ÁP DỤNG 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY

Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
ÁP DỤNG 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ CÁC
PHÒNG BAN CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY
***
I. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG, MỤC TIÊU CỤ THỂ CỦA 5S
1.1 Phạm vi thực hiện 5S
5S sẽ được thực hiện trước hết ở các phòng ban chức năng công ty bao gồm
phòng Tổ chức hành chính, phòng Đầu tư kinh doanh, phòng Tài chính kế hoạch,
phòng Du lịch. Khi việc 5S đã được phổ biến có thể áp dụng mở rộng tại các đơn vị
cơ sở của công ty.
1.2 Đối tượng chủ yếu thực hiện 5S
5S thực hiện ở các phòng ban chức năng chủ yếu là, hợp lý hoá cơ cấu bố trí
phòng ban công ty, đưa ra các tiêu chuẩn, quy định về vệ sinh công ty, sắp xếp hợp lý
lại các vật dụng trong công việc .
Việc hợp lý hoá cơ cấu mặt bằng của các phòng ban chức năng tức là bố trí sắp
xếp lại vị trí các phòng ban chức năng để có thể sử dụng diện tích mặt bằng vốn có
của công ty một cách hợp lý hơn.
Các tiêu chuẩn quy định đưa ra đó là những cơ sở để cho 5S có thể đi vào nề
nếp của hoạt động của công ty, đó cũng là các tiêu chí để 5S có thể được thực hiện và
phát huy hiệu quả của nó. Ví dụ như các tiêu chuẩn để phân định các vật dụng cần
thiết hay không cần thiết, các quy định thực hiện vệ sinh công ty, các khu vực riêng
phân công từng cá nhân cụ thể và thời gian cụ thể…
Các vật dụng chủ yếu trong công việc hàng ngày có thể là giấy tờ, sổ sách, các
vật dụng cá nhân… có thể ở một vị trí có thể có một số vật dụng riêng biệt nhưng
nhìn chung các vật dụng cơ bản trong các phòng ban chức năng công ty bao gồm các
vật dụng sau:
Biểu 3.1 DANH SÁCH CÁC VẬT DỤNG PHỔ BIẾN
1
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
1
1

Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
STT Nhóm vật dụng Tên vật dụng
1
Vật dụng chiếm nhiều diện tích
Bàn làm việc
2 Tủ đựng hồ sơ sổ sách
3 Giá đựng giấy tờ, sách báo
4 Ghế ngồi làm việc
5 Máy vi tính
6 Máy in
7 Máy photocopy
8 Bàn tiếp khách
9
Văn phòng phẩm
Các văn bản đi, văn bản đến
10 Các văn bản khác
11 Sách
12 Hồ sơ lưu trữ
13 Dập gim
14 Kẹp giấy
15 Bút các loại
16 File mềm
17 Giấy in, giấy loại
18 Con dấu
19
Các vật dụng khác
Ấm chén
20 Phích nước
21 Báo, tạp chí
1.3 Mục tiêu thực hiện 5S:

Thực hiện 5S tại các phòng ban chức năng của công ty nhằm khắc phục một số
các mặt hạn chế về thực trạng của của công ty hiện nay và tạo một môi trường làm
việc hiệu quả trong công ty. Cụ thẻ giúp các phòng ban có được một môi trường hạn
chế nhất các vật dung không cần thiết trong công ty, vệ sinh thường xuyên sạch sẽ và
các nhân viên công ty luôn có thái độ tốt đối với nơi làm việc của mình. Tù những
mặt tích cực đó tạo cho công ty một hình ảnh thực sự tốt đẹp trong mắt khách hàng
cũng như nội bộ công ty.
Qua việc áp dụng 5S công ty có thể tiến xa hơn trong việc tiếp cận với các hệ
thống quản lý chất lượng và các công cụ quản lý chất lượng. Có thể chủ động hơn
trong tiếp cận các hệ thống quản lý như ISO 9001, TQM, các chương trình cải tiến
chất lượng của KAIZEN…
2
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
2
2
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
Hình 3.1 ĐỀ SUẤT THAY ĐỔI CƠ CẤU MẶT BẰNG CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG
3
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
Cầu thang bộ
WC
P. TC - KH
( 45 m
2
)
P. ĐẦU TƯ
( 20m
2
)
Bể nước mái

