ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP ERP tại CÔNG TY cổ PHẦN THƯƠNG mại NGUYỄN KIM

ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
Năm học: 2016 - 2017
----------

TIỂU LUẬN
MÔN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH
NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI NGUYỄN KIM

Họ và tên: Nguyễn Thùy Linh
MSV: 1512230050
Lớp: TMA306.3
Giảng viên giảng dạy: Th.S Nguyễn Hồng Vân

Hà Nội, tháng 3 năm 2017

1


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................. 4
NỘI DUNG.................................................................................................................... 4
I.

II.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị nguồn lực doanh nghiệp..............................4
1.1.

Tổng quan về ERP............................................................................................................................4

1.2.

Giải pháp ERP..................................................................................................................................5

Ứng dụng ERP vào Công ty cổ phần Thương mại Nguyễn Kim..........................................6
2.1.

Giới thiệu về Doanh nghiệp............................................................................................................7

2.2.

Dự án ERP được ứng dụng tại Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim..................................8

2.3.

Bài học kinh nghiệm.....................................................................................................................10

TỔNG KẾT................................................................................................................... 10
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................................. 11


LỜI MỞ ĐẦU

Tại Việt Nam, các tổ chức, doanh nghiệp phải trải qua những sự thay đổi nhanh
chóng để đảm bảo quá trình phát triển kinh doanh. Vì thế giới càng ngày càng đổi mới, cho
nên để bắt kịp xu hướng với các nước khác, ở nước ta cũng đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải
hội nhập và ứng dụng công nghệ mới trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cùng
với sự phát triển công nghệ thông tin, ERP (Enterprise Resource Planning) đã trở thành
giải pháp được nhiều công ty đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó mang lại.

Việc ứng dụng các giải pháp ERP với nội dung chính là đưa ra giải pháp tổng thể cho tin
học hóa tác nghiệp và quản trị trong các tổ chức, doanh nghiệp. Với hệ thống công nghệ
thông tin hiện hành, tại Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim đang có nhiều khởi sắc
trong vài năm trở lại đây, lọt top 3 thương hiệu bán lẻ hàng đầu Việt Nam và top 500 nhà
bán lẻ hàng đầu châu Á – Thái Bình Dương do tạp chí Retail Asia và công ty Euromonitor
thực hiện (năm 2012).

NỘI DUNG

I.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị nguồn lực doanh
nghiệp.
I.1.

Tổng quan về ERP
ERP – Enterprise Resourse Planning là phần mềm trên máy tính có chức năng

hỗ trợ và tự động hóa toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của mọi nhân viên trong doanh
nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lí toàn diện của
doanh nghiệp. Có thể hiểu đơn giản về ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể
doanh nghiệp.

3


Trên thực tế, khái niệm ERP theo tiêu chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi
hoạch định tổng thể các nguồn lực doanh nghiệp, các nguồn lực ở đây bao gồm nhân
lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị,…) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc
trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong

toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn. Các chức
năng cơ bản của ERP gồm: Quản trị nhân lực, quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản
trị nguồn cung, quản trị hoạt động kinh doanh, quản trị quan hệ khách hàng.

I.2.

Giải pháp ERP
Việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn và

triển khai thành công hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Nếu được triển khai
tốt, ERP sẽ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích.

I.2.1. Các bước chuẩn bị:
Bước 1: Lên kế hoạch triển khai dự án ERP.
-

Xác định các điều kiện tiên quyết.

-

Lựa chọn người quản lí dự án, nhóm quản lí dự án.

-

Nguồn vốn.

-

Lập kế hoạch triển khai dự án.
Bước 2: Phân tích và lập báo cáo về các yêu cầu chức năng.

-

Những yêu cầu chức năng chuẩn: nhận đơn hàng; phân phối; marketing/bán hàng;
dự báo nhu cầu; quản trị nguồn nhân lực; quản trị sản xuất; hóa đơn nguyên vật
liệu; kế toán doanh nghiệp; lịch trình đơn hàng; kế hoạch và lịch trình thu mua
nguyên liệu; kế hoạch và lịch trình sản xuất; kế hoạch sản lượng và kiểm soát mua
sắm; quản lí lưu kho.

