Phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý sinh viên

Phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý sinh viên
I.Khái quát về quản lý hệ thống quản lý sinh viên.
1. Khái quát chung : Trong suốt thời gian chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp sang
nền kinh tế thị trường, cùng với sự quan tâm chỉ đạo của các cấp lãnh đạo đảng, cơ
quan bộ giáo dục và những nỗ lực không ngừng của tập thể giáo viên, học sinh của
trường kinh tế quốc dân đã đạt được những kết quả đáng tự hào.
Thực hiện phương hướng đề ra trong nghị quyết của Đảng và Nhà nước :
“ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực, tạo ra sự chuyển biến rõ
rệt về chất lượng và hiệu quả của công tác giảng dạy và học tập, hình thành mạng
thông tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế”, Nghị quyết 49/CP
ngày 4/8/1993 về phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam trong những năm 90
và thực hiện chương trình về phát triển công nghệ thông tin trong ngành giáo dục.
Trường đại học kinh quốc dân đã thành lập riêng khoa tin học kinh tế với phương
châm “ Chất lượng, hiệu quả, đổi mới và phát triển tin học” tập trung xây dựng cơ
sở vật chất, nâng cao chất lượng đào tạo, học tập.
Trường đại học kinh tế quốc dân là đơn vị trực thuộc quản lý của Bộ giáo dục
và đào tạo, được điều hành bởi hiệu trưởng. Trong những năm gần đây, số lượng
sinh viên tăng lên do yêu cầu ngày càng cao của công việc, đòi phải được đào tạo
một cách chính quy.
Hiện nay số sinh viên trong trường khoảng 12000 người, không kể các loại
hình đào tạo khác.
• Bộ máy quản lý của trường bao gồm :
- Hiệu trưởng
- Phó hiệu trưởng(3 người)
- Phòng đào tạo và các phòng chức năng
- Các khoa trực tiếp quản lý sinh viên thuộc chuyên ngành
- Các lớp trực thuộc khoa
• Nhiệm vụ của từng bộ phận :
1.1 Hiệu trưởng: chỉ đạo chung
* Chịu trách nhiệm truớc nhà nước và cán bộ công nhân viên trong trường
về mọi hoạt động đào tạo.

* Xác lập và phê duyệt chính sách và cam kết quả hoạt động đào tạo của
trường.
* Bổ nhiệm, uỷ quyền và phân công trách nhiệm cho các cán bộ phụ trách
các công việc quản lý và đào tạo thực hiện, kiểm tra công hoạt động liên
quan đến chất lượng, đảm bảo cho họ hiểu rằng quy.
1.2-Hiệu phó: một phụ trách về đào tạo, một phụ trách về hậu cần và một phụ
trách về quan hệ.
1.3-Phòng đào tạo : quản lý tất cả mọi thứ liên quan đến sinh viên như hồ sơ
sinh viên, điểm sinh viên...
1.4-Các khoa : quản lý các sinh viên thuộc khoa của mình và chuyển thông tin
cho phòng đào tạo.
1.5-Các lớp : quản lý sinh viên của lớp từ đó báo cáo cho khoa thuộc chuyên
ngành của mình.
2- Lý do và sự cần thiết của việc xây dựng đề tài ứng dụng tin học trong việc
quản lý sinh viên tại trường đại học kinh tế quốc dân.
2.1 - Tình hình thực tế về hệ thống quản lý điểm sinh viên.
Trường đại học kinh tế quốc dân thuộc sự quản lý của bộ giáo dục và đào
tạo, bao gồm 15 khoa. Mỗi khoa có nhiệm vụ quản lý sinh viên thuộc khoa mình,
còn phòng đào tạo có trách quản lý chung tất cả sinh viên của trường với các nội
dung :
- Nhập mới hồ sơ sinh viên mới được trúng tuyển vào trường với các
thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán...
- Nạp điểm cho sinh viên sau mỗi kì thi
- Tính điểm trung bình sau mỗi học kì
- In ra danh sách những sinh viên được học bổng, lưu ban, ngừng học,
thôi học.
- In ra bảng điểm tổng hợp cả 4 năm cho mỗi sinh viên.
- Tìm kiếm hồ sơ sinh viên để bổ sung, sửa chữa, bổ sung các thông
tin hoặc đáp ứng yêu cầu nào đó.
- In ra các giấy chứng nhận để sinh viên đăng kí xe máy, hộ khẩu, thẻ

