TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1. GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ VISUAL BASIC VÀ SQL SERVER
Ngày nay trong công nghiệp phát triển phần mềm tin học, đã có rất nhiều hệ quản trị
cơ sở dữ liệu FoxBase, Foxpro, SQL Server, Access, Oracle...Visual Basic là con đường
nhanh nhất và đơn giản để tạo những ứng dụng trên môi trường Windows. Bên cạnh đó
Visual Basic cũng rất phù hợp, thân thiện đối với những người mới bước vào lập trình
hướng đối tượng, nó cung cấp cho bạn một tập hợp các cơng cụ hồn chỉnh để nhanh
chóng phát triển ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan
(Visual), nghĩa là khi thiết kế chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và
giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với các ngơn ngữ lập trình
khác. Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình
dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. Khi viết chương trình bằng Visual Basic,
chúng ta phải qua hai bước: Thiết kế giao diện và Viết lệnh.
Visual Basic là sản phẩm của hãng Microsoft. Nó đã trải qua nhiều phiên bản và hiện
nay là Visual Basic 6.0. Visual Basic chạy trên môi trường Windows và là một ngơn ngữ
lập trình theo kiểu định hướng đối tượng. Chúng ta có thể phân mỗi yếu tố trong chương
trình thành một đối tượng và viết các ứng xử riêng cho từng đối tượng đó. Tập hợp nhiều
đối tượng như vậy sẽ trở thành một chương trình hồn chỉnh.
Microsoft SQL Server là một hệ quản trị cở sở dữ liệu quan hệ mạng máy tính hoạt
động theo mơ hình khách chủ cho phép đồng thời cùng lúc có nhiều người dùng truy xuất
đến dữ liệu, quản lý việc truy nhập hợp lệ và các quyền hạn của người dùng trên mạng.
Microsoft SQL Server 2000 được nâng cấp từ các phiên bản 4.2, 4.21, 6.0, 6.5, 7.0, cho
phép bạn tách những CSDL từ một thể hiện của SQL Server, sau đó gán chúng tới những
thể hiện khác, hoặc gán CSDL sau tới cùng một thể hiện. SQL Server 2000 có chức năng
của người quản trị giúp giảm bớt việc quản trị trong nhiều mơi trường bằng việc tự động
hố cấp phát và giải phóng tài ngun. Ngồi chức năng quản trị Microsoft SQL Server
cịn cung cấp hàng loạt các tiện ích như tiện ích tra cứu trực tuyến; tiện ích tạo mới và lưu


trữ các nghi thức kết nối mạng; tiện ích nhập, xuất và chuyển đổi dữ liệu qua lại giữa các

ngôn ngữ; tiện ích phát hiện ra các biến cố nhằm phát hiện ra các vấn đề khi thực hiện câu
lệnh truy vấn; tiện ích soạn thảo các tập tin kịch bản hoặc thực hiện các truy vấn trực tiếp
trên CSDL và nhận được kết quả ngay sau khi thực hiện truy vấn đó...Mỗi CSDL của
Microsoft SQL Server là tập hợp dùng để chứa các đối tượng như bảng, bảng ảo, thủ tục
nội tại...cho phép người sử dụng lưu trữ và khai thác các thông tin dữ liệu đã được tổ chức
và lưu trữ bên trong đó.
1.2. VAI TRỊ, MƠ HÌNH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT
TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Phân tích vai trị của CNTT trong doanh nghiệp
Khẳng định vai trò của CNTT trong doanh nghiệp “Hội thảo ứng dụng các giải pháp
CNTT trong doanh nghiệp” diễn ra ngày 22/4/2005 tại hội trường trung tâm CNTT (Thừa
Thiên Huế), ông Nguyễn Tuấn Hoa – chuyên gia tư vấn CNTT đã khẳng định “CNTT
quyết định đến số phận của một doanh nghiệp, CNTT khơng cịn là một cơng nghệ mà là
một bản chất xã hội, là động lực chính phát triển xã hội, phát triển nền kinh tế tri thức,
CNTT là phương tiện để chuyển đổi, biến đổi các cách thức quản lý điều hành doanh
nghiệp của mình thành cách thức ứng dụng của doanh nghiệp...”. CNTT tuy không mới mẻ
nhưng vẫn là một cơng cụ vơ cùng hữu ích để phân tích các chiến lược về sản phẩm và
khách hàng dựa vào chi phí giá sản phẩm hoặc so sánh giá. Tại hầu hết các cơng ty, những
dữ liệu này có ở một bộ phận nào đó trong tổ chức, tuy nhiên hầu như khơng có cơng ty
nào có thể nhanh chóng tìm kiếm và kết hợp được các dữ liệu này để phục vụ q trình ra
quyết định. Các thơng tin được thu thập và cung cấp thông qua “kho dữ liệu” có thể giúp
thay đổi tồn bộ doanh nghiệp. Chắc chắn rằng điều này sẽ tiết kiệm được chi phí cho
doanh nghiệp, thúc đẩy sự phát triển cho cả tổ chức, mang lại hiệu quả cao trong công tác
quản lý và điều hành sản xuất.
Cuộc cách mạng công nghệ bắt đầu diễn ra với biên độ lớn đầu thế kỷ 20, lịch sử
công nghệ hỗ trợ kinh doanh được đánh dấu bởi sự xuất hiện của điện thoại và những công
nghệ hỗ trợ như in, talex, điện báo, máy đánh chữ, máy photo, máy tính làm cộng, máy
tính điện tử và cuối cùng là máy vi tính. Những cơng cụ này làm thay đổi hoàn toàn

phương thức làm việc trước kia nhất là trong quản lý. Sử dụng hệ thống trao đổi dữ liệu
điện tử, các cơng ty có thể nhận đơn hàng, giao hàng và thanh tốn khơng cần đến giấy tờ
ghi sổ.
Giao dịch qua Internet giữa các doanh nghiệp sẽ có nhiều thuận lợi hơn. Nó cho phép
tự động đặt hàng, dễ làm hoá đơn và thanh toán. Các cơ sở trao đổi dữ liệu trên máy tính
cũng giúp thao tác dễ dàng nhờ vào mức độ an tồn cao. Nhiều cơng ty đang tìm kiếm một
biện pháp bảo vệ tốt hơn nên việc gia tăng sử dụng phương pháp giao dịch qua mạng đang
trở thành hiện thực. Để đảm bảo an toàn, doanh nghiệp khơng chỉ nối chương trình kế tốn
vào trang Internet mà còn nối tất cả các mạng xử lý khác về giao dịch. Cho tới nay, ứng
dụng của Internet vẫn cịn hạn chế trong q trình vận hành doanh nghiệp. Trên bình diện
chiến lược, hiệu quả của nó vẫn còn rất thấp. Tuy nhiên, những tác động thực tiễn của
Internet ở bốn mảng trên sẽ đem lại những thay đổi lớn. Nó cho phép các doanh nghiệp
nhỏ tiến hành nghiên cứu thị trường chỉ cần truy cập trang Web; cho phép các doanh
nghiệp tiến hành các cuộc điều tra với giá thành thấp, hiệu quả hơn so với các cuộc điều tra
qua điện thoại hay thư. Các doanh nghiệp muốn thu nhiều lợi nhuận qua mạng Internet cần
phải tạo ra nhiều chức năng mới: dịch vụ mang lại giá trị thặng dư cho khách hàng; thắt
chặt mạng lưới giữa các thành viên; phân tích nghiên cứu thị trường trên trang Web; lưu
trữ những nội dung đã truyền lên trang Web. Tương lai tuỳ thuộc vào việc các doanh
nghiệp có biết tự tổ chức để đạt được những lợi thế và cơ hội của Internet hay không...?
Sức mạnh tổng thể của CNTT mà hiệu quả của nó mang lại khiến cho các nhà quản lý
doanh nghiệp không thể không hưởng ứng.
1.2.2. Mơ hình bài tốn quản trị doanh nghiệp
Có 3 mơ hình doanh nghiệp hoạt động về các lĩnh vực khác nhau là:
- Mơ hình doanh nghiệp sản xuất
- Mơ hình doanh nghiệp kinh doanh - thương mại
- Tổ chức hành chính
Tương ứng với 3 mơ hình doanh nghiệp trên sẽ có các phần mềm giới thiệu chức
năng để các nhà quản trị có thể giải quyết những cơng việc của mình một cách hiệu quả và
nhanh chóng.

