Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tiêu thụ tại công ty cổ phần XNK và hợp tác đầu tư vilexim
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (8.84 MB, 147 trang )
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đợt thực tập khóa luận này, ngoài sự nỗ lực của bản
thân, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của nhiều cá nhân và tập thể.
Trước hết với tình cảm chân thành và lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi
lời cảm ơn đến các thầy cô trong trường Học viện Nông Nghiệp Việt Nam
trong suốt quá trình học tập. Đặc biệt là cô Phí Thị Diễm Hồng và các thầy cô
trong Bộ môn Kế toán tài chính – Khoa Kế toán & Quản trị kinh doanh,
trường Học viện Nông Nghiệp Việt Nam – những người đã trực tiếp quan
tâm, hướng dẫn tận tình và giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này.
Em xin cảm ơn Ban lãnh đạo cùng các cán bộ của Công ty Cổ phần
Xuất nhập khẩu và Hợp tác Đầu tư Vilexim, đặc biệt là phòng Kế toán đã giúp
đỡ em trong việc thu thập tài liệu cho báo cáo này.
Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình hoàn thiện bài báo cáo nhưng
kinh nghiệm còn hạn chế cho nên không tránh khỏi những sai sót. Mong thầy
cô, các bạn tham khảo và đóng góp thêm ý kiến cho bài viết của em hoàn
thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Đinh Thị Ngọc Ánh
v
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................v
MỤC LỤC.......................................................................................................vi
DANH MỤC BẢNG BIỂU..........................................................................viii
DANH MỤC SƠ ĐỒ......................................................................................ix
DANH MỤC HÌNH ẢNH...............................................................................x
DANH SÁCH VIẾT TẮT..............................................................................xi
PHẦN I: MỞ ĐẦU..........................................................................................1
1.1.
Đặt vấn đề.............................................................................................1
1.2.
Mục tiêu nghiên cứu.............................................................................2
1.2.1. Mục tiêu chung.....................................................................................2
1.2.2. Mục tiêu cụ thể.....................................................................................2
1.3.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu........................................................3
1.3.1. Đối tượng nghiên cứu...........................................................................3
1.3.2
Phạm vi nghiên cứu..............................................................................3
1.4.
Kết quả nghiên cứu dự kiến..................................................................4
PHẦN II: TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU.. .5
2.1.
Cơ sở lý luận.........................................................................................5
2.1.1
Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp...................................5
2.1.2. Hệ thống thông tin kế toán tiêu thụ....................................................19
2.1.3
Quy trình cung cấp và sử dụng thông tin kế toán trong doanh nghiệp....30
2.2
Cơ sở thực tiễn....................................................................................31
2.2.1
Thực tiễn sử dụng thông tin kế toán tại các doanh nghiệp.................31
2.2.2
Thực tiễn các nghiên cứu liên quan đến hệ thống thông tin kế toán. .33
2.3.
Phương pháp nghiên cứu....................................................................33
2.3.1
Phương pháp thu thập số liệu.............................................................33
2.3.2
Phương pháp phân tích và so sánh.....................................................34
vi
PHẦN III: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU........................................................35
3.1.
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty.........................35
3.1.1
Lịch sử hình thành và phát triển.........................................................35
3.1.2
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh..........................................................37
3.1.3
Đặc điểm bộ máy tổ chức...................................................................38
3.1.4
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 3 năm gần đây..45
3.1.5
Đặc điểm chính sách kế toán áp dụng tại công ty..............................46
3.2
Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim..........................................47
3.2.1
Đặc điểm hoạt động tiêu thụ tại Vilexim............................................47
3.2.2
Thực trạng cung cấp và sử dụng thông tin kế toán tiêu thụ tại công ty
Vilexim...............................................................................................53
3.2.3
Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Vilexim...............62
PHẦN IV: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ...................................................65
4.1
Kết luận..............................................................................................65
4.2
Kiến nghị............................................................................................66
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................67
PHỤ LỤC.......................................................................................................69
vii
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 3.1: Tình hình lao động của công ty qua 3 năm 2014-2016.................39
Bảng 3.2: Một số chỉ tiêu tài chính trong báo cáo tài chính của công ty.......46
viii
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Tổng quan về hệ thống..................................................................5
Sơ đồ 2.2: Quy trình hệ thống thông tin kế toán...........................................14
Sơ đồ 2.3: Lưu đồ AIS thủ công...................................................................15
Sơ đồ 2.4: Lưu đồ AIS trên nền máy tính.....................................................15
Sơ đồ 2.5: Quy trình cung cấp thông tin.......................................................17
Sơ đồ 2.6: Công tác kế toán tiêu thụ.............................................................22
Sơ đồ 2.7: Hệ thống thông tin kế toán tiêu thụ.............................................29
Sơ đồ 3.1: Bộ máy quản lý tại công ty Vilexim............................................41
Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Vilexim..............................43
Sơ đồ 3.3: Công tác kế toán tiêu thụ tại Vilexim..........................................50
Sơ đồ 3.4: Hệ thống thông tin kế toán tiêu thụ hàng xuất khẩu tại Vilexim......54
ix
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 3.1: Sổ cái Tk 131..................................................................................51
Hình 3.2: Sổ cái Tk 511..................................................................................52
Hình 3.3: Sổ cái Tk 333..................................................................................52
Hình 3.4: Sổ cái Tk 632..................................................................................53
Hình 3.5 Phương án kinh doanh số 19...........................................................58
Hình 3.6: Proforma invoice............................................................................59
x
DANH SÁCH VIẾT TẮT
AIS
: Hệ thống thông tin kế toán
HTTTQL – MIS
: Hệ thống thông tin quản lý
HĐQT
: Hội đồng quản trị
TGĐ
: Tổng Giám Đốc
PGĐ
: Phó Tổng Giám Đốc
HTK
: Hàng tồn kho
TK
: Tài khoản
TSCĐ
: Tài sản cố định
CCDC
: Công cụ dụng cụ
BHXH
: Bảo hiểm xã hội
BCTC
: Báo cáo tài chính
xi
PHẦN I
MỞ ĐẦU
1.1. Đặt vấn đề
Tiêu thụ sản phẩm là một khâu quan trọng đối với mọi doanh nghiệp,
bao gồm cả sản xuất và thương mại. Vì hoạt động tiêu thụ sản phẩm chi phối
các khâu nghiệp vụ khác của doanh nghiệp. Tiêu thụ sản phẩm góp phần đẩy
nhanh tốc độ vòng quay vốn, vòng quay sản xuất và nâng cao hiệu quả hoạt
động sản xuất kinh doanh. Nó là điều kiện để doanh nghiệp thực hiện các mục
tiêu và chiến lược mà doanh nghiệp theo đuổi trong từng giai đoạn phát triển
như: mục tiêu doanh thu, mục tiêu lợi nhuận, mục tiêu chiếm lĩnh thị trường
và tạo vị thế, uy tín của doanh nghiệp trên thị trường hay chiến lược mở rộng
thị phần của doanh nghiệp.
Khởi điểm là một doanh nghiệp thương mại trực thuộc Bộ Ngoại
Thương có nhiệm vụ vận chuyển hàng viện trợ và kinh doanh xuất nhập khẩu
với các nước bạn Lào, Campuchia từ năm 1967. Đến năm 2005 công ty
chuyển sang mô hình công ty cổ phần vốn Nhà nước. Sau 10 năm hoạt động
với loại hình công ty cổ phần Nhà nước Vilexim đã hoàn toàn độc lập tự chủ
về tài chính, Nhà nước đã thoái toàn bộ vốn tại Vilexim. Từ đây Vilexim hoạt
động với mục tiêu phát triển bền vững các lĩnh vực: xuất khẩu nông sản, thủ
công mỹ nghệ; xuất khẩu lao động và du học; kinh doanh dịch vụ kho bãi và
cho thuê văn phòng.Trong 3 năm gần đây hoạt động tiêu thụ sản phẩm của
Vilexim được mở rộng, đặc biệt là việc xuất khẩu sang các thị trường lớn trên
thế giới những mặt hàng chủ đạo như mây tre đan, đồ thủ công mỹ nghệ, điều
này đã góp phần củng cố vị trí, thế lực doanh nghiệp, nâng cao uy tín của
Vilexim trên thị trường và phản ánh sản phẩm của Vilexim có xu hướng đạt
1
tiêu chí chất lượng tốt, giá cả phải chăng, phương thức giao dịch mua bán
thuận tiện, dịch vụ bán hàng tốt… Đạt được kết quả này là nhờ việc thực hiện
tốt các khâu của quá trình tiêu thụ, trong đó kế toán và hệ thống thông tin kế
toán tiêu thụ tại đơn vị đã có vai trò đóng góp chủ đạo. Thực tế tại công ty
thông tin của kế toán đã phục vụ hữu ích cho công tác quản trị tiêu thụ sản
phẩm nói riêng diễn ra ổn định, đảm bảo phản ánh và cung cấp thông tin kịp
thời, hữu ích cho việc ra quyết định tại Vilexim.
