Giáo trình Soạn thảo văn bản Nghề: Kế toán doanh nghiệp (Trung cấp) CĐ Nghề Đà Lạt

UBND TỈNH LÂM ĐỒNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ LẠT

GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN
NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐNĐL ngày ………tháng.... năm……
của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Nghề Đà Lạt

(LƯU HÀNH NỘI BỘ)

Đà Lạt, năm 2017


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.


LỜI GIỚI THIỆU
Vài nét về xuất xứ giáo trình:
Giáo trình này được viết theo Kế hoạch số 1241/KH-CĐNĐL ngày 30
tháng 12 năm 2016 của Trường Cao đẳng nghề Đà Lạt về việc triển khai xây dựng
chương trình đào tạo theo Luật Giáo dục nghề nghiệp để làm tài liệu dạy nghề
trình độ trung cấp.
Quá trình biên soạn:
Trên cơ sở tham khảo các giáo trình, tài liệu về quy trình soạn thảo
văn bản trong kinh doanh, kết hợp với các thông tư hướng dẫn về nguyên tắc soạn

thảo văn bản, giáo trình này được biên soạn có sự tham gia tích cực của các giáo
viên có kinh nghiệm, cùng với những ý kiến đóng góp quý báu của các chuyên gia
về lĩnh vực hành chính, văn bản.
Mối quan hệ của tài liệu với chương trình, mô đun/môn học:
Căn cứ vào chương trình đào tạo nghề Kế toán Doanh nghiệp cung
cấp cho người học những kiến thức cơ bản về nguyên tắc soạn thảo các văn bản
trong doanh nghiệp, từ đó người học có thể vận dụng những kiến thức này để soạn
thảo các văn bản trong kinh doanh theo đúng quy định, chuẩn mực
Cấu trúc chung của giáo trình soạn thảo văn bản gồm 5 chương:
Chương 1: Khái quát chung về văn bản
Chương 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, bản sao văn bản
Chương 3: Kỹ thuật soạn thảo và trình bày Quyết định, Biên bản, Tờ Trình,
Báo cáo, Công văn hành chính.
Chương 4: Kỹ thuật soạn thảo và trình bày hợp đồng thương mại
Chương 5: Thư thương mại
Giáo trình được biên soạn trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước và
tham khảo nhiều tài liệu liên quan có giá trị. Song chắc hẳn quá trình biên soạn
không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Ban biên soạn mong muốn và thực sự
cảm ơn những ý kiến nhận xét, đánh giá của các chuyên gia, các thầy cô đóng góp
cho việc chỉnh sửa để giáo trình ngày một hoàn thiện hơn.
Lâm Đồng, ngày……tháng……năm………
Chủ biên
Đỗ Trịnh Hoài Dung


MỤC LỤC
Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN ............................................. 1
1

Khái niệm văn bản. Phân loại văn bản, bản sao văn bản................................... 1

1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính. ................ 1
1.2 Phân loại văn bản và bản sao văn bản. ............................................................. 2
2

Phong cách ngôn ngữ hành chính, công vụ ...................................................... 7

2.1 Khái niệm phong cách ngôn ngữ. ..................................................................... 7
2.2 Phân loại phong cách ngôn ngữ. ....................................................................... 8
2.3 Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ .............................. 8
3

Kỹ thuật sử dụng tiếng Việt trong văn bản hành chính, công vụ..................... 11

3.1 Từ, ngữ trong văn bản hảnh chính – công vụ.................................................. 11
3.2 Câu trong văn bản hành – công vụ. ................................................................ 12
3.3 Đoạn văn và cấu trúc đoạn văn trong văn bản hành chính – công vụ. ............. 13
3.4 Cấu trúc văn bản hành chính – công vụ. ......................................................... 14
4

Yêu cầu đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản ...................................... 14

4.1 Nội dung văn bản phải hợp hiến và hợp pháp. ................................................ 14
4.2 Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức quy định. ................................... 14
4.3 Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định. .............................. 15
4.4 Văn bản phải đảm bảo tính khả thi ................................................................. 15
4.5 Văn bản phải được trình bày theo phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ.15
5

Các bước soạn thảo và ban hành văn bản. ...................................................... 15

5.1 Bước chuẩn bị. ............................................................................................... 16
5.2 Bước làm dàn bài và đề cương. ...................................................................... 16
5.3 Bước viết thành văn. ...................................................................................... 16
5.4 Bước duyệt và ký văn bản. ............................................................................. 16
5.5 Bước hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản. ......................................... 17
Chương 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN, BẢN SAO
VĂN BẢN ........................................................................................................... 18
1

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản........................................................... 18

1.1 Quốc hiệu....................................................................................................... 18
1.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản .......................................................... 18
1.3 Số, ký hiệu của văn bản.................................................................................. 20


1.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản ............................................ 21
1.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản..................................................... 23
1.6 Nội dung văn bản ........................................................................................... 24
1.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.................... 26
1.8 Dấu của cơ quan, tổ chức ............................................................................... 29
1.9 Nơi nhận ....................................................................................................... 29
1.10
2

Các thành phần khác............................................................................... 30

Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản .............................................. 34

2.1 Thể thức bản sao ............................................................................................ 34
2.2 Kỹ thuật trình bày........................................................................................... 37
2.3 Một số ứng dụng của Microsoft Word ............................................................ 46
Chương 3: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY QUYẾT ĐỊNH,
BIÊN BẢN, TỜ TRÌNH, BÁO CÁO, CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH. .............. 75
1

Quyết định...................................................................................................... 75

1.1 Khái niệm....................................................................................................... 75
1.2 Thẩm quyền ban hành. ................................................................................... 75
1.3 Cấu trúc của quyết định. ................................................................................. 75
1.4 Mẫu trình bày quyết định. .............................................................................. 77
2

Biên bản ....................................................................................................... 108

2.1 Khái niệm. .................................................................................................... 108
2.2 Phân loại biên bản. ....................................................................................... 108
2.3 Phương pháp ghi biên bản. ........................................................................... 108
2.4 Cấu trúc của biên bản. .................................................................................. 108
2.5 Mẫu trình bày biên bản. ................................................................................ 109
3

Tờ trình ........................................................................................................ 124

3.1 Khái niệm. .................................................................................................... 124
3.2 Yêu cầu của tờ trình. .................................................................................... 124
3.3 Cấu trúc của tờ trình. .................................................................................... 124
3.4 Mẫu trình bày tờ trình. ................................................................................. 124

4

Báo cáo ........................................................................................................ 131

4.1 Khái niệm..................................................................................................... 131
4.2 Yêu cầu của báo cáo. .................................................................................... 131


4.3 Phân loại báo cáo. ........................................................................................ 131
4.4 Phương pháp soạn thảo báo cáo. .................................................................. 131
4.5 Mẫu trình bày báo cáo. ................................................................................. 132
5

Công văn hành chính.................................................................................... 136

5.1 Khái niệm. ................................................................................................... 136
5.2 Các loại công văn hành chính. ...................................................................... 137
5.3 Đặc điểm của công văn hành chính. ............................................................. 137
5.4 Phương pháp soạn thảo công văn hành chính. .............................................. 137
5.5 Nội dung cụ thể của một số loại công văn hành chính. ................................. 138
5.6 Mẫu trình bày công văn hành chính. ............................................................ 139
Chương4: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY HỢP ĐỒNG
THƯƠNG MẠI ................................................................................................ 157
1

Khái niệm. ................................................................................................... 157

2

Điều kiện của hợp đồng................................................................................ 157

3

Hiệu lực của hợp đồng. ................................................................................ 157

4

Phân loại hợp đồng....................................................................................... 157

5

Phân biệt hợp đồng dân sự và hợp đồng thương mại .................................... 157

6

Cấu trúc của hợp đồng. ................................................................................ 159

7

Mẫu trình bày một số loại hợp đồng dân sự, thương mại thông dụng. .......... 162

Chương 5: THƯ THƯƠNG MẠI .................................................................... 215
1

Cấu trúc thư thương mại............................................................................... 215

2

Các quy tắc khi soạn thảo thư thương mại .................................................... 216

2.1 Quy trình viết thư tín trong kinh doanh ........................................................ 216
2.2 Kỹ năng viết thư tín hiệu quả ....................................................................... 216
2.3 Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp tích cực và trung lập............................. 218
2.4 Một số thông điệp tích cực hay trung lập dùng cách trực tiếp ....................... 221
3

Mẫu một số thư thương mại ......................................................................... 226


Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN
Mục tiêu:
- Phân loại được các loại văn bản, bản sao văn bản
- Sử dụng được ngôn ngữ tiếng Việt chính xác, theo đúng phong cách văn
bản hành chính
- Thực hiện được các bước soạn thảo văn bản
1

