LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP
I. BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
1. Khái niệm và vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp
1.1. Khái niệm
Như chúng ta đã biết thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con
người bởi con người là một trong ba yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất.
Trong mọi hệ thống sản xuất con người luôn gữi vị trí trung tâm và có ý nghĩa
quyết định. Quy mô doanh nghiệp càng mở rộng, trình độ kỹ thuật càng phức
tạp thì vai trò của quản lý càng được nâng cao và thực tế đã trở thành một
nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả kinh tế.
Vì thế bộ máy quản lý doanh nghiệp là tập hợp các bộ phận, phân hệ với
trách nhiệm quyền hạn nhất định được phân công thực hiện các chức năng
quản lý.
Bộ máy quản lý gồm hai yếu tố cơ bản nhất đó là cơ cấu tổ chức và bộ
máy quản lý.
a.Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác
nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những
trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp những khâu
khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục
đích chung đã xác định của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ trong lĩnh vực
quản lý. Có tác động đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp quản lý, một
mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong hệ thống, mặt khác có
tác động tích cực trở lại đối với việc phát triển doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức quản lý trước hết là bản thân cơ cấu sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp. Giữa cơ cấu tổ chức quản lý với cơ cấu sản xuất của doanh
nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ hữu cơ với nhau. Đây là mối quan hệ giữa chủ
thể quản lý và đối tượng quản lý. Cơ cấu tổ chức quản lý được hình thành bởi
các bộ phận quản lý và các cấp quản lý. Bộ phận quản lý là đơn vị riêng biệt có

những chức năng quản lý nhất định như cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng...
Số bộ phận quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều
ngang, còn số cấp quản lý thể hiện sự phân chia theo chiều dọc. Sự phân chia
chức năng theo chiều ngang là biều hiện của trình độ chuyên môn hoá trong
phân công lao động quản lý, sự phân chia chức năng theo chiều dọc tuỳ thuộc
vào mức độ tập trung hoá trong quản lý.
b. Đội ngũ cán bộ quản lý :
- Khái niệm chung về cán bộ quản lý : Trong cán bộ quản lý có hai khái
niệm cơ bản là :
+ Khái niệm 1: Cán bộ quản lý là người thực hiện những mục tiêu nhất
định thông qua những người khác.
+ Khái niệm 2: Cán bộ quản lý là những người có thẩm quyền ra quyết
định dù được phân quyền hay uỷ quyền.
- Trong doanh nghiệp, cán bộ quản lý có thể phân chia theo nhiều tiêu
chí sau đây:
+ Theo cấp bậc quản lý: Có 3 loại cán bộ quản lý là cán bộ quản lý cấp
cao, cán bộ quản lý cấp trung, cán bộ quản lý cấp cơ sở.
Cán bộ quản lý cấp cao: Là những người có quyền ra các quyết định
chiến lược.
Cán bộ quản lý cấp trung: Là những người có quyền ra các quyết định
chiến thuật. Những quyết định chiến thuật là những quyết định có liên quan
đến những lĩnh vực, bộ phận, phân hệ của hệ thống.
Cán bộ quản lý cấp cơ sở: Là những người có quyền ra các quyết định
mang tính tác nghiệp cho những đơn vị cơ sở của hệ thống.
+ Theo lĩnh vực quản lý có: Cán bộ quản lý Marketing, cán bộ quản lý tài
chính, cán bộ quản lý sản xuất, cán bộ quản lý nhân lực.
Cán bộ quản lý Marketing: Là những người có quyền ra các quyết định
mang tính chiến lược Marketing và các kế hoạch tác nghiệp (hành động).
Cán bộ quản lý tài chính: Là những người có quyền ra các quyết định
mang tính xây dựng chiến lược, nguồn tài chính, kế hoạch, ngân sách.

Cán bộ quản lý sản xuất: Là những người có quyền ra các quyết định
mang tính tác nghệp và các chiến lược sản phẩm, ngân quỹ phi tiền tệ.
Cán bộ quản lý nhân lực: Là những người có quyền ra các quyết định
mang tính chiến lược liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, tập thể lao động,
phân tích nguồn nhân lực và các kế hoạch tác nghiệp.
1.2. Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp
Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều nhằm thực
hiện một số mục tiêu nhất định. Để thực hiện được những mục tiêu đó, trong
mỗi doanh nghiệp đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình tổ
chức, thực hiện lực lượng này chính là lực lượng quản lý doanh nghiệp hình
thành nên cán bộ máy quản lý doanh nghiệp. Trong bộ máy quản lý doanh
nghiệp có sự sắp sếp, bố trí lao động quản lý, có sự kết hợp nhịp nhàng giữa
các thành viên trong cơ cấu. Từ sự phối kết hợp lý này mà khả năng chuyên
môn, chí sáng tạo của mỗi thành viên được khai thác phục vụ cho mục tiêu
quản lý nói riêng và mục tiêu toàn doanh nghiệp nói chung. Cụ thể:
- Chức năng (hay gọi chiến lược của tổ chức) quyết định cơ cấu tổ
chức, chức năng mà thay đổi cơ cấu tổ chức thay đổi theo.
- Cơ cấu có ảnh hưởng tới chức năng (cơ cấu hợp lý chức năng được
thực hiện và ngược lại cơ cấu không hợp lý chiến lược không được
thực hiện).
- Chiến lược luôn luôn thay đổi, cơ cấu lại tạo ra sự ổn định.
Như vậy, nếu không có bộ máy quản lý thì không có lực lượng tiến hành
nhiệm vụ quản lý và không có quá trình tổ chức nào thực hiện được nếu không
có bộ máy quản lý. Chính vì thế mà trong doanh nghiệp bộ máy quản lý đóng
vai trò hết sức quan trọng, nó được coi như là một cơ quan đầu não điều kiển
mọi hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, nó quyết định số phận của
doanh nghiệp thông qua hiệu quả quản lý, nó phản ánh sự đi lên của doanh
nghiệp, đồng thời bộ máy quản lý có quyết định đến năng suất lao động của
doanh nghiệp.
2. Các kiểu cơ cấu tổ chức

2.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến:
(1)

Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo tuyến 1
Lãnh đạo tuyến m
........
.......
A1 A2 A3 B1 B2 B3
Là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất được xây dựng theo đường thẳng, chỉ
có một chủ thể cấp trên và một số chủ thể cấp dưới chịu trách nhiệm về toàn
bộ công việc cuả toàn đơn vị.
CƠ CẤU NÀY ĐƯỢC VẬN HÀNH THEO SƠ ĐỒ SAU:
Cơ cấu này có những đặc điểm sau:
- Người lãnh đạo của tổ chức cũng như các tuyến và các đơn vị sẽ thực
hiện tất cả chức năng quản lý.
- Mối quan hệ trong cơ cấu chủ yếu là mối quan hệ trực tuyến
( Chiều dọc) không qua trung gian.
(1)
Xem giáo trình khoa học quản lý tập I, nhà XB khoa học kỹ thuật, Hà nội -1999 trang 166.
- Người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp và
chỉ thi hành mệnh lệnh của người đó mà thôi.
Cơ cấu này tạo điều kiện thực hiện chế độ một thủ trưởng trong quản lý.
Tuy nhiên cơ cấu này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp nhỏ. Sản phẩm và
tính chất của nó không phức tạp. Trường hợp ngược lại thì năng lực và điều
kiện của lãnh đạo khó đáp ứng, do đó đòi hỏi lãnh đạo phải có trình độ, năng
lực và kiến thức toàn diện. Phải có phương pháp và kế hoạch công tác hết sức
khoa học.
Người lãnh đạo hệ thống
Người lãnh đạo chức năng A

1 2
n
.................Các cấp dưới
Nếu không dễ dẫn đến tình trạng bận rộn, sự vụ, không đủ sức bao quát
dễ sót việc và công việc không sâu.
2.2 Cơ cấu chức năng:
(2)
Là cơ cấu được tổ chức dựa trên sự chuyên môn hoá theo chức năng
công việc. Những nhiệm vụ quản lý của doanh nghiệp được phân chia cho các
đơn vị riêng biệt từ đó hình thành các cán bộ lãnh đạo đảm nhận một chức
năng nhất định.
CƠ CẤU NÀY ĐƯỢC VẬN HÀNH THEO SƠ ĐỒ SAU:
Trong cơ cấu tổ chức này ta thấy, những người thừa hành nhiệm vụ ở
cấp dưới nhận mệnh lệnh trực tiếp từ bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp. Bởi vậy
vai trò người lãnh đạo doanh nghiệp là phối hợp được sự ăn khớp giữa những
người lãnh đạo chức năng, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo, tránh tình
trạng mâu thuẫn trái ngược nhau. Cơ bản của cơ cấu này là khai thác tốt nhất
những đội ngũ, chuyên gia giúp cho người lãnh đạo chung chỉ đạo các lĩnh vực
chuyên môn tốt.
2.3. Cơ cấu trực tuyến- chức năng
(3)
Người lãnh đạo chức năng
B
......
...
Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến n Lãnh đạo chức năng mLãnh đạo chức năng1
Lãnh đạo đơn vị 1 Lãnh đạo đơn vị n Lãnh đạo chức năng 1 Lãnh đạo chức năng n
...
Là loại hình cơ cấu kết hợp những ưu điểm của hai loại hình cơ cấu trực

tuyến và cơ cấu chức năng, hình thành cơ cấu mang tính liên hợp.
CƠ CẤU NÀY ĐƯỢC VẬN HÀNH THEO SƠ ĐỒ SAU:

Theo cơ cấu này ta thấy:
- Các lãnh đạo chức năng, lãnh đạo các tuyến đóng vai trò tham mưu
để lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định, đồng thời kiểm tra đôn đốc
các đơn vị thực hiện quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp.
(2,3)
Xem giáo trình khoa học quản lý tập I, Nhà XB khoa học kỹ thuật, Hà nội -1999 trang 167,169.
- Lãnh đạo doanh nghiệp toàn quyền quyết định mọi hoạt động của
doanh nghiệp, các đơn vị cơ sở chỉ nhận mệnh lệnh chính thức từ
lãnh đạo doanh nghiệp. Ý kiến của lãnh đạo chức năng và lãnh đạo
các tuyến đối với bộ phận, cơ sở tư vấn mang tính tư vấn và nghiệp
vụ.
Kiểu cơ cấu tổ chức này tận dụng được ưu điểm và khắc phục được
nhược điểm của các kiểu cơ cấu trên, vì thế nó được áp dụng rất rộng rãi và
phổ biến nhất là trong hệ thống quản lý có quy mô lớn và phức tạp. Tuy nhiên,
thực hiện cơ cấu này cũng đòi hỏi người lãnh đạo phải quan tâm giải quyết,
chẳng hạn như : nếu tổ chức lớn chuyên môn hoá chức năng sâu sẽ dẫn đến tổ
Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2
Lãnh đạo chức năng B
Lãnh đạo chức năngA
Đề án 1
Đề án 2
Những người thực hiện trong các bộ phận sản xuất
Những người thực hiện trong các bộ phậnchức năng
Những người thực hiện trong các đồ án nhằm tạo ra sản phẩm hay công nghệ mới
chức có nhiều bộ phận, chức năng và những người quản lý muốn phân chia
quyền lực để đứng đầu từng bộ phận chức năng đó.

2.4. Cơ cấu ma trận
(4)
Là loại hình cơ cấu mà bên cạnh các tuyến và các bộ phận chức năng
trong cơ cấu còn hình thành nên những chương trình và dự án để thực hiện
những mục tiêu lớn và quan trọng.
CƠ CẤU NÀY ĐƯỢC VẬN HÀNH THEO SƠ SAU:
Theo cơ cấu này ngoài những người lãnh đạo tuyến và các bộ phận chức
năng, còn có những người lãnh đạo đề án hay sản phẩm, phối hợp hoạt động
của các bộ phận để thực hiện một dự thảo nào đó.
Chiến lược tổ chức
Chiến lược đơn vị KD chiến lược 1 Chiến lược đơn vịKD chiến lược 2 Chiến lược đơn vịKD chiến lược n
Chiến lược chức năng 1
Chiến lược chức năng m
Lãnh đạo các tuyến cũng như lãnh đạo các chức năng trực tiếp giải
quyết vấn đề: Làm như thế nào ?.
Khi có một dự án cần thiết ta thực thi, lãnh đạo các tuyến, chức năng và
lãnh đạo các dự án sẽ cử ra các cán bộ tương ứng cùng hợp tác thực hiện. Kết
thúc dự án, người nào trở về vị trí ban đầu của người đó. Việc cắt cử trên hình
thành nên các dòng và các ô như một ma trận.
Cơ bản của cơ cấu này là có độ linh hoạt cao, dễ dàng di chuyển các cán
bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau, tập trung được nguồn lực và
những khâu xung yếu của tổ chức, giảm bớt cồng kềnh cho các bộ máy quản lý
của các dự án. Tuy nhiên thực hiện cơ cấu này cũng có một số nhược điểm là:
Hay xẩy ra mâu thuẫn giữa người quản lý dự án và các lãnh đạo các bộ phận
chức năng.
(4)
Xem giáo trình khoa học quản lý tập I, Nhà XB khoa học kỹ thuật, Hà nội -1999 trang 172.
2.5. Cơ cấu tổ chức theo đơn vị lĩnh vực/sản phẩm/thị trường
(5)
Là kiểu cơ cấu áp dụng cho đơn vị kinh doanh chiến lược với các tiêu chí

lĩnh vực, sản phẩm, thị trường.
CƠ CẤU ĐƯỢC VẬN HÀNH THEO SƠ ĐỒ SAU: