PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FORMACH

PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ NHÂN
SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FORMACH
1.ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN FORMACH TRONG
THỜI GIAN TỚI.
Trong kế hoạch giai đoạn phát triển 2005-2010 công ty đã đề ra kế hoạch
phát triển cụ thể như sau:
1. Củng cố và phát triển dần tiến tới phát triển ổn định về các mặt của
công ty như doanh thu, lợi nhuận, cơ sở hạ tầng, người lao động mức tăng
trưởng đều và ổn định.
2. Đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu gỗ sang Iran, Nêphan, Myanma, Lào…
Đẩy mạnh xuất khẩu Pallet sang thị trường Nhật Bản. Tiếp tục tìm kiếm bạn
hàng và thị trường mới.
3. Nâng cao trình độ và năng lực của cán bộ công nhân viên trong công
ty, ngày một cải tiến hơn chế độ đãi ngộ thông qua tiền lương, tiền thưởng để
kịp thời động viên, khuyến khích cán bộ công nhân viên trong công ty nhiệt
tình và có trách nhiệm cao trong công việc.
4. Xây dựng đội ngũ lãnh đạo của công ty đủ năng lực, trình độ có tâm
huyết để thực sự là đầu tầu gương mẫu nhiệt tình để thực sự phù hợp với yêu
cầu và đòi hỏi của cơ chế quản lý kinh tế mới.
5. Chấn chỉnh hoạt động của các phòng ban chức năng với yêu cầu đồng
bộ, đoàn kết nhằm thực hiện mục tiêu chung, tạo điều kiện thuận lợi cho các
đơn vị trực tiếp kinh doanh. Nâng cao vai trò quản lý một cách chặt chẽ, có
hiệu quả.
6. Kiện toàn công tác quản lý tài sản tiền vốn, với mục tiêu quản lý chặt
chẽ về vốn để tránh thất thoát nhưng phải đảm bảo thông thoáng cho kinh
doanh. Xây dựng các quy định về sử dụng vốn, về mua sắm và sử dụng tài sản
công cụ lao động.
1
7. Mạnh dạn đầu tư đào tạo lực lượng cán bộ trẻ có phẩm chất, có năng
lực và trình độ chuyên môn để thực sự nhận những trọng trách của công ty.
8. Thực hiện tốt thoả ước lao động theo bổ xung và ký kết hàng năm giữa

đại diện sử dụng lao động với công đoàn. Đảm bảo quyền lợi, chế độ của người
lao động theo quy định, theo thoả ước.
9. Phối hợp cùng ban chấp hành công đoàn công ty phát động và tổng kết
các phong chào thi đua, tuyên dương khen thưởng kịp thời với những tích cực
sáng tạo trong sản xuất kinh doanh, nghiêm khắc với những trường hợp cố tình
vi phạm nội quy, quy chế đã đề ra.
10. Đẩy mạnh hoạt động dân chủ trong công ty, đưa sinh hoạt dân chủ
thường xuyên hàng tháng để tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên thực hiện
quyền làm chủ của mình, tham gia vào việc xây dựng, thực hiện phương án sản
xuất kinh doanh, vào công việc điều hành và quản lý công ty.
11. Tập trung kiện toàn cơ chế quản lý theo hướng giao quyền chủ động
cho các đơn vị trực tiếp kinh doanh phân chia quyền lợi theo nguyên tắc phân
phối theo lao động.
2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN
SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN FORMACH.
2.1 Xây dựng chương trình phân tích công việc.
Hoạt động phân tích công việc tại Công ty cổ phần Formach không được
thực hiện. Hiện công ty vẫn chưa có bản mô tả công việc, bảng yêu cầu thực
hiện công việc và bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc. Đây là một thiếu sót của
hoạt động quản trị nhân sự. Vậy để hoạt động này được thực hiện có hiệu quả
Công ty cần tiến hành phân tích các chức danh công việc của toàn Công ty. Các
chức danh công việc cụ thể là:
2
Biểu số9 : Các chức danh công việc tại công ty cổ phần Formach
Chức danh công việc
Đơn vị Lao động gián tiếp Lao động
trực tiếp
Ban giám đốc Tổng giám
đốc
Phó tổng

giám đốc(3)
Phòng tổ chức
hành chính
Trưởng,
phó phòng
Nhân viên
(10)
Bảo vệ
(16)
Lái xe
Phòng kế toán tài
chính
Kế toán
trưởng
Kế toán viên
(11)
Phòng kế hoạch
đầu tư
Trưởng,
phó phòng
Nhân viên
(10)
Lái xe
Phòng kỹ thuật-
KCS
Trưởng,
phó phòng
Nhân viên
(9)
Phòng kinh

doanh nội địa
Trưởng,
phó phòng
Nhân viên
(3)
Phòng kinh
doanh xuất nhập
khẩu I và II
Trưởng,
phó phòng
Nhân viên
(13)
Các xí nghiệp
trực thuộc
Giám, phó
giám đốc xí
nghiệp
Nhân viên
(29)
Công
nhân
(348)
Chi nhánh
Formach tại HN
và TP HCM
Giám đốc,
phó giám
đốc chi
nhánh
Nhân viên

(27)
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính công ty cổ phần Formach)
Để hoạt động phân tích công việc được thực hiện có hiệu quả Công ty
nên tiến hành theo trình tự sau:
a. Xây dựng một tổ phân tích công việc: Gồm 5 người, tổ phân tích này có
thể là những người có kinh nghiệm lâu năm, am tường về công việc, có uy tín
và có khả năng thực hiện tốt các công việc được giao. Những thành viên tham
3
gia vào quá trình phân tích công việc có thể gồm giám đốc, trưởng các phòng
ban và các đơn vị chức năng, các cán bộ cũng như các công nhân viên có kinh
nghiệm lâu năm trong nghề. Công việc của nhóm phân tích công việc gồm:
(1) Xây dựng bảng công việc cho bất kỳ loại lao động nào dù đó là lao
động trực tiếp hay gián tiếp, phải nêu được tên công việc những trách nhiệm,
nhiệm vụ, điều kiện làm việc và những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực
hiện công việc.
(2) Xây dựng bảng yêu cầu đối với người thực hiện công việc. Đó là các
yêu cầu mà người thực hiện công việc phải có được như kiến thức, trình độ học
vấn, trình độ lành nghề cần phải có, ngoại ngữ, tin học, sức khoẻ, kinh nghệm
làm việc…
(3) Xây dựng bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc: là một tập hợp các chỉ
tiêu phản ánh các yêu cầu về số lượng, chất lượng về sự hoàn thành các nhiệm
vụ trong bảng mô tả công việc.
(4) Xác định chu kỳ phân tích công việc sao cho đáp ứng được những
yêu cầu, đòi hỏi của công việc hiện tại và phù hợp với khả năng tài chính của
Công ty.
(5) Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin: yêu cầu phải thu thập
thông tin nhanh, chính xác với chi phí trong khuôn khổ cho phép.
b. Công ty cần lập một tổ công tác, đánh giá hoạt động phân tích công
việc của nhóm phân tích: để kiểm tra độ tin cậy các thông tin mà nhóm phân
tích đưa ra. Nhóm này có thể là giám đốc, trưởng, phó phòng, công nhân viên

có kinh nghiệm hoặc chủ tịch công đoàn.
Hoạt động phân tích công việc đòi hỏi phải được Công ty tiến hành phân
tích tất cả các chức danh công việc hiện có trong Công ty. Sau đây là một ví dụ
về hoạt động phân tích công việc:
Phân tích công việc cho chức danh công việc trưởng phòng Kế hoạch và
đầu tư Công ty cổ phần Formach.
4
 Phương pháp được sử dụng để tiến hành thu thập thông tin
là bản câu hỏi thực hiện công việc . Bản câu hỏi này được tiến hành tại
phòng Kế hoạch và đầu tư và phòng Tổ chức hành chính công ty cổ phần
Formach với số người được hỏi là 15 người.
BẢN CÂU HỎI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Mục đích: Nhằm xác định rõ tên công việc, nhiệm vụ, nghĩa vụ, trách
nhiệm của công việc.
Xin Anh (chị) hãy trả lời cho chúng tôi biết những thông tin theo yêu cầu
sau:
Ngày… tháng… năm…
Họ và tên:
Tuổi:
Phòng/ ban/ đơn vị:
Chức danh hiện đang công tác:
(1) Những công việc chính, Anh (chị) làm hàng ngày hiện nay là gì?
(2) Nêu những công việc có liên quan trong công việc chính của Anh
(chị)?
(3) Trách nhiệm về công việc Anh (chị) đang làm hiện nay là gì?
(4) Theo Anh (chị) công việc này đòi hỏi yêu cầu về trình độ chuyên
môn ở mức độ nào?
(5) Những lỗi Anh (chị) thường gặp khi thực hiện công việc? Cách sửa
chữa những lỗi đó?
(6) Công việc của Anh (chị) có cần kinh nghiệm làm việc không? Nếu

cần, thời gian bao lâu?
5
(7) Theo Anh (chị), để công việc được thực hiện thành thạo cần khoảng
bao nhiêu thời gian?
(8) Những mối quan hệ cần thiết trong khi thực hiện công việc?
(9) Công việc của Anh (chị) có cần loại công cụ hỗ trợ nào không? Nếu
có, cần loại công cụ, dụng cụ nào?
(10) Anh (chị) hãy cho biết một số ý kiến theo quan điểm của Anh (chị)
trong quá trình thực hiện công việc?
 Hoạt động phân tích công việc nhằm đưa ra bản mô tả công
việc, bản yêu cầu thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công
việc. Cụ thể như sau:
BẢN MÔ TẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC:
 Chức danh công việc: Trưởng phòng kế hoạch và đầu tư.
 Địa điểm thực hiện công việc: tại phòng Kế hoạch và đầu tư
công ty cổ phần Formach.
Tóm tắt nhiệm vụ và trách nhiệm:
1. Chịu sự lãnh đạo của giám đốc công ty.
2. Tham gia xây dựng chiến lược phát triển Công ty cùng với giám
đốc và các bộ phận khác trong công ty.
3. Lập kế hoạch sản xuất toàn công ty theo quý , năm.
4. Báo cáo thống kê tổng hợp kế hoạch, định kỳ theo quy định.
5. Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản của công ty, giám sát việc
thực hiện và thanh quyết toán các công trình xây dựng cơ bản.
6. Quản lý kho hàng của công ty, quản lý việc xuất nhập hàng hoá.
7. Tổ chức làm chào giá, chào thầu các hạng mục công trình.
8. Lập kế hoạch mua sắm đầu tư đổi mới trang thiết bị toàn công ty.
9. Thu thập và xử lý thông tin về khách hàng.
10. Thu thập tìm kiếm các đối tác liên doanh, liên kết sản xuất.
11. Nghiên cứu phát triển thị trường sản phẩm mới.

6
Điều kiện làm việc:
1. Điều kiện làm việc tại nơi đủ ánh sáng, không bị khói bụi, tiếng
ồn.
2. Những trang thiết bị cần sử dụng trong quá trình thực hiện công
việc như máy vi tính, máy fax, điện thoại cố định và các thiết bị văn
phòng khác.
Thời gian làm việc: ngày làm việc 8 giờ và theo giờ hành chính, tuần làm
việc 48 giờ.
BẢN YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC:
Chức danh công việc: Trưởng phòng kế hoạch và đầu tư.
Yêu cầu về sức khoẻ: phải có sức khoẻ tốt, không có dị tật.
Yêu cầu về kiến thức:
1. Tốt nghiệp đại học trở lên các chuyên ngành kỹ thuật.
2. Có trình độ lý luận chính trị từ trung cấp trở lên.
3. Có kinh nghiệm làm việc ít nhất ba năm kinh nghiệm trở lên.
4. Nắm vững pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
5. Am hiểu đường lối, chiến lược kinh doanh của Công ty.
6. Am hiểu thực tiễn đời sống, xã hội ở trong và ngoài nước.
7. Điềm tĩnh, chín chắn trong giải quyết công việc, có khả năng làm
việc độc lập cao.
8. Có khả năng giao tiếp tốt, biết thu hút và tập hợp nhân viên.
9. Sử dụng thông thạo tiếng Anh, máy vi tính.
BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Chức danh công việc: Trưởng phòng kế hoạch và đầu tư.
1. Lập các kế hoạch sản xuất của Công ty một cách khoa học và hiệu
quả.
2. Luôn đảm bảo đáp ứng nguồn hàng hoá một cách linh hoạt trong
bất cứ tình huống nào.
7

