QUY TRINH KE HOACH SAN XUAT DIEU DO GIAO HANG



QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤTĐIỀU ĐỘ SẢN XUẤT- GIAO HÀNG
Đơn vị
Mã số
Lần ban hành
Ngày ban hành
Số trang

:
:
:
:
:

PHÒNG KẾ HOẠCH
QT.LKHSX
01
../…/…
…

Người soạn thảo

Người kiểm soát

Người Phê duyệt

Tên

Lê Đức Anh

Huỳnh Minh Thắng

Hồ Thị Lan Chi

Chức vụ

P.P Kế hoạch

P.TGĐ

Chủ tịch HĐQT

Ngày

Chữ ký


TRANG KIỂM SOÁT BAN HÀNH, SỬA ĐỔI

Lần ban
hành/ngày
ban hành

Trang sửa
đổi

Nội dung chính soạn thảo, sửa đổi

DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
STT

Đơn vị được nhận tài liệu

I.

MỤC ĐÍCH:

Nhận bản photo
(ghi rõ số lượng)

Nhận file mềm (đánh dấu
“X” vào nếu được nhận)


Quy trình này ban hành nhằm mục đích trình tự hóa các bước công việc phải thực hiện, đồng thời
phân rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của từng bộ phận trong quá trình sản xuất , xuất hàng được đảm bảo:
 Quá trình tiếp nhận và thực hiện đơn hàng được kiểm soát theo quy định của Công Ty.
 Thời gian giao hàng, số lượng và chất lượng hàng giao đúng yêu cầu của khách hàng.
II.
PHẠM VI ÁP DỤNG:
- Quy trình này được áp dụng cho việc triển khai và điều độ sản xuất tất cả các sản phẩm /
đơn hàng được sản xuất tại các xưởng thuộc Công Ty Nguyên Vũ
- Quy trình này được áp dụng cho việc triển khai giao hàng hóa nước ngoài, bán hàng nội địa
thuộc phạm vi Nhà máy gỗ Nguyên Vũ.
III.
TRÁCH NHIỆM
- Phòng Kế hoạch điều độ và các đơn vị liên quan phải thực hiện theo quy định của quy trình
này. Phòng Kế hoạch điều độ thường xuyên xem xét cải tiến để tài liệu này thực hiện có
hiệu quả
IV.

ĐỊNH NGHĨA:
4.1 Các chữ viết tắt:
CTHĐQT : Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị
TGĐ
: Tổng Giám Đốc
PTGĐ
: Phó Tổng Giám Đốc.
P. YCSX
: Phiếu Yêu Cầu Sản Xuất
P. YCLM
: Phiếu Yêu Cầu Làm Mẫu.
KHSX
: Kế Hoạch Sản Xuất.
KHXH
: Kế Hoạch Xuất Hàng.
LSX
: Lệnh Sản Xuất.
P. KH
: Phòng Kế Hoạch.
P.KD
: Phòng Kinh Doanh
P. MH
: Phòng Mua Hàng
P. KT
: Phòng Kỹ Thuật.
HSKT
: Hồ Sơ Kỹ Thuật
BBPL
: Bao Bì Phụ Liệu.
NVL

: Nguyên Vật Liệu.
PTRR
: Phân Tích Rủi Ro.
TĐSX
: Tiến Độ Sản Xuất.
TP/PP
: Trưởng Phòng/Phó Phòng.
4.2 Các định nghĩa:
a. Kế Hoạch (Lịch trình) sản xuất: là một văn bản/ là một mệnh lệnh , trong đó thể hiện: tên
khách hàng, số của Lệnh sản xuất (LSX), các mã hàng trong đơn hàng, loại nguyên liệu từng
mã hàng, khối lượng đơn hàng (số container) và thời gian hoàn thành (tính bằng ngày) ở
từng công đoạn đối với từng đơn hàng. Khi đơn hàng được dời ngày hoàn thành bởi đơn vị
nào đó thì việc gây trễ phải được ghi nhận lỗi trên lịch trình sản xuất và sau một tháng phải
được họp xử lý đơn vị gây trễ đó, thời gian ghi nhận lỗi tính bằng ngày.
b. Kế hoạch xuất hàng: là một văn bản được trình bày dưới dạng bảng tổng hợp, ghi rõ tên
khách hàng, số của LSX, các mã hàng trong đơn hàng, loại nguyên liệu từng mã hàng, khối
lượng đơn hàng (số container, số cont thực tế xuất hàng), ngày hoàn thành, và lịch trình xuất
đối với các đơn hàng theo thứ tự thời gian.
c. Lead-time: Là khoản thời gian tính từ lúc bắt đầu đến lúc hoàn thành một quá trình sản xuất.
d. Bộ chứng từ để triển khai sản xuất, lập LSX bao gồm:
- Phiếu xác nhận thời gian giao hàng đã được P.KH xác nhận
- Phiếu Yêu Cầu Sản Xuất hoặc những chỉ đạo/ yêu cầu từ BP.Sales đã được TGĐ / PTGĐ /
người được ủy quyền duyệt.
- Quy trình sản xuất của từng đơn hàng từng mã hàng
- Bảng BOM sản phẩm (nếu chưa có Bảng BOM đại trà thì có thể lấy Bảng BOM làm mẫu
hoặc báo giá); HSKT (làm mẫu, tính giá / SXĐT)
* Các thông tin tiếp nhận:
- Hồ sơ kỹ thuật do P. KT cung cấp: thể hiện định mức nguyên liệu; vật liệu phụ.

