Khóa luận tốt nghiệp: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH thép Toàn Thiên

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.41 MB, 64 trang )

BỘ CÔNG THƯƠNG

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
**********

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI
CÔNG TY TNHH THÉP TOÀN THIÊN

Giảng viên hướng dẫn: Th.S TĂNG THỊ THANH THỦY
Sinh viên thực hiện:

Nguyễn Thị Mai Hương

MSSV:

09082121

Lớp:

ĐHKT5A

TP.HCM, tháng 06 năm 2013

LỜI MỞ ĐẦU


Kiểm soát nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh tế của các
doanh nghiệp. Việc xây dựng HT KSNB được coi là công việc cần thiết, thường xuyên
liên tục phải làm, không chỉ của một công ty mà là của tất cả các công ty. Đây là quy
luật tất yếu của quá trình vận động và phát triển.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính
chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty; giảm bớt rủi ro gian
lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra;
giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty;
giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty; và
ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
Chính vì những lợi ích này, doanh nghiệp cần xây dựng và hoàn thiện các chính
sách, các thủ tục kiểm tra cho từng quy trình nghiệp vụ kế toán từ xử lý tổng quát đến
cập nhật từng tài khoản, nhập số liệu và lên báo cáo hay các chính sách kiểm soát từ
quy trình bán hàng/mua hàng đến quy trình thanh toán công nợ,…Những điều này
giúp doanh nghiệp phần nào hạn chế những rủi ro có thể xảy ra.
Chu trình mua hàng và thanh toán có vai trò vô cùng quan trọng trong tất cả các
công ty, dù lớn hay nhỏ. Mặt khác, đối với công ty TNHH Thép Toàn Thiên là doanh
nghiệp thương mại nên hoạt động mua vào, bán ra là hoạt động kinh doanh chủ yếu.
Vì vậy, việc xây dựng HT KSNB đối với chu trình này là hết sức cần thiết.
Đó là lý do em chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Thép Toàn Thiên” để viết khóa luận tốt
nghiệp của mình. Bài khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán.
Chương 2: Thực tế Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại công ty TNHH SX-TM Thép Toàn Thiên.
Chương 3: Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán tại công ty TNHH SX-TM Thép Toàn Thiên.

Với vốn kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài khóa luận chắc hẳn không
tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự chỉ bảo và góp ý của
Qúy Thầy Cô, để khóa luận được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn.

LỜI CẢM ƠN

Kính gửi: Trường Đại học Công nghiệp TPHCM
Công ty TNHH SX-TM Thép Toàn Thiên
Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn đến Qúy thầy (cô) TRƯỜNG
ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HỒ CHÍ MINH, đặc biệt là khoa Kế toán- Kiểm toán
đã tận tâm dạy dỗ em trong suốt bốn năm học, truyền đạt cho em những kiến thức quý
báu. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô Tăng Thị Thanh Thủy đã nhiệt tình hướng
dẫn giúp em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này.
Trong suốt thời gian thực tập tại CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI
THÉP TOÀN THIÊN, các anh chị trong công ty đã không quản thời gian, công sức,
không chỉ hệ thống lại kiến thức mà em đã học ở trường mà còn giúp em hiểu rộng và
sâu hơn về nghiệp vụ chuyên môn của mình. Em xin chân thành cảm ơn BAN GIÁM
ĐỐC CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THÉP TOÀN THIÊN và các
anh chị trong công ty đã tận tình hướng dẫn, cung cấp tài liệu để em hoàn thành tốt đề
tài khóa luận này và tạo điều kiện cho em tiếp cận thực tế để bổ sung thêm kiến thức
mà em đã học được ở trường.
Do thời gian thực tập cũng như kiến thức còn hạn hẹp nên em không tránh khỏi
những thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô, các anh chị
trong công ty để sửa đổi và bổ sung vốn kiến thức còn hạn chế của mình.
Một lần nữa em kính chúc Qúy thầy cô Trường ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HỒ
CHÍ MINH cùng các anh chị trong Công Ty TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI
THÉP TOÀN THIÊN luôn dồi dào sức khỏe và luôn thành công trong công việc cũng
như trong cuộc sống.
Em xin chân thành cảm ơn!

