Giáo trình quản lý dự án

QU N LÝ D
Ph n I : M T S
1
1.1

ÁN

KI N TH C CƠ S

D án (Project)
Khái ni m
D án là s n l c t m th i

t o ra m t s n ph m ho c d ch v

c thù (PMBOK).

M t d án ư c hình thành khi m t nhóm các nhà tài tr (t ch c, cơng ty, chính ph ) c n
có m t s n ph m (ho c d ch v , chúng ta s g i chung là s n ph m) mà s n ph m này khơng
có s n trên th trư ng; s n ph m này c n ph i ư c làm ra. Như v y d án là tên g i chung
cho m t nhóm các ho t ng (ti n trình) v i m c tiêu duy nh t là t o ra ư c s n ph m theo
mong mu n c a các nhà tài tr .
V i ý nghĩa ó, các d án thư ng ư c tri n khai như là các phương ti n
th c hi n các
m c tiêu c a t ch c (ví d : phân khúc th trư ng, qu ng bá thương hi u, m r ng s n xu t),
do ó các ho t ng c a d án và các ho t ng c a t ch c r t gi ng nhau các i m:
ư c th c hi n b i con ngư i (là nhân t quy t nh c a ngu n l c),
B ràng bu c b i ngu n l c gi i h n, như kinh phí, kh năng th c hi n, th i gian,…
Ph i ư c ho ch nh ( nh nghĩa), th c thi và i u khi n có k t qu mong mu n.
Tuy nhiên, chúng cũng có nh ng i m khác bi t nhau:
Các ho t ng trong t ch c di n ra liên t c và l p i l p l i. Các t ch c kinh t thông

thư ng ch t o ra m t s s n ph m nh t nh bán trên th trư ng, và các s n ph m này
ư c s n xu t b ng m t phương pháp nh t nh, không ho c ít thay i theo th i gian,
và các s n ph m ư c s n xu t liên t c (ti n trình s n xu t ư c l p l i cho m i s n
ph m) t o ra s lư ng l n cung c p cho th trư ng.
Các ho t ng c a d án l i mang n ng tính ch t t m th i và c thù.
Tính ch t t m th i : D án ln ln có th i i m b t u và th i i m k t thúc (d án ch
t n t i trong m t kho ng th i gian nh t nh). D án k t thúc khi các m c tiêu c a d án ã
t ư c, ho c sau m t th i gian th c hi n, các m c tiêu c a d án ư c nh n th c rõ là
không th th c hi n ư c ho c khơng cịn c n thi t n a (trong khi ó m c tiêu c a t ch c
s ư c ti p t c c i ti n
nh hư ng cho các k ho ch trong tương lai). c tính t m th i
c a d án còn th hi n t ch c ngu n l c. Khi d án ư c thi t l p, m t s nhân viên (c a
t ch c) ư c t m th i i u chuy n sang làm d án cho n khi d án k t thúc, t t c nh ng
thành viên c a d án s khơng cịn có trách nhi m v d án n a.
Tuy nhiên, tính ch t t m th i không áp d ng cho s n ph m c a d án, vì s n ph m c a d án
v n s còn ư c s d ng lâu dài sau khi d án k t thúc, vd: d án xây c u M Thu n.
Tính ch t c thù : Các s n ph m/d ch v c a d án thư ng mang nhi u c tính m i, khơng
gi ng v i các s n ph m/d ch v ã t ng có. H th ng thơng tin ư c xây d ng cho t ch c
là m t d ng s n ph m c thù vì nó ph thu c r t nhi u vào c u trúc ngu n l c, quy trình và
năng l c c a m i t ch c. Ngồi ra, tính ch t c thù cịn th hi n các ti n trình mà trư c
ó chưa t ng ư c làm.
t o ra các gi ng cây ăn trái có ch t lư ng t t, ngoài phương pháp
lai gi ng nhân t o, các nhà khoa h c ph i nghiên c u ng d ng các công ngh m i (như di
truy n h c, gen) trên t ng lo i cây tìm phương pháp cho qu t t hơn.
Do các phương pháp t o s n ph m chưa ư c bi t, chưa có kinh nghi m nên d án c n ph i
ư c ti n hành c n th n, ng d ng t khoa h c n th c ti n và làm t ng bư c có ki m
1


ch ng

b o ãm cho d án i
t ng bư c.

n thành cơng, và q trình này ư c g i là s tinh ch nh

S tinh ch nh t ng bư c (Progressive elaboration) S tinh ch nh tư ng bư c là m t q trình
hồn thi n d n k t qu qua nhi u bư c th c hi n
t o ra s n ph m ngày càng phù h p v i
yêu c u ã t ra cho s n ph m, ư c minh h a trên hình I.1.1. T hi n tr ng ban u là
hình vng, sau 3 bư c th c hi n mà m i bư c u có s so sánh k t qu v i s n ph m
mong mu n (“m c tiêu”, là hình trịn)
làm cơ s cho các bư c tinh ch nh ti p theo, ta co
s n ph m là hình trịn như mong mu n.
Hi n tr ng

M c tiêu

Th c hi n

K t qu

Tinh ch nh
C n
C n
Khơng

Hình I.1.1
Vì các ti n trình th c thi d án liên quan nhi u n vi c gi i quy t tình hu ng do tính c
thù c a d án, s tinh ch nh t ng bư c là m t cách ti p c n t t ng quát (cơ b n) n chi ti t
hư ng n m c tiêu,

gi m b t nh ng r i ro do s thi u ki n th c và kinh nghi m c a
ngư i làm d án. Quá trình tinh ch nh t o i u ki n
ngư i làm d án nh n th c v d án
ngày càng hoàn thi n hơn và ti p t c áp d ng s hi u bi t ó vào d án.
1.2

M c tiêu
Là nh ng v n
c n ph i gi i quy t ( ư c g i là bài toán, problem) d a trên ngu n l c s n
có trong khn th i gian cho phép. Bài tốn là s khác bi t gi a nh ng gì ang có (hi n
tr ng) và nh ng gì mu n có (mong mu n), d a trên s nh n nh kh thi ban u v th i
gian và ngu n l c ang có s n
làm thay i hi n tr ng theo mong mu n. M c tiêu c a t
ch c ho c d án là k t qu mong mu n t o ra t các ho t ng c a t ch c ho c d án ó.
Các m c tiêu có c i m chung là ph i kh thi và o lư ng ư c. c tính này giúp phân
bi t m c ích và m c tiêu. M c ích là nh ng gì t ch c mong mu n có và nó g n li n v i
s t n t i c a t ch c. M c tiêu là nh ng thành qu c th mà t ch c ã ho c s ph i t
ư c trong kho ng th i gian xác nh (vd: k ho ch hàng năm) và v i ngu n l c cho phép.
M c tiêu ư c dùng làm chu n m c o lư ng vi c hi n th c hóa m c ích c a t ch c.
Các m c tiêu ư c ho ch nh trong m t t ch c (công ty, doanh nghi p,…) dùng
d n
d t các ho t ng c a t ch c th c hi n m c ích (lâu dài) c a t ch c ó - m c tiêu ln
ln ph c v cho m c ích c a t ch c.
i v i d án, m c tiêu dùng
hư ng d n (t p
trung) ngu n l c c a d án vào nh ng ho t ng quan tr ng nh t (t o s n ph m),
khơng
lãng phí ngu n l c cho các ho t ng không c n thi t. Sau khi m c tiêu ã t ư c thì d
án s k t thúc.
1.1

"M c tiêu"
P2

P3

P1

"M c ích"

P4
t1

t2

t3

T

Hình I.1.2 M c tiêu c a d án và m c ích c a t ch c

Trong các t ch c ho t
ng theo d ng d án,
nhi u d án ư c ti n
hành n i ti p (P1-P2-P3)
ho c song hành (P1-P2 ,P4)
hi n th c các m c tiêu
c a t ch c, nh m hư ng
n s th a mãn m c ích
chung (G) c a t ch c

như minh h a trên hình
I.1.2.
2


1.3

Ti n trình (Process)
Ti n trình là m t ho c m t chu i các ho t ng liên k t nhau
t o ra s thay i trong
hi n tr ng (môi trư ng) theo như mong mu n (gi i quy t bài toán ho c hi n th c m c tiêu).
Ti n trình ư c xem xét trên 5
Hình I.1.3

c tính cơ b n (hình I.1.3):
Constraints

Inputs

Outputs
Resources

u vào (Inputs): là nh ng gì ti n trình c n thi t
t o ra k t qu
u ra, ư c l y t
hi n tr ng trư c khi ti n trình th c thi. Vd: nguyên v t li u và thông tin.
u ra (Outputs). là các thay i trên hi n tr ng sau khi th c thi ti n trình. K t qu
u ra là nh ng gì c n ph i có (s n ph m) chuy n giao cho các ti n trình khác.
Th i gian (Time) là th i gian ti n trình th c thi.
Ngu n l c (Resource) là ng l c th c thi ti n trình.

