản
xuất kinh doanh.
Phương pháp 2: Thực hiện kiểm kê liên tục, nghĩa là số các mặt hàng
thuộc diện kiểm kê được đếm hàng ngày hay hàng tuần, rồi căn cứ vào đó điều
chỉnh các số liệu kiểm kê thường xuyên.
Theo dõi lượng hàng hoá dự trữ bằng các phương pháp kiểm kê cho kết
quả chính xác nhưng mất nhiều thời gian và tốn kém nhiều chi phí. Vì vậy có
thể sử dụng phương pháp theo dõi dự trữ liên tục thông qua thẻ kho. Lượng
hàng hoá dự trữ có thể nắm được bằng cách trừ lùi. Nó cho phép xác định
chính xác lượng hàng hoá thực có trên sổ sách nếu thủ kho thực hiện đúng chế
độ ghi chép ban đầu trong kho.
Ngày nay, việc theo dõi hàng dự trữ được thực hiện nhờ sự trợ giúp của
máy tính. Người ta thường nạp vào máy tính những dữ liệu liên quan đến mua
hàng, đến bán hàng, với những chương trình có sẵn, máy tính sẽ đưa ra những
thông số về hàng hoá dự trữ, nếu cần nó có thể đưa ra những điều chỉnh cần
thiết.
1.2.2. Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị :
Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị (hạch toán hàng hoá dự trữ )
nhằm mục đích kiểm soát được lượng vốn hàng hoá còn tồn tại dưới hình thái
hiện vật, làm cơ sở cho việc đánh giá chính xác tài sản của doanh nghiệp và
hiệu quả sử dụng vốn hàng hoá. Đồng thời các nhà quản trị có cơ sở đưa ra giá
bán hợp lý (trong doanh nghiệp sản xuất thì đây cũng là cơ sở để tính giá
thành) và tính toán mức lãi thu được thu được do bán hàng.
Có hai phương pháp hạch toán hàng hoá dự trữ :
 Phương pháp tính theo giá thì có hai cách tính như sau:
 Tính theo giá mua thực tế :
Hàng hoá dự trữ sẽ được hạch toán theo giá mua vào thực tế, Phương
pháp này cho
phép tính chính xác số vốn hàng hoá còn đọng lại trong kho, nhưng cũng

là phương pháp rất khó thực hiện trên thực tế bởi vì không phải lúc nào cũng
có thể phân định chính xác hàng hoá dự trữ nào được mua với giá nào.
 Phương pháp tính theo giá mua bình quân gia quyền:
Đây là phương pháp tương đối dễ thực hiện nên thường được áp dụng
trong thực tế, bởi
vì dựa vào sổ sách nhập kho người ta dễ dàng tính được giá mua bình
quân gia quyền và giá trị hàng hoá dự trữ sẽ bằng lượng hàng hoá dự trữ
nhân với giá bình quân gia quyền ( vì vậy đại lượng giá trị này chỉ là số gần
đúng). Giá bình quân gia quyền có thể tính bằng công thức sau:
Giá bình quân gia truyền =