-

Định mức BBPL đóng gói; định mức vật tư phụ liệu do P. KT cung cấp. Thể hiện loại vật
tư, BBPL và định mức sử dụng.
Quy trình hoàn thiện do PKT cung cấp: thể hiện loại hóa chất dầu màu và định mức sử
dụng.


5

TRANG LƯU ĐỒ:

Bước

1

Lưu đồ

Mô tả

* Thông tin tiếp nhận để triển khai sản
xuất là Bộ chứng từ để triển khai sản P. KD
xuất, lập LSXĐT (phần định nghĩa P. KH
3.2.d)
P.TGĐ

TIẾP NHẬN
PYCSX VÀ
THÔNG TIN SP

2
CÂN ĐỐI NGUỒN LỰC
SẢN XUẤT

LẬP LSX
Không duyệt

3+4

Không duyệt

DUYỆT
LSX

LƯU HỒ SƠ

BP liên
quan/
người
thực
hiện

- Phòng kế hoạch sản xuất dựa vào
“Bảng tổng hợp theo dõi đơn đặt
hàng” để cân đối kế hoạch sản xuất
cho các đơn hàng.
- PKH phối hợp với P.Mua hàng và
BPSX lập danh mục vật tư dự trữ và
số lượng dự trữ trình BLĐ duyệt. Căn
P.KH

cứ vào số lượng tồn kho của vật tư dự
trữ để tổng hợp nhu cầu mua vật tư
dự trữ.
Phòng kế hoạch căn cứ vào số liệu
hàng tồn kho cũng như BOM của sản
sảm để cân đối sản xuất và thời gian
xuất hàng
- P. KH lập LSX, hoàn tất trong vòng
01 ngày làm việc.
- Đối chiếu các yêu cầu sản xuất với
kết quả kiểm tra nguyên vật liệu và
KHSX trước đó để tiến hành lập “Kế
hoạch sản xuất” theo biểu mẫu ( kế
hoạch lập chi tiết cho từng phân
xưởng)
P. KH
Trong vòng 2 giờ làm việc ( kể từ P. KT
khi tiến nhận trình duyệt) P.TGĐ
phụ trách hoàn tất xem xét việc
triển khai LSX, nếu :
Chấp thuận : Ký duyệt LSX và cho
triển khai sản xuất
Không chấp thuận : Yêu cầu điều
chỉnh LSX

Biểu mẫu
liên quan
- Phiếu yêu
cầu SX.
- Phiếu xác

nhận TGGH.
HSKT
(bảng
kê,
bảng vẽ,…)

“Bảng tổng
hợp theo dõi
đơn
đặt
hàng”
Bảng tổng
hợp tồn kho
Nguyên
nhiên liệu
BOM

- LSX.
- P YCSX.
- P. XN
TGGH.
- HSKT


Bước

Lưu đồ

5

KHXH

KHSX tổng

Triển khai KHSX
NM
6
LẬP LỆNH CẤP
PHÁT/ĐỀ XUẤT
MUA HÀNG

7

DUYỆT
ĐỀ XUẤT,
LCP

BPSX

Mô tả

BP liên
quan/
người
thực
hiện

Cập nhật KHSX tổng – Triển
khai KHSX NM:
Tập hợp tất cả các đơn hàng đã

được lập Lệnh sản xuất được gọi
là “Kế Hoạch Sản Xuất Tổng
(Master Plan)”.
Sau khi LSX được duyệt ban
hành, P.KH cập nhật thông tin vào
KHSX Tổng trong vòng 08h làm
việc. Các đơn hàng dự kiến được
sắp xếp theo trình tự thời gian sản
xuất hàng và nhóm lại theo từng
tháng (từ ngày 01 của tháng đến
ngày 31 của tháng).
Lập kế hoạch xuất hàng:
Căn cứ vào Lệnh sản xuất,
KHSX đã có, TĐSX, Số lượng
hàng Nhập Kho, P. KH lập “Kế
hoạch xuất hàng” do TP/PP KH
duyệt gửi đến các đơn vị vào thứ 6
hàng tuần.
-Lập lệnh cấp phát/Đề xuất mua
Nguyên nhiên liệu, nhu cầu gia công
ngoài.
Dựa vào:
- Bản vẽ.
- Bảng định mức: nguyên liệu, vật
tư, hóa chất.
P. KH
- Định mức BBPL đóng gói - định P.Kỹ
mức vật tư phụ liệu do P.Kỹ thuật thuật
cung cấp. Thể hiện loại vật tư, BBPL
và định mức sử dụng.

