báo cáo thực tập giữa khóa tại PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU – CÔNG TY cổ PHẦN BIOVEGI VIỆT NAM

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU NƠI THỰC TẬP....................................................... 3
1.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam......................................... 3
1.1.1. Thông tin khái quát...................................................................................... 3
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển.................................................................... 4
1.1.3. Tầm nhìn và sứ mệnh................................................................................... 5
1.1.4. Giá trị cốt lõi................................................................................................ 6
1.1.5. Cơ cấu tổ chức............................................................................................. 6
1.2. Phòng Xuất nhập khẩu – nơi trực tiếp thực tập............................................ 6
CHƯƠNG 2: NHẬT KÍ THỰC TẬP..................................................................... 9
2.1. Nội dung thực tập và trải nghiệm.................................................................... 9
2.2. Nhật kí thực tập từng ngày.............................................................................. 9
CHƯƠNG 3: CẢM NHẬN, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐỢT THỰC TẬP.........24
3.1. Liên hệ giữa lý thuyết và thực tiễn chuyên ngành.......................................24
3.2. Các kiến thức, kĩ năng, thái độ mà bản thân thu nhận và rèn luyện được 25

3.3. Đánh giá hiệu quả của đợt thực tập đối với quá trình rèn luyện bản thân
trong tương lai....................................................................................................... 25
CHƯƠNG 4: NHỮNG KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI NHÀ TRƯỜNG TRONG HỌC
PHẦN THỰC TẬP GIỮA KHÓA VÀ CÁC HỌC PHẦN LIÊN QUAN..........27
4.1. Những kiến nghị về các học phần trong chương trình đào tạo...................27
4.2. Những kiến nghị đối với học phần thực tập giữa khóa................................ 28
KẾT LUẬN............................................................................................................ 29


1

LỜI MỞ ĐẦU
“Trăm hay không bằng tay quen”, thấu hiểu điều đó, trường Đại học Ngoại

thương, viện Kinh tế và Kinh doanh quốc tế cũng như các thầy cô luôn tạo điều kiện
cho chúng em trong việc tìm hiểu thực tiễn không chỉ trên kết quả quan sát được mà
cả về quy trình, cách thức vận hành bên trong qua từng học phần. Tuy nhiên, phải
tới học phần Thực tập giữa khóa, thực tiễn mới được thể hiện một cách chân thực và
trọn vẹn nhất.
Kì thực tập giữa khóa là cơ hội cho em cũng như các bạn được sống trong một
ngày làm việc, có những góc nhìn mới hơn, chi tiết hơn, thực tế hơn từ doanh nghiệp
nhìn ra xung quanh. Không còn những vấn đề mang tầm vĩ mô như chính sách kinh tế,
hệ thống luật điều chỉnh các vấn đề thương mại quốc tế, chúng em tiếp cận vấn đề

ở mức nguyên tử nhất: cách viết một tờ chứng từ như thế nào, đóng dấu nó ở đâu,
scan ra thế nào, gửi nó cho ai, viết một lá thư, tra cứu từng thông tin xác thực…
Cũng là những trải nghiệm về văn hóa làm việc như cách mọi người ăn mặc, nói
chuyện với nhau và với đối tác, dùng một bữa trưa cùng nhau…
Tất cả những trải nghiệm thú vị đó cho em cái nhìn rõ ràng hơn về những vấn
đề đã được đề cập trong các học phần đã học như hiểu các chính sách xúc tiến
thương mại được học trong môn Quan hệ Kinh tế quốc tế và Chính sách Thương
mại quốc tế cụ thể nó có hình hài như thế nào khi đến tới quy mô doanh nghiệp; quy
trình nhập khẩu hàng và phương thức vận chuyển, thanh toán cho một loại hàng cụ
thể, ở từng quốc gia cụ thể giống và khác với quy trình chung trong các môn học
Giao dịch thương mại quốc tế, Logistics và vận tải quốc tế, Thanh toán quốc tế,
Nghiệp vụ hải quan như thế nào; văn phong viết thư tín cho đối tác có giống như
trong học phần Commercial Correspondence hay không; các nhân tố bên trong
(người lao động, văn hóa…) cụ thể trong doanh nghiệp nó như thế nào, tác động cụ
thể tới công việc hàng ngày của doanh nghiệp (hoạt động marketing, hoạt động đầu
tư xúc tiến) so với các nội dung nghiên cứu trong học phần Marketing căn bản,
Marketing quốc tế có gì cụ thể hơn.


2

Bài báo cáo của em trong kì thực tập giữa khóa được trình bày theo 4 chương
với nội dung cụ thể như sau:
Chương 1: Giới thiệu nơi thực tập
Chương 2: Nhật kí thực tập
Chương 3: Cảm nhận, đánh giá hiệu quả đợt thực tập
Chương 4: Những kiến nghị đối với nhà trường trong học phần
thực tập giữa khóa và các học phần liên quan
Để có một kì Thực tập giữa khóa hiệu quả và thu nhận được nhiều kiến thức,
em xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của Ms. Vũ Thị Thu Hoài và toàn
thể các cán bộ công nhân viên Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam cũng như giảng
viên hướng dẫn – TS. Nguyễn Quang Minh trong việc định hướng cách thức tiếp
cận kì thực tập. Em rất mong nhận được nhận xét từ phía Công ty và Giảng viên
hướng dẫn – TS. Nguyễn Quang Minh để có thể khai thác tốt hơn cơ hội trải nghiệm
nghề nghiệp và nâng cao năng lực bản thân sau này.
Một lần nữa, em xin trân trọng cảm ơn!