(24.5 m
2
)
P. KHO LƯU
TRỮ HỒ SƠ
( 18 m
2
)
( 10m
2
) ( 10m
2
)
P. TCHC
(21.5 m
2
)
P. T ỔNG GIÁM ĐỐC
( 28.5 m
2
)
PHÒNG HỌP
(28.5 m
2
)
PHÒNG DU LỊCH
(43 m
2
)
TỔ DỊCH VỤ

P. DU LỊCH
P. PTGD
(21.5 m
2
)
Kho điện
Thang
máy
Cầu thang
bộ
Tổ Văn Thư
( P.TCHC )
( 20 m
2
)
3
3
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
4
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
4
4
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
II. THUẬN LỢI KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY KHI THỰC HIỆN 5S
2.1 Những thuận lợi
Ban lãnh đạo công ty rất quan tâm đến những vấn đề thay đổi hoạt động công ty
nhằm nâng cao hiệu quả làm việc công ty.
Mặt tích cực phải nhắc đến đầu tiên là thái độ làm việc và sự tự giác của nhân
viên trong công ty. Mặc dù chưa có những quy định cụ thể nhưng nhân viên rất có ý
thức trong những hoạt động của mình.

Đội ngũ nhân viên của công ty chiếm phần lớn là các nhân viên trẻ, năng động
và khả năng tiếp thu những cái mới khá nhanh và hiệu quả.
Hoạt động của công ty hầu như đã ổn định sau hai năm cổ phần hoá và đang
ngày càng thích nghi với điều kiện làm việc mới này.
2.2 Những khó khăn
Thông qua sơ đồ về cơ cấu mặt bằng của công ty có một số điểm chưa hợp lý
gây ra những bất tiện trong công việc của các nhân viên trong phòng tổ chức hành
chính. Bất tiện thứ nhất là việc bố trí đặt máy tính làm viêc. Máy tính làm việc đặt tại
phòng văn thư lưu trữ nhưng bàn làm việc đặt tại phòng hành chính. Việc sắp đặt
không hợp lý này gây mất thời gian và không thuận tiện và không linh hoạt trong
công việc. Nhưng thực hiện 5S để sắp xếp lại cần phải có một kế hoạch đúng đắn và
khắc phục những nhược điểm cũ mà không làm phát sinh những vấn đề mới, điều đó
đòi hỏi người thực hiện chương trình phải có trình độ nhất định
Công ty dổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội chưa áp dụng một hệ thống
quản lý chất lượng nào nên cách tiếp cận mới trên phương diện chất lượng khác với
các cách tiếp cận cũ sẽ gây một số khó khăn cho công ty. Công ty phải thực hiện đào
tạo từ đầu đội ngũ nhân viên công ty từ lãnh đạo cho đến các thành viên khác có liên
quan.
5
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
5
5
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
Khi thực hiện chương trình 5S cần phải có sự đầu tư về kinh phí cũng như thời
gian, chính về sự gia tăng về chi phí này nếu không được thuyết phục bởi các lợi ích
lâu dài sẽ khó được chấp nhận và thông qua.
III. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 5S
3.1 Giai đoạn chuẩn bị
Trước khi ra một quyết định ban lãnh đạo công ty phải có sự phân tích những
thuận lợi, những khó khăn, cũng như chi phí, lợi ích hoạt động phong trào 5S mang

