CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO KIỂM TOÁN
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1. Chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh
doanh
1.1. Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng và thanh toán trong
quá trình sản xuất kinh doanh
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát
triển và ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt
động kinh doanh. Đối tượng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo
cáo tài chính. Trong quá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm
toán viên thường chia công việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này
các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau được xếp vào
cùng một phần hành.
Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng cần phải
được kiểm toán trong các cuộc kiểm toán, bởi vì chi phí cho dịch vụ mua hàng
thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh
hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của Doanh nghiệp.
Quá trình mua vào của hàng hoá và dich vụ bao gồm các khoản mục như
mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật tư, điện, nước, sửa chữa bảo trì và
nghiên cứu phát triển. Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết
định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt
động của doanh nghiệp. Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt
mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dich vụ và kết
thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dich vụ nhận
được.
Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn:
cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh
doanh cũng gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng. Như vậy, dù ở loại hình
doanh nghiệp nào thì quá trình “mua hàng” cũng là quá trình cung cấp các yếu
tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị,

bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá
tình hình tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu.
1.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thah toán
Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác
nhau, nhưng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4
chức năng sau:
1.2.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ
Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán.
Các bước công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm:
- Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thường mỗi
doanh nghiệp thường có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật
liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận
này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố
đầu vào để quá trình sản xuất được liên tục nhưng đồng thời cũng không quá
nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận
kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm
quyền ký duyệt. Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ được chuyển cho bộ
phận mua hàng.
- Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua
hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi quyết
định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều
nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà
cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa
chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hoá, các điều kiện ưu đãi như
chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán...
- Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ
loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có
ý định mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trước, có đầy đủ

chữ ký của những người có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm
vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt
mua hàng này.
Các bước công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm
hoặc dịch vụ) được lập bởi người mua hàng là điểm khởi đầu của chu
trình. Nó là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua
hàng hoá dịch vụ. Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người
bán lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và
phức tạp thì đòi hỏi phải ký hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ
nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham
gia hợp đồng.
Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản
chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty. Trong đó việc phê
chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng chức năng chính vì nó đảm bảo hàng
hoá và dịch vụ được mua theo đúng mục đích đã được phê chuẩn và tránh
cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết
các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các
nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mức cho phép (phù
hợp định mức hàng tồn kho). Thí dụ, các lần mua tài sản thường xuyên
vượt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn
của Hội đồng quản trị, các mặt hàng được mua tương đối không thường
xuyên, như các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì được phê chuẩn bởi các nhân
viên nhất định, vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy
định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng phòng, và một số loại
nguyên vật liệu và vật tư được tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở
mức giới hạn ấn định trước.
- Quá trình kiểm soát đối với các bước công việc nêu trên là phải đảm
bảo trả lời được các câu hỏi sau:
+ Đơn đặt hàng được phê duyệt bởi ai?
+ Bộ phận nào đưa ra đơn đặt hàng?

+ Đặt hàng tại thời điểm nào?
+ Số lượng đặt hàng là bao nhiêu?
+ Đặt hàng ở nhà cung cấp nào?
+ Đơn đặt hàng có được theo dõi không?
Khi một đơn đặt hàng đã vượt quá một thời hạn nhất định nào đó mà
hàng vẫn chưa được giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp
hàng để xem xét có vấn đề gì xảy ra không.
1.2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Việc nhận hàng hóa từ người bán là một điểm quyết định trong chu
trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên
quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hóa nhận được đòi hỏi phải
có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác.
Thông thường các Công ty có phòng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tra
mẫu mã, số lượng, quy cách và thời gian giao hàng để ngăn ngừa sự mất mát
và lạm dụng. Bộ phận này đồng thời lập biên bản hay báo cáo nhận hàng gửi
cho thủ kho một bản để tiến hành nhập kho hàng hoá và gửi cho kế toán vật tư
để ghi chép sổ sách kế toán.
Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc
lập với thủ kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc
chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được từ phòng tiếp
nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ.
1.2.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán
Sự ghi nhận đúng đắn về hàng hoá hay dịch vụ nhận được đòi hỏi việc
ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng
đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ
được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền.
Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng
đắn của các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết “các
khoản phải trả”. Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hóa đơn của người
bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển

ghi trên hóa đơn với thông tin trên Đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và Báo cáo
nhận hàng (nếu hàng đã về). Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng
được kiểm tra lại và được ghi vào hóa đơn. Sau đó số tiền được chuyển vào sổ
hạch toán chi tiết các khoản phải trả.
Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy
định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được dính líu với tiền
mặt, và các chứng khoán thị trường và các tài sản khác.
1.2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Công việc này chỉ được thực hiện khi đã có bốn yếu tố: Đơn yêu cầu mua
hàng đã được phê chuẫn, đơn đạt hàng, hoá đơn bán hàng và biên bản giao
nhận hàng. Hoá đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lưu giữ cho đến khi
thanh toán. Phương thức thanh toán có thể thực hiện qua uỷ nhiệm chi, qua
Ngân hàng hay bằng tiền mặt.
Các quá trình kiểm soát quạn trọng đối với quy trình xử lý ghi sổ là việc
ký phiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (Nguyên tắc uỷ quyền và phê
chuẫn), phải có sự tách biệt giữa người ký phiếu chi và người chi tiền (Nguyên
tắc bất kiêm nhiệm).
Trên đây là bốn nội dung chính của các bước công việc khi mua hàng và
thanh toán của các doanh nghiệp nói chung.
1.3. Tổ chức công tác kế toán chu trình mua hàng và thanh toán
1.3.1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong chu trình mua hàng và
thanh toán
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại
chứng từ và sổ sách sau:
- Yêu cầu mua: tài liệu được lập bởi bộ phận được sử dụng (như bộ phận sản xuất)
để đề nghị mua hàng hóa dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh
nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
- Đơn đặt hàng: lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp
hàng hóa hay dịch vụ.
- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ): tài liệu

được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được kí nhận bởi khách hàng để
chứng minh sự chuyển giao hàng hóa hay dịch vụ thực tế.
- Báo cáo nhận hàng: được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc
nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của sự kiểm soát).
- Hóa đơn của người bán: chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng đề nghị
thanh toán cho các hàng hóa dịch vụ đã được chuyển giao.
- Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại
các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các loại hàng hoá, cùng với việc chỉ ra tên
người cung cấp hàng, ngày hoá đơn và các khoản tiền của hoá đơn đó.
- Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiền phải trả
cho mỗi nhà cung cấp. Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổ hạch toán chi
tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán.
- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng
(thường là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất
định.
Sau đây là sơ đồ hạch toán đối với nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả với nhà cung
cấp thông qua các tải khoản liên quan.
Sơ đồ 1: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng -
thanh toán (thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ)
TK 111,112,311,341 TK 331 TK 111,112
Thanh toán bằng tiền Người bán hoàn lại tiền
(kể cả tiền đặt trước) (Thu hồi tiền trả thừa)
TK511
Thanh toán bằng hàng hoá,sp
Dịch vụ
TK 131 TK151,152,153,211…
Thanh toán bù trừ bù trừ công nợ Mua chịu hàng hóa vật tư
TK 152,153,211.. TK 133
Giảm giá của hàng mua, trả lại Thuế GTGT đầu vào
hàng cho người bán

TK 133 TK 627,641,642
Thuế GTGT của hàng chiết khấu, Dịch vụ mua chịu khác
hàng giảm giá
1.3.2. Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán
Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từ
kế toán trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ, thực hiện nghiệp vụ đến khi
đưa chứng từ vào bảo quản, lưu trữ. Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp
lý giúp cho các nghiệp vụ được thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, nâng cao hiệu
quả hoạt động của doanh nghiệp.
Nhu cầu vật liệu hàng hoá
Bộ phận kế hoạch
Bộ phận cung ứng
Cán bộ thu mua
Trưởng bộ phận cung ứngThủ kho Kế toán
Kế hoạch cung ứngKhai thác hàngLập chứng từ khoKý duyệt chứng từ Nhập kho Ghi sổ chứng từ
Lưu trữ và bảo quản chứng từ
Kế toán quỹThủ trưởng kế toán trưởngThủ quỹ Nhân viên thanh toánKế toán
Lập chứng từ chi quỹDuyệt chứng từ Chi quỹ Nhận tiền và thanh toánGhi sổ
Nhu cầu thanh toán Lưu chứng từ
Sơ đồ 2: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua vào.

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ, bộ phận kế hoạch lập ra kế hoạch cung ứng vật tư, hàng hóa. Bộ phận
cung ứng có nhiệm vụ khai thác hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp. Sau đó, cử cán bộ đi thu mua vật tư, hàng
hóa. Khi hàng hóa được mua về, cán bộ thu mua sẽ lập chứng từ kho trình trưởng bộ phận cung ứng ký duyệt
rồi chuyển cho thủ kho để nhập kho hàng hóa. Cuối cùng chứng từ được chuyển cho kế toán để ghi sổ và bảo
quản lưu trữ.
Sơ đồ 3: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán
Khi đơn vị có nhu cầu thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ nhận được, kế toán quỹ lập
chứng từ chi quỹ, trình thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ
thực hiện chi tiền, nhân viên thanh toán có nhiệm vụ nhận tiền và thanh toán cho nhà cung

cấp. Sau khi thực hiện nghiệp vụ, chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán để ghi sổ, cuối cùng
đưa vào bảo quản, lưu trữ.
1.4. Hệ thống mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Để thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả trong các cuộc kiểm
toán thì KTV phải xác định được các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mối
quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán. Vì vậy, khi tiến hành
kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, KTV phải xác định hệ thống mục
tiêu kiểm toán của chu trình này.
Mục tiêu chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh
giá xem liệu số dư các tài khoản có liên quan có được trình bày trung thực và
phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay
không? Từ mục tiêu chung này cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù đối với
chu trình mua hàng và thanh toán.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanh
toán đã xác định được bao gồm 7 mục tiêu, cụ thể là:
- Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ
người bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải được
đảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công nợ đó.
- Tính đầy đủ của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và các
khoản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu
kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý.
- Tính đúng đắn trong việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho được tính
theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả
người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và
biên bản giao nhận hàng hoá hay dịch vụ.
- Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài
sản mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ
phải trả người bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
- Tính chính xác về số học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối
với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.

- Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng
như các khoản phải trả người bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc
phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
- Tính đúng kỳ các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúng kỳ kế toán, đặc
biệt là các nghiệp vụ sau ngày kết thúc năm tài chính. Trong chu trình mua
hàng và thanh toán, các khoản nợ phải trả thường bị ghi chậm so với thực tế
phát sinh.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù trên chính là khung tham chiếu cho việc
xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập
bằng chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử
nghiệm tuân thủ để nhận diện được cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và
các nhược điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo
từng mục tiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ
một cách tương ứng.
2. Chu trình mua hàng và thanh toán với công tác kiểm toán báo cáo
tài chính
Mỗi cuộc kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thì
quy trình kiểm toán thường tuân theo trình tự các bước chung. Cụ thể kiểm
toán chu trình mua hàng và thanh toán được tiến hành qua 3 bước sau:
- Chuẩn bị kiểm toán (Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán)
- Thực hiện kiểm toán.
- Hoàn thành kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán.
2.1. Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các kiểm toán viên cần
thực hiện trong các cuộc kiểm toán nhằm tạo các điều kiện pháp lý cũng như
các điều kiện cần thiết khác cho kiểm toán. Đối với chu trình mua hàng và
thanh toán mục đích của giai đoạn này là xây dựng kế hoạch kiểm toán chung
và phương pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với phạm vi, bản chất, thời gian của
quy trình kiểm toán sẽ thực hiện.

