Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của Công ty Cổ phần kỹ thuật công nghệ Ecotek

1

1
TÓM LƯỢC

1. Tên đề tài: Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của Công ty Cổ phần kỹ
2.
3.
4.
5.

thuật công nghệ Ecotek
Tên sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hải Anh
Mã sinh viên: 15D100141
Giáo viên hướng dẫn: Vũ Thị Như Quỳnh
Thời gian thực hiện: từ 25/2- 19/4
Mục tiêu

Lớp: K51A3

Đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của Công ty Cổ phần kỹ thuật
công nghệ Ecotek” thực hiện nhằm làm rõ một số mục tiêu cụ thể như sau:
• Hệ thống hóa những cơ sở lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng
• Nghiên cứu, phân tích được thực trạng công tác tổ chức mua hàng của
Công ty CP kỹ thuật công nghệ Ecotek
• Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của
Công ty CP kỹ thuật công nghệ Ecotek
6. Nội dung:
Phần mở đầu
Chương I. Cơ sở lý luận về công tác tổ chức mua hàng
Chương II. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại

Công ty cổ phần kỹ thuật công nghệ Ecotek
Chương III. Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua
hàng đối với Công ty cổ phần kỹ thuật công nghệ Ecotek
7. Kết quả đạt được
- Báo cáo chính thức khóa luận tốt nghiệp, báo cáo đảm bảo tính khoa học,
tính logic, tính khách quan và trung thực
- Số liệu tổng hợp kết quả điều tra, khảo sát: trung thực, khách quan

LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên em xin gửi tới nhà trường lời cám ơn chân thành nhất vì đã


2

2

cung cấp cho em những kiến thức về chuyên ngành quản trị doanh nghiệp, cũng
như tạo điều kiện cho em có thời gian tiếp cận thực tế.
Đặc biệt là lời cảm ơn chân thành tới cô Vũ Thị Như Quỳnh. Trong thời
gian làm khoá luận tốt nghiệp, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của cô,
cô đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc bổ sung và hoàn thiện những kiến thức lý
thuyết còn thiếu để hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này một cách tốt nhất.
Qua đây em cũng xin gửi lời cám ơn tới quý Công ty CP kỹ thuật công
nghệ Ecotek, đặc biệt là các anh, chị trong phòng mua hàng đã giúp em tiếp cận
với thực tế, thu thập tài liệu, gặp gỡ các phòng ban, để tìm hiểu thực tế và tình
hình hoạt động cũng như quá trình phát triển của Công ty. Trong thời gian thực
tập đến Công ty, em đã được cung cấp những tài liệu rất quý báu giúp em hoàn
thành khoá luận tốt nghiệp này.
Tuy nhiên, do thời gian, điều kiện có hạn và cách tiếp cận còn nhiều hạn
chế về kiến thức và kinh nghiệm cho nên bài khoá luận tốt nghiệp này không

tránh khỏi những khiếm khuyết. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của
các thầy cô để bài khoá luận của em được hoàn thiện tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 4 năm 2019
Sinh viên
Nguyễn Thị Hải Anh


3

3
MỤC LỤC


4

4

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC HÌNH

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CP
NCC
NXB
TNHH

Cổ phần

Nhà cung cấp
Nhà xuất bản
Trách nhiệm hữu hạn


5

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm qua do tác động của quá trình đổi mới, nền kinh tế Việt
Nam có những biến chuyển tích cực, kinh tế liên tục phát triển và đạt tốc độ tăng
trưởng cao. Do vậy, doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì phải nắm
vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao
chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu thị hiếu đó. Đối với một công ty
thương mại thì hoạt động mua hàng là vô cùng quan trọng. Mua hàng là bước
tiền đề để doanh nghiệp thực hiện công tác bán hàng. Để cạnh tranh với đối thủ
cùng ngành, và cung cấp cho thị trường những sản phẩm có chất lượng đảm bảo
giá cả cạnh tranh nhất thì công ty phải chú trọng tới hoạt động mua hàng. Doanh
nghiệp muốn đạt lợi nhuận cao thì khâu tổ chức mua hàng là khâu quan trọng
nhất.
Trong thời gian thực tập tại Công ty CP kỹ thuật công nghệ Ecotek, em
nhận thấy hoạt động tổ chức mua hàng của công ty đã được chú trọng. Tuy
nhiên công ty vẫn còn một số khó khăn trong việc tìm kiếm, lựa chọn nhà cung
cấp, thương lượng với nhà cung cấp hoặc là vấn đề giao nhận hàng. Đây là vấn
đề mà không chỉ ở công ty này mà còn nhiều doanh nghiệp trong nước khác.
Doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải cần yếu tố đầu vào. Yếu tố
đầu vào ở đây là hàng hóa, nguyên vật liệu sản xuất của doanh nghiệp. Các
doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là
quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc tổ chức mua hàng chưa được
đánh giá tương xứng với vị trí của nó. Trong khi tổ chức mua hàng là khâu đầu

tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Tổ chức mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất
cho hoạt động bán hàng, hoạt động bán hàng có tốt hay không phụ thuôc rất
nhiều vào hoạt động tổ chức mua hàng. Do đó, vấn đề hoàn thiện công tác tổ
chức mua hàng trong doanh nghiệp là vấn đề rất quan trọng và cần được giải


6

quyết đối với doanh nghiệp nói chung và Công ty CP kỹ thuật công nghệ Ecotek
nói riêng.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Có một số công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài hoàn thiện công tác
xây dựng kế hoạch bán hàng như sau :
Công trình thứ nhất: Lê Quân và Hoàng Văn Hải, (2010), Quản trị tác
nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống Kê. Giáo trình bao gồm phần
tổng quan về các hoạt động bán hàng, mua hàng, dự trữ và cung ứng dịch vụ
thương mại của doanh nghiệp, trong đó công tác tổ chức thực hiện và đánh giá
công tác mua hàng cũng đã được nêu rõ
Công trình thứ hai: “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty
TNHH Kim Ngân Hà”, (2014), Hoàng Anh Tú, Khóa Luận tốt nghiệp trường
Đại học Thương mại.
Đề tài đã hợp lý hóa các lý luận cơ bản của công tác tổ chức mua hàng vào
công ty TNHH Kim Ngân Hà, từ đó đánh giá được những thành công và những
mặt hạn chế mà công ty đang gặp phải. Từ đó đề tài đã mạnh dạn đề xuất 1 số
biện pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác tổ chức mua hàng đối với công ty
TNHH Kim Ngân Hà
Công trình thứ ba: “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty
TNHH Điện Stanley Việt Nam”, (2015), Vũ Lê Giang, Khóa Luận tốt nghiệp
trường Đại học Thương mại.

Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam là công ty liên doanh giữa Nhật
Bản, Việt Nam và Thái Lan được thành lập vào năm 1996. Các sản phẩm của
công ty thường được cung cấp cho nhiều doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp ô tô, xe
máy như Honda, Yamaha, Suzuki, và nhiều nước chấu Á khác. Tuy nhiên vấn đề
tổ chức mua hàng của công ty còn chưa hoàn thiện, bộc lộ 1 số những hạn chế,
vậy nên tác giả đã có những biện pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức mua
hàng của công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
Công trình thứ tư: “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty
TNHH xuất nhập khẩu và đầu tư HNT”, (2015), Nguyễn Phương Thảo, Khóa
Luận tốt nghiệp trường Đại học Thương mại.


7

Công ty đã có bộ phận mua hàng, cũng có những phân tích khá rõ về các
nội dung ứng với cơ sở lý luận của hoạt động tổ chức mua hàng. Tuy nhiên,
doanh nghiệp còn gặp nhiều hạn chế cần phải được hoàn thiện để nâng cao sức
cạnh tranh và phát triển thị trường. Do đó, tác giả đã đề xuất giải pháp là tăng
cường linh hoạt hơn trong công tác nâng cao chất lượng và đặt hàng với nhiều
nhà cung cấp khác nhau.
Công trình thứ năm: “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ
phần sản xuất và thương mại Tiến Huy”, (2016), Đặng Thị Thu Hằng, Khóa
Luận tốt nghiệp trường Đại học Thương mại.
Tác giả đã đánh giá được sơ bộ về nguồn nhân lực và nhà cung cấp đối với
công ty. Đội ngũ mua hàng của công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến
Huy cũng được tham gia các khóa học ngắn hạn do công ty tổ chức nhằm nâng
cao năng lực của bản thân. Tuy nhiên về phía nhà cung cấp cho công ty thì đối
với mỗi loại mặt hàng, công ty Tiến Huy lại chỉ sử dụng 1 nhà cung cấp chính
điều đó tiềm ẩn rất nhiều rủi ro nếu nhu nhà cung cấp đó không đủ nguồn hàng
hay hàng cung cấp không đảm bảo chất lượng. Vậy nên tác giả đã đề xuất 1 số

giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phàn
sản xuất và thương mại Tiến Huy
Các đề tài trên đã nghiên cứu sâu về công tác công tác tổ chức mua hàng và
nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau của hoạt động mua hàng. Nhưng chưa có
đề tài nào viết về hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại Công ty cổ phần kỹ
thuật công nghệ Ecotek. Từ đó, em mạnh dạn lựa chọn đề tài này tại Công ty cổ
phần kỹ thuật công nghệ Ecotek để làm khóa luận tốt nghiệp.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ
Mục tiêu chung là tìm hiểu công tác tổ chức mua hàng của Công ty cổ phần
kỹ thuật công nghệ Ecotek. Để hoàn thành mục tiêu chung này cần giải quyết các
nhiệm vụ sau:
Thứ nhất, hệ thống hóa những cơ sở lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng
Thứ hai, nghiên cứu, phân tích được thực trạng công tác tổ chức mua hàng
của Công ty CP kỹ thuật công nghệ Ecotek


8

Thứ ba, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng
của Công ty CP kỹ thuật công nghệ Ecotek
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức mua hàng của Công ty CP kỹ thuật
công nghệ Ecotek
Phạm vi nghiên cứu:
- Về nội dung: các hoạt động trong công tác tổ chức mua hàng của Công ty
cổ phần kỹ thuật công nghệ Ecotek
- Về không gian: Đề tài nghiên cứu công tác tổ chức mua hàng của Công ty
cổ phần kỹ thuật công nghệ Ecotek ở các bộ phận có liên quan như phòng kinh
doanh, phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán tài chính,... trên địa bàn Hà Nội
- Về thời gian: Đề tài tiến hành thu thập số liệu, dữ liệu, tình hình thực

trạng công tác tổ chức mua hàng để phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ
chức mua hàng của Công ty CP kỹ thuật công nghệ Ecotek trong thời gian 3
năm 2015-2018.
5. Phương pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
5.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu được tiến hành thu thập xử lý, phân tích đánh giá
phục vụ nghiên cứu. Dữ liệu sơ cấp được thu thập trực tiếp nên có độ chính xác
khá cao, đảm bảo tính cập nhật, nhưng mất thời gian. Dữ liệu sơ cấp có thể được
tập hợp quan sát ghi chép, hoặc tiếp xúc trực tiếp với đối tượng điều tra.
a) Phương pháp điều tra khảo sát: sử dụng các câu hỏi điều tra trắc nghiệm,
phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế 10 câu hỏi, mỗi câu có nhiều phương án
trả lời khác nhau, giúp cho người hỏi có câu trả lời phù hợp nhất về thực trạng
công tác tổ chức mua hàng của công ty. (Phụ lục số 01)
Các bước tiến hành điều tra như sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu điều tra nhằm thu thập các thông tin phục vụ
cho công tác nghiên cứu đề tài.


9

Bước 2: Lựa chọn đối tượng điều tra. Đối tượng điều tra được lựa chọn là
các nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình mua nguyên liệu, vật tư và các
nhân viên từ bộ phận có liên quan tới việc sử dụng nguyên liệu, vật tư tại công
ty.
Bước 3: Xây dựng bảng câu hỏi điều tra. Xây dựng theo tiêu chí dễ hiểu,
ngắn gọn, xác thực, phù hợp với đối tượng điều tra.
Bước 4: Tiến hành phát 10 phiếu điều tra và thu về đủ 10 phiếu (trong đó
tất cả các phiếu đều hợp lệ) tại Công ty CP kỹ thuật công nghệ Ecotek
b) Phương pháp phỏng vấn: đây là một phương pháp cần thiết sử dụng

nhằm làm rõ hơn một số vấn đề về công tác tổ chức mua hàng. Đối tượng phỏng
vấn là các nhà quản trị cấp cao và cấp trung của tại Công ty CP kỹ thuật công
nghệ Ecotek (phụ lục 02)
Các bước tiến hành điều tra như sau:
Bước 1: Xây dựng câu hỏi phỏng vấn về các thông tin cần tìm hiểu
Bước 2: Lựa chọn đối tượng phỏng vấn và sắp xếp thời gian phỏng vấn.
Đối tượng phỏng vấn là Giám đốc công ty là ông Nguyễn Đăng Dũng, nhà quản
lý cấp cao phụ trách mua hàng tại phòng mua hàng.
Bước 3: Tiến hành phỏng vấn và ghi chép. (phụ lục 03)
Sau khi ghi chép phỏng vấn, tiến hành tổng hợp câu trả lời của đối tượng
được phỏng vấn làm cơ sở để phân tích kết quả điều tra và đưa ra nhận xét đúng
đắn về thực trạng tổ chức mua hàng của công ty.
5.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu thông tin có sẵn hoặc kết quả nghiên cứu có từ
trước được tập hợp phục vụ cho việc nghiên cứu hiện tại. Dữ liệu thứ cấp sử
dụng trong đề tài được thu thập từ hai nguồn:
- Nguồn bên trong: bao gồm báo cáo tài chính, kết quả hoạt động kinh
doanh của công ty trong ba năm 2015-2017, cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty,
các nhà cung cấp cho công ty Ecotek.
- Nguồn bên ngoài: thông tin được lấy từ mạng internet qua một số


10

webside: google.com, 123.doc, tailieu.vn, và một số bài khóa luận trong thư viện
trường Đại học Thương Mại.
5.2. Phương pháp phân tích dữ liệu
Đối với dữ liệu sơ cấp: trên cơ sở phiếu điều tra và kết quả phỏng vấn
chuyên sâu, dữ liệu sơ cấp được phân loại, tổng hợp và đánh giá để thu được các
thông tin nhằm thấy rõ thực trạng cơ cấu tổ chức.

Đối với dữ liệu thứ cấp: trên cơ sở các dữ liệu thu thập được, sử dụng
phương pháp thống kê và phương pháp so sánh để phân tích. Các bảng thống kê
số liệu và so sánh các chỉ tiêu tương đối giữa các năm sẽ được lập để thấy được
sự khác biệt, sự thay đổi qua các năm.
Từ các bảng biểu được lập, phương pháp tổng hợp sẽ được sử dụng để
đánh giá sự thay đổi cũng như nguyên nhân của sự tăng giảm đó và ảnh hưởng
của nó tới khách thể nghiên cứu.
6. Kết cấu đề tài
Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục
sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục,
nội dung của khóa luận tốt nghiệp đề tài “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng
của Công ty CP kỹ thuật công nghệ Ecotek ” gồm ba chương như sau:
Chương I. Cơ sở lý luận về công tác tổ chức mua hàng
Chương II. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại
Công ty CP kỹ thuật công nghệ Ecotek
Chương III. Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua
hàng đối với Công ty CP kỹ thuật công nghệ Ecotek


11

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC
TỔ CHỨC MUA HÀNG
1.1. Các khái niệm có liên quan đến tổ chức mua hàng
1.1.1. Mua hàng
Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển
giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn
hàng. Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để
triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậy cần chịu
ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng.

(Đồng Thị Thanh Phương, 2010, Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống kê)
Mua hàng còn được hiểu là: hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi
hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm
đạt được những lợi ích của hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa thuận
nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền.
(Đồng Thị Thanh Phương, 2010, Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống kê)
1.1.2. Quản trị mua hàng
Theo 2 ông Lê Quân và Hoàng Văn Hải (2010), (Quản trị tác nghiệp doanh
nghiệp thương mại, NXB Thống kê) thì Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt
động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát
mua hàng nhằm đạt được mục tiêu
1.1.3. Tổ chức triển khai mua hàng trong doan nghiệp
Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung
cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp
đồng mua hàng.
(Lê Quân- Hoàng Văn Hải, 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương
mại, NXB Thống kê)
1.1.4. Nhà cung cấp
Nhà cung cấp có thể là đơn vị sản xuất, đơn vị nhập khẩu, văn phòng đại
diện, đơn vị phân phối độc quyền, đơn vị kinh doanh thương mại- dịch vụ... có
chức năng cung cấp sản phẩm, hàng hóa.
(Lê Quân- Hoàng Văn Hải, 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương
mại, NXB Thống kê)


12

1.1.5. Thương lượng với nhà cung cấp
Thương lượng với nhà cung cấp được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán
với nhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên (người mua và người

bán) nhằm mục đích cùng có lợi. Đó là một giai đoạn rất quan trọng trong quá
trình mua hàng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng.
(Lê Quân- Hoàng Văn Hải, 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương
mại, NXB Thống kê)
1.1.6. Đặt hàng với nhà cung cấp
Kết quả của quá trình thương lượng và việc doanh nghiệp thương mại đặt
hàng với nhà cung cấp, theo các hình thức chủ yếu như kí kết hợp đồng mua bán
(đứng tên người mua và người bán), hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng. Trong đó
hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng và có tính pháp lý cao nhất.
(Lê Quân- Hoàng Văn Hải, 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương
mại, NXB Thống kê)
1.1.7. Giao nhận hàng
Giao nhận hàng hóa là một hành vi thương mại, là hoạt động nằm trong
khâu lưu thông hàng hóa,một khâu rất quan trọng gắn liền với nhà sản xuất và
tiêu thụ. Người làm công tác giao nhận hàng hóa sẽ nhận hàng từ người gửi, tổ
chức, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và dịch vụ khác có
liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng.
(Lê Quân- Hoàng Văn Hải, 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương
mại, NXB Thống kê)
1.1.8. Thanh toán tiền mua hàng
Thanh toán tiền hàng là việc trả tiền cho nhà cung cấp theo đúng hợp dồng
đã thỏa thuận. Thanh toán tiền hàng có thể là trước hoặc sau khi nhận hàng, hình
thức thanh toán có thể là qua thẻ hay tiền mặt.. tùy vào thỏa thuận của hau bên
đã ký kết.
(Lê Quân- Hoàng Văn Hải, 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương
mại, NXB Thống kê)
1.2. Các nội dung lý luận của công tác tổ chức mua hàng trong doanh
nghiệp
1.2.1. Tìm kiếm nhà cung cấp
1.2.1.1. Phân loại nhà cung cấp

- Phân loại theo giá trị mua hàng


13

+ Nhà cung cấp chính: là nhà cung cấp mà giá trị mua được từ đó chiến
chiếm tỉ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp
mua về để cung cấp cho khách hàng trong một thời gian nhất định. Nhà cung
cấp này quyết định khối lượng hàng hóa mua vào và độ ổn định của quá trình
mua nên cần phải được quan tâm thường xuyên.
+ Nhà cung cấp phụ: là nhà cung cấp mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỉ
trong nhỏ trong khối lượng hàng mua được. Khối lượng hàng hóa mua được từ
nguồn này không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua và doanh số bán chúng trong
tương lai, nhất là đối với những nguồn hàng mới
- Phân loại theo tính chất quan hệ
+ Nhà cung cấp truyền thống: doanh nghiệp đã có quan hệ mua bán với nhà
cung cấp trước đó, trong một thời gian dài. Hai bên đã có hiểu biết lẫn nhau.
Mức độ rủi ro khi mua hàng tại nhà cung cấp truyển thống thấp
+ Nhà cung cấp mới: doanh nghiệp chưa có hoặc có ít quan hệ thương mại với
nhà cung cấp này. Doanh nghiệp cần nhiều thông tin hơn về nhà cung cấp để đưa ra
quyết định. Thông thường doanh nghiệp sẽ triển khai một số hợp đồng mua hàng
không lớn để thăm dò và đánh giá năng lực và chất lượng nhà cung cấp
- Phân loại theo phạm vi địa lý
+ Nhà cung cấp trong nước: là những nhà cung cấp có cơ sở văn phòng tại
Việt Nam. Doanh nghiệp có thể chủ động tìm hiểu những thông tin cần thiết có
liên quan đến nhà cung cấp và việc mua hàng của họ. Doanh nghiệp thương mại
có khả năng kiểm sóat tình hình cung cấp hàng hóa của họ theo các hợp đồng đã
kí kết...
+ Nhà cung cấp nước ngoài: đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh
nghiệp. Doanh nghiệp có thể ký kết trực tiếp với các doanh nghiệp nước ngoài

để nhập hàng hoặc qua trung gian.
1.2.1.2. Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp
- Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: nguồn này có được nhờ quá trình
lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp. Nguồn
này còn có thể bao gồm các thông tin đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp
( nhà quản trị, nhân viên mua hàng và những người khác trong doanh nghiệp);
các hồ sơ nhà cung cấp đang được lưu trú tại doanh nghiệp...


14

- Nguồn thông tin đại chúng: báo, tạp chí chuyên ngành, truyền thông,
truyền hình, đài phát thanh, mạng internet,...
- Nguồn thông tin từ các phía nhà cung cấp: thư chào hàng, catalog quảng
cáo, đại diện bán (người chào hàng), hội chợ, triển lãm và giới thiệu sản phẩm,
hồ sơ dư thầu cung cấp sản phẩm dịch vụ của các nhà cung cấp v.v...
1.2.1.3. Lập hồ sơ các nhà cung cấp
Để lập hồ sơ các nhà cung cấp, doanh nghiệp tiến hành thu thập các thông tin,
xử lý thông tin về nhà cung cấp, rút ra những nhận xét, đánh giá và kết luận về từng
nhà cung cấp theo các nguyên tắc tiêu chuẩn lựa chọn đã đề ra. Hồ sơ nhà cung cấp
cần chứa đựng những thông tin cơ bản: Tên hiệu của nhà cung cấp, Chức năng,
nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, Phạm vi hoạt động theo thị
trường, Chất lượng sản phẩm dịch vụ, Uy tín, nhãn hiệu thương hiệu sản phầm dịch
vụ, Các điều kiện cung cấp sản phẩm, Khả năng tài chính,...
1.2.2. Lựa chọn nhà cung cấp
1.2.2.1. Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
- Các tiêu chuẩn chính
+ Chất lượng của nhà cung cấp: nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa...
điều này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua
các kì kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại

các hội chợ..
+ Thời hạn giao hàng: thời hạn giao hàng có được đảm bảo không: nhà
cung cấp thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và tại sao sai hẹn..
+ Giá thành mua hàng bao gồm giá mua và chi phí mua hàng điều kiện
thanh toán...; để đánh giá giá thành mua hàng cần căn cứ vào giá thị trường, chi
phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng...
- Các tiêu chuẩn khác
+ Khả năng kĩ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm,
trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề về kĩ thuật và công nghệ trong các hoàn
cảnh đặt biệt, hoặc trong các đơn đặt hàng đặc thù; khả năng kĩ thuật giúp nhà
cung cấp có khả năng thích ứng với các đòi hỏi của thị trường.
+ Dịch vụ sau bán và dịch vụ bảo trì
+ Khả năng sản xuất của nhà cung cấp: khả năng sản xuất của nhà cung cấp
bảo đảm tính liên tục cũng như chất lượng của cung cấp hàng hóa, cụ thể bao


15

gồm chất lượng của trang thiết bị, khả năng nhân sự, tổ chức sản xuất, hệ thống
kiểm tra chất lượng, điều kiện làm việc.
+ Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và
phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời kì thua lỗ và khó
khăn về tài chính.
1.2.2.2. Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp
- Phương pháp dựa vào kinh nghiệm: nhà quản trị mua hàng có thể bằng
kinh nghiệm, sự từng trài về vốn sống của bản thân trong suốt quá trình hoạt
động của mình để lựa chọn nhà cung cấp. Phương pháp này đơn giản, các quyết
định được đưa ra nhanh chóng, song mang tính chủ quan, định kiến hoặc thiên
kiến, có thể mắc sai lầm trong việc đánh giá và lựa chọn.
- Phương pháp thang điểm: nhà quản trị sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá

đối với nhà cung cấp, kết hợp với các phương pháp cho điểm theo các tiêu
chuẩn, sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên tổng số điểm của các tiêu chuẩn đối với
nhà cung cấp từ đó đưa ra các quyết định lựa chọn mang tính khách quan.
Để đảm bảo việc lựa chọn NCC được khách quan, chính xác, doanh nghiệp
thường tuân thủ quy trình lựa chọn NCC. Quy trinhg này này nhằm mục đích
đánh giá và lựa chọn được NCC phù hợp với yêu cầu của công ty.
Quy trình lựa chọn NCC có thể bao gồm các bước cơ bản sau:
- Bước 1: Thu thập thông tin về NCC: do có nhiều NCC cùng cung cấp một
hoặc nhiều chủng loại sản phẩm giống nhau, nên để có quyết định chính xác
trong mối quan hệ hợp tác.
- Bước 2: Lập danh sách NCC ban đầu: các NCC được cập nhật vào danh
sách NCC ban đầu
- Bước 3: Lập tiêu chí đánh giá: để đánh giá NCC, công ty xem xét các vấn
đề liên quan đến NCC, sắp xếp theo mức độ quan trọng hoặc cho trọng số các
tiêu chuẩn.
- Bước 4: Tiến hành đánh giá NCC theo tiêu chí đã chọn. Sau khi xem xét
và đánh giá tiềm năng của từng NCC, người được phân công đánh giá sẽ tiến
hành phân loại chọn lọc NCC dựa vào tiêu chí đánh giá, các chuẩn mực lựa
chọn, đánh giá và đánh giá lại.
- Bước 5: Lập danh sách NCC chính thức. Danh sách NCC được lựa chọn


16

phải lập theo thứ tự từ kết quả đánh giá.
- Bước 6: Trình giám đốc phê duyệt
Thu
thập

Danh sách

NCC ban đầu

Lập tiêu chí
đánh giá

Tiến hành
đánh giá

Lựa chọn NCC
chính thức

Trình TGĐ
phê duyệt

Hình 1.1. Quy trình lựa chọn nhà cung cấp
(Lê Quân- Hoàng Văn Hải, 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương
mại, NXB Thống kê)

1.2.3. Thương lượng và đặt hàng
1.2.3.1. Thương lượng với nhà cung cấp
Trong giao dịch, đàm phán, nhà quản trị phải quan tâm đến các vấn đề
thương lượng sau:
- Các tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa cần mua về: mẫu mã, chất lượng,
các phương tiện và phương pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự dao động giá cả thị trường lúc giao hàng có biến động.
- Phương thức và hình thức thanh toán tiền mua hàng (trả bằng tiền mặt
hoặc chuyển khoản, trả ngay hoặc trả chậm,..)
- Hình thức, thời gian, địa điểm giao hàng (giao tại kho người cung cấp hay
giao tại kho của doanh nghiệp thương mại..)
Giao dịch đàm phán luôn được coi là một hoạt động vừa mang tính chất

khoa học, vừa mang tính nghệ thuật. Bằng nhận thức và tư duy và khoa học, nhà
quản trị luôn phải có sự chuẩn bị kĩ càng để không bị động hay làm mất thế chủ
động trước nhà cung cấp. Mặt khác, như một nghệ thuật, nhà quản trị cần biết sử
dụng khéo léo, linh hoạt các hình thức giao dịch, đàm phán, các công cụ giao
tiếp khác nhau tùy thương vụ kinh doanh, như mục tiêu của việc mua hàng, số
lượng hàng hóa mua bán, độ phức tạp của các giao dịch.
1.2.3.2. Đặt hàng với nhà cung cấp
Kết quả của giao dịch, đàm phán chính là quyết định đặt hàng với nhà cung
cấp theo hình thức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua bán. Hợp đồng phải thể
hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bảo lợi ích của cả hai bên và phải rõ
ràng, cụ thể các nội dung: tên, số lượng, quy cách, phẩm chất, bao bì đóng gói


17

hàng hóa, đơn giá và phương pháp định giá, tên địa chỉ của các bên mua bán
hoặc người đại diện cho các bên, thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận, hay
chuyển quyền sở hữu hàng hóa, điều kiện giao nhận... Hợp đồng phải thể hiện
tính chủ động trong mua hàng và đảm bảo lợi ích của hai bên mua bán. Hợp
đồng phải được ký kết dựa trên cơ sở các quy định của pháp luật.
1.2.4. Giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng
- Thúc giục giao hàng: doanh nghiệp có thể thúc giục NCC giao hàng khi
thời hạn giao hàng sắp đến hoặc đã hết hạn, qua đó nâng cao tính chủ động trong
việc giao nhận hàng để để phòng trường hợp giao hàng từ phía NCC do những
nguyên nhân khách quan.
- Tổ chức giao nhận hàng: khi giao nhận hàng cần phải thực hiện nghiêm
túc, thận trọng các nội dung kiểm tra gồm: kiểm tra chủng loại, mẫu mã, cơ sở,
màu sắc.. của hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng hóa theo các tiêu chuẩn đã ký
kết, kiểm tra số lượng hàng hóa căn cứ hóa đơn mua hàng, kiểm tra hóa đơn
thanh toán tiền mua hàng

- Thanh toán tiền mua hàng: trên cơ sở hình thức, phương thức thanh toán,
thời hạn, đồng thời tiến hành thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã
được thỏa thuận được ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành
thanh toán tiền mua hàng cho NCC. Việc thanh toán tiền mua hàng liên quan
đến quyền lợi và nghĩa vụ của cả người mua với người bán, mặt khác cần thể
hiện mối làm ăn giữa hai bên. Do vậy cần nghiêm chỉnh thực hiện để nâng cao
uy tìn của doanh nghiệp trước các nhà cung cấp, duy trì và phát triển các mối
quan hệ tốt đẹp, bền vững với họ
- Phát hiện và xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng: quá
trình kiểm ta sẽ giúp phát hiện kịp thời các sai phạm hợp đồng hay đơn đặt hàng
và nguyên nhân của chúng (như giao hàng không đúng số lượng, chất lượng,
quy cách hàng hóa, đúng thời gian địa điểm). Sau đó, theo những điều khoản
hoặc thỏa thuận giữa hai bên để quy kết trách nhiệm và xử lý vi phạm
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng
1.3.1. Nhân tố bên trong doanh nghiệp
1.3.1.1. Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển


18

của doanh nghiệp. Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ được
hướng đi, kế hoạch, mục tiêu của doanh nghiệp mình, giúp doanh nghiệp nắm
bắt được cơ hội và tạo lợi thế, thấy được thách thức và tìm được giải pháp cụ
thể. Nếu doanh nghiệp đưa ra chiến lược kinh doanh đúng đắn thì sẽ tạo thuận
lợi cho công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp
1.3.1.2. Khả năng tài chính của doanh nghiệp
Khả năng tài chính là tiền đề vật chất quan trọng cho mọi hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp và công tác tổ chức mua hàng. Công tác tổ chức mua
hàng có diễn ra nhanh chóng, thuận lợi thì nguồn tài chính của doanh nghiệp

phải vững chắc và dồi dào. Ngược lại, nếu tài chính của doanh nghiệp eo hẹp thì
doanh nghiệp sẽ bỏ lỡ nhiều hợp đồng kinh doanh, dần dần doanh nghiệp sẽ gặp
nhiều khó khăn trong việc tổ chức mua hàng.
1.3.1.3. Các nguồn nhân lực của doanh nghiệp
Con người là yếu tố cốt lõi trong mọi hoạt động của các loại hình doanh
nghiệp, quyết định sự thành công hay không của các doanh nghiệp. Nhân viên
mua hàng phải có kiến thức về hàng hóa kinh doanh, phải có sự hiểu biết về
hàng hóa mà mình thu mua, hiểu về thị trường, phân tích được ảnh hưởng của
thị trường, nắm được các chính sách kinh tế của nhà nước, hiểu biết về pháp
luật. Họ còn cần khả năng giao tiếp tốt để có thể thuận lợi hơn trong việc đàm
phán kinh doanh. Nhà quản trị cũng là người trực tiếp chỉ đạo nhân viên mua
hàng, nên ở họ cần phải nắm rõ về nhân viên, biết được khả năng của từng người
để từ đó có sự lựa chọn đúng đắn.
1.3.2. Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
1.3.2.1. Nhà cung cấp.
Nhà cung cấp là nhân tố quan trọng trong việc quyết định hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp có liên tục và có hiệu quả hay không. Trong công tác tổ
chức mua hàng là nơi gặp gỡ trực tiếp với nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp đáp ứng
nhanh kịp thời nhu cầu hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ sẽ ảnh hưởng tốt đến hoạt
động kinh doanh và ngược lại. Bởi chỉ một thay đổi nhỏ về số lượng, chất lượng
sản phẩm được cung ứng cũng sẽ tác động lớn đến toàn bộ công tác tổ chức mua
hàng của doanh nghiệp. Việc vận dụng sáng tạo, linh hoạt các nguyên tắc mua
hàng, tạo dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhà cung cấp là rất quan trọng
1.3.2.2. Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng


19

Đây là một trong những nhân tố quyết định đến số lượng, chất lượng, giá cả
hàng hóa mà DN mua vào. Do đó, một sự thay đổi về nhu cầu khách hàng, thị

trường tiêu thụ sẽ ảnh hường đến công tác hoạch định và tổ chức các khâu trong
quản trị mua hàng. Vì vậy các doanh nghiệp cần phải thăm dò thị hiếu của khách
hàng để có thể đưa ra những chính sách mua hàng có hiệu quả nhất. Khách hàng
là người tạo nên thị trường , vì vậy thị trường luôn biến động theo tâm lý người
tiêu dùng , thể hiện qua sự thay đổi sở thích , thị hiếu thói quen. Đó là nguyên
nhân làm một sản phẩm được yêu thích nhiều hay ít từ đó tác động đến doanh số
tiêu thụ.
1.3.2.3. Đối thủ cạnh tranh
Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện rõ nhất là về giá cả. Để thắng
được đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi chính sách
giá của đối thủ cạnh tranh, đưa ra mức giá mà khách hàng chấp nhận được mà ở
đó mức giá đấy nhỏ hơn hoặc bằng đối thủ, nhưng vẫn phải đảm bảo doanh
nghiệp vẫn có lãi. Muốn đưa ra được mức giá thấp thì doanh nghiệp phải chú
trọng đến công tác tổ chức mua hàng
1.3.2.4. Môi trường kinh tế- chính trị
Chính trị là yếu tố đầu tiên mà các nhà đầu tư, nhà quản trị các doanh nghiệp
quan tâm phân tích để dự báo mức độ an toàn trong các hoạt động tại các quốc gia,
các khu vực nơi mà doanh nghiệp đang có mối quan hệ mua bán hay đầu tư.
Yếu tố kinh tế như tỷ giá hối đoái, thị trường tài chính, chính sách tài khóa,
văn hóa tiêu dùng,.... cũng ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng của doanh
nghiệp. Những diễn biến của môi trường kinh tế bao giờ cũng chứa đựng những
cơ hội và đe doạ khác nhau đối với từng doanh nghiệp trong các ngành khác
nhau và có ảnh hưởng tiềm tàng đến các chiến lược của doanh nghiệp.
Các nhân tố này thường được thể hiện qua các chính sách kinh tế vĩ mô,
chính sách tiêu dùng,.. Thị trường thay đổi liên tục dẫn đến nhân tố bên trong
doanh nghiệp như cơ cấu tài sản, nguồn vốn hay chiến lược hoạt động sản xuất
của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng. Mà nguồn vốn lại là nhân tố chính tác
động quyết định mức giá phù hợp để công ty có hợp tác được với NCC hay
không.

20

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ CÔNG
TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT
CÔNG NGHỆ ECOTEK
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần kỹ thuật công nghệ
Ecotek
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần kỹ thuật công
nghệ Ecotek
Ngày 04/11/2005 được thành lập theo Quyết định số 0103009821 của Sở
kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội với tên gọi CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ
THUẬT ELCOM, có trụ sở đặt tại số 18 Nguyễn Chí Thanh, Ba Đình, Hà Nội.
Ra đời năm 2005, công ty hoạt động trong lĩnh vực điện tử, tự động hóa, và môi
trường. Trong hơn 10 năm hoạt động, công ty đã thực hiện hàng loạt các công
trình, dự án đòi hỏi yêu cầu kĩ thuật khắt khe và được đối tác đánh giá cao.
Ngày 06/11/2007. Công ty đã thay đổi một số chức năng của Phòng Điện tử
Trong xu thế của cuộc cách mạng công nghệ lần thứ 4, công ty đang dần
phát triển và mở rộng để đầu tư mạnh mẽ vào kỹ thuật công nghệ cao, thông
minh, xanh, thân thiện với môi trường và nâng cao hơn nữa chất lượng sản
phẩm, cũng như chất lượng các dịch vụ. Vì vậy, vào ngày 03/10/2017 theo quyết
định số 0101816274 của Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội, Công ty cổ
phần kỹ thuật ELCOM chính thức sử dụng tên mới là CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ
THUẬT CÔNG NGHỆ ECOTEK cho phù hợp với sự phát triển và mục tiêu
hoạt động sản xuất kinh doanh nói trên.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
2.1.2.1. Chức năng
Công ty Cổ phần kỹ thuật công nghệ Ecotek là công ty thương mại, sản
xuất và lắp ráp nên chức năng chính của công ty là chuyên cung cấp, lắp đặt và
chuyển giao các hệ thống điện tử, tự động hóa, xử lý môi trường. Công ty Cổ

phần kỹ thuật công nghệ Ecotek tự hào được đồng hành và phát triển cùng
khách hàng và hướng tới thành công. Công ty Cổ phần kỹ thuật công nghệ
Ecotek tin tưởng sẽ đem lại sự hài lòng cho khách hàng, giúp tiết kiệm chi phí
và mang lại hiệu quả đầu tư tốt nhất cho khách hàng, lợi nhuận cho các cổ đông


21

công ty cũng như đảm bảo cuộc sống phồn vinh cho toàn thể cán bộ nhân viên
Cổ phần kỹ thuật công nghệ Ecotek.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
Cổ phần kỹ thuật công nghệ Ecotek xây dựng định hướng phát triển theo
mô hình Công nghệ - Sản phẩm – Dịch vụ: từ những công nghệ ưu việt và hiện
đại nhất tạo ra các sản phẩm mới sáng tạo, phù hợp nhất với nhu cầu thị trường,
từ đó cung cấp các dịch vụ tương ứng. Ecotek đã và đang nghiên cứu , thiết kế
lập trình, nhận chuyển giao công nghệ từ nước ngoài, sản xuất, cung cấp trên thị
trường hàng loạt các sản phẩm về điện tử, viễn thông như hệ thống chấm điểm
sát hạch lái xe ô tô Esmart, hệ thống điều khiển giám sát chiếu sáng công cộng
Smartlight, hệ thống điều khiển giám sát trung tâm cho các nhà máy xử lý nước
thải, hệ thống giám sát hành trình phương tiện vận tải Ets, hệ thống quan trắc
môi trường Eom.
2.1.3. Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh của công ty
• Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ:
- Ứng dụng công nghệ cao, ứng dụng công nghệ mới về sinh học trong xử lý môi
trường
- Tư vấn, chuyển giao công nghệ, lắp đặt, thẩm định giám sát công nghệ môi
trường, tư động hóa công nghiệp, công nghệ thông tin, công nghệ sinh học, cơ
khí, điện, điện tử, viễn thông
- Tư vấn sản xuất và chuyển giao các sản phẩm ứng dụng công nghệ kỹ thuật cao
• Hoạt động thiết kế chuyên dụng: thiết kế, sản xuất, lắp ráp máy móc thiết bị và

các sản phẩm điện, điện tử, đo lường, thí nghiệm, tự động hóa, cơ khí và xử lý
môi trường
• Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy:
- Bán buôn máy móc, thiết bị và các sản phẩm điện, điện tử, đo lường, thí
nghiệm, tự động hóa, cơ khí và xử lý môi trường
- Kinh doanh máy móc, thiết bị, công nghệ cho lĩnh vực giao thông và công
nghiệp
• Sản xuất thiết bị truyền thông: sản xuất các thiết bị viễn thông, internet, ứng
dụng công nghệ mới để sản xuất thiết bị thông tin, viễn thông
• Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác: Xuất nhập khẩu tư liệu sản xuất (chủ


22

yếu là máy móc thiết bị vật tư: điện, điện tử, viễn thông, đo lường, điều khiển, tự
động hóa, cơ khí và xử lý môi trường) và các trang thiết bị công nghiệp
2.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty
Giám đốc
Phó giám đốc

Phòng kế toántài chính

Phòng kinh
doanh

Phòng hành
chính- nhân sự

Phòng điện
tử

Phòng bán
hàng

Phòng mua
hàng

Nhân viên

Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần kỹ thuật công nghệ Ecotek
(Nguồn: Phòng Tổ Chức Hành Chính)