lại. Trong giai đoạn này, ban lãnh đạo cố gắng phân tích và tìm hiểu những nguyên
lý, và lợi ích của 5S và cam kết thực hiện 5S. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể đi tham
quan một số các doanh nghiệp đã thực hiện 5S để học hỏi kinh nghiệm. Trong quá
trình tìm hiểu này nếu doanh nghiệp gặp khó khăn có thể thông qua một tổ chức tư
vấn hỗ trợ. Hiện nay có rất nhiều tổ chức, trung tâm trực thuộc các trường đại học có
thể cung cấp dịch vụ này.
Một trung tâm thường xuyên có các khoá đào tạo và cho quan sát thực tế các
hoạt động 5S uy tín đó là TRUNG TÂM HỢP TÁC NGUỒN NHÂN LỰC VIỆT
NAM - NHẬT BẢN viết tắt là VJCC qua các khoá học sẽ giúp các nhà quản lý
nắm bắt được những điều mình cần phải làm và phải làm như thế nào, các công ty
khác đã làm như thế nào và hiệu quả ra sao. Kết quả của giai đoạn này là ban lãnh
đạo công ty nắm dược lợi ích 5S, cách thức thực hiện và đưa ra quyết định thực hiện
chương trình 5S.
3.2 Các bước triển khai thực hiện 5S
3.2.1 B1. Thông báo của lãnh đạo về việc cam kết thực hiện phong trào 5S.
Sau khi có quyết định thực hiện chương trình 5S ban lãnh đạo phải có thông báo
cam kết thực hiện phong trào này. Cam kết của lãnh đạo thể hiện trách nhiệm, và sự
quyết tâm thực hiện 5S đến cùng. Sự cam kết thực hiện của lãnh đạo là một việc làm rất
6
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
6
6
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
quan trọng đối với việc thực hiện chương trình 5S. Cam kết của lãnh đạo là cơ sở và là
động lực thúc đẩy các nhân viên thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn 5S đặt ra.
Trong giai đoạn này người lãnh đạo thông báo cho toàn công ty về quyết định
thực hiện phong trào 5S trong công ty, nội dung 5S là gì, đối tượng, phạm vi, mục
tiêu và lợi ích mà 5S mang lại, đồng thời giới thiệu các thông tin, dụng cụ, các vấn đề
chung nhất để thực hiện 5S như thẻ đỏ, thẻ vàng, thẻ xanh, đồng phục đội 5S theo các
hình ảnh kèm theo. ( PHỤ LỤC )

3.2.2 B2. Thành lập bộ phận phụ trách phong trào 5S
Lãnh đạo bổ nhiệm ban chỉ đạo thực hiện và chỉ định người có trách nhiệm chính
để tiến hành phong trào này. Giai đoạn này kết thúc khi công ty đào đào tạo người có
trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện phong trào. Ban chỉ đạo thực
hiện chương trình có thể là các cán bộ có uy tín đại diện cho các phòng ban chức năng
của công ty hoặc chính ban lãnh đạo công ty đứng ra tiến hành phong trào này. Trong
trường hợp có thể thì bộ phận phụ trách phong trào 5S có thể tách riêng ra thành một
phòng riêng nhưng với điều kiện để tiết kiệm diên tích mặt bằng của công ty để kinh
doanh cho thuê thì bộ phận phụ trách phong trào 5S nên thực hiện kiêm nhiệm tức là vừa
thực hiện chức năng chính ở các phòng ban vừa phụ trách 5S.
3.2.3 B3. Lên kế hoạch thực hiện phong trào 5S
Sau khi thành lập bộ phận thực hiện phong trào 5S thì bộ phận này cùng ban
lãnh đạo công ty sẽ dựa trên những thực trạng của công ty, mục tiêu hoạt động 5S để
đưa ra các kế hoạch thực hiện phong trào 5S. Các kế hoạch thực hiện 5S phải hợp lý
và được sự thông qua của ban lãnh đạo và các chuyên trách. Thông thường 5S được
thực hiện theo trình tự SEIRI, SEISO, SEITON, SEIKETSU, sau khi thực hiện 3S
đầu tiên có thể thực hiện kết hợp với SHITSUKE từ lúc dó. Kế hoạch thực hiện 5S
phải cụ thể cho từng S một với nội dung và tiến độ của từng giai đoạn.
Riêng trong giai đoạn khi thực hiện SEIRI cần thiết phải đưa ra các tiêu chuẩn
để thực hiện việc sàng lọc những vật dụng cần thiết và không cần thiết. Các tiêu
7
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
7
7
(
2
)
X
â
y

d
ự
n
g

t
i
ê
u

c
h
u
ẩ
n

c
h
o

S
e
i
r
i
(
4
)

Đ
á
n
h

g
i
á

v
ậ
t

d
ụ
n
g

k
h
ô
n
g

c
ầ
n

t
h

i
ế
t
(
3
)
D
ọ
n

d
ẹ
p

v
ậ
t

d
ụ
n
g

k
h
ô
n
g

c

ầ
n

t
h
i
ế
t
(
1
)

