041_Phân tích thiết kế hệ thống hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ – liên lạc công dân và trả kết quả thủ tục hành chính cho bộ phận một cửa của các sở ban ngành của TP Hà Nội

- 72 -
PTTK HỆ THỐNG HỖ TRỢ TIẾP NHẬN HỒ SƠ –
LIÊN LẠC CÔNG DÂN VÀ TRẢ KẾT QUẢ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
CHO BỘ PHẬN MỘT CỬA CỦA CÁC SỞ BAN NGÀNH CỦA TP HÀ NỘI



Đỗ Ngọc Tú
Mã số Sv: 0122164
Email: mailto:

Người hướng dẫn: ThS. Đào Kiến Quốc
Đồng hướng dẫn: CN. Nguyễn Việt Tân



1.
Giới thiệu.

Ngày nay hoạt động hành chính sự nghiệp
ngày càng trở nên phức tạp và hoạt dộng còn
nhiều rườm rà gây phiền nhiễu cho nhân dân và
các tổ chức khi đến làm thủ tục hành chính. Cơ
chế cải cách hành chính theo cơ chế một cửa ra
đời đã giúp giảm thiểu rât nhiều cho công tác
giải quyết các thủ tục hành chính. Tuy nhiên để
hoạt động của các bộ phận một cửa ngày càng
có hiệu quả và mang tính hiện đại trong công tác
hành chính thì cần thiết có một hệ thống hỗ trợ
cho hoạt động của các bộ phận một cửa. Do đó
việc xây dựng hệ thống đó theo mô hình xây

dựng hệ thống tin học hóa là rất hợp lí và phù
hợp, giải quyết được rất nhiều vấn đề đặt ra hiện
nay

2. Cơ sở lí thuyết
Phân tích thiết kế hệ thống tin học là một
bước quan trọng có thể nói là bậc nhất khi xây
dựng một hệ thống. Quá trình phân tích thiết kế
sẽ mô tả một cách cụ thể và chi tiết nhất trước
khi xây dựng nên hệ thống. Đó là nền tảng để
phát triển hệ thống một cách toàn diện chuyên
nghiệp và đạt được hiệu quả cao. Việc lựa chọn
hướng phân tích theo mô hình hướng chức năng
là một cách tiếp cận dễ dàng nhất và có thể đảm
bảo phân tích rõ nhất các chức năng của hệ
thống và nó cũng giải quyết được hầu hết các
yêu cầu của bài toán đặt ra. Thông qua các mô
hình chức năng và các thực thể của hệ thống, sẽ
đưa ra cái nhìn tổng quát nhất và thể hiện rõ
ràng nhất cấu trúc hoạt động của hệ thống.

3.
Hệ thống hỗ trợ “Tiếp nhận hồ sơ -
Liên lạc công dân và Trả kết quả thủ
tục hành chính”

3.1. Mô tả khái quát
Hệ thống hỗ trợ “Tiếp nhận hồ sơ – Liên lạc
công dân và Trả kết quả thủ tục hành chính” là
hệ thống đưa ra các mức hỗ trợ quá trình tiếp

nhận hồ sơ của công dân. Giúp các cán bộ
chuyên viên thực hiện công tác tiếp nhận hồ sơ
một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nó cho phép
công dân có thể không cần đăng kí chờ đợi nộp
hồ sơ mà có thể
đăng kí thông qua mạng
Internet thông qua hệ thống hỗ trợ công dân. Từ
đó công dân chỉ cần mang hồ sơ đến nộp tại bộ
phận một cửa mà không cần đăng kí hoặc khai
báo lại thông tin cá nhân. Ngoài ra hệ thống có
thể cho phép nhập trực tiếp thông tin và nộp hồ
sơ tại bộ phận một cửa. Qua đó các chuyên viên
một cửa không cần ghi sổ nộp hồ sơ. Khi một
hồ sơ được nộp hệ thống sẽ cho phép ghi nhận
một mã số đế tiên theo dõi và tìm kiếm.
Ngoài ra hệ thống còn cho phép thông báo trực
tiếp đến công dân về tình trạng hồ sơ, các yêu
cầu nộp bổ xung hồ sơ hay các thông báo khác
thông qua việc gửi thông tin trạng thái trực tiếp
lên HNP (HanoiPortal) hoặc hệ thống hỗ trợ
công dân, hoặc gửi tin nhắn đến công dân qua
điện thoại di động. Hệ thống còn hỗ trợ việc trả
hồ sơ. Khi công dân đên nhận hồ sơ giải quyết
chỉ cần trình phiếu hẹn và chuyên viên sẽ thông
qua hệ thống tìm ra hồ sơ được trả và tiến hành
trả hồ sơ mà không cần tìm kiếm lại thông tin
trong sổ sách.
3.2.Các chức năng của hệ thống
Hệ thống bao gồm các chức năng sau:
a. Tiếp nhận hồ sơ

Cho phép hỗ trợ hai mứ
c tiếp nhận sau:
- Tiếp nhận các hồ sơ đăng kí qua mạng
Phân rã chức năng:
+ Tìm hồ sơ đăng kí.
+ Kiểm tra hồ sơ.
+ Ghi nhận nộp.
+ In phiếu hẹn.
- 73 -
+ In phiếu nộp.
+ In hóa đơn.
- Tiếp nhận các hồ sơ trực tiếp tại bộ phận
một cửa chức năng này gọi là chức năng
nhập mới.
Phân rã chức năng:
+ Nhập thông tin
+ Kiểm tra hồ sơ
+ Ghi nhận nộp hồ sơ
+ In phiếu hẹn
+ In phiếu nộp
+ In hóa đơn
b. Chuyển thụ lí hồ sơ
Phân rã chức năng:
+ Lập danh sách chuyển
+ Chuyển thụ lí
+ In phiếu bàn giao
c. Theo dõi trạng thái và thông báo công
dân
Phân rã chức năng:
+ Xem tình trạng hồ sơ