Ràng bu c (Constraints) là nh ng i u ki n mà ti n trình ph i tuân th . Vd: tiêu chu n
qu n lý ch t lư ng ISO 9000.
ti n hành, th hi n trên 3
Ngu n l c: B t kỳ ti n trình nào cũng u c n có ngu n l c
nhóm ngu n l c cơ b n: con ngư i, công c và phương pháp.
Con ngư i (human) ư c th hi n qua ki n th c, k năng/năng khi u, kinh nghi m và
s c kh e c a ngư i lao ng. Con ngư i là ngu n l c quan tr ng nh t trong t t c các
ti n trình vì 2 nguyên nhân:
Con ngư i v a là ngu n l c
th c hi n ti n trình (s c lao ng), ng th i quy t
nh 2 ngu n l c còn l i: Con ngư i t o ra phương pháp th c thi ti n trình và i u
khi n cơng c
th c thi ti n trình.
Con ngư i cịn có kh năng ki m sốt và i u khi n các ti n trình th c thi m t cách
n nh trư c các tác ng thay i (r i ro) trong môi trư ng th c thi c a ti n trình.
ây là tác ng tích c c nh t c a con ngư i (tác ng qu n lý) i v i ti n trình.
Cơng c (tools) là nhóm các ngu n l c tr giúp con ngư i th c hi n ti n trình m t cách
tr c ti p nh s d ng máy – thi t b , ph n m m, ho c gián ti p b ng cách s d ng ti n
thuê mư n nhân công ho c mua máy – thi t b . Công c là phương ti n thay th s c
lao ng c a con ngư i th c thi ti n trình trong th i gian ng n, nh m t o ra năng su t
lao ng cao ho c ch t lư ng n nh (gi m ư c các sai sót do ch quan nh s d ng
thi t b ho c ph n m m).
Phương pháp (method) ư c th hi n b ng công ngh , k thu t, quy trình và quy t c áp
d ng vào ti n trình. Phương pháp là s áp d ng ki n th c
xác nh cách th c thi ti n
trình m t cách t i ưu nh t. Phương pháp là m t d ng ngu n l c ki n t o (conceptual
resource); nó khơng tr c ti p t o ra k t qu cho ti n trình, nhưng nh nó, ta có ư c các
ti n trình t t (th a mãn ư c các i u ki n ràng bu c m t cách ch c ch n) và nh ó ti n
trình s t o ra k t qu úng như mong i.
Ràng bu c: t t c các ti n trình u c n ph i có s ki m sốt (qu n lý) b ng các ràng bu c

trên các ho t ng
lo i b nh ng hi u ng không mong i do ti n trình t o ra (tr k
ho ch, quá kinh phí, s n ph m kém ch t lư ng,..); ng th i b o m cho các ti n trình ph
thu c v n th c thi ư c. Các ràng bu c ư c sinh ra t các yêu c u i v i ti n trình ho c
s n ph m và th hi n trên tồn b ti n trình: u vào, u ra, th i gian và ngu n l c.

3


Trong d án, có 2 lo i ti n trình cơ b n: các ti n trình t o s n ph m (product oriented
processes), và các ti n trình qu n lý d án (project management processes) s ư c
c p
n trong ph n sau.

2
2.1

Qu n lý d án (Project Management)
Khái ni m
Vì các ngu n l c u có gi i h n và các ti n trình ph i tho mãn t t c các i u ki n ràng
bu c, nên các ti n trình u c n ph i ư c ho ch nh c n th n không dư th a, i u khi n
th c hi n úng, giám sát
phát hi n b t thư ng, o lư ng
bi t m c
hoàn thành;
ư c g i chung là qu n lý. Qu n lý là s áp d ng ki n th c, k năng, kinh nghi m
i u
khi n ngu n l c th c thi các ti n trình gi i quy t các v n . Các nhà qu n lý thư ng th c
hi n các công vi c sau ây:
Ho ch nh cái gì c n làm

T ch c ngu n l c th c hi n
Phân công th c hi n
Hư ng d n khi nhân viên ang th c hi n
i u khi n b o m th c hi n úng

DO
PLAN
CHECK

Nhóm các ho t ng qu n lý cơ b n thư ng l p i l p
ACT
l i theo chu kỳ, ư c th hi n như trên hình I.2.1, g m
Plan – Do – Check – Act (PDCA). Các ho t ng này
ư c th c hi n b ng con ngư i và
tăng cư ng tính
Hình I.2.1
ki m sốt i v i các ti n trình t o s n ph m cho d
án. N u thi u m t trong các ho t ng này thì các ti n trình c a d án s không b o m t
ư c k t qu như mong mu n do chi phí tăng, tr h n ho c s n ph m kém ch t lư ng. Các
ho t ng này là n n t ng c a các nhóm ti n trình qu n lý.
Qu n lý d án là s áp d ng ki n th c, k năng, k thu t và công c vào các ho t
án th a mãn các yêu c u i v i d án. (PMBOK)
Các ho t ng qu n lý d án thư ng r t a d ng, nh m nh nghĩa
ti n trình t o s n ph m th a mãn yêu c u i v i d án như:

y

ng d

và chi ti t cho các

Xác nh nh ng mong mu n khác nhau c a nh ng "stakeholder" v d án
Xác nh ph m vi, th i gian, chi phí, r i ro và ch t lư ng cho d án
Th c hi n các ti n trình qu n lý d án như kh i ng, ho ch nh, i u khi n, k t thúc…
PMBOK (A Guide to the Project Management
Body Of Knowlegde) do PMI (Project
Management Institute) t o ra là m t tài li u qu n
lý d án ư c ch p nh n r ng rãi, ư c hình
thành t ki n th c kinh nghi m qu n lý t ng quát
c a các t ch c và ki n th c kinh nghi m mang
tính ph d ng rút k t t nhi u d án thu c nhi u
lĩnh v c ng d ng khác nhau. M i liên quan gi a
PMBOK v i các lo i ki n th c khác ư c di n t
trên hình I.2.2.

PMBOK
General Accepted
Project Management
Knowledge &
Practice

General
Management
Knowledge &
Practice

Application
Area
Knowledge &
Practice

Hình I.2.2

4


2.2

Gi i quy t v n

(problem solving)

Làm th nào
t ư c các m c tiêu ã ho ch nh c a t ch c là yêu c u quan tr ng nh t
i v i ngư i qu n lý. Hơn n a, vì t ch c ln ln b tác ng b i các thay i c a môi
trư ng, bên ngồi l n bên trong, do ó nhà qu n lý thư ng i m t v i vi c gi i quy t các
bài toán (Problem solving).
Bài toán (problem) là s khác bi t gi a hi n tr ng ang t n t i và mong mu n.
Gi i pháp (solution) là cách gi m b t s khác bi t gi a hi n tr ng và mong mu n, là
n n t ng
thi t l p các ti n trình. B n thân gi i pháp khơng có giá tr gì, ch có k t
qu t o ra t gi i pháp m i có giá tr .
Các nhà qu n lý ít khi t gi i bài tốn m t mình, mà h thư ng tìm ki m s tr giúp c n
thi t t nh ng chuyên viên và nh ng ngư i c ng tác; làm vi c nhóm (group working) là m t
ti p c n khá ph bi n (vd: qua các cu c h p)
tìm ki m s tr giúp gi i quy t bài toán t
nhi u ngư i, qua các bư c cơ b n như sau:
1. Nh n bi t các tín hi u nguy cơ ho c thách th c
Các tín hi u nguy cơ ư c nh n bi t qua phương ti n thông tin giao ti p gi a nhà qu n lý
v i nh ng ngư i c ng tác, b ng hình th c (qua các báo cáo, th ng kê, bi u ,…) ho c phi
hình th c (qua dư lu n, nói chuy n). Các tín hi u v nguy cơ ho c thách th c có th nh

hư ng n ho t ng c a t ch c s ư c xem xét và phân tích. (Có nh hư ng: ang ho c
s gây ra nh ng thay i b t l i i v i t ch c). Ví d : doanh thu có xu hư ng gi m, ư c
th hi n trong các báo cáo t ng k t, là m t tín hi u nguy cơ i v i t ch c.
2.

nh nghĩa bài tốn

D a trên các tín hi u v nguy cơ ho c thách th c, các nhà qu n lý s ph i tìm hi u và phân
tích
xác nh nguyên nhân phát sinh ra hi n tư ng (tín hi u nguy cơ ã bi t). Hi n tư ng
(ho c tri u ch ng, symptom) ch là bi u hi n bên ngoài c a v n , là d u hi u cho bi t bài
toán ang t n t i. Bài tốn chính là ngun nhân c a hi n tư ng mà ngư i qu n lý c n ph i
tìm gi i quy t. Ví d :
Nguyên nhân là do
Năng su t
L kém
(hi n tư ng)

Gây ra

Nguyên nhân là do
Qu n lý
kém
(hi n tư ng)

Gây ra

Khơng có
Tiêu chu n
(bài tốn)

Hình I.2.3
Vi c xác nh úng bài toán là m t ho t ng ph c t p, t n nhi u công s c và c n s h p
tác c a các chuyên viên t nhi u lĩnh v c khác nhau. ôi khi các bài toán ư c nh nghĩa
quá l n d n n khơng có gi i pháp kh thi vì ngu n l c b gi i h n; ho c ngư c l i, bài
tốn khơng
t ng quát lý gi i các hi n tư ng ã bi t, do ó vi c nh nghĩa rõ bài toán
là nh m gi i h n ph m vi bài tốn tìm gi i pháp kh thi, và cũng là tránh hi u l m cho
nh ng ngư i c ng tác ( t ra yêu c u quá cao ho c quá th p i v i gi i pháp).
3. Tìm gi i pháp cho bài tốn
Do khơng có gi i pháp nào tuy t i phù h p v i các bài toán, nên các nhà qu n lý ph i c
g ng tìm nhi u phương án khác nhau
phân tích l a ch n gi i pháp t t nh t (kh thi nh t)
t các phương án ã bi t và vì v y s h tr t nhi u chuyên viên là r t c n thi t. Gi i pháp
ph i tho mãn t i a các tiêu chu n ánh giá, thư ng d a trên 5 tiêu chu n: k thu t, kinh t ,
pháp lý, v n hành, và k ho ch (th i gian).