-

Những yêu cầu đặc thù: hệ thống quản lí các sản phẩm theo mã, theo đơn hàng hay
hệ thống phải có khả năng quản lí nhân sự, đánh giá chất lượng lao động.
Bước 3: Nghiên cứu các hệ thống ERP phù hợp.

-

Lập danh sách các nhà cung cấp ERP.

-

Lựa chọn các nhà cung cấp.
4


Bước 4: Lựa chọn hệ thống phù hợp nhất.
-

Đánh giá các nhà cung cấp qua trình diễn sản phẩm, tham quan, tham khảo ý kiến
khách hàng, dùng thử, các tiêu chí lựa chọn.

Bước 5: Tổ chức mua sắm hệ thống.
I.2.2. Quy trình triển khai hệ thống ERP
(1) Lập danh sách chi tiết các nhiệm vụ chính: Danh mục các nhiệm vụ chính,
thời gian và người thực hiện.
(2) Thời gian triển khai: Thời gian trung bình để triển khai hệ thống ERP là 6
tháng, bao gồm cả cài đặt, chạy thử. Thời gian triển khai đặc biệt phụ thuộc
vào động cơ của người thực hiện.
(3) Chuẩn bị tài nguyên: lập kế hoạch tài nguyên cần thiết, kế hoạch xử lí các
trường hợp thiếu linh kiện, danh sách các nhà cung cấp thay thế khi cần
thiết và nhân sự để xử lí các tình huống thiếu hụt linh kiện, thiết bị, kiểm tra
độ chính xác của thiết bị.
(4) Báo cáo lưu kho.
(5) Lịch trình: xác định các mốc thời gian cụ thể cho từng tiểu dự án.
(6) Thông tin nhà cung câp: chính xác và đầy đủ.
(7) Thông tin khách hàng: hệ thống mới sẽ thiết lập và xử lí đơn hàng bởi nếu
thông tin về khách hàng không chính xác sẽ làm sai lệch cả hệ thống bán
hàng.
(8) Tiêu chuẩn người vận hàng hệ thống mới sẽ được sử dụng để phân bổ nhân
viên và đánh giá hiệu quả, do vậy tiêu chuẩn về nhân viên phải chính xác,
không thể hiện thông tin chính xác thì sẽ không có tác dụng và làm sai lệch
thông tin về nguồn nhân lực.
(9) Hệ thống mạng: cần được xây dựng đồng bộ với hệ thống ERP.
(10)

Phần cứng: sử dụng mọi biện pháp có thể để đảm bảo hệ thống phần

cứng được cài đặt sẽ đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng
sau này và thời gian tối thiểu phải nâng cấp sau này.

5

(11)

Đào tào: về quy trình triển khai và các vấn đề cơ bản cần lưu ý trong

quá trình triển khai như lập kế hoạch tài nguyên cần thiết, lập kế hoạch
năng suất cần thiết, cấu trúc tài nguyên, quản lí lưu kho,…
(12)

Chuyển đổi và tải dữ liệu: cân đối hàng lưu kho; địa điểm kho hàng;

hóa dơn nguyên vật liệu; giao thức; dữ liệu khách hàng; dữ liệu nhà cung
cấp; lịch trình; đơn hàng; thông tin tài chính, kế toán.
(13)

Quy trình hoạt động: xây dựng quy trình hoạt động với hệ thống mới.

I.2.3. Các chức năng chính của bộ phần mềm ERP
-

Quản lí khách hàng và đơn đặt hàng.

-

Quản lí mua sắm.

-

Lập kế hoạch sản xuất.

-

Lập và quản lí danh mục sản phẩm, bán thành phẩm.

-

Quản lí kho.

-

Giao tiếp với hệ thống bảo trì, bảo hành.

-

Báo cáo và phân tích.

-

Quản lí tài chính kế toán.

-

Quản lí tiền lương.

-

Quản lí nhân sự.
Bộ phần mềm ERP lớn và phức tạp nên việc triển khai, ứng dụng cũng là một chặng
đường gian nan với doanh nghiệp. Khi triển khai, yêu cầu lớn nhất và phức tạp nhất

là cá biệt hóa phần mềm theo đặc thụ hoạt động của doanh nghiệp. Tổ chức và hoạt
động của doanh nghiệp luôn luôn thay đổi và do đó, hệ ERP cũng phải thay đổi liên
tục.

II.