3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU NƠI THỰC TẬP
1.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam
1.1.1. Thông tin khái quát
- Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam.
Bằng tiếng Anh: Biovegi Vietnam Joint Stock Company.
Tên viết tắt: Biovegi Vietnam.,JSC.
- Mã số doanh nghiệp: 0102573257
- Loại hình pháp lý: Công ty cổ phần
- Ngày thành lập: 23/11/2009
- Tên người đại diện theo pháp luật: Ngô Thị Thu Hằng

- Địa chỉ trụ sở chính: Số 55, ngách 140/1 Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình,
quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
- Ngành nghề kinh doanh
Bảng 1.1. Ngành, nghề đăng kí kinh doanh của Công ty Cổ phần Biovegi Việt
Nam
Mã
ngành,nghề

Tên ngành, nghề kinh doanh

kinh doanh
4631

Bán buôn gạo, lúa mỳ, hạt ngũ cốc khác, bột mỳ

1030
(Chính)

Chế biến và bảo quản rau quả

1010

Chế biến, bảo quản thịt và các sản phẩm từ thịt

4632

Bán buôn thực phẩm

0163

Hoạt động dịch vụ sau thu hoạch

0162

Hoạt động dịch vụ chăn nuôi


4

0161

Hoạt động dịch vụ trồng trọt
Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động

4620

vật sống
(Trừ loại Nhà nước cấm)
Sản xuất thực phẩm khác chưa được phân vào đâu

1079

Chi tiết: Sản xuất thực phẩm dinh dưỡng, thực phẩm chức
năng (không bao gồm: dược phẩm và các loại Nhà nước cấm)

5210

Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
(Không bao gồm: Kinh doanh bất động sản)
Dịch vụ đóng gói

8292

(Không bao gồm: Hoạt động san chiết, đóng gói thuốc bảo vệ
thực vật, dược phẩm)
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được

8299

phân vào đâu
Chi tiết: Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh;
Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu

4669

Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu
Chi tiết: Bán buôn phân bón (trừ loại Nhà nước cấm)

4721

Bán lẻ lương thực trong các cửa hàng chuyên doanh

1075

Sản xuất món ăn, thức ăn chế biến sẵn

1020

Chế biến, bảo quản thuỷ sản và các sản phẩm từ thuỷ sản

0232

Thu nhặt lâm sản khác trừ gỗ

0118

Trồng rau, đậu các loại và trồng hoa

Nguồn: Cổng thông tin quốc gia về đăng kí doanh nghiệp
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Từ khi thành lập, Biovegi đã không ngừng hoàn thiện và phát triển lớn mạnh
cả về quy mô hoạt động cũng như hệ thống sản phẩm với các cột mốc quan trọng:


5

 20/12/2007:Công ty TNHH Công nghệ xanh Hưng Phát ra đời với
thương hiệu Biovegi và ra mắt thị trường sản phẩm Rau mầm siêu sạch
Biovegi công nghệ Nhật Bản.
 2008: Bắt đầu phân phối các sản phẩm nấm tươi Biovegi nguồn gốc
Việt Nam, Hàn Quốc ra thị trường.
 2009: Trở thành nhà phân phối chính thức các sản phẩm nấm tươi từ
Hiệp hội nấm Hàn Quốc với sản phẩm phổ biến nhất là nấm Kim châm Hàn
Quốc.
 2013: Đưa vào thị trường các loại hoa quả nội địa tiêu biểu và hoa
quả nhập khẩu từ những thị trường lớn như Mỹ, Úc, New Zealand, Nam Phi,
 2013: Trở thành nhà phân phối chính thức các sản phẩm nấm tươi
thương hiệu HOKTO bao gồm nấm Bunapi, Bunashimeji và Maitake từ
 2014:Được lựa chọn là nhà phân phối chính thức các sản phẩm Kiwi
Zespri từ New Zealand tại thị trường Việt Nam.

 2014:Công ty Cổ phần Biovegi Miền Nam được thành lập với mục
tiêu đưa sản phẩm nấm tươi và trái cây nhập khẩu tới người dùng tại khu vực
miền nam Việt Nam.
 11/2014:Chuyển đổi tên và loại hình công ty từ Công ty TNHH
Công nghệ xanh Hưng Phát thành Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam.
 5/2017: Thành lập chi nhánh Đà Nẵng của CTCP Biovegi Miền
Nam.
1.1.3. Tầm nhìn và sứ mệnh
- Tầm nhìn: Trở thành nhà phân phối uy tín và dẫn đầu thị trường nấm tươi,
trái cây tươi và thực phẩm nhập khẩu.
- Sứ mệnh: Mang đến những sản phẩm an toàn, nguồn gốc rõ ràng và chất
lượng tốt nhất tới người tiêu dùng Việt.


6

1.1.4. Giá trị cốt lõi
 Khách hàng là trọng tâm: Luôn luôn nỗ lực tìm hiểu và thỏa mãn nhu
cầu của khách hàng.
 Đổi mới và Sáng tạo: Không ngừng học hỏi, cải tiến và hoàn thiện
sản phẩm dịch vụ.
 Phát triển nhân lực: Tạo điều kiện để nhân viên phát huy được tối đa
năng lực.
 Chia sẻ – Hợp tác: Biovegi hành động trên tinh thần hợp tác với khách
hàng, đối tác, cán bộ nhân viên để tạo ra và cùng nhau chia sẻ những lợi ích
dài hạn, bền vững.
1.1.5. Cơ cấu tổ chức
Là công ty được thành lập theo mô hình công ty cổ phần, Biovegi
Vietnam,.JSC có cơ cấu tổ chức tuân theo Luật doanh nghiệp 2014, cụ thể được
minh họa bởi sơ đồ dưới đây:

Đại hội đồng
Cổ đông
Hội đồng
quản trị
Giám đốc
Phòng Hành
chính - nhân
sự

Phòng
Marketing
online

Phòng xuất
nhập khẩu

Phòng kế
toán

Kho và các
cửa hàng
phân phối

1.2. Phòng Xuất nhập khẩu – nơi trực tiếp thực tập
Phòng Xuất nhập khẩu tại Biovegi Vietnam.,JSC chịu trách nhiệm làm việc với
nhà cung cấp, dịch vụ cảng, ngân hàng trong việc mua hàng, nhận hàng và thanh toán
tiền hàng cũng như hỗ trợ phòng Marketing online, phòng Hành chính, phòng Kế