5


Bài tốn

Phương án 1
Phương án 2

Gi i pháp

Phương án 3

Tìm p. án

Phát sinh phương án và các tiêu chu n
ánh giá
Hình I.2.4
4. Th c thi gi i pháp và o lư ng k t qu

Ch n phương án sau khi ánh
giá theo các tiêu chu n

Vi c th c thi gi i pháp là gi i quy t bài toán t ra. Có th gi i pháp khơng áp ng ư c
tr n v n yêu c u, ho c phát sinh các nh hư ng khác n t ch c, do ó vi c o lư ng, ánh
giá k t qu th c hi n gi i pháp d a trên các tiêu chu n ánh giá là r t c n thi t
xác nh
các ho t ng ti p theo như (1) gi i pháp có c n th c hi n ti p không, (2) gi i pháp c n thay
i b sung khơng và (3) Có c n xem xét thay i môi trư ng th c thi gi i pháp không ….
(Các ho t
Xác

ng ki n t o m c ý tư ng)

nh bài toán

(Các ho t

nh gi i pháp

K t qu d ki n

ng qu n lý)

Nh n th c

Áp d ng

i

ánh giá

Hi n tr ng m i

Hi n tr ng c
(Các thay

Xác

K t qu th c t

m c v t lý – th c t )
Hình I.2.5

2.3

Các ti n trình trong d án
Trong d án, có 2 lo i ti n trình cơ b n: các ti n trình t o s n ph m (product oriented
processes) và các ti n trình qu n lý d án (project management processes).
Các ti n trình t o s n ph m là các ti n trình chính c a d án trong chu i ti n trình t o ra
giá tr (Value Chain) d án t ư c m c tiêu. Ví d :
Nh p nguyên
v t li u

Gia công,
ch bi n

Phân ph i
s n ph m

Bán
s n ph m

Các ti n trình qu n lý d án t o ra môi trư ng ho t ng t t cho các ti n trình s n xu t.
Các ti n trình qu n lý khơng tr c ti p t o ra s n ph m mà nh nghĩa ra, và d n t các
ti n trình s n xu t
t m c tiêu c a d án, làm th a mãn các yêu c u.
Hai nhóm ti n trình này ư c th c hi n song hành và tác
lý có 2 tác ng lên ti n trình t o s n ph m:
1. Ho ch nh, i u khi n: thi t l p gi i pháp, quy
t o s n ph m.

ng l n nhau. Các ti n trình qu n

nh, hư ng d n cách th c thi ti n trình

2. Giám sát, o lư ng: phân tích ánh giá k t qu th c hi n c a các ti n trình t o s n ph m
(phát hi n các hi n tư ng, xác nh bài toán) ho ch nh và i u khi n ti p theo.
6


Hình I.2.6

ho ch nh,

i u khi n

outputs

giám sát, o
lư ng

ti n trình
s n xu t
ti n trình
qu n lý

inputs
s
2.3.1 Các ti n trình t o s n ph m và m c tiêu c a d án
P1

W1

Change to W1
T1

P2

W2

Change to W2
T2

Time

P3

W3

Change to W3
T3

W4
T4

Hình I.2.7 Hi n tr ng và các ti n trình
Tr ng thái (ho c hi n tr ng) c a d án là t t c nh ng gì mà d án ang có (“tài s n” c a d
án) t i m t th i i m nh t nh, như ngu n l c và nh ng k t qu t o ra t các ti n trình d
án. M i quan h gi a hi n tr ng và các ti n trình ư c minh h a trong hình I.2.7. W1 là
tr ng thái kh i ng c a d án (khi d án b t u), P1, P2, P3 là các ti n trình ư c ti n hành
th i i m T1,T2,T3
bi n i W1 thành các tr ng thái m i W2,W3,W4 tương ng (hình
I.2.7). N u W4 là tr ng thái làm th a mãn m c tiêu c a d án thì ây là tr ng thái mong
mu n c a d án, và s khác bi t gi a W4 (mong mu n có) v i W1 (th c t ã có) là thay i
c n thi t mà các ti n trình t o ra d án t ư c m c tiêu. Như v y, d án g m nhi u ti n
trình t ng bư c t o ra các thay i c n thi t tho mãn d n m c tiêu c a nó.
N u s thay i ư c t o ra t ti n trình úng theo d ki n, ti n trình ư c xem là bình
thư ng. N u nh ng thay i này n m ngoài d ki n thì d án ã có r i ro. R i ro là nh ng
bi n c n y sinh có th gây nh hư ng x u n d án. T t c các d án u có r i ro và cũng
không c n ph i tránh t t c các r i ro, vì các d án ư c cho là có nhi u r i ro thì l i nhu n
thu ư c (n u tránh ư c các nh hư ng c a các r i ro này) s l n. i u này có nghĩa là các
nhà qu n lý ch quan tâm làm cho r i ro không gây tác h i n d án (và t ch c), ch
khơng tìm cách lo i tr r i ro. R i ro xu t x t 2 nguyên nhân chính:
Các bi n c khách quan có th gây h i cho d án. Ví d : ti n b m t giá do l m phát.

Các ư c lư ng sai i v i các cơng vi c c a d án. Ví d : ư c lư ng sai chi phí ho c
th i gian th c hi n d án, d n n k t qu là ngu n l c khơng , d án b ngưng ho c
tr h n.
Vì v y, các ti n trình qu n lý là r t c n thi t
c a r i ro.

giúp cho d án tránh ư c các nh hư ng

2.3.2 Các ti n trình qu n lý d án
Các ti n trình qu n lý d án ư c x p vào 5 nhóm, và ư c minh h a như trên hình I.2.8

7


Initiating
processes

Planning
processes
Executing
processes

Controlling
processes
Closing
processes

Hình I.2.8

1. Nhóm các ti n trình kh i ng (Initiating processes): g m các ti n trình kh i t o môi

trư ng cho d án ho c các giai o n c a d án, như : chu n b nhân l c, thi t l p các
quan h , phương pháp liên l c, các th t c qu n lý, …
2. Nhóm các ti n trình ho ch nh (Planning processes): g m các ti n trình nh nghĩa các
m c tiêu và các k ho ch hành ng (chính, h tr và ng c u) cho d án (PLAN).
3. Nhóm các ti n trình th c thi (Executing processes): g m các ti n trình liên k t ngu n
l c th c thi các k ho ch (DO)
4. Nhóm các ti n trình i u khi n (Controlling processes): g m các ti n trình giám sát, o
lư ng ti n
d án (CHECK) xác nh các hành ng i u khi n phù h p (ACT).
5. Nhóm các ti n trình k t thúc (Closing processes): g m các ti n trình k t thúc cho d án
như chuy n giao k t qu , ch m d t các h p ng và ánh giá t ng k t.
Các ti n trình liên k t v i nhau b ng inputs và outputs; outputs c a m t ti n trình s là
inputs c a m t ho c m t vài ti n trình khác. Ví d : các ti n trình ho ch nh t o ra các k
ho ch (là u vào) cho các ti n trình th c thi và khi th c thi xong, k t qu ư c ánh giá và
các yêu c u thay i, hi u ch nh s là u vào cho các ti n trình ho ch nh
c p nh t l i
k ho ch.
Các giai o n (phases / stages) và chu kỳ s ng c a d án (Project Life Cycle)
Chi phí và nhân l c

2.4

i mb t

Giai o n
Kh i ng

Giai o n
Th c hi n

Giai o n
K t thúc

Các chuy n giao

u

i m k t thúc
Hình I.2.9

M t chu kỳ s ng c a d án thư ng ư c chia thành nhi u giai o n, m i giai o n s g m
m t s ti n trình có m c ích gi ng nhau, vd: giai o n kh i ng, giai o n th c hi n, giai
o n k t thúc. Vi c phân chia giai o n khơng ph thu c vào nhóm các ti n trình qu n lý, và
hơn n a, các nhóm ti n trình qu n lý thư ng ư c l p l i nhi u giai o n c a d án. Trong
m t giai o n, các nhóm ti n trình cũng có th ch ng lên nhau như trong hình I.2.10

8


Ho ch
Kh i

nh

Th c hi n

ng
Giám sát, i u
khi n

K t thúc

Hình I.2.10
M i giai o n ư c ánh d u b ng m t ho c vài k t qu chuy n giao. M t k t qu chuy n
giao là m t s n ph m ã hoàn t t và ki m ch ng ư c, như b n báo cáo nghiên c u kh thi,
b n thi t k s n ph m ho c 1 m u th (prototype). S k t thúc 1 giai o n ư c ánh d u
b ng s xem xét c k t qu chuy n giao l n hi u qu th c thi c a các ti n trình :
Quy t nh li u d án có ti p t c sang giai o n k hay không. S xem xét này nh m
phát hi n các thay i trong n i b (vd: không
ngu n l c), ho c các thay i t bên
ngoài (vd: d án khơng cịn c n thi t n a), làm cho d án không th ti p t c.
Phát hi n và s a l i k p th i. Vi c s a l i bao hàm c c i ti n v s n ph m ã ho ch nh
l n s a các khuy t t t c a s n ph m. Phát hi n và s a l i cho s n ph m ư c th c hi n
trong su t d án,
nh m kh c ph c các khuy t t t c a s n ph m càng s m thì chi phí
s a càng th p.
2.5

Các tác nhân trong d án (stakeholders)
Stakeholders là nh ng ngư i có gi m t ho c m t vài vai trò
hư ng nh t nh n s thành công ho c th t b i c a d án.

i v i d án, h có nh ng nh

Ngư i qu n lý d án: là ngư i ch u trách nhi m qu n lý d án.
Các thành viên d án. Ví d : trong d án phát tri n ph n m m thì ó là ngư i phân tích
viên, thi t k viên, l p trình viên, ki m th viên.
Khách hàng: là ngư i ho c t ch c “mua” s n ph m c a d án s d ng. i di n phía
khách hàng là nh ng ngư i s d ng và ngư i ký h p ng làm d án.
Chính ph là các cơ quan nhà nư c ki m sốt hành chính v các ho t ng c a d án.

Các mong mu n c a các khách hàng ho c các nhà tài tr s là các yêu c u cho d án. Tuy
nhiên các mong mu n này thư ng gây nhi u mâu thu n v i nhau do các quan i m cá nhân
khác nhau, c n ph i ư c dàn x p th a áng. Qu n lý t t các yêu c u c a d án là công vi c
b t bu c ph i làm d án thành công.
2.6

Các y u t

nh hư ng

n d án

2.6.1 T ch c thi t l p d án
Hình A: T
c a d án
và công vi
“c ng tác”
c a d án.

ch c th c hi n d án theo cách h p tác gi a các phòng ch c năng. Các công vi c
ư c m i ngư i trư ng phòng nh n th c (t ng ph n, theo chuyên môn “ch c năng”)
c ư c phân công cho (m t ho c vài) nhân viên c a phịng th c hi n. ây là mơ hình
gi a các b ph n trong t ch c, và khó t p trung ư c ngu n l c th c hi n m c tiêu

Hình B: T ch c th c hi n d án theo các thành l p nhóm d án ng u là trư ng d án/ngư i
qu n lý d án (ch u trách nhi m cao nh t v các ho t ng c a d án), m i cá nhân s ph c v
toàn th i gian cho d án mà ngư i ó tham gia và ch u trách nhi m v i trư ng d án. ây là mô
9

hình t t
qu n lý tr n v n t t c các ho t ng c a d án, nhưng l i khơng n
ch c (vì khi d án k t thúc, nh ng thành viên c n ph i ư c b trí cơng vi c khác
vi c v i cơng ty)
Hình C: Các d án và c u trúc ch c năng c a t ch c ư c thành l p cân

nh v m t t
ti p t c làm

i, có h tr nhau.

