THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHỆP IN LĐ XH

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHỆP IN
LĐ XH
I. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ – KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY HĐKD
TẠI XÍ NGHIỆP IN LĐ – XH CÓ ẢNH HƯỞNG
ĐẾN HẠCH TOÁN NVL
1. Lịch sử hình thành và phát triển:
- Tên doanh nghiệp: Xí nghiệp In Lao động – Xã Hội
- Tên giao dịch: Labour and Social Printing Company
Viết tắt: LASAPCOM.
Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4 - phường Minh Khai - quận Hai Bà Trưng - Hà
Nội.
- Ngành nghề kinh doanh: In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, biểu
mẫu, tạp chí, nhãn mác các loại.
Xí nghiệp In Lao động – Xã hội là một doanh nghiệp Nhà nước
thuộc Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hoạt động theo nguyên tắc
hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được
mở tài khoản tại ngân hàng Nhà nước. Được hình thành từ ngày
8/11/1983 với quy mô ban đầu là xưởng in nhằm phục vụ công tác in ấn
trong ngành (QĐ thành lập 287QDD/TB-XH ngày 8/11/1983 của Bộ
trưởng Bộ Thương binh và Xã hội).
Hiện nay doanh nghiệp được phép đặt trụ sở chính tại ngõ Hoà Bình
4 - phường Minh Khai - quận Hai Bà Trưng - Hà Nội.
Sau một thời gian họat động, xưởng in đã phát triển với quy mô lớn hơn
và nhiệm vụ cũng nặng nề hơn. Bộ Thương binh và Xã hội đã quyết định
chuyển xưởng in thành công ty In Bộ Thương binh và Xã hội (QĐ 138/QĐTB-
XH ngày 4/9/1986).
Bộ Lao động Thương binh và Xã hội là do hai bộ sát nhập thành đó là Bộ
Lao động và Bộ Thương binh Xã hội. Ngày 23/11/1988 Bộ trưởng Bộ Lao động
thương binh và xã hội quyết định thành lập xí nghiệp sản xuất dịch vụ phục vụ
đời sống trực thuộc Bộ (QĐ 156/LĐTBXH-QĐ).
Năm 1990 do chuyển đổi nền kinh tế hoạch hoá tập trung sang nền kinh

tế thị trương, để phù hợp với tình hình mới, Bộ Lao động Thương binh xã hội
lại quyết định thành lập công ty sản xuất dụng cụ tàn tật (theo QĐ
152/LĐTBXH-QĐ ngày 20/3/1993) trên cơ sở tách ra từ công ty In và sản xuất
dụng cụ người tàn tật.
Theo QĐ 373-201 QĐ-BLĐTBXH ngày 5/4/2001 của Bộ trưởng Bộ
Thương binh Xã hội về việc đổi tên Nhà In Bộ Lao động Thương binh Xã hội
thành Công ty In LĐ – XH và được bổ sung nhiệm vụ đối với Nhà In Bộ Lao
động Thương binh Xã Hội.
Năm 2004, thực hiện việc sát nhập và trở thành Xí nghiệp in thuộc Nhà
xuất bản LĐ - XH và chuyển từ hạch toán độc lập sang hạch toán phụ thuộc.
Chỉ tiêu xác định của xí nghiệp in LĐ - XH
Chỉ tiêu Đơn vị Số lượng
Số LĐ trung bình Người 76
Doanh thu năm 2003 Đồng 9.873.865.336
Doanh thu 6 tháng đầu năm 2004 Đồng 3.042.010.128
Nguồn vốn kinh doanh
(30/06/04)
Đồng 1.531.635.908
Từ năm 1992 sau khi được thành lập, lại là doanh nghiệp Nhà nước độc
lập, xí nghiệp In đã có nhiều bước phát triển với các hàng in ấn như: các tài
liệu, biểu mẫu, sách báo, tạp chí, áp phích…
Là một doanh nghiệp với quy mô nhỏ, xí nghiệp In đã tính tăng bộ máy
hành chính và đội ngũ cán bộ công nhân viên từ 125 đến 135 người, trong đó
có 30 kỹ sư, 25 trung cấp, 40 công nhân kỹ thuật và 45 công nhân cấp bậc.
BẢNG KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA
XÍ NGHIỆP IN LAO ĐỘNG – XÃ HỘI QUA MỘT SỐ CHI TIẾT
Chỉ tiêu 2001 2002 Quý 2 năm 2003
Tổng doanh thu 9.000.000.000 11.000.000.000 4.000.000.000
Số phải nộp NSNN 2.000.000.000 4.000.000.000 1.000.000.000
Thu nhập BQ 500.000 600.000 550.000