sinh viên...
- In ra các báo cáo về tình hình học tập của sinh viên .
2.2 - Tình hình ứng dụng tin học trong công tác quản lý điểm sinh viên của
trường đại hoc kinh tế quốc dân.
Hiện nay tát cả các khoa và phòng ban đều có máy tính và đã đều nối mạng. Tuy
nhiên chưa có một hệ thống mạng chung trong toàn trường, hệ thống mạng mới
chuẩn bị được xây dựng. Điều này cho thấy trường ngày càng quan tâm đến việc
ứng dụng tin học vào trong công tác giáo dục của trường và quản lý sinh viên. Tuy
vậy vẫn còn một số những bất cập như các sinh viên không thể lên mạng để xem
kết quả thi của mình, thông tin về sinh viên còn thiếu cập nhật...
3. Lý do thiết kế đề tài ứng dụng tin học vào công tác quản lý sinh viên ở
trường đại hoc kinh tế quốc dân.
Trong giai đoạn hiện nay, với việc Công nghệ thông tin phát triển như vũ bão ở
trên toàn thế giới và nó đã có ảnh hưởng rất lớn đến việc phát triển Công nghệ
thông tin ở nước ta. Công nghệ thông tin góp phần tổ chức khai thác có hiệu quả
các nguồn thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của
con người và xã hội. Công nghệ thông tin phục vụ trực tiếp cho việc cải tiến quản
lý nhà nước nâng cao hiệu quả các hoạt động giáo dục và đào tạo, sản xuất kinh
doanh và các hoạt động kinh tế xã hội khác, từ đó góp phần nâng cao chất lượng
đào tạo cũng như nâng cao chất lượng cuộc sống nhân dân.
Trường đại học kinh tế quốc dân cũng đã xác định công nghệ thông tin trong
những năm tới là một đòi hỏi cấp bách nhằm nâng cao hiệu quả của công tác giảng
dạy và học tập trong trường, đáp ứng tốt các nhiệm vụ mà bộ giáo dục đã giao cho,
đồng thời hoà nhập với sự phát triển CNTT trong cả nước và có thể trở thành một
trường mà bằng cấp được công nhận trên toàn thế giới.
Trường đã khai thác sử dụng máy tính vào hàng sớm nhất trong các trường đại học
tuy nhiên từ khi nhà nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường tin học mới thực
sự bắt đầu được giảng dạy phổ biến. Đặc biệt trong những năm gần đây trường đã
rất trú trọng vào công nghệ thông tin và đã thành lập riêng khoa tin học, đã đào tạo
được một đội ngũ các cử nhân ra trường có trình độ cao về tin học và đã tạo được

chỗ đứng trong các công ty lớn cũng như một số vị trí lãnh đạo cấp cao của đảng
và nhà nước. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, làm lợi cho xã hội và
nâng cao đời sống của nhân dân trong công cuộc đổi mới đất nước.
Mặc dù đã đạt được nhiều thành tích như vậy nhưng không phải là không có những
khó khăn như thiếu giáo viên về tin học, thiếu giáo viên có trình độ giảng dạy về
tin học, đội ngũ làm công tác quản lý có trình độ tin học chưa cao nên dễ dẫn đến
những sai sót trong công tác quản lý và đưa ra được các thông tin về sinh viên, báo
cáo về tình hình học tập của sinh viên hay sửa chữa điểm còn mất nhiều thời gian.
Chính vì nhứng lý do trên mà em cho rằng cần thiêt kế một hệ thống mới cho công
tác quản lý sinh viên.
Mục đích của việc thiết kế hệ thống mới là dễ dàng sử dụng, nhanh chóng đưa ra
được các thông tin về sinh viên một cách thuận tiện nhất và đạt hiệu quả cao nhất.
Để đạt được các yêu cầu trên hệ thống mới cần đạt được các công việc sau.
-Tạo điều kiện thuận lợi đối với các công tác chỉnh sửa huỷ bỏ và lưu trữ hồ
sơ sinh viên trong trường.
- Việc truy cập đến một đối tượng theo một tiêu thức nào đó được nhanh
chóng dễ dàng
-Việc xem xét, thống kê sinh viên theo một tiêu thức nào đó có thể thực hiện
bất kỳ lúc nào cần đến, trong một khoảng thời gian rất ngắn có thể nắm bắt được
các thông tin cần thiết.
-Quá trình tạo ra các báo cáo để đáp ứng nhu cầu của lãnh đạo cũng như đáp
ứng nhu cầu của các khoa, sinh viên trong quá trình học tập một cách kịp thời,
chính xác đầy đủ và tiết kiệm thời gian.
-Chương trình phải dễ sử dụng, tránh dư thừa dữ liệu nhưng phải đảm bảo
đầy đủ thông tin, đảm bảo được tính bí mật của thông tin (nghĩa là xác định ai là
người được phép sử dụng chương trình các thông tin được phân phát cho những
đối thượng nào.
II- Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin
1.Đánh giá yêu cầu phát triển HTTT.
Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay khi có bản yêu cầu.