7

toán trong việc xử lý chứng từ đối với các bên có lên quan (khách hàng, cơ quan
thuế…).
Quy trình đối với một đơn hàng cụ thể như sau:


8

Nhận yêu cầu
mua hàng từ
phòng Kinh
doanh

Lưu trữ bộ
chứng từ và
cung cấp cho
các phòng ban
liên quan và
Đối tác

Liên hệ với nhà
cung cấp để đặt
hàng

Giao kết hợp
đồng và liên hệ
với các bên dịch
vụ cảng cung
cấp thông tin về

lô hàng

Nhận chứng từ
liên quan đến lô
hàng

Hoàn tất bộ
chứng từ và
thực hiện thanh
toán T/T

Phối hợp với
bên dịch vụ
cảng trong việc
khai hải quan,
kiểm tra thông
quan, tham vấn
(nếu có) và
nhận hàng

Kiểm tra tính
hợp lệ của
chứng từ và
kiểm tra ngày
hàng đến

Khiếu nại về
hàng hóa với
nhà cung cấp

Phản hồi sửa
đổi chứng từ
cho nhà cung
cấp

Cán bộ trực tiếp hướng dẫn thực tập tại phòng Xuất nhập khẩu:
Họ và tên: (Ms) Vũ Thị Thu Hoài
Chức vụ: Import Manager - Biovegi Vietnam JSC.


9

CHƯƠNG 2: NHẬT KÍ THỰC TẬP
2.1. Nội dung thực tập và trải nghiệm
Dưới sự hướng dẫn của …, em có cơ hội được thực hành một phần các nghiệp
vụ trong quy trình của phòng Xuất nhập khẩu nói trên và thực hiện một số công việc
mang tính chất đặc thù của văn phòng.
Các nhiệm vụ liên quan đến các nghiệp vụ xuất nhập khẩu:
- Học cách kiểm tra bộ chứng từ và lập bộ chứng từ hoàn chỉnh.
- Tra cứu ngày hàng đến (ETA).
- Tra cứu tình trạng tờ khai hải quan, lấy tờ khai điện tử thông quan.
- Chuẩn bị chứng từ thanh toán cho lô hàng.
- Thanh toán hợp đồng thông qua chuyển tiền quốc tế.
- Dịch thư tín thương mại.

- In, scan tài liệu.
- Chuyển chứng từ giữa các phòng ban, lấy dấu vào chứng từ.
- Phân loại và lưu trữ bộ chứng từ hoàn chỉnh.
- Nhập hồ sơ các đơn hàng về trên hệ thống quản lý nội bộ.
Các trải nghiệm khác tại doanh nghiệp:

- Văn hóa làm việc: văn hóa ngồi làm việc, văn hóa ăn trưa, văn hóa giao tiếp
với đồng nghiệp, với đối tác…
- Thăm quan và giao tiếp với các bộ phận, phòng ban.
2.2. Nhật kí thực tập từng ngày
Ngày –
giờ làm
việc

Công việc được
Quá trình hoàn thành công việc giao


10

30/6/2019 Tự chuẩn bị cho

- Tìm hiểu về công ty: lịch sử hình thành và phát

buổi đi thực tập

triển, các sản phẩm, đối tác, các hoạt động gần đây

đầu tiên

thông

qua

website

công

ty

tại

và thông qua cổng thông
tin quốc gia về đăng kí doanh nghiệp
/>
1/7/2019

Đến phòng Xuất

Bộ chứng từ Lô hàng Nho từ Los Angeles.

13h – 17h

nhập khẩu –

Tra cứu ngày hàng đến: + Lên internet tìm cách tra

Công ty cổ phần

cứu, được hướng dẫn qua tra cứu hành trình con

Biovegi

Việt tàu tại marinetraffic.com nhưng không thấy tàu về

Nam nhận công

cảng Việt Nam, vì có chuyển tải qua tàu khác.

việc.

+ Được hướng dẫn cách tra ngày hàng đến: tìm
hãng tàu và nhập số vận đơn, sẽ xem được toàn bộ

- Gặp và chia sẻ

hành trình và chuyển tải.

nguyện vọng với

+ Vấn đề thắc mắc với người hướng dẫn: Thực tế

Phó giám

đốc có chuyển cảng và đổi tàu nhưng vận đơn chỉ có

Công ty.

cảng đi, cảng đến và tên con tàu đầu tiên thì có sao
không => không sao, Hải Quan họ check được và

- Làm quen, giới

cũng dựa vào manifest của hãng tàu nữa.

thiệu tại phòng

Xuất nhập khẩu.

+ Trên vận đơn ghi điều kiện vận chuyển nho: 0 C
 Tự nghiên cứu thêm về điều kiện bảo

o

quản các loại nông sản. Trước đó em đã
o

- Gặp trưởng
phòng nhân sự để

nghĩ không thể bảo quản hoa quả tươi ở 0 C
vì cho rằng nhiệt độ đó làm đóng băng nước

làm thủ tục thực

trong hoa quả, sau này lúc bán sẽ bị nẫu.

tập

Nhưng rất nhiều hoa quả được bảo quản ở

và

nghe

hướng dẫn thực
hiện nội quy.

o

0-2 C hoặc âm độ C.
Tự nghiên cứu thêm về container

nhiệt độ (refrigerated container): dung tích

- Làm quen với
bộ chứng từ nhập

tối đa, cách thức phần máy lạnh hoạt động,


11

khẩu: tra cứu

các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận

ngày hàng đến,

hành container nhiệt.

so khớp dữ liệu So khớp chứng từ: tự đọc và so sánh các địa chỉ,
trong chứng từ.

tên tàu, cảng bốc dỡ, ngày tháng, số hiệu vận đơn,
hợp đồng, hóa đơn, số seal trên container, mô tả
hàng hóa…

Một số vấn đề trong quá trình đọc chứng từ: phân
biệt số seal và số container, chú ý các tên viết tắt
của các công ty: LTD, LLC (Công ty Trách nhiệm
hữu hạn), JSC (Công ty cổ phần).