Project Coordination
Functional
manager

Functional
manager

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Functional
manager

Hình I.2.11 (A) Functional organization
Project Coordination
Project
manager

Project
manager

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Project
manager

Hình I.2.11 (B) Projectized organization

Functional
manager

Functional
manager

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Functional
manager

Proj. Manager
Project Coordination

Hình I.2.11 (C) Balanced matric

10


2.6.2 Môi trư ng kinh t xã h i
Chu n (standard) và quy t c (regulation)
o Chu n: là n i dung ư c công nh n ph bi n qua tài li u chính th c c t cho nó.
Có t ch c vi t ra tài li u. Vd: ISO, ITUT,…
ư c công nh n ph bi n do tính h u d ng c a chu n.
o Quy t c: là m t n i dung quy nh b ng văn b n ph i tuân th
Mang tính m nh l nh do 1 t ch c ban hành.
S tồn c u hóa: các ti n trình ư c th c hi n ngày càng gi ng nhau trên th gi i.
B n s c văn hóa: các ti n trình d án ph i phù h p v i n n văn hóa c a a phương nơi
các stakeholder .
2.7

Các k năng c n thi t c a ngư i qu n lý d án
1. Lãnh

o

Lãnh o và qu n lý ph i song hành
V ch ra ư ng l i th c hi n: ch ra vi n c nh trong tương lai và chi n lư c th c hi n
t ư c vi n c nh ó.
L a ch n ngư i phù h p: có s h p tác th c hi n vi n c nh
ng viên, khích l : giúp m i ngư i t n l c vư t qua các tr ng i trong công tác
2. Giao ti p
T o thông i p rõ ràng, không t i nghĩa, và hoàn ch nh ngư i nghe hi u rõ
Ngư i nghe ph i b o m r ng thông i p ư c hi u tr n v n và chính xác
Các n i dung giao ti p ph i úng i tư ng và phù h p ng c nh
3.

t ư c s th a thu n h p lý

àm phán:

iv i

Các thay i v ph m vi, chi phí ho c k ho ch.
Các i u kho n và i u ki n th a thu n.
Ngu n l c.
Trách nhi m các bên.
4. Gi i quy t v n
Xác nh v n : k năng phân tích hi n tư ng và v n
Ra quy t nh và th c thi quy t nh úng lúc
5. Tác

ng

n t ch c

thúc

.

y công vi c

Hi u c u trúc c a t ch c
Hi u cơ ch phân b quy n hành
Hi u các quan h thu c t ch c

11


Ph n II: CÁC LĨNH V C KI N TH C
1
1.1

QU N LÝ D

ÁN

Các lĩnh v c ki n th c trong qu n lý d án
Khái ni m
giúp cho d án có th t ch c nhân l c
có trình
chun mơn phù h p v i u
c u c a d án, ki n th c n n tr giúp qu n
lý d án ư c phân thành 9 lĩnh v c g m:
1) Qu
2) Qu

3) Qu
4) Qu
5) Qu
6) Qu
7) Qu
8) Qu
9) Qu

n lý ch t lư ng
n lý ph m vi
n lý chi phí
n lý th i gian
n lý nhân l c
n lý thông tin liên l c
n lý mua s m
n lý r i ro
n lý t ng th

Integration

Quality

Hình II.1.1 phác th o m i quan h gi a các
lĩnh v c ki n th c này. M c tiêu c a d án
là
t o ra s n ph m làm th a mãn t t c
các yêu c u i v i d án, nên Ch t lư ng Hình II.1.1 Các lĩnh v c ki n th c QLDA
là n n t ng cho t t c các lĩnh v c ki n th c khác.
Trong tài li u ISO 9000, ch t lư ng ư c nh nghĩa là “s th a mãn (c a nh ng ngư i s
d ng s n ph m) v nh ng gì ã ư c cam k t (c a nh ng ngư i t o ra s n ph m)”. S cam

k t không ch t d án i v i khách hàng, mà còn m i cá nhân tham gia d án, qua hành
ng th c hi n nh ng cam k t c a chính cá nhân ó, ư c th hi n trên 3 n i dung:
1. K t qu c a công vi c, là nh ng mô t chi ti t v các s n ph m s ư c chuy n giao và
các công vi c c n làm (k c nh ng vi c s không làm) nh m b o m cho trách nhi m
cam k t ư c gi i h n, và có th th c hi n ư c cam k t m t cách tr n v n.
2. Th i h n chuy n giao s n ph m phù h p v i kh năng th c hi n công vi c và mong
mu n c a ngư i th hư ng k t qu , vì cơng vi c nào cũng c n th i gian
th c hi n
và yêu c u nào cũng c n áp ng càng s m càng t t.
3. Chi phí h p lý th c hi n công vi c, do ngư i th hư ng tr cho ngư i th c hi n.
Vì v y, ch t lư ng d a trên Ph m vi (bao g m ph m vi s n ph m và ph m vi các công
vi c ư c cam k t th c hi n), Th i gian và Chi phí; vì 3 y u t này th hi n k t qu c a
vi c s d ng ngu n l c (Ti n trình, M c I.1.3).
Khi th c hi n d án, ngu n Nhân l c là nhân t quan tr ng nh t c n ph i qu n lý, và s
thành công c a d án ph thu c r t nhi u vào các tác ng tích c c c a nhi u cá nhân i
v i d án (Stakeholders, M c I.2.5) do ó các cam k t ph i d a trên s àm phán, th a
thu n h p lý qua cách qu n lý các H p ng mua s m (Procurement Management).
Vì con ngư i gi vai trò quy t nh trong d án nên các ho t ng c a d án u ph i ư c
ph n ánh úng và y
(tr ng thái hi n th i, m c tiêu và các thay i, M c I.2.3.1) qua
các Kênh thông tin liên l c nh m t o ra s h p tác gi a các tác nhân tích c c
gi i
quy t các bài toán (Gi i quy t v n , m c I.2.2).

12


R i ro là y u t ln ln có th xãy ra làm thay i các ti n trình ã ho ch nh như tr
h n, s n ph m không t yêu c u, ho c l m chi so v i d ki n. Do ó, Qu n lý r i ro
trong d án là r t c n thi t ngăn ng a các tác h i do r i ro gây ra i v i d án.

Qu n lý t ng th cho d án phác th o b c tranh t ng quát liên k t m c tiêu, yêu c u (ho c
cam k t), phương pháp th c hi n, t ch c ngu n l c và các ho t ng x lý r i ro cho d
án, là nh ng ho ch nh và k ho ch t ng quát ki m soát c a d án. Các ho t ng qu n
lý chi ti t (phân công công vi c, gi i quy t tình hu ng, c p phát kinh phí,…) c a d án u
d a trên tài li u qu n lý t ng th này (g i là Baseline Project Plan).
Ki n th c qu n lý d án ư c chia thành 9 lĩnh v c
nghiên c u sâu hơn, ng th i 9
lĩnh v c ki n th c này ư c dùng làm cơ s khoa h c
thi t l p các ti n trình qu n lý
trong 5 nhóm ti n trình qu n lý cơ b n. Các ti n trình qu n lý này ư c xây d ng d a trên
các phương pháp chu n (vd: WBS, PERT,..),và ư c mô t trong tài li u PMBOK như là
các ti n trình chu n:
1. Inputs: G m các thông tin, tài li u,… c n thi t cho ti n trình.
2. Outputs: G m các tài li u t o ra t ti n trình, áp d ng tr c ti p lên các ti n trình t o
s n ph m (Vd:L p k ho ch th c hi n) ho c làm u vào cho các ti n trình qu n lý
khác (Vd: Baseline Project Plan)
3. Tools and Techniques: G m các phương pháp, k thu t ph bi n “Best Practices” mà
n u ư c áp d ng thì xác su t thành cơng c a d án s cao. N u d án không có các
phương ti n và k thu t
th c hi n, d án v n có th thành cơng, nhưng v i xác su t
r i ro (th t b i) cao.
1.2

Nguyên lý W5HH (Barry Boehm, “Anchoring the Software Process”, 1996)
Barry Boehm ưa ra 7 nguyên t c sau ây
làm ơn gi n b t
ng th i t p trung ngu n l c cho các ho t ng c n thi t nh t.

ph c t p c a d án,

(1) “Why is the system being developed ?” (t i sao ph i làm ra h th ng) Câu h i này giúp
cho ngư i qu n lý d án xác nh ư c chính xác m c ích c a d án trong su t quá trình
th c hi n.
(2) “What will be done ?” ( i u gì c n làm). Xác
ph i làm tránh lãng phí ngu n l c c a d án.

nh chính xác nh ng gì th t s c n thi t

(3) “By When ?” (làm khi nào). Các công vi c c a d án c n ph i ư c s p x p vào m t k
ho ch th c hi n có trình t ,
b o ãm r ng khi b t u th c hi n b t kỳ cơng vi c gì thì
t t c m i th c n thi t cho công vi c u ã có s n ho c ã ư c chu n b xong. Ngồi ra,
m i cơng vi c u góp ph n t o ra chuy n giao c a d án, và các chuy n giao này u có
th i h n do ó t t c các cơng vi c u ph i có th i gian hoàn thành.
(4) “Who is responsible for a function ?” (ai làm). M i công vi c
trách nhi m.

u c n có ngư i ch u

(5) “Where are they organizationally located ?” M i m t k t qu c a công vi c
ph i xác nh nơi nào s ti p nh n.

uc n

(6) “How will the job be done technically and manegerially ?” Ngồi kh năng chun
mơn, tính ch t qu n lý ư c cũng là y u t quy t nh s thành công c a công vi c.
(7) “How much of each resource is needed ?” M i cơng vi c u c n có m t m c
ngu n l c nh t nh t o ra k t qu có ch t lư ng như mong mu n. góc
qu n lý d
án, các lo i ngu n l c cho d án r t a d ng (phương pháp, phươn ti n, nhân l c, thông

tin, quy n l c can thi p t nh ng ngư i qu n lý t ch c,…) c n ph i ư c nh nghĩa úng
m c và ph i h p s d ng có hi u qu
tránh lãng phí.

13


2

Qu n lý t ng th (Project Integration Management)
Qu n lý t ng th là xem xét m t cách t ng quát toàn b d án
quy t nh nơi nào c n
u tư ngu n l c, d oán trư c các v n
quan tr ng, x lý trư c khi chúng gây tác h i,
và dàn x p các công vi c
t ư c k t qu t t nh t.
Qu n lý t ng th bao g m các ti n trình c n thi t
nh nghĩa và liên k t các ti n trình
qu n lý d án v i các ti n trình t o s n ph m c a d án, nh m b o m cho các ngu n l c
trong d án ư c ph i h p v i nhau m t cách hài hòa, nh t quán. Qu n lý t ng th r t quan
tr ng vì các ti n trình có nh hư ng l n nhau (nhi u ti n trình ph thu c nhau và cùng chia
s ngu n l c c a d án) nên s phân b chi phí, ư c tính th i gian th c hi n và ngăn ng a
r i ro cho d án c n ph i ư c ho ch nh cho h p lý. M t cách t ng quát, ngư i qu n lý
d án c n ph i xác nh t m quan tr ng c a m i ti n trình
quy t nh có c n th c hi n
hay khơng, cũng như xác nh m c
n l c phù h p cho ti n trình
t ư c m c tiêu
trong khi ngu n l c b gi i h n.
Hình II.2.1 th hi n sơ

dòng i u khi n các ti n trình qu n lý t ng th m t d án. u
vào là các yêu c u t nh ng stackholders bên ngoài d án (nhà tài tr , khách hàng, t
ch c,...) và môi trư ng th c hi n d án (tiêu chu n, th t c, chính sách, ngu n thông tin,
ngu n l c,…). u ra là các s n ph m / d ch v chuy n giao cho khách hàng ho c t ch c
th hư ng. Các ti n trình qu n lý th hi n các ph n vi c quan tr ng nh t c a d án, là thi t
l p và qu n lý Project Charter, Baseline Project Plan, th c thi – giám sát – i u khi n d
án, ki m soát các thay i và k t thúc d án.
Kh i ng
d án
Project Charter
L p k ho ch
chi ti t
Q.Lý Ch t lư ng
Q.Lý Ph m vi
Q.Lý Th i gian
Q.Lý Chi phí
Q.Lý Nhân l c
…

Yêu c u

T ch c,
stakeholders

Môi trư ng
Thay

L p k ho ch Thay i
T ng th (BPP) k ho ch
Baseline Project Plan

i yêu c u

Ki m soát
thay i

C i ti n, kh c ph c,
phòng ng a

Th c hi n
BPP

Giám sát &
i u khi n

Các chuy n giao
K t thúc
d án

Hình II.2.1 Dịng công vi c qu n lý t ng th
2.1

Ti n trình kh i ng d án (Project Initiation) - Là ti n trình liên k t các ngu n l c t bên
ngoài v i bên trong d án
h tr cho các ho t ng c a d án, bao g m xác l p quy n
h n và trách nhi m cho trư ng d án, c p ngu n l c c n thi t cho d án và thi t l p môi
trư ng cho d án.
Inputs
Thông tin v t ch c: là các tài li u mô t t ch c; c u trúc t ch c – ch c năng, nhi m v ,
lĩnh v c ho t ng (vd: th trư ng), các m c tiêu và chi n lư c phát tri n c a t ch c. Các

14


thông tin này th hi n môi trư ng ho t
là m t ph n c a chi n lư c này.

ng và chi n lư c phát tri n c a t ch c mà d án

Chính sách c a t ch c: g m chính sách ch t lư ng, chính sách qu n lý ngu n l c (nhân
l c, v t tư, tài li u k thu t, tài chính,…), và các tiêu chu n ánh giá xét duy t d án. Các
tài li u này th hi n nh ng tiêu chu n b t bu c ph i tuân th khi tham gia các ho t ng
c a t ch c.
Cơ s h t ng c a t ch c: g m các phương ti n làm vi c, và h th ng thông tin qu n lý
Ngu n nhân l c hi n t i: s lư ng và trình

chun mơn cho m i ch c danh công vi c

Các yêu c u i v i d án, th hi n mong mu n c a t ch c i v i các ho t ng (ti n
trình) và k t qu (s n ph m) c a d án, k c nh ng ràng bu c trên các ti n trình.
Outputs
Project Charter: là tài li u mang tính ch t pháp lý cao dùng
kh ng nh s phê chu n
chính th c cho ngư i trư ng d án ư c quy n s d ng ngu n l c ã c p làm th a mãn
các yêu c u i v i d án. Nơi ban hành tài li u là m t t ch c (m t công ty, hay cơ quan
c a chính ph ) thành l p ra d án, là nơi cung c p các ngu n l c c n thi t cho d án
gi i quy t m t ho c m t s yêu c u như:
•
•
•
•

Yêu c
Yêu c
Yêu c
Nhu c

uc
uc
us
ut

a th trư ng v m t s n ph m c thù, Vd: S n xu t thu c Tamin-flu.
i ti n b máy c a t ch c ho c c a chính ph , Vd: D án 112.
d ng ưu th t công ngh m i, Vd: e-Banking t i Vi t Nam.
xã h i, vd: Cung c p nư c s ch cho ngư i dân.

N i dung c a Project Charter là trình bày rõ ràng các n i dung sau:
1

Các y u i m c a t ch c, h u qu và cơ h i
tích t ng quát
ưa n m c tiêu c a d án.

c i ti n. N i dung này là ph n phân

2

M c tiêu c a d án. M c tiêu c a d án là
gi i quy t t t c ho c m t ph n khuy t
i m (ho c cơ h i c i ti n) cho t ch c; m c tiêu c a d án ph i liên k t v i m c tiêu

c a t ch c thông qua chi n lư c phát tri n c a t ch c.

3

Các yêu c u i v i d án, th hi n các òi h i i v i d án phát sinh t m c tiêu c a
d án mà d án ph i áp ng y
thì m i ư c cho là t ư c m c tiêu.

4

Sơ lư c v phương pháp th c hi n d án
t ư c m c tiêu c a d án. bao g m
cách gi i quy t các yêu c u và trình t các bư c th c hi n (t ng quát).

5

Các gi
nh (assumptions) và ph thu c (dependencies) t phương pháp ã nêu
trên. Gi
nh: là gi thi t v nh ng tình hu ng s xãy ra trong tương lai (th c t có
th khác v i gi
nh), dùng làm ti n
l p k ho ch cho d án, ví d : cho giá d u
th gi i là n nh m c 60$/thùng
tính kinh phí mua nhiên li u. Ph thu c: là
nh ng gì mà d án c n nhưng l i không
kh năng t gi i quy t, phía t ch c c n
tr giúp cho d án, như chu n b nh n chuy n giao t d án.

6

Các chuy n giao (deliverables) và các m c ánh giá (milestones). Chuy n giao: là
nh ng s n ph m, d ch v t o ra t d án
chuy n cho t ch c s d ng. M c ánh
giá: là m t n i dung ánh giá k t qu c a d án m t th i i m xác nh trư c,
quy t nh d án có ư c th c hi n ti p hay không, và s ti p t c làm nh ng gì.

7

L i ích c a d án, và kinh phí c n thi t

8

Nơi c p phát ngu n l c cho d án (kinh phí, nhân l c, phương ti n…)

9

Ngư i qu n lý d án, các vai trò và trách nhi m c a Stakeholders

th c hi n d án.
i v i d án.

15


Project Work Book: là h sơ tài li u ch a các lưu , bi u , c t các phương pháp th c
hi n d án, quy nh ho c hư ng d n cho các ho t ng c a d án.
Môi trư ng c a d án: g m các quan h gi a d án v i nh ng stakeholders, chính sách
qu n lý và cách t ch c lưu tr và phân ph i thông tin/tài li u c a d án.
Tools and Techniques

Thi t l p nhóm kh i ng d án, g m nh ng "key persons" là nh ng ngư i s c ng tác lâu
dài trong d án. Vai trò c a m i ngư i trong nhóm ư c phân công t trư ng d án (các
thành viên c a d án) ho c t t ch c (các stakeholders h tr cho d án, vd: users).
Thi t l p quan h gi a d án v i t ch c d a trên các quan h
n t ng cá nhân ư c phân
cơng chính th c t phía t ch c và trư ng d án. S hi u bi t l n nhau gi a t ch c và
nhóm d án v cơng vi c và trách nhi m c a các tác nhân (stakeholders) s t o ra s tin
tư ng và h p tác tích c c t 2 phía trong su t q trình th c hi n d án.
Thi t l p k ho ch kh i ng: phác th o sơ lư c k ho ch th c hi n cho nhóm như thu
th p, phân tích, h th ng hóa các thơng tin; nh nghĩa các m c ánh giá (milestones), các
chuy n giao (deliverables), và l p l ch h p nh kỳ cho các bên tham gia.
Thi t l p các th t c qu n lý, g m phương th c liên l c, báo cáo, phân công, và gi i quy t
tình hu ng phát sinh khi ti n hành d án; các n i dung g i/nh n quy nh cho nơi phát sinh
/nơi nh n trên kênh thơng tin phù h p (hình th c ho c phi hình th c), th c hi n nh kỳ
hay t xu t. ây là nh ng quy t c qu n lý cơ b n ki m soát di n bi n c a d án.
Thi t l p các tài li u qu n lý d án, bao g m trình duy t Project Charter, phát hành Project
Work Book, trang b các công c / phương ti n (máy tính, nơi làm vi c,…), ch nh nơi
lưu tr ho c tham kh o tài li u cho t t c các thành viên c a d án, thi t l p h th ng thông
tin trong n i b và gi a d án v i bên ngồi.
2.2

Ti n trình l p k ho ch qu n lý d án – l p tài li u v các ho t ng c n thi t
nh
nghĩa, s a i, tích h p, và ph i h p t t c các k ho ch qu n lý chi ti t vào trong k ho ch
qu n lý d án (Baseline Project Plan). K ho ch này nh nghĩa d án s ư c th c thi,
giám sát, và i u khi n như th nào th c hi n các yêu c u, k c các yêu c u thay i.
Inputs
Project Charter, các thông tin v t ch c, chính sách, cơ s h t ng, ngu n nhân l c và các
k h ach c a t ch c.
Outputs

Baseline Project Plan (BPP) có khn m u (template) như sau:
K HO CH QU N LÝ D

ÁN (BPP)

I. Ph n gi i thi u
G m các mô t t ng quát v m c tiêu, phương pháp, ánh giá kh thi, các k ho ch
qu n lý và các thay i quan tr ng c a BPP k t khi nó ư c l p ra.
II. Ph n mơ t gi i pháp
A. Nêu 2 ho c 3 phương án kh thi
t m c tiêu.
B. Nêu gi i pháp ư c ch n (th a mãn các yêu c u nêu trong Project Charter)
C. c t chi ti t v s n ph m/d ch v s ư c t o ra t gi i pháp
D. Mơ hình (ti p c n) c a d án th c hi n gi i pháp

16


III. Ph n ánh giá kh thi
A. Kinh t – Phân tích l i ích và chi phí c a d án
B. K thu t cơng ngh – Phân tích khó khăn và r i ro v k thu t, cách kh c ph c
C. V n hành – Phân tích kh năng áp d ng d án cho các ho t ng c a t ch c
D. Pháp lý – Phân tích các r i ro v m t pháp lý ho c phát sinh t các h p ng
E. Chính tr – Phân tích nh hư ng t các quan i m chính tr c a stakeholders
F. Ngu n l c và th i h n – Phác th o th i gian th c hi n d a trên ngu n l c hi n có
IV. Các k ho ch qu n lý chi ti t
(Tham kh o n) Project Charter
K ho ch th c hi n BPP
K ho ch giám sát, i u khi n vi c th c thi BPP
K ho ch ki m soát thay i

K ho ch k t thúc d án
(Tham kh o n) K ho ch qu n lý ph m vi
(Tham kh o n) K ho ch qu n lý chi phí
…. ( ây là nh ng k ho ch qu n lý chi ti t d a trên các lĩnh v c ki n th c qu n lý)
Tools and Techniques
Ch n mơ hình ti p c n cho d án
(a)

Mơ hình thác : tồn b d án ư c th c hi n tu n t qua các giai o n chính: phân
tích bài tốn, thi t k gi i pháp, th c hi n t o s n ph m và b o trì c i ti n s n ph m,
th hi n trong hình 2.2. Phân tích là ch ra d án ph i gi i quy t nh ng v n
gì,
b ng cách phân rã bài toán l n thành các bài toán nh hơn có gi i pháp th c hi n.
Thi t k là ch ra các bài toán s ư c gi i quy t b ng cách nào. Phân tích l n thi t k
u là các quá trình suy di n lu n lý nh m t o ra ý tư ng thi t k cho s n ph m. Cài
t là th c hi n các ý tư ng thi t k
t o ra s n ph m th c t cho d án. B o trì là
ho t ng i u ch nh l i nh ng khi m khuy t c a s n ph m cho phù h p v i yêu c u.

Phân tích
Thi t k

Thay

Cài

i

t

Phát tri n
Hình II.2.2 Mơ hình waterfall

B o trì

c i m
•

Giai o n trư c là cơ s
th c hi n cho giai o n sau. N u k t qu th c hi n các
giai o n trư c khơng hồn ch nh thì k t qu
giai o n sau ch c ch n s b khi m
khuy t (“lãnh h u qu ”), và ph i quay lên làm l i (rework). Như v y giai o n sau
ph thu c r t nhi u vào k t qu chuy n giao t giai o n trư c. Do ó mơ hình này

17


òi h i ph i làm úng ngay t
giai o n.

u, b ng cách ki m tra và s a l i s m ngay trong m i

•

M i giai o n bao g m m t t p các ti n trình x lý m i lĩnh v c ki n th c khác
nhau t o ra s n ph m chung. Như v y s c ng tác làm ra s n ph m, ki m tra và
s a l i gi a các chuyên viên có ki n th c chuyên môn khác nhau là y u t quy t
nh s thành công c a d án.

(b)

Mô hình tăng d n: ây là m t c i ti n c a mơ hình thác , b ng cách chia s n ph m
c a d án thành nhi u ph n nh tương i c l p nhau, và áp d ng mơ hình thác
th c hi n t ng ph n như minh h a trên hình 2.3. Nh v y
ph c t p trong t ng
chu i ti n trình ư c gi m b t, và cũng d phân b ngu n l c th c hi n d án.
Phân tích

Thi t k

Ph n 2

Phân tích

Thi t k

Ph n 3

Ph n 1

Cài

t

Phân tích

B o trì
Cài

t

Thi t k

Hình II.2.3 Mơ hình tăng d n (Incremental Model)
(c)

Mơ hình làm m u th (Prototyping Model): Là mơ hình s d ng m u th (“tr c
quan”)
nh hư ng cho các ti n trình tinh ch nh s n ph m. Các ti n trình t o m u
ư c l p i l p l i, bi n yêu c u thành d ng s n ph m demo (m u th )
ngư i s
d ng ki m tra, cho n khi m u th th a mãn ư c t t c các yêu c u thì nó ư c
dùng làm s n ph m chính th c c a d án.
Xác nh
bài toán

Yêu c u

Phát tri n
M u th

M u th
(Users)
Ki m tra

Ch nh s a
Phiên b n m i

Áp d ng

(Project members)
C i ti n
m u th

u c u m i

Hình II.2.4 Mơ hình làm m u th (Prototype model)
c i m:
•

Mơ hình này khác v i mơ hình thác nư c là các q trình phân tích, thi t k
u
khơng ư c th c hi n thành các giai o n có chuy n giao. Quá trình phát tri n t
m u th thành s n ph m d a trên chu kỳ s a m u – ki m tra. Nhóm d án khơng
óng vai trị quy t nh tồn b c u trúc c a s n ph m, h ch t o ra các l i gi i cho
các yêu c u chi ti t c a ngư i s d ng và tích h p chúng vào trong m u th . Như
v y, m c dù phương pháp này có th t o ra s n ph m r t nhanh, nhưng nó ch gi i
quy t ư c nh ng v n
gì có th di n t tr c quan trên m u th (khơng qua phân
tích, thi t k ), nên không th gi i quy t ư c các v n
có tính h th ng (x lý bên
18


trong): N u có nhi u ngư i s d ng có quan i m khác nhau v s n ph m thì mơ
hình này khơng em l i k t qu t t vì khơng xác nh ư c ý ki n nào t t nh t.
•
Vi c ki m soát ch t lư ng c a s n ph m hoàn toàn tr c quan, ư c th c hi n tr c
ti p trên m u th và do ngư i s d ng quy t nh. Như v y ch t lư ng c a s n ph m

ph thu c r t nhi u vào trình
am hi u v s n ph m c a ngư i s d ng. S n ph m
cũng r t khó chuy n giao cho ngư i khác b o trì vì khơng có tài li u thi t k . Tuy
nhiên, n u quá trình c t yêu c u cho s n ph m g p khó khăn (do ít th i gian, s n
ph m quá ph c t p, ho c ngôn ng b t ng) thì ây là mơ hình khá phù h p
xác
nh yêu c u.
T 2 c i m trên, có th th y mơ hình này tr giúp c l c cho vi c thu th p và di n t
các u c u cho mơ hình thác .
(d)

Mơ hình RAD (Rapid Application Development) là m t mơ hình c i ti n c a
Prototyping d a trên CASE (Computer Aids System Engineering) tools
tr giúp
th c hi n phân tích, thi t k t
ng
t o ra các c t phân tích, thi t k c n thi t
cho s n ph m và qua ó, t ch c có th th c hi n b o trì s n ph m lâu dài. CASE
tools là các ph n m m t
ng hóa ho c tr giúp v , phân tích mơ hình h th ng và
cung c p phương ti n chuy n i t ý tư ng thi t k thành s n ph m th c.

c i m:
T
ng hóa các bư c th c hi n t o s n ph m (vd: gi m coding cho l p trình).
Gi m b t các cơng vi c ph i làm l i (rework) m t cách th công.
Giúp ngư i phát tri n h th ng t p trung vào gi i quy t bài tốn, khơng c n quan tâm
nhi u n các công vi c thu c lĩnh v c cơng ngh .
•
Tr giúp chu n hóa các ti n trình b ng cơng c th c hi n t

ng CASE.