Nhận thấy được vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong việc tiêu
thụ sản phẩm tại đơn vị thực tập, tổ chức tốt và cần được nhấn mạnh hơn nữa
trong việc quản lý doanh nghiệp, kết hợp với việc vận dụng lý luận đã được
học tập, nghiên cứu với thực tế tìm hiểu công tác kế toán tại Công ty Cổ phần
XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim, em lựa chọn đề tài: “Thực trạng hệ thống
thông tin kế toán tiêu thụ tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư
Vilexim”.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1. Mục tiêu chung
Tìm hiểu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tiêu thụ tại Công ty Cổ
phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống hoá những vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin kế toán
trong doanh nghiệp.
- Phản ánh thực trạng hệ thống thông tin kế toán tiêu thụ tại Công ty Cổ
phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim.
- Phân tích những ưu điểm, nhược điểm của hệ thống thông tin kế toán
tiêu thụ đối với nhu cầu quản trị tại Vilexim. Từ đó đề xuất giải pháp phù hợp
nhằm hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao hiệu quả tiêu thụ hàng hóa.
2
1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.3.1. Đối tượng nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu đề tài đặt ra, đề tài xác định đối tượng nghiên cứu
chính là hệ thống thông tin kế toán tiêu thụ tại đơn vị, trong đó đối tượng thu
thập thông tin được xác định bao gồm:
1) Hệ thống các chứng từ, sổ sách kế toán về tiêu thụ của đơn vị thực
tập. Đối tượng này được thu thập để cung cấp các thông tin phản ánh thực
trạng hệ thống thông tin kế toán.
2) Thông tin từ các cán bộ làm kế toán, cán bộ quản lý tại đơn vị thực
tập cung cấp. Đối tượng này sử dụng để phán ánh thực trạng về quy trình luân
chuyển thông tin kế toán.
3) Phương án kinh doanh tại phòng kinh doanh của đơn vị thực tập. Đối
tượng này được thu thập để đánh giá hiệu quả giữa phương án kế hoạch đề ra
và kết quả đạt được.
1.3.2 Phạm vi nghiên cứu
1.3.2.1 Phạm vi về nội dung
Về phạm vi nội dung nghiên cứu đề tài tập trung tìm hiểu hệ thống
thông tin kế toán tại công ty. Đề tài sẽ tập trung vào hệ thống thông tin kế
toán tiêu thụ mà không phải là mọi thông tin kế toán thuộc hệ thống thông tin
kế toán đều xem xét ví dụ như hệ thống kho, hệ thống tài sản cố định,…Đề tài
cũng không nghiên cứu quá chi tiết về hệ thống thông tin quản lý vì hệ thống
thông tin kế toán thuộc hệ thống thông tin quản lý. Ngành nghề kinh doanh
của Vilexim khá đa dạng và phong phú nhưng trong giới hạn về đề tài này chỉ
tập trung xem xét nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán tiêu thụ mặt hàng thủ
công mỹ nghệ là sản phẩm xuất khẩu chủ lực và nguyên liệu phục vụ ngành
công nghiệp là mặt hàng nhập khẩu tiêu thụ trong nước.
1.3.2.2 Phạm vi về không gian
3
Đề tài được thực hiện chính tại công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và
Hợp tác Đầu tư Vilexim.
Công ty có trụ sở chính tại Số 170, đường Giải Phóng, phường Phương
Liệt, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Mã số thuế được cấp là 0100107035.
Số điện thoại: 043.8694171- Fax: 043.8694168
Email:
1.3.2.3 Phạm vi về thời gian
Thời gian thực tập tại công ty: 5 tháng ( từ ngày 15/6//2017 đến ngày
22/11/2017).
Số liệu minh họa trong năm 2017, cụ thể là khoảng thời gian thực hiện
xong từng phương án.
1.4. Kết quả nghiên cứu dự kiến
Kết quả dự kiến thu được sau khi kết thúc đề tài nghiên cứu là 01 báo
cáo tổng hợp về “Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tiêu thụ tại Công ty
Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim”.
Nội dung báo cáo phản ánh được thực trạng hệ thống kế toán tiêu thụ
tại Vilexim. Báo cáo cung cấp cho nhà quản trị như một tư liệu để xem xét
đánh giá hệ thống kế toán hiện tại trong doanh nghiệp; thấy được những tồn
tại, hạn chế trong việc sử dụng thông tin kế toán để việc ra quyết định tiêu
thụ. Từ đó điều chỉnh hệ thống thông tin kế toán hiệu quả hơn.
Ngoài báo cáo tổng hợp, trong quá trình thực tập tại công ty kết hợp với
việc nghiên cứu lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán báo cáo sẽ đề xuất
được một số giải pháp để hoàn thiện tốt hơn nữa hệ thống thông tin kế toán tại
doanh nghiệp.
PHẦN II
4
TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. Cơ sở lý luận
2.1.1 Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
2.1.1.1. Hệ thống và hệ thống thông tin
(1) Hệ thống
Có nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống, tùy vào mục tiêu và quan
điểm đánh giá mà hệ thống được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau. Tuy
nhiên có một quan điểm chung cho hầu hết các hệ thống là:
Hệ thống là một tập hợp các thành phần kết hợp với nhau và cùng nhau
hoạt động để đạt được các mục tiêu đã định trước. (Nguyễn Thành Hưng, 2008)
Theo khái niệm này ta có thể khái quát các vấn đề của một hệ thống nói
chung như sau:
Hệ thống
Đối tượng của hệ
thống
Các thành phần
trong hệ thống
Các yếu tố đầu
vào
Phân loại hệ thống
Đường biên
Nơi giao
tiếp
Xử lý
Các yếu tố đầu
ra
Hệ thống mở
Hệ thống
đóng
Cấp bậc hệ
thống
Hệ thống
đóng có
quan hệ
Sơ đồ 2.1: Tổng quan về hệ thống
Hệ thống kiểm soát
phản hồi
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Từ sơ đồ tổng quan trên ta đi chi tiết vào các phần như sau:
5
Thứ nhất, về các thành phần trong hệ thống có thể mô tả như sau:
Thông tin (yếu tố đầu ra) = Dữ liệu (yếu tố đầu vào) + Xử lý
Trong đó, dữ liệu đầu vào gồm hai loại: Dữ liệu tự nhiên nghĩa là giữ
nguyên dạng khi nó phát sinh (tiếng nói, công văn, hình ảnh,..) và dữ liệu có
cấu trúc là loại đã được cấu trúc hoá với khuôn dạng nhất định (sổ sách, bảng
biểu,..)
Thông tin đầu ra: Được phân tích, tồng hợp v.v.. từ dữ liệu đàu vào và
tùy thuộc vào từng nhu cầu (quản lý) trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn
vị cụ thể thuộc tổ chức (báo cáo tổng hợp, thống kê,…)
Thứ hai, đối tượng của hệ thống gồm:
Các cấp bậc trong hệ thống: hệ thống sẽ tồn tại ở nhiều cấp bậc khác
nhau. Các thành phần của nó có thể là hệ thống với các đặc điểm khác nhau,
cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm của một hệ thống phải có. Các hệ
thống cấp thấp hơn trong một hệ thống là những hệ thống con, nó cũng có tiến
trình phối hợp các thành phần bộ phận để đạt được mục tiêu của nó. Khái
niệm hệ thống con, hệ thống cha phụ thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi cá
nhân khi tiếp cận hệ thống đó.
Đường biên: nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác. Trong hệ
thống con, đường biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống. Xác định
đường biên của hệ thống phụ thuộc vào đặc điểm và vị trí của hệ thống trong
tổ chức.
Nơi giao tiếp: là nơi gặp nhau giữa các đường biên của hệ thống con.
Nơi giao tiếp nối kết các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận.
Thứ ba, phân loại hệ thống gồm 4 loại:
Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trường. Nó không có nơi
giao tiếp với bên ngoài, không tác động khỏi đường biên và các tiến trình xử
lý sẽ không bị môi trường tác động. Khái niệm hệ thống đóng chỉ mang tính
chất lý luận bởi thực tế các hệ thống đều tác động qua lại với môi trường theo
6
nhiều cách khác nhau.
Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống có sự tương tác với môi trường,
có nơi giao tiếp với bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hưởng của môi trường
lên tiến trình. Quan hệ ở đây được thể hiện qua các nhập liệu và kết xuất.
Hệ thống mở: là hệ thống không kiểm soát sự tác động qua lại của nó
với môi trường. Ngoài việc thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và kết
xuất, hệ thống thường bị nhiễu loạn hoặc không kiểm soát được, ảnh hưởng
đến quá trình xử lý của nó. Hệ thống được thiết kế tốt sẽ hạn chế các tác động
của sự nhiễu loạn.
Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống các nhập liệu có thể là các
kết xuất của nó. Trên cơ sở bốn kiểu hệ thống cơ bản, người ta có thể liên
hệ nhiều hệ thống với nhau. Ví dụ hệ thống đóng có quan hệ có thể có các
thành phần là hệ thống đóng có quan hệ, hệ thống mở và hệ thống kiểm
soát phản hồi.
(2) Hệ thống thông tin
a. Khái niệm
Khi nghiên cứu về hệ thống thông tin, trên thế giới cũng như ở Việt
Nam các nhà khoa học có rất nhiều quan điểm khác nhau về hệ thống thông
tin. Dưới đây là quan điểm của một số nhà khoa học trên thế giới và ở Việt
Nam về hệ thống thông tin và các thành phần của hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin là một tập hợp các thành phần: thông tin, phương
pháp xử lý thông tin, con người và phương tiện (TS.Lê Văn Phùng, 2009).
Hệ thống thông tin là một tập hợp gồm con người, dữ liệu, các chức
năng xử lý, sự biểu diễn thông tin và công nghệ thông tin. Trong đó công
nghệ thông tin lại gồm phần cứng, phần mềm và công nghệ truyền thông
(Jeffrey L.Whitten, 1986;Lonnie D.Bentley, 1997and Kevin C.Ditttman, 2004)
Hệ thống thông tin là tập hợp các thành phần có quan hệ với nhau nhằm
7
thu thập, xử lý dữ liệu thành thông tin và cung cáp cho người sử dụng
( TS. Trần Trung Tuấn, 2017)
Các thành phần của hệ thống thông tin nếu không kể con người và
phương tiện thì còn gồm hai bộ phận cơ bản là các dữ liệu và các chức năng
xử lý (PGS.TS. Đặng Minh Ất [1, tr.40], Nguyễn Văn Ba [2, tr.14])
b. Các đặc trưng của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin hiện nay được xây dựng trên nền tảng công nghệ
hiện đại đã sử dụng các phần mềm hỗ trợ trong công tác quản trị.
Hệ thống thông tin được cấu thành bởi nhiều hệ thống con. Khi các hệ
thống con này được nối kết và tương tác với nhau, chúng sẽ phục vụ cho
việc liên lạc giữa các lĩnh vực hoạt động khác nhau của tổ chức.
Hệ thống thông tin hướng tới mục tiêu cung cấp thông tin cho việc ra
quyết định và kiểm soát.
Hệ thống chuyển giao cho từng thành viên trong tổ chức những thông
tin cần thiết để xác định, chọn lựa các hành động phù hợp với mục tiêu của tổ
chức cũng như các hành động giúp kiểm soát lĩnh vực mà thành viên đó chịu
trách nhiệm.
Hệ thống thông tin là một kết cấu hệ thống mềm dẻo và có khả năng
tiến hóa. Một hệ thống thông tin rất có thể trở nên lỗi thời nhanh chóng nếu
không có khả năng thay đổi mềm dẻo và mở rộng được để phù hợp với sự
biến đổi và phát triển của tổ chức.
2.1.1.2. Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống kế toán
a. Khái niệm
Trong lĩnh vực kế toán, thuật ngữ hệ thống thường liên tưởng đến hệ
thống máy tính, công nghệ thông tin ngày nay đã thay đổi trong mọi công
việc. Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất như người, máy móc,
thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình xử lý, gọi là
8
các phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và
cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung.
b. Chức năng của hệ thống kế toán
Thứ nhất, quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt
động kinh doanh hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện
kinh tế khác.
Thứ hai, phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và
các loại khác nhau, việc phân loại này có tác dụng giảm được khối lượng lớn
các chi tiết thành dạng cô đọng và hữu dụng.
Thứ ba, tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán
đáp ứng yêu cầu của người ra các quyết định.
c. Phân loại hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán bao gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị:
Kế toán tài chính là việc “thu thập – xử lý – kiểm tra – phân tích – cung
cấp” thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu
cầu sử dụng thông tin, dữ liệu của đơn vị kế toán.
Kế toán quản trị là việc “thu thập- xử lý- phân tích – cung cấp” thông
tin kinh tế, tài chính của yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính trong
nội bộ đơn vị kế toán. (Theo luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003)
=> Kế toán tài chính là cung cấp thông tin cho mọi đối tượng muốn biết về
tình hình công ty thông qua bản báo cáo tài chính (Đối tượng ngoài ở đây
gồm: ngân hàng, nhà đầu tư, cơ quan thuế….); còn đối với kế toán quản
trị việc cung cấp thông tin kinh tế, tài chính là chỉ cung cấp cho các nhà quản
trị, giám đốc các số liệu thực tế hơn trong nội bộ công ty.
Điểm giống và khác nhau giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính
➢
Giống nhau:
➢
1. Kế toán tài chính và kế toán quản trị có cùng đối tượng nghiên cứu là
9
các sự kiện kinh tế xảy ra trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Dựa trên hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán
Kế toán tài chính: để xử lý soạn thảo các báo báo tài chình cung cấp cho
các đối tượng bên ngoài của doanh nghiệp.
Kế toán quản trị: để vận dụng xử lý nhằm đào tạo thông tin thích hợp
cho các nhà quản trị.
3. Kế toán tài chính và kế toán quản trị đều thể hiện trách nhiệm của
nhà quản trị trong toàn doanh nhiệm. Ngoài ra kế toán quản trị còn có trách
nhiệm ở từng bộ phận trong doanh nghiệp.
➢ Khác nhau
Có thể nói hệ thống thông tin kế toán là một phần tất yếu của doanh
10
nghệp. Doanh nghiệp muốn quản lý tốt hiệu quả kinh doanh của mình thì cần
phải có một hệ thống thông tin kế toán phù hợp với doanh nghiệp mình. Hệ
thống thông tin kế toán của một doanh nghiệp thường bao gồm hệ thống
thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị. Với các mục tiêu, môi trường
vận hành, cấu trúc và quy trình xử lý cấu trúc hệ thống thông tin kế toán giúp
chúng ta có một số khái niệm cũng như hiểu biết sơ bộ về hệ thống thông tin
kế toán trong doanh nghiệp và sự cần thiết của nó.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS)
a. Khái niệm
Về định nghĩa hệ thống thông tin kế toán có một số quan điểm như sau:
Hệ thống thông tin kế toán là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông
tin quản lý nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các
nghiệp vụ tài chính (Gelinas và cộng sự, 1999)
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản trị trong doanh nghiệp với mục tiêu cung cấp đầy đủ
thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng, chính xác về tình hình tài chính của
doanh nghiệp (Huỳnh Thị Thanh Nguyên, 2013)
Từ hai khái niệm trên có thể hiểu về hệ thống thông tin kế toán là một
hệ thống nhận biết, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế về một tổ
chức sử dụng các công nghệ khác nhau. Nó nhận biết và ghi nhận những ảnh
hưởng tài chính của các nghiệp vụ của doanh nghiệp. AIS phân bổ thông tin
về các nghiệp vụ cho những người liên quan để ra quyết định hoặc phối hợp
thực hiện các công việc trọng yếu phát sinh trong đơn vị.
b. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Thứ nhất, hệ thống thông tin kế toán (AIS) giúp doanh nghiệp có các
định hướng và quyết định hiệu quả trong quản trị. AIS có vai trò quan trọng
trong doanh nghiệp. Với một AIS được thiết kế tốt cho phép doanh nghiệp
hoạt động một cách trơn chu. Với một AIS thiết kế kém sẽ cản trở hoạt động
11
của doanh nghiệp. Khi một doanh nghiệp đang gặp khó khăn, các dữ liệu
trong AIS có thể được sử dụng để phát hiện ra nguyên nhân của những vấn đề
đang tồn tại, từ đó đưa ra hướng giải quyết hữu hiệu.
Thứ hai, AIS có thể tự động hóa xử lý số lượng lớn dữ liệu, chia sẻ dữ
liệu, thông tin trong phạm vi doanh nghiệp và cung cấp, truy vấn thông tin
trực tuyến một cách nhanh chóng, tự động lập các báo cáo kế toán, báo cáo
quản trị. Từ các tác dụng đó, AIS tác động vào hiệu quả quyết định của nhà
quản lý, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, giảm thiểu các gian lận
và tăng cường khả năng kiểm soát của nhà quản lý.
Thứ ba, AIS có thể tích hợp những quy trình kinh doanh, sản xuất chính
trong đơn vị, từ đó kết hợp được các nguồn lực trong doanh nghiệp, góp phần
tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Thứ tư, AIS giúp giảm chi phí trong lưu trữ và xử lý các thông tin tác
nghiệp của doanh nghiệp, đồng thời, giảm thời gian và các sai sót trong lưu
trữ và xử lý các thông tin tác nghiệp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả và
thúc đẩy nhanh quá trình phát triển của tổ chức, doanh nghiệp. Một hệ AIS
khoa học giúp mọi người thực hiện các quy định các quy trình được thuận lợi,
công việc được thực hiện nhanh chóng, tránh những rắc rối, phức tạp, chồng
chéo trong quy trình, từ đó tạo điều kiện thuận lợi trong vấn đề quản lý nhân
sự, tăng sự hài lòng của nhân viên và tăng năng suất lao động.
Thứ năm, AIS cung cấp các báo cáo kế toán tức thời, giúp nhà quản trị
xây dựng hệ thống quản trị doanh thu, chi phí, lợi nhuận và hệ thống kiểm
soát trong doanh nghiệp.
c. Các yếu tố cấu thành một hệ thống thông tin kế toán
Một AIS có thể là hệ thống kế toán thủ công với bút mực, chứng từ, sổ
sách… hệ thống kế toán với máy tính; hệ thống kết hợp kế toán thủ công và
kế toán máy. Bất kỳ hệ thống nào được sử dụng cũng bao gồm các công việc
thu thập, lưu trữ, xử lý… (sản xuất thông tin).
12
Một AIS sử dụng kế toán máy bao gồm các thành phần sau:
- Nhân sự: người điều khiển hệ thống và thực hiện các chức năng khác
nhau;
- Các trình tự, thủ tục sử dụng trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ thông
tin về các hoạt động của doanh nghiệp;
- Dữ liệu về tổ chức và quá trình xử lý;
- Phần mềm để xử lý dữ liệu của tổ chức;
- Trang thiết bị công nghệ;
- Kiểm soát nội bộ và các phương thức an toàn tài liệu.
Lưu ý rằng, công nghệ chỉ đơn giản là một công cụ để khởi tạo, duy trì,
hoặc hoàn thiện một hệ thống chứ không có ý nghĩa tiên quyết và quyết định
trong một hệ thống thông tin kế toán.
d. Mối quan hệ giữa hệ thống kế toán và hệ thống thông tin kế toán
Từ nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hàng
ngày diễn ra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này được hệ
thống thông tin kế toán ghi chép, xử lý và lưu trữ. Khi người sử dụng có yêu
cầu hệ thống thông tin kế toán sẽ sử dụng dữ liệu đã lưu trữ để phân tích tổng
hợp và lập báo cáo cung cấp thông tin cho người sử dụng.
13
Nhà
đầu tư
Quyết định kinh tế
Đối tượng
khác
Nhà
quản trị
Hoạt động sản
xuất kinh doanh
Dữ liệu
đầu vào
Người sử dụng
TT kế toán
cung cấp
Phân tích
Nghiệp vụ
kinh tế
Ghi chép
Lưu trữ
Phân tích
TT kế toán
quản trị
Tổng hợp
Lập BC
TT kế toán
tài chính
Hệ thống kế toán
Sơ đồ 2.2: Quy trình hệ thống thông tin kế toán
e. Quy trình luân chuyển dữ liệu thông tin trong AIS
Đối với hệ thống thông tin kế toán thủ công: AIS thủ công là hệ thống
mà trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các
công cụ tính toán, con người thực hiện toàn bộ các công việc kế toán. Dữ liệu
trong các hệ thống này được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức
chứng từ, sổ, thẻ, bảng
14
Sự kiện ảnh
hưởng đến
BCTC
Quá trình
SXKD
Báo
cáo tài
chính
Chứng
từ
Lập báo
cáo tài
chính
Sổ nhật
ký
Ghi sổ
nhật ký
Chuyển
sổ cái
Sổ cái
Sơ đồ 2.3: Lưu đồ AIS thủ công
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Đối với hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: AIS dựa trên nền
máy tính là hệ thống mà nguồn lực bao gồm con người và máy tính. Trong đó,
máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dưới sự điều khiển, kiểm
soát của con người. Con người có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống
máy tính không tự động thu thập được. Sau đó, máy tính sẽ phân tích nghiệp
vụ, luân chuyển thông tin, lập báo cáo và lưu trữ. Dữ liệu trong các hệ thống
này được ghi chép và lưu trữ dưới hình thức các tập tin.
Chứng
từ
Sự kiện của
quá trình
SXKD
Thông tin
theo yêu cầu
Nhập
liệu
Truy xuất
thông tin theo
yêu cầu
Các dữ liệu
liên quan đến
hoạt động
Các tập tin
lưu trữ dữ
liệu
Sơ đồ 2.4: Lưu đồ AIS trên nền máy tính
Nguồn: tác giả tổng hợp
15
f.Phân biệt hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống thông tin quản
lý (MIS)
Hệ thống thông tin kế toán xử lý những nghiệp vụ tài chính như doanh
thu bán hàng và các nghiệp vụ phi tài chính nhưng có ảnh hưởng trực tiếp tới
quá trình xử lý các nghiệp vụ tài chính, ví dụ việc bổ sung danh sách người
mua, người bán. Còn hệ thống thông tin quản lý xử lý những nghiệp vụ mà
thường không thuộc hệ thống thông tin kế toán truyền thống, ví dụ theo dõi sự
phàn nàn của khách hàng, phản ứng của khách hàng…
Để hiểu rõ hơn về hệ thống thông tin quản lý ta tìm hiểu một số nội dung sau:
* Khái niệm:
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác
quản lý của tổ chức. Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu
thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời,
chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.
* Chức năng của MIS
Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có
thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các
nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông
tin quản lý có các chức năng chính như sau:
Thứ nhất, thu thập - phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ
thống những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác
trên các phương tiện tin học.
Thứ hai, thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu,
tạo ra các thông tin mới.
Thứ ba, phân phối và cung cấp thông tin. Chất lượng của hệ thống
thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng
các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của
hệ thống.
16
* Quy trình xử lý thông tin
Thu thập → Xử Lý → Lưu trữ → Truyền thông tin
Thông tin nội
Thông tin ngoại
- Thông tin viết
- Thông tin viết
- Thông tin nói
- Thông tin nói
- Thông tin hình ảnh
- Thông tin hình ảnh
HTTTQL thu nhận
Lọc, cấu trúc hóa
Xử lý các dữ liệu thô
Thông tin kết quả
Xử lý
Phân phối
Người sử dụng
Sơ đồ 2.5: Quy trình cung cấp thông tin
- Thu thập thông tin:
Do hệ thống thông tin thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nên
thông tin thường đa dạng và phức tạp. Vì lẽ đó tổ chức muốn có thông tin hữu
ích thì hệ thống phải chọn lọc thông tin:
+ Phân tích các thông tin để tránh sự quá tải khi có hại
+ Thu thập thông tin có ích: Những thông tin có ích cho hệ thống được
cấu trúc hóa để có thể khai thác trên các phương tiện tin học. Thu thập thông
17
tin thường bằng giấy hoặc sự kiểm nghiệm thực tế.
Thông thường việc thu thập thông tin được tiến hành một cách có hệ
thống và tương ứng với các thủ tục được xác định trước. VD: Nhập vật tư
vào kho, thanh toán cho nhà cung cấp. Mỗi sự kiện dẫn đến việc thu thập theo
một mẫu định sẵn như là cách tổ chức trên màn hình máy tính.
- Xử lý thông tin:
Công việc lựa chọn thông tin thu thập được coi là bước xử lý đầu tiên,
tiếp theo là tác động lên thông tin, xử lý thông tin:
+ Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu
+ Thực hiện tính toán tạo ra các thông tin kết quả
+ Thay đổi hoặc loại bỏ dữ liệu
+ Sắp xếp dữ liệu
+ Lưu trữ tạm thời hoặc lâu dài
Có nhiều cách xử lý: thủ công, cơ giới hoặc tự động.
- Phân phối thông tin:
Cung cấp thông tin là mục tiêu của hệ thống, nó đặt ra vấn đề ai quyết
định phân phối, phân phối cho ai và vì sao. Phân phối thông tin có thể có mục
tiêu ban bố lệnh, báo cáo về sản xuất gọi là phân phối dọc. Mục tiếu phân
phối nhằm phối hợp một số hoạt động giữa các bộ phận chức năng gọi là phân
phối ngang.
* Tiêu chuẩn của hệ thống thông tin quản lý
Để tối ưu phân phối thông tin, hệ thống cần đáp ứng 3 tiêu chuẩn:
Thứ nhất, tiêu chuẩn về dạng: Tốc độ truyền thông tin, số lượng, nơi
nhận...dạng phải thích hợp với phương tiện truyền.
Thứ hai, tiêu chuẩn về thời gian: Bảo đảm tính thích đáng của các quyết
định.
Thứ ba, tiêu chuẩn về tính bảo mật: Thông tin đã xử lý cần đến thẳng
người sử dụng, việc phân phối thông tin rộng hay hẹp tùy thuộc vào mức độ
quan trọng của nó.
18