23

 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng:
Giám đốc: là người đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch, Là
người chịu trách nhiệm trong mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Là người
trực tiếp điều hành bộ máy công ty
Phó giám đốc: Chỉ đạo công tác kế hoạch, vật tư phục vụ sản xuất kinh
doanh. Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc thực hiện kế hoạch vật tư – thị trường.
Phòng kinh doanh: Tham mưu kế hoạch về các hoạt động sản xuất, hỗ trợ
giám đốc trong việc thiết lập chiến lược kinh doanh;tìm kiếm, khai thác thị
trường mới, phát triển thị trường; tổ chức các công tác phân phối, tiêu thụ sản
phẩm;…
Phòng kế toán tài chính: Chức năng chính của phòng tài chính kế toán là
quản lý sử dụng vốn, tài sản, quản lý chi phí sản xuất và doanh thu bán hàng,
phân phối lợi nhuận, mở sổ sách, theo dõi chính xác toàn bộ tài sản, tiền vốn của
doanh nghiệp.
Phòng hành chính nhân sự: Chịu trách nhiệm về công tác văn thư, soạn

thảo công văn, hợp đồng, thực hiện công tác chuẩn bị hội họp, hội thảo….; Quản
lý nhân sự, quản lý tiền lương, quản lý ngày công của công nhân viên; làm công tác
tuyển dụng và thực hiện đúng các chế độ cho người lao động
Phòng điện tử:
• Nghiên cứu Công nghệ và đề xuất giải pháp kỹ thuật cho hệ thống điện tử, điện tử
công nghiệp và đo lường điều khiển.
•

Thiết kế các module và sản phẩm điện tử.

•

Thiết kế phần mềm ứng dụng sản phẩm điện tử.

•

Quản lý các sản phẩm điện tử.

•

Triển khai lắp đặt, bảo hành, bảo trì các hệ thống/sản phẩm điện tử.
Phòng bán hàng: Quản lý việc bán hàng của công ty; lập kế hoạch quản lý
việc bán hàng; giao nhận hàng cho khách hàng, đảm bảo thời gian, chất lượng và
tuân thủ quy định giao hàng; quản lý chất lượng sản phẩm và hàng tồn kho đầu
ra.


24

Phòng mua hàng: Quản lý việc mua hàng của công ty, đảm bảo nguyên

vật liệu, vậy tư luôn sẵn sàng phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty; chịu
trách nhiệm về số lượng, chủng loại, chất lượng ủa nguyên vật liệu; quản lý và
đánh giá năng lực của nhà cung cấp; phát hành đơn hàng và đặt hàng.
2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2015-2017
Bảng 2.1 : Bảng thống kê kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
(Đơn vị tính : triệu đồng)
Chỉ tiêu

Mã số Năm
2015
01

1. Doanh thu bán hàng và cung câp dịch vụ

Năm
2017
84.157,2

20

46.177,9 122.071,
2
104,8
0
46.073,2 122.071,
2
31.938,2 101.362,
6
14.134,9 20.708,6

21
22
23
25
26
30

271,1
387,2
382,8
226,3
11.950,2
1.842,3

811,5
136,3
115,6
181,9
11.667,0
9.533,8

927,2
11,3
0
212,7
11.489,9
624,9

31
32

40
50
51
52
60
70
71

0
0
0
1.842,3
118,3
0
1.723,9
0
0

0
0
0
9.533,7
505,4
0
9.028,4
17.953
0

0
0

0
624,9
209,7
0
415,3
0
0

02
2. Các khoản giảm trừ doanh thu
3. Doanh thu thuần về hàng bán và cung cấp dịch 10
vụ (10=01-02)
11
4. Giá vốn hàng bán

5. Lợi nhuận gộp về hàng bán và cung cấp dịch vụ
(20=10-11)
6. Doanh thu hoạt động tài chính
7. Chi phí tài chính
- Trong đó: chi phí lãi vay
8. Chi phí bán hàng
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
{30=20+(21-22)-(25+26)}
11. Thu nhập khác
12. Chi phí khác
13. Lợi nhuận khác (40=31-32)
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50=30+40)
15. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành
16. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại

17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu
19. Lãi suy giảm trên cổ phiếu

Năm
2016

0
84.157,2
72.745,4
11.411,7

(Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán)
Qua bảng thống kê kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
trong 3 năm từ năm 2015- 2017 cho thấy doanh thu hoạt động tài chính của công
ty đều tăng. Tốc độ tăng lợi nhuận thấp hơn tốc độ tăng doanh thu làm cho lợi


25

nhuận tiêu thụ của công ty giảm thấp, sử dụng vốn của công ty kém hiệu quả.
Mặc dù doanh thu tăng, tuy nhiên do không tiết kiệm được chi phí bán hàng nên
lợi nhuận giảm.
2.2. Thực trạng về công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần kỹ
thuật công nghệ Ecotek
2.2.1. Tìm kiếm nhà cung cấp
Việc tìm kiếm NCC có ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí sản xuất cũng
như lợi nhuận của công ty. Trên thị trường có rất nhiều NCC cung ứng các loại
nguyên vật liệu mà công ty cần dùng trong quá trình xây dựng với chất lượng
khác nhau.

- Phân loại NCC: Trong công tác mua NVL của mình, công ty đã tiến hành
phân loại NCC theo tính chất quan hệ đó là NCC truyền thống và NCC mới.
Bảng 2.2. Danh sách NCC truyền thống và NCC mới của công ty Ecotek
ST
T
1
2
3
4
5

NCC truyền thống

NCC mới

Cửa hàng thiết bị điện, điện tử
Nguyễn Thị Nhạn
Công ty cổ phần TM & DV Tân
Viễn Tin.
Công ty cổ phần sáng Tạo PHP
Việt Nam

Công ty TNHH sản xuất và TM Đức
Việt Hà
Công ty CP XNK Vật tư Máy móc
T&T
Công ty cổ phần sản xuất và thương
mại ESK Việt Nam

Công ty TNHH Phát Triển Toàn Công ty TNHH TM Công nghê Trung

Cầu
Anh
Công ty TNHH Linh Trung
Công ty TNHH Thương Mại công
nghệ điện tử thông minh Setech
(Nguồn: phòng mua hàng)

Qua đây cho thấy công ty cũng đã phân rõ được đâu là NCC truyền thống và đâu
là NCC mới để từ đó khi tiến hành công tác đánh giá cho một mặt hàng thì công
ty sẽ tìm kiếm được ngay mà không mất quá nhiều thời gian. Việc phân loại
NCC truyền thống và NCC mới của công ty Ecotek dựa vào tiêu chí tần suất và
số lượng sản phẩm đã mua khi mua hàng với NCC đó
- Nguồn thông tin tìm kiếm: công ty sử dụng các nguồn từ nội bộ công ty,