- Thông tin in ấn.
Phòng KH tiến hành tổng hợp nhu cầu
vật tư và lập lệnh cấp phát /đề xuất
mua hàng
-Lập lệnh cấp phát/Đề xuất mua
Nguyên nhiên liệu, nhu cầu gia công
ngoài.
Trong vòng 02 giờ làm việc (kể từ khi
tiếp nhận trình duyệt), PTGĐ phụ
trách hoàn tất xem xét các Đề Xuất,
Lệnh Cấp Phát NVL, nếu:
+ Chấp thuận: Ký duyệt và chuyển
trả cho P. KH.
+ Không chấp thuận: Phê rõ lý do,
ký trả lại cho P. KH thực hiện lại.
 P. KH hoàn tất việc lập lại
trong vòng 01 giờ làm việc kể

Biểu mẫu
liên quan

- Đề Xuất
mua
hàng/Gia
Công.
- Lệnh cấp
phát.

- Đề Xuất
mua

hàng/Gia
Công.
- Lệnh cấp
phát


Bước

Lưu đồ

Mô tả

BP liên
quan/
người
thực
hiện

Biểu mẫu
liên quan

từ lúc nhận được phản hồi
Việc cấp phát nguyên nhiên liệu thực
hiện theo quy trình “ Quản lý hàng tồn
kho “ của Phòng kế toán

THEO DÕI SẢN XUẤT

8
KH Sản

xuất

Phê
duyệt
Sai
KHSX

ĐX
đ/chỉnh
Đúng KHSX

9
TỔNG HỢP VÀ XUẤT
HÀNG

10

Kiểm tra TĐSX:
- Hàng ngày bộ phận thống kê xưởng
tổng hợp số lượng hoàn thành trong
ngày ( bản cứng có xác nhận của
Q/C ). Trước 9h sáng hôm sau thông
tin này gửi cho phòng kế hoạch để
theo dõi tiến độ.
- Cập nhật BC năng suất hàng ngày và
gởi để BTGĐ và các bộ phận liên
quan.
- Cập nhật tiêu hao nguyên nhiên liệu
hàng ngày và gửi về Ban TGĐ và các
bộ phận liên quan

* Các trường hợp gây trễ sẽ bị xử lý
theo “Quy định hình thức xử lý đối
với đơn vị / cá nhân gây trễ”.
* P. KH tổng hợp lỗi của các đơn vị
gây trễ TĐSX hàng tháng.
-Dựa vào thông tin từ bộ phận thống
kê, Phòng KH có trách nhiệm tổng
hợp vào bảng “ Bảng tổng hợp theo
dõi đơn đặt hàng”
P.KH căn cứ trên LSX; KHXH và số
lượng thành phẩm đã nhập kho
Thông báo cho các đơn vị kinh doanh
để làm thủ tục xuất hàng cho khách
hàng
- Công tác xuất hàng thực hiện theo
quy trình “Quản lý Nhập xuất tồn
hàng hóa “ và Quy trình “ Xuất nhập
khẩu”

- Biên bản
bàn giao chi
tiết SP/ sản
phẩm.
- Biên bản
họp TĐSX
- Quy định
hình thức xử
lý đối với
đơn vị / cá
nhân gây trễ

- Báo cáo
năng
suất
tổng
hợp.
Biểu
mẫu
xxx

P. KH

BP.Kho
BPSX
P. KH

Lệnh
hàng

xuất

Thực hiện lưu trữ thông tin theo từng Thư ký
đơn hàng theo đúng quy trình lưu trữ hành
hồ sơ của công ty.
chính

6 TRANG NỘI DUNG DIỄN GIẢI CÁC BƯỚC.
Trách
Nội dung
nhiệm
Trưởng

Bước 1: NHẬN THÔNG TIN YÊU CẦU SX ĐẠI TRÀ VÀ THÔNG TIN
phòng
SP
KH
- Trong thời gian yêu cầu của P. KH trong phiếu XN TGGH, P. KD phải
Nhân
triển khai P. YCSX, chuyển đến các bộ phận. Trường hợp P. KD trễ
viên KH
deadline triển khai P.YCSXĐT quá thời gian yêu cầu trong phiếu XN

Tài liệu/biểu
mẫu
Quy định về bộ
chứng từ Yêu
cần sản xuất
đại trà/mẫu


TGGH thì phiếu XN TGGH đó xem như hủy bỏ, nếu khách đặt hàng
lại P. KD phải gởi yêu cầu xác nhận lại TGGH.
- Căn cứ trên P.YCSXĐT hợp lệ và các thông tin đầu vào khác để lập
LSXĐT.
Bước 2 : CÂN ĐỐI NGUỒN LỰC SẢN XUẤT
- Nhân viên kế hoạch sản xuất dựa vào “Bảng tổng hợp theo dõi đơn đặt
hàng” để cân đối kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng.
- Dựa vào báo cáo hàng tồn kho và bảng nguyên vật liệu yêu cầu sản
xuất cho đơn hàng để cân đối thời gian sản xuất phù hợp
- PKH phối hợp với P.Mua hàng và BPSX lập danh mục vật tư dự trữ và
số lượng dự trữ trình BLĐ duyệt. Căn cứ vào số lượng tồn kho của vật
tư dự trữ để tổng hợp nhu cầu mua vật tư dự trữ.

- Phòng kế hoạch căn cứ vào số liệu hàng tồn kho cũng như BOM của
sản phẩm để cân đối sản xuất và thời gian đề xuất mua hàng
Bước 3: LẬP LỆNH SẢN XUẤT ĐẠI TRÀ
* Căn cứ trên thông tin đã nhận ở bước 1 và bước 2, P.KH thực hiện:
- Đối chiếu các thông tin trên PYCSXĐT có đúng với thông tin trong
Phiếu XNTGGH đã được xác nhận trước khi lập LSXĐT. Nếu phát
hiện sai lệch phải phản hồi lại ngay với đơn vị phát hành.
- Thực hiện lập LSX theo mẫu.
* Lưu ý: Ngoài việc triển khai sản xuất theo thông tin trên P. YCSX, NV. KH
cần lưu ý để triển khai cụ thể các trường hợp sau:
2.1 Đối với sp mới chưa SXĐT:
- Triển khai làm mẫu đối chứng trước khi sản xuất đại trà (nếu P.
KD không triển khai P. YCLM trước đó) nhằm lường trước được
những trở ngại có thể gặp phải trong quá trình sản xuất đại trà.
- Triển khai gửi SP đi test kết cấu, test đóng gói, dự kiến kết quả test
trên LSX (nếu có).
Triển khai nhân mẫu màu, viết quy trình hoàn thiện, định mức dầu
màu/ SP và họp PTRR.
2.2 Đối với sản phẩm đã được SXĐT:
- Đã từng SXĐT nhưng gặp phải những trở ngại về SX khó, nguyên
vật liệu thường trễ, khách khiếu nại về chất lượng, …. thì phải nêu
vào LSX, triển khai họp PTRR lại.
- Nếu khách thay đổi về cách đóng gói (như: số SP/ carton, thay đổi
phụ liệu bên trong SP…  triển khai P.Kỹ thuật làm mẫu dùng
cho khảo sát bao bì.
2.3 Đối với các sản phẩm có các chi tiết tiện, Bọc nệm, textilen, melamin,
da, vải bạt dù, sơn… mà công nghệ hiện tại hoặc năng lực sản xuất
hiện tại của công ty không đáp ứng cần xin chỉ đạo của BLĐ để triển
khai đặt gia công bên ngoài trước khi lập LSXĐT.
- P. KH triển khai tổ chức làm mẫu – kiểm soát tiến độ làm mẫu.

- P. KT tổ chức, điều hành cuộc họp PTRR đồng thời cử nhân sự
viết biên bản họp PTRR.
Kể từ lúc nhận được đủ thông tin tại bước 1, các thông tin không sai lệch,
P.KH hoàn thành lập và trình duyệt LSX, hoàn tất trong vòng 01 ngày làm việc
(trường hợp đặc biệt phải xin chỉ đạo từ cấp trên)
Bước 4: DUYỆT LỆNH SẢN XUẤT ĐẠI TRÀ:
- P. KH sau khi lập LSX phải trình BLĐ ký duyệt trong vòng 4 giờ
làm việc. Trong trường hợp LSX chưa đúng thì P. KH phải sửa lại
và trình BLĐ trong vòng 1 giờ làm việc.
- LSX được duyệt sẽ được chuyển đến các đơn vị P. KD, P. MH, BP.
Kho vận, BPSX, Phòng kế toán bằng file scan/file mềm qua email.
- Trường hợp khi có điều chỉnh LSX thì phải thể hiện rõ lý do thay
đổi trong phần căn cứ và chỉ được phép điều chỉnh những nội dung

Xem xét về
việc yêu cầu
sản xuất mẫu
và xuất mẫu
khi sản phẩm
mẫu khi chưa
có mẫu đối
chứng cho đơn
hàng mới


-

có thay đổi so với LSX cũ trên LSX điều chỉnh.
Mọi sự thay đổi LSX phải có sự phê duyệt của cấp được phân
quyền.