+ Xem thông báo
+ Soạn thông báo
+ Gửi thông báo
d. Tiếp nhận hồ sơ bổ xung
Phân rã chức năng:
+ Tìm hồ sơ cần bổ xung
+ Kiểm tra giấy tờ bổ xung
+ Ghi nhận bổ xung
+ In phiếu nhận bổ xung
e. Nhận hồ sơ đã giải quyết xong
Phân rã chức năng:
+ Lập danh sách nhận bàn giao
+ Ghi nhận nhận bàn giao
+ In phiếu nhận bàn giao
f. Trả kết quả
Phân rã chức năng:
+ Lập danh sách trả
+ Tìm hồ sơ trả
+ Ghi nhận trả
+ In phiếu trả
g. Lập báo cáo
+ Lập báo cáo tình trạng giảI quyết công
việc.

4.
Thực hiện

Tôi đã cài đặt và lấy mô hình hoạt động của
sở kế hoạch đầu tư làm ví dụ qua đó thấy được:
- Việc thay thế công tác lưu trữ và nhập

liệu thủ công bằng hệ thống đã giúp đỡ
giải quyết thêm được rất nhiều hồ sơ.
- Việc thông báo chủ động đến công dân
và các tổ chức đã giảm thiểu rất nhiều
công sức cho nhân dân và được đánh giá
là khá tốt tuy chưa thực sự hoàn chỉnh.
- Hoạt động nghiệp vụ đã trở nên hiện đại
hơn rất nhiều.
- Cùng với hệ thống hỗ trợ công dân và hệ
thống hỗ trợ thụ lí hồ sơ đã thực sự làm
tự động hóa công tác hành chính và thể
hiện rõ bản chất hiện đại hóa công tác
hành chính.
Môi trường sử dụng để phát triển:
Mô hình Client - Server. Phát triển trên
nền ngôn ngữ ASP – CSDL: SQL
server2000 – Webserver: IIS.

5.
Kết luận

Trong khuôn khổ khóa luận dù đã rất cố
gắng nhưng cũng chưa thật sự xây dựng được hệ
thống một cách hoàn chỉnh và đáp ứng được hết
các yêu cầu đặt ra. Hơn nữa việc tiếp cận theo
mô hình hướng chức năng là một mô hình có lẽ
là cổ điển nên chưa tối ưu hóa được hết các cách
thức giải quyết vấn đề.
Trong tương lai hệ thống sẽ tiếp tục được hoàn
thiện và phát triển. Vì đây là hệ thống khá lớn

nên đòi hỏi cần tiếp tục đi sâu hơn nữa trên cơ
sở các chức năng cơ bản hiện tại.

Tài liệu tham khảo
[1] Nguyễn Văn Vỵ,
Giáo trình phân tích
thiết kế
, ĐHQG Hà Nội

[2] ThS . Đào kiến Quốc,
Giáo trình phân tích
thiết kế hệ thống thông tin
, ĐHQG HN
[3] NXB – KHKT.
ASP- 3.0
[4] Garry – kelly.
ASP- Tutorial






- 74 -
Danh sách cán bộ
Bộ môn Công nghệ phần mềm

Danh sách cán bộ giảng dạy
1. ThS. Trần Thị Minh Châu Email:
2. TS. Nguyễn Việt Hà Phó chủ nhiệm Khoa CNTT Email:

Chủ nhiệm Bộ môn CNPM
3. ThS. Đặng Đức Hạnh Email:
4. ThS. Vũ Diệu Hương Email:
5. ThS. Đào Kiến Quốc Giám đốc TTCNPM Email:
6. CN. Nguyễn Việt Tân Email:
7. PGS. TS. Nguyễn Văn Vỵ Email:

Danh sách thực tập sinh
1. CN. Phan Việt Cường Email:
2. CN. Bùi Đức Giang Email:
3. CN. Phạm Ngọc Hùng Email:

4. CN. Tô Văn Khánh Email:
5. CN. Nguyễn Thị Diệu Linh Email:

6. CN. Phan Hồ Việt Phương Email:
7. CN. Trần Thị Mai Thương Email:



- 75 -
Danh sách cán bộ tham gia hướng dẫn
1. ThS.Trần Vũ Việt Anh Công ty Viet Software Email:
2. TS. Lê Trọng Bài Công ty Cổ phần Sinh viên Phone: 04.7163827
3. KS. Đặng Việt Dũng Trung tâm CNPM Email:

4. TS. Nguyễn Trọng Dũng Viện CNTT Email:
5. TS. Vũ Ba Đình Trung tâm KHKT và CNQS` Email:
6. PGS.TS. Đặng Văn Đức Viện CNTT Email:

7. ThS. Đoàn Minh Phương Bộ môn Mạng Email:

8. TS. Lê Văn Phùng Viện CNTT Email:
9. PGS. TS. Vũ Đức Thi Viện CNTT Email:
10. PGS.TS. Ngô Quốc Tạo Viện CNTT Email:
11. TS. Đỗ Năng Toàn Viện CNTT Email:
12. PGS. Nguyễn Quốc Toản Trường ĐHCN Email:
13. PGS. TS. Đỗ Trung Tuấn Trường ĐHKHTN Email: