NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM

NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM
I.BẢN CHẤT VÀ VAI TRÒ CỦA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM THƯƠNG MẠI
1.Khái niệm và bản chất của hội chợ triển lãm thương mại
Hội chợ thương mại là một loại hình hoạt động xúc tiến thương mại
dưới hình thức một thị trường tập trung trong một thời gian và địa điểm cụ
thể trong đó các nhà sản xuất và kinh doanh trưng bày hàng hoá của mình
nhằm tiếp cận thị trường. Ký hợp đồng thương mại và bán hàng.
Triển lãm thương mại cúng là một loại hình xúc tiến thương mại của
nhiều nhà sản xuất kinh doanh nhằm mục đích giới thiệu quảng cáo và thúc
đẩy tiêu thụ hàng hoá thông qua ký hợp đồng thương mại. Thời gian của triển
lãm thương mại là do sự thoả thuận của người tổ chức và người tham dự.
Thông thường trong triển lãm các hàng hoá không được bán.
Trong thực tế ngày nay khái niệm hội chợ và triển lãm thương mại đang
có xu hướng xích lại gần nhau. Sự phân biệt chỉ còn là ranh giới không rõ ràng
thực tế các hội chợ và triển lãm quốc tế được thực hiện tăng theo việc mở rộng
quan hệ kinh tế thương mại và trong những hội chợ và triển lãm thương mại
hầu hết các nhà trưng bày có thể bán hàng nhưng phaỉ nộp thuế nhập khẩu
theo quy định hiện hành, nhờ vậy họ có thêm khoản thu nhập bù đắp chi phí
tham gia hội chợ triển lãm.
2.Vai trò của hội chợ triển lãm
a.Vai trò của hội chợ triển lãm làm dưới góc độ của các nhà doanh
nghiệp tham gia hội chợ triển lãm thương mại.
những doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm hy vọng thu được một
số lợi ích, như hình thành danh sách mới tiêu thụ mới, duy trì sự tiếp xúc với
khách hàng, giới thiệu sản phẩm mới, gặp gỡ khách hàng mới, bán đựơc nhiều
hàng hơn cho các khách hàng hiện có, và giáo dục khách hàng bằng những
ngôn ngữ thích hợp, hình ảnh và các tư liệu nghe nhìn. Với họ hội chợ triển lãm
thương mại có thể đem lại những lợi ích cụ thể như hoạt động kinh doanh
như:
-Quy tụ được bạn hàng: để có thể bàn được hoặc thúc đẩy bán một sản
phẩm thì không có gì bằng việc thực hiện mối quan hệ trực tiếp mặt đối mặt

với khách hàng. Nhưng như đã biết những khách hàng có thể trải rộng trên
một vùng rộng lớn thậm chí trên nhiều nước nên việc tới thăm nhiều người trở
nên quá lớn xem và hầu như không thể thực hiện được. Những thông điệp
quảng cáo cho phép đạt được một số khách hàng nhưng cũng không hiệu quả
bằng việc gặp gỡ trưc tiếp. Một hội chợ và triển lãm thương mại được tổ chức
tốt giúp công ty tiếp cận nhiều khách hàng triển vọng mà các lực lượng bán
hàng của họ không thể tiếp cận được. Khoảng 90% khách tham quan triển lãm
thương mại mới gặp nhân viên bán hàng lần đầu tiên. Hơn thế nữa, nó còn có
thể tập hợp được một số lớn khách hàng trên cùng một địa điểm và cho phép
trực tiếp viẹec giới thiệu bán hàng, đồng thời giải đáp các vấn đề khúc mắc cho
những người quan tâm hoặc chưa thông suốt, ví dụ như các vấn đề về đặc tính
của sản phẩm, đặc tính kỹ thuật, chất lượng, giá cả…
-Trưng bày giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp: nhiều doanh nghiệp
cho rằng đây là một trong những cách tốt nhất để khách hàng phân biệt và
nhận rõ về sản phẩm của doanh nghiệp. Ví dụ: Công ty sứ Thanh trì đến với hội
chợ Xuân năm 2000 ở Hải Dương với cách thiết kế độc đáo cùng việc trưng
bày sản sản phẩm đã thu hút được rất nhiều khách tham quan. Trong thời
gian hội chợ công ty đã phát cho khách tham quan hàng nghìn tờ rơi, lịch
quảng cáo về sản phẩm của mình kết quả đạt được do tham gia hội chợ thành
công rực rỡ Công ty đã ký được hợp đồng cung cấp sản phẩm cho một số Công
ty xây dựng lớn ở Hải Dương và Hà Nội, như Công ty Xây dựng số 4… và bán
được nhiều sản phẩm trị giá 50 triệu Đồng.
Thông qua hội chợ triển lãm thương mại, nhà sản xuất có thể giới thiệu
được công dụng, chức năng của sản phẩm tới khách hàng một cách hiệu quả,
giảm thiểu các yếu tố “nhiễu”, ví dụ: quảng cáo phản quảng cáo.
-Thu được thông tin pảhn hồi trực tiếp từ phía khách hàng: thông qua
việc trưng bày hàng hoá và tiếp xúc trực tiếp với khách hàng cũng như các nhà
sản xuất khác trong ngành, doanh nghiệp tham dự có thể tiếp thu hay ghi nhận
được những phản ứng trực tiếp của họ như: sự hài lòng, sự tán thưởng hay sự
không hài lòng… về chất lượng, giá cả, bao bì, nhãn hiệu… từ những thông tin

phản hồi. Nhờ đó nhà sản xuất sẽ có những biện pháp cải tiến phù hợp hơn
nhằm đáp ứng một cách tốt hơn nữa nhu cầu của các khách hàng tương lai.
-Khả năng tiếp xúc được khách hàng tương lai: Một vấn đề hết sức quan
trọng của những hội chợ và triển lãm thương mại là tìm kiếm được nhiều
khách hàng, những nhà nhập khẩu mới. Đặc biệt những doanh nghiệp nước
ngoài khi mới xâm nhập vào thị trường mới thì họ gặp rất nhiều khó khăn
trong việc tiếp xúc với khách hàng bằng việ tham gia hội chợ triển lãm ở thị
trường muốn xâm nhập họ có thể rút ngắn đượ thời gian tòm kiếm khách
hàng thông qua các cuộc tiếp xúc trưc tiếp ngay tại hội chợ triển lãm.
-Thu được các thông tin về đối thủ cạnh tranh và qua đó đánh giá được
khả năng của đối thủ cạnh tranh và qua đó đánh giá được khả năng của đối
thủ cạnh tranh: Trong hội chợ triển lãm các nhà sản xuất thường đưa ra các
sản phẩm mới nhất với những công dụng và chức năng hiện đại nhất. Do vậy
khi tham gia hội chợ triển lãm thì các nhà sản xuất có thể đánh giá được thực
lực của đối thủ cạnh tranh, bên cạnh đó có thể tiếp thu những thành tựu mà
đối thủ đạt được nhằm nâng cao chất lượng của sản phẩm hơn nữa, cũng như
là hạ giá thành, tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường trong nước
và quốc tế.
-Tranh thủ sự tài trợ và ủng hộ của các tổ chức quốc tế, chính phủ: trong
nhiều trường hợp các đơn vị tham gia hội chợ, triển lãm được sự giúp đỡ của
các nhà tổ chức cũng như các tổ chức chính phủ về nhiều mặt. Đất nước ta
đang mở cửa giao lưu với các nước trên thế giới nhằm thu hút các tập đòan
công ty có tiếng trên thế giới vào đầu tư hay xây dựng hay tìm kiếm bạn hàng
ở Việt Nam. Các nhà tổ chức hội chợ triển lãm đã có những ưu đãi cho họ về
giá cả, địa điểm cũng như các dịch vụ đi kèm trong hoạt động triển lãm
thương mại.
b. Vai trò của hội chợ triển lãm dưới góc độ của khách hàng.
-Đối với các doanh nghiệp hay các thương gia, muốn tìm kiếm quan hệ
hợp tác thì hội chợ triển lãm là nơi tập trung số lượng lớn các mặt hàng có uy
tín hay mới trên thị trường nội địa. Các doanh nghiệp và các thương gia khi

tham quan triển lãm họ có điều kiện xem xét, so sánh giữa các sản phẩm cùng
loại của các nhà sản xuất khác nhau, từ đó họ có thể đi đến quyết định ký kết
các hợp đồng kinh tế như: đại lý tiêu thụ, hay mua hàng trực tiếp với nhà sản
xuất. Điều này thể hiện rõ trong các hội chợ triển lãm thương mại quốc tế cũng
như triển lãm mang tính quốc gia, rất nhiều hợp đồng được thực hiện, nhiều
quan hệ ngoại giao được thiết lập.
-Đối với người tiêu dùng tham quan triển lãm: Do được tiếp xúc trực
tiếp với nhà sản xuất hay người cung cấp sản phẩm, người tiêu dùng có thể có
được nhiều thông tin đầy đủ hơn về giá cả, chất lượng, tính năng sử dụng, đặc
biệt người tiêu dùng sẽ nhận được các lời giải đáp, tư vấn của các nhà sản
xuất cho hàng hoá mà họ quan tâm. Nếu nhà sản xuất hay người cung ứng nào
làm tốt được điều này thì sẽ thu hút được một lượng khách hàng tương lai rất
lớn cho sản phẩm của chính họ.
II. CÁC CHỦ THỂ CỦA HỘI CHỢ VÀ TRIỂN LÃM THƯƠNG MẠI
Bất kỳ một cuộc hội chợ triễn lãm thương mại nào, kể cả hội chợ triển
lãm địa phương, hội chợ triển lãm thương mại quốc tế hay hội chợ triển lãm
tổng hợp cũng đều bao gồm 3 thành phần chính: người tổ chức, người tham
dự và khách tham quan.
1.Người tổ chức
Là người đứng ra tổ chức hội chợ triển lãm thương mại, là người đề ra
của đề của hội chợ triển lãm, ấn định thời gian và địa điểm tổ chức, cũng như
là người đứng ra vận động các doanh nghiệp tham gia vào hội chợ triển lãm.
Người tổ chức là người đóng vai trò trung gian tạo điều kiện tiếp xúc giữa các
doanh nghiệp với các khách hàng tham quan triển lãm.
Người tổ chức có thể là cơ quan chuyên ngành nhưng cũng có thể là đơn
vị liên quan trong bộ máy quản lý Nhà nước theo quy định của Chính phủ Việt
nam, người tổ chức một cuộc hội chợ triển lãm do Bộ Thương mại cấp. Người
tổ chức có thể là nhiều doanh nghiệp khác nhau nhưng ít nhất cũng phải có
một doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh hội chợ triển lãm.
2.Người tham dự

Đây là thành phần cốt lõi của một cuộc hội chợ triển lãm. Nó quyết định
sự thành công hay thất bại của cuộc hội chợ triển lãm đó. Người tham dự
chính là các doanh nghiệp đang sản xuất kinh doanh trên thị trường. Qua hội
chợ triển lãm thương mại, các doanh nghiệp tham gia có thể đưa thông tin
trực tiếp tới công chúng và các bạn hàng, tìm các nhà phân phối có tiềm lực
mạnh hay tìm được nguồn đầu tư có lãi suất ưu đãi… và đó chính là mục tiêu
cụ thể đăt ra cho doanh nghiệp khi tham gia. ở đây ta phải đặc biệt chú ý đến
mối quan hệ giữa các doanh nghiệp với nhau trong một kỳ hội chợ triển lãm
chuyên đề. Với ý nghĩa là nơi giao lưu kinh tế, không ít doanh nghiệp tham gia
với mục đích tìm kiếm các bạn hàng từ các doanh nghiệp khác cùng tham gia,
điều này chứng tỏ tại sao một số lượng lớn tham gia các hội chợ quốc tế ngày
càng tăng, nhất là các cuộc triển lãm có quy mô lớn.
3.Người tham quan
Đó là những người quan tâm đến các sản phẩm trưng bày trong hội chợ
và triển lãm thương mại, họ đến đó để tìm kiếm thông tin phục vụ cho các mục
đích riêng. Thành phần người mua và người tham quan rất phong phú, nhất là
các cuộc hội chợ triển lãm tổng hợp. Không ít người đến đó chỉ với mục đích là
thoả mãn óc tò mò của họ và tìm kiếm những giây phút thư giãn khi ngắm
nhìn các hàng hoá trưng bày.
Quan trọng nhất là người đến thăm quan triển lãm vì mục đích kinh tế
thực ssự. Họ có thể là thành viên của một số tổ chức, cơ quan hay một doanh
nghiệp nào đó, do các hoàn cảnh và điều kiện nhất định không thể tham gia hội
chợ và triển lãm thương mại. Họ đến đây để tìm kiếm nhà phân phối, người
liên doanh, nhà cung cấp hay đơn giản hơn là để mua một hàng hoá cụ thể
được trưng bày trong triển lãm.
4.Mối quan hệ giữa người tổ chức – người tham gia và người tham
quan
Mối quan hệ này có ý nghĩa kinh tế rất lớn trong cuộc hội chợ triển lãm,
quan hệ giữa người tham dự hội chợ triển lãm và người tổ chức hội chợ triển
lãm thường được thể hiện qua hợp đồng kinh tế thuê không gian và địa điểm

trưng bày. Đây là mối quan hệ song phương giữa hai tư cách pháp nhân với
nhau.
Nhìn chung người tổ chức là người có trách nhiệm trong công cuộc dàn
dựng gian hàng (nếu là gian hàng tiêu chuẩn) chuẩn bị catalogue, bố trí các
thiết bị cần thiết cho người tham gia hội chợ triển lãm và đảm nhận các dịch
vụ khác như: thuê phiên dịch, bảo vệ, thuê các đồ dùng khá, điện nước… Còn về
phía người tham dự thì họ phải có trách nhiệm hoàn thành các nghĩa vụ như
đã ký kết với bên tổ chức hội chợ trước khi hội chợ được khai mạc người tham
dự phải cung cấp cho người tổ chức những thông tin về hàng hoá, đại chỉ giao
dịch, các số liệu liên quan để người tổ chức làm catalogue hội chợ. Ngoài ra
nếu người tham dự là các công ty nước ngoài thì họ phải gửi danh mục các
hàng hoá và số lượng hàng hoá tham dư hội chợ cho người tổ chức, thông qua
đó người tổ chức tiến hành các thủ tục hải quan cho việc chuyển hàng hoá vào
nước, về các nhu cầu về các dịch vụ khác ngoài các dịch vụ được cung cấp miễn
phí, người tham dự có thể đề nghị người tổ chức thuê giúp mình nhưng với
điều kiện người tham dự phải bù đắp các chi phí phát sinh.
Ngày nay, mối quan hệ giữa người tổ chức và người tham dự càng trở
nên thân thiết, gắn bó chặt chẽ hơn. nhất là về phía người tổ chức, do đặc điểm
của nền kinh tế thị trường số lượng người đứng ra tổ chức hội chợ triển lãm
ngày càng nhiều, nên để thu hút số lượng lớn người tham dự đông đảo, trung
thành với mình họ đã cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ và chủ đề hội chợ
sao cho phù hợp với tình hình của thị trường, bên cạnh đó sử dụng các biện
pháp marketing nhằm duy trì và củng cố với người tham dự.
Quan hệ giữa người tổ chức và người tham dự và người tham gia có ý
nghĩa kinh tế và là yếu tố quyết định mang lại thành công cho một hội chợ
triển lãm. Vì một hội chợ triển lãm diễn ra không thể chỉ có hai chủ thể là
người tổ chức và người tham dự. Nếu chỉ có thế thì nó không còn là hội chợ
triển lãm nữa. bởi vậy nhà tổ chức luôn phải thực hiện các biện pháp
marketing của mình để thu hút được đông đảo số lượng lớn các khách quan
tham dự. Có như vậy cả nhà tổ chức và những người tham dự mới đạt được

mục đích của mình vì một phần doanh thu của nhà tổ chức là nhờ vào việc bán
vé cho người tham quan. Còn người tham dự thì muốn ký được thật nhiều hợp
đồng và gặp gỡ trao đổi với khách hàng của mình. Hơn nữa qua việc tham gia
hội chợ triển lãm họ sẽ có cơ hội gặp gỡ trực tiếp với người lãnh đạo hay phụ
trách mà họ quan tâm đến sản phẩm của công ty đó. Họ có thể được trực tiếp
dùng thử sản phẩm mới mà trước đó họ vẫn còn đang lưỡng lự chưa biết có
nên mua hay không.
Trong hầu hết các hội chợ triển lãm thường có dịch vụ của các hãng trà,
cà phê, nước ngọt …mời khách hàng tham quan dùng thử sản phẩm của họ.
Đây là một cách làm cho khách tham quan cảm thấy yên tâm hơn khi họ đưa
ra quyết định chính thức về việc mua hàng.
Tóm lại, một cuộc hội chợ triển lãm được đánh giá là thành công luôn
phải được thông qua mức độ hài lòng của cả ba chủ thể này. Bởi vậy nó là mối
quan hệ mật thiết và có ý nghĩa rất lớn.
Trên đây là những thành phẩm hay những chủ thể của một cuộc hội chợ
triển lãm thương mại. Mối quan hệ này là rất khăng khít với nhau.
III.CÁC HÌNH THỨC CỦA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM THƯƠNG MẠI
Một trong những yếu tố dẫn đến sự thành công của hội chợ triển lãm
thương mại đó là cách lựa chọn hình thức tổ chức hội chợ triển lãm của nhà tổ
chức. Hình thức tổ chức hội chợ triển lãm sẽ phụ thuộcvào phạm vi địa lý và
chủ thể của hội chợ triển lãm. Bởi vì khi người tham quan và khách tham gia
hội chợ triển lãm muốn tìm hiểu thông tin về hội chợ triển lãm thì việc đầu tiên
mà họ quan tâm đến chính là chủ để cũng như quy mô của hội chợ triển lãm có
phù hợp với mục tiêu hay chiến lược của họ hay không. Để có một quyết định
đúng đắn trong việclựa chọn các hình thức của hội chợ triển lãm công ty cần
phải đưa ra xem xét.
a)Phạm vi địa lý của hội chợ triển lãm
- Hội chợ triển lãm mang tính địa phương: Bao gồm sự tham gia của
các doanh nghiệp trong một địa phương nào đó. Với loại hình này thì công ty
muốn tổ chức hội chợ triển lãm ở địa phương nào cần phải có sự đồng ý và liên

doanh liên kết với ban lãnh đạo của địa phương đó.
- Hội chợ triển lãm thương mại mang tính quốc gia, phạm vi rộng hơn,
nó thu hút các doanh nghiệp trong toàn quốc và phản ảnh được tiềm lực của
cả nền kinh tế. Việc tham gia có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp
cho phép họ mở rộng sản xuất, mở rộng thị trường giới thiệu sản phẩm với