Khái niệm văn bản. Phân loại văn bản, bản sao văn bản

1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính.
Khái niệm văn bản.
Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu
hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứphương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt
thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là
các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ
quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại
giấy tờ dùng để quản lývà điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ
thị, thông tư, nghị quyết, quyết định,đề án công tác,báo cáo… đều được gọi là văn
bản. Ngày nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của cáccơ
quan, tổ chức. Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo

nghĩa hẹp nói trên.
Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước.
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ
quan nhà nước có thẩm quyềnhoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức
năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang tínhquyền lực nhà nước,
làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể. Trong thực tế, văn bản quản lý Nhà nước
được sửdụng như một công cụ của nhà nước pháp quyền khi thể chế hóa các quy
phạm pháp luật thành văn bản nhằmquản lý xã hội.
Khái niệm văn bản hành chính.
Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước, không
phải là sự quản lý thông thường củabất kỳ một chủ thể nào dối với bất kỳ một đối
tượng và một khách thể nào. Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay,khái niệm này
dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một
cơ quan, tổchức, doanh nghiệp nói chung. Khái niệm văn bản hành chính được sử
dụng với nghĩa là văn bản dùng làmcông cụ quản lý và điều hành của các nhà quản
1


trị nhằm thực hiện nhiệm giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dưới
dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính – công vụ.
1.2 Phân loại văn bản và bản sao văn bản.
a. Phân loại văn bản.
Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn thảo
văn bản lựa chọn loại văn bản phùhợp với mục đích sử dụng của mình, vì mỗi loại
văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chứcnăng khác nhau.Văn bản
phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất của văn bản , chủ
thể ban hành văn bản,chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý của văn bản, hình
thức của văn bản.
Theo nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ, hệ thống văn bản được chia thành các loại: hệ thống văn bản quy phạm pháp

luật và hệ thống văn bản hành chính.– Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật:Văn
bản quy phạm pháp luật là loại văn bản thể hiện những quyết định quản lý Nhà
nước do các cơ quan nhànước có thẩm quyền ban hành theo một hình thức và trình
tự do pháp luật quy định, thể hiện ý chí nhà nước,mang tính bắt buộc chung, buộc
các đối tượng có liên quan phải thi hành và được nhà nước đảm bảo thực hiện bằng
các biện pháp cưỡng chế. Văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996
và luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp
luật ngày 16 tháng 12 năm 2002.
Văn bản quy phạm pháp luật được quy định cụ thể như sau:
+ Là văn bản do cơ quan nhà nước hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền
theo chức năng ban hành theo đúnghình thức, thủ tục, trình tự được quy định.
+ Là văn bản quy định những quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần,
đối với mọi đối tượng, có hiệu lựctrong phạm vi toàn quốc hoặc từng địa phương.
Quy tắc xử sự chung là những chuẩn mực mà mọi cơ quan, tổchức cá nhân khi
tham gia quan hệ xã hội được quy tắc đó điều chỉnh.
+ Là văn bản được nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp tuyên
truyền, giáo dục, thuyết phục các biệnpháp về tổ chức, hành chính, kinh tế; trong
trường hợp cần thiết thì nhà nước áp dụng biện pháp cưỡng chế bắtbuộc thi hành
và quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm.Theo thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn
phòngChính phủ (hướng dẫn thi hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ), văn bản quyphạm pháp luật gồm các loại sau đây:
Luật (Lt): Là văn bản được ban hành để cụ thể hóa Hiến pháp nhằm mục
đích điều chỉnh các quan hệ xãhội trong các lính vực đối nội, đối ngoại, nhiệm vụ
2


kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của đất nước; quy địnhnhững nguyên tắc chủ
yếu về tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà nước, về quan hệ xã hội và hoạt động
của 1công dân. Luật có tính cố định, không thể sữa đổi, bổ sung mà có thể thay thế