Ứng dụng ERP vào Công ty cổ phần Thương mại Nguyễn Kim.
II.1.

Giới thiệu về Doanh nghiệp.

Được thành lập từ năm 1992, từ một Cửa hàng Kinh doanh Điện - Điện tử - Điện
lạnh, phát triển thành Trung tâm điện máy đầu tiên của Việt Nam vào năm 1996 và đổi tên
6


thành Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim vào năm 2001. Trong suốt các năm qua,
Nguyễn Kim luôn giữ vững vị trí thương hiệu bán lẻ hàng điện máy số một cách biệt tại
Việt Nam được người tiêu dùng lựa chọn và tín nhiệm. Không chỉ khẳng định được vị trí
dẫn đầu ở trong nước mà Nguyễn Kim còn vươn ra tầm khu vực khi là nhà bán lẻ hàng
điện tử điện máy duy nhất của Việt Nam 3 năm liên tục (2007-2008-2009) được xếp hạng
vào Top 500 nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á Thái Bình Dương do Hiệp hội bán lẻ Châu Á
Thái Bình Dương xếp hạng và trao tặng.
Để đạt được vị trí số 01 tại thị trường Việt Nam trong lĩnh vực bán lẻ hàng điện máy
như hiện nay, Nguyễn Kim khẳng định tên tuổi và uy tín của mình thông qua việc tổ chức
hệ thống bán lẻ các sản phẩm điện máy, gia dụng với một mô hình bán lẻ hiện đại và tiên
phong đạt chuẩn quốc tế tại Việt Nam. Sáu ngành hàng chủ lực được kinh doanh tại đây,
bao gồm: Điện tử, Điện lạnh, Kỹ thuật số, Giải trí, Viễn thông, Gia dụng, với hơn 50.000
sản phẩm chính hãng của các thương hiệu hàng đầu thế giới như: Sony, LG, Panasonic,
Samsung, Sanyo, JVC, Toshiba, Elextrolux,… Nguyễn Kim luôn nỗ lực hết mình để đáp

ứng mọi nhu cầu của khách hàng, phấn đấu tới năm 2015 đạt 98% các chỉ số hài lòng của
khách hàng và chiếm 30- 40% thị phần trong cả nước với độ phủ 32/ 64 tỉnh thành. Năm
2013, trong khi nhiều nhà bán lẻ đua nhau đóng cửa thì Nguyễn Kim vẫn tiếp tục gia tăng
số lượng siêu thị và kinh doanh có lãi. Doanh thu năm 2013 đã vượt qua con số 9.039 tỷ
đồng của năm 2012.
Hiện tại, Nguyễn Kim tổ chức hoạt động, kinh doanh trực tiếp tại 03 Trung tâm mua
sắm, trong đó 02 Trung tâm tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh và 01 Trung tâm tại Hà
Nội. Bên cạnh đó, Nguyễn Kim còn thành lập Trung tâm Kinh doanh Tổng hợp chuyên
bán hàng cho các dự án, công ty,… cùng Trung tâm Thương mại Điện tử đẩy mạnh việc
kinh doanh qua mạng. Với lực lượng hơn 2,200 nhân viên chuyên môn cao, cùng những
thành tựu đạt được, cộng vị thế tách biệt trên thị trường Việt Nam và uy tín vững chắc
trong lòng khách hàng, Nguyễn Kim luôn được tín nhiệm là đại diện hàng đầu Việt Nam
được các tập đoàn điện tử ủy quyền trực tiếp tổ chức nhiều chương trình ưu đãi mua sắm
cho người tiêu dùng. Đồng thời Nguyễn Kim cũng luôn được chọn là địa điểm trưng bày,
giới thiệu, ra mắt những sản phẩm mới, công nghệ mới nhất của các hãng. Điều này đã đưa
Nguyễn Kim trở thành cầu nối để người tiêu dùng Việt Nam nhanh chóng được tiếp cận
với những công nghệ tiên tiến nhất, nâng cao quyền lợi của người mua sắm ngang bằng
với các nước phát triển trong khu vực và trên thế giới.
7


II.2.

Dự án ERP được ứng dụng tại Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim.

