CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.
I. BẢN CHẤT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát
luân giữ vai trò quan trọng trong qúa trình quản lý và được thực hiện chủ yếu
bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách, các thủ tục kiểm
soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều hành toàn bộ các hoạt đông của
đơn vị nhằm đảm bảo các mục tiêu sau:
- Bảo vệ tàI sản của đơn vị.
- Bảo đảm độ tin cậy của thông tin.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.
Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát là một hệ
thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị,
bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp
lý, và bảo đảm hiệu quả hoạt động.
Theo VSA 400, hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục
kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho
đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và
phát hiện các gian lận và sai sót để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý
nhằm bảo vệ và quản lý, sử dụng có hiệu quả tàI sản của đơn vị.
Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn
vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc
để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thức hiện hiệu quả tất cả các mục tiêu
đặt ra của đơn vị:
1/ Bảo vệ tài sản của đơn vị.
Tài sản của đơn vị bảo gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng
có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại
nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự
cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các
tài liệu quan trọng.

2/ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin.
Thông tin kế toán, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn
cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy
các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác
và tịn cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội
dụng chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.
3/ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm
bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống kiểm
soát nội bộ cần:
• Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các
hoạt động của doanh nghiệp.
• Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận
trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
• Đam bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo
cáo tài chính trung thực và khách quan.
4/ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năn lực quản lý.
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa
sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và
sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt
động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống
kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành
của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng
có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo
vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Như vậy hệ thống
kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa
hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của hệ

thống kiểm soát nội bộ. Theo VSA 400, những hạn chế đó gồm:
• Ban giám đốc thường yêu cầu chi phí cho hệ thông kiểm soát nội bộ
không vượt quá lợi ích mà hệ thống đó mang lại.
• Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ
lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường.
• Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng chí, sai sót về xét đoán hoặc do
không hiểu rõ yêu cầu công việc.
• Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự
thông đồng của một người trong ban giám đốc hay một nhân viên với những
người khác trong hay ngoài đơn vị.
• Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm
dụng đặc quyền của mình.
• Do sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vị
phạm.
I. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt
động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống
kiểm soát nội bộ với bốn yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông
tin (hệ thống kế toán), các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ.
1. Môi trường kiểm soát.
Môi trường kiểm soát là khái niệm bao gồm toàn bộ các nhân tố bên
trong và bên ngoài của đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế,
hoạt động và sử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ.
Theo VSA 400 môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự
quan tâm và hành động của các thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc đối
với hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Môi trường kiểm soát có ảnh
hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát, môi trường kiểm soát
mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát cụ thể. Tuy nhiên môi trường
kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh. Môi
trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ hệ

thống kiểm soát nội bộ.
Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới
quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý
trong doanh nghiệp. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm
soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản
lý tại doanh nghiệp đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm
soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị
thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm
tra, kiểm soát và tuân thủ mọi qui định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu
hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị cọi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn
các qui chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả
bởi các thành viên của đơn vị.
Đặc thù về quản lý.
Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều
hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh
hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các qui định và cách thức tổ chức kiểm
tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt là
các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ
tục kiểm soát áp dụng tại doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận được chuyên
môn hoá với những trách nhiệm, quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiết
với nhau, nhằm thực hiện các chức năng quản lý.
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần
tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống
xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hàn các quyết định, triển khai các
quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó
trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn
ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế
toán của doanh nghiệp.

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên
toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng
chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo
đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát
lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc.
Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các
nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
• thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đông thời không có sự chồng chéo
giữa các bộ phận.
• Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ và bảo quản tài sản.
• Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu
quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
Chính sách nhân sự.
Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn găn liền với đội ngũ nhân viên
và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể
trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp.
Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trìn kiểm soát có thể không
cần thiết phải thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm
soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các
chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém
năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ
thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả.
Tóm lại, với những lý do nêu trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có
những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt,
khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí nhân cán bộ và đề bạt
nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng
thời phải mang tính kế tục và liên tiếp.
Công tác kế hoạch.

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,
thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt là
kế hoach tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả
hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng
trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến
hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành
công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường
quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh
hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý,
điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
Uỷ ban kiểm soát.
Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất
của đơn vị như thành viên hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các
chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban
kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
• Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.
• Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
• Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.
• Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với các kiểm toán
viên bên ngoài.
Môi trường bên ngoài.
Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào
các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các
nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành
của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục
kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các
cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp
lý, đường lối phát triển của đất nước…
2. Hệ thống kế toán.
Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ

thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ
thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển
chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiêm soát nội bộ của doanh
nghiệp.
Hệ thống chúng từ và sổ sách kế toán là những công cụ phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế, chúng gồm những khoản mục đa dạng như hoá đơn bán
hàng, đơn đặt mua hàng, sổ phụ, sổ nhật ký ban hàng… cả chứng từ của bút
toán gốc và sổ sách mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh đều quan
trọng, nhưng tính không đầy đủ của chứng từ thường gây ra những vấn đề lớn
về kiểm soát. Chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn
tổ chức của công ty. Chứng từ đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả
tài sản đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ
chính xác. Khi sử dụng chứng từ sổ sách phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
• Phải được đánh số liên tiếp để dẽ dàng kiểm soát các chứng từ bị thiếu.
• Phải được lập ngay vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc ngay sau
đó càng sớm càng tốt. Khi thời gian càng xa độ tin cậy của sổ sách càng giảm
và cơ hội để có sai lầm càng tăng.
• Phải đủ đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu.
Hệ thống tài khoản được thiết lập để phân loại những nghiệp vụ kinh tế
thành những tài khoản riêng biệt trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
và trên bảng cân đối tài sản. Sơ đồ tài khoản là một công cụ kiểm soát quan
trọng vì nó cung cấp bố cục để xác định thông tin trình bày cho ban quản trị và
những người sử dụng báo cáo tài chính. Nó phải bao gồm đủ thông tin để cho
phép sự trình bày của các báo cáo tài chính phù hợp với các nguyên tắc kế toàn
đã được thừa nhận. Sơ đồ tài khoản có ích trong việc ngăn ngừa sai sót do
phân loại sai nếu nó mô tả chính xác và chuẩn mực loại nghiệp vụ kinh tế nào
phải được xếp vào tài khoản đó. Điều đặc biệt quan trọng là những mô tả phải
phân biệt rõ ràng giữa tài sản, vốn, hàng tồn kho và các khoản mục chi phí vì
chúng là những loại chủ yếu mà những người bên ngoài sử dụng báo cáo tài
chính quan tâm.

Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhân biết, thu
thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của một tổ
chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. một
hệ thông kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau:
• Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp
vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị.
• Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp
lý.
• Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh.
• Sự đánh giá: bảo đảm không có sại phạm trong việc tính toán các khoản
giá phí.
• Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tàI
khoản và ghi nhân đúng đắn ở các laọi sổ sách kế toán.
• Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực
hiện kịp thời theo quy định.
• Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào
sổ phảo đước tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các
báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
3. Các thủ tục kiểm soát.
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do nhà quản lý thiết lập và
thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể.
Theo VSA 400 thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh
đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu
quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:
• Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn
vị.
• Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.
• Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
• Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

• Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán.
• Đối chiếu số liệu với bên ngoài.
• So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
• Gới hạn việc tiệp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán.
• Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.