1.2.2.1. Doanh nghiệp sản xuất
Với các nhà sản xuất, điều cần giải quyết là trả lời các câu hỏi: Tôi cần mua và sản
xuất cái gì, khi nào? Cần mua và sản xuất bao nhiêu? Làm sao giảm lượng tồn kho ở mức
hợp lý nhất? Làm thế nào cải thiện và đẩy mạnh sản xuất?... XBS - Manufacturing (phần
mềm quản trị sản xuất) với tính năng đa dạng hỗ trợ đắc lực người quản trị doanh nghiệp
có những quyết định và hành động kịp thời.
XBS với các chức năng hỗ trợ người quản trị giải quyết những vấn đề như lập kế
hoạch sản xuất, tính tốn lợi nhuận, chính sách đặt hàng... Căn cứ từ thông tin của các đơn
đặt hàng, tình hình sản xuất hiện tại, hàng hóa thành phẩm trong kho...hệ thống đưa ra
những gợi ý chính sửa các kế hoạch sản xuất, bổ sung nguyên vật liệu...
Phân hệ quản trị sản xuất có thể tích hợp với phân hệ tài chính, tiết kiệm đáng kể thời
gian và tiền bạc. Hệ thống ngày càng phát huy hiệu quả khi bổ sung thêm các giải pháp
quản lý kinh doanh, lao động tiền lương, tài chính, kế tốn và các quy trình vận hành.
1.2.2.2. Doanh nghiệp kinh doanh – phân phối
Với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối - tiêu thụ sản phẩm, yêu
cầu đặt ra là kiểm sốt q trình hoạt động từ khi đặt hàng, mua hàng, bán hàng, bảo
hành...làm sao duy trì được lượng hàng tồn kho hợp lý, tránh tình trạng hàng hố ứ đọng
không mang lại lợi nhuận, đồng thời vẫn đảm bảo mức cung ứng yêu cầu của khách hàng.
XBS - Distribution (phần mềm quản trị kinh doanh, phân phối) cung cấp những công
cụ thay thế cho các hoạt động nghiệp vụ thủ công hàng ngày như đặt hàng, xử lý đơn hàng,
bán hàng, đồng thời thông báo chi tiết về tình trạng hàng hố. Hệ thống thơng tin hỗ trợ
người quản lý đưa ra những quyết định kịp thời, đảm bảo quy trình ln chuyển hàng hố
hợp lý.
Với sự giúp đỡ của thiết bị mã vạch cho phép vận hành tự động từng phần thay thế
cho các lao động thủ cơng, bảo đảm tính chính xác của thơng tin hàng hố.
1.2.2.3. Tổ chức hành chính
Mọi cơng việc khơng thể thiếu được ở mọi doanh nghiệp là công tác quản lý hành
chính, cung cấp các thơng tin về cơ cấu tổ chức, hồ sơ cán bộ, các khoản thu nhập... đồng

thời hỗ trợ nhà quản lý trong việc bố trí, sắp xếp những ứng viên vào những vị trí phù hợp
với trình độ, năng lực của họ.
XBS - Employee (Phần mềm quản trị lao động - tiền lương) sẽ cung cấp và quản lý
thông tin cá nhân cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp như hồ sơ lý lịch, phúc lợi xã hội,
trình độ kỹ thuật, vị trí cơng tác...hỗ trợ việc đánh giá nguồn nhân lực hiện có để xây dựng
nên những cơ cấu lao động hợp lý nhất. Mơdun quản lý thời gian cho phép kiểm sốt thời
gian làm việc, phân công công việc hàng ngày tới từng cá nhân trong doanh nghiệp. Môdun
quản lý thu nhập cho phép tính tốn nhanh chóng và chính xác các khoản thu nhập của mỗi
cá nhân theo cấp bậc, công việc, thời gian...tự động tồn phần hay từng phần.
Bên cạnh đó XBS - Financials (quản trị tài chính-kế tốn) khơng đơn thuần là cung
cấp các thơng tin về tài chính trong doanh nghiệp mà cịn là cơng cụ hỗ trợ đắc lực nhà
quản lý phân bổ hợp lý nguồn vốn, kiểm sốt q trình ln chuyển tài chính trong doanh
nghiệp, đánh giá hiệu quả sử dụng đồng vốn.
Chương trình kế tốn doanh nghiệp cho phép quản lý mọi khoản thu chi tài chính.
Với đặc tính mở, chương trình cho phép người quản trị có khả năng thiết lập cho nhiều
hình thức kế toán khác nhau, các hệ thống tài khoản khác nhau, nhiều vị trí khác nhau.
Phân hệ tài chính có khả năng kết nối với các môdun nghiệp vụ khác giúp bạn tự
động hố từng phần hoặc tồn phần các công đoạn kinh doanh trong doanh nghiệp, giảm
đáng kể các thao tác nghiệp vụ của người kế toán.
1.2.3. Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp
Theo điều tra 1996 tại Mỹ có tới 85% cơng ty khơng sử dụng cơng nghệ tiên tiến,
năm 1998 tại Anh có tới 95% giám đốc thừa nhận họ không thành thạo các kỹ năng tin học
trong cơng tác quản lý doanh nghiệp.
Có đến 97,3% doanh nghiệp Việt Nam đứng bên lề thương mại điện tử là kết quả
cuộc điều tra về tình hình ứng dụng CNTT trong cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam do
VCCI công bố tại hội thảo “ Hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng CNTT phục vụ hội nhập và
phát triển” diễn ra tại Hà Nội vào tháng 3/2006.