Nguyễn Kim áp dụng ERP với kì vọng sẽ giúp cắt giảm được chi phí, nâng cao tính
chuyên nghiệp, đảm bảo tính đồng nhất trong hệ thống. Giải pháp phần mềm ERP được
coi như là một công cụ giúp nâng cao được năng lực cạnh tranh của Nguyễn Kim so với
các doanh nghiệp bán lẻ khác.
Đặc thù của ngành bán lẻ là luôn có nhiều chi nhánh, danh mục hàng hóa lên đến

hàng chục nghìn chủng loại, diện tích kinh doanh rộng hàng nghìn mét vuông trải rộng trên
nhiều địa bàn… Khi hệ thống càng được mở rộng thì những con số đó lại tiếp tục tăng lên
làm cho việc quản lí trở nên vô cùng khó khăn. Thị trường điện máy ngày càng cạnh tranh
khốc liệt, các doanh nghiệp bán lẻ muốn phát triển bền vững cần có hệ thống quản lí nguồn
lực tối ưu. Các doanh nghiệp lớp như Trần Anh, Điện Máy Xanh hay Pico đều đã và đang
sử dụng hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp, ERP là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả
năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có
thể tự động hóa các quy trình quản lí. Vì vậy cho nên, giải pháp phần mềm ERP trong quản
lí chính là giải pháp hữu hiệu để Nguyễn Kim đứng lên cạnh tranh được với các doanh
nghiệp khác.
Như đã công bố các mục tiêu phát triển giai đoạn 2011-2015, song song với việc
tiếp tục phát triển và mở rộng các trung tâm mua sắm theo hướng trung tâm phức hợp,
Nguyễn Kim còn tập trung nâng cao hệ thống quản lý thông qua việc ký kết hợp đồng hợp
tác chiến lược với Deloitte Consulting để triển khai giải pháp ERP hàng đầu thế giới là
SAP cho toàn bộ hoạt động của Công ty.
Có thể nói trong bối cảnh kinh tế còn gặp nhiều khó khăn, quyết định đầu tư hệ
thống SAP với chí phí lên đến hàng triệu USD vào thời điểm này cho thấy tầm nhìn, bản
lĩnh của Ban Lãnh đạo Nguyễn Kim cũng như tiềm lực vững mạnh về tài chính Công ty,
biến thời điểm khó khăn thành cơ hội để chuẩn bị nền tảng vững chắc cho việc phát triển
mạnh mẽ trong tương lai, sẵn sàng cho việc tăng tốc và phát triển. Mặc dù có giá khá đắt,
nhưng với giá như vậy, toàn bộ các hoạt động kinh doanh được tích hợp trên hệ thống,
giúp cho việc cập nhật thông tin về hoạt động kinh doanh được liên tục và thông suốt, giúp
cho người quản lí có thể xem xét mọi hoạt động bất kì lúc nào, lấy số liệu phân tích và ra
8


quyết định. Nếu không có ERP thì sẽ khó quản lí chi phí, không biết sản phẩm nào đang có
lời, sản phẩm nào thua lỗ, tồn kho…
Bộ giải pháp SAP được chia thành 3 nhóm chính:
(1) Merchandise Lifecycle

-

Dự báo các nhu cầu mua bán hàng hóa theo mô hình dự báo tĩnh và động. Các mô
hình dự báo được thực hiện dựa trên dữ liệu lịch sử kết hợp với các yếu tố tác động
thời vụ.

-

Lập kế hoạch và thực thi các nghiệp vụ mua sắm hàng hóa. Xây dựng kế hoạch
phân định hàng hóa theo cấu trúc kênh bán hàng.

-

Quản lí các ngành hàng phân phối với những thuộc tính, quy cách đặc thù của bán
lẻ.

-

Quản lí tổ chức giá bán/ giá mua cho hàng hóa các kênh.

-

Thiết lập và quản lí các chương trình khuyến mại theo điều kiện thực thi.

-

Tối ưu hóa tần xuất, thời gian và mức độ của giá giảm để đảm bảo thanh khoản đạt
giá trị cao nhất, qua đó giúp nâng cao doanh thu và lợi nhuận.
(2) Supply chain management

-

Quản lí chuỗi cung ứng bao gồm việc mua bán hàng hóa và hoàn tất thủ tục giao
hàng.

-

Cung cấp thông tin tồn kho sẵn có theo thời gian thực.

-

Giải pháp hỗ trợ các phương pháp như: giao hàng tại kho, quản lí tồn kho, vận
chuyển, giúp các nhà bán lẻ duy trì được chất lượng dịch vụ coa và tối ưu hóa
nguồn lực lao động.
(3) Store and Multi Channel: quản lí kênh bán hàng

-

Quản lí kênh bán hàng tại các siêu thị, điểm bán hàng có sử dụng máy POS.

-

Quản lí vận hành các chuỗi siêu thị.

-

Quản lí kênh bán hàng thương mại điện tử.

-

Tích hợp quản lí các dịch vụ chăm sóc khách hàng.
9


-

Tích hợp dịch vụ chăm sóc khách hàng qua các kênh.

-

Tích hợp dịch vụ quản lí khách hàng thân thiết, các chương trình áp dụng điểm
thưởng, điểm tích lũy.
Lợi ích của SAP trên toàn bộ hệ thống giúp đạt được các chỉ số cạnh tranh như:

-

Giảm thời gian đóng kì kế toán.
Quản lí tối ưu vận hành kho bãi.
Nâng cao hiệu quả bán hàng, giảm lượng hàng trả lại.
Nâng cao hiệu quả quản lí đơn hàng.
Giảm mức tồn kho, cắt giảm các chi phí vận chuyển.
Quản lí chăm sóc khách hàng.

II.3.

Bài học kinh nghiệm.

Trong nhiều những lý do thất bại của việc áp dụng phần mềm ERP tại các doanh
nghiệp bán lẻ, có thể thấy phần lớn nguyên nhân là ở nhận thức của doanh nghiệp. Nhiều
người cho rằng phần mềm ERP sẽ giải quyết mọi vấn đề khó khăn của doanh nghiệp. Điều

này hoàn toàn sai lầm bởi về bản chất đó chỉ là một phần mềm, một công cụ để ghi nhận,
phản ánh, xử lý và phân tích dữ liệu, không thể thay thế hoàn toàn con người. ERP chỉ
giúp nhà quản lý có cơ sở để đưa ra quyết định cho hoạt động của doanh nghiệp mình.
Muốn áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP tại các hệ thống bán lẻ thành công,
điều cốt yếu nhất là doanh nghiệp phải có những chuẩn bị về con người, từ nhận thức cho
đến trình độ và xây dựng quy trình làm việc chuẩn mực tại doanh nghiệp. Ở đây, Nguyễn
Kim ngoài việc kí kết hợp đồng với SAP – vị trí số 1 trên thị trường cung cấp các giải pháp
ERP, còn sử dụng hài hòa các yếu tố còn lại: thương hiệu lâu đời, yếu tố tài chính, mô hình
mang tính xu hướng, chất lượng dịch vụ, nguồn lực,… Do vậy, dù có nhiều doanh nghiệp
bán lẻ cạnh tranh, Nguyễn Kim vẫn có một chỗ đứng vững trong ngành điện máy.

TỔNG KẾT

10


Ở các nước phát triển trên thế giới, ERP gần như đã phổ biến rộng khắp trong các
doanh nghiệp lớn và nhỏ. Còn tại Việt Nam, do giải pháp ERP mới thâm nhập chưa lâu,
chi phí cho giải pháp cũng khá đắt nên nhiều doanh nghiệp nhỏ lẻ vẫn còn e dè chưa dám
sử dụng. Nguyễn Kim là một trong những ví dụ thành công tiêu biểu, đi đầu trong việc ứng
dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP. Áp dụng phần mềm ERP sẽ thực sự hiệu
quả khi Nguyễn Kim chuẩn bị đầy đủ những tiền đề cần thiết, từ tài chính đến quy trình và
nhân sự. Trong tương lại, hi vọng ứng dụng ERP sẽ trở nên phổ biến hơn để các doanh
nghiệp nhỏ lẻ có thể tiếp thu, giúp Việt Nam có thể phát triển nền kinh tế nhanh chóng, tạo
ra nhiều lợi ích, nâng cao tính chuyên nghiệp. Tuy nhiên, cần phải cân nhắc kĩ lưỡng vì tùy
vào đặc thù của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có cần thiết phải sử dụng phần mềm ERP
hay không, tránh việc lãng phí nguồn tài chính vào những việc không cần thiết.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
-

Giáo trình Thương mại điện tử căn bản
Tạp chí Kinh tế
/>
-

/>
11