Kiểm soát nội bộ chu trình thanh toán tại công ty Fast.doc

Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
ĐỀ CƯƠNG: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanh
toán hợp đồng tại Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST – Đà
Nẵng
PHẦN 1:
ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm gần đây, do quá trình mở cửa, hội nhập với thế giới, nền kinh
tế Việt Nam đang phát triển ngày càng mạnh mẽ trên tất cả các mặt, các ngành, các
lĩnh vực. Các doanh nghiệp cũng phát triển hơn về số lượng cũng như lớn mạnh hơn
về quy mô hoạt động. Từ đó công tác kế toán cũng trở nên phức tạp hơn. Những hình
thức kế toán củ như Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, hình thức Chứng từ ghi sổ và
Nhật ký – chứng từ dần dần không đáp ứng được nhu cầu mới của các doanh nghiệp
trong giai đoạn hiện nay. Do đó một yêu cầu về một hình thức kế toán mới nhanh hơn,
tiện lợi hơn, chính xác hơn...tất yếu sẽ ra đời.
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, kế toán đã sớm tiếp cận và sử
dụng Công nghệ thông tin hiện đại trong việc thu thập, xử lý, tổng hợp và truyền tải
thông tin, phục vụ cho việc ra quyết định quan trọng. Xuất phát từ nhu cầu đó, các
công ty thiết kế phần mềm kế toán ra đời, ngày càng phát triển và cho ra những sản
phẩm với nhiều tiện ích khác nhau, phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động khác nhau.
Kế toán máy hiện đang được ứng dụng khá rộng rãi và phổ biến ở các đơn vị, các tổ
chức kinh tế.
Trong số các công ty phần mềm kế toán hiện nay, Fast là một trong những đơn
vị hàng đầu Việt Nam chuyên sâu trong lĩnh vực triển khai tư vấn ứng dụng giải pháp
Phần mềm quản lý tài chính kế toán & Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp.
Được thành lập từ năm 2007, đến nay chỉ với gần 4 năm hoạt động, nhưng Fast đã cho
ra nhiều sản phẩm đa dạng với nhiều ngành nghề, lĩnh vực; là người bạn đồng hành tin
cậy của hơn 4500 doanh nghiệp trong và ngoài nước và tạo được chỗ đứng quan trọng
trên thị trường hiện nay.
Trong môi trường cạnh tranh khốc như hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển
đi lên là điều không hề đơn giản . Bên cạnh việc đưa ra những chiến lược kinh doanh

1
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
đúng đắn thì việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc đóng vai trò
không kém phần quan trọng. Chúng ta đã tìm hiểu rất nhiều về công tác kiểm soát của
nhiều đơn vị sử dụng phần mềm kế toán nhưng gần như không có hoặc rất ít những
tìm hiểu về tổ chức kiểm soát ngay trong đơn vị sản xuất ra phần mềm đó. Đây là một
ngành khá mới mẻ, sản phẩm của nó cũng rất đặc thù, là một dạng sản phẩm dịch vụ
mang nhiều đặc trưng riêng và điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công tác kế
toán và kiểm soát. Theo tìm hiểu ban đầu cho thấy, công tác kế toán ở đơn vị này
không phải là phức tạp nhưng cũng không thể xem nhẹ. Tiền là khoản mục rất nhạy
cảm và rất dễ nảy sinh những vấn đề như sai sót, gian lận, nếu công tác kiểm tra giám
sát không tốt cũng có thể gây ra những tổn thất nghiêm trọng cho công ty, gây lãng phí
nguồn lực.
Vì tính quan trọng của nó, trong đề tài này, nhóm chúng tôi nghiên cứu sâu hơn
về khâu quản lý và kiểm soát tiền, tuy nhiên không đi sâu nghiên cứu tất cả các nghiệp
vụ liên quan đến tiền mà chỉ tìm hiểu công tác kế toán và kiểm soát trong thu chi một
số nghiệp vụ riêng biệt, cụ thể là “Tìm hiểu công tác thu - chi trong tạm ứng và thanh
toán hợp đồng” của công ty phần mềm Fast – Chi nhánh Miền Trung.
2. Mục đích nghiên cứu
• Hệ thống hóa những vấn đề lý luận căn bản về hệ thống kiểm soát nội bộ các
khoản phải thu – tạm ứng và phải thu khách hàng ở CT phần mềm Fast- Chi
nhánh miền Trung
• Thực trạng kiểm soát nội bộ các khoản phải thu – tạm ứng và phải thu khách
hàng ở CT phần mềm Fast- Chi nhánh miền Trung
• Đề xuất một số giải pháp để góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các
khoản phải thu – tạm ứng và phải thu khách hàng ở CT phần mềm Fast- Chi
nhánh miền Trung
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Hệ thống kiểm soát nội bộ các khoảng phải thu tại CT phần mềm Fast- Chi
nhánh miền Trung

2
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
4. Phương pháp nghiên cứu
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này sử dụng để tìm hiểu, tổng
hợp những lí luận, lí thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực tế
• Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình đi thực tế, nhóm chúng tôi đã quan
sát, phỏng vấn những nhân viên cảu công ty, đặc biệt là nhân viên ở phòng kế
toán để tìm hiểu về công tác kế toán và kiểm soát cuả họ.
3
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
PHẦN 2:
NỘI DUNG
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và
thanh toán hợp đồng
1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ và khoản phải thu
1.1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1.1 Định nghĩa
Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanh
nghiệp, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi
mặt của đơn vị và có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của đơn vị.
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ. Định nghĩa
được chấp nhận rộng rãi nhất được đưa ra vào năm 1992 bởi COSO (Committee of
Sponsoring Organization): “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội
đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một
sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
• Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
• Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
• Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
1.1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
• Đảm bảo tính trung thực, đáng tin cậy của báo cáo tài chính, phù hợp với chuẩn

mực và chế độ kế toán hiện hành.
• Đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định.
• Hướng mọi thành viên trong đơn vị và việc tuân thủ các chính sách, quy định
nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được mục tiêu của đơn vị.
• Bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín,
mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.
1.1.1.3 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các
đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy định như quy mô, tính chất hoạt động,
mục tiêu,…Nhưng theo COSO, một hệ thống kiểm soát nội bộ gồm các thành phần
sau:
4
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
• Môi trường kiểm soát.
• Đánh giá rủi ro.
• Hoạt động kiểm soát.
• Hệ thống thông tin và truyền thông.
• Giám sát.
CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH CỦA HỆ THỐNG KSNB
Bộ phận Nội dung chủ yếu Các nhân tố
Môi trường
kiểm soát
Tạo ra sắc thái chung cho một tổ chức, chi
phối đến ý thức kiểm soát của mọi người
trong tổ chức; là nền tảng cho tất cả các bộ
phận khác của kiểm soát nội bộ.
- Tính chính trực và giá
trị đạo đức.
- Đảm bảo về năng lực.
- Hội đồng quản trị và

ủy ban kiểm soát.
- Triết lý quản lý và
phong cách điều hành.
- Cơ cấu tổ chức.
- Phân định quyền hạn và
trách nhiệm.
- Chính sách nhân sự.
Đánh giá
rủi ro
Đơn vị phải nhận biết và đối phó được với
các rủi ro bằng cách thiết lập mục tiêu của
tổ chức và hình thành một cơ chế để nhận
dạng, phân tích và đánh giá rủi ro liên quan.
- Xác định mục tiêu của
đơn vị.
- Nhận dạng rủi ro.
- Phân tích và đánh giá
rủi ro.
Hoạt động
kiểm soát
Các chính sách và các thủ tục để giúp đảm
bảo là những chỉ thị của nhà quản lý được
thực hiện và có các hoạt động cần thiết đối
với rủi ro nhằm thực hiện hoạt động của
đơn vị.
- Phân chia trách nhiệm
đầy đủ.
- Kiểm soát quá trình xử
lý thông tin.
- Kiểm soát vật chất.

- Kiểm tra độc lập với
việc thực hiện.
- Phân tích soát xét lại
việc thực hiện.
Thông tin Hệ thống này được thiết lập để mọi thành - Hệ thống thông tin, bao
5
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
và truyền
thông
viên trong đơn vị có khả năng nắm bắt và
trao đổi thông tin cần thiết cho việc điều
hành, quản lý và kiểm soát hoạt động.
gồm cả hệ thống thông
tin kế toán phải bảo đảm
chất lượng thông tin.
- Truyền thông bảo đảm
các kênh thông tin bên
trong và bên ngoài đều
hoạt động hữu hiệu.
Giám sát
Toàn bộ quy trình hoạt động phải được
giám sát và điều chỉnh khi cần thiết. Hệ
thống phải có khả năng phản ứng kịp thời
theo yêu cầu của môi trường bên trong và
bên ngoài.
- Giám sát thường xuyên.
- Giám sát định kỳ.
1.1.2 Tổng quan về khoản phải thu
1.1.2.1 Khái niệm
Các khoản phải thu có thể coi là các khoản tiền tiềm năng đang tồn tại ở khâu

trung gian cho đến khi chúng được thanh toán bằng tiền hoặc bằng hình thức khác. Các
khoản phải thu thường liên quan đến đối tượng bên ngoài song đôi khi cũng liên quan
đến cán bộ, nhân viên trong công ty. Cụ thể các khoản phải thu bao gồm:
• Khoản phải thu ở người mua do chính sách bán chịu
• Tiền tạm ứng cho cán bộ, công nhân viên
• Tiền ứng trước cho người bán hay người cung câp dịch vụ
• Thu nhập tài chính bất thường như phải thu do đối tác vi phạm hợp đồng…
Khoản phải thu là căn cứ để nghiên cứu các bước của qui trình kiểm soát hoạt
động thanh toán. Trong phạm vi đề tài này, nhóm chỉ đề cập tới khoản phải thu khách
hàng và tiền tạm ứng cho cán bộ nhân viên
1.1.2.2 Đặc điểm của khoản mục phải thu
1.1.2.2.1 Yêu cầu quản lý và nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
liên quan đến khoản phải thu:
Yêu cầu quản lý:
• Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng
nội dung kinh tế và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các
6
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hóa,
nhận cung cấp dịch vụ.
• Trong quá trình hạch toán kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ: nợ
trong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác lập
số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với các
khoản nợ phải thu không đòi được
• Trong quan hệ bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo sự thỏa thuận của
doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa đã giao, dịch vụ đã cung
cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể
yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao
Nguyên tắc hạch toán:
• Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ cần theo dõi cả về nguyên tệ trên

các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều
chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế
• Không bù trừ công nợ giữa nhà cung cấp, giữa các khách hàng mà phải căn cứ
trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ
• Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến
hành đối chiếu, kiểm tra để việc thanh toán được tiền hành kịp thời
• Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch thường xuyên, định kỳ kế toán cần
kiểm tra, đối chiễu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải
thanh toán, có xác nhận bằng văn bản
• Bản chất của quá trình kiểm soát các khoản phải thu:
• Quá trình kiểm soát các khoản phải thu bao gồm tất cả các chính sách công ty
xây dựng nên nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng và cá
nhân trong công ty từ lúc phát sinh khoản phải thu đến khi các khoản phải thu
được thanh toán bằng tiền hay bằng phương thức khác
Công tác kiểm soát đối với các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến khoản phải thu cần
đảm bảo các chức năng cơ bản sau:
• Kiểm soát quá trình thanh toán của khách hàng trên cơ sở chấp hành các quy
định về thanh toán, tín dụng
7
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
• Phân cấp phân công trách nhiệm rõ ràng hợp lý trong quản lý hoạt động thanh
toán các khoản phải thu
• Đảm bảo tính hiệu lực các thủ tục trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ thanh
toán
• Đảm bảo việc thu hồi kịp thời các khoản phải thu và báo cáo tài chính phản ánh
đúng các khoản nợ phải thu của đơn vị
1.2 Tạm ứng
1.2.1 Khái niệm, đặc điểm
1.2.1.1 Khái niệm
Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận

tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc
nào đó được phê duyệt.
1.2.1.2 Đặc điểm
• Có mục đích, có tính thời hạn và tính hoàn trả.
• Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên chức hoặc người lao động làm việc
tại doanh nghiệp
• Khi hoàn trả tạm ứng chỉ phải hoàn trả gốc không phải trả lãi
• Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm
ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mực đích và nội dung công việc đã
được phê duyệt
• Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử
dụng.
• Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập
bảng thanh toán tạm ứng, kèm theo chứng từ gốc để thanh toán toàn bộ, dứt
điểm theo từng lần, từng khoản số tạm ứng đã nhận .
1.2.2 Quy trình kế toán
1.2.2.1 Tài khoản sử dụng
• 141 – Tạm ứng
• 111 – Tiền mặt
• 112 – Tiền gửi ngân hàng
8
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
• 152, 153, 156 – NVL, CCDC, hàng hóa
• 621 – CP NVL
• 622 – CP Nhân công
• 627 – CP SXC
• 334 – Lương nhân viên
1.2.2.2 Chứng từ sử dụng
• Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số: C32– HD).
• Phiếu chi (Mẫu số: C31- BB).

• Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu số: 4- TTDVTH) và các hóa đơn chứng từ kèm
theo.
• Bảng kê chứng từ (Mẫu số: C33-BB).
• Phiếu thu.
• Sổ Tạm ứng, sổ chi tiết theo dõi cho từng cá nhân và đối tượng.
9
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
1.2.2.3 Quy trình.
Một số nghiệp vụ cơ bản
1. Khi tạm ứng tiền mặt hoặc vật tư cho người lao động trong đơn vị, ghi:
Nợ TK 141 - Tạm ứng
Có các TK 111, 112, 152,. . .
2. Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh
toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm
ứng, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642,. . .
Có TK 141 - Tạm ứng.
10
TẠM ỨNG
HOÀN ỨNG
Chi hoặc thu tiền
Lưu Hồ sơ
Kiểm tra , đối
chiếu
Đề nghị thanh toán
Lưu Hồ sơ
Phiếu chi tiền
Chi tiền
Phiếu đề xuất tạm
ứng

Xem xét,
duyệt
Xem xét,
duyệt
Phiếu chi
Phiêu thu
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
3. Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại
kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
Có TK 141 - Tạm ứng.
1.2.3 Mục tiêu của quá trình kiểm soát
1.2.3.1 Rủi ro trong quá trình tạm ứng
• Hoàn trả tạm ứng chỉ phải hoàn trả gốc không phải trả lãi => không ít người lợi
dụng chiếm dụng vốn của doanh nghiệp một cách hợp pháp.
• Trường hợp thanh toán các khoản tạm ứng không kịp thời, không đầy đủ… sẽ
làm sai lệch kết quả kinh doanh ( bởi vì có rất nhiều khoản tạm ứng khi thanh
toán sẽ được phân bổ hoặc hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất, kinh
doanh).
• đối với những người nhận tạm ứng thường xuyên tại một số CN chưa có văn
bản chỉ định của Giám đốc;
• Việc quản lý các khoản tạm ứng đôi lúc chưa được coi trọng đúng mức, tâm lý
coi các khoản tạm ứng là khoản cho mượn dẫn tới tình trạng nhiều khi tạm ứng
không đúng người, số tiền tạm ứng không sát thực tế…
• Một số CN chưa quy định thời hạn hoàn trả nên không có chế tài xử phạt người
chây lì.
• Một số CN thực hiện tách rời giữa tạm ứng và thanh toán làm doanh số thu, chi
tiền mặt tăng một cách giả tạo, các bút toán không phản ánh đúng bản chất,

thực tế sử dụng các khoản tạm ứng.
1.2.3.2 Mục tiêu kiểm soát:
• Nâng cao trách nhiệm của người quản lý tạm ứng và của người nhận tạm ứng.
• Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạn chế đến mức thấp nhất tài sản có không
sinh lời.
• Củng cố tính pháp lý cho người nhận tạm ứng thường xuyên.
11
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
1.2.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ trong quá trình tạm ứng và hoàn ứng
1.2.4.1 Quá trình tạm ứng.
Một số rủi ro khác
12
Tên
Công
đoạn
Trách
nhiệm
Mô tả thực hiện công
đoạn
Kiểm soát Chứng từ liên
quan
Đề xuất
Nhân
viên ,
Trưởng
phòng
Trong quá trình kinh
doanh phát sinh các
nghiệp vụ kinh tê yêu cầu
phải có tiền vốn để thực

hiện, NV đề xuất cho tạm
ứng tiền để thực thi nhệm
vụ, trình trưởng phòng
duyệt.
Ghi đúng, ghi đủ, các
yêu cầu trong biểu mẫu
lập sẵn, có ký tên của
NV và trưởng phòng .
Phiếu đề xuất
tạm ứng
Quyết
định
Giám
đốc
Xem xét và quyết định cho
tạm ứng
Ký duyệt tạm ứng, chữ
ký, con dấu….của giám
đốc
Phiếu đề xuất
tạm ứng
Thực
hiện
KT
thanh
toán
Viết phiếu chi. Đối chiếu với giấy đề
nghị tạm ứng để viết
phiếu chi
Ghi rõ nội dung kinh tế

phát sinh , họ tên người
tạm ứng tiền
Phiếu chi
Thực
hiện
Thủ quỹ Căn cứ vào phiếu chi, chi
tiền cho nhân viên
Người nhận tiền ký nhận
và ghi rõ họ tên, sô tiền
đã nhận.
Phiếu chi
Thực
hiện
KT
thanh
toán,
Thủ quỹ
Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm
ứng tiền
Hạch toán vaò tài khoản
kế toán, ghi chép sổ sách
đúng đối tượng
Hồ sơ lưu đầy đủ , có
thứ tự, dễ tìm kiếm khi
cần thiết.
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
Rủi ro Cơ chế kiểm soát
Số tiền tạm ứng vượt định mức hay người
tạm ứng chưa thực hiện thanh toán các
khoản tạm ứng trước đây

Căn cứ giấy đề nghị tạm ứng kế toán
thanh toán kiểm tra xem số tiền tạm ứng
có vượt định mức cho phép và người xin
tạm ứng đã thanh toán các khoản tạm ứng
trước đây chưa
Người đi công tác chi tiêu cao hơn mức
công ty cho phép hoặc vượt quá khoản dự
phòng
Một số danh mục không được tính toán
trong công tác phí
Có qui định cụ thể về những khoản chi
được xem là hợp lý trong quá trình công
tác
Một số danh mục chi phí bị khai thêm,
nhiều hơn so với chi phí thực tế phát sinh
Kiểm soát chặt chẽ các hóa đơn chứng từ
liên quan như vé tàu, xe; hóa đơn khách
sạn…Xem xét lại những khoản chi không
có bằng chứng rõ ràng
Thiếu sự phê duyệt của người có thẩm
quyền
Đối với các giấy tờ liên quan đến quá
trình tạm ứng như: giấy đề nghị tạm ứng,
phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán…cần
có đầy đủ chữ ký của những người có
trách nhiệm trong công ty
Chậm trễ trong việc thực hiện hoàn ứng Phải qui định cụ thể thời gian hoản ứng
đối với từng trường hợp
13
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế

1.2.4.2 Quá trình thanh toán tạm ứng
14
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
1.3 Thanh toán hợp đồng
15
Tên
Công
đoạn
Trách
nhiệm
Mô tả thực hiện công
đoạn Kiểm soát
Chứng từ liên
quan
Đề
nghị
NV Khi thực hiện xong nghiệp
vụ kinh tế, nhân viên tập
hợp tất cả chứng từ phát
sinh có liên quan, làm Đề
nghị thanh toán để trừ số
tiên mà nhân viên đã ứng .
Chứng từ đầy đủ, rõ
ràng , có thứ tự thời gian
Giấy đề nghị
thanh toán
Các hoá đơn
chứng từ liên
quan
Kiểm

tra,đối
chiếu
KTTT Kiểm tra tính hợp lý hợp
pháp của chứng từ, đối
chiếu tổng số tiền đề nghị
thanh toán với các chứng
từ hoá đơn kèm theo.
Chứng từ đầy đủ, rõ ràng,
có thứ tự thời gian
Giấy đề nghị
thanh toán
Các hoá đơn
chứng từ liên
quan
Ký
duyệt
KTT,
GĐ
Kiểm tra xem xét, ký duyệt Chứng từ đầy đủ, rõ ràng,
có thứ tự thời gian
Giấy đề nghị
thanh toán
Các hoá đơn
chứng từ liên
quan
Thực
hiện
KTTT Viết phiếu thu lại toàn bộ
số tiên đã ứng
Viết phiếu chi số tiền được

duyệt thanh toán
Ghi rõ ràng, đúng số tiền
đã duyệt
Phiếu thu
Phiếu chi
Thực
hiện
TQ Thu lại tiền của NV nếu số
tiền đã ứng lớn hơn số
được duyệt chi
Chi thêm tiền cho NV nếu
số tiền đã ứng nhỏ hơn số
tiền được duyệt chi.
Thu chi bù trừ nhau
không nhầm lẫn
Phiếu thu
Phiếu chi
Thực
hiện
KTTT,
TQ
Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng
tiền
Hạch toán vaò tài khoản kế
toán, ghi chép sổ sách đúng
đối tượng
Hồ sơ lưu đầy đủ , có thứ
tự, dễ tìm kiếm khi cần
thiết.
Phiếu thu

Phiếu chi
Giấy đề nghị
thanh toán
Các hoá đơn
chứng từ liên
quan
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
1.3.1 Khái niệm, đặc điểm
1.3.1.1 Khái niệm:
Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán sản
phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợp người mua
trả trước tiền hàng
Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu
cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng.
Việc thanh toán của khách hàng ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh
nghiệp nên thường có các quy định chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự giám
sát, quản lý thường xuyên
1.3.1.2 Đặc điểm
Thanh toán hợp đồng là một giai đoạn của chu trình bán hàng. Do đó nếu đơn vị
không xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thì việc
thu hồi nợ là điều khó khăn, mặt khác báo cáo tài chính cũng có khả năng không phản
ánh đúng các khoản phải thu khách hàng của đơn vị
Phải thu khách hàng là một khoản mục thuộc tài sản của doanh nghiệp. Đây là
khoản mục có liên quan chặt chẽ với kết quả kinh doanh vì đó là đối tượng để sử dụng
các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của đơn vị
Nợ phải thu phải được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Tuy
nhiên do việc lập dự phòng phải thu khó đòi cho khoản mục nợ phải thu khách hàng
thường dựa vào sự ước tính của nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm
tra
1.3.2 Quy trình kế toán

1.3.2.1 Tài khoản sử dụng:
131 – Phải thu khách hàng
111 – Tiền mặt
112 – Tiền gửi ngân hàng
159 – Dự phòng phải thu khó đòi
33311 – Thuế GTGT
511 – Doanh thu bán hàng
1.3.2.2 Chứng từ và hệ thống sổ sách liên quan:
Chứng từ sử dụng
16
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
• Hợp đồng kinh tế
• Hóa đơn bán hàng ( hóa đơn VAT) do doanh nghiệp lập
• Chứng từ thu tiền : phiếu thu, giấy báo có
• Giấy đề nghị thanh toán (do đơn vị lập gửi cho khách hàng)
• Lệnh phiếu do khách hàng lập…
Hệ thống sổ sách liên quan
• Nhật ký bán hàng
• Sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng
• Nhật ký thu tiền…
1.3.2.3 Quy trình
Việc hạch toán được thực hiện theo sơ đồ sau:
(1) Căn cứ vào những chứng từ gốc kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết cho từng
khách hàng
(2) Cuối kỳ kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, bảng
này sẽ dùng để đối chiếu với tài khoản 131
Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
Nhận tiền ứng trước, trả trước kế toán định khoản:
Nợ TK 111, 112 : Số tiền khách hàng ứng trước
Có TK 131 : Phải thu khách hàng

Khi giao nhận hàng, thực hiện cung cấp dịch vụ theo số tiền ứng trước, căn cứ
hóa đơn bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 131 : Số tiền khách hàng thanh toán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ
Có Tk 3331 : Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ
Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và số tiền khách hàng phải thanh toán theo
từng thương vụ sẽ được theo dõi thanh quyết toán trên TK 131
17
Chứng từ
gốc
Sổ chi
tiết TK
131
Bảng tổng
hợp chi tiết
TK 131
(2)
(1)
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
Đối với sản phẩm, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ nhưng chưa
được thanh toán, định khoản:
Nợ TK 131: Phải thu khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ( giá chưa
thuế GTGT)
Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp
Nhận được tiền của khách hàng trả liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ
đã cung cấp, kế toán định khoản:
Nợ TK 111,112 : Số tiền khách hàng thanh toán
Có TK 131 : Phải thu khách hàng
Trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại, kế toán định khoản:

Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Số thuế GTGT của hàng bán bị
trả lại)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 111,112. . .
Căn cứ chứng từ xác nhận số tiền được giảm giá của lượng hàng đã bán cho
khách hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng hàng hoá ghi trong hợp đồng, nếu
khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi giảm trừ số tiền phải thu của
khách hàng về số tiền giảm giá hàng bán:
Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán (Giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Thuế GTGT của hàng giảm giá)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng số tiền giảm giá).
Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền
mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
18
Nhóm 2 – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế
1.3.3 Mục tiêu của quá trình kiểm soát
Quan hệ thanh toán với khách hàng liên hệ mật thiết với dòng tiền vào, ra trong
kinh doanh, do đó nó có ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của đơn vị. Vì vậy tổ
chức quản lý tốt việc thanh toán của khách hàng cũng có nghĩa là làm tốt công tác tài
chính tại doanh nghiệp.
Với chức năng thông tin và kiểm tra, hạch toán kế toán giúp cho doanh nghiệp
có được các thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán đối với từng
đối tượng trong từng khoản phải thu. Tuy nhiên để đảm bảo cho hoạt động thanh toán
được thực hiện linh hoạt, hợp lý và đạt hiệu quả cao đòi hỏi doanh nghiệp phải xây
dựng các hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với quá trình thu tiền khách hàng.

Khác với một số phần hành như tiền mặt, vật tư, hàng hóa có đặc điểm hiện hữu
cụ thể, sự tồn tại của các nghiệp vụ thanh toán phát sinh chỉ được biểu hiện duy nhất
trên chứng từ số sách do đó doanh nghiệp cần có các biện pháp kiểm soát chặt chẽ việc
thanh toán, xây dựng các chính sách thu hồi nợ hiệu quả nhằm duy trì và phát triển mối
quan hệ kinh doanh tốt với bạn hàng đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của
doanh nghiệp
Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ việc thanh toán với
khách hàng nhằm thu hồi kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, đảm bảo báo cáo
tài chính phản ánh đúng đắn các khoản nợ phải thu khách hàng của đơn vị
1.3.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ trong quá trình thanh toán hợp đồng
Thủ tục kiểm soát là những chính sách cùng với môi trường kiểm soát và hệ thống kế
toán mà Ban quản trị thiết lập ra để đạt được các mục đích của họ. Khi thiết kế các thủ
tục kiểm soát phải đảm bảo ba nguyên tắc cơ bản sau:
- Có phân công phân nhiệm rõ ràng
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- Chế độ uỷ quyền và phê chuẩn.
Cần chú ý rằng việc thanh toán của khách hàng có liên quan chặt chẽ đến quá
trình bán hàng, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, do đó để quản lý các khoản
phải thu khách hàng một cách hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải thiết lập các
thủ tục kiểm soát hữu hiệu đối với chu trình bán hàng và cung cấp dịch vụ
19