Con số trên hẳn đáng giật mình khi thương mại điện tử phi giấy tờ đã trở thành công
cụ phổ biến của thế giới từ lâu và gặt hái không ít thành công tại Châu Á. Thương mại điện
tử Việt Nam tuy chậm chạp những năm gần đây cũng đạt được những nền tảng phát triển
quan trọng với sự xuất hiện ồ ạt các mơ hình sàn giao dịch B2B, B2C, C2C, các dịch vụ
công, công cụ tra cứu trực tuyến và nhất là sự bùng nổ của các dịch vụ giải trí trực tuyến
như nghe nhạc, game online...
Mua bán, đấu giá trực tuyến thông quan các sàn giao dịch thương mại điện tử cũng
ngày càng trở nên quen thuộc hơn với người dùng Internet nói riêng và người dùng Việt
Nam nói chung. Vậy tại sao, vẫn có tới 97,3% doanh nghiệp đang đứng ngoài “cuộc chơi”.
Theo kết quả điều tra của Bộ thương mại từ 230 doanh nghiệp có website thì 90%
website này chỉ dừng ở mức giới thiệu doanh nghiệp và sản phẩm; trên 40% có cung cấp
thơng tin về giá cả sản phẩm, cho phép liên hệ đặt hàng. Không chỉ với các doanh nghiệp
nằm trong diện điều tra, rất nhiều thương hiệu quốc gia hàng đầu Việt Nam cũng chưa chú
trọng đến thương mại điện tử. Những website đó tồn là những thơng tin tĩnh, nhiều lỗi và
dường như bị bỏ rơi từ lâu khơng có gì mới mẻ, đơn cử trường hợp của hãng Vietnam
Airlines nhiều khách hàng trong và ngoài nước lúng túng “ khơng biết phải làm gì” với
website www.vietnamairlines.com.vn.
Trong khi đó thói quen tìm kiếm thơng tin trên mạng đã trở thành một thứ văn hoá
của giới trẻ trong nước và phần lớn cư dân các nước phát triển. Không đáp ứng nhu cầu đó
tức là tự đánh mất khách hàng.
Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hợp tác xã còn xa lạ với thương mại điện tử do còn
e ngại chi phí cao và thiếu nhân lực quản lý thì những sàn giao dịch thực sự là cách hỗ trợ
hiệu quả. Bên cạnh việc được miễn phí xây dựng website (tương đương 5 đến 20 triệu),
doanh nghiệp còn tận dụng được cộng đồng người tiêu dùng đơng đảo sẵn có mà khơng
tốn chi phí quảng cáo Marketing, được thừa hưởng những dịch vụ hỗ trợ của sàn giao dịch
như giúp cập nhật thông tin và quản lý website, hỗ trợ bán, giao hàng và thanh tốn...Sử
dụng cơng nghệ mới, tin học đang dần trở thành một công cụ đắc lực mang lại hiệu quả cao
nhất cho những ai muốn thành danh trên con đường doanh nghiệp.
1.3. GIỚI THIỆU CÁC GIẢI PHÁP PHẦN MỀM CHUYÊN DỤNG

Sự bùng nổ của công nghệ thông tin và khả năng ứng dụng của nó đã tạo ra thị trường
phần mềm phong phú. Các doanh nghiệp đang phân vân không biết sử dụng phần mềm nào
thích hợp cho doanh nghiệp của mình. Làm thế nào để sử dụng phần mềm cho hiệu quả và
phù hợp, giúp cho các doanh nghiệp có thể khuếch trương cơng việc, quảng bá sản phẩm,
đem lại lợi ích cao cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, tránh lãng phí nguồn nhân lực,
đang là bài tốn nan giải của các nhà quản lý doanh nghiệp.
Do các ngành kinh tế có sự khác biệt nhau nên các hãng phần mềm lớn thường cung
cấp những giải pháp phần mềm chuyên ngành ứng dụng cho một số ngành nhất định. Dưới
đây luận văn trình bày một số giải pháp phần mềm hoạch định cho doanh nghiệp để các
bạn tham khảo.
1.3.1. Giải pháp tích hợp quản trị doanh nghiệp
* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong lĩnh vực quản trị doanh
nghiệp, tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp, ứng dụng trong các mơ
hình hoạt động kinh doanh, sản xuất, tổ chức khác nhau. Cung cấp các chức năng quản trị
trong doanh nghiệp như lập kế hoạch, tổ chức, điều hành, kiểm soát trên một môi trường
diện rộng, truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi. Đáp ứng các chu trình cung cấp nghiệp vụ
liên quan đến việc mua hàng hay dịch vụ, chu trình tiêu thụ liên quan đến việc tạo doanh
thu, chu trình sản xuất liên quan đến sự tiêu thụ lao dộng, vật liệu và chi phí sản xuất để
tạo ra sản phẩm hay dịch vụ, chu trình tài chính liên quan tới nguồn vốn, quỹ trong doanh
nghiệp và các nghiệp vụ kế toán.
1.3.2. Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp (FPT. EERP)
* Đặc điểm: Là giải pháp chuyên dùng trong lĩnh vực quản lý tổng thể doanh nghiệp,
được ứng dụng trong nhiều ngành như doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, với quy
mô và tổ chức hoạt động khác nhau như tổng công ty gồm nhiều thành viên, cơng ty, doanh
nghiệp khác. Hệ thống chương trình được thiết kế trên nền tảng chuẩn cơng nghiệp mở,
nhằm mục đích thiết lập hệ thống quản trị tích hợp, hệ chương trình được chia thành các
mơdun có thể hoạt động độc lập nhưng có khả năng tích hợp lại với nhau một cách nhất
quán về kiến trúc dữ liệu mô phỏng tồn bộ các quy trình hoạt động của một doanh nghiệp
sản xuất - kinh doanh - dịch vụ hiện đại. Cụ thể gồm các môdun sau:

+ Phân hệ quản lý tài chính - kế tốn
+ Phân hệ quản lý mua hàng
+ Phân hệ quản lý bán hàng, hệ thống phân phối và marketing
+ Phân hệ quản lý kho vận
+ Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng
+ Phân hệ quản lý bảo hiểm
+ Phân hệ quản lý nhân sự, tiền lương và hợp đồng lao động
+ Phân hệ quản lý lịch công tác
+ Phân hệ quản lý chất lượng
+ Phân hệ quản lý tài sản cố định, bảo trì máy móc nhà xưởng
+ Phân hệ quản lý sản xuất
+ Phân hệ quản lý ngân sách và kế hoạch sản xuất - kinh doanh
+ Phân hệ tổng hợp các báo cáo phục vụ cho ban lãnh đạo
1.3.3. Giải pháp tin học hoá quản trị doanh nghiệp (E - company 1.0)
* Đặc điểm: Là giải pháp chuyên dùng trong quản trị doanh nghiệp với phạm vi ứng
dụng trong các công việc:
+ Xây dựng, tổ chức, quản lý, vận hành website của doanh nghiệp.
+ Xây dựng hệ thống thơng tin báo cáo tài chính phục vụ điều hành.
+ Hệ thống báo cáo thuế có khả năng kết xuất dữ liệu với hệ thống ngành thuế.
+ Tổ chức cơ sở dữ liệu thông tin khách hàng, cơ sở dữ liệu thông tin sản phẩm,
dịch vụ.
+ Tổ chức trang thông tin, phổ biến lịch họp, các hội nghị, hội thảo trên mạng
Intranet.
1.3.4. Hệ thống quản lý doanh nghiệp Oracle E-Business Snute
* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong lĩnh vực:
+ Sản xuất và tiêu thụ các sản phẩm chuẩn quốc tế
+ Kinh doanh thương mại chuẩn quốc tế
+ Kinh doanh xuất nhập khẩu chuẩn quốc tế

