Phương pháp phân tích công việc

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Bản chất của thiết kế và phân tích công việc
Quá trình tiến hành phân tích công việc


Một số khái niệm...
Động tác
Hoạt động
Nhiệm vụ
Chức năng
Vị trí công việc

Nghề nghiệp

Trách nhiệm


Hãy suy nghĩ về “công việc”
của một cá nhân trong công ty...

Cá nhân thực hiện

Khía cạnh “kỹ thuật”
của công việc

Công việc

Khía cạnh “xã hội”
của công việc

Một số khía cạnh
xã hội trong công việc
• Độ thách thức
• Tính đa dạng
• Cơ hội học hỏi trong công việc
• Thẩm quyền ra quyết định trong lĩnh vực công
việc của mình.
• Sự công nhận đối với các nỗ lực
• Ý nghĩa mang tính xã hội của công việc
• Niềm tin cho nhân viên là công việc của họ sẽ
đem lại một tương lai tốt đẹp hơn


Bản chất phân tích công việc
• Là một quá trình, chứ không phải một kỹ thuật
cụ thể


Tập hợp, phân tích, tổng hợp và báo cáo các
thông tin liên quan đến các yêu cầu và tính hấp
dẫn của công việc



Các thông tin phân tích công việc bao gồm hai
khía cạnh: Các yêu cầu của công việc và tính
hấp dẫn của công việc


Sản phẩm



Ma trận chức năng – nhiệm vụ cho bộ phận



Bản mô tả công việc



Bản yêu cầu chuyên môn của công việc


Các lợi ích cơ bản
của phân tích công việc
Thu hút,
tuyển dụng
Đào tạo,
Phát triển
Phân tích
Công việc

Đánh giá kết quả
thực hiện công việc
Lương, thưởng

Đánh giá
giá trị công việc

Kiến thức, kỹ năng và
các đặc điểm khác


Kiến thức: Các loại kiến thức và thông tin có
thể áp dụng trực tiếp vào thực hiện công việc



Kỹ năng: Các kỹ năng cần thiết để thực hiện
các nhiệm vụ.



Các đặc điểm khác: Khả năng của cá nhân,
các yêu cầu về giấy phép, kinh nghiệm...


Ví dụ
về độ hấp dẫn của công việc

















Lương ban đầu
Tăng lương
Thưởng
Sự đa dạng về kỹ năng
Những yếu tố nào mang lại
Sự rõ ràng về nhiệm vụ
sự hấp dẫn trong công việc
Ý nghĩa của công việc
của các doanh nghiệp anh chị?
Độ tự chủ, độc lập cao
Thông tin phản hồi
Tiếp xúc làm việc với nhiều người
Tính tiên phong
Trách nhiệm cao
Vị trí xã hội
…


Đặc điểm các “phần thưởng”


Số lượng: Mức độ hay số lượng của “phần
thưởng” trong công việc



Sự khác biệt: Sự khác biệt tương đối về số
lượng trong “phần thưởng” mà người thực
hiện công việc được nhận



Sự ổn định: Mức độ ổn định của “phần
thưởng” theo thời gian


Thiết kế công việc
Các yếu tố
môi trường

Các yếu tố
tổ chức

Thiết kế và
thiết kế lại
công việc

- Năng suất lao
động
- Chất lượng
- Động lực
- Lòng nhiệt tâm
- Chất lượng cuộc

sống

Các yếu tố
hành vi
Phản hồi

Tình hình hiện tại


Các cách tiếp cận
thiết kế công việc
Chuyên môn hóa
 Luân chuyển công việc
 Mở rộng công việc
 Làm giàu công việc
 Thiết kế công việc theo nhóm



Một số vấn đề thường gặp
trong quá trình phân tích công việc
• Thiếu sự ủng hộ thiết thực của lãnh đạo, do đó
không tạo được sự hỗ trợ của tất cả mọi người.
• Thông tin phiến diện (thu thập từ một nguồn,
bằng một phương pháp duy nhất)
• Những người làm trực tiếp và/hoặc người phụ
trách không tham gia vào quá trình phân tích,
thiết kế công việc
• Thiếu thời gian để thực hiện
• Các hoạt động bị bóp méo, hoặc thổi phồng

• Không có sự phản biện, phê bình với các kết quả
phân tích và thiết kế công việc.


Quá trình phân tích công việc
(Qui trình kỹ thuật)
Đầu công việc
(Qui trình công việc)

Sơ đồ cơ cấu tổ chức
(Hiện tại)

Ma trận chức năng
(công ty)
Ma trận
chức năng (bộ phận)

Phân tích độ
hấp dẫn của
công việc

Phác thảo Bản mô tả
C. việc và yêu cầu CM
Bản mô tả C.việc &
yêu cầu cm chính thức

Cập nhật, cải tiến

Thu thập
thông tin phản hồi:

- Phỏng vấn
- Quan sát
- Điều tra
- ...


Các phương pháp
Phân tích thông tin chung
 Quan sát
 Phỏng vấn
 Phiếu câu hỏi
 Kết hợp các phương pháp



Tiêu chuẩn lựa chọn các
phương pháp
1.

Mức độ phù hợp của phương pháp khi sử dụng
phân tích các loại công việc khác nhau

2.

Mức độ chuẩn hóa trong quá trình thu thập và báo
cáo kết quả

3.

Mức độ được chấp nhận bởi người cung cấp thông

tin và sử dụng thông tin liên quan đến công việc

4.

Mức độ đào tạo và hướng dẫn khi áp dụng phương
pháp

5.

Chi phí để tiến hành phân tích

6.

Chất lượng và độ tin cậy của thông tin thu được


Các nguồn thông tin
Chuyên gia phân tích
 Người đảm nhận công việc
 Người quản lý, giám sát
 Chuyên gia chuyên môn
 Kết hợp các nguồn thông tin



Các bước nên thực hiện khi
phân tích công việc
1.

Xây dựng ma trận chức năng - nhiệm vụ cho

công ty:
a)

b)
c)

d)

e)

Thu thập các thông tin tổng quan về bối cảnh công
việc của công ty
Liệt kê những nhiệm vụ chính trong công ty theo cột
Liệt kê các bộ phận chức năng hiện có trong công ty
theo hàng ngang
Dùng ký hiệu đánh dấu vào các ô để mô tả mức độ
tham gia thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận chức
năng
Điều chỉnh sao cho không có sự chồng chéo và/hoặc
thiếu hụt nhiệm vụ giữa các bộ phận chức năng


Ma trận chức năng
nhiệm vụ
Bộ phận
Phòng
Chức năng Kinh doanh
Nhiệm vụ
Phát triển kinh doanh

Phòng
Kế toán

Phòng
Hành chính

Phòng
Nhân sự

C

T

T

C

C/Q

......

C

T

.......

T

T

........

T

T

T
Q

C
T

C: Chịu trách nhiệm Chính ; H: Hỗ trợ; Q: ra quyết định

T


Các bước nên thực hiện khi
phân tích công việc
2. Xây dựng ma trận chức năng - nhiệm vụ cho bộ
phận:
a)

b)

c)

d)

e)

Thu thập các thông tin tổng quan về bối cảnh công
việc bộ phận
Liệt kê những nhiệm vụ cụ thể đang được thực hiện
trong bộ phận theo cột dọc
Liệt kê các chức danh hiện có trong bộ phận theo
hàng ngang
Dùng các ký hiệu đánh dấu vào các ô để mô tả mức
độ tham gia thực hiện nhiệm vụ của các chức danh
Điều chỉnh sao cho không có sự chồng chéo và/hoặc
thiếu hụt nhiệm vụ giữa các chức danh trong bộ phận


Ví dụ về ma trận chức danh và
nhiệm vụ
Chức danh
Tên Cá nhân
Nhiệm vụ
Lập kế hoạch kinh
doanh

Trưởng
phòng
Mr. X
C/Q

Phó Phòng Nhân viên
HC
Ms. Y

Ms.Z
C
T

......

C

T

.......

T

T

........

T

T

T

Q

.....
Mr. W
T

C

T

T

C
C

T

C: Chịu trách nhiệm Chính ; H: Hỗ trợ; Q: ra quyết định

T


Xác định các chức danh công việc trong
các phòng ban


Xây dựng Ma trận chức năng nhiệm vụ (hiện
trạng) và phân tích sửa đổi;



Hình thành Ma trận chức năng nhiệm vụ mới
của Phòng/ban;



Hình thành các chức danh công việc và đặt tên
chức danh công việc.


Bài tập


Xây dựng ma trận công việc đối với một
phòng/ban


Các bước nên thực hiện khi phân
tích công việc (tiếp)
3.

4.

5.

6.

7.

Mô tả các nhiệm vụ của chức danh công việc dựa vào
ma trận
Thông qua lần cuối các nhiệm vụ của công việc với
người đảm nhận công việc và cán bộ quản lý
Nhóm các nhiệm vụ cùng lĩnh vực thành các chức năng,
xác định % thời gian cho từng chức năng
Xác định các kiến thức, kỹ năng và các phẩm chất cần

thiết để thực hiện được các nhiệm vụ
Thông qua lần cuối danh mục các kiến thức và kỹ năng
cần thiết với người đảm nhận công việc và cấp quản lý


Xây dựng
Bản Mô tả Công việc
Bước 1:

Ma trận chức năng nhiệm vụ của bộ phận

Bước 2:

Tên
chức danh
công việc

Tên
chức danh
công việc

Tên
chức danh
công việc

Tên
chức danh
công việc

Mô tả

Công việc

Mô tả
Công việc

Mô tả
Công việc

Mô tả
Công việc

Bước 3: