Giáo trình Bài giảng Nghiệp vụ Ngân quỹ Chương 2 Quản lý, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong tiền mặt tài sản quý, giấy tờ có giá

CHƯƠNG II : QUẢN LÝ TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ VÀ GIẤY TỜ CÓ GIÁ
NGHIỆP VỤ KIỂM ĐIỂM VÀ XỬ LÝ THU CHI TIỀN MẶT,
GIẤY TỜ CÓ GIÁ, TÀI SẢN QUÝ TRONG NGÀY
2.1. Đóng gói, kiểm đếm, niêm phong, xử lý thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ
có giá.
2.1.1. Đóng gói tiền:
Tiền mặt được đóng gói theo từng loại tiền, từng mệnh giá nhằm dễ kiểm tra và
quản lý. Khi đóng gói tiền cần lưu ý tiền cotton và tiền polymer được đóng riêng
biệt khơng lẫn lộn.
2.1.1.1. Đóng gói tiền giấy cotton :


Một thếp tiền gồm 100 tờ tiền cùng mệnh giá đóng thành một thếp, sử dụng

dây đay nhỏ, dây gai hoặc bằng giấy buộc ở vị trí 1/3 chiều dài của thếp tiền.


Một bó tiền giấy gồm 10 thếp tiền cùng mệnh giá đóng thành 1 bó, dùng

dây sợi đóng bó tiền chặt chẽ. Như vậy một bó tiền giấy gồm 1000 tờ cùng mệnh
giá. Sắp xếp 5 thếp có dây thừng cùng phía và 5 thép kia có hàng dây buộc đối diện,
đóng bó bằng dây se (sợi, đay, gai…). Các loại tiền có mệnh giá nhỏ (200đ, 500đ)
buộc 2 vòng ngang song song cách đều và 1 vịng chạy dọc giữa chiều dọc bó tiền.
Các loại tiền có mệnh giá từ 1000đ trở lên, giấy tờ có giá, ngoại tệ thì buộc 3 vịng
ngang và 1 vòng dọc. Tại các điểm giao nhau giữa dây ngang và dây dọc thì phải
quấn qua lại để giữ cho bó tiền chắc chắn, nút buộc thắt 2 đầu dây đặt trên bề mặt
tờ lót niêm phong bó tiền.


Một bao tiền gồm 20 bó tiền cùng mệnh giá, xếp các bó thành hình khối hộp

chữ nhật, chiều ngang 4 bó, chiều dọc 5 bó, miệng bao thắt nút chặt hoặc gấp miệng
và khâu kín. Người đóng bao phải kiểm tra từng bó tiền trước khi đóng thành bao,
niêm phong và kẹp chì bao. Bao đóng tiền được may bằng vải sợi bong loại tốt, dai,
bền, có thể dùng cả vải bạt mỏng, không phun sơ, chỉ may phải là loại tốt, chắc
chắn, may dấu đường chỉ ở đáy và thành bao. Mỗi loại tiền dùng 1 loại bao riêng
(màu sắc vải hoặc màu sắc, số đường sọc).
2.1.1.2. Đóng gói tiền polymer:
1




Một thếp tiền Polymer gồm 100 tờ tiền polymer cùng mệnh giá đóng thành

một thếp, quấn thếp bằng băng giấy rộng 2,5 đến 3 cm, loại giấy dai, bền, dán hai
đầu băng giấy bằng băng dính hoặc dùng băng giấy chuyên dùng có sẵn keo dán.
Khi đóng thếp tiền phải quấn băng giấy ở vị trí 1/3 của tờ bạc và ở phía đối diện với
mệnh giá tiền in bằng số.


Một bó tiền polymer gồm 10 thếp tiền Polymer cùng mệnh giá đóng thành

một bó như đối với tiền giấy nhưng:


Dùng hai miếng bìa cứng ( dầy khoảng 0,5 mm) kích thước phù hợp với

kích thước loại tiền để chặn giữ hai mặt bó tiền.


Ở mặt dán niêm phong: đặt tờ lót niêm phong lên trên bìa cứng, dán giấy

niêm phong lên trên nút buộc bó tiền.


Ở mặt trước bó bạc (mặt khơng dán niêm phong), đặt miếng bìa cứng có ơ

trống định vị (khớp đúng với vị trí in mệnh giá tiền bằng số) để nhìn rõ mệnh giá bó
tiền.


Đóng bó tiền bằng dây sợi se buộc 2 ngang 1 dọc đối với tiền mệnh giá nhỏ

từ 500 đồng trở xuống. Buộc 3 ngang 1 dọc đối với tiền có mệnh già từ 1000 đồng
trở lên, giấy tờ có giá và ngọai tệ. Khơng đóng bó tiền q chặt ( khơng dùng máy,
ép tiền q chặt để đóng bó tiền).


Một bao tiền gồm 20 bó tiền cùng mệnh giá, xếp các bó thành hình khối

hộp chữ nhật, chiều ngang 4 bó, chiều dọc 5 bó, miệng bao thắt nút chặt hoặc gấp
miệng và khâu kín. Người đóng bao phải kiểm tra từng bó tiền trước khi đóng thành
bao, niêm phong và kẹp chì bao. Bao đóng tiền được may bằng vải sợi bong loại tốt,
dai, bền, có thể dùng cả vải bạt mỏng, không phun sơ, chỉ may phải là loại tốt, chắc
chắn, may dấu đường chỉ ở đáy và thành bao. Mỗi loại tiền dùng 1 loại bao riêng
(màu sắc vải hoặc màu sắc, số đường sọc).
2.1.1.3. Đóng tiền kim loại:
Đối với tiền mới, chưa qua lưu thông:
Thỏi tiền

Hộp tiền

2




Một thỏi tiền kim loại gồm 50 miếng cùng mệnh giá đóng thành 1 thỏi.

Dùng giấy quấn trịn, dấu kín hai đầu giấy vào mép dọc thỏi hoặc dùng túi nilon
chuyên dùng để đóng thỏi tiền.


Một hộp tiền kim loại gồm 40 thỏi cùng mệnh giá. Đóng gói bằng hộp tiền

áp dụng đối với tiền kim loại mới đúc.
Đối với tiền đã qua lưu thông
Thỏi tiền


Túi tiền

Bao tiền

Thùng tiền

Một thỏi tiền kim loại gồm 50 miếng cùng mệnh giá. Dùng giấy quấn trịn,

dấu kín hai đầu giấy vào mép dọc thỏi hoặc dùng túi nilon chuyên dùng để đóng
thỏi tiền.



Một túi tiền kim loại gồm 20 thỏi tiền kim loại cùng mệnh giá. Như vậy

một túi tiền gồm 1000 miếng cùng mệnh giá. Túi đóng tiền kim loại dùng vải day,
may giấu đường chỉ, có sọc. Sắp xếp các thỏi kim loại thành hình khối, buộc thắt
chặt miệng túi tiền và có niêm phong bằng giấy niêm phong tiền giấy cùng mệnh
giá. Chỉ đóng túi tiền đối với tiền đã qua lưu thông.


Một thùng tiền kim loại gồm 10 túi tiền cùng mệnh giá.

Lưu ý về bao đóng tiền: Như đã nói ở trên mỗi loại tiền dùng 1 loại bao riêng (màu
sắc vải hoặc màu sắc, số đường sọc). Cụ thể như sau:


Bao tiền cotton, tiền kim loại: có các sọc liền rộng khoảng 2,5 – 3 cm, song

song cách đều. Bao tiền polymer có sọc đứt quãng.


Bao tiền mệnh giá trăm đồng có sọc màu vàng, bao tiền mệnh giá nghìn đồng

có sọc màu xanh, bao tiền mệnh giá chục nghìn đồng có sọc màu đỏ, bao tiền mệnh
giá trăm nghìn đồng có sọc màu đen.


Các loại mệnh giá có chữ số đầu là 1 thì bao tiền có 1 sọc, chữ số đầu là 2 thì

có 2 sọc, chữ số đầu là 5 thì có 3 sọc.

2.1.2. Kiểm đếm tiền
Khi thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm chính xác. Người nộp
tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải chứng kiến khi ngân hàng kiểm đếm. Người lĩnh

3


tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm lại trước khi rời khỏi quầy chi của
ngân hàng.


Trường hợp thu tiền: Khi nhận tiền từ khách hàng phải nhận cùng một

lúc, kiểm đếm tổng số bó, mỗi bó đủ mười thếp, tiếp theo là nhận những thếp lẻ và
sau cùng là những tờ lẻ.


Trường hợp chi tiền: Chi tiền cho khách hàng theo nguyên tắc chi cùng

một lúc, đếm và chi số bó, mỗi bó đủ mười thếp, tiếp theo là chi những thếp lẻ và
sau cùng là chi những tờ lẻ.
Kiểm đếm phân loại tiền thu của khách hàng nộp vào Ngân hàng theo trình
tự sau: Kiểm đếm tổng hợp: toàn bộ số tiền thu được từ khách hàng theo bảng kê,
phải nhận cùng một lúc, kiểm đếm tổng số bó (mỗi bó đủ 10 thếp), sau đó kiểm đếm
thếp và tờ.
Kiểm đếm tờ: Tiến hành kiểm đếm từng tờ của từng bó tiền, vừa kiểm đếm,
vừa chọn lọc, sắp xếp tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông và đủ tiêu chuẩn lưu
thông, phân loại tiền (cotton, polymer, kim loại), đặc biệt chú ý phát hiện tiền giả,
tiền nghi giả… và xử lý theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Việc kiểm đếm trong giao nhận tiền mặt theo bao hay bó tiền niêm phong đươc thực

hiện theo trình tự như sau:


Giao nhận theo bao: đếm tổng số bao, sau đó kiểm tra tình trạng từng

bao tiền. Từng bao tiền niêm phong kèm một bảng kê tiền.


Giao nhận theo bó: đếm tổng số bó, sau đó kiểm tra từng bó.



Sau khi kiểm đếm xong, nếu bó tiền khơng thừa, thiếu, lẫn loại thì hủy

ngang niêm phong, đóng gói và niêm phong bó tiền.
Nếu người kiểm đếm phát hiện bó tiền có phát sinh thừa hoặc thiếu, lẫn loại, có giả
thì thực hiện như sau:


Trường hợp thừa hoặc thiếu trong bó tiền: báo ngay cho khách hàng

biết số tiền thừa hoặc thiếu là bao nhiêu và trả lại nếu thừa hoặc yêu cầu khách hàng
nộp ngay số tiền cịn thiếu nếu thiếu.


Trường hợp có tiền giả trong bó tiền: Tiến hành lập biên bản giữ tiền

giả theo quy định của Ngân hàng Nhà nước; đóng dấu tiền giả lên mặt trước và mặt
4

sau của tờ tiền và bấm lỗ tờ tiền; báo cho khách hàng được biết, đồng thời yêu cầu
khách hàng nộp thêm số tiền bị giả theo biên bản kiểm đếm.
2.1.3. Niêm phong tiền
Giấy niêm phong bó tiền: in sẵn một số yếu tố, giấy mỏng, kích thước phù hợp với
từng loại tiền. Giấy niêm phong bó (hoặc túi) tiền của tổ chức tín dụng có màu giấy
hoặc màu mực riêng.
Trên niêm phong bó, túi, hộp, bao, thùng tiền phải có đầy đủ, rõ ràng các yếu tố sau:
tên ngân hàng; loại tiền; số lượng (tờ, miếng, bó, túi) tiền; số tiền; họ tên và chữ ký
của người kiểm đếm, đóng gói; ngày, tháng, năm đóng gói niêm phong.
Người lập giấy niêm phong tiền phải ký và ghi bằng tay, dùng bút mực tốt để ghi,
không dùng bút mực dễ phai hoặc bút chì.Người có họ và tên, chữ ký trên giấy niêm
phong phải chịu trách nhiệm tài sản về bó, túi, hộp hay bao, thùng tiền đã niêm
phong.
Giấy niêm phong tiền phải dán trên tờ giấy lót và mối dây buộc thắt nút hai đầu dây.
Quy định niêm phong bao, túi, thùng tiền của Ngân hàng Nhà nước:


Kẹp chì đối với tiền mới in;



Kẹp chì kèm giấy niêm phong đối với tiền đã qua lưu thông.

Cách niêm phong:
Đối với bó tiền: giấy niêm phong phải được dán trên tờ giấy lót và mối



dây buộc thắt nút bó tiền.

Đối với bao tiền: Dùng dây sợi không nối buộc thắt miệng bao, dán tờ



niêm phong sát nút miệng bao, khi dán phải tách hai đầu dây cách nhau.
Đối với thùng tôn: Đóng chặt nắp thùng, cài chốt, bấm khóa và niêm



phong giữa thân thùng và nắp thùng.
Nếu niêm phong kẹp chì thì khi niêm phong kẹp chì phải xuyên hai đầu dây buộc
qua bao (túi) và qua viên chì, giấy niêm phong rồi mới kẹp chì; sau khi kẹp dấu hiệu
của Đơn vị có dấu hiệu riêng biệt, phải đảm bảo bí mật mẫu dầu kẹp chì.
Đóng bó, niêm phong ngoại tệ, giấy tờ có giá thực hiện như đóng bó, niêm phong
tiền giấy.
2.1.4. Nghiệp vụ thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá.
5


2.1.4.1. Nguyên tắc chung:


Mọi khoản thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá của Ngân hàng Nhà

nước hay tổ chức tín dụng phải thực hiện thơng qua quỹ của đơn vị.


Thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải căn cứ vào chứng từ kế tốn.

Trước khi thu, chi phải kiểm sốt tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán.



Tiền mặt, ngoại tê, giấy tờ có giá thu vào hay chi ra phải đủ, đúng với tổng

số tiền (bằng số và bằng chữ), khớp đúng về thời gian (ngày, tháng, năm) trên
chứng từ kế toán, sổ kế toán, sổ quỹ.


Trên chứng từ kế toán và bảng kê thu, chi các loại tiền hay biên bản giao

nhận tiền, tài sản phải có chữ ký của khách hàng và thủ quĩ, thủ kho tiền ngân hàng
theo mẫu và vị trí qui định.


Khơng thu vào các quĩ ngân hàng các loại tiền của khách hàng đem nộp

khơng đủ tiêu chuẩn lưu thơng do ngun nhân có tính chất phá hoại, tiền giả, tiền
mẫu... Khi phát hiện các loại tiền này, kiểm ngân phải báo cáo với Trưởng quĩ hoặc
thủ quĩ để lập biên bản, giữ lại hiện vật và xử lý theo các qui định hiện hành.


Khi thu tiền phải chọn lọc riêng tiền lành đủ tiêu chuẩn lưu thơng và tiền

rách nát do q trình lưu thông đúng theo tiêu chuẩn qui định hiện hành và đóng gói
riêng từng loại.


Tất cả các đơn vị ngân hàng có giao dịch tiền mặt trực tiếp với khách hàng

(cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp và cá nhân) có trách nhiệm phải thu nhận và đổi tiền

rách nát thường xuyên, thuận tiện cho khách hàng mỗi khi họ có yêu cầu.


Tiền mặt chi ra cho khách hàng phải là tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông.



Thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá qua quĩ ngân hàng đều phải đếm

kiểm qua tay hai người, nếu có một người thì phải tự mình kiểm tra lại.


Khách hàng nộp tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải chứng kiến khi ngân

hàng kiểm đếm tài sản của mình nộp.


Khách hàng lĩnh tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm lại trước

khi rời khỏi quầy chi của ngân hàng.

6




Ngân hàng phải tạo điều kiện để cho khách hàng chứng kiến việc ngân

hàng kiểm đếm tiền khách hàng nộp và khách hàng kiểm đếm lại khi lĩnh tiền ngân
hàng.



Thu, chi tiền mặt phải tuân thủ đúng qui trình nghiệp vụ ngân quỹ.



Trong mơ hình Teller một cửa, đối với thu chi tiền mặt với khách hàng,

giao dịch viên trực tiếp lập chứng từ và thu chi tiền với khách hàng trong hạn mức
cho phép của giao dịch viên. Các đơn vị chưa áp dụng mơ hình Teller một cửa, thủ
quỹ sẽ chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt.


Người trực tiếp thực hiện thu, chi giao nhận tiền phải chịu trách nhiệm về

sự đầy đủ và chính xác số tiền thu, chi cả về số lượng và chất lượng.
2.1.4.2. Quy trình thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá.
Quy trình thu tiền mặt của TCTD đối với khách hàng:

(1)

(2)

Khách hàng
(3)

(4)

Kế toán
(4)

Thủ quỹ

(5)
Kiểm soát
trước

Lưu
chứng

Khách hàng nộp 02 liên chứng từ nộp tiền (Giấy nộp tiền hoặc phiếu thu, gọi

chung là Chứng từ thu tiền) hoặc thông báo số tiền cần nộp và các thơng tin khác có
liên quan cho kế tốn (sau đó sang bộ phận quỹ để lập bảng kê các loại tiền nộp).
(5)

Kế toán kiểm soát các yếu tố ghi trên chứng từ thu tiền, đảm bảo tính chất

hợp lệ, hợp pháp; việc chấp hành những quy định về ghi chép các yếu tố trên chứng
từ hoặc căn cứ vào các thông tin do khách hàng cung cấp nhập các yếu tố này vào
máy vi tính hoặc hoạch toán (lúc này chỉ mới định khoản, chưa hạch toán vào tài
khoản), ký tên và chuyển chứng từ thu tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ;
(6)

Thủ quỹ nhận chứng từ thu tiền và bảng kê các loại tiền (nếu do khách hàng

tự lập bảng kê các loại tiền nộp), đối chiếu đảm bảo khớp đúng các yếu tố (họ tên
người nộp tiền, địa chỉ, nội dung khoản tiền nộp, số tiền bằng số, số tiền bằng chữ
ghi trên chứng từ phải khớp đúng với nhau, và khớp đúng với số tiền ghi trên bảng
7

kê các loại tiền thu). Trường hợp thủ quỹ lập bảng thu thay cho khách hàng phải
yêu cầu khách hàng ký tên lên Bảng kê các loại tiền nộp (đối với bảng kê yêu cầu
có chữ ký của khách hàng).


Nhận tiền: Thủ quỹ nhận toàn bộ số tiền của khách hàng nộp cùng một lúc,

gồm đủ các loại tiền được sắp xếp theo từng loại mệnh giá, theo bó chẵn, thếp lẻ, tờ
lẻ;



Kiểm đếm:
Thực hiện kiểm đếm theo tờ đối với tiền giấy, theo từng đơn vị đối với

tiền kim loại. Đếm loại nào xong loại đó và đánh dấu theo dõi trên bảng kê, theo
phương thức đếm bó chẵn trước, bó lẻ sau rồi đếm tờ lẻ sau. Khơng để lẫn lộn tiền
đã kiểm đếm với tiền chưa kiểm đếm.


Khi cắt dây các bó tiền ra đếm tờ, phải giữ nguyên niêm phong bó tiền

cũ của khách hàng nộp để làm căn cứ xử lý khi phát hiện thừa thiếu.


Khi kiểm đếm theo tờ phải có sự chứng kiến của khách hàng, nếu phát

sinh thừa thì trả lại khách hàng, nếu thiếu khách hàng phải bù tiền cho đủ, nếu

khơng đủ thì khách hàng phải viết lại giấy nộp tiền theo số tiền thực tế Ngân hàng
đã nhận.


Khi kiểm đếm chú ý phát hiện tiền giả, tiền đã có thông báo mất, tiền

hết hạn lưu hành, tiền lẫn loại, tiền mẫu, tiền bị phá hoại. Nếu phát hiện tiền giả,
tiền nghi giả phải lập biên bản thu giữ ghi đầy đủ các yếu tố loại tiền, số bản in,
năm phát hành, họ và tên, địa chỉ người có tiền giả, và có đầy đủ chữ ký của các bên
liên quan. Biên bản lập thành 03 liên: 01 liên khách hàng giữ, 01 liên chuyển sang
kế toán để hạch toán ngoại bảng, 01 liên lưu tại quỹ.


Khi thu nhận ngoại tệ chi thu những loại ngoại tệ Ngân hàng quy định

mua vào, phải thu đúng loại ngoại tệ ghi trên chứng từ và khơng thực hiện thu theo
bó, thếp mà phải đếm tờ ngay.


Trường hợp thu tiền theo túi niêm phong, thủ quỹ phải thực

hiện:Tiền lẻ khơng chẵn bó phải kiểm đếm ngay. Các loại tiền chẵn bó đủ 10 thếp
thực hiện kiểm đếm bó và đếm đủ tổng số bó tiền. Chứng kiến khách hàng xếp tiền
chẵn vào túi, thùng, buộc chặt miệng túi hoặc đậy nắp khóa thùng, niêm phong
8


miệng túi, thùng chặt chẽ. Niêm phong ghi rõ họ tên, địa chỉ của khách hàng, loại
tiền nộp, số bó, số tiền trong mỗi túi, thùng và ngày, tháng, năm niêm phong, ký
tên. Hai bên cùng xác nhận: số tiền đã kiểm đếm tờ, số tiền chưa kiểm đếm tờ

nhưng đã kiểm đếm thếp, bó theo loại tiền, theo túi, thùng niêm phong. Túi niêm
phong đã thu được bảo quản trong kho theo chế độ hiện hành


Kiểm lại toàn bộ số tiền đã đếm đúng với Bảng kê các loại tiền nộp theo

từng loại, và tổng số, đảm bảo đã nhận đủ.


Đóng gói và bảo quản số tiền đã kiểm đếm đúng quy định



Sau khi nhận đủ tiền, thủ quỹ ký tên lên chứng từ thu tiền và Bảng kê các

loại tiền thu, đóng dấu "Đã thu tiền" lên chứng từ thu tiền, chuyển chứng từ thu tiền
(liên 2) lại cho khách hàng.
(4)

Thủ quỹ chuyển chứng từ thu tiền (liên 1) cho kiểm soát trước quỹ;

(5)

Kiểm soát trước quỹ kiểm tra các yếu tố trên chứng từ thu tiền đảm bảo hợp

pháp, hợp lệ, đối chiếu với số liệu máy vi tính nếu khớp đúng thì duyệt trên máy vi
tính (lúc này chính thức khoản tiền nộp được hạch tốn vào tài khoản), ký tên và
chuyển liên 1 chứng từ thu tiền lưu theo chế độ hiện hành.
Kiểm đếm tiền trong túi niêm phong:
Túi niêm được bảo quản chắc chắn, an toàn trong kho cho đến khi mở túi niêm

phong kiểm đếm lại theo qui trình đã qui định.
Ngay ngày làm việc tiếp theo sau ngày nhận túi niêm phong, Thủ quỹ phải thực
hiện kiểm đếm số tờ tiền theo túi niêm phong của ngày hôm trước.


Nếu khách hàng chứng kiến kiểm đếm: Khách hàng phải tự kiểm tra niêm

phong trước khi cắt niêm phong


Nếu khách hàng ủy nhiệm bằng văn bản cho Ngân hàng kiểm đếm khơng

cần có sự chứng kiến của khách hàng thì thủ quỹ Ngân hàng sẽ tự kiểm đếm. Trong
trường hợp thừa tiền Ngân hàng sẽ thông báo trả lại cho khách hàng tiền thừa.
Trường hợp thiếu tiền Ngân hàng sẽ yêu cầu khách hàng nộp ngay số tiền thiếu cho
ngân hàng. Nếu khách hàng chưa có tiện nộp ngay thì lập biên bản, ghi nợ khách
hàng, trong phạm vi 2 ngày làm việc phải hoàn trả đủ ngân hàng. Quá hạn trên,

9


khách hàng phải chiụ phạt theo lãi suất nợ quá hạn đối với số tiền thiếu, nghiêm
trọng hơn sẽ bị truy tố trước pháp luật.
Những vấn đề cần chú ý trong khi thu tiền mặt:


Đối với khách hàng yêu cầu phải làm đầy đủ các công việc sau:



Giấy nộp tiền phải ghi đầy đủ các yếu tố, tổng số tiền bằng số, bằng chữ

phải khớp đúng;


Có bảng kê phân loại tiền (hoặc biên bản giao nhận tiền khi xuất nhập Quĩ

dự trữ).


Tiền mặt phải được chọn lọc tiền lành riêng, tiền rách riêng, sắp xếp thành

các bó thếp đầy đủ.


Khi giao tiền phải chứng kiến Ngân hàng đếm tờ, nếu có thừa thiếu thì kịp

thời xử lý theo phương pháp:


Thừa: Khách hàng nhận lại số tiền thừa.



Thiếu: Khách hàng phải bù thêm cho đủ, đúng theo giấy nộp tiềnvà bảng kê.

Nếu khơng có đủ tiền bù, phải lập lại giấy nộp tiền theo đúng số tiền thực tế ngân
hàng đã nhận.
Nếu khách hàng chưa giao dịch thường xuyên với ngân hàng, cần hướng
dẫn cụ thể cách sắp xếp tiền theo từng loại, mỗi loại được xếp theo từng thếp, từng

bó; số tiền lẻ tờ để riêng..., cách lập Bảng kê các loại tiền nộp để tạo điều kiện cho
giao dịch kịp thời, văn minh; việc giao nhận, đếm kiểm và chứng kiến của cả ngân
hàng và khách hàng chính xác.



Về phía Ngân hàng:
Mỗi món tiền thu phải đếm qua tay hai người (người thứ nhất thu, người

thứ hai kiểm tra lại). Nếu chỉ có một người thu thì phải tự mình kiểm tra lại; - Việc
đếm và đóng gói, niêm phong bó tiền phải theo đúng qui định: - Đóng các bó tiền đã
được chọn lọc,theo từng loại tiền,tiền lành riêng, tiền rách riêng và đủ 1.000 tờ (10
thếp, mỗi thếp 100 tờ), dùng dây đay nhỏ buộc thếp tiền, dây (đay, gai, sợi) xe buộc
bó tiền chặt chẽ.