Trải nghiệm làm việc: Buổi đầu tiên em hơi hồi hộp, cái gì cũng
nhanh nhanh chóng chóng làm gấp rút, ghim tệp giấy mà cũng run tay
làm rơi dập ghim, nhưng mọi người cũng không nói gì. Sau đó em cố
gắng bình tĩnh lại, tự trấn an bản thân để có thể làm việc cẩn thận và
tự nhiên hơn. Mọi người trong phòng rất nhiệt tình, em được giải đáp
nhiều câu hỏi về những điều mới hoặc những sai biệt giữa kiến thức
được học về chứng từ với hoạt động thực tế.
3/7/2019

Phân loại chứng

Thời gian lưu trữ chứng từ là 05 năm, theo yêu cầu

13h – 17h

từ theo từng bộ,

của cơ quan Hải quan.

thực hiện lưu trữ

Vấn đề: các chứng từ gốc không được chuyển về

chứng từ

cùng một lúc => Để thuận tiện và nhanh chóng
nhất thì ngay khi chứng từ về sẽ chưa tìm khớp
ngay mà sẽ xếp theo từng loại chứng từ, rồi sau
một khoảng thời gian sẽ phận loại các chứng từ
thành từng bộ đúng thống nhất thông tin.
Để có thể phân loại chính xác từng bộ, em nghĩ đến
các số hiệu mang tính duy nhất: số vận đơn, số tờ
khai HQ. Tuy nhiên các loại chứng từ được sắp xếp
ngẫu nhiên => tìm được hai tờ giấy cùng số hiệu ở
hai chồng là rất khó.


12

Giải pháp nghĩ ra: sắp xếp mỗi loại chứng từ theo
số hiệu tăng dần => tìm lần lượt chứng từ tương
ứng.
Được hướng dẫn thêm là có thể phân loại theo
ngày tháng sẽ dễ tìm kiếm đối chiếu sau này hơn.
Tuy nhiên việc phân loại theo số hiệu cũng phần
nào đảm bảo thứ tự về ngày tháng rồi.
Trải nghiệm làm việc: Thật sự việc phân loại chứng từ nghĩ cách
cũng không lâu nhưng lúc thực hiện rất căng thẳng. Số hiệu hay cả
ngày tháng trên chứng từ viết rất nhỏ, lại không phải lúc nào cũng ở
cũng một vị trí tương đối trên tờ giấy. Do đó khi công việc hoàn thành
em đã rất vui, cảm giác mình đã làm rất nhiều vậy. Sau khi hoàn thành
công việc, em có thời gian quan sát mọi người làm việc thì phát hiện
cô Hoài có trí nhớ rất tốt: cô nhớ rõ nhà cung cấp nào trong tháng đó
có lô nào lô nào, có chứng từ chưa, đã gửi cho bên này bên kia chưa…
Cô nhớ cả các deadline của những người khác để nhắc mọi người làm,

nhìn chứng từ cực nhanh. Em nghĩ lúc nào đó phải hỏi xin phương
pháp ghi nhớ của cô để tự trau dồi cho mình.
5/7/2019

- Trao đổi về quy - Quy trình nhập khẩu trên thực tế cũng rất giống

13h – 17h

trình nhập khẩu

lý thuyết được học, tuy nhiên doanh nghiệp thường

trên lý thuyết và

không đảm nhiệm hết tất cả công đoạn mà chia nhỏ

trong thực tế tại

ra, từng phòng ban hoặc thuê dịch vụ để thực hiện.

công ty.

Cách thực hiện các quy trình có phần đơn giản hơn,
thực tế hơn và tiết kiệm chi phí hơn, chẳng hạn việc
kiểm tra hàng là tự kiểm tra, với các tranh chấp
phát sinh chủ yếu được giải quyết bằng thương
lượng và thường là thương lượng trực tiếp với
người bán (do mua theo điều kiện CIF Incoterms
2010). Người bán sẽ trực tiếp bồi thường (có thể
sau vài ngày đến cả tháng) rồi đi khiếu nại các bên

13

- Kiểm tra bộ

liên quan. Điều này có được là do mối quan hệ lâu

chứng từ của lô dài giữa các bên.
hàng vận chuyển

- Chứng từ vận chuyển hàng không là air waybill,

bằng đường hàng trên đó có rất nhiều kí hiệu viết tắt, có thể tự tra
không.

cứu tại />
Nói chung, các vấn đề trên chứng từ vận tải hàng
không, cách tra cứu ETD không có gì khác. Tuy
nhiên vì thời gian vận chuyển rất nhanh, tính bằng
vài ngày và có thể chính xác từng phút, nên việc
kiểm tra chứng từ phải nhanh chóng và chắc chắn.
Nếu lỡ chứng từ sai phải chậm ngày nhận hàng sẽ
chịu phí lưu kho hải quan không nhỏ.
Trải nghiệm làm việc: Các chứng từ nhận được là các bản scan, khi
mở trên laptop để kiểm tra bị giới hạn về không gian nên phải mở qua
mở lại rất khó so khớp. Em đã đưa ra kết luận là chứng từ phù hợp sau
một thời gian không ngắn quan sát, nhưng sau đó đã nhận được câu trả
lời là có vấn đề đến mức có thể không được lấy hàng. Lúc đó em vẫn
tiếp tục tìm kiếm nhưng không ra, đến lúc hết giờ vẫn chưa thấy. Sau

khi về nhà, em đã lập một bảng tính, điền các thông tin độc lập từ từng
chứng từ để so khớp lại với nhau. Tuy chậm, nhưng cũng không quá
20 phút cho một lô hàng và đảm bảo chắc chắn mình không bỏ sót
thông tin gì có thể gây bất lợi cho quá trình nhận hàng. Công việc này
thực sự vừa cần nhanh, nhưng quan trọng hơn cả là sự cẩn thận và kinh
nghiệm để có thể nhanh chóng và chính xác tìm ra các vấn đề trọng
yếu. Cơ bản nhất là thông tin các bên (tên – chú ý tên viết tắt cũng
không nên; địa chỉ), cảng đi cảng đến, xuất xứ, số lượng.
8/7/2019

- Học chuẩn bị bộ Việc thanh toán tại công ty được thực hiện qua

13h – 17h

chứng từ để ngân phương thức T/T thông qua Ngân hàng Thương
hàng thanh toán.

mại Cổ phần Sài gòn Thương tín (Sacombank), từ
quỹ tài trợ nhập khẩu hoặc thanh toán tự có.


14

- Scan bộ chứng từ thanh toán gửi cho ngân hàng
để kiểm tra tính phù hợp của việc chuyển tiền,
chứng từ thanh toán với ngân hàng bao gồm:
+ Hai trang đầu tiên của tờ khai hải quan
+ Hợp đồng
+ Hóa đơn
+ Giấy nhận nợ và phương án kinh doanh (nếu

thực hiện vay thanh toán)
- In bộ chứng từ hàng hóa đầy đủ:
+ Tờ khai hải quan đã thông quan
+ Hợp đồng
+ Invoice
+ Packing list
+ C/O
+ Phytosanitary
- Đóng dấu sao y cho chứng từ.
- Gửi bộ chứng từ qua Viettel Post.
Trải nghiệm làm việc: Em được hướng dẫn cách nối các file .pdf lại
với nhau, cách sử dụng máy in, học cách scan tài liệu, các loại dấu
được yêu cầu đối với chứng từ, ví dụ chứng từ nào cần đóng dấu treo,
chứng từ nào cần dấu sao y, khi nào thì cần dấu giáp lai. Trong quá
trình in, em phát hiện các chứng từ khi mở qua mail không nên dùng
lệnh in trực tiếp từ trình duyệt web mà nên tải về và in qua các phần
mềm đúng chức năng mới đảm bảo được format, sự đầy đủ của thông
tin cũng như hoạt động của máy in.
Dạo này em đã quen với mọi người trong phòng, cũng trò chuyện đôi
chút được với các anh chị phòng khác vào đầu giờ làm tại chỗ lấy nước
của công ty. Không có những câu chuyện phức tạp và hào nhoáng như
trên truyền hình, ở đây mọi người rất giản dị, tập trung hoàn thành công
việc của mình và chia sẻ bản thân với mọi người xung quanh.


15

10/7/2019 - Tập soạn thảo Yêu cầu đưa ra: Cho tờ khai hải quan, dùng thông
13h – 17h

hợp đồng, hóa

tin trên đó soạn thảo lại hợp đồng, hóa đơn thương

đơn thương mại,

mại, phiếu đóng gói.

phiếu đóng gói.

Trên tờ khai hải quan có thể tìm thấy các nội dung
về số hợp đồng, ngày hợp đồng, số hóa đơn, mặt
hàng, số lượng (kg, kiện, container), về người thụ
hưởng, phương thức thanh toán, số vận đơn => tra
được thời gian vận chuyển… Tất cả đầy đủ cấu
thành nên các điều khoản cơ bản của hợp đồng.
Ngoài ra còn các điều khoản khác như điều khoản
hiệu lực, điều khoản xử lý tranh chấp… cũng cần
được quy định.
Đối với hóa đơn thương mại, ngoài các thông tin
cơ bản của hóa đơn như mặt hàng, số lượng, thành
tiền, thì cần có những thông tin liên quan đến hợp
đồng để có thể khớp với hợp đồng mua bán và liên
quan đến vận đơn để chứng minh việc hoàn thành
nghĩa vụ của người bán. Các thông tin khác không
phải thông tin cần có trên hóa đơn, tuy nhiên đó là
bằng chứng cho cơ quan nhà nước xác minh sự
thống nhất của bộ chứng từ.

Trải nghiệm làm việc: Bằng kiến thức các môn Giao dịch thương mại

quốc tế và Tiếng anh Chuyên ngành 2, tham khảo hợp đồng mẫu của
ICC, em có thể soạn thảo được hợp đồng. Đây cũng là lúc cho em nhận
ra góc nhìn thực tế rất quan trọng. Trong các bài tiểu luận mà em đã
làm với các bộ chứng từ, một điều thường xuyên em phân tích đó là
hợp đồng sơ sài, thiếu các thông tin quan trọng… Tuy nhiên trên thực
tế, như mọi người chia sẻ để thuận tiện cho cơ quan Hải quan kiểm tra
và xác minh, cũng như tính chất lâu dài của quan hệ giữa hai bên, hợp
đồng thực tế thường được thể hiện ngắn gọn, bản chất, rõ ràng.


16

Hôm nay mọi người có buổi tụ tập nhỏ cùng 04 con mực khô một nắng
sưởi lò vi sóng trét tương ớt. Ngoài việc cùng ăn mực và nói chuyện,
bàn về chuyến du lịch sắp tới, mọi người cũng bàn bạc nhau về việc
làm cách nào để mùi mực không còn đến sáng mai.
12/7

- Viết thư trả lời

Thư đối tác hẹn gặp mặt tại Fruit Logistica Hong

13h – 17h

lời mời hợp tác.

Kong 2019 từ 6 – 8/9.
Bên bán đến từ Ý, có đề nghị hợp tác và hẹn trao
đổi kĩ hơn tại Fruit Logistica. Nhắc đến Ý làm em
nhớ tới hiệp định EVFTA vừa được kí kết vào

30/6.
Sau khi tự nghiên cứu, em rút ra được một số kiến
thức:
- Hiệp định EVFTA đã được kí kết vào 30/6, tuy
nhiên chưa có hiệu lực ngay mà cần trải qua thủ
tục phê chuẩn của Quốc hội và phê duyệt của
Chính phủ. Theo Chủ tịch Quốc hội Nguyễn Thị
Kim Ngân, Việt Nam sẽ phên chuẩn EVFTA vào
kì họp tới của quốc hội, khoảng cuối năm nay.
- Nội dung của EVFTA có ưu đãi thuế quan 0%
với mặt hàng hoa quả tươi, đó là một ưu thế lớn
cho cả hai bên nếu hợp tác.
- Fruit Logistica là một hội chợ nông sản quốc tế,
nơi người mua và người bán gặp nhau, xem sản
phẩm và bước đầu có những đề nghị hợp tác.
Như chia sẻ của cô Hoài, hàng năm Biovegi đều
đến tham gia hội chợ này, thường là các giám đốc,
và cũng đem về rất nhiều đối tác.
Như vậy, việc hợp tác sau khi tham gia Fruit
Logistica là hoàn toàn có thể và hiệu quả nếu như
hai bên có được một báo giá phù hợp và việc trả
lời thư của đối tác sẽ dựa trên tinh thần hẹn hợp


17

tác. Dựa trên những phân tích ban đầu đó, bức thư
phản hồi đã được hoàn thành.
- Đọc và phân

- Các loại tình trạng tờ khai và cách nhận biết

loại tờ khai qua Trên ECUS/VNACCS, các tờ khai được thống kê
phần

mềm thành tờ khai mới, tờ khai đã phân luồng, tờ khai

ECUS/VNACCS đã thông quan, tờ khai sửa đã phân luồng, tờ khai
tại công ty.

sửa đã thông quan.
Khi in xuất tờ khai, có các loại:
+ Tờ khai đã thông quan
+ Tờ khai thông báo kết quả phân luồng
+ Tờ khai giải phóng hàng
Tình trạng tờ khai được ghi trong ngoặc đơn bên
cạnh tiêu đề.
Ngoài ra còn có thể xem cụ thể tình trạng tờ khai
trong chỉ thị của Hải quan.
Vấn đề: ECUS/VNACCS không tự động cập nhật
tình trạng tờ khai thông quan, rất nhiều tờ khai đã
thông quan nhưng vẫn thể hiện tình trạng đã phân
luồng.
Trong trường hợp đó, người dùng phải tự lấy kết
quả phân luồng, thông quan bằng các lệnh thủ
công. Muốn thực sự biết tình trạng của tờ khai có
thể tra cứu thông qua website của Hải quan Việt
Nam. Đây là một bất tiện lớn cho doanh nghiệp
khi sử dụng ECUS/VNACCS.

Trải nghiệm làm việc: Điều làm em hứng thú nhất ngày hôm nay đó là
được chạm vào phần mềm khai hải quan và ngồi xem khai một tờ khai
mới. Trước đây khi nghiên cứu môn học Nghiệp vụ hải quan, em đã rất
hoang mang về các phần mềm khai hải quan như VNACCS, ECUS, có
khi lại được nhắc đến ECUS/VNACCS. Khi đó em chỉ biết ECUS của
Thái Sơn là phần mềm khai theo hệ thống cũ trước 2014,


18

Hàn Quốc.

- Thống kê tình
trạng tờ khai, liên
hệ với công ty
Thái Sơn để yêu
cầu hỗ trợ sử
dụng phần mềm.
từ sau 2014, hệ thống VNACCS/VCIS được triển khai và thực hiện
các lệnh tờ khai bằng VNACCS, khiến em nghĩ ECUS không còn được
sử dụng nữa, tuy nhiên lại thấy nhắc đến ECUS trong các thảo luận
trên các diễn đàn về Xuất nhập khẩu rất thường xuyên. Thì ra Thái Sơn
đã tự cập nhật ECUS theo chuẩn VNACCS thành ECUS/VNACCS là
một phần mềm, chứ không phải “ECUS hoặc VNACCS”.
15/7

- Viết kế

hoạch - Là một doanh nghiệp có quy mô nhập khẩu lớn

13h – 17h

promotion

event các loại hàng nông sản, trong đó có nông sản Hàn

được tài trợ bởi Quốc, Biovegi được lựa chọn là một doanh nghiệp
chính phủ

Hàn nhận được hỗ trợ xúc tiến từ chính phủ Hàn Quốc,


quốc để xúc tiến

theo đó công ty cần đưa ra kế hoạch chi tiết cho

sản phẩm hoa

việc sử dụng nguồn hỗ trợ đó. Phòng Xuất nhập

quả nhập khẩu từ khẩu và phòng Marketing thực hiện việc này.
- Thống kê tình trạng các tờ khai đã phân luồng
phát hiện thấy rất nhiều tờ khai từ rất lâu chắc chắn
đã thông quan nhưng vẫn đang hiện trạng thái phân
luồng cho dù đã lấy được tờ khai. Tờ khai thông
quan chỉ lấy được trong thời hạn 07 ngày, quá thời
hạn đó không thể cập nhật được chỉ thị hải quan.

Khi liên hệ với công ty Thái Sơn, công ty cũng
trả lời về việc phải tự cập nhật trạng thái tờ khai ở

mục Thông báo của Hải quan và thực hiện các
lệnh Lấy kết quả phân luồng, Thông quan, lấy
Thông điệp từ Hải quan để cập nhật trạng thái
trong thời hạn còn phép.
Trải nghiệm làm việc: Phản hồi của Thái Sơn khi được hỏi các vấn đề
giữa lúc hỏi vô danh và nhân danh công ty Biovegi là hoàn toàn khác
nhau. Em nhớ đến chuyện thực tập của một người bạn được giao nhiệm
vụ gọi đến các công ty đối thủ để hỏi báo giá, vì thế nên hành


19

xử của Thái Sơn cũng có thể xem là có lý do. Kinh nghiệm của em đó
là luôn luôn phải xưng danh ngay từ đầu để có được hiệu quả tốt hơn.
17/7

- Kiểm tra

bộ Trong giao dịch của công ty có dạng hợp đồng mà

13h – 17h

chứng từ và tập người bán (bên A), người mua (bên B) và một bên
soạn thảo hợp
đồng hóa

thứ ba đóng vai trò là shipper (bên C). Giống như

đơn một dạng mua bán qua trung gian, người bán mua

thương mại dựa

lại từ người shipper và bán lại cho người mua,

trên bộ chứng từ

nhưng thay vì vận chuyển từ C đến A, xong vận

đó (3 bên).

chuyển từ A đến B thì hàng hóa được vận chuyển
thẳng từ C đến B.
Thắc mắc của em đối với vấn đề này: mình có
thông tin của người sản xuất, vậy tại sao lại phải
mua qua bên thứ ba để tốn thêm một phần lợi
nhuận phải chia sẻ? Nếu như trong môn học Giao
dịch thương mại quốc tế, việc mua bán qua bên thứ
ba chỉ thực hiện được khi hoặc các bên bí mật về
thông tin (hai hợp đồng, hai invoice, hai lần thanh
toán với hai bộ chứng từ độc lập, hoặc chấp nhận
thanh toán phụ thuộc ví dụ back-to-back L/C) hoặc
các bên dù biết thông tin nhưng cũng không thể
mua bán trực tiếp do rào cản, như cấm vận hoặc
chiến tranh…
Câu trả lời được đưa ra là do xu hướng chuyên môn
hóa. Nhà vườn họ chỉ sản xuất và để cho toàn bộ
việc thương lượng mua bán cho bên thứ ba đảm
nhiệm, không trực tiếp giao dịch hay kí hợp đồng
với bất kì một bên nào khác.

Trải nghiệm làm việc: Một lần nữa, đúng là có những vấn đề chỉ
được thực hiện mới hiểu hết được các tình huống. Nếu như chỉ suy
luận dựa trên logic thì rất dễ bỏ sót do tư duy hạn chế, mà phải trải qua


20

thực tế mới có thể hiểu kĩ và toàn diện được. Hôm nay mọi người có
một bữa tiệc nhỏ trước khi đi du lịch vào ngày mai.
19/7

Được nghỉ làm vì công ty đi du lịch.

22/7

Xin nghỉ làm vì lý do sức khỏe.

24/7

- Thực hành trực

Việc thanh toán quốc tế, thứ nhất phải đảm bảo đủ

8h – 17h

tiếp thanh toán

bằng chứng mới được chuyển tiền ra nước ngoài,

(làm

cả một hợp đồng

thứ hai, việc kiểm tra chứng từ cũng rất quan trọng

ngày

bù đến hạn qua ngân để đảm bảo tính pháp lý. Đối với nội bộ, quy trình

ngày nghỉ

hàng

bằng duyệt thanh toán được thực hiện qua nhiều cấp độ,

22/7)

phương

thức từ duyệt kế hoạch, duyệt thanh toán ở cấp trưởng

thanh toán

điện các bộ phận liên quan, duyệt thanh toán từ ngân

chuyển tiền.

hàng.
Việc thanh toán có thể được thực hiện bằng tiền tự
có hoặc vay từ tài trợ nhập khẩu của ngân hàng.

Mỗi khi thanh toán quốc tế, tỷ giá là một yếu tố
quan trọng cần được xem xét, và đứng trên vai trò
của doanh nghiệp, tỷ giá hoàn toàn có thể đem
thương lượng lại với ngân hàng do quy mô của
giao dịch.

Trải nghiệm làm việc: Việc thanh toán không phải quá phức tạp,
nhưng vì là lần đầu, sai sót xảy ra ở các lỗi nhỏ nhưng mỗi lần như thế
đều phải chờ đợi một quy trình dài. Đến buổi chiều, dù cũng hoàn
thành, nhưng em cũng dành thời gian để tự nghiên cứu lại và viết ra
quy trình thanh toán chi tiết từng bước nhỏ để lần sau có thể thực hiện
trôi chảy hơn.
26/7

- Chuẩn bị hồ sơ

13h – 17h

xin

giấy

Bộ hồ sơ về giấy phép nhập khẩu mà phòng xuất

phép nhập khẩu cần chuẩn bị bao gồm:

nhập khẩu cho lô - Giấy đề nghị cấp phép, trong đó nêu rõ mặt hàng,
hàng tháng tới.

xuất xứ, công ty nhận hàng và cảng nhận hàng, hạn

mức cấp phép (trọng lượng, số thùng). Giấy đề


21

nghị cấp phép thường có thời hạn 1 năm, sau mỗi
một năm như vậy phải làm lại.
- Hợp đồng làm bằng chứng của mặt hàng sẽ được
nhập khẩu về Việt Nam.
Nơi cấp phép: Cục bảo vệ thực vật
Người chịu trách nhiệm: phòng Hành chính.
Tự nghiên cứu: các loại giấy phép nhập khẩu đối
với từng loại hàng hóa. Hoa quả tươi mà công ty
kinh doanh thuộc loại cấp phép tự động, tức là chỉ
cần hồ sơ hợp lệ là cấp phép, không phải trải qua
thêm quy trình và cơ quan nào khác.
Trải nghiệm làm việc: Nhìn chung các văn bản nhà nước đều có mẫu,
nhưng việc sử dụng mẫu đó, nhất là việc sửa lại mẫu rất dễ bỏ sót lỗi
nhỏ, đặc biệt khi có nhiều mặt hàng, nhiều cảng đến (mỗi mặt hàng,
mỗi cảng đến phải chuẩn bị một bộ). Em đã vấp rất nhiều lỗi nhỏ như
thế và phải gửi đi gửi lại rất nhiều lần (10 lần gửi mail) mới sơ bộ hoàn
thành được. Việc có một cuốn sổ bên cạnh để ghi chú những chỗ cần
sửa để luôn chú ý khi thực hiện mỗi bộ. Cuối cùng do vẫn chưa hoàn
thành trọn vẹn, về nhà em làm tiếp tục cho đúng tiến độ.
29/7