* Quy trình công nghệ sản xuất:
Từ khi chính thức là một doanh nghiệp Nhà nước, xí nghiệp chỉ có
những trang thiết bị cũ lạc hậu, chỉ có một máy in OFFSET, còn lại là máy
in TIPO. Để đảm bảo đủ sức cạnh tranh trên thương trường, từ năm 1994
cho đến 1997, xí nghiệp đã thực hiện việc đầu tư gần 7 tỷ đồng cho giàn
máy in OFFSET hiện đại. Hiện nay xí nghiệp in đã chuyển sang in hoàn
toàn bằng công nghệ OFFSET. Do đặc điểm cũng như tính chất của xí
nghiệp in, ở đây quy trình sản phẩm chia thành các bước công nghệ chủ
yếu khi nhận hợp đồng ký kết của khách hàng. Phòng kế hoạch sẽ chuyển
xuống bộ phận của quá trình sản xuất, phải qua các bước công nghệ sau:
- Thiết kế kỹ thuật: Khi nhận được tài liệu gốc, bộ phận thiết kế kỹ thuật
trên cơ sở nội dung in thiết kế nên các yêu cầu in.
- Vi tính: Đưa bản thiết kế vào vi tính, tiến hành điều chỉnh bố trí các
trang in, tranh, ảnh, dòng, cột, kiểu chữ… (to nhỏ, độ đậm).
- Công tác phim: Tiến hành sửa và sắp xếp phim để khi in hợp với khổ in.
- Bình bản: Trên cơ sở các tài liệu, phim ảnh, bình bản làm nhiệm vụ bố
trí tất cả các loại chữ, hình ảnh có cùng một màu có các tấm mica theo
từng trang in.
- Phơi bản: Trên cơ sở các tấm mica do bộ phận bình bản chuyển sang
bộ phận phơi bày có nhiệm vụ chế bản.
Thiết kế kỹ thuật
Công tác phímChụp ảnhVi tính
Bình bản
Phơi bản
In
Hoàn thiện
Thành phẩm
- In: Khi nhận được các chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm, lúc này bộ
phận in OFFSET 4 trang, 10 trang, 16 trang sẽ tiến hành in hàng loạt
theo các chế bản khuôn in đó.

- Thành phẩm: Khi nhận được các bản in, bộ phận thành phẩm sẽ tiến
hành đóng quyển (xén, thành phẩm) kiểm thu thành phẩm đóng gói
nhập kho và chuyển cho khách hàng.
Các lĩnh vực kinh doanh: Đơn vị thực hiện in ấn các ấn phẩm theo
đơn đặt hàng của khách hàng.
Các sản phẩm thường là vật mang thông tin đến người sử dụng
chúng, chủ yếu là các sản phẩm thường xuyên của đơn vị bao gồm sách,
báo, tạp chí, biểu mẫu, nhãn mác...
Một thành phẩm in phải trải qua các bước trên và đạt tính năng,
công dụng cũng như yêu cầu về chất lượng chủ yếu:
- Các chỉ tiêu về chất lượng giấy: Độ trắng, độ dai.
- Các chỉ tiêu về chất lượng in: Độ sắc nét của chi tiết in, độ bóng, mầu
sắc,
CÔNG TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT
* Đặc điểm tổ chức sản xuất.
Xí nghiệp gồm các phân xưởng và các tổ có mối quan hệ ràng buộc lẫn
nhau. Xí nghiệp In LĐ – XH là loại hình doanh nghiệp sản xuất nhỏ, sản
phẩm làm ra theo đơn đặt hàng của khách hàng yêu cầu, tiến hành tại 4
phân xưởng, mỗi phân xưởng có nhiệm vụ và chức năng riêng của mình.
SƠ ĐỒ CÁC PHÂN XƯỞNG
Phân xưởng cơ khí
Phân xưởng chế bản
Phân xưởng in
Phân xưởng hoàn thiện
- Phân xưởng cơ khí:
Có nhiệm vụ sửa chữa thiết bị sản xuất, tiến hành lắp đặt khi có
thiết bị mới cho các phân xưởng phục vụ sản xuất. Giám sát các bộ phận
trong dây chuyền sản xuất, chấp hành đầy đủ các quy trình lao động và
bảo dưỡng máy móc thiết bị.
- Phân xưởng chế bản:

Đây là phân xưởng được đầu tư máy móc thiết bị hiện đại nhất như:
Máy vi tính, máy tráng li tâm, máy phơi. Tại đây các bản thảo mẫu mã
của khách hàng do bộ phận kế hoạch chuyển xuống được đưa vào bản in
màu, được sắp xếp theo một trình tự nhất định, rồi chuyển tới bộ phận
sửa chụp phim, bình bản để tạo nên các tờ in theo đúng tiêu chuẩn kỹ
thuật.
- Phân xưởng in:
Đây là phân xưởng có vai trò trọng yếu trong toàn bộ quy trình sản
xuất do các tổ OFFSET đảm nhiệm. Khi nhận đựơc chế bản khuôn in do
phân xưởng chế bản chuyển sang phân xưởng in sử dụng kết hợp:
+ Bản in công giấy, công mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu.
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng tổ chức hành chính
Phòng kế hoạch sản xuất KD Phòng kế toán tài chính thống kê
Phân xưởng hoàn thiện Phân xưởng in Phân xưởng chế bản Phân xưởng cơ khí
+ Nguyên tắc của quy trình in là sử dụng 4 màu: xanh, đỏ, vàng,
đen. Tuỳ thuộc vào yêu cầu màu sắc của từng đơn vị đặt hàng.
- Phân xưởng hoàn thiện:
Là phân xưởng cuối cùng của công nghệ sản xuất. Do tổ sách và tổ
kiểm tra đảm nhiệm, sau khi bộ phận in thành các tờ rồi bộ phận hoàn
thiện có nhiệm vụ hoàn thiện một số sản phẩm theo đúng yêu cầu của
khách hàng.
+ Tổ kiểm hoá tiến hành kiểm tra lại yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật.
+ Tổ sách đảm nhiệm các công đoạn: Cắt, gấp, khâu, vào bìa, đóng
gói, sau đó nhập vào kho thành phẩm và chuyển đến khách hàng.
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy HĐKD
Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt quá trình sản xuất
của xí nghiệp In Lao động – Xã hội tổ chức theo mô hình trực tuyến với
bộ máy quản lý gọn nhẹ.

Giám đốc là người chỉ huy cao nhất chịu mọi trách nhiệm với xí
nghiệp in, với khách hàng, với tập thể các cán bộ công nhân viên trong xí
nghiệp.
Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và một kế toán trưởng, phó
giám đốc thay mặt giám đốc giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng.
Kế toán trưởng là người giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên
môn của bộ phận kế toán của xí nghiệp.
Bên cạnh đó là hệ thống phòng ban phân xưởng.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN
TẠI XÍ NGHIỆP IN LĐ – XH
1. Đặc điểm tổ chức của bộ máy kế toán
Phòng kế toán có nhiệm vụ giải quyết các lĩnh vực liên quan đến
công tác tài chính toàn xí nghiệp. Phòng kế toán xí nghiệp gồm có 9
người, trong đó có 6 người có trình độ đại học, 3 người trình độ trung
cấp.
Xí nghiệp In LĐ – XH là đơn vị hạch toán tập trung nên mọi chứng từ
đều được xử lý ở phòng kế toán tại xí nghiệp. Hiện nay xí nghiệp áp dụng
hình thức chứng từ ghi sổ. Xí nghiệp sử dụng sổ kế toán tổng hợp, sổ cái
tài khoản và sổ chi tiết. Các sổ cái tài khoản chủ yếu gồm sổ cái TK 111,
112, 131, 331, 334, 621, 622, 627...
Xí nghiệp không sử dụng TK 154, 531, 532 do là đơn vị sản xuất theo
đơn đặt hàng thực hiện trong thời gian ngắn.
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, tổ chức chỉ đạo
toàn diện công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hệ thống kinh tế
trong xí nghiệp, là tham mưu giúp giám đốc quản lý điều hành, theo dõi
thực hiện công tác tài chính của Nhà nước tại đơn vị.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợpThủ khoKế toán thanh toánKế toán TSCDKế toán giá thành
Kế toán vật liệu