Cũng như các chu trình khác, việc lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán cũng tuân theo các bước như sau: Chuẩn bị kiểm toán, thu
thập thông tin cơ sở,thu thập thông tin về quyền và nghĩa vụ pháp lý của khách
hàng và thực hiện các thủ tục phân tích, đánh gía trọng yếu và rủi ro kiểm
toán, cuối cùng là lập chương trình kiểm toán.
2.1.1. Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán
- Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán
Trên thực tế không phải bất cứ một lời mời kiểm toán nào cũng được chấp nhận
ngay mà phải căn cứ vào khả năng của công ty và các điều kiện của khách hàng. Trong giai
đoạn này kiểm toán viên đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi tiến hành kiểm toán chu trình
mua hàng và thanh toán của doanh nghiệp, sau đó kết hợp vơí việc đánh giá các chu trình
khác để đưa ra quyết định có chấp nhận kiểm toán cho doanh nghiệp hay không.
- Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng
Sau khi đã chấp nhận kiểm toán, công ty kiểm toán tiến hành xem xét các lý do kiểm
toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán của khách hàng để từ đó tiến hành xác định
số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập và mức độ chính xác của các ý kiến mà kiểm
toán viên đưa ra trong báo cáo kiểm toán nói chung.
- Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán
Thông qua việc nhận diên các lý do kiểm toán của khách hàng, công ty kiểm toán
ước lượng được quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó lựa chọn đội ngũ nhân viên
thích hợp để thực hiện kiểm toán. Cụ thể công ty kiểm toán sẽ lựa chọn những nhân viên có
nhiều kinh nghiệm trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để kiểm toán chu
trình này. Số lượng và trình độ của các kiểm toán viên phụ thuộc vào tính phức tạp và mức
rủi ro của chu trình.
- Hợp đồng kiểm toán
Công viêc cuối cùng của giai đoạn này là kí kết hợp đồng kiểm toán, ghi rõ trách
nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên.
2.1.2. Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng
Sau khi kí kết hợp đồng kiểm toán, KTV bắt đầu thu thập thông tin đối với phần
hành kiểm toán mà mình đảm nhận là mua hàng và thanh toán.Trong giai đoạn này, kiểm

toán viên tiến hành tìm hiểu các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng và các quy trình
mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này từ đó ảnh hưởng
đến chu trình kiểm toán mua hàng và thanh toán của mình. Có các thông tin cơ sở sau:
- Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng
Việc tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp kiểm toán
viên nhận định về chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào cũng như cách thức thanh
toán và mục đích sử dụng đối với từng loại hàng hóa có đúng với mục đích đã cam kết bằng
văn bản không. Ngoài ra việc tìm hiểu ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng cho
kiểm toán viên biết được cách thức tổ chức hệ thống kế toán và các nguyên tắc kế toán đặc
thù của chu trình mua hàng thanh toán nói riêng và ngành nghề này nói chung.
- Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung
Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung giúp
cho kiểm toán viên xác định và khoanh vùng các khoản mục chứa đựng rủi ro cao trong chu
trình, những bước mà ở đó hệ thống KSNB yếu kém. Chẳng hạn như đơn vị khách hàng
thường yếu trong khâu ghi nhận các khoản nợ với các nhà cung cấp nhỏ không thường
xuyên. Thông thường những điểm yếu này chưa khắc phục được trong thời gian ngắn.
- Tham quan nhà xưởng
Việc tham quan nhà xưởng là sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những điều mắt thấy
tai nghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp cho kiểm toán viên đánh giá
tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh giá khả năng của bộ phận mua
hàng và những gian lận gian sai sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng. Cụ thể, nếu việc
sản xuất diễn ra đều đặn, hàng hóa không bị ứ đọng, chất lượng sản phẩm không giảm sút
có nghĩa là việc mua hàng tiến triển tốt, hàng hóa mua vào có chất lượng đạt yêu cầu.
Ngược lại, nếu sản xuất bị đình trệ thì đó là dấu hiệu cho thấykhả năng đầu vào cung cấp
không kịp thời, nếu hàng hóa tồn kho quá nhiều có nghĩa là mua không phù hợp với nhu
cầu, chất lượng giảm sút cho thấy chất lượng các yếu tố đầu vào không tốt.
- Nhận diện các bên hữu quan