Đi lấy Lệnh nhận Đây cũng là việc mà nhân viên xuất nhập khẩu

13h – 17h

hàng tại Nippon thường phải làm, tuy nhiên tại Biovegi, bên dịch
Express.

vụ tại cảng thường làm việc này theo ủy quyền vì
các công ty vận tải đều có văn phòng đại diện ở
Hải Phòng, ngoại trừ Nippon Express. Theo như
yêu cầu của Nippon, khi đến lấy Lệnh nhận hàng
phải mang theo Giấy giới thiệu, vận đơn bản scan,
phiếu thông báo hàng đến, cùng với nộp phí.
Trước đây trong môn Logistics và vận tải quốc tế,
em được hiểu là 3/3 vận đơn gốc sẽ đổi 3/3 lệnh
đem tới cảng để nhận hàng. Tuy nhiên trên thực tế


22

có vẻ không cần thiết phải có đầy đủ vận đơn gốc
và 3 lệnh nhận hàng.
Trải nghiệm làm việc: Di chuyển 20 km đi và về để nhận một tờ
giấy cho em biết sự vất vả của công việc, đặc biệt khi liên tưởng tới
công việc của vị trí Giao nhận hiện trường mà em đọc trên các diễn
đàn Xuất nhập khẩu. Không phải sự hào nhoáng của mọi người khi
nhắc đến Kinh tế đối ngoại, đây là một “nghề” vô cùng thực tế và
mang bản chất buôn bán.
31/7

- Sử

dụng phần - ERP-Bravo là phần mềm quản lý hoạt động của

13h – 17h

mềm

ERP – doanh nghiệp. Tại phòng XNK, Bravo dùng để

Bravo

trong quản lý các đơn đặt hàng và bộ chứng từ khớp với

nghiệp vụ của

phiếu nhập từ kho và công nợ của kế toán. Việc

phòng.

nhập đơn đặt hàng phải tuyệt đối chính xác để công
nợ được khớp, nếu có sai sót sẽ phát sinh ngay các
số vênh và quá trình kiểm tra lại cực kì khó khăn.
- Để sản phẩm có thể được tiêu thụ tại nội địa cần

- Chuẩn bị chứng có Tờ khai thông quan của Hải quan và Giấy chứng
từ để tiêu thụ sản nhận kiểm dịch của Cục kiểm dịch thực vật. Cô
phẩm nội địa.

chia sẻ, trên nguyên tắc, tờ khai muốn được thông
quan phải có Chứng nhận kiểm dịch rồi, nên dường
như chỉ cần Tờ khai thông quan là được rồi. Tuy
nhiên, các bên liên quan họ vẫn đòi hỏi đầy đủ.

Trải nghiệm làm việc: Hôm nay công việc không có nhiều, mọi người
ngồi chia sẻ với nhau các vấn đề đến từ các lô hàng mà mọi người phụ
trách, vấn đề đến từ các bên dịch vụ và làm cách nào để giải quyết nó.
Trong thương mại người bán, khi muốn giảm giá sau hợp đồng cho
người mua, một credit note sẽ được phát hành. Credit note này được
sử dụng giảm giá trực tiếp nếu lô hàng chưa thanh toán, hoặc sẽ được
giảm giá trong lần thanh toán lô tiếp theo. Nó có vẻ giống một voucher
hay phiếu mua hàng trong đời sống hàng ngày. Rất nhiều thứ đã được


23

chỉ ra và được trao đổi với nhau. Em thực sự cảm nhận được mọi người
đang giúp đỡ nhau vì mục tiêu chung là hiệu quả của cả bộ phận.
2/8

- Kiểm

13h – 17h

chứng

tra bộ - ETA trong hóa đơn mà đối tác gửi cho mình hoàn
từ hàng toàn có thể thay đổi thành sớm hơn hoặc muộn

mới về

hơn. Đây là điều mà em mới biết do vô tình phát
hiện khi kiểm tra bộ chứng từ này.
Như vậy mình phải kiểm tra ETA thường xuyên

chứ không phải một lần duy nhất, và có sự theo dõi
để có thể nhanh chóng đáp ứng và giải quyết các
vấn đề phát sinh do sự thay đổi ETA đó.

- Tổng hợp và

- Việc tổng hợp và lưu trữ bộ chứng từ là công việc

lưu trữ bộ chứng

hàng tháng. Không chỉ là khớp tờ an toàn thực

từ

phẩm, với việc tổng hợp phải kiểm tra sự đầy đủ
của chứng từ, của thủ tục hành chính (đóng dấu sao
y với các bản scan), thống kê và bàn giao với
Phòng Kế toán.

Trải nghiệm làm việc: Ở lại làm việc theo giờ tăng ca của mọi
người. Việc tổng hợp chứng từ để lưu trữ rất mất thời gian, vì không
chỉ kiểm tra số lượng mà còn kiểm tra chất lượng, quy cách. Với số
lượng bộ chứng từ cần kiểm tra là rất lớn, mọi người đã ở lại đến tận
19h để hoàn thành công việc trong ngày.