MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP TẠI CÔNG TY

MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP VÀ THỰC HIỆN KẾ
HOẠCH TÁC NGHIỆP TẠI CÔNG TY
1. Hoàn thiện công tác nghiên cứu dự báo thị trường
1.1. Cơ sở lý luận và thực tiễn
Chúng ta đã biết một trong những xuất phát điểm của công tác kế hoạch đó là dựa
trên kết quả của những nghiên cứu thị trường. Vì vậy công tác nghiên cứu thị
trường là khâu đầu tiên phải đề cập đến khi hướng tới sự hoàn thiện của công tác
lập kế hoạch tác nghiệp. Kết quả nghiên cứu dự báo thị trường cho biết số lượng
công việc phải hoàn thành trong năm, từng quý, tháng của năm để sắp xếp tổ chức
công việc. Để có được sự hoạt động nhịp nhàng liên tục của Công ty dựa trên
những dự báo quý, tháng kế hoạch tác nghiệp cân đối khối lượng những công việc
cho tiến hành sản xuất, in những đơn hàng trước hoặc sau cho phù hợp với yêu cầu
của đơn hàng. Và chủ động thực hiện những đơn hàng đột xuất, đảm bảo giữ được
khách hàng cho Công ty.
Xuất phát từ vai trò quan trọng của việc nghiên cứu dự báo thị trường với công tác
lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp: Nếu điều tra nghiên cứu thị trường đúng dự
báo chính xác thì công tác lập kế hoạch tác nghiệp sát thực và công việc sản xuất
sẽ nhịp nhàng liên tục không ngừng trệ đáp ứng kịp nhu cầu của khách hàng.
Ngược lại nếu không nghiên cứu dự báo thị trường hoặc dự báo thiếu chính xác thì
trong quá trình sản xuất sẽ sảy ra tình trạng khi thì ùn tắc công việc, do khách hàng
đặt quá nhiều (khách hàng đã đặt trước và khách hàng đột xuất), khi thì công việc
quá ít so với công suất của máy và công nhân.
Qua nghiên cứu thực tế cho thấy công tác nghiên cứu thị trường của Công ty in
Hàng không đã được tiến hành nhưng chưa được quan tâm đúng mức nên còn rời
rạc và hiệu quả thấp. Tình trạng này dẫn tới việc Công ty còn bị thiếu nhiều thông
tin như thông tin về nhu cầu thị trường, về khách hàng, về đối thủ cạnh tranh. Mặt
khác, do không có bộ phận chuyên trách nên Công ty còn kém nhạy bén trong xử
lý thông tin, dẫn đến tình trạng bị động trong sản xuất kinh doanh, bị động trước sự
biến động của môi trường.
Do vậy, dây là một trong những giải pháp cấp thiết Công ty cần xem xét trong
chiến lược xây dựng va phát triển của mình.

1.2. Nội dung biện pháp
Phân đoạn thị trường
Công ty in Hàng không là thành viên trong Tổng công ty Hàng không, kinh doanh
trong lĩnh vực in ấn. Do vậy thị trường của công ty được chia làm hai mảng chính:
Thị trường nội bộ của Tổng công ty và thị trường ngoài ngành.
Thị trường nội bộ: Thị trường nội bộ của Công ty thường tương đối ổn định. Các
thông báo của thị trường là kế hoạch yêu cầu cung ứng nội bộ của Tổng công ty
giao xuống. Mảng thị trường này đã có kế hoạch cung ứng theo thời điểm, Công ty
chỉ dựa vào đó điều chỉnh kế hoạch sản xuất cho phù hợp với năng lực sản xuất.
Đây là mảng thị trường truyền thống, chiếm khoảng trên 60% tổng đơn hàng của
Công ty. Là thị trường mà Công ty có thể vận dụng khai thác hết công xuất nhằm
mục tiêu thu được doanh thu lớn nhất ( theo phân tich ma trận BCG thì mảng thị
trường này rơi vào vị trí con bò sữa). Dựa vào thị trường này Công ty có thể sử
dụng biện pháp tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu để tăng lợi nhuận phục vụ cho
chiến lược phát triển của Công ty.
Thị trường ngoài ngành: Đây là thị trường được coi là thị trường tiềm năng của
Công ty. Trong 19 năm trưởng thành và phát triển, Công ty In Hàng không đã xây
dựng được hình ảnh tốt với thị trường trong và ngoài ngành Hàng không. Khách
hàng ngoài ngành đến với Công ty ngày càng nhiều, đây là tín hiệu tốt cho Công
ty. Nhưng do công ty chưa có phương pháp phân tích và sử lý những thông tin từ
thị trường này do vậy nhiều đơn hàng bị chậm, có thời điểm phải từ chối đơn hàng.
Sử dụng các phương pháp nghiên cứu dự báo thị trường:
- Phương pháp dự báo có định lượng
- Phương pháp nghiên cứu nhu cầu thị trường bằng phiếu điều tra
1.3. Điều kiện thực hiện
Khách hàng của Công ty là những tổ chức do vậy để nghiên cứu và dự báo thị
trường cần có :
Trước hết Công ty cần có đội ngũ nhân viên marketing có trình độ chuyên môn về
nghiên cứu phân tích thị trường. Đội ngũ này ngoài kiến thức về đặc điểm sản
phẩm dịch vụ của Công ty mà còn phải có kiến thức tổng hợp về nhu cầu in ấn của

khách hàng, phân tích xu hướng phát triển của ngành mà khách hàng đang kinh
doanh.
Cần có một khoản chi phí đủ lớn cho bộ phận này, đây là một khoản đầu tư phát
triển của Công ty, được phân bổ vào giá thành sảnn phẩm
1.4. Lợi ích của biện pháp
Thông qua việc thực hiện biện pháp này, Công ty không chỉ có được một thị trường
lớn, mà còn có được những thông tin có độ chính xác tin cậy về thị trường.
Từ những thông tin thị trường trên phòng Kế hoạch sẽ lập được kế hoạch tác
nghiệp sát thực duy trì được trạng thái sản xuất đều đặn. Nhờ biết trước được
những khi nào có nhiều đơn hàng và điều chỉnh những đơn hàng đã đặt trước có
thể được sản xuất trước hoặc sau cho phù hợp với công suất máy.
Là cơ sở để chuẩn bị vật tư đúng lúc, đúng thời điểm, tiết kiệm chi phí lưu kho.
Công tác nghiên cứu thị trường khiến khách hàng cảm thấy có sự quan tâm từ phía
Công ty, sẽ duy trì hợp tác lâu hơn nhiều đơn hàng hơn.
2. Cụ thể hóa kế hoạch tác nghiệp theo quý, tháng
2.1. Cơ sở lý luận thực tiễn
Thực chất của kế hoạch tác nghiệp là cụ thể hoá và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ
cả năm của doanh nghiệp bằng cách chia nhỏ nhiệm vụ cả năm cho các khâu của
doanh nghiệp ( phân xưởng, ngành, tổ sản xuất, người công nhân) và chia nhỏ ra
trong từng khoảng thời gian ngắn (một tháng, một tuần, một ngày đêm hoặc một ca
sản xuất) về mặt sản xuất cũng như phục vụ cho sản xuất trong doanh nghiệp.
Thực tiễn cho thấy, kế hoạch tác nghiệp được coi là công cụ có hiệu lực sắc bén để
giúp các bộ phận sản xuất và công ty chỉ đạo sản xuất được tập trung, thống nhất,
linh hoạt và kịp thời; để kiểm tra tình hình hoàn thành kế hoạch sản xuất, cải tiến
và nâng cao chất lượng kế hoạch.
Thực tế tại Công ty kế hoạch năm được coi như là công cụ xuyên suốt quá trình
sản xuất kinh doanh của cả năm. Kế hoạch này được lập cụ thể trên các lĩnh vực,
yếu tố sản xuất nhưng chưa được chia nhỏ cho từng bộ phận sản xuất. Chưa được
chia nhỏ theo thời gian quý, tháng, tuần. Công việc kinh doanh và các vụ việc giải
quyết mang tính tức thời dẫn đến tình trạng chậm đơn hàng.

Công ty có cách thức trình tự giải quyết công việc là tốt nhưng không có các tiêu
chí để đánh giá tức thời công việc đó. Vậy việc chia nhỏ kế hoạch sẽ là những chỉ
tiêu đánh giá tiến độ hoàn thành kế hoạch của từng bộ phận, khuyến khích phấn
đấu hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch.
2.2. Nội dung biện pháp
Chia nhỏ kế hoạch ở đây là chia nhỏ những con số phản ánh chỉ tiêu hoàn thành kế
hoạch sản xuất kinh doanh năm của Công ty cho từng bộ phận sản xuất, kinh
doanh theo thời gian tuần, tháng, quý. Ví dụ như:
Kế hoạch doanh thu năm 2002: Tổng doanh thu: 27 tỷ ta có thể chia nhỏ như sau:
Bảng 10: Kế hoạch doanh thu năm 2002
Bộ phận
PX in
Offset
PX in
Flexo
PX Giấy KD trang
thiết bị
ngành In
Tài chính Tổng
Tháng 1 800 600 500 90 10 2000
Tháng 2 800 600 500 90 10 2000
Tháng 3 1000 750 600 140 10 2500
Tháng 4 800 600 500 90 10 2000
Tháng 5 800 600 500 90 10 2000
Tháng 6 1000 750 600 140 10 2500
Tháng 7 800 600 500 90 10 2000
Tháng 8 800 600 500 90 10 2000
Tháng 9 1000 750 600 140 10 2500
Tháng 10 1000 750 600 140 10 2500
Tháng 11 1000 750 600 140 10 2500

Tháng 12 1000 750 600 140 10 2500
Tổng 10800 8100 6600 1380 120 27000
Các kế hoạch khác như kế hoạch chi phí, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, kế
hoạch sử dụng lao động, kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị, đều được chia nhỏ
theo từng tháng như trên.
2.3. Điều kiện, các bước thực hiện
Để tiến hành thực hiện việc chia nhỏ các mục tiêu trước hết phải xác định được các
định mức về lao động cho từng lượt hàng sản xuất. Tức là với mỗi một số lượng
nhất định lượt in thì cần bao nhiêu ca lao động hay giờ lao động ở hệ số cấp bậc
mấy.
Tiếp theo, xác định định mức về sử dụng máy móc thiết bị cho đơn hàng - một ca
máy chạy được bao nhiêu lượt in.
Với mỗi một số lượng lượt in nhất định có một màu, nhiều màu hết bao nhiêu mực,
giấy, khác, ...
Trên cơ sở kế hoạch cung ứng nội bộ và những dự báo về thị trường kế hoạch biết
được doanh thu, chi phí, lợi nhuận của từng tháng sẽ phải hoàn thành. Và biết được
nhu cầu về máy móc, lao động để sắp xếp bố trí cho phù hợp.
2.4. Lợi ích của biện pháp
Đảm bảo cho mọi hoạt động của Công ty được tiến hành bình thường; đảm bảo sử
dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu, nhân lực, máy móc thiết bị; giảm bớt tỷ lệ
chậm đơn hàng, kịp đáp ứng yêu cầu của khách hàng; phát triển khai thác và động
viên kịp thời năng lực, tiềm năng của Công ty và các bộ phận sản xuất;...
3. Vận dụng các phương pháp quản trị khoa học vào việc thực hiện kế
hoạch tác nghiệp
3.1. Cơ sở lý luận thực tiễn
Thực tế công ty đang thực hiện quản trị trong tác nghiệp theo cảm tính, kinh
nghiệm, điều này có thể hợp lý và có hiệu quả trong thời gian ngắn, rủi ro và khả
năng thực hiện công việc mang tính chất tạm thời.
Để phục vụ cho công việc sản xuất kinh doanh phát triển ổn định Công ty có thể
vận dụng những phương pháp quản trị có khoa học vào tổ chức thực hiện kế hoạch

tác nghiệp như: hoạch định tổng hợp, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, bố trí
sản xuất trong doanh nghiệp, điều độ sản xuất trong doanh nghiệp
3.2. Nội dung và biện pháp
Phương pháp hoạch định tổng hợp: phương pháp này áp dụng đưa ra các giải pháp
sử lý trong từng giai đoạn sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty có thể vận
dụng các phương pháp thay đổi mức dự trữ; thay đổi nhân lực theo mức cầu; thay
đổi cường độ lao động của nhân viên; thuê gia công ngoài hoặc làm gia công cho
bên ngoài; sử dụng nhân công làm việc bán thời gian
Để vận dụng những phương pháp trong hoạch định tổng hợp Công ty cần tính được
chi phí lưu kho, chi phí dự phòng về nhân công và máy móc thiết bị ; luơng công
nhân chính thức bình quân ; lương làm thêm giờ (sau 8 giờ) ; chi phí thuê và đào
tạo công nhân ; chi phí cho thôi việc một công nhân ; chi phí thuê gia công ngoài ;
mỗi lượng lượt in nhất định trung bình mất bao nhiêu thời gian. Từ những chi phí
trên, Công ty tính toán lựa chọn phương pháp cho phù hợp.