Luận văn tốt nghiệp: Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại Tổng công ty cổ phần nông nghiệp Nghệ An

Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
PHẦN I
MỞ ĐẦU
1.1. Tính cấp thiết của đề tài

1


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
Trong những năm qua nền kinh tế  nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh 
mẽ sang cơ chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của 
nhà nước.
Trong cơ chế thị trường, để thực hiện chiến lược phát triển của nền kinh 
tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc c òn tồn 
tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bước sang cơ 
chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường. Sau hơn mư ời năm đổi 
mới nền kinh tế, nước ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bước ngoặt 
lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nước. Do vậy các doanh nghiệp muốn 
đứng vững trên thị trờng thì phải nắm vững được thị hiếu của người tiêu dùng, 
giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu,  
thị hiếu đó.
Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có được sự  phát triển như vậy, nó 
đòi hỏi phải có sự tư duy, lề  lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế  thị 
trường. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất quan trọng, 
đây là điều kiện để  có thể  tồn tại và phát triển. Một người lãnh đạo tài năng, 
quyết đoán có thể  dẫn tới doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn đồng thời có  
thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả 
trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng.      

2


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
 Tuy nhiên hiện nay, hoạt động mua hàng rất ít được quan tâm đến như 
hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận  
cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc mua 
hàng chưa được đánh giá tương xứng với vị trí của nó. Trong khi mua hàng lại là 
khâu tiên, cơ  bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để  hoạt động kinh  
doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm tạo tiền đề  vật  
chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có được tốt hay không phụ 
thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện  
tăng lợi nhuận
  Tổng công ty cổ  phần nông nghiệp Nghệ  An vốn là công ty nhà nước  
được cổ phần hóa, cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang 
nền kinh tế  thị  trường, để  theo kịp với nhịp độ  phát triển của thời đại công ty  
cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phương thức kinh doanh của mình, thay đổi 
về  phương thức bán hàng, phương thức tiêu thụ  ... tuy nhiên hoạt động mua  
hàng vẫn chưa đựơc quan tâm thực sự. Từ  thực tiễn trên chúng tôi tiến hàng 
nghiên cứu đề tai:
“Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại Tổng công ty cổ  
phần nông nghiệp Nghệ An” 
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1. Mục tiêu chung
Đánh giá thực trạng quản trị  mua hàng của Tổng công ty cổ  phần nông  
nghiệp Nghệ An từ đó đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng 
công tác quản trị mua hàng tại cơ sở

3

Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
­  Góp phần hệ  thống hóa những lý  luận cơ  bản quản trị  mua hàng và 
chuỗi cung ứng.
­ Đánh giá thực trạng quản trị  mua hàng tại Tổng công ty cổ  phần nông 
nghiệp Nghệ An.
­ Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác quản  
trị mua hàng tại Tổng công ty.
1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.3.1. Đối tượng nghiên cứu
Đề  tài tập trung nghiên cứu chất lượng công tác quản trị  mua hàng tại 
Tổng công ty cổ phần nông nghiệp Nghệ An.
1.3.2. Phạm vi nghiên cứu
­ Phạm vi nội dung: Phân tích, đánh giá thực trạng quản trị mua hàng tại  
Tổng công ty cổ  phần nông nghiệp Nghệ  An. Trên cơ  sở  đó, đề  xuất một số 
giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại Tổng công       ty.
          ­ Phạm vi không gian: Đề tài được thực hiện tại Tổng công ty cổ  phần  
vật tư Nghệ An.
          ­ Phạm vi thời gian: Từ ngày 01/01/2010 đến 10/05/2010

4


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51

PHẦN II

 TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. Tổng quan tài liệu
2.1.1. Khái quát chung về quản trị mua hàng 
2.1.1.1   Tầm   quan   trọng   của   hoạt   động   mua   hàng   trong   doanh   nghiệp 
thương mại
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố  đầu vào ( đối với 
doanh nghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng ) một cách đầy đủ, kịp  
thời, đồng bộ, đúng quy cách chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của 
khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Dưới góc độ  của nhà quản trị  thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán 
hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về  sản phẩm hàng hoá và 
dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua 
hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện 
mua hàng tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ  giữa người với  
người 

5


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, 
tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua 
bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận 
chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất l­
ượng, cơ cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng 
với chi phí thấp nhất.  
Vị trí  của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 
Mua hàng là nghiệp vụ  mở  đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh  
nghiệp, đây là khâu mở  đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, 

mẫu mã, số lượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế 
thị  trường thì bán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiền đề  tạo ra l­
ượng   hàng   ban   đầu   để   triển   khai   toàn   bộ   hệ   thống   kinh   doanh   của   doanh  
nghiệp. Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh 
nghiệp, mua là tiền  đề  để  bán và đạt được lợi nhuận. Trên thực tế  khâu bán 
hàng khó hơn mua hàng nhưng hành vi hay bị  mắc sai lầm nhất lại là hành vi 
mua hàng và nghiệp vụ  mua hàng có vị  trí rất quan trọng đối v ới các doanh 
nghiệp và các nhà kinh doanh. 
Mua hàng có vai trò  quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh  
nghiệp ở chỗ:
­ Mua hàng nhằm tạo tiền đề  vật chất cho hoạt động bán hàng.   Các  
doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị  trường th ì phải có tiền  đề  vật chất tức là 
phải có yếu tố đầu vào. Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật  
liệu của doanh nghiệp. Mua hàng sẽ  giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong 
tay từ  đó bán ra thị  trường.  Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn 

6


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
mong muốn phấn đấu để mua được hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả 
mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp  ứng một cách tốt nhất nhu cầu của 
khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình.  Mục đích kinh doanh của doanh 
nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lượng  
và giá cả  hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu  đều không tốt cho hoạt 
động kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh 
tranh cho doanh nghiệp trên thị trường.  Điều này thể hiện chi phí mua hàng của 
doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp và những chi phí phát 
sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chi phí đặt  hàng, chi phí vận 

chuyển ... )   sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán 
cao. Trên thị trường hiện nay việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thực chất là 
cạnh tranh về giá.  Cùng một loại sản phẩm doanh nghiệp nào có giá thấp hơn  
dù chỉ rất ít song cũng đã thu hút được khách hàng về  phía mình.  Mà muốn có 
giá bán thấp hơn thì doanh nghiệp phải mua được hàng tốt hơn với chi phí thấp  
hơn. Doanh nghiệp muốn bán được hàng tốt th ì phải bắt đầu từ  việc mua tốt. 
Việc mua hàng tốt của doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp chiếm lĩnh được 
thị trường . 
­ Mua hàng đảm bảo có đủ  lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng 
yêu cầu của họ.  Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phải 
hàng kém chất lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ  không phù 
hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó.  Mà khách 
hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không 
đạt hiệu quả.  Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để  khách hàng cảm  
thấy   hài lòng  về  sản phẩm của mình để  thu hút khách hàng.  Khách hàng là 

7


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
ngươì cuối cùng bỏ  tiền túi  ra để  mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngươì 
quyết định sự  tồn tại của doanh nghiệp hay không.  Cho nên có khách hàng th ì 
doanh nghiệp  mới có được doanh thu và thu được lợi nhuận. Mua hàng phù hợp 
với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt  
động kinh doanh thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh được tốc 
độ  lưu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ  chứ  tín và nâng cao hiệu quả  kinh  
doanh. Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình 
sản xuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời 
sống cán bộ  công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ  thuật của thế 

giới.
2.1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp 
Căn   cứ   vào   quy   mô   mua   hàng  (Đây   là   phân   loại  đấy  chứ,  
phương pháp gì)???
Mua hàng theo nhu cầu:
Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp th ương mại trong đó khi 
doanh nghiệp cần mua hàng với số  lượng bao nhiêu thì sẽ  tiến hành mua bấy 
nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa  đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp 
trong một thời gian nhất định.  Để có đuợc quyết định lượng hàng sẽ mua trong 
từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ  vào diễn biến thị  trường, tốc độ  tiêu thụ 
sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp .
                                      Lượng bán hàng dự kiến  +  tồn đầu kỳ + tồn cuối kì
Lượng hàng thích hợp  = 
một lần mua                       số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến 
 