3. Có tinh thần trách nhiệm cao, nghiêm túc, gương mẫu trong công
việc, được bạn bè và đồng nghiệp trong Công ty tín nhiệm.
4. Không để xẩy ra bất kỳ một sai sót nào trong quá trình ký kết các
hợp đồng.
5. Hành vi, tác phong trong công việc tích cực, vui vẻ, hoà nhã với
mọi người. Có được uy tín tốt trong Công ty.
Trên đây là một ví dụ của hoạt động phân tích công việc. Công ty nên
tiến hành phân tích đối với tất cả các chức danh công việc và có bảng mô tả
công việc, yêu cầu thực hiện công việc và bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc
cho tất cả các chức danh công việc hiện có của Công ty.
2.2 Thực hiện tốt kế hoạch hoá nguồn nhân lực.
Hoạt động kế hoạch hoá nguồn nhân lực tại công ty cổ phần Formach chỉ
được thực hiện trong việc xác định cầu nhân lực trong năm tiếp theo bằng
phương pháp rất đơn giản là tính xem có bao nhiêu người về hưu trong năm
hiện tại và trong năm kế tiếp, như vậy chỉ là để biết số nhân lực trong năm tiếp
theo mà thôi. Để hoạt động kế hoạch hoá nguồn nhân lực có hiệu quả, phù hợp
với kế hoạch mục tiêu, khối lượng công việc của công ty trong giai đoạn tiếp
theo công ty nên thực hiện các giải pháp sau:
Dự báo cầu nhân lực:
Việc dự báo cầu nhân lực trong năm tiếp theo công ty nên dự báo theo
các phương pháp sau:
(1) Xác định số nhân lực bổ xung, thay thế những người đã về hưu,
chuyển công tác, tai nạn, nghỉ mất sức trong năm hiện tại. Việc xác định số
nhân lực này dựa trên việc xác định số lao động trong năm đã nghỉ công việc
mà người đó đảm nhận, công việc này sẽ được các phòng ban và các đơn vị
thành viên đưa ra báo cáo vào cuối năm về số lao động giảm trong năm của đơn
vị mình trên cơ sở đó sẽ có được số lượng người cần bổ xung thay thế cho năm
tới.
8
(2) Xác định số lượng công việc cần làm trong năm tiếp theo thông qua

các chỉ tiêu, kế hoạch của năm tới. Số lượng công việc cần làm này được xác
định dựa trên cơ sở xác định khối lượng công việc cần thiết phải thực hiện, việc
xác định phải được tính đến khả năng thay đổi về công nghệ, kỹ thuật và yêu
cầu về nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Xác định thực lực đội ngũ cán
bộ công nhân viên trong công ty, liệu đội ngũ hiện tại có đáp ứng được khối
lượng công việc đã phân tích trong năm tới hay không. Từ đó xác định được số
nhân lực thừa thiếu trong năm thế nào. Hiện nay để phù hợp với quy mô phát
triển của doanh nghiệp Công ty nên tuyển thêm 50 lao động trong năm 2004.
Dự báo cung nhân lực:
Để việc dự báo cung nhân lực chính xác nhất trong năm tiếp theo, công
ty cần xác định cung nhân lực trong năm tiếp theo như sau:
(1) Với nhu cầu xác định nhân lực trong năm kế hoạch như vậy thì cung
nhân lực hiện tại của công ty có đáp ứng được yêu cầu về nhân lực của kế
hoạch hoá sản xuất kinh doanh hay không. Để có thể sử dụng nguồn nhân lực
một cách có hiệu quả nhất công ty nên xem xét kỹ để có thể tận dụng tốt nhất
nguồn nhân lực sẵn có của mình bằng cách lập một phương pháp lưu trữ hồ sơ
nhân viên một cách khoa học. Là một công ty lớn với số lượng công nhân viên
khá đông nên việc quản lý các hồ sơ là tương đối khó khăn và phức tạp, công ty
nên lập một hệ thống hồ sơ bằng máy vi tính. Trong đó các thông tin về các
công nhân được nhập vào máy vi tính và nó nên gồm những dữ kiện sau:
- Kiến thức sản xuất.
- Kinh nghiệm.
- Trình độ học vấn.
- Các khoá đào tạo.
- Khả năng ngoại ngữ.
- Sở thích nghề nghiệp.
- Thành tích công tác.
9
Trên cơ sở các dữ kiện đó khi công ty cần một người hội đủ các điều kiện
để thay thế vào một chức danh còn khuyết, nhà quản trị chỉ cần đánh lệnh cho

máy tính, hệ thống sẽ cho công ty biết ngay các ứng viên có khả năng.
(2) Cung nhân lực bên trong công ty là những người lao động hiện có trừ
đi những người như thuyên chuyển công tác, về hưu, ốm đau, thai sản. Để từ đó
có thể xác định việc bổ xung nhân lực từ bên ngoài thông qua tuyển mộ và
tuyển chọn và quyết định bổ sung biên chế hay không. Công ty nên xác định rõ
nguồn nhân lực từ bên ngoài là từ những nguồn nào và tình hình của nguồn
nhân lực đó như thế nào. Công ty nên xác định rõ nguồn nhân lực ở bên ngoài
từ các trường đại học, vì đây là một nguồn nhân lực dồi dào và rất năng động.
(3) Đối với việc cần phải bổ sung nhân lực để đáp ứng kế hoạch sản xuất
kinh doanh của công ty, thì những loại lao động nào công ty cần, loại lao động
đó có sẵn trên thị trường hay không. Bởi vậy công ty cần phải xem xét kỹ để có
thể điều chỉnh lại kế hoạch của mình một cách linh hoạt.
Cân đối cung cầu nhân lực:
Để có thể thực hiện tốt cung cầu nhân lực công ty cần thực hiện những
biện pháp sau:
(1) Phân tích các chức danh công việc hiện có của công ty để xác định
khối lượng công việc mà lực lượng lao động hiện tại có thể làm. Việc phân tích
các chức danh công việc sẽ giúp cho công ty xác định được những yêu cầu đòi
hỏi đối với các ứng viên. Đối với các chức danh như giám đốc các đơn vị thành
viên cũng như chức danh các trưởng phòng thuộc công ty sẽ có những yêu cầu
khác nhau cũng như sẽ đòi hỏi các trách nhiệm cao hơn so với các chức danh
khác.
(2) Chỉ đưa ra các kế hoạch, chỉ tiêu sau khi đã phân tích công việc để
đảm bảo lực lượng lao động hiện tại có khả năng thực hiện những kế hoạch
mục tiêu đề ra. Tránh sử dụng lãng phí nguồn lực hoặc nguồn lực hiện tại
không đáp ứng được khối lượng công việc đề ra. Muốn vậy công ty phải đề ra
10
kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp để có thể sử dụng tốt nhất nguồn lực của
mình. Các kế hoạch sản xuất kinh doanh này phải được xác định dựa trên
những căn cứ khoa học để xác định khối lượng công việc của năm tới, khối

lượng công việc này phải phù hợp với năng lực của nguồn nhân lực trong công
ty.
(3) Mạnh dạn tinh giản biên chế đối với những lao động không đáp ứng
được yêu cầu sản xuất kinh doanh hiện tại.Đó là các lao động không theo kịp
với trình độ công nghệ hiện tại của công ty, không thể sử dụng, điều khiển
những máy móc hiện đại mà công ty đang có, những lao động không thể đảm
bảo khối lượng công việc được giao.
(4) Kế hoạch hoá nguồn nhân lực phải thực hiện trên cơ sở kết hợp giữa
các phòng Tổ chức hành chính, phòng Kinh doanh, phòng Kế hoạch và đầu tư,
phòng Kế toán tài chính để cân đối cung cầu nhân lực sát với kế hoạch sản xuất
kinh doanh. Từ đó tránh đưa ra những quyết định thiếu thông tin và tính chính
xác.
Biểu số 10: Nội dung kế hoạch hoá nguồn nhân lực
khi so sánh 2 phương án
Nội dung kế hoạch
hoá nguồn nhân lực
Phương án hiện tại Phương án đề xuất
1.Dự báo cầu nhân lực Dựa trên số lượng lao
động về hưu năm tới và
chuyển công tác trong năm
hiện tại
Dựa trên nhiệm vụ sản
xuất kinh doanh trong
năm tiếp theo
2. Dự báo cung nhân
lực
Chủ yếu từ đội ngũ con
em CBCNV trong công ty.
Bao gồm cả nguồn bên
trong và bên ngoài

Thưởng điểm cho con em
CBCNV trong công ty.
3. Cân đối cung cầu
nhân lực
Chưa được thực hiện Cân đối cung cầu sát với
kế hoạch sản xuất kinh
11