C
h
u
ẩ
n

b
ị

c
h
o

S
e
i
r
i

Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
chuẩn này phải cụ thể cho từng đối tượng như giấy tờ, hồ sơ, văn bản đến, văn bản
đi, các vật dụng khác… Các quy định về vệ sinh sạch sẽ các phòng ban…
3.2.4 B4. Thực hiện đào tạo việc quy định trong tổ chức
Khi kế hoạch triển khai đã được xây dựng công việc đầu tiên thực thi đó là việc
đào tạo cho các nhân viên về các quy định của công ty. Các quy định này có thể được
truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp hay có thể là một buổi học ngoại khóa. Để các quy
định này được đi vào thực tế lãnh đạo công ty triển khai dần từng bước và theo từng
giai đoạn thích hợp. Khi các thành viên trong công ty đã nắm được mục tiêu, cách
thức tiến trình và các quy định liên quan thì bắt đầu chuyển sang giai đoạn thực thi
các công việc cụ thể trong bước tiếp theo.
3.2.5 B5. Tiến hành tổng vệ sinh của toàn tổ chức
(Tiến hành tổng vệ sinh có thể thực hiện được vào ngày nghỉ hay ngày làm việc
bình thường )
Tiến hành tổng vệ sinh là giai đoạn thực hiện sau khi các nhân viên đã nắm bắt
được các tiêu chuẩn mà ban lãnh đạo công ty và bộ phận phong trào 5S đã đưa ra.
Trong lần tổng vệ sinh đầu tiên này công ty sẽ tiến hành theo tình tự 5S. Thực hiện
5S theo hai giai đoạn:
Giai đoạn 1 : Bắt đầu bằng Seiri
Giai đoạn 2: Thực hiện Seiri, Seiton, và Seiso hàng ngày tạo thói quen trong công việc
3.2.5.1 Giai đoạn 1: Bắt đầu bằng Seiri
Hình 3.2 SƠ ĐỒ QUÁ TRÌNH TIẾN HÀNH SEIRI
8
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
8
8
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
9
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
9

9
* Xác định đối tượng (Đại điểm, vật dụng) * Đặt mục tiêu* Chuẩn bị thực hiện
Cần thiết hay không cần thiết?
Y
N
Y
N
Dễ chuyển đi hay không?
Địa điểm bảo quản
Hoá đơn
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
Hình 3.3 QUY TRÌNH THỰC TẾ THỰC HIỆN SEIRI
Trong quá trình thực hiện SEIRI cần có các tiêu chuẩn đánh giá vật cần thiết và
vật không cần thiết. Chuẩn này được xây dựng dựa trên tần xuất được sử dụng của
vật dụng. Các vật cần dùng cũng như vật không cần dùng đều phải có các tiêu chuẩn.
Trong các phân xưởng có quy mô người ta phân biệt các vật thường dùng và không
cần dùng bằng các thẻ. Thẻ đỏ là dấu hiệu vật không thường dùng, thẻ vàng là vật
thường dùng, thẻ xanh là hàng tồn qua ngày không thường dùng nhưng vẫn lưu tại vị
10
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
Bảng tiêu chuẩn đánh giá
Vật dụng Thời gian không sử dụng Hoá đơn Danh sách


Danh sách các vật không cần thiết
TT Số hoá đơn Tên Số Số lượng Lý do Hành động


10
10

Danh sách đúng theo tiêu chuẩn
Danh sách đúng theo tiêu chuẩn
Hoạt động gắn thẻ đỏ
Đánh giá phân loại
Loại bỏ vật dụng không cần thiết
Trả lại
Bán
Chuyển đổi
Phế liệu
Không sử dụng vào việc gì
Đang không được sử dụng
Quá thừa
Danh sách các vật dụng không cần thiết
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
trí cũ chờ chuyển đi. Đối với các vật cần dùng cần có các thứ tự ưu tiên rõ ràng với
vật thường dùng nhiều nhất, thứ hai, thứ ba .... để thuận tiện cho các bước thực hiện
các S tiếp theo. Đối với các vật không cần dùng phải có các phương án để xử lý nó.
Kết thúc quá trình thực hiện SEIRI là bản tổng hợp kết quả hoạt động theo danh sách.
Hình 3.4 QUY TR ÌNH XỬ LÝ CÁC VẬT DỤNG KHÔNG CẦN THIẾT
Hình 3.5 MẪU HÌNH DẠNG THẺ ĐỎ
11
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
11
11
Số Thông báo loại bỏ luykPhản hồi của người ra quyết định
Tên người điều traMô tả vật dụngĐịa điểm:Ngày:Nhận xét:
Tên và chức vụ người ra quyết địnhNgười thứ 1:Người thứ 2:Quyết định hoặc kế hoạch loại bỏ:Trả lại, Bán,Chuyển đổi,Sữa chữa,Bỏ.(Ý kiến khác )Thực hiện bởi:Nhận xét:
Số Thông báo không loại bỏ luykPhản hồi của người ra quyết định
Tên người điều traMô tả vật dụngĐịa điểm:Ngày:Nhận xét:
Tên và chức vụ người ra quyết địnhNgười thứ 1:Người thứ 2:Quyết định hoặc kế hoạch sử dụng: (Ý kiến khác )Thực hiện bởi:Nhận xét:

Số Thông báo không loại bỏ luykPhản hồi của người ra quyết định
Tên người điều traMô tả vật dụngĐịa điểm:Ngày:Nhận xét:
Tên và chức vụ người ra quyết địnhNgười thứ 1:Người thứ 2:Quyết định hoặc kế hoạch sử dụng:(Ý kiến khác )Thực hiện bởi:Nhận xét:
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
Hình 3.6 NỘI DUNG THẺ XANH - THẺ ĐỎ - THẺ VÀNG
12
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
12
12
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp

Biểu 3.2 DANH SÁCH CÁC VẬN DỤNG KHÔNG CẦN THIẾT THEO ĐÚNG TIÊU CHUẨN (Ví dụ )
ĐỐI TƯỢNG
THỜI GIAN KHÔNG SỬ
DỤNG
ĐÁNH GIÁ BỞI
NHẬN
XÉT
NGƯỜI THỨ NHẤT NGƯỜI THỨ HAI
Bình hoa cũ 12 Tháng Người đứng đầu Giám đốc
Rèm cửa hỏng 6 Tháng Người đứng đầu Giám đốc
Tạp chí cũ 1 Tháng Người đứng đầu Giám đốc
Cây cảnh đặt không hợp lý trong
phòng
6 Tháng Người đứng đầu Giám đốc
Giấy loại 1 tuần Người đứng đầu Giám đốc
Vật dụng cá nhân không phục vụ
hoạt động công ty
2 Tháng Người đứng đầu Giám đốc
Sách cũ 3 Tháng Giám đốc Người đứng đầu

Báo cũ 6 Tháng Giám đốc Người đứng đầu
Bàn làm việc bố trí không hợp lý 6 Tháng Giám đốc Người đứng đầu
File mềm đã hỏng 3 Tháng Người đứng đầu Giám đốc
Các tệp văn bản đã được lưu giữ 3 Tháng Người đứng đầu Giám đốc
13
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
13
13
Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp
Biểu 3.3 DANH SÁCH CÁC VẬN DỤNG CẦN THIẾT THEO ĐÚNG TIÊU CHUẨN (Ví dụ)
ĐỒ VẬT ĐẶC ĐIỂM
TẦN SUẤT SỬ DỤNG
(Ngày, tháng, năm)
TIÊU CHUẨN SỐ LƯỢNG
Thuộc
Số
Bàn làm việc
Mới
20/ D.M.Y 3
Tủ đựng hồ sơ sổ sách
Cũ 3/ D.M.Y 2
Giá đựng giấy tờ, sách báo
Mới
2/D. M.Y 1
Ghế ngồi làm việc
Mới
10/ D.M.Y 5
Máy vi tính
c ũ 7/D.M.Y 3
Máy in

Cũ
2/D.M.Y 1
Máy photocopy
Mới
1/D.M.Y 1
Bàn tiếp khách
Cũ
3/D. M.Y 2
Các văn bản đi, văn bản đến
Cũ
4/D.M. Y 1
Các văn bản khác
Mới 2/D.M.Y 1
Sách
cũ 2/D.M.Y 1
Hồ sơ lưu trữ
Mới 10/ D.M.Y 2
Dập gim
Cũ 7/D.M.Y 2
Kẹp giấy
Mới 2/D.M.Y 1
Bút các loại
Cũ 1/D.M.Y 3
File mềm
cũ 3/D. M.Y 1
Giấy in, giấy loại
Mới
4/D.M. Y 2
Con dấu
Mới

2/D.M.Y 1
14
Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
14
14