+ Quản lý và điều hành công việc các đơn vị hành chính
Là giải pháp phần mềm có thể ứng dụng trong nhiều ngành như tất cả các ngành hoạt
động của nền kinh tế quốc dân, ứng dụng trong phân hệ tài chính kế tốn, bán hàng, quản
lý xuất kho...phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định.
1.3.5. Phần mềm DOLGIS cho quản lý kinh doanh và định hướng phát triển doanh
nghiệp
* Đặc điểm: Có thể ứng dụng trong nhiều ngành:
+ Thương mại, dịch vụ với số lượng khách hàng lớn trên địa bàn rộng
+ Thiết kế xây dựng
+ Sản xuất công nghiệp lớn với nhu cầu quản lý cơ sở hạ tầng
+ Điện, nước, điện thoại
Phạm vi ứng dụng cho phép:
+ Thu thập dữ liệu GIS từ nhiều nguồn khác nhau: bản đồ giấy, các dữ liệu số
dạng bảng biểu, các dữ liệu GIS từ các hệ thống khác.
+ Quản lý và phân tích dữ liệu: hệ thống DOLGIS cho phép quản lý dữ liệu hình
học và thuộc tính đa dạng theo nhu cầu khách hàng: dữ liệu bản đồ 2 chiều hay 3
chiều có thuộc tính topo hay không. Cho phép tổ chức dữ liệu theo nhiều dạng và khai
thác theo cách chung hay đặc thù thông qua các môdun chuyên dụng.
+ Tổ chức hệ thống theo nhu cầu: có thể quản lý khai thác riêng lẻ trên máy PC
hay trên mạng NT với cấu trúc phân quyền truy cập.
1.3.6. Chương trình quản lý kho bãi, phân phối hàng hố và tính xuất nhập tồn kho.
* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng cho sản xuất, kinh doanh và dịch
vụ. Giúp các doanh nghiệp quản lý được quy trình sản xuất bao gồm các cơng đoạn khách
đặt hàng, yêu cầu sản xuất; quản lý các nghiệp vụ bán hàng bao gồm mua đứt bán đoạn,
mua bán ký gửi, trả hàng kém chất lượng, trả hàng ký gửi, khách hàng thanh toán...
1.3.7. Giải pháp quản lý thông tin nội bộ (FPT. EINNER)
* Đặc điểm: Là giải pháp chuyên dùng trong lĩnh vực quản lý hoạt động trao đổi
thông tin trong nội bộ một đơn vị. Bao gồm việc tổ chức kho dữ liệu thông tin phục vụ cho

nhu cầu tìm hiểu, tra cứu và ciệc tổ chức hệ thống trao đổi thông tin trong nội bộ, là tiện
ích mà bất kể cơng ty, cơ quan, hay đồn thể nào cũng cần tới.
Phần mềm cho phép tổ chức một hệ thống các đề mục thông tin theo nhu cầu cụ thể
của đơn vị. Mọi thành viên trong đơn vị có quyền truy cập, tìm kiếm, trao đổi thơng tin dễ
dàng và nhanh chóng thơng qua trình duyệt Web, các thông tin được lưu trữ, phân loại và
bảo mật một cách tối ưu.
Các chức năng của phần mềm:
+ Tổ chức một hệ thống các đề mục thông tin
+ Phân loại và mở rộng thông tin theo nhu cầu của đơn vị
+ Tìm kiếm, trích lọc thơng tin
+ Cho phép nhận và gửi thông tin đến các đề mục và trong tồn hệ thống
+ Bảo mật thơng tin
+ Có thể sử dụng tiếng Anh hoặc tiếng Việt.
1.3.8. Phần mềm khai thác cảng và dịch vụ hải quan
* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong lĩnh vực khai thác cảng, dịch
vụ hàng hải, giao nhận - kho vận.
* Phạm vi ứng dụng trong các công việc liên quan đến:
+ Kế tốn tài chính
+ Quản lý điều hành xếp dỡ container
+ Quản lý kho vận (lưu kho bãi, nhập/xuất kho)
+ Tính cước và phát hành hố đơn
+ Quản lý cầu bến, biên độ tàu, theo dõi sản lượng xếp dỡ, dịch vụ lai dắt hỗ trợ tàu
+ Quản lý hoạt động, bảo dưỡng, sửa chữa, phụ tùng thay thế các phương tiện máy
móc phục vụ xếp dỡ lai dắt, vận tải.
1.3.9. Quản lý khách hàng và thu tiền nước
* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong các công ty kinh doanh nước
sạch.
* Phạm vi ứng dụng:

+ Xây dựng các CSDL trên nhiều lĩnh vực quản lý khách hàng sử dụng nước.


+ Xây dựng một hệ thống thông tin thống nhất phục vụ cho việc quản lý khách hàng
sử dụng nước.
+ Xây dựng hệ thống tra cứu , thống kê, báo cáo đáp ứng những yêu cầu về thông
tin của lãnh đạo.
+ Thiết lập máy in để in các hoá đơn và báo cáo tuỳ chọn.
+ Cấp quyền truy cập chương trình cho từng nhân viên.
+ Cho phép người quản trị thiết lập lại hệ thống hoá đơn, tờ kê.
+ Thay đổi việc tính giá cho khách hàng đối với từng đơn vị sử dụng.
+ Cập nhật chỉ số đồng hồ hàng tháng của khách hàng, chương trình tự động tính
tiền và in ra hoá đơn thu tiền.
+ Quản lý từng khách hàng thông qua mã khách hàng và nhân viên quản lý.
+ Quản lý từng nhân viên thông qua mã nhân viên và mã cụm quản lý.
+ Tự động in ra giấy báo nợ cho khách hàng còn nợ tiền.
+ In tiếp giấy báo cắt nước cho những khách hàng đã in giấy nợ mà vẫn chưa trả
tiền nước.
1.3.10. Phần mềm quản lý bán hàng SALESMAN 1.0
* Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm có thể ứng dụng được trong nhiều ngành như
thương mại, dịch vụ và sản xuất; các bộ phận sales and marketing, PR, CRM.
* Phạm vi ứng dụng:
+ Quản lý mạng lưới kinh doanh, từ nhân viên kinh doanh đến đại lý, người bán lẻ,
khách hàng...
+ Quản lý theo Direct sales và Indirect sales.
+ Có thể áp dụng cho mơ hình phân cấp, có các đối tượng như: General Manager,
Sales Administrative, Sales Cleck, Sales Manager, Sales Supervisor, Sales Representtative.
+ Công cụ cho salesman lập kế hoạch làm việc với khách hàng chi tiết đến từng
ngày, từng giờ.
+ Từ máy tính của mình cấp dưới có thể gửi báo cáo đến máy tính của cấp trên chỉ

trong vịng 1/10.000 giây mà không cần phải in ra. Cơ chế bảo mật bảo đảm cho tính chính
xác và trung thực của báo cáo.


⋅

Công cụ báo cáo tiến độ công việc hàng ngày, hàng tuần của salesman.

⋅

Công cụ cho cấp quản lý kiểm tra, theo dõi hiệu suất của từng salesman.

⋅

Các báo cáo có thể được gửi đến cấp trên thơng qua hệ thống mạng.

⋅

Báo cáo doanh số của từng nhân viên, đại lý, người bán lẻ.

⋅

Báo cáo sức mua của từng mặt hàng và từng khách hàng.

⋅

Rất nhiều báo cáo thống kê khác giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh của toàn
hệ thống cho đến từng nhân viên.

⋅

Khách hàng

+ Hồ sơ khách hàng quản lý đến 50 đặc tính của mỗi khách hàng, giúp cho nhân
viên kinh doanh có thể quản lý khách hàng của mình hiệu quả hơn.
+ ID của khách hàng được đánh tự động theo cấu trúc có ý nghĩa.
+ Tự động kiểm tra nhập trùng hồ sơ khách hàng.
+ Hệ thống với giao diện hiện đại, bảo mật nhiều cấp, cơ chế sao lưu và phục hồi
chống mất mát dữ liệu do mất điện, virus...
1.4. NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG VÀ TIÊU THỤ SẢN PHẨM
Các doanh nghiệp khi có ý định xâm nhập bất kỳ thị trường nào cũng phải nghiên
cứu, xem xét, nắm bắt được thị hiếu của người dùng mới tiến hành chiến lược. Tuỳ vào
từng vùng miền cụ thể của mỗi dân tộc mà các nhà quản lý doanh nghiệp đề ra những
phương thức cạnh tranh Marketing sản phẩm của mình sao cho hợp lý và mang lại lợi
nhuận cao. Có rất nhiều hình thức khác nhau để các nhà doanh nghiệp có thể khẳng định
được vị trí của mình trên thị trường.
Nhiều doanh nghiệp đã sử dụng các hội chợ triển lãm trong nước để giới thiệu sản
phẩm, tìm kiếm đối tác, mở rộng thị trường, khuếch trương uy tín sản phẩm thay vì mục
đích xem nơi đó như một nơi bán chút hàng hố. Các hình thức tiếp thị mới đánh vào tâm
lý người sử dụng như cho khách hàng sử dụng sản phẩm trong thời gian ngắn trước khi
quyết định mua cũng đem lại hiệu quả cao trong việc tăng doanh số và khẳng định thương
hiệu. Những chiến dịch quảng cáo, khuyến mãi, giảm giá sản phẩm để thiết lập một ý niệm


cơ bản về nhãn hiệu nhằm tăng cường việc đem nhãn hiệu đến khách hàng và gắn bó nhãn
hiệu bằng tình cảm với khách hàng cũng đem lại kết quả khả quan cho nhiều doanh nghiệp.
Với cơng ty máy tính T&T cũng khơng ngoại lệ, các chương trình khuyến mãi nhân
dịp các ngày lễ tết, giảm giá thành sản phẩm để thu hút khách hàng cũng được tung ra.
Cạnh tranh và cạnh tranh lành mạnh trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy sự phát triển
của mỗi công ty trong thời đại bùng nổ công nghệ mới. Mỗi doanh nghiệp phải nghiên cứu

kỹ đến đối tượng khách hàng mà họ muốn nhắm đến và phải tìm được sự tin tưởng của họ,
đó là cách duy nhất tạo sự nối kết giữa nhãn hiệu và người tiêu dùng.
1.5. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN
1.5.1. Khái niệm và định nghĩa
HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử
lý, lưu trữ, phân phối và biễu diễn thơng tin, trợ giúp việc ra quyết định và kiểm
sốt trong một tổ chức. Ngoài các chức năng kể trên, nó cịn có thể giúp cho người quản
lý phân tích các vấn đề, cho phép nhìn thấy được một cách trực quan những đối tượng
phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới.
Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người và các sự kiện trong thế giới mà
chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau.
Thông tin (Information) cũng như dữ liệu, thơng tin có rất nhiều cách định nghĩa khác
nhau. Một định nghĩa bao trùm hơn cả xem thông tin là dữ liệu được đặt vào một ngữ
cảnh với một hình thức thích hợp và có lợi cho người sử dụng cuối cùng.
Các hoạt động thông tin (information activities) là các hoạt động xảy ra trong một
HTTT, bao gồm việc nắm bắt, xử lý, phân phối, lưu trữ, trình diễn dữ liệu và kiểm tra các
hoạt động trong HTTT.
Xử lý (processing) được hiểu là các hoạt động tác động lên dữ liệu như tính tốn, so
sánh, sắp xếp, phân loại và tổng hợp...
Việc phân tích hệ thống có cấu trúc là cách tiếp cận hiện đại tới các giai đoạn phân
tích và các thiết kế của chu trình phát triển hệ thống được chấp nhận để khắc phục những
điểm yếu của nhiều cách tiếp cận truyền thống.


Để phân tích và thiết kế hệ thống cần chú ý đến các vấn đề cơ bản sau:

• Nhìn hệ thống quản lý dưới 3 hệ thống thành phần:
 Hệ thống ra quyết định
 Hệ thống thông tin
 Hệ thống tác nghiệp

• Tách nghiên cứu dữ liệu và thành phần xử lý riêng biệt.
• Chia việc nghiên cứu, tiếp cận theo từng mức bao gồm: Mức khái niệm, mức
tổ chức, mức Logic và mức vật lý.

 Mức khái niệm: Hoạt động của tổ chức sẽ được mô tả theo một cấu
trúc khái quát nhất.

 Mức tổ chức: Thể hiện mục tiêu đã đạt được khái niệm hoá ở mức
khái niệm lên thực tế tổ chức,trong đó có tính đến ràng buộc về mặt tổ
chức.

 Mức Logic: Quy định công cụ tin học mà người ta sử dụng sẽ dùng
đến trong q trình xử lý thơng tin.

 Mức vật lý: Đề cập đến các trang thiết bị tin học cụ thể được sử dụng
trong hệ thống.
Mơ hình
Mức
Khái niệm
Tổ chức
Logic
Vật lý

Truyền tin

Xử lý

Dữ liệu

Mơ hình khái niệm truyền

tin
Mơ hình tổ chức truyền
tin
Mơ hình Logic truyền tin

Mơ hình khái niệm xử
lý
Mơ hình tổ chức xử lý

Mơ hình vật lý truyền tin

Mơ hình vật lý xử lý

Mơ hình khái niệm
dữ liệu
Mơ hình tổ chức dữ
liệu
Mơ hình Logic dữ
liệu
Mơ hình vật lý dữ
liệu

Mơ hình Logic xử lý

Việc phân chia cách tiếp cận theo 4 mức sẽ tạo cho ta các giải pháp giải quyết mâu
thuẫn giữa khối lượng dữ diệu và tốc độ xử lý dữ liệu (tốc độ trả lời thơng tin).
Việc phân tích thiết kế được tiến hành theo các bước sau:


 Khảo sát thực tế

 Xây dựng mơ hình chức năng nghiệp vụ
 Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
 Xây dựng mơ hình dữ liệu (mơ hình quan hệ thực thể)
 Xây dựng mơ hình quan hệ
 Xây dựng từ điển dữ liệu
1.5.2. Đặc điểm hệ thống thông tin quản lý
1.5.2.1. Phân cấp quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống
dưới, có chức năng tổng hợp các thơng tin giúp các nhà quản lý quản lý tốt cơ sở của mình.
Một hệ thống quản lý được phân cấp từ trên xuống dưới, mọi thông tin được tổng hợp từ
dưới lên và chuyển từ trên xuống dưới.
1.5.2.2. Các luồng thông tin
1.5.2.2.1. Luồng thông tin vào
Luồng thông tin này bao gồm cả thông tin định hướng của hệ thống cấp trên và các
thông tin liên hệ trao đổi với môi trường. Mỗi một bộ phận có lượng thơng tin lớn và đa
dạng cần phải xử lý.
Các thông tin cần phải xử lý có thể được chia làm 3 loại:
+ Các thông tin luân chuyển: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày
của hệ thống. Khối lượng thơng tin này lớn nên địi hỏi có sự xử lý nhanh, kịp thời.
+ Các thông tin tổng hợp định kỳ: Là thông tin tổng hợp về hoạt động của cấp dưới
báo lên cấp trên. Những thông tin thu thập này là những thông tin được ghi chép trực tiếp
từ các bộ phận trong hệ thống thừa hành.
+ Thông tin dùng để tra cứu: Là các thông tin dùng chung trong hệ thống. Các
thông tin này tồn tại một thời gian dài trong hệ thống và ít thay đổi, được dùng để tra cứu
trong việc xử lý các thông tin luân chuyển và thông tin tổng hợp.
1.5.2.2.2. Luồng thông tin ra
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu
cầu quản lý cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là việc tra cứu nhanh về một đối tượng

cần quan tâm. Mỗi lần tra cứu yêu cầu thông tin ra có thể hồn tồn khác nhau nhưng điều
quan trọng là thơng tin phải chính xác, kịp thời.
Các báo cáo, tổng hợp, thống kê, thông báo là các thông tin quan trọng nhất được
tổng hợp trong quá trình xử lý. Các biểu mẫu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể, trực
tiếp sát với một đơn vị, một đối tượng.
Đối với cán bộ quản lý cấp cao (là người xây dựng mục tiêu hoạt động của hệ thống,
đặt hướng đi cho hệ thống) thì:
+ Thơng tin ngồi là quan trọng nhất.
+ Thơng tin khi cung cấp cần có tính khái qt, cơ đọng và tổng hợp.
Đối với cán bộ cấp trung gian với nhiệm vụ chủ yếu là tiến hành hoá các mục tiêu
nhiệm vụ cụ thể, liên kết các bộ phận trong tổ chức:
+ Thông tin trong quan trọng hơn.
+ Thơng tin mang tính chi tiết và định hướng.
Đối với cán bộ cấp cơ sở: Là những người trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ cụ thể thì
cần cung cấp thơng tin cho đầy đủ và càng chi tiết càng tốt.
1.5.2.3. Mơ hình hệ thống thơng tin trong quản lý
Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý, cần xây dựng các modul dữ liệu gồm:
Các modul cập nhật, xử lý thông tin tổng hợp và thơng tin ln chuyển: vì lượng
thơng tin này lớn địi hỏi tốc độ xử lý nhanh và chính xác, khi xây dựng cần phải quan tâm
đến các yêu cầu sau:
+ Tổ chức màn hình hợp lý giảm thao tác của người sử dụng.
+ Nắm vững những thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật.
+ Tự động nạp các giá trị đã biết và những giá trị lặp lại.
+ Kiểm tra, phát hiện nhanh các sai sót khi nhập dữ liệu và có thơng báo cho
người sử dụng biết.
Các modul cập nhật thông tin tra cứu: Các thông tin tra cứu được dùng chung cho hệ
thống trong một thời gian dài. Nó được cập nhật khơng thường xun, do đó việc tổ chức
các modul này đảm bảo dễ tra cứu nhất.

Các modul lập bảng biểu báo cáo: Các modul này được thiết kế dựa trên sự tìm hiểu
các mẫu bảng biểu báo cáo theo quy định của hệ thống.
1.5.3. Yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý
1.5.3.1. Yêu cầu của đơn vị
Mỗi đơn vị có những yêu cầu và đặc điểm riêng. Hệ thông tin quản lý phải đáp ứng
được các yêu cầu quản lý của đơn vị đó. Nhà quản lý đơn vị phải là người đề đạt và quyết
định đưa các ứng dụng tin học vào công tác quản lý. Như vậy một hệ thông tin quản lý cần
phải nắm được chiến lược phát triển chung của đơn vị quản lý, không để những thay đổi
nhỏ về tổ chức cũng như về quản lý làm sai lệch thơng tin tập hợp.
Trong q trình phát triển hệ thống cần phải kiểm chứng tính đúng đắn, tính khoa học
đồng thời hệ thống ln phải được hồn thiện, điều chỉnh cho phù hợp. Các thông tin đầu
ra phải đảm bảo tính mục tiêu rõ ràng, chính xác, đầy đủ đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý.
1.5.3.2. Yêu cầu của người sử dụng
Đây chính là yêu cầu của người sử dụng hệ thống không chỉ đơn thuần là thao tác với
máy. Điều quan trọng là hệ thống không chỉ đáp ứng cho người thơng thạo về tin học mà
cịn đáp ứng cho người hiểu biết rất ít về máy tính. Khi thiết kế phải đảm bảo các yêu cầu
sau:
+ Yêu cầu về nhập dữ liệu: Hệ thống phải có khả năng truy nhập dữ liệu từ xa, nhanh
chóng, thuận lợi, chuẩn xác, các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng phải đáp ứng đầy
đủ các yêu cầu truy nhập dữ liệu từ xa.
+ Yêu cầu về hệ thống thông tin: Hệ thống phải được bảo mật, bảo trì, có tính mở để
phát triển, điều chỉnh. Đặc biệt phải có các khả năng kiểm tra sự đúng đắn của dữ liệu cũng
như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi.
+ Yêu cầu về giao diện: Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa học,
đẹp, không cầu kì, phải có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày, khả
năng trợ giúp tốt kịp thời giải quyết tốt mọi thắc mắc của người sử dụng.
+ Yêu cầu về đối thoại, giải đáp: Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độ hội
thoại ở một mức nào đó nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của nhà quản lý. Đây là

tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối đa mà hệ thống cung
cấp.
1.5.4. Khảo sát thực tế
Mục đích của khảo sát thực tế là:
+ Hiểu được hệ thống cần cải tiến gì trong hoạt động.
+ Đặt ra các mục tiêu: Để đạt được mục tiêu này ta cần phải nghiên cứu, thu thập
thông tin từ thực tế, công việc này được thực hiện chủ yếu nhờ sử dụng công cụ thu
thập, phỏng vấn, viết phiếu điều tra, thăm dị...làm cơng cụ trợ giúp.

⋅

Thu thập thơng tin để phân tích, tìm hiểu về các thơng tin của hệ thống.

⋅

Mục đích của hệ thống.

⋅

Các vị trí cơng tác của hệ thống và tầm quan trọng của các vị trí trong hệ
thống.

⋅

Các con số lượng hố chung.

⋅

Hoạch định lĩnh vực cần nghiên cứu, cải tiến.

⋅

Ngoài ra cần phải tìm hiểu tình hình nhân sự, tài chính của đơn vị, các
phương tiện khoa học, kỹ thuật có cho hoạt động của hệ thống.

⋅

Liệt kê mô tả chi tiết các nhiệm vụ đã được thực thi tại công việc đó.

+ Có bao nhiêu nhiệm vụ cần thực hiện?
+ Điều kiện khởi sinh nhiệm vụ là gì?
+ Thời gian thực hiện nhiệm vụ?
+ Những dữ liệu, khối lượng của chúng và nguyên tắc quản lý?
+ Quan sát sự vận chuyển của thông tin và luân chuyển chứng từ...
1.5.5. Xây dựng mơ hình chức năng nghiệp vụ hệ thống
Mơ hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay một
miền được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng
đó cũng như các mối quan hệ của chúng với mơi trường bên ngồi. Mơ hình nghiệp vụ
được thể hiện bằng một số dạng khác nhau, mỗi một dạng mơ tả một khía cạnh của hoạt


động nghiệp vụ. Tất cả các dạng đó cho ta một bức tranh toàn cảnh về hoạt động nghiệp
vụ.
Biểu đồ phân rã chức năng là một cách thể hiện của mơ hình nghiệp vụ, nó cho ta
thấy được các chức năng nghiệp vụ của tổ chức được phân chia thành các chức năng nhỏ
hơn theo một thứ bậc xác định.
Chức năng nghiệp vụ được hiểu là tập hợp các công việc mà tổ chức cần thực hiện
trong hoạt động của nó. Khái niệm chức năng là khái niệm Logic, tức là chỉ nói đến tên
cơng việc cần làm và mối quan hệ phân mức (mức gộp và chi tiết) giữa chúng mà không
chỉ ra công việc được làm như thế nào, bằng cách nào, ở đâu, khi nào và ai làm (là khái

niệm vật lý).
Chức năng (hay công việc) được xem xét ở các mức độ từ tổng hợp đến chi tiết sắp
theo thứ tự sau:
- Một lĩnh vực hoạt động (area of activities).
- Một hoạt động (activity).
- Một nhiệm vụ (talk).
- Một hành động (action): thường do một người làm.
Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là khái niệm Logic mô tả điều cần làm, cần thực hiện để
công việc được hoàn thành.
Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là sự phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ
thống trong miền khảo cứu và được phân rã thành các chức năng con khi cần thiết.
Số lượng mức phân rã phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống.
Mục tiêu và trách nhiệm của hệ thống (hệ thống con) là những bộ phận liên quan tới
hệ thống này được ghi ở góc trên bên trái.
Mục tiêu của việc thiết lập sơ đồ giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích.
Hỗ trợ cách tiếp cận Logic tới phân tích hệ thống các chức năng được xác định ở
phần này được sử dụng trong các mơ hình sau như là tiến trình.
Phân rõ trách nhiệm, loại trừ dư thừa và tránh trùng lặp công việc trong hệ thống hiện
tại.
Có hai ký pháp sử dụng trong mơ hình là:


Tên chức năng

a) chức năng

b) liên kết

- Hình chữ nhật có tên chức năng ở bên trong để mơ tả một chức năng.
- Đường thẳng gấp khúc hình cây dùng để nối một chức năng ở mức trên và các

chức năng ở mức dưới được trực tiếp phân chia (phân rã) từ chức năng đó.
1.5.6. Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
1.5.6.1. Các định nghĩa
* Luồng dữ liệu (data flow) là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một vị trí
khác trong hệ thống trên một vật mạng nào đó. Luồng dữ liệu được ký hiệu bằng mũi tên
có chiều chỉ hướng dữ liệu di chuyển và tên của dữ liệu được ghi ở trên đó. Tên dữ liệu
phải là một mệnh đề danh từ và phải thể hiện được sự tổng hợp của các phần tử dữ liệu
riêng biệt chứa trong đó.
* Kho dữ liệu (data store) là các dữ liệu được lưu trữ tại một vị trí. Một kho dữ liệu
được biễu diễn bằng một hình chữ nhật khuyết một cạnh (bên phải hay bên trái). Sát cạnh
trái (phải) của hình chữ nhật có một ô dùng để ghi số hiệu kho dữ liệu, bên trong hình chữ
nhật ghi tên kho dữ liệu. Tên kho dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ, ví dụ : ” đơn
hàng”, “hố đơn bán hàng”...
* Tiến trình (process) là một hay một số cơng việc hoặc hành động có tác động lên
các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi, được lưu trữ hay phân phối. Hình chữ nhật
góc trịn được dùng để kí hiệu một tiến trình. Một đường gạch ngang phía trên chia hình
chữ nhật thành hai phần, phần trên ghi số hiệu của tiến trình, phần dưới ghi tên tiến trình.
Tên tiến trình phải là một mệnh đề động từ gồm động từ và bổ ngữ.
* Tác nhân (actor) của một phạm vi hệ thống được nghiên cứu có thể là một người,
nhóm người, một bộ phận, một tổ chức hay một hệ thống khác nằm ngồi phạm vi này và
có tương tác với nó về mặt thơng tin (nhận hay gửi dữ liệu). Có thể nhận biết tác nhân là


nơi xuất phát (nguồn) hay nơi đến (đích) của dữ liệu từ phạm vi hệ thống được xem xét.
Hình chữ nhật được sử dụng để ký hiệu một tác nhân, bên trong nó ghi tên tác nhân. Tên
tác nhân phải là một danh từ như “khách hàng”, “nhà cung cấp”...
Các ký pháp chuẩn được dùng để biễu diễn biểu đồ luồng dữ liệu:
Luồng dữ liệu

Tác nhân

Tên tác nhân

Tiến trình

Kho dữ liệu

ntên tiến trình

1.5.6.2. Một số quy tắc vẽ biểu đồ luồng
Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu cần tuân theo các quy tắc sau:
- Các “cái vào” của một tiến trình cần khác với các “cái ra” của nó. Nguyên tắc
này nhấn mạnh rằng, các dữ liệu qua một tiến trình phải có thay đổi. Ngược lại, tiến trình
là khơng cần thiết vì khơng tác động gì đến các luồng thơng tin đi qua nó.
- Các đối tượng trong một biểu đồ luồng dữ liệu phải có tên duy nhất. Mỗi tiến trình
phải có tên duy nhất. Tuy nhiên, một số tác nhân ngồi và kho dữ liệu có thể được vẽ lặp
lại.
- Các luồng dữ liệu đi vào một tiến trình phải đủ để tạo thành các luồng dữ liệu đi
ra.
* Tiến trình
- Khơng một tiến trình nào chỉ có cái ra mà khơng có cái vào... đối tượng chỉ có cái ra
thì chỉ có thể là tác nhân (nguồn).
- Khơng một tiến trình nào chỉ có cái vào. Một đối tượng chỉ có cái vào chỉ có thể là
tác nhân (đích).