•
•
•

(e)

Mơ hình xo n c (Spiral model). Mơ hình này tr giúp th c hi n tinh ch nh t ng
bư c (Chp I.1) t b n ch t n chi ti t; các v n
quan tr ng nh t (làm n n t ng)
ư c gi i quy t trư c vịng bên trong, sau ó d án ti p t c phát tri n chi ti t hơn
m i vịng bên ngồi n khi tồn b các yêu c u ư c th a mãn y
n m c chi
ti t c n thi t. M i vòng là 1 giai o n phát tri n, d a trên 4 ph m vi qu n lý th hi n
trong hình II.2.5.
Ho ch nh cho
giai o n k
M c tiêu

Tích h p
Phát tri n
Xác th c
Ki m tra
Engineering

L p phương án

Ch n gi i pháp
Phân tích r i ro

Prototyping

Phát tri n s n ph m

Xác
nh m c
tiêu, phương án
và ràng bu c

Ch n gi i pháp,
gi i quy t r i ro

Hình II.2.5 Mơ hình xo n c
c i m:
•

M c tiêu (ch t lư ng) c a d án ư c hình thành chi ti t d n qua t ng vòng, và các
gi i pháp u ư c ki m soát r i ro và ki m tra ch t lư ng s n ph m trong m i vịng.
Như v y mơ hình này có tính ki m sốt cao và phù h p v i các d án ph c t p.
19


M i vịng xo n c có th là m t giai o n ti p c n theo mô hình thác
có s d ng
prototyping
tr giúp phân tích u c u cho giai o n ó. Như v y, mơ hình này
tr giúp c l c cho quá trình tinh ch nh (giúp nh n nh ngày càng rõ v yêu c u, và
t o ra s n ph m m t cách khoa h c). Vì s l n s a l i m u trong Prototyping không
xác nh, cũng như s vịng xoay c a mơ hình xo n c khơng xác nh trư c, nên

khó ho ch nh: khó xác nh ư c th i i m thi t l p milestone và chuy n giao.

•

ánh giá, x p h ng các phương án

ch n gi i pháp

VÍ D . Cơng ty Broadway Entertainment, Inc c n thành l p m t d án
thi t l p m t h
th ng ph n m m ng d ng “Phân Tích Th Trư ng” cho cơng ty. Vi c ánh giá l a ch n
phương án ư c th c hi n qua 3 bư c sau
(a)

Thi t l p các tiêu chu n

ánh giá.

ch n l a phương án t t nh t th a mãn t i a các yêu c u, công ty d a trên 3 mong
mu n cơ b n i v i phương án: Th i gian th c hi n ng n, Chi phí th p và h th ng ph i
có
các ch c năng c n thi t. Các tiêu chí
ánh giá l a ch n phương án th c hi n ư c
di n t trên hình 2.6
Th i gian th c hi n d án có ư c h th ng trong kho ng 6 tháng. Công ty mong mu n
có h th ng này càng s m càng t t
thay th cho các ti n trình th cơng hi n nay (ch m,
và khơng chính xác). Th i gian th c hi n d án chi m 25% quy t nh ch n phương án.
N u th i gian th c hi n c a m t phương án càng ng n thì m c
hài lịng v phương án

càng cao, và nó chi m t l t i a là 25% quy t nh l a ch n c a cơng ty.
Chi phí cho d án trong kho ng $ 400.000. N u chi phí càng l n thì m c
hài lịng v
phương án càng th p. M c
hài lịng cao nh t v chi phí cho d án chi m t l t i a là
25% quy t nh ch n phương án c a công ty. Chi phí ư c xem xét trên 2 lo i chi phí c
th : chi phí mua ph n c ng và chi phí mua (ho c phát tri n) ph n m m, c hai u có m c
quan tr ng ngang nhau i v i mong mu n v chi phí (m i cái chi m 50% m c
hài
lịng v chi phí).
Ch c năng c a ph n m m c n ph i có là (1) Phân khúc th trư ng cho t ng lo i s n ph m,
(2) Giám sát ơn t hàng t khách hàng g i n công ty, và (3) In cánh bư m
ti p th
s n ph m. Các ch c năng c a ph n m m gi vai trò quan tr ng nh t i v i quy t nh
ch n phương án, chi m t ng c ng 50% quy t nh ch n phương án; trong ó, ch c năng
phân khúc th trư ng chi m t a 40% m c
hài lòng v ch c năng, ch c năng giám sát
ơn t hàng và in cánh bư m u chi m kho ng 30% m c
hài lòng v ch c năng.
Goal: ch n
p.án t t nh t
0.25

0.5
0.25

Chi phí

Ch c năng
0.3

Th i gian
0.5
P.c ng
(0.125)

0.5
P.m m
(0.125)

(0.25)

0.4
Phân khúc
(0.2)

In
0.3

(0.15)

Giám sát
(0.15)

Hình II.2.6 C u trúc các tiêu chu n ánh giá
20


Các node lá c a cây là các tiêu chu n s ư c dùng
ánh giá l a ch n phương án, và

m c
quan tr ng c a m i node i v i quy t nh ch n phương án ư c th hi n b ng
con s trong ngo c ơn (0.125 = 0.5 x 0.25).
(b)

Xác

nh các phương án.

Sau khi phân tích th c t , cơng ty Broadway Entertainment, Inc ã xác
phương án kh thi th hi n trong b ng 2.1

nh ư c 3

Phương án 1: Thuê chuyên viên t thi t k phát tri n toàn b h th ng ph n m m. N u
thành công, ph n m m s áp ng ư c hoàn toàn các quy t c qu n lý c a cơng ty.Vì ph i
phát tri n tồn b h th ng, chi phí cho phương án này khá cao, và th i gian th c hi n
cũng tương i lâu.
Phương án 3: Mua ph n m m ang bán trên th trư ng ã có s n ch c năng Phân khúc th
trư ng (ch c năng này hoàn toàn áp ng ư c yêu c u c a cơng ty)
s d ng, vì ây là
ch c năng quan tr ng nh t. Vi c in cánh bư m ti p th và giám sát ơn t hàng v n có th
th c hi n th cơng (nhưng r t ch m). Vì là mua ph n m m thương m i, nên chi phí khá r
và th i gian tri n khai ng n.
Phương án 2: Mua ph n m m, sau ó thuê chuyên viên phát tri n thêm ch c năng giám
sát ơn t hàng. ây là phương án trung dung gi a 1 và 3, chi phí khơng cao, th i gian
khơng lâu nhưng cũng khơng áp ng ư c tồn b u c u c a công ty.
Tiêu chu n ánh giá
A. Th i gian
Th i gian th c hi n d án

B. Chi phí
Mua ph n c ng
Trang b ph n m m
C. Ch c năng
Phân khúc th trư ng
Giám sát ơn t hàng
In cánh bư m ti p th

Phuơng án 1

Phuơng án 2

Phuơng án 3

12 tháng

6 tháng

6 tháng

$ 15.000
$ 500.000

$10.000
$ 400.000

$ 8.000
$ 300.000

áp ng t t vì Mua, có s n

phát tri n tồn b
Phát tri n thêm
Khơng có

Mua, có s n
Khơng có
Khơng có

B ng 2.1 Các phương án kh thi c a công ty
(c)

ánh giá x p h ng phương án.
Tiêu chu n

A. Th i gian
Th i gian th c hi n
B. Chi phí
Mua ph n c ng
Trang b ph n m m
C. Ch c năng
Phân khúc th trư ng
Giám sát ơn hàng
In cánh bư m
Σ (A,B,C)

Tr ng
s

Phương án 1

Phương án 2

Phương án 3

H ng

H ng

H ng

0.25

4

1

10

2.5

10

2.5

0.125
0.125

6
2

0.75
0.25

8
8

1
1

10
10

1.25
1.25

0.20
0.15
0.15
1.0

10
10
10

2
1.5
1.5
7.0

10

10
0

2
2
0
8.5

10
0
0

2
0
0
7.0

i m

i m

i m

B ng 2.2 Các ư c lư ng
ánh giá ch n phương án t i ưu cho d án thi t l p h th ng
“Phân Tích Th Trư ng”. Phương án 2 là phương án t t nh t trong 3 phương án (8.5 i m).
21


M i phương án s ư c nhóm d án ánh giá m c

th a mãn yêu c u cho t ng tiêu
chu n và th hi n m c
này trên c t “H ng” b ng m t con s t 0 (hồn tồn khơng th a
mãn) n 10 (hoàn toàn th a mãn yêu c u) như trong b ng 2.2. i m c a phương án trên
t ng tiêu chu n = Tr ng s * H ng.
Phân tích i m hịa v n
(a)

L i ích h u hình (Tangible Benefit) là l i ích t các chuy n giao có th quy thành
ti n. L i ích h u hình thư ng ư c phát sinh u n trong su t th i gian s d ng
các chuy n giao, như :

•
•
•

Gi m chi phí v n hành c a t ch c, gi m s lư ng s n ph m hư h ng do sai sót
Tăng t c th c thi, tăng kh năng áp ng cho kh i lư ng l n các yêu c u d ch v .
M ra th trư ng m i, t o cơ h i kinh doanh cho t ch c th hư ng,…

(b)

L i ích vơ hình (Intangible Benefit) là l i ích t các chuy n giao không th quy thành
ti n, không o lư ng ư c, ho c không ch c ch n, như :

•
•
•

Tr giúp cho các nhà qu n lý ra quy t nh nhanh hơn.

Cung c p nhi u thông tin m i, k p th i và h u ích, tr giúp x lý thông tin t t hơn
C i ti n ch t lư ng cho các k ho ch và chi n lư c c a t ch c.

(c)

Chi phí h u hình (Tangible Cost) là chi phí liên quan n các chuy n giao có th quy
thành ti n, g m chi phí u tư ban u và chi phí thư ng xun.

•

Chi phí u tư ban u (One-time Cost), là chi phí tr m t l n cho d án ho c mua
thi t b , vd: mua máy tính, phát tri n ph n m m, hu n luy n s d ng,..
Chi phí thư ng xuyên (Recurring Cost): là chi phí tr theo nh kỳ và lâu dài
v n
hành h th ng ã ư c chuy n giao, vd: b o trì thi t b , tr phí thuê bao i n tho i,
c p nh t thơng tin cho Website,..

•

(d)

Chi phí vơ hình (Intangible Cost) là các lo i chi phí liên quan n các chuy n giao
không th o lư ng b ng giá tr , ho c không ch c ch n, vd: r i ro m t thông tin trên
máy tính, gián o n d ch v do h th ng b hư.

(e)

i m hòa v n là nơi mà t ng chi phí và t ng l i nhu n thu ư c t các chuy n giao
là b ng nhau.

Ti n (Dollars)

L i ích h u hình

Chi phí h u hình
i m hịa v n
0

1

2

3

4

5

Năm

Hình II.2.7 i m hòa v n là i m cân b ng gi a chi phí và l i ích.
2.3

Ti n trình th c thi Baseline Project Plan – Th c thi t t c các công vi c ư c
trong BPP th a mãn các yêu c u i v i d án.

nh nghĩa

Inputs
K h ach qu n lý d án (BPP)

22


Các th t c qu n lý: là sưu li u v t t c các h at ng, tương tác, và các vai trị và trách
nhi m có liên quan n d án.
Thông tin chi ti t v ngu n l c c a d án, g m c u trúc c a ngu n l c, năng l c và m c
s n sàng c a ngu n l c.
Outputs
Các k t qu chuy n giao, các yêu c u thay i i v i các h at ng và m c tiêu ho c k t
qu c a d án; k t qu th c hi n các thay i, ch nh s a, phòng ng a ( ư c ho ch nh
trư c ó); thơng tin chi ti t v ngu n l c, kinh phí ã s d ng, chi phí phát sinh.
Thơng tin v m c
•
•
•
•

hịan t t cơng vi c, bao g m:

Ti n
th c hi n so v i k h ach
Nh ng chuy n giao ã hòan t t và chưa hịan t t
Các cơng vi c ã b t u và ã k t thúc
M c
hòan thành m c tiêu c a d án

Tools and Techniques
Phân chia d án thành các công vi c qu n lý ư c (manageabble tasks). M t công vi c
qu n lý ư c là cơng vi c ki m sốt ư c, ph i th a mãn t t c các yêu c u sau ây:
(a)

nh
có th phân cơng cho 1 ngư i th c hi n, b ng cách thương lư ng hay th a
thu n (gi a ngư i qu n lý d án và ngư i th c hi n) v cơng vi c,
nó ư c cam k t
th c hi n.

(b) Bi t rõ k t qu c a cơng vi c, vì k t qu c a cơng vi c ph i góp ph n làm th a mãn các
yêu c u c a d án d án t ư c m c tiêu.
(c) K t qu c a cơng vi c có th o lư ng ư c. o lư ng k t qu là
ngư i qu n lý
ánh giá ư c m c
th c hi n d án theo các tiêu chí qu n lý ch t lư ng (d a trên
th i gian, chi phí và ph m vi d án),
i u khi n các ho t ng ti p theo.
(d) Bi t rõ phương pháp ho c k thu t
th c hi n công vi c. Phương pháp và k thu t
th c hi n công vi c ph i th a mãn các y u t kh thi ư c nêu trong ph n phân tích
kh thi c a BPP tránh r i ro do th c hi n sai phương pháp / k thu t.
(e) Bi t rõ các ràng bu c ho c ph thu c gi a công vi c v i các cơng vi c trư c nó và sau
nó,
chú ý gi i quy t các ràng bu c này, b o m cho các công vi c trong chu i ti n
trình d án có
i u ki n ti n hành theo úng k ho ch.
L p k ho ch th c hi n d án (schedule) . K ho ch th c hi n d án là s chi ti t hoá các
k ho ch qu n lý d án ư c nêu trong ph n IV c a BPP
c p ngu n l c c a d án cho
các công vi c c a d án. K ho ch này ph i th a mãn các yêu c u sau:
(a) Chi ti t

n t ng công vi c qu n lý ư c.

(b) Các công vi c c a d án ư c phân cơng
gì c n làm cho d án.

n t ng cá nhân,

h bi t rõ t t c nh ng

(c) Các công vi c ph i phù h p v i t t c các k ho ch qu n lý (ch t lư ng, th i gian, chi
phí, …) ư c nêu trong BPP,
b o m tính kh thi c a d án (ngu n l c ư c c p
phát và k p th i cho các công vi c).
(d) Các phương pháp ánh giá k t qu th c hi n (vd: báo cáo k t qu ) ư c thi t l p cùng
v i k ho ch th c hi n, và ư c l p sưu li u ki m soát s ti n tri n c a d án.

23


2.4

Ti n trình giám sát và i u khi n BPP. Giám sát (Monitoring) g m thu th p, o lư ng
thành qu cũng như xu hư ng phát tri n c a d án so v i nh ng gì ã ho ch nh trong
BPP. i u khi n (Controling) g m các ho t ng ngăn ng a và s a l i (Preventive &
Corective actions) cho các ho t ng c a d án.
Inputs
K ho ch qu n lý d án (BPP) và k ho ch th c hi n d án (schedule); Thông tin v m c
hịan t t cơng vi c; Thơng tin chi ti t v ngu n l c
Outputs
Các báo cáo ánh giá k t qu ã t ư c; d báo v các di n bi n c a d án trong tương

lai (“h u qu ”c a các ho t ng hi n t i).
Khuy n ngh v nh ng thay
•
•

i c n thi t:

Thay i ph m vi, chi phí, th i gian và c u trúc c a ngu n l c
Nh ng hành ng kh c ph c l i, c i ti n và phòng ng a (bài h c kinh nghi m t
th c t )

Tools and Techniques
Phân tích m i quan h gi a các ti n trình theo quan i m h th ng
Vịng h i ti p là chu trình cơ b n trong quy trình qu n lý nh m cung c p thông tin cho
ngư i qu n lý d án. Vòng h i ti p ch a 3 lo i thông tin: quy t nh (ho ch nh, i u
khi n) t ngư i qu n lý, thông tin (liên quan n d án) cho ngư i qu n lý và thông tin/d
li u ư c giám sát ho c o lư ng t các ti n trình c a d án và t môi trư ng mà d án
ho t ng, ư c th hi n trong hình II.2.8.
Mơi trư ng
Vòng h i
ti p

Tiêu chu n
Ho ch nh
i u khi n

u vào

X lý

Giám sát
o lư ng
u ra

Hình II.2.8 i u khi n d án d a trên vòng h i ti p
i u khi n các ti n trình t o s n ph m, ngư i qu n lý ho ch nh và thi hành các ti n
trình qu n lý d án d a trên s so sánh k t qu ã ho c d ki n s có t các ti n trình s n
xu t ( u vào, x lý, u ra) v i các tiêu chu n (m c tiêu và yêu c u c a d án). K t qu
công vi c ư c nh n bi t và i u khi n qua h th ng thông tin qu n lý.
Thi t l p h th ng thông tin qu n lý cho d án. g m
(a) Kho d li u v hi n tr ng ngu n l c, các th t c x lý chu n và k t qu

t ư c

(b) Cơng c qu n lý dịng cơng vi c (WorkFlow Management), phân tích k t qu , d báo
hư ng phát tri n và h tr ra quy t nh
ng phó v i các tình hu ng phát sinh.
(c) Phương ti n

thông tin (báo cáo) và h tr làm vi c nhóm: Email, Video Conference

24


2.5

Ti n trình ki m sốt thay i - Xem xét t t c các yêu c u thay i, ch p nh n thay i, và
i u khi n các ti n trình t o ra các thay i c n thi t. Ki m soát thay i là r t c n thi t b i
vì d án ít khi th c hi n úng hoàn toàn theo BPP, do các thay i trong lúc th c hi n d
án và t phía mơi trư ng bên ngồi d án (Hình II.2.8). Do ó, BPP và các chuy n giao

ph i ư c theo dõi ngăn ng a các thay i không mong mu n (s phát sinh r i ro), b ng
cách t ch i các yêju c u thay i, ho c ch p nh n thay i m t cách có ki m sốt
các
thay i này ư c tích h p vào trong BPP.
Inputs
K ho ch qu n lý d án BPP; Các yêu c u thay i (t bên ngoài d án); Khuy n ngh v
các ho t ng c i ti n, kh c ph c, phòng ng a (trong n i b d án).
Outputs
Các thay i ư c ch p nh n ( c p nh t BPP); Các yêu c u thay
khuy n ngh thay i BPP ư c ch p nh n

i b t ch i; Các

Tools and Techniques
Phương pháp ki m soát các yêu c u thay

i.

(a) Xác nh các yêu c u thay i lên d án. Các thay i này có th t bên ngồi d án
(stackholders, phía t ch c) ho c t trong n i b d án (c i ti n phương pháp, ho c c n
s a sai).
(b) Xác nh m c
c n thi t c a các yêu c u thay i ch p nh n ho c t ch i yêu c u,
nh m b o m ch các thay i ã ư c ch p nh n s ư c tích h p vào BPP
th c
hi n. Các yêu c u thay i ư c x p theo th t ưu tiên như sau
1.
2.
3.
(c) Xác

S a l i ho c kh c ph c khuy t i m c a s n ph m so v i các cam k t c a d án.
C i ti n phương pháp th c hi n BPP gi m chi phí, th i gian ho c sai sót.
Thay i b sung thêm các yêu c u m i cho d án (t phía stakeholders.)
nh phương pháp th c hi n các thay

i: chi phí, th i gian, nhân l c.

(d) C p nh t các thay i vào trong BPP, phát hành phiên b n m i, và ki m soát các ti n
trình th c hi n các thay i.
Thi t l p h th ng qu n lý c u hình (Configuration Management System). H th ng này
th c hi n 3 ch c năng:
(a) Nh n th c ư c các yêu c u thay i i v i d án, và ánh giá m c
òi h i c a các
thay i lên baseline c a d án. Các thay i ư c l p tài li u
ki m sốt, và ư c
chuy n n ngư i có trách nhi m x lý theo c u trúc phân c p qu n lý trong d án.
(b) Xác
thay

nh các cơ h i
liên t c c i ti n d án b ng cách xem xét nh hư ng c a các
i lên d án (tích c c ho c tiêu c c) ch p nh n ho c t ch i.

(c) Cung c p phương ti n
nhóm d án thơng báo v n i dung thay
i n các
stakeholders (k c các yêu c u thay i t phía stackeholder nhưng b t ch i).
2.6

Ti n trình k t thúc d án – Ti n trình này bao g m các ho t ng chuy n giao s n ph m
và k t thúc t t c các k ho ch th c hi n trong BPP (k c các ti n trình ã hồn t t ho c b
ngưng, và các h p ng liên quan n d án).
Inputs
K ho ch qu n lý d án; Các h p ng liên quan
cho t ch c; Môi trư ng c a t ch c

n d án; Các s n ph m s chuy n giao

Outputs
25