MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH

1
Chuyên đề tốt nghiệp
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC
CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH
3.1. Phương hướng, quan điểm hoàn thiện:
Công ty xi măng Hoàng Thạch là một doanh nghiệp đã đứng vững và phát
triển trong nền kinh tế thị trường đầy biến động trong những năm qua, song bất cứ sự
phát triển nào cũng tồn tại bên trong nó là những điểm tồn tại cần củng cố.
Thế nhưng củng cố phải theo hướng ngày càng hoàn thiện chứ không nên gây
xáo trộn ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty.
Ngày nay trong hoàn cảnh mới, việc củng cố lại cơ cấu tổ chức đòi hỏi có sự
nỗ lực rất lớn cả về đội ngũ nhân sự, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như vấn đề
tài chính. Mặt khác việc thay đổi không thể thực hiện chốc lát mà đòi hỏi phải có thời
gian lau dài và có phương hướng đã đặt ra. Cụ thể Công ty xi măng Hoàng Thạch đã
đưa ra các phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình như sau:
- Cơ cấu lại với mục tiêu vì nhu cầu của khách hàng.
- Cơ cấu phải khuyến khích được sự phát triển của đội ngũ cán bộ, công nhân
viên.
- Cơ cấu phải hoàn thành tốt mục tiêu kế hoạch của Công ty.
- Cơ cấu lại để hoạt động ăn khớp, nhịp nhàng hơn.
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện:
Cơ cấu tổ chức có vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức là vô cùng cần
thiết và phải được thực hiện triệt để trong tất cả các cấp của doanh nghiệp. Để hoàn
thiện cơ cấu tổ chức của Công ty xi măng Hoàng Thạch, em xin đưa ra một số giải
pháp hoàn thiện sau:

1
2
Chuyên đề tốt nghiệp
3.2.1. Chuyên môn hoá kết hợp với tổng hợp hoá:

Hiện nay Công ty có tới 34 đơn vị, phòng ban thực hiện các chức năng, nhiệm
vụ, chuyên môn riêng của mình. Mỗi đơn vị, phòng ban chỉ phải thực hiện nhiệm vụ
mà đơn vị mình được giao giúp quá trình hực hiện công việc mang lại hiệu quả cao,
do mỗi đơn vị, phòng ban được đi sâu nghiên cứu chuyên môn của mình. Tuy nhiên
việc chuyên môn hoá cao ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty
vì khi gặp sự cố trong sản xuất nếu không thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị
mình thì việc xử lý tình huống là rất chậm chễ, phải xác định xem vấn đề đó thuộc
đơn vị nào xử lý. Cũng như việc trao đổi thông tin, chuyên môn nghiệp vụ giữa các
đơn vị, phòng ban gặp nhiều khó khăn do chuyên môn khác nhau.
Để quá trình hoạt động của Công ty được diễn ra liên tục cần sắp xếp lại các
đơn vị, phòng ban theo hướng chuyên môn hoá kết hợp với tổng hợp hoá, vẫn đảm
bảo tính chuyên môn nghiệp vụ mà lại tăng cường phát huy được năng lực của mỗi
cá nhân, đồng thời san sẻ bớt gánh nặng cho nhau, tăng hiệu quả của các đơn vị,
phòng ban. Việc có thể sát nhập một số đơn vị, phòng ban lại với nhau tạo điều kiện
cho việc trao đổi thông tin, trao đổi chuyên môn nghiệp vụ để cùng thực hiện tất cả
các công việc của Công ty. Mặt khác làm giảm bớt số lượng đơn vị, phòng ban tạo
điều kiện dễ dàng trong khâu quản lý. Việc thực hiện này đòi hỏi phải có sự vững
mạnh về đội ngũ nhân sự giỏi về trình độ chuyên môn, cũng như đáp ứng được yêu
cầu về mặt tài chính, đồng thời phải phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của
Công ty.
3.2.2. Sắp xếp lại các phòng ban chức năng:
Với cơ cấu tổ chức hiện nay, ta thấy Ban giám đốc trong đó giám đốc là người
đứng đầu và 6 phó giám đốc tham mưu, trợ giúp với vai trò là trung tâm điều khiển
mọi hoạt động của Công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm chung mọi hoạt
động của Công ty, cùng một lúc vừa phải quản lý 6 phó giám đốc, vừa phải quản lý
trực tiếp 6 đơn vị, phòng ban chức năng. Như vậy dễ dẫn tới sự chậm chễ, thiếu
chính xác trong việc ra các quyết định quản lý.

2
PHÓ GIÁM ĐỐC KIÊM GĐ

PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH
PHÓ GIÁM ĐỐC HÀNH CHÍNH
PHÓ GIÁM ĐỐC KHAI THÁC MỎ
P.GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH CHUNG
PHÓ GIÁM ĐỐC CƠ ĐIỆN
PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT
3
Chuyên đề tốt nghiệp
Việc thêm 2 phó giám đốc sẽ giảm bớt gánh nặng trách nhiệm cho giám đốc,
giảm bớt gánh nặng quản lý cho các phó giám đốc khác, chuyển bớt các đơn vị,
phòng ban do các phó giám đốc đang đảm nhiệm sang cho 2 phó giám đốc này quản
lý. Mặt khác còn lam tăng tính tổng hợp hoá trong lĩnh vực quản lý. Cụ thể là:
- Phó giám đốc phụ trách chung quản lý các đơn vị, phòng ban: Phòng Đầu tư
xây dựng, Phòng Kế toán thống kê tài chính, Phòng Kế hoạch vật tư và Phòng Tổ
chức lao động.
- Phó giám đốc hành chính quản lý các đơn vị, phòng ban: Phòng Chăm sóc
cán bộ, công nhân viên, Văn phòng Công ty và Phòng Bảo vệ quân sự.
Trong đó một số đơn vị, phòng ban đã được sát nhập lại với nhau và có tên
gọi mới: Phòng Đầu tư xây dựng (gồm Phòng Thẩm định và Xưởng Sửa chữa công
trình), Phòng Kế hoạch vật tư (gồm Phòng Kế hoạch và Phòng Vật tư), Phòng Chăm
sóc cán bộ, công nhân viên (gồm Phòng Đời sống và Phòng Y tế), Xưởng Cơ - điện
(gồm Xưởng Cơ khí và Xưởn Điện - điện tử), Xưởng Sản xuất xi măng (gồm Xưởng
Xi măng và Xưởng Đóng bao).
Khi đó mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty là:

Nhà máy Vật liệu chịu lửa kiềm tính
PHÓ
GIÁM
ĐỐC
ĐTXD

KIÊM
TRƯỞN
G BAN
Ban Quản lý dự án dây chuyền 3
3
4
Chuyên đề tốt nghiệp



Sơ đồ 3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty xi măng Hoàng Thạch
Như mô hình cơ cấu tổ chức trên, sau khi sát nhập lại với nhau các đơn vị,
phòng ban đã có thể thực hiện thêm nhiều nhiệm vụ mà trước đây bản thân một đơn

Văn phòng đại diện Lạng Sơn
Văn phòng đại diện Hải Dương
Văn phòng đại diện TP.HCM
Văn phòng đại diện Bắc Ninh
Trung tâm tiêu thụ SP xi măng
Văn phòng đại diện Quảng Ninh
Phòng Chăm sóc CBCNV
Phòng Bảo vệ quân sự
Văn phòng Công ty
Xưởng Xe máy
Phòng Kỹ thuật mỏ
Xưởng Khai thác
Phòng Đầu tư xây dựng
GIÁ
M
ĐỐ

C
Phòng KH vật tư
Phòng Kế toán thống kê tài chính
Phòng Tổ chức LĐ
Xưởng Nước
Xưởng Cơ - điện
Tổng kho
Phòng Kỹ thuật cơ điện
Phòng Thí nghiệm KCS
Phòng Kỹ thuật an toàn - môi trường
Xưởng SX xi măng
Xưởng Nguyên liệu
Xưởng Lò nung
Phòng Điều hành trung tâm
Phòng Kỹ thuật SX
4
5
Chuyên đề tốt nghiệp
vị, phòng ban không đảm nhận được. Khi đó chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị,
phòng ban mới sẽ có nhiều bổ sung. Cụ thể là:
* Phòng Đầu tư xây dựng:
- Quản lý tài sản.
- Xây dựng, sửa chữa công trình nội bộ, xây vá lò nung, vệ sinh công nghiệp.
- Xây dựng sửa chữa lớn thiết bị công nghệ và công trình kiến trúc.
* Phòng Kế hoạch vật tư:
- Lập kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, tổ chức và giám sát việc thực hiện kế
hoạch sản xuất kinh doanh.
- Tiếp nhận hàng hoá, thiết bị, phụ tùng phục vụ cho sửa chữa, bảo dưỡng, xây
dựng cơ bản.

* Phòng Chăm sóc cán bộ, công nhân viên:
- Chăm sóc sức khoẻ, điều trị và cấp cứu cho cán bộ, công nhân viên.
- Phòng dịch, phòng bệnh, vệ sinh môi trường.
- Phục vụ ăn ca cho cán bộ, công nhân viên, bữa ăn cho khách.
*Xưởng Cơ - điện:
- Vận hành hệ thống thiết bị cơ khí trong dây chuyền sản xuất.
- Vận hành hệ thống thiết bị cung cấp điện, hệ thống nóng lạnh và hệ thống đo
lường điều khiển.
* Xưởng Sản xuất xi măng:
- Bốc xúc, vận chuyển nguyên, nhiên vật liệu vào kho.

5
6
Chuyên đề tốt nghiệp
- Vận hành hệ thống thiết bị vận chuyển clinker, thạch cao, phụ gia, thiết bị
nghiền, xi măng bột.
- Vận hành hệ thống thiết bị trong dây chuyền đóng bao.
- Vận chuyển hàng về kho và xuất hàng rời kho.
3.2.3. Giảm bớt gánh nặng tầm quản lý:
Với cơ cấu tổ chức đang áp dụng của Công ty, Ban giám đốc gồm có 1 giám
đốc và 6 phó giám đốc cùng với 34 đơn vị, phòng ban chức năng. Giám đốc phải
quản lý, điều hành 6 phó giám đốc và 6 đơn vị, phòng ban chức năng khác. Mỗi phó
giám đốc phải đảm nhiệm quá nhiều đon vị, phòng ban dẫn tới hiện tượng quá tải
trong công việc. Biện pháp cần thiết là cần giảm bớt gánh nặng tầm quản lý cho giám
đốc và các phó giám đốc. Việc thêm 2 phó giám đốc nữa là rất đúng với quy mô hoạt
động hiện nay của Công ty, đó là phó giám đốc phụ trách chung và phó giám đốc
Hành chính. Phó giám đốc Hành chính sẽ phụ trách mảng hành chính của Công ty.
Một số đơn vị, phòng ban thuộc lĩnh vực hành chính trước đây do các phó giám đốc
khác đảm nhiệm giờ được chuyển sang cho phó giám đốc Hành chính đảm nhiệm.
Còn phó giám đốc phụ trách chung sẽ đửm nhiệm các đơn vị, phòng ban mà trước

đây do giám đốc quản lý trực tiếp. Đồng thời việc sát nhập một số đơn vị, phòng ban
lại với nhau sẽ làm giảm số lượng đơn vị, phòng ban, làm giảm gánh nặng tầm quản
lý cho các phó giám đốc. Sau khi đổi mới lại cơ cấu tổ chức Công ty chỉ còn lại 29
đơn vị, phòng ban chức năng chia đều cho 8 phó giám đốc quản lý. Cụ thể là:
- Phó giám đốc Đầu tư xây dựng kiêm truởng ban phụ trách: Ban Quản lý dự
án dây chuyền 3.
- Phó giám đốc kiêm giám đốc phụ trách: Nhà máy Vật liệu chịu lửa kiềm
tính.
- Phó giám đốc Kinh doanh phụ trách: Văn phòng đại diện Lạng Sơn, Văn
phòng dại diện TP.HCM, Văn phòng đại diện Hải Dương, Văn phòng đại diện Bắc
Ninh, Văn phòng đại diện Quảng Ninh và Trung tâm tiêu thụ sản phẩm xi măng.

6