* Kho dữ liệu
- Khơng có luồng dữ liệu từ một kho đến một kho dữ liệu khác.
- Dữ liệu không thể di chuyển trực tiếp từ một tác nhân đến một kho dữ liệu và ngược
lại.
* Tác nhân

- Dữ liệu không thể di chuyển trực tiếp từ một tác nhân đến một tác nhân.
* Luồng dữ liệu
- Một luồng dữ liệu khơng thể quay lại nơi mà nó vừa đi khỏi.
- Một luồng dữ liệu đi vào một kho có nghĩa là kho dữ liệu được cập nhật, một luồng
dữ liệu đi ra khỏi một kho có nghĩa là kho dữ liệu được đọc.
1.5.7. Xây dựng mơ hình dữ liệu cho hệ thống
* Mơ hình thực thể: Mơ hình thực thể là mơ hình dữ liệu logic được xây dựng trên
các khái niệm logic như thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính và quan hệ.
- Thực thể: là một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng hay một sự kiện đáng
quan tâm đối với tổ chức (và cả bên trong lĩnh vực hệ thống), kể cả những thông tin mà nó
lưu trữ.
- Kiểu thực thể: là việc nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông
tin chứ không phải là bản thân thông tin. Kiểu thực thể tương đương với bảng logic và có
dạng hộp trong sơ đồ thực thể (trong thực tế đơi khi người ta cịn coi kiểu thực thể như các
bảng thực thể).
- Thuộc tính: Sau khi đã xác định được kiểu thực thể thích hợp (bảng) và bản chất của
thực thể (dòng), bước tiếp theo là xác định những thông tin nào cần phải lưu giữ cho mỗi
thực thể. Thuộc tính là các đặc trưng của thực thể, biểu thị bằng các trường hoặc cột của
bảng.
Có ba kiểu thuộc tính khác nhau :
+ Thuộc tính tên gọi
+ Thuộc tính mơ tả
+ Thuộc tính kết nối


- Quan hệ: Mối quan hệ tự nhiên xuất hiện giữa các thực thể các kiểu khác nhau.
Bản chất của các mối quan hệ này là tổ chức và tạo nên cách sử dụng trong việc điều khiển
hoạt động nghiệp vụ.
Những mối quan hệ được biểu diễn trên mơ hình thực thể bằng các đường có mũi tên
hoặc dấu tam giác. Có ba kiểu quan hệ chính được sử dụng dưới các dạng đơn giản nhất

của mơ hình thực thể.

• Quan hệ một - một : Giữa hai bảng thực thể tồn tại quan hệ một - một nếu
như một thực thể ở bảng này tương ứng duy nhất với một thực thể ở bảng kia
và ngược lại.

• Quan hệ một - nhiều : Giữa hai bảng A, B tồn tại một quan hệ một - nhiều
nếu như mỗi một thực thể ở bảng A tương ứng với một hoặc nhiều thực thể
ở bảng B và ngược lại mỗi thực thể ở bảng B tương ứng duy nhất với một
thực thể ở bảng A.

• Quan hệ nhiều - nhiều : Giữa hai bảng A, B tồn tại một quan hệ nhiều - nhiều
nếu như mỗi thực thể trong bảng A có nhiều thực thể trong bảng B và với
mỗi thực thể trong bảng B có nhiều thực thể trong bảng A.
1.5.8. Mơ hình dữ liệu quan hệ của hệ thống
Dạng mơ hình hố này lại là một phần của cách tiếp cận tổng thể tới việc phân tích dữ
liệu. Trong phương pháp này, mơ hình quan hệ được sử dụng như việc kế tục của q trình
mơ hình hố dữ liệu nhằm kiểm tra, cải tiến và mở rộng mô hình hố dữ liệu.


1.5.8.1. Xác định các thuộc tính
Để phân tích dữ liệu của hệ thống, nhà phân tích cần dựa vào ba nguồn cung cấp cơ
bản để lấy được các chi tiết về những thuộc tính của các thực thể trong hệ thống.
- Từ tri thức của chính mình về thực thể công việc chung trong lĩnh vực đang nghiên
cứu mà dự đoán hoặc xác định một cách trực cảm về các thuộc tính.
- Từ những người sử dụng, thơng qua q trình phỏng vấn.
- Từ việc xem xét các khn dạng biểu báo và các tài liệu khác được sử dụng thường
xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu.
1.5.8.2. Chuẩn hoá các thực thể
Chuẩn hố là q trình khảo sát các danh sách thuộc tính, và áp dụng một tập các quy

tắc phân tích vào các danh sách đó, chuyển chúng thành một dạng mà tối thiểu việc lặp lại,
tránh dư thừa, xác định và giải quyết sự nhập nhằng.
Có ba dạng chuẩn hố:
* Quy tắc chuẩn hố 1: Danh sách khơng được chứa các thuộc tính có thể xuất hiện
nhiều lần đối với cùng thực thể.
Giải pháp: Các thuộc tính bị loại ra cộng với các thuộc tính khố trong kiểu thực thể
mà những thuộc tính này được coi là nhóm lặp, sẽ được tổ hợp và liệt kê ra như kiểu thực
thể mới.
* Quy tắc chuẩn hố 2: Mọi thuộc tính đều phải phụ thuộc hàm vào tồn bộ khố
chứ khơng được vào một phần khoá.
Giải pháp: Loại bỏ những phụ thuộc bộ phận vào khoá.
* Quy tắc chuẩn hoá 3: Mỗi thuộc tính khơng chỉ phải phụ thuộc hàm vào một khố
mà cịn khơng phụ thuộc hàm vào bất kỳ thuộc tính nào trong danh sách.
Giải pháp: Loại bỏ các phụ thuộc khơng khố.
Những thuộc tính phụ thuộc vào thuộc tính khơng khố đều phải bị tách ra khỏi danh
sách kiểu thực thể và tạo nên một kiểu thực thể có khố chính là thuộc tính khơng khố
trên.
Sau khi tiến hành chuẩn hoá ta phải rút ra các mối quan hệ giữa các kiểu thực thể dựa
vào ma trận thực thể/khoá.


Tóm lại, quản lý dữ liệu trên máy tính là nhu cầu không thể thiếu của doanh nghiệp
trong thời đại bùng nổ về thông tin. Trong chương này, chúng em đã phân tích chọn mơ
hình, trình bày vai trị của CNTT đối với doanh nghiệp, các phương pháp phân tích thiết kế
CSDL làm cơ sở cho việc phân tích thiết kế hệ thống trong chương sau.