Vì loại dự án này đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thời gian mà cả nguồn nhân
lực, do đó quyết định vấn đề này phải được thực hiện sau một cuộc phân tích cho
phép xác định cơ hội và khả năng thực thi. Sự phân tích này được gọi là đành giá
hay thẩm định yêu cầu hay còn được gọi là nghiên cứu khả thi và cơ hội.Bao gồm
các công đoạn sau: Lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả năng thực thi,
chuẩn bị và trình bày báo cáo.
1.1.Lập kế hoạch.
Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải được lập kế hoạch cẩn
thận.Lập kế hoạch của giai đoạn thẩm định dự án là làm quen với hệ thống đang
xét, xác định thông tin cần thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập. Số
lượng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp
của hệ thống nghiên cứu.
1.2.Làm rõ yêu cầu.
Làm rõ yêu cầu là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người yêu cầu.
Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi
trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. Làm sáng tỏ yêu cầu được
thực hiện chủ yếu qua các cuộc gặp gỡ với những người yêu cầu sau đó là với
những người quản lý chính mà bộ phận của họ bị tác động. Phân tích viên phải
tổng hợp thông tin dưới ánh sáng của những vần đề đã được xác định và những
nguyên nhân có thể nhất, chuẩn bị một bức tranh khái quát về giải pháp để tiến
hành đánh giá khả năng thực thi của dự án.
1.3.Đánh giá khả thi.
Đánh giá khả năng thức thi của một dự án là tìm xem có những yếu tố nào ngăn
cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề ra hay
không. Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về
tài chính, khả thi về thời hạn và khả thi về kỹ thuật.
Khả thi về tổ chức: Đánh giá tình khả thi về tổ chức đòi hỏi phải có sự hoà hợp
giữa giải pháp dự kiến với môi trường tổ chức.
Khả thi kỹ thuật: Tính khả thi kỹ thuật được đánh giá bằng cách so sánh công
nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề xuất.

Khả thi tài chính: Khả thi tài chính là xác định xem lợi ích hữu hình chờ đợi có
lớn hơn tổng các chi phí bỏ ra hay không.
Khả thi về mặt thời gian: Xem có khả năng hoàn thành đúng hạn không.
1.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo.
Báo cáo cho phép các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại. Báo
cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sửa và đầy đủ về tình hình, khuyết nghị
những hành động tiếp theo.Báo cáo thường được trình bày để các nhà quyết định
có thể yêu cầu làm rõ hơn các vấn đề, sau đó là quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự
án.
2.Phân tích nghiệp vụ.
Mục đích của giai đoạn này là đưa ra phân tích logic về hệ thống hiện thời, rút ra
từ đó các yêu cầu không tường minh của nghiệp vụ, điều hiển nhiên phải tính đến
trong thiết kế hệ thống mới. Mục đích của giai đoạn này còn là để đưa vào trong
yêu cầu nghiệp vụ mọi tiên nghi phụ mà người sử dụng xác định rằng chưa có
trong hệ thông hiện tại. Các công đoạn trong giai đoạn này bao gồm: sơ đồ chức
năng phân cấp, sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình quan hệ thực thể, mô hình quan hệ.
2.1. Phân tích chức năng nghiệp vụ.
Một trong những vấn đề khó khăn nhất mà các nhà phân tích gặp phải là việc
xác định đùng những yêu cầu logic đăng sau hiện thực vật lý của hệ thống hiện
thời. Để làm cho nhiệm vụ này dễ dàng hơn, phương pháp luận bắt buộc tiến hành