Bước 5: CẬP NHẬT KHSX – KHXH – TRIỂN KHAI KHSX NM:
5.1 Cập nhật KHSX tổng – Triển khai KHSX NM:
- Tập hợp tất cả các đơn hàng đã được lập Lệnh sản xuất được gọi là
“Kế Hoạch Sản Xuất Tổng (Master Plan)”.
- Sau khi LSX được duyệt ban hành, P.KH cập nhật thông tin vào
KHSX Tổng trong vòng 08h làm việc. Các đơn hàng dự kiến được
sắp xếp theo trình tự thời gian sản xuất hàng và nhóm lại theo từng
tháng (từ ngày 01 của tháng đến ngày 31 của tháng).
5.2 Lập kế hoạch xuất hàng:
- Căn cứ vào Lệnh sản xuất, KHSX đã có, TĐSX, Số lượng hàng
Nhập Kho, P. KH lập “Kế hoạch xuất hàng” do TP/PP KH duyệt
gửi đến các đơn vị vào thứ 6 hàng tuần.
Lưu ý:
- Từng đơn hàng sẽ được phân tích theo các yếu tố số lượng hàng sản
xuất, thời gian giao hàng, thời gian cung cấp nguyên liệu, thời gian
thực hiện các công đoạn trong sản xuất là: ra phôi, định hình, lắp
ráp, hoàn thiện, đóng gói được tổng hợp thành báo cáo TĐSX.
- KHSX và KHXH phải thống nhất về thời gian sản xuất, thời gian
xuất hàng và các thông tin khác. Các thông tin và thời hạn thực
hiện được đề cập trong các kế hoạch sản xuất phải được các phòng
ban liên quan chú ý thực hiện cho phù hợp.
Quy trình sẽ quay trở lại bước 1 khi có thông tin làm thay đổi một hay nhiều
thành phần trong kế hoạch hiện hành
Bước 6: TỔNG HỢP NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU-LÀM ĐỀ XUẤTLỆNH CẤP PHÁT:
6.1 Các Thông Tin cần có:
6.1.1 Hồ sơ kỹ thuật SXĐT (do P. KT cung cấp):
- Bản vẽ.
- Bảng định mức: nguyên liệu, vật tư, hóa chất.
- Định mức BBPL đóng gói - định mức vật tư phụ liệu do P.Kỹ

thuật cung cấp. Thể hiện loại vật tư, BBPL và định mức sử dụng.
- Thông tin in ấn.
6.1.2 Quy định về thời gian cung cấp thông tin như sau:
Thời gian cấp tối đa kể từ khi có LSX
SL mã
Định mức BBPL,
Định
SP triển
STT
Ghi chú
thông tin in ấn
mức
khai SX HSKT
(kể từ khi có mẫu
nguyên
(mã)
duyệt của khách)
phụ liệu
1
≤5
2 ngày
2 ngày
2 ngày
2
6-10
3 ngày
3 ngày
3
11-20
4 ngày

4 ngày
3 ngày
4
>20
5 ngày
5 ngày
4 ngày
6.1.3 Quy trình hoàn thiện do P. KT và Phòng Mua hàng cung cấp:
loại hóa chất dầu màu và định mức sử dụng.
- Đối với SP mới chưa từng SX đại trà:
o Trong vòng 05 ngày sau khi hoàn thiện mẫu cuối cùng của
khách, P. KT phải ký duyệt Quy trình hoàn thiện và bảng
định mức tiêu hao nguyên vật liệu / SP cho đơn hàng đó
theo mẫu và chuyển lại cho P. KH trong vòng 2 ngày. Tổng


thời gian không quá 10 ngày sau khi P. KH triển khai LSX.
- Đối với sản phẩm đã sản xuất đại trà:
o P.KH sử dụng quy trình hoàn thiện và định mức đã sử dụng
SX đợt trước do P. KT cập nhật vào BOM để tổng hợp nhu
cầu hóa chất dầu màu, nếu trong vòng 3 ngày kể từ khi nhận
LSX mà không có bất kỳ thay đổi nào từ các đơn vị SX gửi
lại P.KH thì xem như bản định mức và QT hoàn thiện đó
được áp dụng chính thức.
6.1.4 Thông tin dữ liệu tồn kho nguyên liệu:
- Số liệu gỗ xẻ khô trong kho
- Số liệu tồn gỗ đang sấy
- Số liệu tồn kho Nguyên phụ liệu
6.1.5 Tỷ lệ tiêu hao nguyên liệu:
- Bộ phận tính giá của phòng kế toán cung cấp tỷ lệ tiêu hao

nguyên liệu gỗ cho từng sản phẩm khi có đơn hàng phát sinh.
6.2 Tổng hợp nhu cầu nguyên vật liệu – hóa chất và nhu cầu đặt
gia công:
6.2.1 Tổng hợp nhu cầu nguyên liệu:
- Căn cứ trên P YCSX / LSX / KHSX / HSKT / Tồn Kho (thể
hiện rõ định mức nguyên liệu / bản vẽ sản phẩm) đã được P. KT
cấp, NV tổng hợp cấp phát thực hiện lập Bảng dự trù nguyên liệu
gỗ khô cho sản phẩm để có căn cư làm đề xuất mua hàng.
Lưu ý:
Tỷ lệ tiêu hao gỗ phách được tính bình quân trên sản phẩm phải
được so sánh với tỷ lệ tiêu hao nguyên liệu bình quân của sản
phẩm này với dữ liệu của nhóm tính giá (đảm bảo định mức cấp
không vượt quá tỷ lệ đánh giá).
- Căn cứ trên Bảng dự trù nguyên liệu gỗ cho sản phẩm đã được
duyệt, và số liệu tồn kho, NV tổng hợp làm Đề Xuất Mua Hàng
và Lệnh Cấp Phát cho từng LSX ( theo số PO) trình BLĐ duyệt
mua nguyên liệu, Phòng mua hàng sẽ căn cứ trên bảng tổng hợp
này để tổ chức mua nguyên liệu nhập kho theo yêu cầu trong đề
xuất.
6.2.2 Tổng hợp nhu cầu vật tư, bao bì phụ liệu
- Căn cứ trên PYC SXĐT / LSX; KHSX; bảng kê, định mức (vật
tư, bao bì phụ liệu, định mức dầu màu hóa chất) từ P. KT, NV
tổng hợp thực hiện lập Đề Xuất Mua Hàng và Lệnh Cấp Phát.
- Trên bảng đề xuất này thể hiện nhu cầu vật tư / bao bì phụ liệu /
hóa chất dầu màu cho từng LSX ( theo số PO), số lượng còn tồn
kho và số lượng đề nghị mua bổ sung cấp cho LSX, trình BLĐ
duyệt trước khi chuyển cho phòng mua hàng.
- P.Mua hàng căn cứ trên bảng tổng hợp và đề nghị mua hàng
được duyệt, tổ chức mua hàng theo đúng số lượng đề nghị.
6.2.3 Tổng hợp nhu cầu đặt gia công ngoài

- Căn cứ trên leadtime sản xuất, KHSX, thông tin đơn hàng cần
đặt gia công ngoài hoặc báo cáo tiến độ sản xuất đơn hàng không
đáp ứng thời gian giao hàng, cần đặt gia công đột xuất, TP/PP Kế
Hoạch làm đề xuất đặt gia công để trình BLĐ duyệt và chuyển
P.Mua hàng tiến hành đặt gia công.
6.2.4 Tổng hợp nhu cầu dự trữ:
- Đối với một số loại vật tư, nguyên liệu thường xuyên sử dụng /
khó đặt hàng … cần mua dự trữ sẵn để cấp kịp thời và tiết kiệm
chi phí mua hàng, P.KH phối hợp với BPSX và P.Mua hàng để
lập danh mục vật tư cần mua dự trữ và số lượng dự trữ (tối đa &
tối thiểu) trình BLĐ duyệt.


- Căn cứ trên số lượng tồn kho của vật tư dự trữ, nếu số lượng dự
trữ đã dùng hết 50% thì NV tổng hợp P.KH tổng hợp nhu cầu
mua vật tư dự trữ trình BLĐ duyệt để P.Mua hàng mua nhập kho
dự trữ và sử dụng.
- NV tổng hợp phải thống kê tần suất sử dụng hàng dự trữ để làm
cơ sở đề xuất hiệu chỉnh danh mục vật tư dự trữ 6 tháng / lần.
6.2.5 Quy định chung:
- Tất cả các Đề Xuất Mua Hàng và Lệnh Cấp Phát nhu cầu
nguyên vật liệu / bao bì phụ liệu / hóa chất dầu màu / nhu cầu gia
công ngoài do nhân viên tổng hợp lập đều phải trình trưởng / phó
phòng kế hoạch xem xét trước khi trình BLĐ / người được ủy
quyền duyệt.
- P. KH phải chuyển ĐXMH đã được BLĐ ký duyệt đến bộ
PMH sau 1 ngày
* Thời gian thực hiện:
Quy định về thời gian hoàn thành việc tổng hợp kể từ khi nhận đủ
thông tin như sau:

Thời gian hoàn thành tổng hợp kể từ lúc nhận đủ thông tin hợp
lệ
Trường
Đề Xuất
hợp
NVL
Đề Xuất NVL
Đề Xuất gia
Ghi
(đối với sp
(đối với sp mới)
công
chú
cũ)
Trường
Sau 03 ngày làm
01 ngày làm
hợp
02 ngày làm
việc kể từ khi nhận
việc, khi được
thông
việc
đủ thông tin từ P.KT BLĐ duyệt.
thường.
Các
phiếu
02 giờ làm việc kể
02 giờ làm
yêu cầu

từ khi nhận đủ thông
việc
làm
tin từ P. KT
mẫu
Nhu
Trước ngày
cầu dự cần nhập
trữ
hàng 10 ngày
Nhu
cầu
01 giờ làm việc
khẩn
sau khi được
đột
BLĐ duyệt
xuất
Bước 7: DUYỆT ĐỀ XUẤT MUA HÀNG – LỆNH CẤP PHÁT:
- Trong vòng 02 giờ làm việc (kể từ khi tiếp nhận trình duyệt), PTGĐ phụ
trách hoàn tất xem xét các Đề Xuất, Lệnh Cấp Phát NVL, nếu:
+ Chấp thuận: Ký duyệt và chuyển trả cho P. KH.
+ Không chấp thuận: Phê rõ lý do, ký trả lại cho P. KH thực hiện lại.
 P. KH hoàn tất việc lập lại trong vòng 01 giờ làm việc kể từ lúc nhận
được phản hồi.
- Sau khi được phê duyệt P. KH chuyển:
+ Đề Xuất đến P. MH: căn cứ theo đề xuất của P. KH chuyển, tổ chức
thực hiện mua hàng theo quy trình ” Mua hàng hóa dich vụ”
Lưu ý:
Đối với những đề xuất mà P. MH không đáp ứng được phải báo lại P.

KH sau 01 ngày nhận được đề xuất)
+ Lệnh Cấp Phát đến BPSX: căn cứ lệnh cấp phát mà P. KH chuyển BP
Kho, Kế Toán và các phân xưởng để tiến hành nhận nguyên vật liệu tại


kho theo quy trình ” Quản lý nhập xuất kho ”
Bước 8: THEO DÕI TIẾN ĐỘ SẢN XUẤT:
8.1 Kiểm tra kiểm soát tiến độ; Thu thập thông tin và phân tích tiến độ
sản xuất:
- Hàng ngày bộ phận thống kê xưởng tổng hợp số lượng hoàn thành
trong ngày ( bản cứng có xác nhận của Q/C ). Trước 9h sáng hôm sau
thông tin này gửi cho phòng kế hoạch để theo dõi tiến độ.
- Căn cứ trên KHSX, LSX, báo cáo năng suất và biên bản giao/nhận
chi tiết SP của các xưởng sản xuất. NV điều độ kiểm tra TĐSX thực
tế tại hiện trường nhà máy nếu phát hiện việc trễ tiến độ/nguy cơ trễ
phải thông báo ngay cho trưởng đơn vị đang bị trễ / có nguy cơ trễ
và báo cáo với TP/ PP. KH, TP/PP.KH phải trao đổi nhanh với
trưởng các đơn vị liên quan để đưa ra các phương án xử lý. Trường
hợp không xử lý được sẽ đưa vào nội dung cần giải quyết vào nội
dung họp TĐSX.
- Trưởng các đơn vị liên quan kể trên nếu phát hiện trước việc trễ
deadline của đơn vị khác có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện tiến độ
của mình cần lập bảng cảnh báo cáo lỗi gởi tới TP/PP. KH.
- Các đơn vị có trở ngại / khó khăn đều phải thông tin về cho P.KH để
cùng nhau giải quyết xử lý khó khăn đang gặp phải.
- Riêng các trường hợp khẩn cấp, TP/PP.KH phải triệu tập các đơn vị để
giải quyết ngay mà không cần phải đợi đến cuộc họp TĐSX.
8.2 Tổ chức họp TĐSX và điều chỉnh TĐSX
8.2.1 Tổ chức họp TĐSX:
- Căn cứ theo tình hình thực tế NM, P. KH tổ chức họp TĐSX

được TP/PP. KH điều hành, trưởng các đơn vị phải chuẩn bị
trước nội dung để trả lời đúng nguyên nhân trễ, khó khăn đang
gặp, biện pháp khắc phục, phòng ngừa (nếu là lỗi lặp lại / Lỗi
nghiêm trọng) để các thành viên họp tiến độ sản xuất thảo luận
và chủ trì cuộc họp quyết định.
- Cuộc họp tiến độ sản xuất do PTGĐ phụ trách chủ trì vào ngày
thứ 4 hàng tuần (thay đổi tùy theo từng thời điểm/ yêu cầu của
BLĐ).
- TP/PP.KH điểu khiển cuộc họp theo nội dung đã chuẩn bị theo
tình hình thực tế diễn biến tại NM. P.Kế hoạch đưa ra đề xuất
xử lý các đơn vị gây trễ.
- Các nội dung, diễn biến trong cuộc họp do thư ký cuộc họp (do
trưởng P.KH bố trí), ghi vào biên bản họp trình người chủ trì
cuộc họp phê duyệt.
- Biên bản họp gởi đến các bộ phận liên quan sau 01ngày làm
việc, sau khi cuộc họp kết thúc (nếu chủ trì cuộc họp chưa phê
duyệt P. KH gửi mail đến các phòng ban liên quan trước).
8.2.2 Điều chỉnh tiến độ SX
- Trưởng các đơn vị được chỉ định hoặc có tham gia trong quá
trình SX tiếp theo cần phải triển khai các yêu cầu và quyết định
của cuộc họp cụ thể từng trường hợp để thực hiện đúng quyết
định của cuộc họp.
- TP/PP. KH phối hợp với các đơn vị/bộ phận theo dõi các quyết
định đã được xử lý trong cuộc họp được triển khai và chưa đạt
yêu cầu sẽ được báo cáo trong cuộc họp kế tiếp.
- Trưởng phó các đơn vị gây trễ TĐSX có trách nhiệm lập ”Phiếu
dời ngày hoàn thành”.
- Trưởng PKH cập nhật lại KHSX và triển khai, triển khai LSX
mới (nếu cần).
8.2.3 Báo cáo năng suất:

Biên bản bàn
giao chi tiết
SP/ sản phẩm.
- Biên bản họp
TĐSX
- Quy định
hình thức xử lý
đối với đơn vị /
cá nhân gây trễ
- Báo cáo năng
suất tổng hợp.
Biểu mẫu xxx


Phòng kế
hoạch

- Báo cáo năng suất thực hiện của các nhà máy sẽ do P.Kế hoạch
tổng hợp, báo cáo được cập nhật và gởi đến các đơn vị lúc
10h00 hàng ngày dựa trên báo cáo của các phân xưởng gởi về P.
KH trước 9h00 hàng ngày. Kết quả báo cáo hàng tháng được in
và trình báo cáo BLĐ.
- Phòng kế hoạch chịu trách nhiệm ghi nhận và tổng hợp lỗi gây
trễ TĐSX của các đơn vị hàng tháng. Bảng tổng hợp lỗi do TP.
KH duyệt và trình báo cáo BLĐ, đồng thời gửi thông tin đến
các đơn vị gây ra lỗi trước ngày 05 của tháng tiếp theo. 03 đơn
vị có tỷ lệ lỗi cao nhất P.KH sẽ lập Tờ Trình trình BLĐ trừ tiền
trách nhiệm của tháng tiếp theo.
Bước 9: TỔNG HỢP VÀ XUẤT HÀNG:

- Dựa vào thông tin từ bộ phận thống kê, Phòng KH có trách nhiệm tổng
hợp vào bảng “ Bảng tổng hợp theo dõi đơn đặt hàng”
- P.KH căn cứ trên LSX; KHXH và số lượng thành phẩm đã nhập kho
Thông báo cho các đơn vị kinh doanh để làm thủ tục xuất hàng cho
khách hàn
- Phòng KH căn cứ vào Phiếu yêu cầu giao hàng của bộ phận kinh doanh
tiến hành thực hiện việc xuất kho theo quy trình
“ Quản lý Nhập xuất kho hàng hoán” của Phòng kế toán
Quy trình “ Xuất nhập khẩu” của BP. Xuất nhập khẩu
Bước 10: LƯU HỒ SƠ
- Trưởng /phó phòng kế hoạch tổ chức lưu trữ hồ sơ các đơn hàng theo
đúng quy trình lưu trữ hồ sơ của công ty.

7 BIỄU MẪU ÁP DỤNG
SỐ HIỆU
TÊN BIỂU MẪU

Bảng
tổng
hợp nhập xuất
tồn kho TP kế
toán

THỜI GIAN LƯU TRỮ