Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
-------------------

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ
TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG CHÂU HẰNG

Sinh viên thực hiện

: HOÀNG NGỌC VÂN

Lớp

: CQ53/41.03

Giảng viên hướng dẫn

: TH.S ĐỒNG THỊ NGỌC LAN

HÀ NỘI – 2019
1


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em. Các số liệu,
kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế
của đơn vị thực tập.
Tác giả đồ án tốt nghiệp
Hoàng Ngọc Vân

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

2

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “ Xây dựng phần mềm
kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng”, em đã nhận
được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô trong khoa
Hệ thống thông tin kinh tế, ban lãnh đạo và nhân viên trong Công ty TNHH
Xây Dựng Châu Hằng.
Với lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Thạc
Sĩ.ĐồngThị Ngọc Lan đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian
qua. Cô đã chỉ bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn
thành đồ án này.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin
kinh tế đã có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời

gian em theo học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn
hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp.
Thực hiện đề tài này em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thành
viên tại công ty thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và nhân viên
Công ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong
suốt quá trình thực tập.
Đồ án đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định em
mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 27 tháng 5 năm 2019
Sinh viên
Hoàng Ngọc Vân

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

3

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

MỤC LỤC

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

4

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Từ viết tắt

Tên đầy đủ

BTC

Bộ Tài Chính

CCDC

Công cụ dụng cụ

CNTT

Công nghệ thông tin

CSDL

Cơ sở dữ liệu

GTGT

Giá trị gia tăng

HTTT

Hệ thống thông tin

NVL

Nguyên vật liệu

N-X-T

Nhập-Xuất-Tồn

QĐ

Quyết định

TK

Tài khoản

VNĐ

Việt Nam Đồng

SV: Hoàng Ngọc Vân

CQ53/41.03

5

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

DANH MỤC CÁC BẢNG

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

6

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Lịch sử thế giới đã chứng kiến những cuộc cách mạng công nghiệp
không chỉ làm biến đổi nền kinh tế, mà cả văn hóa,xã hội một cách toàn diện:
- Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất: Cơ khí hóa, động cơ hơi

nước. - Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ hai: sản xuất hàng loạt, dây
chuyền lắp ráp, điện.
- Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ ba: xuất hiện khi con người phát
minh ra bóng bán dẫn, điện tử,kết nối thế giới liên lạc được với nhau. Vệ tinh,
máy bay, máy tính, điện thoại những công nghệ hiện nay mà chúng ra đang thụ
- Cuộc cách mạng lần thứ tư: là cuộc cách mạng số,thông qua nhưng
công nghệ như Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo(AI), thực tế ảo (VR),
thực tại ảo (AR), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động, phân tích dữ liệu
lớn (SMAC)... để chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới ảo.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý là một yếu tố rất quan trọng
trong chiến lược phát triển của một doanh nghiệp nói riêng cũng như của một
quốc gia nói chung. Vì vậy, trên thế giới, các quốc gia dù phát triển hay đang
phát triển đều cố gắng đưa tin học vào mọi mặt của đời sống xã hội. Tin học hầu
như có mặt mọi lúc, mọi nơi, hỗ trợ cho các ngành, các đơn vị nhằm hiện đại hoá
quy trình quản lý sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.
Trong lĩnh vực kế toán ở Việt Nam, trước đây thường sử dụng việc quản
lý thủ công, ghi chép bằng tay trên sổ sách hoặc sử dụng Microsoft excel để
quản lý. Đến thời điểm đầu những năm 2000, các phần mềm kế toán bắt
đầu xuất hiện đã nhanh chóng cho thấy hiệu quả tích cực mà nó mang lại
như: giảm tải được một khối lượng lớn công việc, giúp cho hoạt động kế
toán được thực hiện nhanh chóng, thuận lợi, chính xác và đạt hiệu quả cao,
hỗ trợ đắc lực cho quá trình ra quyết định của các cấp quản lý. Tuy nhiên,
SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

7

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan

KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

để có được một phần mềm kế toán phù hợp với hoạt động, quản lý, tổ chức
của mỗi doanh nghiệp thì lại không phải là dễ. Mỗi doanh nghiệp đều có
một đặc thù, ngành nghề kinh doanh khác nhau, đa dạng. Từ đó cần đòi hỏi
có các phần mềm kế toán thực sự phù hợp và hiệu quả đối với đặc thù của
doanh nghiệp.
Vật tư là một yếu tố đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất. Đối với
doanh nghiệp sản xuất thì việc quản lí hiệu quả vật tư là một nhân tố vô cùng
quan trọng đối với tình hình sản xuất của công ty, bởi phần lớn lượng vốn của
những doanh nghiệp này dùng cho mua vật tư. Nếu quản lí không tốt có thể
ảnh hưởng tới tình hình sản xuất, giá thành sản phẩm, do đó ảnh hưởng tới
doanh thu, lợi nhuận hơn thế nữa nó còn ảnh hưởng tới tính phát triển ổn định
của doanh nghiệp. Chính vì thế việc quản lí vật tư cả trên sổ sách và thực tế
đều được các doanh nghiệp rất chú trọng.
Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng thông tin cần xử lí ngày
càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản
lí. Do đó, việc xây dựng phần mềm kế toán vật tư là cần thiết. Vật tư là một
yếu tố đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất. Đối với doanh nghiệp sản
xuất thì việc quản lí hiệu quả vật tư là một nhân tố vô cùng quan trọng đối với
tình hình sản xuất của công ty, bởi phần lớn lượng vốn của những doanh
nghiệp này dùng cho mua vật tư. Nếu quản lí không tốt có thể ảnh hưởng tới
tình hình sản xuất, giá thành sản phẩm, do đó ảnh hưởng tới doanh thu, lợi
nhuận hơn thế nữa nó còn ảnh hưởng tới tính phát triển ổn định của doanh
nghiệp. Chính vì thế việc quản lí vật tư cả trên sổ sách và thực tế đều được
các doanh nghiệp rất chú trọng.
Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng thông tin cần xử lí ngày
càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản

lí. Do đó, việc xây dựng phần mềm kế toán vật tư là cần thiết.

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

8

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ TNHH Xây Dựng Châu Hằng,
em nhận thấy công tác quản lý vật tư tại đây tuy đã được tổ chức rất khoa học,
hợp lý nhưng vẫn còn thủ công, chưa được áp dụng tin học.
Việc áp dụng công nghệ thông tin mang đến cho các nhà quản lý một
giải pháp tối ưu, thông qua việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý vật
tư chuyên dụng cho vấn đề này.Việc ứng dụng phần mềm tin học trong công
tác kế toán của doanh nghiệp nói chung cũng như công tác kế toán vật tư nói
riêng sẽ giúp cho hoạt động quản lý doanh nghiệp trở nên nhẹ nhàng, chính
xác hiệu quả hơn cũng như giảm thiểu được những sai sót nhân viên kế toán
dễ dàng gặp phải khi phải xử lý thủ công các nghiệp vụ từ đó đem lại thành
công lớn cho doanh nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề phát triển ứng dụng Công
nghệ thông tin vào hoạt động của một tổ chức, qua những kiến thức đã tiếp
thu được tại trường cùng thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công
ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng và được sự giúp đỡ nhiệt tình của TH.S
Đồng Thị Ngọc Lan cùng toàn thể các anh chị phòng Tài chính - Kế toán của

Công ty, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài:“Xây dựng phần mềm kế toán chi
tiết vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng”, với mong muốn hiểu
rõ hơn phương pháp phân tích thiết kế và xây dựng một phần mềm ứng dụng
trong quản lý kinh tế.
2. Mục tiêu và đối tươ n
̣ g nghiên cứu
Đề tài được thực hiện với mục tiêu là xây dựng phần mềm kế toán vật tư hỗ
trợ cho công tác kế toán vật tư của công ty. Vì vậy, chương trình trước hết phải
đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức năng, dễ
nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt, tối ưu cho các thao tác của người sử
dụng. Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào
chế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện. Mục tiêu của đề tài này là:

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

9

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

• Hệ thống cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh
chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho bộ phận sản xuất
. • Hệ thống giúp hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong việc
quản lý nguyên liệu, vật liệu của công ty.
• Hệ thống giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm

bớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý
vật tư.
• Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người
nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý. Đối tượng nghiên cứu của đồ án là
xây dựng phần mềm Kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng Châu Hằng.
3.Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là HTTT kế toán vật tư tại “Công ty
TNHH Xây Dựng Châu Hằng”
Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật
tư nhập kho do mua ngoài và xuất kho phục vụ công tác xây dựng tại Công ty
một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ kho
kiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, đưa ra được những báo
cáo cần thiết cho các nhà quản lý Công ty để có những biện pháp kịp thời,
nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty trong hiện tại và
tương lai.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để làm rõ các vấn đề nghiên cứu nêu trên, đề tài sử dụng tổng hợp nhiều
phương pháp như:
-Phương pháp luận: phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử
coi một sự vật hay một hiện tượng trong trạng thái luôn luôn phát triển và
xem xét nó trong mối quan hệ với các sự vật và hiện tượng khác.
-Phương pháp cụ thể:
SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

10

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan

KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

+Phương pháp phỏng vấn: trao đổi trực tiếp với các cán bộ nhân viên
trong công ty, đặc biệt là nhân viên phòng kế toán để nắm bắt được tình hình
thực tế công tác kế toán trong công ty.
+Phương pháp quan sát: tiến hành quan sát kết hợp với ghi chép về
quitrình xử lý các nghiệp vụ trong công ty.
+Phương pháp phân tích tài liệu: thu thập các thông tin dựa trên các tài
liệu đã có sẵn.
-Phương pháp phân tích hệ thống thông tin.
-Phương pháp tin học bằng công cụ lập trình C# để giải quyết bài toán đã
được phân tích.
5. Kết cấu của đồ án
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục đề tài tham khảo và
phần phụ lục, phần nội dung đồ án được kết cấu làm 3 chương:
 Chương 1: Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại
doanh nghiệp
 Chương 2: Thực trạng HTTT kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây Dựng
Châu Hằng
 Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH Xây
Dựng Châu Hằng.

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

11

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan

KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP
1

Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp

1

Khái niệm, vai trò, đặc điểm, đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán
trong doanh nghiệp

1

Khái niệm phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự
động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu tiếp nhận
thông tin, lưu trữ thông tin, xử lý thông tin, cung cấp thông tin theo quy trình
chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán
quản trị.

2

Vai trò của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công

thông thường, phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danh
mục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng, danh mục vật tư hàng hóa, danh
mục hạng mục/công trình, danh mục công việc, danh mục loại thuế, danh mục
tiền tệ…một khi bạn đã xây dựng bạn có thể sử dụng lại mà không phải mất
công nhập lại nhiều lần. Thêm vào đó việc tự động sinh ra các báo cáo, sổ
sách, tờ khai…sẽ giúp người kế toán giảm rất nhiều thao tác công sức để xây
dựng những báo cáo sổ sách này. Không những thế việc tự động tính giá
thành,tồn kho tức thời…giúp giảm đáng kể các thao tác thủ công khó nhọc
của kế toán và người quản lý.
Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn. Sử dụng phần
mềm kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu, về các đối tượng hàng hóa,
giá thành…không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu số
liệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xảy ra trong
quá trình hạch toán của bạn.
SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

12

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

3

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Đặc điểm của phần mềm kế toán
+ Tính tuân thủ: phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn

mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành.
+ Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng
các phương pháp kế toán thực tế như: phương pháp Chứng từ kế toán, phương
pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán…
+ Tính mềm dẻo: phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt
để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế
toán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp…

4

Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế
toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình
thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán
không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ
kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán
được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế
toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Bất cứ một phần mềm kế toán nào cũng cần lấy các phương pháp kế toán
làm nền tảng để xây dựng. Cụ thể phương pháp chứng từ kế toán, phương
pháp tính giá, phương pháp cân đối tài khoản và tổng hợp, phương pháp đối
ứng tài khoản.
Các phương pháp kế toán được quy định bởi các nghị định, thông tư,
chuẩn mực, luật kế toán của nhà nước. Do đó xây dựng phần mềm kế toán
cũng cần nắm vững các yêu cầu của Nhà nước về tiêu chuẩn cũng như điều
kiện của phần mềm.