TP.HCM, Ngày 28 tháng 6 năm 2013
Sinh viên: Nguyễn Thị Mai Hương

NHẬN XÉT
( Của Đơn vị thực tập)
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................

NHẬN XÉT
( Của Giảng viên hướng dẫn)
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................

......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................

NHẬN XÉT
( Của Giáo viên phản biện)

......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................

1.1.1
Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ:
Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC):“Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường
xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng
khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các
mục tiêu đặt ra của đơn vị:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị.
- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.”
Theo VAS 400 – “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ”: Hệ thống kiểm soát nội bộ
là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp
dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm
soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập báo cáo tài chính trung thực và
hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
KSNB theo định nghĩa của Ủy ban Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian
lận về báo cáo tài chính (COSO): KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi Hội
đồng quản trị các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau:
 Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
 Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
 Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Như vậy, HT KSNB là những phương pháp và chính sách, các bước kiểm soát, các
thủ tục kiểm soát do Hội đồng quản trị, Ban giám đốc của đơn vị thiết kế nhằm quản lý
điều hành hoạt động của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả, ngăn chặn gian lận,
giảm thiểu sai sót, nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết
lập.
1.1.2. Sự cần thiết, nguyên tắc xây dựng và những hạn chế tiềm tàng của hệ
thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp:
1.1.2.1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ:

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng và thanh toán…

Trang 2

Việc xây dựng HT KSNB được coi là công việc cần thiết, thường xuyên liên tục
phải làm, không chỉ của một công ty mà là của tất cả các công ty. Đây là quy luật tất
yếu của quá trình vận động và phát triển.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại cho tổ chức các lợi ích
như:
 Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;
 Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân
viên của công ty gây ra;
 Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công
ty;
 Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty
 Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được
mục tiêu đề ra.
 Bảo vệ quyền lợi của khách hàng, nhà đầu tư và gây dựng được lòng tin đối với
họ.
 Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy
đủ.
Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội
bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc
giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp

của bản thân. Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ
đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao
của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân
tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối
với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho
những công ty có rủi ro thấp hơn.
1.1.2.2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ:
Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát HT KSNB phù hợp
với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên
tắc như:
GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng và thanh toán…

Trang 3

 Xây dựng một môi trường kiểm soát chú trọng đến sự liêm chính, chính trực,
đạo đức nghề nghiệp và phân công trách nhiệm rõ ràng.
 Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng
văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty.
 Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp.
 Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao.
 Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản.
 Mọi nhân viên đều phải tuân thủ HT KSNB.
 Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát.
 Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập và nâng cao hiệu quả của các
biện pháp kiểm soát nội bộ.

1.1.2.3. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ:
HT KSNB bản thân nó không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được mục tiêu quản lý do
những hạn chế tiềm tàng như:
 Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc;
 Yêu cầu thường là chi phí cao do HT KSNB không được vượt quá những lợi ích
mà hệ thống đó mang lại;
 Khả năng HT KSNB không phát hiện được sự thông đồng của thành viên trong
Ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị;
 Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu
hoặc bị vi pham;
 Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp vụ
thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên;
 Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiên thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng
đặc quyền của mình;
1.1.3.
Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ:
Theo COSO, một HT KSNB gồm các cấu phần sau:
 Môi trường Kiểm soát (Control Environment): Tạo ra nền tảng cho các cấu phần
khác của Hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc thiết lập các chính sách kiểm soát
trong công ty.
GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng và thanh toán…

Trang 4

 Đánh ra rủi ro kiểm soát (Risk Assessment): Nhận biết và phân tích các rủi ro liên
quan đến mục tiêu kinh doanh của công ty.
 Hoạt động kiểm soát (Control Activities): Toàn bộ các chính sách và thủ tục được
thực hiện nhằm trợ giúp ban giám đốc công ty phát hiện và ngăn ngừa rủi ro để đạt
được mục tiêu kinh doanh
 Hệ thống thông tin, giao tiếp (Information and Communication): Là hệ thống trợ
giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả trong công ty, nó cho
phép từng nhân viên cũng nhưng từng cấp quản lý thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
 Hoạt động kiểm soát (Monitoring): là một quá trình đánh giá tính hiệu quả của hệ
thống kiểm soát nội bộ, trợ giúp xem xét hệ thống kiểm soát có được vận hành một
cách trơn chu, hiệu quả.
Tóm lại, một HT KSNB gồm 5 bộ phận cơ bản sau:
 Môi trường kiểm soát.
 Đánh giá rủi ro.
 Hoạt động kiểm soát.
 Thông tin và truyền thông
 Giám sát.
1.1.3.1.

Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động
của thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đối với HT KSNB và vai trò của HT
KSNB trong đơn vị, tạo ra sắc thái chung của một tổ chức, chi phối đến ý thức kiểm
soát của mọi người trong tổ chức, là nền tảng cho tất cả các bộ phận khác.
Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố:

 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý quản lý là quan điểm, cách nhìn nhận vấn đề của nhà quản lý đơn vị. Sự
khác biệt trong triết lý quản lý sẽ ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát, và tác

động đến việc thực hiên các mục tiêu mà đơn vị đã đề ra. Ví dụ sau sẽ minh họa cho
điều này: Nếu nhà quản lý quan tâm đến việc thu hút nhà đầu tư, chú trọng tới báo cáo
tài chính được công bố ra bên ngoài thì họ sẽ không quan tâm tới rủi ro và thiết lập các
GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng và thanh toán…

Trang 5

thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro. Ngược lai, nếu nhà quản lý theo đuổi mục tiêu
chống đỡ mục tiêu trong hoạt động kinh doanh thì họ sẽ chú trọng đến công tác kiểm
soát nhằm hạn chế các rủi ro có thể xảy ra.
Phong cách điều hành thể hiện qua tư cách, thái độ của nhà quản lý trong điều hành
đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý có ảnh hưởng rất lớn
đến môi trường kiểm soát của một đơn vị . Nếu một đơn vị tồn tại tình trạng độc quyền
trong quản lý thì hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ rất khó tiếp cận với những người nắm
quyền. Môi trường kiểm soát cũng thể hiện tính thiếu chặt chẽ nếu như Ban Giám đố
đơn vị giao phó toàn bộ quyền hành và trách nhiệm cho nhân viên nắm quyền.
 Tính chính trực và giá trị đạo đức của những người liên quan đến môi
trường kiểm soát
Tính chính trực và giá trị đạo đức của những người liên quan đến môi trường kiểm
soát là nhân tố cần thiết đầu tiên góp phần tạo nên sự hữu hiệu của HT KSNB. Nếu
thiếu các yếu tố này, các thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ đến đâu cũng không dễ dàng
thực hiện được trong thực tế.
Nhà quản lý (NQL) cần xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư
xử đúng đắn, NQL cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực
và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp.

 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:
Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ
chức, nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động
của đơn vị, giúp họ hiểu rằng họ có những nhiệm vụ gì và hành vi của họ sẽ ảnh hưởng
đến tổ chức như thế nào. Do đó, đơn vị cần thể chế hóa bằng văn bản về những quyền
hạn và trách nhiệm của từng bộ phận và từng nhân viên trong đơn vị.
 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ
phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Là cơ
sở cho việc lập kế hoạch điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động của đơn vị
nhằm phát hiện, ngăn ngừa mọi sai sót, gian lận.

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng và thanh toán…

Trang 6

Một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các
hoạt động. Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, và cần phù hợp với quy
mô và đặc thù hoạt động của đơn vị.
 Chính sách nhân sự
Trình độ phẩm chất của đội ngũ nhân viên đơn vị phụ thuộc vào chính sách tuyển
dụng, chính sách đào tạo sau tuyển dụng, chính sách khen thưởng, kỷ luật…Vì vậy các
chính sách nhân sự sẽ ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát của đơn vị.
 Vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ
Một đơn vị nếu xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ riêng, hoạt động độc lập với

các phòng ban khác và báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc hoặc Hội đồng quản trị, thì
chứng tỏ đơn vị đã quan tâm đến HT KSNB nói chung và môi trường kiểm soát nói
riêng.
Tóm lại, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục
kiểm soát. Môi trường kiểm soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát.
Tuy nhiên, môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát
mạnh. Hệ thống kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của HT KSNB.
1.1.3.2. Đánh giá rủi ro:
Rủi ro là những vấn đề làm mục tiêu không đạt được. Trong thực tế bất kỳ đơn vị
nào khi hoạt động đều không thể tránh khỏi những rủi ro, vấn đề là nhà quản lý phải
xác định được rằng rủi ro nào có thể chấp nhận, làm thế nào để giảm thiểu tác hại của
chúng. Để làm được như thế, người quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị,
nhận dạng, đánh giá và phân tích rủi ro, quản lý các rủi ro có thể phát sinh.
 Xác định mục tiêu của đơn vi: Xác định mục tiêu bao gồm mục tiêu chung của
đơn vị và mục tiêu riêng cho từng hoạt động, là việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các
mục tiêu chiến lược cũng như những chi tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hay
dài hạn.
 Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động và từ chính
sách của đơn vị. Nó tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến
từng hoạt động cụ thể.
 Phân tích và đánh giá rủi ro: Một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro
thường bao gồm những bước sau: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể
GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng và thanh toán…

Trang 7

của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có
thể sử dụng để đối phó với rủi ro.
Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị phải được thiết kế sao cho có thể hạn chế rủi ro
có thể xảy ra, phạm vi của các thủ tục kiểm soát phụ thuộc vào rủi ro có thể xảy ra của
đơn vị.
Mức độ rủi ro được đánh giá bằng mức độ thiệt hại và xác suất rủi ro:
Mức độ rủi ro= Mức độ thiệt hại x Xác suất rủi ro
1.1.3.3. Hoạt động kiểm soát:
Hoạt động kiểm soát là toàn bộ những chính sách thủ tục do nhà quản lý của đơn vị
thiết lập để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Một số hoạt động
kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:
 Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Việc phân chia trách nhiệm nhằm mục đích để cho các thành viên trong đơn vị có
thể kiểm soát lẫn nhau, như vậy sẽ giảm được các rủi ro do sai sót và gian lận. Theo
nguyên tắc bất kiêm nhiệm thì:
Không để một cá nhân nắm tất cả các chức năng của một nghiệp vụ: xét duyệt,
thực hiện, bảo quản tài sản và ghi chép, giữ sổ sách kế toán. Ví du: một cá nhân không
được kiêm nhiệm Thủ kho và Thủ quỹ: không được vừa làm Kế toán trưởng vừa làm
kế toán viên.
Các bước khác nhau liên quan đến việc thực hiện một nghiệp vụ nên phân chia cho
các cá nhân khác nhau hay các bộ phận khác nhau. Ví dụ: nên tách biệt Kế toán thanh
toán và Thủ quỹ.
 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin nhằm đảm bảo mỗi hoạt động của doanh
nghiệp đều được phê chuẩn và được thực hiện đầy đủ, chính xác.
 Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ hoặc hoạt động: Sự phê chuẩn có thể được
chia làm 2 loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp
dụng cho toàn đơn vị. Thí dụ, Ban giám đốc ban hành bảng giá sản phẩm, dịch vụ hoặc

hạn mức bán chịu cho khách hàng,…
GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng và thanh toán…

Trang 8

Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt
chứ không đưa ra chính sách chung nào.
 Kiểm soát hệ thống chứng từ, số sách:
 Mọi nghiệp vụ đều cần lập chứng từ.
 Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ phát sinh
 Chứng từ phải được thiết kế mẫu đầy đủ
 Chứng từ phải được đánh số trước
 Chứng từ phải có các số hiệu tham chiếu
 Chứng từ phải có đầy đủ chữ ký
 Chứng từ phải có số tiến ghi bằng chữ…
 Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và hợp lý.
 Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép,
có chữ ký duyệt của người kiểm soát…
 Lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán an toàn, khoa học, đúng quy định và dễ dàng
truy cập khi cần thiết.
 Kiểm tra độc lập:
Hoạt động kiểm tra được thực hiện bởi người khác, người không thực hiện nghiệp
vụ. để nâng cao tính khách quan. Phương pháp kiểm tra:
Đối chiếu 2 nguồn ghi chép độc lập
Đối chiếu thực tế và sổ sách

Kiểm tra ghi sổ kép
 Bảo vệ tài sản và thông tin
Để bảo vệ tài sản và thông tin đơn vị cần thiết kế các thủ tục nhằm hạn chế tiếp cận
tài sản và hệ thống thông tin, hồ sơ dữ liệu.
 Phân tích rà soát
Mục đích của việc phân tích rà soát là phát hiện các biến động bất thường, từ đó
xác định nguyên nhân và biên pháp xử lý kịp thời. Phương pháp:
 Đối chiếu giữa số liệu kỳ này với số liệu kỳ trước, giữa thực tế với kế hoạch
 Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết.
GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng và thanh toán…

Trang 9

1.1.3.4. Thông tin và truyền thông:
Thông tin cần được thu thập và truyền đạt tới các phòng ban cũng như các cá nhân
trong đơn vị để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hơn thế nữa, độ chính
xác và kịp thời của thông tin lại càng quan trọng. Như vậy, hệ thống thông tin và
truyền thông của một đơn vị cần được tổ chức để đảm bảo thông tin chính xác, kịp
thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền.
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm:
 Hệ thống thông tin thị trường
 Hệ thống thông tin sản xuất
 Hệ thống thông tin tài chính
 Hệ thống thông tin nhân lực
 Hệ thống thông tin kế toán

Trong các phân hệ của Hệ thống thông tin quản lý thì Hệ thống thông tin kế toán là
một phần rất quan trọng và không thể thiếu trong việc điều hành hoạt động của đơn vị.
Hệ thống thông tin kế toán của một đơn vị được xem là hữu hiệu nếu đạt được các
mục tiêu kiểm soát sau:
 Tính có thực: việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có thực và có
bằng chứng để chứng minh rằng nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra.
 Tính đầy đủ: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi nhận, không được
bỏ sót hay giấu đi.
 Sự phê chuẩn: mọi nghiệp vụ, mọi hoạt động phải được phê chuẩn đúng đắn,
nếu một nghiệp vụ không được phê chuẩn, có thể dẫn đến nghiệp vụ lừa đảo, ảnh
hưởng lãng phí hoặc phá hoại công ty.
 Sự đánh giá: đảm bảo rằng các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành được áp
dụng đúng.
 Sự phân loại: đảm bảo các số liệu được phân loại đúng đắn tài khoản, phù hợp
với cơ cấu tài khoản và ghi nhận đúng đắn mọi loại sổ.
 Tính đúng kỳ: đảm bảo việc ghi sổ kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
được thực hiện kịp thời theo quy định.

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng và thanh toán…

Trang 10

 Chuyển số và tổng hợp chính xác: các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn
vào sổ chi tiết và tổng hợp chính xác, giúp cho việc phản ảnh trung thực tình hình tài
chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