8


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
Phương pháp này có ưu điểm sau :
   +  Cơ  sở  để  xác định nhu cầu mua hàng đơn giản.  Nhu cầu mua hàng  
được xác định xuất phát từ  kế  hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ 
phận, lượng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp 
theo. 
  +     Lựơng tiền bỏ  ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho  
doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên 
lựơng hàng hoá dự  trữ  ít.   Do vậy sẽ  tránh được tình trạng  ứ  đọng vốn, tiết 
kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác.  Điều đó làm 

tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn 
   +   Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh 
nghiệp tránh  đựơc những rủi ro do biến động về  giá hay do nhu cầu về  hàng 
hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai ( hoả  hoạn, lũ lụt ...) hay  
chiến tranh gây ra. 
 Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lưu ý :
  +  Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ b ình thường nên nếu việc 
nhập hàng bị  trễ  hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có 
nguy cơ thiếu hàng. 
 +   Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hưởng các ưu đãi 
mà người bán hàng dành cho.  Doanh nghiệp bị  mất cơ  hội kinh doanh trên thị 
trường khi trên thị  trường có cơn sốt về  hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh 
doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ  không đạt đựơc, doanh  
nghiệp sẽ không thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch ”. 
 

Mua hàng theo lô lớn: 

9


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán 
ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định.  Trên cơ sở dự đoán nhu cầu 
trong một khoản thời gian nhất định nào đó.  Dựa vào một số luận cứ ta có thể 
xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí 
cho việc nhâp hàng sẽ  nhỏ  nhất khi chi phí lưu trữ  hàng hoá bằng với chi phí 
mua hàng.
Chi phí hàng tồn kho được xác định như sau:

 Cmh ­ Chi phí mua hàng
Cmh = khối lượng hàng x đơn giá

 Cđh ­  Chi phí đặt hàng 
 P – Đơn giá
    D – Nhu cầu hàng hóa hàng năm 
    Q – Số lượng một lần đặt hàng 
    S – Chi phí một lần đặt hàng (Chi phí hoa hồng cho người giới thiệu, chi phí 
hành chính để  thực hiện đơn hàng, chi phí chuẩn bị  phương tiện để  thực hiện  
một đơn hàng, chi khác)
D
Cđh =  Q

 S

 Ctt – Chi phí tồn trữ 
Q
H
Ctt =  2

Trong đó: H – Chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng hóa trong một đơn vị thời gian
­ Chi phí thuê kho
­ Chi phí sử dụng máy móc trang thiết bị trong kho

10


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
­ Chi phí lao động 

­ Thuế, bảo hiểm, chi phí mất mát hư hỏng hao hụt…
Tổng chi phí hàng kho ( TC) = Cmh + Cđh + Ctt
D
= D P +  Q

Q
H
 S +  2

2 DS
Q =  H

        Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua, 
bảo quản là thấp nhất. 
Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau :
+   Chi phí mua hàng có thể  giảm được và doanh nghiệp có thể  nhận được 
những ưu đãi của các nhà cung cấp. 
+  Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng
+  Có thể chớp được thời cơ nếu có những “ cơn sốt ” thị trư ờng, do đó có thể 
thu được lợi nhuận “ siêu ngạch ”.
Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là :
+  Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài 
chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp 
+  Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn .
+  Rủi ro ( thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá  ) cao .
Căn cứ vào hình thức mua 
  

Tập trung thu mua (Tập trung thu mua hay mua tập trung?????:

Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận chuyên trách thu 
mua theo nhóm hàng, mặt hàng.  Phương pháp thu mua này có  ưu điểm là tiết 

11


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi  
mua hàng về  không bán được vì không  phù hợp với nhu cầu của người tiêu 
dùng. 
  

Phân tán thu mua :
Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ  phải tự  lo  

vốn và nguồn hàng kinh doanh.  Ưu điểm của phương pháp này là nắm chắc đư­
ợc nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau.  Nhược điểm là số lượng mua 
bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ :
Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện 
vốn ít, một số  cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân 
phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ.  Ưu điểm của h ình thức mua hàng này là do 
mua nhiều nên mua được giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một 
đơn vị  hàng hoá, chi phí đi lại của cán bộ  thu mua và một số  chi phí khác liên  
quan.  Nhưng cũng có nhược điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, 
hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm .
Căn cứ vào thời hạn tín dụng 
 

 Mua đến đâu thanh toán đến đó ( mua thanh toán ngay ) theo phương thức 

này thì khi nhận được hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ 
tục cho bên bán 
 Mua giao hàng trước : sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh 
nghiệp đã nhận  đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh  
toán lô hàng đó .
Mua đặt tiền trước nhận hàng sau   : sau khi kí hợp đồng mua bán hàng 

12


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
hoá với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả  một khoản tiền ( có thể  là một 
phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng ) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ 
tiến hành giao hàng cho bên mua .
Căn cứ theo nguồn hàng:
Mua trong nước:Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh 
nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó đư ợc sản 
xuất trong nước.
Mua từ nước ngoài(nhập khẩu):Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng 
từ nước ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước. Trong đó có hai 
hình thức nhập khẩu:
+        Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong  đó công ty đóng 
vai trò làm trung gian để  tiến hành các nghiệp vụ  nhập khẩu hàng hoá và máy 
móc thiết bị  từ  nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của các doanh nghiệp 
trong nước. Trong hoạt động dịch vụ  này công ty không cần phải sử  dụng vốn  
của mình và được hưởng một khoản gọi là phí uỷ thác.   
+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong  đó công ty thực hiện 

từ  khâu đầu đến khâu cuối tức là từ  việc tìm hiểu thị  tr ường để  mua đến khi 
bán đợc hàng và thu tiền về bằng vốn của chính mình. Với hình thức này công ty 
sẽ  xem xét nguồn hàng và tính toán mọi chi phí phát sinh trong quá trình nhập  
khẩu. Đồng thời công ty cũng phải tính toán giá thành thực tế khi hàng hoá được 
chuyển tới tay người mua để từ đó biết được kết quả của việc nhập hàng
Cùng với cách thức phân loại như  trên còn có nhiều cách phân  loại khác 
như: phân loại theo phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua trực 

13


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
tiếp hay gián tiếp, phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua 
buôn hay mua lẻ    ... Mỗi phương pháp trên đều có những  ưu và nhược điểm 
riêng nên các doanh nghiệp tuỳ  vào thực trạng của m ình trong từng thời điểm, 
từng giai đoạn nhất định  để  quyết định xem m ình nên theo phương thức nào là 
thuận tiện nhất và tốt nhất. 
2.1.1.3 Các  quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.
 Quy   tắc   mua   hàng   của   nhiều   nhà   cung   cấp   :   doanh  
nghiệp nên lựa chọn cho mình một số  lợng nhà cung 
cấp nhất định.  Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân 
tán   đợc   rủi   ro   bởi   hoạt   động   mua   hàng   có   thể   gặp 
nhiều rủi ro từ  phía nhà cung cấp.   Nếu như  doanh 
nghiệp chỉ  mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất  
hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải  
gánh chịu tất cả  và rất khó khắc phục.  Những rủi ro 
xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng : nó có thể xảy ra 
do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản 
thân các nhà cung cấp gặp phải như thiếu nguyên vật 

liệu, công nhân đình công, chiến tranh ,do những trục 
trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự  bất tín của 
các nhà cung cấp.   Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều  
người gọi nguyên tắc thứ  nhất là nguyên tắc “không 
bỏ tiền vào một túi ”. Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo 
sự  cạnh tranh giữa các nhà cung cấp.   Nếu hàng hoá 
đầu vào của doanh nghiệp chỉ  được mua từ  một hay 

14


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này 
có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho 
doanh nghiệp.   Khi doanh nghiệp tỏ   ý định mua hàng 
của nhiều người thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đưa 
ra   những   điều   kiện   hấp   dẫn   về   giá   cả,   giao   nhận,  
thanh toán để thu hút người mua về phía mình. 
  Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu  ý là 
trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính  để xây 
dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ 
lẫn nhau.  Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của 
họ  nhiều hơn và thường xuyên.  Vì vậy doanh nghiệp có thể  dễ  dàng nhận  đ­
ược nhiều  ưu đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, 
thậm chí còn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn ( được hưởng tín 
dụng  mại khi thiếu vốn, được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm ,...) và 
doanh nghiệp thường trở  thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp.  
Ngược lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ  nhà cung cấp khi họ  gặp khó  
khăn.  

 Quy tắc luôn giữ  thế  chủ  động trước các nhà cung 
cấp : nếu người bán hàng cần phải tạo ra một nhu 
cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống 
và tìm cách phát triển nhu cầu đó  ở  các khách hàng 
của   mình,   thì   người   mua   hàng   lại   phải   làm   điều 
ngược lại, tức là phải tìm cách phủ  nhận hay  đình 
hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm 

15


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
được những điều kiện mua hàng tốt hơn.   Đi mua  
hàng là giải một số  bài toán với vô số  ràng buộc 
khác nhau.   Có những “ ràng buộc chặt ”   (  điều 
kiện không thể  nhân nhợng được )   và có những “ 
ràng buộc lỏng ” ( điều kiện có thể  nhân nhợng đ­
ược ).  Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra 
những thông tin phong phú và hấp dẫn về  giá cả,  
chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các 
dịch vụ   sau  bán ...nếu  không  tỉnh  táo,  quyền chủ 
động của doanh nghiệp với tư cách là người mua sẽ 
mất dần và sẽ  tự  nguyện trở  thành nô lệ  cho nhà 
cung cấp mà quên đi những “ràng buộc chặt ” để rồi 
phải lo đối phó với các rủi ro.  V ì vậy để không trở 
thành nô lệ  cho nhà cung cấpvì vậy cách  đơn giản 
nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của ngư ời bán 
hàng,   sau   đó   tổng   hợp   chúng   vào   trong   một   hợp 
đồng và bắt người bán kí vào đấy.   Lúc này ta sẽ 

buộc người bán hàng thương lượng với mình một 
cách chủ động với những điều kiện có lợi 
 Quy tắc đảm bảo “sự  hợp lý ” trong tương quan 
quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu  
doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều 
kiện bất lợi cho mình thì sẽ   ảnh hưởng xấu đến 
hiệu quả  mua hàng và có nguy cơ  bị  giảm đáng kể 

16


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
về   lợi   nhuận   kinh   doanh.     Ngợc   lại,   nếu   doanh 
nghiệp cố  tình “ép ” nhà cung cấp để  đạt được lợi 
ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà 
cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận  
( không đạt được sự thoả thuận ) và thực hiện hợp 
đồng ( hợp đồng có nguy cơ  không thực hiện đư­
ợc ).  Đảm bảo sự “ hợp lý ” về lợi ích không chỉ là 
điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp 
gặp được nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, 
tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp 
cho doanh nghiệp giữ  được sự  tỉnh táo, sáng suốt 
trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể 
xảy ra.
2.1.2 Vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp.
 2.1.2.1 Khái niệm, mục tiêu và vai trò của quản trị  mua hàng trong doanh 
nghiệp.  
+) Khái niệm:

Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và 
kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện  
mục tiêu bán hàng. 
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng 
gì? của ai, với số lợng và gí cả như thế nào. Đây là một quá trình phức tạp đợc 
lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân 

17


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng.
  +) Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại: 
Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ  bản của hoạt động kinh doanh, là điều 
kiện để  hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để  công  
tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động  mua hàng 
là đảm bảo an toàn cho bán ra, đúng mặt hàng, số lượng, đảm bảo chất lượng, 
chi phí min,…
­  Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về 
số  lượng và cơ  cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn  đến  ứ  đọng hàng hoá 
hay gián đoạn kinh doanh làm  ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá.   Mặt khác 
hàng mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu 
dùng sản phẩm do  công ty bán ra.  Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào  
khách hàng.  Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp  
rủi ro ( do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ... ). Chẳng hạn như 
đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theo đúng tính  
toán của doanh nghiệp hàng sẽ  về  đúng vào thời điểm đó nhưng do việc giao 
hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu được lợi nhuận “siêu ngạch ” và 
có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị 

giảm sút. 
­ Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng  phải có  chất l­
ượng mà khách hàng có thể  chấp nhận được.   Quan điểm phổ  biến hiện nay 
trong cả sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lư­
ợng tối ưu chứ không phải có chất lượng tối đa. Chất lượng tối đa là mức chất 
lượng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua 

18


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
và như  vậy người bán hay người sản xuất có thể  thu được nhiều lợi nhuận 
nhất.  Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh 
nghiệp khi sử  dụng các yếu tố  đầu vào để  tạo ra sản phẩm, mức chất l ượng 
này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các 
yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu 
    ­ Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận 
lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các 
đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng không chỉ 
thể  hiện  ở  giá bán mà còn thể hiện  ở  chỗ  mua hàng  ở   đâu, của ai, số  lượng là 
bao nhiêu ...để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Các 
mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau đư ợc vì thông thường để 
đạt được cái này con người sẽ  phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ  khác. 
Chẳng hạn thường xảy ra mâu thuẫn giữa chất lượng và giá cả, chất lượng tốt 
thì giá cao và ngược lại.   Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các 
mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần 
đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện 
cụ thể mà sắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho 
hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu 

chung của doanh nghiệp. 
+)   Vai trò của quản trị mua hàng 
Quản trị  mua hàng có ý nghĩa quan trọng  đối với một doanh nghiệp thể 
hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua đ­
ợc hàng thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng  hoá phù hợp với nhu 
cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí. Quản trị 

19


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
mua hàng được phản ánh thông qua việc phân tích các bước của quá trình mua 
hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để  đi đến quyết định mua hàng. Đây là quá  
trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì. Nó liên quan đến việc sử 
dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí cung ứng như: đánh giá môi 
trường chung hiện tại và tương lai; thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị 
trường; cu cấu thị trường của sản phẩm; giá cả  hiện hành và dự  báo; thời hạn 
giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi suất trong nước 
và ngoài; chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề  khác. Tổ  chức tốt việc mua 
hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và nói rộng ra là 
của doanh nghiệp.
2.1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp 
Để  triển khai có hiệu quả  hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn 
hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện  
tốt công tác quản trị  mua hàng.   Quản trị  mua hàng là quá trình phân tích, lựa  
chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá 
cả  và các điều kiện thanh toán như  thế  nào ? ... Một người tiêu dùng khi mua 
hàng cũng có quyết định như vậy song quá trình mua hàng của doanh nghiệp bao 
gồm các khâu được đặt trong sự lựa chọn lớn hơn  ở góc độ  của các nhà doanh 

nghiệp với nhau.  Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một 
chu kì, nó liên quan đến việc sử  dụng các kết quả  phân tích, các yếu tố  trong 
quản lí cung  ứng như đánh giá môi trường chung, hiện tại và triển vọng, thực 
trạng về  cung ­ cầu hàng hoá trên thị  trường cơ  cấu thị  trường của sản phẩm 
với thực trạng và thực tiễn thương mại, giá cả  hiện hành và dự  báo, thời hạn 
giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt 

20


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nớc và ngoài ước, chi phí lưu kho ... và 
hàng loạt các vấn đề  khác.   Để  quá trình mua hàng  được tốt các nhà quản trị 
mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng 
                           
  Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

                                  
                   

       
           

 Xác định nhu cầu mua hàng: 
Mua hàng là hoạt động xuất phát từ  nhu cầu do vậy trư ớc khi mua hàng nhà 
quản trị phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời  
kì. Thực chất của giai đoạn này là trả  lời cho câu trả  lời là mua cái gì và mua 
bao nhiêu.
Để  xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu 

21


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng  để  thoả 
mãn. Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được nhu cầu, 
từ  đó xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế  hoạch tạo nguồn và mua 
hàng. Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại  
để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lư ợng, loại 
hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra  
lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả.
Nhu cầu mua hàng được xác định trước hết là căn cứ  vào nhu cầu bán ra 
của doanh nghiệp trong kì kinh doanh.   Trên thực tế  ngời ta thường dựa vào 
công thức cân đối 
                                  M + D dk = B + D ck + Dhh 
          Trong đó :
   M­ Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh 
   B – Lượng hàng bán ra ( theo kế hoạch ) của doanh nghiệp trong kì 
   D dk ­  Lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh 
    D ck – Lượng hàng hoá dự  trữ  cuối kì ( kế  hoạch ) để  chuẩn bị cho kì kinh 
doanh tiếp theo.
   Dhh: Định mức hao hụt ( nếu có ) 
Từ  công thức cân đối có thể  xác định được nhu cầu mua vào trong kì nh 
sau:
                                    M = B + D ck – D dk 
     

Công thức trên được dùng để  xác định nhu cầu mua vào của từng mặt  

hàng.  Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng 
mua vào của từng mặt hàng 

22


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
  

Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lượng hàng 

tối u mà doanh nghiệp sẽ  mua từ  đó mới có thể  tìm và lựa chọn nhà cung cấp 
cho phù hợp .
 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp 
Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp hiện nay luôn thực hiện đơn hàng với 
các bạn hàng lâu năm với họ. Và các mối quan hệ  này góp phần tạo nên một  
chuỗi cung  ứng đảm bảo cung cấp hàng hóa đáp  ứng cao  nhất nhu cầu của 
khách hàng với chi phí hợp lý nhất. 
Thực chất tìm và lựa chọn nhà cung cấp  là để trả lời câu hỏi mua của ai.  
Để thực hiện được mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung 
cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở  đâu và như thế nào. Có rất nhiều 
cách mà doanh nghiệp thương mại có thể  tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm 
tàng. Doanh nghiệp có thể  tìm kiếm các nhà cung  ứng thông qua các bạn hàng, 
hội chợ, triển lãm, các tạp chí, các phương tiện truyền thông, qua mạng... 
Có nhiều quan điểm khác nhau về  lựa chọn nhà cung cấp. Quan điểm 
truyền thống cho rằng phải thường xuyên chọn nhà cung cấp vì có như thế mới 
có thể lựa chọn được nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất. Họ 
thường thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thường xuyên tính toán lựa 

chọn người cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng...
Có quan điểm hoàn toàn ngược lại: Thông qua marketing lựa chọn người 
cấp hàng thường xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá 
cả hợp lý...
Để xác định và lựa chọn nhà cấp hàng phải có số liệu về số lượng người, 
giá cả, chất lượng, chủng loại, điều kiện thanh toán, hình thức tiền tệ  thanh 

23


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
toán, giảm giá... của từng người cung cấp cụ thể đồng thời phải thu thập, phân 
tích các số  liệu về  quãng đường, phương thức thanh toán và phương tiện vận 
chuyển, hệ  thống kho tàng, phương thức kiểm tra, giao nhận hàng hoá... Ngoài 
ra cần phải xem xét về  kỹ  thuật của nguyên vật liệu cung  ứng, tuổi thọ  của 
nguyên vật liệu, sự  tin cậy đối với ngời cấp hàng, tính rõ ràng minh bạch của 
người cung cấp... từ  đấy tìm kiếm nhà cung cấp tối ưu.  Có hai loại nhà cung 
cấp chủ yếu: Người cung cấp đã sẵn có trên thị trường và người cung cấp mới 
xuất hiện.
+ Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh 
doanh của doanh nghiệp hoặc trong tr ường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp 
mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp trên các mặt sau.
 Sự  đánh giá được thực hiện bằng các tiêu chuẩn theo thứ  tự  ưu tiên mà 
doanh nghiệp quy định, phương pháp này còn  được dùng để  đánh giá thường 
xuyên nhà cung cấp hiện tại của doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào từng mặt hàng, vị 
trí của nó trên thang sản phẩm mà doanh nghiệp quyết định có phải lựa chọn kĩ 
các nhà cung cấp hay không, ở mức độ nào. Sau khi lựa chọn đợc nhà cung cấp 
tốt nhất doanh nghiệp nên tiến hành thương lượng và đặt hàng.  
 Thương lượng và đặt hàng.  

Sau khi đã có trong tay nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành thương l­
ượng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp.
Trong đó, thương luợng giữ  một vị  trí quan trọng  ảnh hư ởng tới quyết 
định mua hàng. Mục tiêu của quá trình thương lượng bao gồm:
­     Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về  mẫu mã, chất l ượng, 
phương tiện và phương pháp kiểm tra.

24


Đề tài tốt nghiệp                                                           Nguyễn Thị Hiên ­ 
QTKD51
­   Giá cả và sự  giao động về gía cả  khi giá cả  trên thị  trường lúc giao hàng có 
biến động 
­   Xác định phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ…  
và xác định thời hạn thanh toán.
Khi đã tham gia đàm phán thương lượng với các đối tác, doanh nghiệp phải 
lựa chọn những nhân viên có trình độ  chuyên môn cao, khả  năng giao tiếp tốt. 
Có như  vậy, doanh nghiệp mới đạt được các mục đích của mình trong  đàm 
phán. 
Sau khi đã thoả  thuận các  điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp 
nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. 
Đây là cơ  sở  để  các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là 
bằng chứng  để  đưa ra trọng tài kinh tế. Hợp đồng đơn hàng phải được lập  
thành nhiều  bản ( ít nhất là hai bản) . Hợp đồng mua hàng phải thể hiện những  
nội dung sau:
Tên, địa chỉ của các bên mua­ bán hoặc người đại diện cho các bên.
Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
Đơn giá và phương định giá.
Phương pháp và điều kiện giao nhận.

Điều kiện vận chuyển.
Phung   thức   và   điều   kiện   thanh   toán(   thời   hạn   thanh   toán,   hình   thức   và 
phương thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có) 
 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng: 
Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ  sở  hợp đồng tuy nhiên cần 
đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để  tránh tình 

25