SV: Hoàng Ngọc Vân

CQ53/41.03

13

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Dữ liệu đầu vào luôn là thành phần quan trọng khi sử dụng phần mềm kế
toán, nên việc phân loại các chứng từ đầu vào là cần thiết. Ví dụ như phân hệ
kế toán tiền và phân hệ kế toán vật tư có sự khác biệt giữa các chứng từ, như
phiếu thu/chi được sử dụng ở phân hệ kế toán tiền còn phiếu nhập, phiếu xuất lại
được thể hiện ở phân hệ kế toán vật tư. Bởi vậy cần có sự phân loại chứng từ đầu
vào để đảm bảo tính chính xác của thông tin khi lên các báo cáo và các sổ..
Theo thông tư 200/2014/TT-BTC được Bộ Tài Chính ban hành năm
2014, doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc thiết kế các mẫu chứng từ sao
cho phù hợp với hoạt động nội bộ. Tuy nhiên Báo cáo Tài Chính vẫn theo quy
định của Nhà nước ban hành mẫu có sẵn. Về các Báo cáo Quản trị doanh
nghiệp có quyền tự quyết dựa trên việc xây dựng công thức riêng của từng
doanh nghiệp. Các loại báo biểu đều được lấy dữ liệu từ các chứng từ đã được
nhập liệu và lưu trữ trong phần mềm.
Phần mềm kế toán thực hiện lưu trữ các chứng từ ngoài bảng (thực chất
là các chứng từ gốc đã được phân loại), các chứng từ điện tử (là các chứng từ
được nhập liệu trong kỳ kế toán), các sổ kế toán.
Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương
pháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.
Một HTTT kế toán sử dụng máy tính bao gồm 5 thành phần:

(1) Con người: Đây là yếu tố quyết định trong hệ thống. Con người điều
khiển hệ thống để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình.
(2) Phần cứng: Máy tính là cơ sở của phần cứng trong một HTTT. Máy
tính là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối
lượng lớn, xử lý dữ liệu với tốc độ nhanh, chính xác thành các thông tin có
ích cho người dùng.
(3) Thủ tục kế toán: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con
người. Thủ tục trong HTTT kế toán chính là các chuẩn mực kế toán do Nhà
nước qui định và các nguyên tắc hạch toán do bản thân doanh nghiệp đề ra.
SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

14

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

(4) Dữ liệu kế toán: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ
cho việc xử lý trong hệ thống. Trong HTTT kế toán thì dữ liệu đầu vào chính
là các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh
nghiệp.
(5) Phần mềm kế toán: là tập hợp các lệnh viết bằng ngôn ngữ lập trình để
thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã
chỉ ra. Trong HTTT kế toán thì chương trình chính là các phần mềm kế toán.
Như vậy có thể thấy phần mềm kế toán là 1 trong 5 yếu tố cấu thành nên
một HTTT kế toán. Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng, quyết định

đến hoạt động của một HTTT kế toán trên máy tính.
2

Yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Khác với các phần mềm khác, phần mềm kế toán là phần mềm được xây
dựng để phục vụ công tác kế toán trong doanh nghiệp, vì vậy các phần mềm
kế toán bắt buộc phải được thiết kế dựa trên các chuẩn mực kế toán, chế độ kế
toán Việt Nam.
Phần mềm kế toán phải có tính tự động hóa và chính xác cao. Mỗi chứng
từ kế toán chỉ cần nhập một lần duy nhất, các bút toán kết chuyển hay phân bổ
được thiết kế tự động và chương trình sẽ tự động xử lý và cung cấp bất kỳ
sổ kế toán, báo cáo kế toán nào theo yêu cầu của người sử dụng tại mọi
thời điểm. Phần mềm kế toán có tính chính xác cao, giúp tránh được những
sai sót so với kế toán thủ công đồng thời làm tăng tính minh bạch của công
tác kế toán.
Phần mềm kế toán cần phải phân quyền cho từng người sử dụng, cho
từng phần hành kế toán, kiểm soát truy cập của từng người từ khâu đăng
nhập, nhập liệu đến khâu xem báo cáo.
Phần mềm kế toán phải cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu đảm bảo tính
an toàn của dữ liệu.

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

15

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Phần mềm kế toán phải cung cấp hệ thống sổ sách kế toán theo các hình
thức ghi sổ như: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký
– Sổ cái. Bên cạnh đó phần mềm còn cung cấp hệ thống sổ chi tiết, báo cáo
quyết toán thuế…
3

Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán
Cấu trúc của một phần mềm kế toán phụ thuộc vào công nghệ lập trình
của phần mềm kế toán đó.
 Lập trình hướng cấu trúc:
Cấu trúc của mềm kế toán bao gồm:
- Các tệp chương trình: là một tập hợp hữu hạn các lệnh viết bằng một
ngôn ngữ nào đó, mà người dùng và máy có thể hiểu được, Mỗi lệnh sẽ tương
ứng với một hay một số thao tác trong thuật toán đã được xây dựng trước. Tệp
chương trình gồm một chương trình chính và các chương trình con.
- Các tệp dữ liệu: là các bảng dùng để lưu trữ và quản lí các dữ liệu, lưu
trữ các thông tin đầu vào của hệ thống.
 Lập trình hướng đối tượng:
Cấu trúc của phần mềm kế toán bao gồm:
- Data (dữ liệu): Là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu, lưu trữ
các thông tin đầu vào của hệ thống. Trong nhóm này có chứa 3 thành phần cơ bản:
+ Database (cơ sở dữ liệu): Là một tập các File được tổ chức theo một
quy tắc nào đó để thực thi một nhiệm vụ nào đó. Trong Database có rất nhiều
các loại tệp khác nhau nhưng trong đó có một loại tệp rất quan trọng được gọi
là bảng (Table).
+ Free Tables ( các bảng tự do): trong thành phần này chứa các bảng tự
do, nằm ngoài CSDL.

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

16

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

+ Queries (các truy vấn): dùng để truy vấn tạo các Tables khác từ Tables
nguồn, nghĩa là sinh ra các tệp bảng từ những tệp bảng nguồn theo một số
điều kiện nào đó.
- Documents (các tài liệu): chứa hầu hết các tệp tin, dữ liệu trong báo cáo.
Trong nhóm này có chứa 3 thành phần cơ bản:
+ Forms (giao diện): chứa các tệp có hình ảnh form. Thực chất Form là
một cửa sổ đặt các lệnh điều khiển lên trên nó.
+ Report: là báo cáo.
+ Labels: chứa các tệp nhãn.
- Class: dùng để tạo mới hoặc nối kết các lớp vào Project Maneger.
- Code (chương trình): bao gồm các tệp chương trình (PRG) do người
dùng tạo ra và thư viện API. Trong các tệp .PRG, có một tệp được SET MAIN
(chọn làm chương trình chính) là tệp sẽ được tự dộng chạy đầu tiên khi chạy
phần mềm này.
+ Program: chứa các chương trình
+ API Libraies: dùng để nối kết các thư viện API và các ứng dụng
(*.DLL).

+ Applications: dùng để nối kết các thư viện API và các ứng dụng
(*.DLL).
- Other ( các thành phần khác):
+ Menus: các thực đơn.
+ Text Files (các tệp văn bản): Dùng để tạo một tệp text hoặc nối kết một
tệp text vào Project Manager
+ Other Files (các tệp khác): Dùng để nối kết vào Project Manager một
tệp bất kỳ - có thể cả tệp đồ hoạ.
1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán


Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

17

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm
kế toán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở
đó hình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán. Đây là giai đoạn
nhà phát triển khảo sát hệ thống để lập kế hoạch xây dựng hay phát triển một
phần mềm kế toán. Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây dựng một kế hoạch thực

hiện dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chế của dự án,
đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự án.
 Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
• Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến
quá trình xử lý thông tin.
• Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống.
• Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của
chúng.
• Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá,
xác định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ
đạt được và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể.
 Nội dung khảo sát bao gồm:
• Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống.
• Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.
• Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệ
thống hiện thời.
• Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ, quy định, sổ sách,…
• Thu thập các quy tắc uảqn lý bao gồm văn bản luật, các quy định,… chi
phối đến quá trình xử lý thông tin.
• Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.
• Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng trong hệ thống.

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

18

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan

KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

• Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, quy tắc xử lý nghiệp
vụ, yêu cầu của người dùng, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kế
hoạch phát triển.
• Đánh giá hiện trạng và đề ra các giải pháp thực hiện sơ bộ.
 Phương pháp khảo sát.Hình thức tiến hành:
+ Tìm hiểu tài liệu: thu thập, tìm hiểu, tổng hợp các thông tin từ các tài
liệu, sổ sách được sử dụng trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của hệ
thống cũ.
+ Quan sát và theo dõi: để rút ra các kết luận có tính thuyết phục và
khoa học.
+ Phỏng vấn: thường được tiến hành đối với các cá nhân tham gia hoạt
động trong hệ thống cũng như các cá nhân có liên quan tới hệ thống.
+ Phiếu điều tra.


Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
Nội dung của bước là đi sâu vào tìm hiểu chi tiết, bản chất của phần
mềm cần xây dựng. Trên cơ sở các thông tin từ bước khảo sát, người phát
triển tiến hành xây dựng mô hình hệ thống và đề ra các giải pháp thiết kế sơ
bộ. Các bước phân tích bao gồm:
- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như
chứng từ, sổ sách, báo cáo…
- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống.
- Xác định quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.
- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của
nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.

- Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống về môi trường.
- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng:
+ Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

19

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

+ Biểu đồ phân cấp chức năng
+ Biểu đồ luồng dữ liệu
+ Ma trận thực thể chức năng
+ Tài liệu đặc tả chức năng
- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu:
+ Mô hình thực thể liên kết
+ Mô hình dữ liệu quan hệ
- Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mới cần
phát triển với môi trường
- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giải
pháp thiết kế thích hợp.
- Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu
phân tích hệ thống.


Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông
tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên. Dựa trên các kết quả phân tích, người
phát triển tiến hành thiết kế hệ thống, trong đó xác định cấu trúc và cách thức
làm việc của hệ thống để đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ, các yêu cầu của
người dùng. Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc sau:

 Thiết kế kiến trúc hệ thống.
• Mục tiêu của giai đoạn này là đi xây dựng sơ đồ kiến trúc hệ thống, đây
là sơ đồ phân cấp có dạng hình cây hoặc dạng đồ thị có các đỉnh ở nhiều mức
khác nhau bao gồm các modul lồng nhau, trong đó mỗi đỉnh của sơ đồ là một
hệ thống con.
• Nhằm xác định kiến trúc hệ thống (SA – Systems Architecture), trong
đó bao gồm các hệ thống con, các hệ thống con có mối liên hệ với nhau.

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

20

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

• Mỗi hệ thống con được chia thành hai phần: phần thực hiện thủ công và
phần thực hiện bằng máy tính.

• SA là hình ảnh logic về hệ thống cần xây dựng có hướng tới các kĩ
thuật thực hiện.
• Sơ đồ SA thường được biểu diễn dưới dạng các đồ thị có hướng, trong
đó mỗi đỉnh của đồ thị là một hệ con, mỗi cung mô tả việc trao đổi thông tin
hoặc lời gọi của hệ con này tới hệ con kia.
 Thiết kế CSDL hệ thống:
Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả
dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu, nghĩa là quá trình chuyển mô hình quan hệ thành
lược đồ dữ liệu vật lý. Việc thiết kế CSDL dựa trên mô hình quan hệ và phụ
thuộc vào cấu trúc dữ liệu lưu giữ thực sự trên bộ nhớ ngoài máy tính. Nội
dung của bước này bao gồm:
- Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ:
+ Bổ sung các trường thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ trong lược
đồ CSDL quan hệ.
+ Gộp các quan hệ có liên kết 1:1 với nhau thành một quan hệ nếu thấy
cần thiết.
+ Gộp các quan hệ có liên kết 1:N với nhau thành một quan hệ nếu thấy
cần thiết.
- Thiết kế trường: Trường là một thuộc tính của một bảng trong mô hình
quan hệ, mỗi trường được đặc trưng bởi tên, kiểu, miền giá trị… Các bước
thiết kế trường:
+ Chọn kiểu dữ liệu
+ Xác định trường tính toán
+ Xác định trường làm khóa chính và định dạng giá trị cho trường khóa
chính

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

21

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

+ Xác định tính toàn vẹn dữ liệu: Mục đích là để đảm bảo các giá trị
được nhập vào tương ứng là đúng đắn ( Chọn giá trị ngầm định, xác định
khuôn dạng dữ liệu, xác định các giới hạn dữ liệu, xác định tính toán toàn vẹn
tham chiếu, xác định ràng buộc giá trị rỗng)
- Thiết kế file vật lý: Mỗi bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ được
chuyển thành một bảng đặc tả thiết kế như sau: Tên trường, kiểu dữ liệu, kích
thước dữ liệu, khuôn dạng, ràng buộc, mô tả.
 Thiết kế cấu trúc xử lý của các mô đun chương trình:
Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng và kết quả thiết kế kiên trúc hệ thống,
mỗi mô đun chương trình được mô tả chi tiết xử lý bao gồm có:
- Thông tin đầu vào: Bao gồm các dữ liệu cần xử lý và các điều kiện
ràng buộc đối với dữ liệu đầu vào
- Sơ đồ giải thuật xử lý: Mô tả chi tiết quy trình hoạt động xử lý dữ liệu
của mỗi mô đun, được diễn tả bằng sơ đồ khối hoặc ngôn ngữ giả mã
- Thông tin đầu ra: mô tả dạng thông tin thể hiện kết quả sau xử lý và
các điều kiện ràng buộc đối với dữ liệu đầu ra.
 Thiết kế giao diện chương trình
phần mềm Bao gồm thiết kế các thành phần sau:
- Thiết kế các mẫu biểu (Form) như biểu mẫu chương trình chính các
các mẫu biểu mức con.
- Thiết kế thực đơn (Menu) chương trình cho các mẫu biểu
- Thiết kế các mẫu báo cáo (Report)

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu
trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng
cần được xây dựng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở
dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có
thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống.

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

22

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Giai đoạn 4: Lập Trình
Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định.
Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:
+ Lựa chọn môi trường cài đặt.
+ Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng.
+ Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo.
Giai đoạn này chính là việc tạo một project trong VFP:
- Tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống, trong đó có các tệp dữ liệu cùng với
mối liên hệ giữa các tệp. Ngoài ra có thể chứa các bảng tự do. Nếu thực hiện
sai bước này thì các bước sau đều vô nghĩa.
- Tạo các tài liệu cần thiết cho dự án






Các Form
Các Report
Các Label
Tạo các lớp
- Viết code
- Tạo các tài liệu cần thiết khác như:

 Menu
 Các tệp văn bản
 Các tệp khác


Giai đoạn 5: Kiểm thử
Sau khi được xây dựng, phần mềm cần được thử nghiệm để xác định các
lỗi tiềm ẩn và đưa ra các giải pháp khắc phục trước khi triển khai trong thực
tế. Việc kiểm tra toàn bộ chương trình thực hiện bằng cách chạy thử chúng
với một bộ dữ liệu giả định có tính đặc trưng sau đó đối chiếu với yêu cầu để
tìm ra các lỗi. Các lỗi có thể gặp bao gồm:
• Lỗi không đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạt
động không như mong muốn
• Lỗi xảy ra bên trong của hệ thống như lỗi lập trình, lỗi thiết kế…
SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

23

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

- Các phương pháp kiểm thử:
• Cách 1: Chạy thử phần mềm, sử dụng bộ số liệu có sẵn rồi đối chiếu
với kết quả đã làm xem có khớp không.
+ Ưu điểm: Bộ dữ liệu sẵn có sẽ rất thuận tiện trong việc kiểm tra. Khi
đó sẽ giảm được chi phí kiểm thử.
+ Nhược điểm: Không kiểm tra được hết các nghiệp vụ trong chương trình.
• Cách 2: Sử dụng bộ dữ liệu giả định của tester.
+ Ưu điểm: Bao quát hết tất cả các nghiệp vụ, chính và đầy đủ các
module của chương trình.
+ Nhược điểm: Khó và tốn kém. Người kiểm thử phải hiểu rõ cả hai
phần nghiệp vụ và kế toán.


Giai đoạn 6: Cài đặt, vận hành
Đây là giai đoạn triển khai hệ thống trong thực tế, bao gồm cài đặt hệ
thống và đào tạo, sắp xếp người dùng

• Giai đoạn Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống.
• Cài đặt phần mềm.
• Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển
đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống

quản lí
• Viết tài liệu và tổ chức đào tạo.
• Đưa vào vận hành.


7: Bảo hành, bảo trì
Sau một thời gian hoạt động, các lỗi tiềm ẩn phát sinh, các lỗi này chưa
được phát hiện trong giai đoạn kiểm thử hệ thống. Hơn nữa, do môi trường
hoạt động về kỹ thuật(hệ điều hành, thiết bị ngoại vi,…) thay đổi hoặc các
yêu cầu mới về hoạt động nghiệp vụ và các yêu cầu của người dùng về hệ
thống thay đổi,…làm cho hệ thống không đáp ứng với các yêu cầu hiện tại.
Vì vậy, hệ thống cần phải được chỉnh sửa, cập nhật các thành phần để đảm

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

24

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan


KHOA HTTT KINH TẾ

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

bảo khắc phục các lỗi và duy trì thực hiện tốt và thích nghi với các điều
kiện mới.
1.1.5. Các công cụ để xây dựng một phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
1.1.5.1.Công cụ quản trị dữ liệu
Để quản trị dữ liệu trên máy tính thì người ta quản trị bằng các công cụ

tin học gọi là hệ quản trị cơ sở dư liệu(CSDL)


Khái niệm hệ quản trị CSDL
Hệ quản trị CSDL chính là một hệ thống các chương trình dùng để thực
hiện các thao tác trên một cơ sở dữ liệu. Để xây dựng các chương trình và tạo
các tệp dữ liệu ta phải sử dụng các ngôn ngữ của một hệ quản trị nào đó. Hiện
nay có nhiều ngôn ngữ quản trị dữ liệu, chẳng hạn như: các hệ dBase, Foxpro,
Access, SQL Server, Oracle...

Chức năng của hệ quản trị CSDL:
+ Hệ quản trị CSDL tạo môi trường để người dùng dễ dàng khai báo kiểu dữ liệu,


các cấu trúc dữ liệu thể hiện các thông tin và các ràng buộc dữ liệu.
+ Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL.
+ Hệ quản trị CSDL cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vào
CSDL.


Một số hệ quản trị CSDL thường dùng
Có nhiều hệ quản trị CSDL để người sử dụng có thể lựa chọn, nhưng
mỗi hệ quản trị CSDL đều có những ưu, nhược điểm, phù hợp với một hệ
thống nhất định.
• Visual Foxpro (VFP):

 Ưu điểm:
- Ứng dụng biên dịch bởi VFP có thể chạy trong Windows mà không
cần cài đặt (Install), tuy nhiên phải chứa các file thư viện hỗ trợ lúc chạy (runtime support library) tùy theo version của VFP và Windows.

SV: Hoàng Ngọc Vân
CQ53/41.03

25

GVHD: Th.S Đồng Thị Ngọc Lan