1.1.3.5. Giám sát:
Giám sát là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát để
đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện
khi có khiếm khuyết.
Hoạt động giám sát sẽ làm tăng hiệu quả của việc thực hiện các chính sách của đơn
vị. Công tác giám sát thường được thực hiện thường xuyên và định kỳ:
 Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc xem xét ghi chép chứng từ, sổ
sách hàng ngày, hoặc quan sát theo dõi việc giao dịch với khách hàng của nhân viên
đơn vị.
 Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm
toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán:
1.2.1. Mục tiêu KSNB chu trình mua hàng và thanh toán:
a) Đối với khâu mua hàng:
 Mua hàng đúng loại, đảm bảo đúng quy cách, chất lượng, số lượng, mua đúng
nhà cung cấp, đúng giá (giá hợp lý), mua đúng theo sự phân công, phân cấp của lãnh
đạo.
 Mua hàng đủ số lượng hàng hóa đã đề nghị, đã được phê duyệt.
 Mua hàng kịp thời, đúng thời hạn đã quy định, đúng kế hoạch đã xây dựng
không làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, tiêu thụ của công ty.
b) Đối với khâu thanh toán:
 Việc thanh toán phải đảm bảo đúng với số lượng hàng thực tế mua, đúng nhà
cung cấp.
 Thanh toán đúng giá đã thỏa thuận trên hợp đồng, trả đủ số tiền thực sự nợ nhà
cung cấp.
 Thanh toán đúng hạn đã ký kết trong hợp đồng, các khoản nợ nhà cung cấp, đã
cam kết thời hạn thanh toán.
 Các nghiệp vụ thanh toán đều được phê chuẩn bởi Giám đốc.
GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng và thanh toán…

Trang 11

 Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải được kế toán ghi nhận, báo cáo tình
hình xuất nhập tồn của hàng hóa và công nợ đúng, kịp thời, rõ ràng cho từng khách
hàng cụ thể.
 Nghiệp vụ mua hàng phải đầy đủ các chứng từ như: hoá đơn của người bán, Hợp
đồng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho….có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền.
1.2.2. Đặc điểm chu trình mua hàng và trả tiền:
a) Đặt hàng:
Khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng từ bộ phận có liên quan, phiếu này phải
được người có thẩm quyền kí duyệt, bộ phận mua hàng kiểm tra tính hợp lệ của phiếu
này và lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế chuyển cho nhà cung cấp.
Đơn đặt hàng được xem là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Về mặt pháp lý thì
đó là một lời đề nghị mua hàng theo một phương thức cụ thể. Người bán thông qua cơ
sở này để đưa ra quyết định bán trên phiếu tiêu thụ.
b) Nhận hàng:
Nhân viên nhận hàng, thường là thủ kho ở một số công ty, khi nhận hàng thì đối
chiếu với đơn đặt hàng hợp lệ do phồng thu mua gởi đến. Sau đó lập phiếu nhập kho
có sự ký nhận của bên bán hàng và nhân viên nhận hàng.
c) Trả lại hàng:
Trong trường hợp phải trả lại hàng, đại diện của nhà cung cấp và đại diện của bên
nhận hàng sẽ tiến hành lập Biên bản trả lại hàng, trong đó nêu rõ lý do hàng bị trả lại
và cùng kí tên xác nhận vào biên bản. Biên bản này sẽ được bộ phận nhận hàng lưu
một bản để chứng minh hàng đặt mua vẫn chưa nhận được. Sau đó, có thể có 2 trường
hợp:

 Nhà cung cấp chấp nhận giao lô hàng khác theo đúng Hợp đồng mua bán và
được đơn vị chấp nhận.
 Hoặc hai bên sẽ tiến hành thanh lý Hợp đồng mua bán do không đạt được sự
thỏa thuận về việc giao hàng lại. Trong trường hợp này, Biên bản thanh lý hợp đồng sẽ
được lập để làm chứng từ cho việc hủy bỏ cam kết mua hàng.
d) Ghi nhận nợ phải trả:
Khi mua hàng chưa thanh toán tiền cho người bán, kế toán căn cứ Hóa đơn GTGT
để hạch toán tăng Khoản phải trả và theo dõi.
GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng và thanh toán…

Trang 12

e) Thanh toán tiền hàng:
Thanh toán tiền hàng là trách nhiệm mà doanh nghiệp phải thực hiên sau khi nhận
hàng và ghi nhận nợ phải trả. Khi đến hạn thanh toán, kế toán tiến hành thanh toán cho
nhà cung cấp.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1:
Qua tìm hiểu cơ sở lý luận ta thấy rõ hơn tầm quan trọng của HT KSNB trong
doanh nghiệp. Tuy nhiên trên thực tế, phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam chưa hiểu
rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một HT
KSNB. Đây chính là một điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao
sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu. Chắc chắn với một HT KSNB
hoàn thiện và phù hợp với tình hình thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của từng
doanh nghiệp sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng phát triển.

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng và thanh toán…

GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

Trang 13

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chương 2: Thực tế HT KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại cty…

Trang 13

CHƯƠNG 2:
THỰC TẾ HT KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ
THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THÉP TOÀN THIÊN
2.1. Tổng quan về công ty TNHH Thép Toàn Thiên:
2.1.1. Giới thiệu tổng quan về công ty:
2.1.1.1. Lịch sử hình thành:
Năm 2007, căn cứ theo Giấy chứng nhận đăng ký Kinh doanh số: 4102031963, do
Phòng Đăng ký Kinh doanh - Sở Kế Hoạch & Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp
ngày 13 tháng 09 năm 2007, Công ty chính thức được thành lập.






Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại Thép Toàn Thiên
Tên giao dịch quốc tế: Thep Toan Thien Corporation
Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH
Trụ sở chính: 11/6 Hồ Đắc Di, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Thành Phố

Hồ Chí Minh, Việt Nam.
 Cửa hàng: 2172-2150/27/17, QL1A, P.Tân Chánh Hiệp, Q.12, Thành Phố Hồ
Chí Minh, Việt Nam.
 Hình thức sở hữu vốn: Tư nhân
 Điện thọai: (08) 38911557
 Fax: (08) 38911558
 Mã số thuế: 0303927202
 Website:
 Người đại diện theo pháp luật của Công ty là Bà: Trịnh Thị Hà. Chức vụ: Giám
Đốc.
2.1.1.2. Vốn điều lệ:
Số vốn là 3.500.000.000 đ (Ba tỷ năm trăm triệu đồng).
2.1.1.3. Quy mô công ty:
Công ty TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THÉP TOÀN THIÊN có trụ sở chính
tại 11/6 Hồ Đắc Di, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt
Nam.
Cửa hàng thép chuyên dùng tại 2172-2150/27/17, QL1A, P.Tân Chánh Hiệp, Q.12,
Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
2.1.2. Ngành nghề kinh doanh:
Ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH Sản xuất Thương mại Thép Toàn Thiên
bao gồm:
GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chương 2: Thực tế HT KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại cty…

Trang 14

Mua bán sắt thép, kim loại màu, hàng trang trí nội thất, vật liệu xây dựng. Đại lý ký
gởi hàng hóa. Kinh doanh vận chuyển hàng hóa bằng ô tô.
Hàng hóa của công ty chủ yếu là mua nội địa. Tuy nhiên, nếu khách hàng có nhu
cầu, công ty sẽ thực hiện nhập khẩu một số mặt hàng, chủ yếu là thép đặc chủng (SB
410, A516), mỗi năm nhập 2 lần.
2.1.3. Sản phẩm:
Công ty TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI THÉP TOÀN THIÊN chuyên cung
cấp các loại thép: thép tấm, thép hình, thép góc, thép đặc chủng, thép xây dựng...Các
loại thép khác, nếu khách hàng có nhu cầu, công ty sẽ cung cấp sau.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty:
a) Sơ đồ bộ máy tổ chức chung công ty:
Giám đốc

Phó Giám đốc

Phòng hành
chánh

Phòng kế
toán

Phòng kinh

doanh

Bộ phận giao
nhận và Kho

Sơ đồ 1.1. Cơ cấu chung công ty.

b) Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
 Ban giám đốc:
Thừa hành và giải quyết các vấn đề mà hội đồng thành viên đưa ra. Chịu trách
nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty theo quy định nhà nước. Tổ chức
GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chương 2: Thực tế HT KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại cty…

Trang 15

toàn bộ Công ty, kiểm tra đôn đốc cán bộ dưới quyền thực hiện kế hoạch đề ra. Tạo
dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và các tổ chức khác để phát huy thế mạnh của
toàn Công ty.
 Phòng kế toán:
Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp lệnh kế toán cùa nhà nước. Tổ chức
ghi chép, thống kê, tổng hợp chứng từ, báo cáo, đánh giá phản ánh nghiệp vụ phát
sinh, theo dõi tình hình tài chính trong Công ty. Thường xuyên đối chiếu chứng từ
công nợ, lập bảng thanh lý hợp đồng. Theo dõi tình hình tín dụng, tài chính, vật tư, tài
sản Công ty, tổ chức kiểm kê báo cáo đánh giá tài sản, điều chỉnh xử lý chênh lệch
thừa thiếu tài chính. Lập báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, hàng quý cho lãnh

đạo Công ty.
 Phòng kinh doanh:
Tham mưu cho ban giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiến hành
chào giá, đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế Công ty. Thường xuyên theo dõi, thực
hiện và triển khai các hợp đồng kinh tế đảm bảo đúng tiến độ, đáp ứng nhu cầu của
khách hàng. Nắm bắt thông tin thị trường, tiếp cận, xử lý, đề xuất phương thức kinh
doanh, chính sách giá cả, giảm giá khuyến mãi, nhằm giữ vững và tìm kiếm thêm
khách hàng.
 Phòng hành chánh nhân sự:
Tổ chức bộ máy nhân sự trong Công ty. Quản lý theo dõi tình hình biến động nhân
sự. Tổ chức công tác tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật. Lập kế họach đào tạo nâng cao
trình độ, tay nghề cho nhân viên. Tổ chức thực hiện hành chánh quản trị: mua sắm
thiết bị, dụng cụ văn phòng.
 Bộ phận giao nhận và Kho:
Bốc xếp hàng hóa khi có hàng chuyển tới kho và có trách nhiệm nhận hàng từ xe
đưa vào kho. Kiểm tra hàng nhận có đúng quy cách và chất lượng hay không. Giao
hàng đúng thời gian và địa điểm của khách hàng. Khi phòng kinh doanh có yêu cầu, bộ
phận giao hàng phải giao hàng theo đúng thời gian và địa chỉ quy định.
Cung cấp hàng hóa cho bộ phận giao nhận dựa vào đơn đặt hàng do phòng kinh
doanh cung cấp. Kiểm tra chất lượng, số lượng và quy cách hàng hóa. Đối với hàng
hóa bị lỗi cần có biện pháp xử lý kịp thời. Theo dõi lượng hàng tồn để kịp thời bổ sung
và có kế hoạch xuất bán.
GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Chương 2: Thực tế HT KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại cty…

Trang 16

2.1.5. Tổ chức công tác kế toán tại công ty:
2.1.5.1. Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty:
a) Chế độ chứng từ kế toán:
Hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán ban hành
theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
b) Hệ thống tài khoản:
Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản cấp 1 do nhà nước ban hành
kèm theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006/ của Bộ Tài Chính. Căn cứ
vào tình hình thực tế công tác kế toán tại công ty, kế toán công ty đã xây dựng thêm
các tài khoản cấp 2, cấp 3 cho phù hợp.
c) Hình thức sổ kế toán:
Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán: Nhật ký chung và ghi sổ bằng máy vi
tính.
Hiện nay công ty TNHH SX-TM Thép Toàn Thiên đã vận dụng phần mềm kế toán
vào công tác kế toán. Với phần mềm kế toán Arasoft có thể giúp nhân viên kế toán
nhanh chóng cập nhật được số liệu cần thiết sau đó sẽ có bộ xử lý tự động trên máy để
đưa ra các số liệu kế toán, vào sổ theo chương trình đã được cài đặt sẵn. Như vậy việc
xử lí, lưu trữ số liệu không còn là vấn đề khó khăn, khối lượng công việc được giảm
thiểu, đồng thời thông tin kế toán được bảo mật chặt chẽ, truy cập được nhanh chóng
và hiệu quả.

Sổ quỹ

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toán
chi tiết

Sổ cái

Bảng tổng hợp
chi tiết

Bảng cân đối số
phát sinh
GVHD: Th.S Tăng Thị Thanh Thủy

Báo cáo tài chính

SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương

Khóa luận tốt nghiệp: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH thép Toàn Thiên

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về