Nhân viên thống kê
- Kế toán tổng hợp: Đảm nhận phần hành kế toán tổng hợp, giúp kế
toán trưởng một số lĩnh vực theo sự phân công của kế toán trưởng. Ví dụ
như có nhiệm vụ tập hợp chi phí, lên chứng từ ghi sổ…
- Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động về TSCĐ, tình hình hao
mòn TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ xí nghiệp hiện có.
- Kế toán thanh toán: Xác định quỹ lương của đơn vị, tính lương cho
cán bộ công nhân viên, các khoản trích nộp BHYT, BHXH…Theo dõi các
khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi công nợ với khách
hàng và khoản nợ của cán bộ công nhân viên.
- Kế toán giá thành: Theo dõi tổng hợp để tính giá thành các đơn đặt
hàng.
- Kế toán NVL: Theo dõi tình hình cung cấp N-X-T trong xí nghiệp.
- Thủ kho: Quản lý vật tư, vật liệu làm nhiệm vụ nhập xuất kho khi
có chứng từ hợp lệ và có ghi vào thẻ kho.
- Nhân viên thống kê: Có trách nhiệm lập báo cáo thống kê tình hình
sản xuất của đơn vị, các chỉ tiêu thi đua, thống kê các chỉ tiêu phục vụ
lãnh đạo xí nghiệp và báo cáo cấp trên hay các cơ quan liên quan.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI
XÍ NGHIỆP IN BỘ LĐ TB – XH
2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán.
Hiện nay xí nghiệp In áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi chép theo
thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản)
giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Hệ thống kế toán doanh nghiệp áp dụng.
+ Sổ kế toán tổng hợp
+ Sổ cái tài khoản
- Sổ cái chủ yếu của doanh nghiệp sử dụng là sổ cái TK 111, TK 112,
TK 131, TK 331, TK 334, TK 621, TK 622, TK 627…

Doanh nghiệp không sử dụng TK 154, TK 531, TK 532 do doanh
nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng, vì vậy không có sản phẩm nào tồn
kho, không có hàng bị trả lại và không giảm giá hàng bán.
Trình tự ghi sổ:
- Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp
lý, hợp pháp của chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ.
- Các chứng từ cần hạch toán được ghi vào sổ kế toán chi tiết.
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập vào sổ cái các tài khoản.
- Các chứng từ thu chi TM được thủ quĩ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển
cho phòng kế toán.
- Cuối tháng căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số
liệu chi tiết, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi
sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được dùng vào
để ghi sổ cái, căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối
phát sinh. Sau đó đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ sái và
bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo kế toán.
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng TH chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiêu
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp số liệu chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối PS
Báo cáo kế toán
HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ TẠI XÍ NGHIỆP IN
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng
Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho áp dụng phương pháp kê

khai thường xuyên. Phương pháp này là phương pháp chi tiết ghi chép,
phản ánh thường xuyên, liên tục có tính hệ thống tình hình xuất-nhập-tồn
kho các loại vật liệu.
Tại xí nghiệp In áp dụng thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Theo
dõi riêng biệt thuế VAT được khấu trừ và thuế VAT phải nộp.
III. HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN LĐ – XH.