PHÂN TÍCH THIẾT kế và xây DỰNG hệ THỐNG bán HÀNG của CÔNG TY TNHH xây DỰNG và nội THẤT VIỆT

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT
NAM
HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
------

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Đề tài:

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG
BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH
XÂY DỰNG VÀ NỘI THẤT VIỆT
Giảng viên hướng dẫn:
Họ và tên sinh viên:
Lớp:
Mã sinh viên:
Khóa học:

ThS. Nguyễn Dương Hùng
Nguyễn Thị Hà
K18HTTTC
18A4040052
2015-2019

HÀ NỘI, NĂM 2019


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài viết chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích thiết kế
và xây dựng hệ thống bán hàng của Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt” là
công trình nghiên cứu của bản thân. Các cơ sở lý luận trong bài được tham khảo,

đúc kết từ các nguồn tài liệu chuyên ngành, các số liệu sử dụng phân tích có nguồn
gốc rõ ràng. Tất cả các thông tin tham khảo và kế thừa đều được trích dẫn và tham
chiếu đầy đủ. Bài viết được nghiên cứu, phân tích một cách trung thực, khách quan
và phù hợp với thực tiễn tại Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt.
Hà Nội, Ngày

tháng

Người cam đoan
Nguyễn Thị Hà

2

năm


LỜI CẢM ƠN

Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Dương Hùng là giảng viên
hướng dẫn đã nhiệt tình giúp đỡ, chỉ dẫn cho tôi trong suốt quá trình làm bài thực tập
làm chuyên đề này. Bên cạnh đó, tôi cũng muốn gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô trong
khoa Hệ thống thông tin quản lý Trường Học Viện Ngân Hàng đã tận tình giúp đỡ và
tạo điều kiện tốt nhất trong thời gian qua để tôi có thêm kiến thức phục vụ cho đề tài
nghiên cứu của mình và có thể thực hiện cũng như hoàn thành tốt đề tài này. Đặc biệt,
tôi cũng xin cảm ơn Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt, đặc biệt là chị Nguyễn
Thu Huyền - Trưởng phòng kinh doanh, là cán bộ trực tiếp hướng dẫn đã nhiệt tình
giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực tập tại Công ty để tôi có đủ thông tin liên quan
phục vụ cho đề tài thực tập chuyên đề này. Cảm ơn thầy và anh chị đã giúp đỡ tôi rất
nhiều trong quá trình tìm kiếm,thu thập tài liệu và có những đóng góp chân thành để
bài báo cáo chuyên đề của tôi được hoàn thiện và tốt hơn.

Cuối cùng, tôi xin gửi lời chúc đến các thầy, cô giảng viên và các bạn sức
khỏe, hạnh phúc và thành công trong cuộc sống cũng như trong công việc của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

3


MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG

4


DANH MỤC HÌNH

DANH MỤC SƠ ĐỒ

5


LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ
tác nghiệp trong hệ thống quản lý. Hệ thống thông tin có nhiệm vụ là trao đổi thông
tin với môi trừng ngoài và thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp
thông tin cho các hệ tác nghiệp và hệ quyết định. Hệ thống thông tin có chức năng
thu thập,phân tích, lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, và xử lý thông tin như
thay đổi, sửa chữa và tiến hành tính toán tạo ra các thông tin kết quả. Và đồng thời
phân phối và cung cấp thông tin.
Để có một cái nhìn đầy đủ, đúng đắn và chính xác về hệ thống thông tin trong

tương lai, cũng như tránh sai lầm trong thiết kế và cài đặt của hệ thống. Và thấy
được sự cần thiết của việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin tự động. Do đó, tôi
lựa chọn đề tài :” Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống bán hàng của Công ty
xây dựng và nội thất Việt”.
Chuyên đề ngoài lời mở đầu và kết luận được chia làm ba phần chính:
Chương 1: Tổng quan về Công ty xây dựng và nội thất Việt.
Chương 2: Phân tích hệ thống.
Chương 3: Thiết kế hệ thống.
Do thời gian tìm hiểu chưa nhiều và kiến thức có hạn nên báo cáo không thể
tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, tôi mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô
giáo trong khoa Hệ thống thông tin quản lý để bài viết của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn.

6


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG
VÀ NỘI THẤT VIỆT
1.1. Quá trình ra đời và phát triển Công ty[5]
1.1.1. Lịch sử hình thành.
Quyết định thành lập: Năm 2014
Tên gọi: Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt
Hình thức pháp lý: Công ty trách nhiệm hữu hạn
Mã số thuế: 0106506622
Địa điểm: Số nhà 3, Ngõ 98, Mễ Trì Thượng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ
Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Chức năng nhiệm vụ: Cung cấp các dịch vụ về xây dựng và nội thất
Quy mô: 3000 nhân viên
Website: />1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển Công ty.
Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt được thành lập theo quyết định

giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty TNHH số: 0106506622, đăng ký
lần đầu vào năm 2014 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội, tại phòng đăng
kí kinh doanh số 01.
Công ty xây dựng và nội thất Việt là một Công ty có bề dày hoạt động trong
lĩnh vực thiết kế trọn gói,chuyên nghiệp cho các cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành xây dựng và nội thất, cũng như đội
ngũ bán hàng trẻ, nhiệt tình với khách hàng. Công ty TNHH xây dựng và nội thất
Việt đã đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Hiện nay mạng lưới kinh
doanh cùa Công ty trải rộng khắp cả nước và đã hoàn thành nhiều công trình lớn, có
chất lượng trên khắp cả nước. Ngoài ra công ty nhận thiết kế, thi công nội thất quán
cafe, biệt thự, nội thất chung cư, nội thất nhà ở,khách sạn,nhà hàng.
Trong quá trình hoạt dộng và phát triển Công ty đã đạt được nhiều thành tích
lớn, góp phần vào sự phát triển chung của đất nước. Cụ thể trong những năm gần
đây lợi nhuận đã tăng lên rõ rệt. Công ty đã nhân được nhiều giải thưởng uy tín, tiêu
biểu đó là giải ưu tú hoạt động kinh doanh năm 2018.

7


Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt đã không ngừng trưởng thành và
đạt được những thành tựu đáng kể, với lực lượng cán bộ công nhân viên hùng hậu
và có tâm huyết với nghề.
Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt đang tiến hành đổi mới nâng cao
đào tạo trong mọi lĩnh vực, học hỏi kinh nghiệm, kịp thời nắm bắt những thông tin,
những tiến bộ khoa học kỹ thuật để phục vụ nhu cầu xây dựng ngày càng phát triển
mạnh trong nước.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức công ty

1.2. Quy trình quản lý của Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt
1.2.1. Đánh giá về hệ thống thông tin quản lý của Công ty TNHH xây dựng và

nội thất Việt
Hiện tại công ty vẫn đang thực hiện quản lý thủ công có sử dụng một số phần
mềm hỗ trợ như phần mềm kế toán của effect, word, excel. Tuy nhiên, vì không sử
dụng bất kỳ hệ thống thông tin quản lý nào nên cơ sở dữ liệu của công ty vẫn đang
được quản lý rời rạc, thiếu sự tập trung nhất quán trong quá trình cập nhật và khai
thác, rất dễ làm phát sinh các silo thông tin, có thể gây khó khăn và làm gián đoạn
công tác quản lý. Chính vì vậy việc xây dựng hệ thống thông tin cho công ty là thực
sự cần thiết, góp phần làm đơn giản hóa công việc của nhà quản lý. Đồng thời,
trong tương lai khi công ty mở rộng phạm vi kinh doanh thì hệ thống thông tin cũng
dễ dàng nâng cấp và phát triển cho phù hợp.

8


Việc tổ chức một môi trường quản lý chuyên nghiệp, khoa học, dưới sự hỗ
trợ mạnh mẽ của máy tính và hệ thống thông tin sẽ là nền tảng vững chắc cho quá
trình hoạt động cũng như phát triển của doanh nghiệp. Nhận thấy điều đó, công ty
rất coi trọng việc tin học hóa công tác quản lý, công ty rất mong muốn nhận được
sự hỗ trợ, tư vấn của đội ngũ chuyên môn để công ty có thể xây dựng và phát triển
một hệ thống thông tin quản lý phù hợp trong thời gian tới.
1.2.2. Xác định bài toán
a Mục tiêu cần đạt được
Tạo ra một hệ thống quản lý nhất quán, tự động hóa ở mức trung bình thay
thế cho hình thức quản lý thủ công hiện tại của công ty. Tức là dựa trên hệ thống
máy tính và tự động hóa từng chức năng từng bộ phận.
Tôi tập trung vào phân tích quy trình kinh doanh về tất cả các mặt như con
người, hàng hóa và các vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh. Từ đó hướng
tới phương pháp xử lý trực tuyến, thông tin được cập nhật liên tục, ngay lập tức khi
phát sinh bất kì một hoạt động nào được xảy ra
b Phạm vi nghiên cứu của bài toán

Giải quyết tổng thể hoạt động kinh doanh của công ty đồng thời đi sâu giải
quyết vấn đề cụ thể trong hoạt động kinh doanh. Đặc biệt quan tâm đến hoạt động
chăm sóc khách hàng để có thể cải thiện hoạt động bán hàng từ đó nâng cao doanh thu.
Hiện tại Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt vẫn chưa quan tâm sâu
sắc đến vấn đề chăm sóc khách hàng, nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm mọi vấn
đề liên quan đến khách hàng. Tôi nhận thấy đối với sự phát triển sau này của công
ty, rất cần phải độc lập hóa hai vấn đề này. Cần phải có bộ phận chăm sóc khách
hàng riêng biệt, tách riêng với bộ phận sale bán hàng.
c Đặt ra bài toán
Từ việc khảo sát tình hình của Công ty, chúng tôi nhận thấy Công ty cần có
một hệ thống quản lý phù hợp hơn,hoàn chỉnh hơn, tối ưu hóa mọi hoạt động kinh
doanh của Công ty.
Qua quá trình tìm hiểu và lấy ý kiến của người hướng dẫn,chúng tôi sẽ vận
dụng kiến thức của môn Phát triển hệ thống thông tin để phân tích, thiết kế dựa vào

9


nhu cầu thực tế của công ty để giúp công ty có một hệ thống thông tin quản lý mới
với các thông tin.
- Quản lý về con người
- Quản lý về quy trình bán hàng
- Quản lý về hàng hóa
- Quản lý các vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh
Để có thể xây dựng được hệ thống quản lý các vấn đề nêu trên thì phía công
ty đã cung cấp cho em các quy trình nghiệp vụ liên quan đến việc kinh doanh, các
bước cần thiết trong việc xử lý các vấn đề phát sinh nhờ vào đó để có được cái nhìn
khái quát về các công việc hàng ngày của công ty giúp thuận tiện hơn trong quá
trình phân tích bài toán.
1.3. Các chức năng của hệ thống

Với các thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống như đã nêu ở trên thì hệ
thống quản lý quy trình kinh doanh của công ty cần có những chức năng sau:
- Đăng nhập vào hệ thống: mỗi cá nhân trong công ty sẽ có tên đăng nhập và
tùy thuộc vào chức vụ của mình mà sẽ có quyền truy cập vào những chức năng khác
nhau của hệ thống để đảm bảo vấn đề bảo mật cho thông tin của hệ thống.
- Cập nhật, lưu trữ, sửa, xóa thông tin về hàng hóa, khách hàng, nhà cung
cấp, nhân viên, hóa đơn,báo cáo.
- Lưu trữ thông tin về việc chăm sóc khách hàng
- Tìm kiếm về thông tin của các hàng hóa,sản phẩm hay thông tin về các đối
tượng khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên,hóa đơn, báo cáo tùy thuộc vào nhu cầu
của người dùng
- Quản lý quá trình kinh doanh, hóa đơn mua bán
- Quản lý phiếu thu tiền
- Quản lý khiếu nại của khách hàng
1.3.1. Chức năng nhập hàng[1]
Chức năng nhập hàng giúp người dùng lưu trữ, quản lý, cập nhật lượng hàng
nhập về kho bao nhiêu, thông tin nhà cung cấp,…trên hệ thống. Từ những số liệu,
thông tin trên giấy tờ, hoạt động hằng ngày đều được lưu lại và ghi chép cụ thể hóa
hơn bằng các con số, phép toán,… qua đó ta có sự kiểm soát nhất định về lượng

10


hàng đơn hàng trong các khoảng thời gian cụ thể. Nhờ chức năng cơ bản này mà
các chức năng về sau được phát triển trên nền dữ liệu được đưa vào từ đây.
- Yêu cầu với người nhập số liệu: cần tỉ mỉ, chính xác cao tránh sai sót nhỏ
dẫn đến sai dây chuyền.
-Yêu cầu về hệ thống: thường xuyên được làm mới và cập nhật liên tục tránh
xảy ra các sai số nhỏ cơ bản.
1.3.2. Chức năng bán hàng[1]

- Bộ phận bán hàng: Trách nhiệm chính của người bán hàng là bán sản phẩm
dịch vụ của công ty thông qua các cuộc giao dịch, tiếp xúc trực tiếp, giao dịch qua
điện thoại hay những dịch vụ khách hàng như: thư từ, tư vấn, gặp gỡ cá nhân,…
- Bộ phận quản lý và điều hành: Đây là những công việc mà người bán hàng
tham gia với những công việc cụ thể như: giải quyết những vấn đề của khách hàng,
lập kế hoạch, dự báo bán hàng, đánh giá, đào tạo. Để làm được những điều này thì
người bán hàng phải có những kỹ năng cụ thể.
1.3.3. Chức năng báo cáo[1]
Báo cáo doanh số bán hàng kịp thời rất quan trọng trong hoạt động kinh
doanh, đặc biệt là kinh doanh bán lẻ. Khi có báo cáo chính xác, các nhà bán lẻ sẽ
chủ động được công việc kinh doanh, đưa ra những kế hoạch chính xác cho chiến
dịch kinh doanh của doanh nghiệp.
*Vai trò của báo cáo bán hàng:
Trong bán lẻ, có 3 loại thống kê thường xuyên phải thực hiện và rất cần thiết
đó là: báo cáo hàng tồn kho, báo cáo doanh số bán hàng, báo cáo lợi nhuận. Thực
hiện đầy đủ và kịp thời 3 báo cáo này là điều cần thiết đối với bất kỳ một doanh
nghiệp bán lẻ nào, mỗi loại báo cáo đều có một vai trò đặc biệt quan trọng trong
việc xây dựng kế hoạch bán hàng.
●

Báo cáo kho
Báo cáo kho kịp thời sẽ giúp các nhà bán lẻ nắm rõ được mặt hàng nào bán

chạy để phân tích và đưa ra kế hoạch bán hàng cho hiệu quả. Ngoài ra, báo cáo kho
chính xác sẽ giúp xác định được mặt hàng nào còn có lượng tồn kho nhiều để có kế
hoạch giải quyết. Nếu hàng hóa nào sắp hết thì lên kế hoạch nhập thêm để tránh làm
gián đoạn công tác bán hàng do thiếu hàng.
●

Báo cáo doanh số bán hàng

11


Báo cáo doanh số bán hàng là một trong những cách giúp nhà bán lẻ biết
được tình hình kinh doanh của cửa hàng. Việc báo cáo doanh số theo thời điểm còn
giúp các nhà bán lẻ có cái nhìn tổng quát về tình hình kinh doanh của cửa hàng
mình trong từng thời điểm cụ thể, theo đó có kế hoạch thực hiện các chương trình
Marketing để tăng hiệu quả bán hàng trong mùa thấp điểm.
Báo cáo lợi nhuận

●

Báo cáo lợi nhuận chính xác giúp các nhà bán lẻ chủ động trong việc quay
vòng vốn lưu động để không ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của cửa hàng.
Thực hiện đầy đủ và kịp thời báo cáo bán hàng là điều cần thiết đối với bất kỳ một
doanh nghiệp bán lẻ nào.
1.4. Khảo sát hiện trạng
1.4.1. Kế hoạch phỏng vấn
TT

Yêu cầu

1

Quản lý nhập hàng

2

Quản lý bán hàng

3

Báo cáo

Ý tưởng
Thời gian
Cách thức nhập hàng của công ty 15/3/2019
và cách sửa chữa nếu có sai sót
Cách thức lưu trữ và quản lý thong 15/3/2019
tin và quảng bá sản phẩm
Cách thức làm báo cáo và quản lý 15/3/2019
thông tin

1.4.2. Bảng kế hoạch phỏng vấn
Người được phỏng vấn: Trưởng phòng kinh doanh _ Câu
Nguyễn Thu Huyền

hỏi

phỏng

vấn:Thực hiện bởi sinh

viên Nguyễn Thị Hà
Địa chỉ: Số nhà 3,Ngõ 98,Mễ Trì Thượng, Phường Mễ Thời gian thực hiện:
Trì,Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội

14h-17h
Ngày: 15-03-2019

Mục tiêu:
- Biết thêm về chuỗi hoạt động nhập bán của công ty

Tìm hiểu rõ quy trình hoạt động của công ty
Chi tiết buổi phỏng vấn:
Giới thiệu: Tôi đến tìm hiểu trực tiếp tại công ty và đưa ra
một số câu hỏi cho đại diện của công ty trả lời.

12


Tổng quan về hệ thống: Giới thiệu qua phần mềm
nhanh.vn mà công ty đang sử dụng vào quản lý nhập bán
sản phẩm.
Tổng quan về buổi phỏng vấn: Tôi sẽ đưa ra câu hỏi xoay
quanh về việc nhập, bán sản phẩm của công ty, mà cách
thức quản lý bằng phần mềm của công ty.
Phần 1: Quản lý về sản phẩm
Câu hỏi 1: Sản phẩm của Công ty TNHH xây dựng và nội
thất Việt là hàng nhập khẩu hay là trong nước?
Câu hỏi 2: Nguyên liệu của công ty sử dụng là gì? Và từ
đâu?
Câu hỏi 3: Công ty có thiết kế và sản xuất riêng cho từng
phòng hoặc tổng thể nhà,biệt thự của khách hàng không?
Hay chỉ bán hàng có sẵn trong Showroom
Câu hỏi 4: Nếu khách hàng đặt cọc thiết kế,mà sau đó
không ưng ý với bản vẽ của công ty,khách hàng có thể lấy
lại cọc không?
Câu hỏi 5: Thời gian bảo hành sản phẩn là bao lâu?
Câu hỏi 6: Hàng trưng bày ở công ty rất đẹp,sản phẩm thực

tế của khách hàng có được vậy không?
Câu hỏi 7:Công ty thường có chương trình khuyến mãi gì
không?
Phần 2: Quản lý về việc bán hàng và nhân viên, khách
hàng.
Câu hỏi 1: Nhân viên được tuyển vào có cần kinh nghiệm
bán hàng không ạ?
Câu hỏi 2: Công ty có yêu cầu nhân viên phải biết qua giao
tiếp cơ bản đến tư vấn cho khách nước ngoài ko?
Câu hỏi 3: Nhân viên được phân công công việc như thế
nào( thu ngân, tư vấn khách hàng )?
Câu hỏi 4: Nhân viên có thể tư vấn về các xu hướng phong

13


cách cho năm nay phù hợp với thị hiếu nhất hay không?
Câu hỏi 5: Quyền lợi khi mua hàng của khách hàng là gì?
Câu hỏi 6: Khách hàng bắt buộc thanh toán tiền bằng thẻ
tín dụng hay tiền mặt?
Quan sát tổng quan:
Phát sinh ngoài dự kiến
1.4.3. Thực hiện phỏng vấn
Phần 1: Phỏng vấn sản phẩm
Câu hỏi 1: Sản phẩm của Tất cả sản phẩm của công ty đều được sản xuất tại
Công ty TNHH xây dựng và nhà máy của Công ty.Nhà máy của chúng tôi đặt tại
nội thất Việt là hàng nhập khu công nghiệp Tân Đông Hiệp B,Dĩ An,Bình
khẩu hay là trong nước?

Dương.

-Tùy theo từng mẫu thiết kế mà sản phẩm được làm

Câu hỏi 2: Nguyên liệu của bằng gỗ tự nhiên 100%,hoặc gỗ tự nhiên kết hợp với
công ty sử dụng là gì? Và từ gỗ công nghiệp hay Acrylic
đâu?

-Công ty sử dụng 3 loại gỗ tự nhiên là
walnut,oak(sồi) và ash.Tất cả được nhập từ Hoa
Kỳ(vùng Bắc Mỹ)
-Gỗ công nghiệp MDF,ván kháng ẩm HMR và MFC
kháng ẩm được nhập khẩu từ Malaysia và Thái Lan

-Acrylic được nhập khẩu từ Châu Âu
Câu hỏi 3: Công ty có thiết Công ty TNHH xây dựng và nội thất Việt là công ty
kế và sản xuất riêng cho từng hàng đầu về thiết kế và sản xuất(không phải là
phòng hoặc tổng thể nhà,biệt thương mại) nên chắc chắn đáp ứng mọi nhu cầu thiết
thự của khách hàng không? kế theo phong cách riêng của khách hàng
Hay chỉ bán hàng có sẵn
trong Showroom?
Câu hỏi 4: Nếu khách hàng Nếu khách hàng đã tham quan Showroom và yêu
đặt cọc thiết kế,mà sau đó thích những mẫu thiết kế ở đó,chắc chắn khách hàng
không ưng ý với bản vẽ của sẽ hài lòng. Vì chính các kiến trúc sư của những mẫu
công ty,khách hàng có thể lấy tại Showroom sẽ thiết kế nhà cho chính khách hàng
14


lại cọc không?
đó.
Câu hỏi 5: Thời gian bảo Tất cả sản phẩm nội thất tại công ty được bảo hành 2
hành sản phẩm là bao lâu?

năm.Riêng các thiết bị (chậu, vòi, bếp từ, máy hút
khói, tủ lạnh…) và phụ kiện (bản lề, ray trượt của
Blum…) được bảo hành theo chính sách của từng

hãng cung cấp.
Câu hỏi 6: Hàng trưng bày ở Chúng tôi cam kết mọi sản phẩm giao cho khách
công ty rất đẹp,sản phẩm hàng đúng chính xác tiêu chuẩn sản phẩm tại
thực tế của khách hàng có Showroom.
được vậy không?
Câu hỏi 7: Công ty thường có Công ty luôn cố gắng cung cấp cho khách hàng giá
chương trình khuyến mãi gì tốt nhất cho mọi sản phẩm chất lượng.
không?
Phần 2:Quản lý về việc bán hàng và nhân viên, khách hàng.
Câu hỏi 1: Nhân viên được Đội ngũ nhân viên được tuyển kỹ lưỡng về ngoại
tuyển vào có cần kinh nghiệm hình, cách tư vấn, cách ứng xử và xử lý tình huống
bán hàng không ạ?

tốt. Tuân theo nội quy của cửa hàng.

Câu hỏi 2: Công ty có yêu cầu Công ty yêu cầu nhân viên phải biết tư vấn bán hàng
nhân viên phải biết qua giao và xử lí tình huống tốt, không yêu cầu quá cao về
tiếp cơ bản đến tư vấn cho ngôn ngữ nước ngoài nhưng nên biết về chút ít ngôn
khách nước ngoài ko?
Câu hỏi 3: Nhân viên được

ngữ cơ thể hoặc giá tiền bằng tiếng anh.
Một ca làm duy trì 5 nhân viên:

phân công công việc như thế - Cửa hàng trưởng: Quản lý và phân công công việc

nào( thu ngân, tư vấn khách của công ty
hàng )?

- Thu ngân: Phải biết tư vấn bán hàng và làm nhiệm
vụ thu ngân
- Nhân viên sale: Sáng dọn dẹp và làm sạch đẹp cửa

hàng, tư vấn bán hàng tốt.
Câu hỏi 4: Nhân viên có thể Khi tư vấn nhân viên phải tư vấn sao cho khách thấy
tư vấn về các xu hướng phong thoải mái nhất khi nói chuyện, tất nhiên phải am hiểu

15


cách cho năm nay phù hợp về nội thất hiện hành và chọn nội thất cho khách.
với thị hiếu nhất hay không?
Câu hỏi 5: Quyền lợi khi mua Khi mua hàng tại shop, khách hàng được tích điểm
hàng của khách hàng là gì?

lâu dài. Khi tích được hơn 1000 điểm tương ứng với
10 triệu thì khách hàng sẽ được giảm 2% với các lần
mua tiếp theo. Mua trên 10 triệu sẽ giảm 5%,mua
trên 20 triệu là 7% và trên 50 triệu sẽ được giảm

10%.
Câu hỏi 6: Khách hàng bắt Công ty áp dụng cả hai hình thức thanh toán là thanh
buộc thanh toán tiền bằng thẻ toán trực tiếp và thanh toán thẻ.
tín dụng hay tiền mặt?
1.5. Đánh giá tính khả thi của hệ thống
Khi hệ thống này được triển khai, áp dụng vào quản lý các hoạt động kinh

doanh của công ty sẽ cung cấp nhiều lợi ích cho công ty như:
+ Tự động quản lý thông tin khách hàng, nhân viên và các phòng ban.
+ Tự động thực hiện các công việc như quản lý tình trạng âm kho, báo cáo
thống kê về việc mua bán hàng cũng như nhắc nhở về kết toán cho người quản lý.
+ Có thể nhận ngay ra lỗi sai là từ đâu khi có khiếu nại của khách hàng.
+ Giảm các sai sót trong quá trình thực hiện so với việc làm thủ công như
trước kia.
+ Giảm thiểu tối đa sự trùng lặp thông tin.
+Thông tin được lưu trữ lâu dài, an toàn và bảo mật.
+ Nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty cũng như tốc độ, tính linh hoạt
của hệ thống.

16


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Phân tích hệ thống đóng vai trò quan trọng. Hệ thống bao gồm tất cả các quy
trình, bảng biểu, hoạt động và đánh giá quy trình. Dưới đây nhóm sẽ đi sâu vào chi
tiết phân tích hệ thống.
2.1. Hoạt động thực tiễn
2.1.1 Quy trình nhập hàng[2]
Các quy trình thực hiện
- Mỗi sản phẩm sẽ được ưa chuộng qua từng mẫu mã thế nên số lượng loại sản
phẩm nhập là khác nhau. Hàng tháng, hàng quý sẽ tiến hành nhập hàng hóa mới vào
trong kho. Hầu như nhập hàng từ nhà cung cấp công ty TNHH thương mại và đầu
tư xuất nhập khẩu Đại Hưng, hay các nhà cung cấp nước ngoài.
- Khi nhập với số lượng lớn sẽ được hưởng chiết khấu, giảm giá từ nhà cung cấp.
Bảng 2.1: Mô tả quy trình nhập hàng

17

Mô tả tổng quát quy trình: Quy trình nhập hàng Công ty TNHH xây dựng và nội
thất Việt
Người lập bảng: Nguyễn Thị Hà
Đối tượng thực hiện: Nhân viên kho phụ trách nhập hàng của công ty
Điều kiện bắt đầu:
- Quá trình nhập hàng diễn ra theo ngày hoặc theo đợt.
- Cuối mỗi tháng nhân viên kho kiểm lại kho và thêm thông tin hàng hóa để nhập thêm.
Thông tin đầu vào: - Hóa đơn nhập hàng
- Hóa đơn thanh toán
- Phiếu xuất kho
Kết quả đầu ra:

- Hóa đơn nhập hàng

Nội dung: -Tất cả sản phẩm của công ty đều được sản xuất tại nhà máy của
Công ty.Nhà máy của chúng tôi đặt tại khu công nghiệp Tân Đông Hiệp B,Dĩ
An,Bình Dương.
Tần suất: Nhập hàng thì diễn ra hàng ngày. Còn phân phối về đại lý thường
theo đợt và định kỳ.
Quy tắc: - Phải nắm bắt được những mặt hàng còn lại trong kho.
- Những đơn hàng của các đại lý sẽ do nhân viên sale tổng hợp và
gửi giấy đề nghị cho bên kế toán.
Ghi chú: Đối với những dịp cao điểm như đợt dịp lễ tết cao điểm nhu cầu tăng
cao cần chú ý duy trì lượng hàng ổn định và có dự báo sát sao tránh tình trạng
cháy hàng.
Bảng 2.2: Mô tả các bước nhập hàng

18

Mô tả các bước thực hiện quy trình: Quy trình nhập hàng của công ty TNHH xây
dựng và nội thất Việt
Người lập bảng: Nguyễn Thị Hà
STT

Người thực

Nội dung thực hiện

hiện

HĐ1

Nhân viên kho Kiểm tra hàng trong kho

HĐ2

Nhân viên kho + Còn hàng: Cập nhật lại số lượng

Biểu mẫu liên quan

+ Hết hàng : yêu cầu nhập hàng
và chuyển sang HĐ3
HĐ3

Kế toán

Viết phiếu nhập hàng

Phiếu nhập hàng

HĐ4

NV Kho

Nhập hàng và kiểm tra chất lượng

Phiếu nhập hàng

NV Kho

Nếu hàng có lỗi, thì làm đơn

HĐ5

khiếu nại. Gửi lại cho nhà cung
cấp sản phẩm.

HĐ6

Nhân viên kế toán Cập nhập hóa đơn thanh toán

HĐ7

NV sale

Hóa đơn thanh toán

Cập nhật lại tình trạng sản phẩm

Sơ đồ 2.1: Mô tả hoạt động của quy trình nhập hàng

2.1.2. Quy trình bán hàng[2]

19


Các quy trình thực hiện:
- Quy trình Đón tiếp Khách hàng và bán hàng
- Quy trình Thanh toán
- Quy trình Báo cáo
- Quy trình Giải quyết khiếu nại
Bảng 2.3: Mô tả quy trình bán hàng chung
Mô tả tổng quát quy trình:Quy trình bán hàng Công ty TNHH xây dựng và nội
thất Việt
Người lập bảng:Nguyễn Thị Hà
Đối tượng thực hiện: Nhân viên phụ trách bán hàng của công ty
Điều kiện bắt đầu:
- Quá trình bán hàng diễn ra theo ngày hoặc theo đợt.
Thông tin đầu vào:- Hóa đơn bán hàng

Kết quả đầu ra:

-

Hóa đơn thanh toán

-

Phiếu xuất kho

- Hóa đơn bán hàng

Nội dung:
Khách hàng: Nguyễn Chí Thanh
SĐT: 0981007025
Địa chỉ: Phòng 14B03 Tòa nhà Ruby Land, số 58/4 Lũy Bán
Bích, Phường Tần Thới Hòa, Quận Tân Phú, Thành Phố Hồ Chí
Minh, Việt Nam
Tần suất:Bán hàng trực tiếp thì diễn ra hàng ngày. Còn phân phối về đại lý
thường theo đợt và định kỳ.
Quy tắc: - Phải nắm bắt được những mặt hàng còn lại trong kho .
- Những đơn hàng của các đại lý sẽ do nhân viên sale tổng hợp và
gửi giấy đề nghị cho bên kế toán.
Bảng 2.4: Mô tả các bước thực hiện quy trình bán hàng chung

20


Mô tả các bước thực hiện quy trình:Quy trình bán hàng của Công ty TNHH
xây dựng và nội thất Việt
Người lập bảng:Nguyễn Thị Hà
STT
HĐ1

Người thực hiện

Nội dung thực hiện

Biểu mẫu liên
quan

Nhân viên bán hàng Tiếp nhận và tổng hợp thông tin
(Các nhân viên sale)

đơn đặt hàng của khách hàng
online, các đại lý.

HĐ2

Nhân viên kho

Kiểm tra hàng trong kho

Nhân viên kho

+ Đủ: Thông báo cho nhân viên

HĐ3

sale tiếp nhận đơn hàng.
+Không đủ: thông báo nhập thêm
hàng.

HĐ4
HĐ5

Nhân viên bán hàng Lập đơn hàng

Bước 1: Hóa

(Các nhân viên sale)

đơn bán hàng

Nhân viên kế toán

Viết phiếu xuất kho chuyển cho Bước 2: Phiếu
nhân viên kho+quỹ

HĐ6

xuất kho

Nhân viên kho và quỹ Xác nhận xuất kho, và xuất hàng
cho các nhân viên sale.

HĐ7

Nhân viên kế toán

Cập nhập hóa đơn thanh toán

-B3: Hóa đơn
thanh toán

HĐ8

+Nếu hàng đạt yêu câu khách, thì khách
hàng sẽ ký xác nhận đã nhận hàng.
+ Nếu hàng có lỗi, thì nhận đơn
khiếu nại. Gửi lại cho công ty giải
quyết đơn khiếu nại của khách.
Sơ đồ 2.2: Mô tả hoạt động quy trình bán hàng chung

21


Bảng 2.5: Mô tả quy trình bán hàng
Mô tả các bước thực hiện yêu cầu: Quá trình bán hàng của Công ty TNHH xây
dựng và nội thất Việt
Người lập bảng: Nguyễn Thị Hà
Stt

Người thực hiện

Nội dung thực hiện

HĐ1

Nhân viên sale

Đón tiếp khách hàng

HĐ2

Nhân viên sale

Tìm hiểu nhu cầu khách hàng

HĐ3

Nhân viên sale

Giới thiệu và tư vấn sản phẩm

HĐ4

Khách hàng

Lựa chọn sản phẩm

HĐ5

Thu ngân

Lập hóa đơn

Biểu mẫu liên
quan

Hóa đơn thanh toán

Sơ đồ 2.3: Mô tả hoạt động đón tiếp khách hàng và bán hàng

22

23


2.1.3. Quy trình thanh toán[2]
Bảng 2.6: Mô tả quy trình thanh toán
Mô tả các bước thực hiện quy trình: Quy trình thanh toán của công ty thời
trang 360
Người lập bảng: Nguyễn Thị Hà
STT

Người thực hiện

Biểu mẫu liên

Nội dung thực hiện

HĐ1

Nhân viên Thu ngân

Lập phiếu thanh toán và thu tiền

HĐ2

Nhân viên Thu ngân

Trả phiếu thu và hóa đơn cho

quan
Phiếu thanh toán

Khách hàng
HĐ3

Khách hàng

Kiểm tra phiếu thu và trả tiền

HĐ4

Kế toán

Hoàn tất hồ sơ và lưu hồ sơ

HĐ5

Kế toán

Tổng hợp doanh thu

Sơ đồ 2.4: Mô tả hoạt động quy trình thanh toán

2.1.4. Quy trình báo cáo

24


Bảng 2.7: Mô tả quy trình báo cáo
Mô tả các bước thực hiện quy trình: Quy trình báo cáo của Công ty TNHH xây
dựng và nội thất Việt

Người lập bảng: Nguyễn Thị Hà
STT

Người thực hiện

Nội dung thực hiện

Nhân viên kho

Kiểm tra số lượng bán được
và hàng tồn của mỗi sản phẩm

HĐ2

Kế toán

- Tổng hợp doanh thu
-Tổng hợp hàng tồn kho
- Tổng hợp lợi nhuận

HĐ3

Kế toán

Viết báo cáo
Gửi lên cấp Quản lý

HĐ4

Quản lý

Phê duyệt và lên kế hoạch
tháng tới

HĐ5

Quản lý

Hoàn thành và lưu báo cáo

HĐ1

Sơ đồ 2.5: Mô tả hoạt động quy trình báo cáo

2.1.5. Quy trình Giải quyết khiếu nại[2]
25

Biểu mẫu liên
quan