Bó tiền loại nào dùng giấy niêm phong của loại tiền đó và phải ghi đầy đủ

các yếu tố đã qui định theo mẫu giấy in sẵn.
10




Người đếm, đóng gói và niêm phong phải chịu trách nhiệm về sự thừa

thiếu trong bó tiền của mình.
2.1.4.3. Quy trình chi tiền mặt của TCTD đối với khách hàng:
Kế toán
1

Khách hàng

2

)
4

5

Kiểm soát
trước

Thủ quỹ

3

1. Khách hàng nộp chứng từ lĩnh tiền (Séc lĩnh tiền mặt. giấy lĩnh tiền mặt, phiếu
chi, hóa đơn POS… gọi chung là chứng từ chi tiền) hoặc thông báo số tiền rút (đối
với tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu...) cho kế toán quản lý tài khoản.
2. Kế toán quản lý nhận các chứng từ chi từ khách hàng, thực hiện kiểm soát:


Kiểm soát số chứng minh nhân dân hoặc quân nhân, hộ chiếu còn thời hạn.



Chứng từ được lập đúng mẫu, đầy đủ liên, theo loại mực quy định, có đầy đủ

chữ ký và dấu (nếu có) của chủ tài khoản và kế tốn trước nếu có đúng với mẫu
đăng ký tại Ngân hàng.



Kiểm tra số hiệu tài khoản, tên chủ tài khoản, hạn mức thấy chi… của khách

hàng, đảm bảo đúng và đủ số dư thanh toán.


Thực hiện hạch toán ghi Nợ tài khoản tiền gửi của khách hàng hoặc tài khoản

thích hợp. Chuyển chứng từ cho kiểm soát viên trước khi đưa sang quỹ nếu số tiền
chi vượt hạn mức của kế toán giao dịch hoặc thực hiện các bước tiếp theo nếu số
tiền chi trong hạn mức của kế toán giao dịch.
3. Kiểm soát trước quỹ: Kiểm tra các yếu tố trên chứng từ chi tiền, đảm bảo tính
hợp lệ hợp pháp, đối chiếu với số liệu trên máy tính nếu khớp đúng thì duyệt trên
máy vi tính, ký tên lên chứng từ chi tiền và chuyển cho thủ quỹ. (Trường hợp chứng
từ giải ngân tiền vay thì có chữ ký của lãnh đạo đơn vị).
4. Thủ quỹ:


Nhận chứng từ chi tiền từ kế toán

11




Lập bảng kê phân loại tiền chi trả (căn cứ vào tính chất của khoản chi và

cơ cấu các loại tiền hiện có tại quĩ). Tự kiểm sốt sự khớp đúng giữa chứng từ chi
và bảng kê về các nội dung: ngày, tháng, năm chi tiền; họ và tên, địa chỉ của người

lĩnh tiền; tổng số tiền (số tiền bằng số và bằng chữ).


Chuẩn bị tiền mặt theo bảng kê đã lập (theo bó, thếp, tờ lẻ).



Đếm kiểm lại tiền mặt đúng với số tiền ghi trên chứng từ chi tiền.



Ghi sổ chi tiền của quầy chi và ký tên trên chứng từ, bảng kê.



Gọi khách hàng đến nhận tiền theo (số thứ tự, họ tên) ghi trên chứng từ

(hoặc theo tích kê chi tiền đã phát).
Chú ý trước khi phát tiền yêu cầu khách hàng:


Nêu rõ số tiền khách hàng cần lĩnh;



Xuất trình giấy chứng minh nhân dân (hoặc quân nhân) và kiểm tra

đúng họ tên người được lĩnh tiền mới phát tiền;


Khách hàng phải viết rõ họ tên và ký trên chứng từ, bảng kê nhận tiền.



Phát tiền cho khách và chứng kiến khách hàng đếm lại tiền.



Đóng dấu "đã chi tiền" lên chứng từ, bảng kê rồi xếp lưu hồ sơ.
Những chú ý khi chi tiền cho khách hàng:



Mỗi món chi tiền cho khách hàng phải kiểm đếm qua tay hai người. Nếu có

một người thì phải tự mình kiểm tra lại (phúc hạch).


Yêu cầu khách hàng kiểm tra lại tiền, xác nhận đủ trước lúc ra khỏi quầy chi

tiền;


Tiền chi ra cho khách hàng phải là tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông.
2.1.4. 5. Thu chi ngoại tệ, các loại chứng từ có giá trị ngoại tệ.
Khi thu chi tiền mặt ngoại tệ và các chứng từ có giá trị ngoại tệ, ngồi

việc tn thủ qui trình nghiệp vụ như đối với thu, chi tiền mặt "VND" qui định ở
trên, còn phải chú ý:


Chỉ thu nhận những loại ngoại tệ hiện tại ngân hàng đang mua vào;



Phải thu hoặc chi đúng loại ngoại tệ ghi trên chứng từ (ký hiệu ngoại tệ; tên

ngoại tệ; chú ý phát hiện tiền giả, tiền đã có thơng báo mất, tiền hết hạn lưu hành...);

12




Trường hợp gặp ngoại tệ khó tiêu thụ, tuỳ mức độ để xử lý (không nhận,

chỉ nhận giữ hộ hoặc thoả thuận nhận nhưng nếu khơng tiêu thụ được thì ghi nợ lại
tài khoản của khách hàng hoặc trả lại...);


Nếu tiền chưa kết luận là giả thì yêu cầu khách hàng đổi hoặc làm thủ tục

gửi đi giám định;


Trường hợp phát hiện tiền giả, tiền do trộm cắp, trước hết yêu cầu khách

hàng xác nhận số seri tờ bạc, sau đó làm thủ tục lập biên bản thu lại tờ bạc và xử lý
theo qui định;


Tiền đã kết luận là giả thì trên biên bản phải ghi đầy đủ các yếu tố: Loại

tiền, số bảng in, năm phát hành, ký hiệu tên bảng, họ và tên, địa chỉ người có tiền
giả, biên bản có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan. Người giám định và người
duyệt giám định phải chịu trách nhiệm nếu tờ bạc đó khơng phải là giả.
2.2. Đóng gói, kiểm đếm, niêm phong, xử lý giao nhận kim khí quý, đá quý.
2.2.1. Kim khí quý, đá quý bao gồm:
1. Kim khí quý: Vàng, bạc, bạch kim và các loại kim loại quý khác.
2. Đá quý: Kim cương (hạt xoàn), ruby (hồng ngọc), emorot (lục bảo ngọc), saphia
(bích ngọc), ngọc trai (trân châu) và các loại đá quý khác.
Kim khí quý, đá quý phải được phân loại, sắp xếp, đóng gói, niêm phong theo trật
tự danh mục để bảo quản, kiểm kê và thuận tiện khi xuất nhập, kiểm tra.
Việc xác định số lượng, khối lượng, chất lượng và kích cỡ các loại kim khí quý, đá
quý phải cụ thể và chính xác.
2.2.2. Phân loại kim khí quý, đá quý.
Kim khí quý, đá quý được phân thành các danh mục sau: Loại, phân loại
hoặc phân loại chất lượng.
2.2.2.1. Loại: Vàng, bạc, bạch kim, kim cương, ruby, emorot, saphia,
ngọc trai, các kim khí quý, đá quý khác theo quy định của pháp luật.
2.2.2.2. Phân loại: Các loại kim khí quý được phân poại như đối với
việc phân loại vàng dưới đây.

13


-

Vàng trang sức: là các sản phẩm vàng có gắn hoặc không gắn đá quý, kim

loại quý hoặc vật liệu khác để phục vụ nhu cầu trang sức của con người như các
loại: nhẫn, dây, vòng, hoa tai, kim cài, và các loại khác.
-

Vàng mỹ nghệ: là các sản phẩm vàng có gắn hoặc khơng gắn đá q, kim

loại q hoặc vật liệu khác để phục vụ nhu cầu trang trí mỹ thuật như các loại:
khung ảnh, tượng và các loại khác.
-

Vàng miếng: là vàng đã được dập thành miếng dưới các hình dạng khác

nhau, có đóng chữ số chỉ khối lượng, chất lượng và ký mã hiệu của nhà sản xuất.
-

Vàng nguyên liệu: là vàng dưới các dạng: khối, thỏi, lá, hạt, dây, dung dịch,

bột, bán thành phẩm trang sức và các loại khác nhưng không phải vàng tiêu chuẩn
quốc tế.
2.2.2.3. Phân loại chất lượng: Các loại hoặc phân loại trên lại được
phân theo chất lượng:
-

Kim khí quý: Phân theo tỷ lệ phần trăm (%) kim loại quý nguyên chất, theo

hàm lượng như sau: Hàm lượng trên 75%; từ 30% đến 75%; dưới 30%.
-

Đá quý:

+

Loại A: tốt nhất

+

Loại B: tốt vừa

+

Loại C: thường

+

Loại D: xấu
2.2.3. Xác định số lượng, khối lượng, kích cỡ, chất lượng kim khí quý, đá

quý:
2.2.3.1. Xác định số lượng:
-

Loại đếm được: đếm theo đơn vị thỏi, lá, cái, viên, miếng, mảnh.

-

Loại không đếm được (dạng cốm, hạt, bột): Xác định theo món, gói.
2.2.3.2. Xác định khối lượng, kích cỡ:

-

Các loại kim khí quý:
Dùng đơn vị đo lường tiêu chuẩn quốc tế là kilogam (kg), gram (g), miligam

(mg) hoặc sử dụng đơn vị đo lường khác thường được dùng tại Việt Nam là lượng,
đồng cân, phân, ly.
14


1 lượng = 10 đồng cân = 100 phân = 1.000 ly = 37,5 g
1 đồng cân = 10 phân = 100 ly = 3,75 g
1 phân = 10 ly = 0,375 g = 375 mg
1 ly = 37,5 mg
-

Các loại đá quý: Tính khối lượng bằng carat (1carat = 200miligam);

-

Ngọc trai dùng đơn vị đo lường là milimét (mm) để đo đường kích cỡ viên.

-

Các loại đồ trang sức hoặc đồ mỹ nghệ có gắn đá quý làm cho giá trị của đồ

vật tăng lên so với giá trị đồ vật sau khi tách rời thân ra khoải đá quý; khi kiểm nhận
phải giữ nguyên hình dạng và cân khối lượng chung của đồ vật, sau đó xác định
khối lượng riêng của từng bộ phận (nếu có thể được).
2.2.3.4. Xác định chất lượng:
-

Các loại kim khí quý: Xác định theo tỷ lệ phần trăm (%) nguyên chất kim

loại quý.
-

Các loại đá quý: Xác định chất lượng căn cứ vào thành phần hố học, giá trị

sử dụng, màu sắc, kích cỡ, hình dạng, bề mặt để phân ra loại A, loại B, loại C hay
loại D.
2.2.4. Đóng gói, niêm phong.
-

Các loại kim khí quý, đá quý được đựng trong túi polyetylen và ghim (hoặc

khâu, dán) miệng túi, ngoài túi phải gói hai lớp giấy dày, bền chắc. Riêng đối với
các loại đá quý, đồ trang sức và đồ mỹ nghệ phải được lót bơng, vải hoặc giấy mềm
và đựng trong hộp cứng đề phòng xây sát, hư hỏng.
-

Đồ trang sức và đồ mỹ nghệ phải được đóng gói từng chiếc hoặc từng bộ.

Nếu giống nhau về chất lượng và khối lượng thì đóng gói 10 chiếc thành 1 bộ, 10
bộ thành 1 gói.
-

Trong gói hoặc hộp phải có phiếu kiểm định, bảng kê, ngồi gói hoặc hộp

phải niêm phong, ghi rõ: Loại, phân loại, số lượng, khối lượng, chất lượng.

15

-

Số hiệu của từng gói hoặc hộp do thủ kho ghi số khớp với số hiệu trên thẻ

kho và sổ theo dõi, tên và chữ ký của tổ trưởng Tổ giao nhận, thủ kho, ngày tháng
năm đóng gói, niêm phong.
-

Một hoặc nhiều gói, hộp cùng loại, phân loại và cùng chất lượng được bỏ

vào một túi vải loại tốt (dai, bền) hoặc hộp gỗ, hộp kim loại khơng gỉ, có niêm
phong, kẹp chì. Trên niêm phong túi, hộp phải ghi rõ số lượng gói, hộp; khối lượng
và chất lượng của các gói, hộp ở trong; tổ trưởng Tổ giao nhận và thủ kho phải ký,
ghi rõ họ tên. Ngoài ra thủ kho phải ghi số trên từng túi, hộp trùng với số ở thẻ kho
và sổ theo dõi.
2.2.5. Tổ chức giao nhận kim khí quý, đá quý.
2.1.5.1. Tổ chức giao nhận:
-

Việc phân loại, kiểm định, đóng gói, giao nhận kim khí quý, đá quý phải do

Tổ giao nhận thực hiện. Tổ giao nhận được thành lập theo Quyết định của Thủ
trưởng đơn vị ngân hàng gồm thành phần sau:
+

Tổ trưởng.

+

Thợ kỹ thuật về kim khí quý, đá quý (khi nhận theo hình thức kiểm định hiện

vật); trường hợp ngân hàng khơng có thợ kỹ thuật chun trách về kim khí q, đá
q thì có thể điều động thợ kỹ thuật trong cùng hệ thống hoặc hợp đồng thuê của
ngân hàng khác. Thợ kỹ thuật phải có giấy chứng nhận bậc thợ do cơ quan có thẩm
quyền cấp.
+

Thủ kho tiền - trực tiếp đóng gói, niêm phong.

+

Nhân viên ghi chép và lập biên bản.

-

Nhiệm vụ của Tổ giao nhận kim khí quý, đá quý:

+

Đảm bảo kiểm đếm số lượng, xác định chất lượng, khối lượng, kích cỡ, phân

loại, đóng gói, niêm phong các loại kim khí quý, đá quý chính xác và an toàn.
+

Thực hiện đầy đủ các thủ tục, quy trình và chế độ giao nhận kim khí q, đá

q.
+

Giữ bí mật về tài sản và số liệu.

16


-

Khi giao nhận kim khí quý, đá quý phải căn cứ theo các giấy tờ hợp pháp,

hợp lệ; số liệu trên giấy tờ phải khớp đúng với hiện vật. Quá trình giao nhận phải
thực hiện đầy đủ các quy trình về phân loại, kiểm định, đóng gói và niêm phong.
-

Các ngân hàng phải bố trí, sắp xếp nơi phân loại, kiểm định đóng gói, giao

nhận kim khí q, đá q thuận tiện, an toàn; trang bị các dụng cụ, phương tiện đảm
bảo độ chính xác cần thiết để phục vụ cho cơng tác kiểm định, đóng gói, niêm
phong.
-

Căn cứ tình hình và yêu cầu cụ thể của từng trường hợp giao nhận hoặc theo

đề nghị của bên giao mà các ngân hàng có thể thực hiện việc giao nhận theo hình
thức kiểm định hiện vật hay ngun gói niêm phong.
-

Việc phân loại, kiểm định, đóng gói, giao nhận được thực hiện lần lượt đối

với từng khách hành, theo từng loại, từng phân loại; kiểm nhận, đóng gói xong phân

loại, loại này mới được nhận sang phân loại, loại khác; giao nhận xong hiện vật của
người này mới giao nhận đến hiện vật của người khác để tránh nhầm lẫn.
2.1.5.2. Quy trình nhận kim khí q, đá q
-

Bước 1. Tổ trưởng kiểm soát đầy đủ giấy tờ hợp lệ, hợp pháp đối với tài sản:

+

Nhận kim khí quý, đá quý của cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế gửi vào kho

Ngân hàng Nhà nước phải có văn bản chỉ định của cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền, hồ sơ liên quan tới tài sản.
+

Nhận kim khí quý, đá quý của đơn vị trong cùng hệ thống ngân hàng phải có

Lệnh xuất kho của Thủ trưởng đơn vị giao.
+

Nhận kim khí quý, đá quý của cá nhân, đơn vị dùng để thế chấp, cầm cố các

khoản vay phải có các giấy tờ theo chế độ tín dụng hiện hành.
+

Phải có bảng kê hiện vật kèm theo.

-

Bước 2. Tổ trưởng nhận số lượng hiện vật lần lượt từng loại theo bảng kê,

nhận hết loại này mới nhận đến loại khác.
-

Bước 3. Tổ trưởng giao lần lượt từng hiện vật theo bảng kê cho thợ kỹ thuật,

Thợ kỹ thuật sử dụng các dụng cụ cân, đo, đếm đã được cấp giấy chứng nhận kiểm
định còn thời hạn hiệu lực của cơ quan chức năng để xác định khối lượng, chất
lượng và kích cỡ các loại kim khí quý, đá quý đảm bảo chính xác theo quy định tại
17


Điều 4, Điều 5 Quy chế này (và phải ghi vào biên bản tên, số hiệu, cấp chính xác,
ngày kiểm tra của các dụng cụ đó).
+

Thợ kỹ thuật kiểm tra chất lượng từng đồ vật xong phải ký, ghi rõ họ tên trên

phiếu ghi kết quả kiểm định của từng đồ vật. Phiếu kiểm định lập thành hai liên, 1
liên đính kèm hiện vật khi đóng gói, 1 liên giao cho kế toán cùng các chứng từ giao
nộp. Trên phiếu kiểm định phải ghi đầy đủ các yếu tố: Tên hiện vật, khối lượng,
chất lượng và kích cỡ.
+

Khi kiểm định, nếu thợ kỹ thuật phát hiện ra đồ vật nào khơng phải là kim

khí q, đá q phải trả lại đồ vật đó cho người giao và phải ghi rõ trong biên bản
giao nhận.
-

Bước 4. Sau khi thợ kỹ thuật xác định xong khối lượng, chất lượng và kích

cỡ của từng loại, phân loại kim khí quý, đá quý, nhân viên ghi chép biên bản căn cứ
vào phiếu ghi kết quả kiểm định do thợ kỹ thuật chuyển sang, ghi kết quả vào bảng
kê. Bảng kê gồm hai liên có chữ ký của tổ trưởng và chữ ký xác nhận của thợ kỹ
thuật. Một liên giao cho thủ kho cùng với hiện vật đề kiểm sốt lại khi đóng gói;
một liên giao nhân viên ghi chép biên bản để lập lại biên bản.
-

Bước 5. Thợ kỹ thuật kiểm tra lại số liệu ghi trên bảng kê và hiện vật rồi

chuyển từng loại sang cho thủ kho. Thủ kho phải kiểm tra lại trước khi đóng gói
niêm phong. Việc phân loại danh mục đóng gói niêm phong, bảo quản được quy
định tại Điều 4, Điều 6 Quy chế này.
-

Bước 6. Sau khi nhận được niêm phong xong hiện vật của người giao, các

thành viên trong Tổ giao nhận cùng nhau kiểm tra lại số liệu trên các bảng kê với
các gói, hộp hiện vật đã niêm phong. Căn cứ vào biên bản và phiếu nhập kho của kế
toán, giao cho thủ kho nhận để ghi số hiệu lên từng gói, hộp (theo quy định tại
khoản 2 và 3, Điều 6 Quy chế này) trước khi đưa vào két hoặc hòm sắt có khố bảo
quản trong kho.
Lập biên bản:
Căn cứ vào bảng kê hiện vật đã được thợ kỹ thuật xác nhận, nhân viên
ghi chép biên bản lập biên bản giao nhận ghi rõ:
+

Ngày, tháng, năm, địa điểm giao nhận.
18

+

Lý do, căn cứ giao nhận (theo Quyết định nào, Lệnh nào)

+

Bên giao: Họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân của người giao.

+

Bên nhận: Họ tên, chức vụ, số chứng minh nhân dân của người nhận (tổ

trưởng, thợ kỹ thuật, thủ kho).
+

Hình thức giao nhận: Kiểm định hiện vật hay nguyên gói niêm phong.

+

Tên hiện vật, số lượng, khối lượng, chất lượng, kích cỡ từng hiện vật.

+

Những ghi chú cần thiết:

+

Chênh lệch số lượng, chất lượng, khối lượng, kích cỡ so với biên bản gốc

hoặc bảng kê của người giao.
+

Phương pháp kiểm định và ký mã hiệu các loại dụng cụ cân, đo, đếm đã

dùng.
+

Người giao, người nhận (tổ trưởng, thợ kỹ thuật, thủ kho) đều phải ký tên

vào biên bản giao nhận.
+

Thủ trưởng cơ quan nhận hiện vật ký xác nhận.
Biên bản lập thành 4 bản: 1 bản người giao hiện vật giữ để làm chứng

từ biên nhận; 1 bản giao cho kế toán kèm theo các chứng từ giao nộp để làm thủ tục
nhập kho và thanh toán; 1 bản giao cho thủ kho; 1 bản để kèm vào gói hiện vật (nếu
nhận theo niêm phong).
Ngồi biên bản giao nhận nêu trên, các trường hợp gửi ngân hàng còn
phải làm thủ tục ký hợp đồng bảo quản.
Nhận kim khí q, đá q theo ngun gói, hộp niêm phong.
Tổ trưởng kiểm soát đầy đủ giấy tờ hợp pháp, hợp lệ đối với tài sản
giao nhận như quy định tại bước 1, Điều 12 Quy chế này. Người giao hiện vật theo
niêm phong phải có bảng kê chi tiết các hiện vật, tên từng hiện vật; số lượng, chất
lượng và khối lượng nếu xác định được.
Tổ giao nhận chứng kiến và hướng dẫn người giao tự mình đóng gói,
hộp niêm phong các hiện vật. Trong gói, hộp có bảng kê và biên bản kèm theo. Biên
bản lập theo quy định ở Điều 13 Quy chế này, có ghi rõ nhận theo gói, hộp niêm

phong. Niêm phong ghi rõ: Cơ quan giao, người giao, họ tên, chữ ký của người
đóng gói, hộp niêm phong (thuộc bên giao); ngày tháng năm giao, người giao ký.
19


Ngân hàng nhận theo gói, hộp niêm phong sẽ khơng chịu trách nhiệm
về số lượng, chất lượng và khối lượng hiện vật trong gói, hộp đã niêm phong.
Trường hợp các quầy giao dịch, cửa hàng trực thuộc nộp kim khí quý,
đá quý theo niêm phong về kho Hội sở chính, nếu cần thiết hoặc nghi vấn thì Thủ
trưởng đơn vị ngân hàng Quyết định tổ chức kiểm định chất lượng như quy định tại
Điều 12 Quy chế này.
Bảo quản kim khí q, đá q trong q trình giao nhận.
Cuối mỗi buổi, mỗi ngày làm việc, nếu chưa kiểm nhận xong thì tất cả
kim khí q, đá q phải dựng trong túi hoặc hộp, đưa vào trong hịm sắt có khố
và niêm phong cẩn thận. Người giao tự tay gói và niêm phong tồn bộ số tài sản của
mình cùng với bảng kê tài sản theo sự hướng dẫn và chứng kiến của các nhân viên
trong Tổ giao nhận. Trên niêm phong có chữ ký của người giao, người đóng gói và
hiện vật phải được đưa vào bảo quản trong kho tiền. Tổ trưởng viết giấy biên nhận,
có chữ ký của Thủ kho và Thủ trưởng đơn vị ngân hàng đưa cho người giao.
Khi nhận lại gói, hộp hiện vật để kiểm nhận tiếp, người giao phải
kiểm tra lại niêm phong. Nếu đúng thì trả lại giấy biên nhận cho tổ trưởng Tổ giao
nhận để huỷ bỏ và tiếp tục kiểm nhận.
2.1.5.3. Quy trình giao kim khí q, đá q.
-

Giao kim khí q, đá q nhất thiết phải có đủ các loại giấy tờ sau:

+

Lênh xuất kho của Thủ trưởng ngân hàng;

+

Phiếu xuất kho;

+

Giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền của người nhận, cơ quan nhận (nếu nhận

thay);
+

Chứng minh nhân dân của người nhận;

-

Giao kim khí quý, đá quý đã kiểm định:

+

Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho phải ghi sổ theo dõi, ghi thẻ kho rồi mới

đem hiện vật ra giao.
+

Trước khi mở gói, hộp hiện vật, các thành viên xuất kho của ngân hàng phải

kiểm tra lại niêm phong, nếu không nghi vấn mới được mở.

20

+

Sau khi mở gói, hộp phải căn cứ vào biên bản giao nhận, phiếu kiểm định

hiện vật và bảng kê cũ để đối chiếu lại số lượng, khối lượng, chất lượng cho khớp
đúng rồi mới tiến hành xuất theo phiếu xuất kho.
+

Khi xuất kho cũng phải lập biên bản và bảng kê số hiện vật xuất kho.

+

Nếu xuất chưa hết số hiện vật trong gói, hộp thì số hiện vật còn lại là chênh

lệch số liệu giữa biên bản và bảng kê nhập kho ban đầu với số liệu trên biên bản và
bảng kê xuất kho lần này.
+

Số hiện vật cịn lại sẽ được đóng gói niêm phong mới kèm theo các bảng kê

nhập và xuất nói trên. Thẻ kho vẫn giữ nguyên số liệu cũ.
-

Giao kim khí quý, đá quý, theo gói, hộp niêm phong:

+

Khi xuất giao hiện vật theo nguyên gói, hộp niêm phong phải có các giấy tờ

theo quy định, biên bản và hợp đồng bảo quản (nếu có) đã giao nhận trước đây.
Riêng đối với tài sản gửi vào kho Ngân hàng Nhà nước phải có văn bản của Thủ
trưởng cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với tài sản đó.
+

Khi giao hiện vật phải lập biên bản và xuất nguyên gói, hộp theo biên bản đã

giao nhận lần trước.
+

Trường hợp người nhận chỉ xin nhận một phần trong gói, hộp thì phải làm

thủ tục trả gọn gói, hộp và sau đó làm lại thủ tục giao nhận theo gói, hộp niêm
phong mới.
+

Việc mở gói, hộp niêm phong phải do chính người có tên trên niêm phong

hoặc người được uỷ quyền tự tay mở.
+

Trước khi giao, ngân hàng giao yêu cầu người nhận kiểm tra kỹ niêm phong

và bên ngồi gói, hộp. Sau khi giao, người nhận phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về
số lượng, chất lượng tài sản trong gói, hộp. Nếu thấy cần thiết, bên nhận có quyền
mời cơ quan giám định trước khi tự tay mở gói, hộp niêm phong.
+

Trường hợp ngân hàng làm mất hoặc rách, mờ niêm phong, không xác định

được nội dung ghi trên niêm phong thì hai bên cùng bàn bạc xử lý hoặc mời đại
diện cơ quan chức năng đến giám định và chứng kiến việc giao, nhận tài sản.

21