bằng văn bản luật mới. luật được Quốc hội thông qua và Chủ tịch nước ký lệnh
công bố.
Pháp lệnh (PL): là văn bản có giá trị pháp lý như luật, cụ thể hóa những
nguyên tắc được quy định trongHiến pháp, quy định những vấn đề được Quốc hội
giao, sau một thời gian thực hiện trình Quốc hội xem xétquyết định ban hành thành
luật. Pháp lệnh có thể sữa đổi, bổ sung trong quá trình thực hiện, do Ủy ban
Thườngvụ Quốc hội thông qua và Chủ tịch nước ký lệnh công bố.
Lệnh (L): Là văn bản dùng để công bố Hiến pháp, luật, pháp lệnh; để tổng
động viên cục bộ; để công bố tìnhtrạng khẩn cấp trong cả nước hoặc từng địa
phương; để công bố lệnh đặc xá hoặc ân xá; để phong cấp hàmngoại giao hoặc
quân sự cao cấp. Lệnh do Chủ tịch nước ban hành.
Nghị quyết (NQ): Là văn bản dùng để quyết định chủ trương, chính sách của
Chính phủ, thông qua các dựán, kế hoạch và ngân sách nhà nước, phê duyệt và
điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền của Chính phủ; cụ thểhóa các chương trình
hoạt động của Quốc hội, Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân; thông qua ý
kiến kếtluận tại các kỳ họp của các cơ quan quản lý Nhà nước.Nghị quyết là cơ sở
để tổ chức hoạt động và ban hànhcác văn bản về quản lý nhà nước như hiến pháp,
luật, pháp lệnh. Nghị quyết do Quốc hội, Chính phủ, Hội đồngNhân các cấp ban
hành.
Nghị quyết liên tịch (NQLT): Là nghị quyết do các cơ quan Nhà nước có
thẩm quyền kết hợp ban hành,thống nhất ý kiến trong quá trình tham gia quản lý
Nhà nước. Thẩm quyền ban hành của các văn bản liên tịchgồm có Thủ trưởng các
Bộ, cơ quan ngang Bộ, các tổ chức chính trị - xã hội cấp Trung ương có thẩm
quyềntham gia quản lý nhà nước theo luật định.
Nghị định (NĐ): Là văn bản quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của
Quốc hội; pháp lệnh, nghị quyếtcủa Ủy ban Thường vụ Quốc hội; lệnh, quyết định
của Chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chứcbộ máy của cơ quan nhà
nước ở cấp trung ương; quy định những vấn đề cấp thiết nhưng chưa được xây
dựngthành luật hoặc pháp lệnh. Nghị định do Chính phủ ban hành.
Quyết định (QĐ): Là văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ chính

sách trong phạm vi của cơ quan cóthẩm quyền ( Chính phủ, Bộ, UBND tỉnh, thành
phố, quận huyện); điều chỉnh những công việc về tổ chức nhânsự thuộc thẩm

3


quyền của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ,Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ
quan ngang Bộ,UBND các cấp ban hành.
Chỉ thị (CT): Là văn bản dùng để truyền đạt chủ trương, quy định cácbiện
pháp chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động của các bộ phận do cơ quan
có thẩm quyền phụtrách. Chỉ thị do Thủ tướng, Bộ trưởng, UBND các cấp ban
hành.
Thông tư (TT): là văn bản dùng để hướng dẫn thực hiện, giải thích và đề ra
biện pháp thi hành các quy địnhcủa những văn bản quy phạm pháp luật có giá trị
pháp lý cao hơn như luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định,quyết định và chỉ thị
của Thủ tướng Chính phủ. Thông tư do Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng các cơ quan
ngang Bộ ban hành.
Thông tư liên tịch (TTLT): Là thông tư do các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền (Bộ, cơ quan ngang Bộ,các tổ chức chính trị xã hội cấp trung ương được
tham gia quản lý Nhà nước theo luật định) cùng phối hợp banhành để hướng dẫn
thi hành các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên
quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.– Hệ thống văn bản
hành chính:Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính
thông tin quy phạm nhằm thực thi các vănbản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để
thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quanquản lý hành
chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến
trong các cơ quan, tổ chức.
Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị ( cá biệt) và thông cáo
quy định rõ chủ thể ban hành, cácvăn bản hành chính khác không xác định thẩm
quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân

tùy theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể ban hành loại văn bản phù hợp.
Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản
hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không có
tên loại.
Văn bản cá biệt:
Quyết định ( cá biệt) (QĐ): Là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về
chế độ, chính sách, tổ chức bộmáy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác dưới
hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc ápdụng này chỉ được
thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ thể. Do đặc
điểm nóitrên, chủ thể ban hành quyết định là Thủ trưởng các cơ quan quản lý Nhà
nước (Thủ tướng, Bộ trưởng hoặc thủTrưởng cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp),

4


Thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp, Thủ trưởng cácdoanh nghiệp nhà
nước và doanh nghiệp dân doanh.
Chỉ thị ( cá biệt) (CT): Là loại văn bản dùng để giải quyết những công việc
mang tính chất cá biệt của các cơquan quản lý Nhà nước. Chỉ thị (cá biệt) do Thủ
tướng, Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành.
Văn bản hành chính thông thường có tên loại:
Thông cáo (TC): Là văn bản do các cơ quan quản lý Nhà nước trung ương
dùng để công bố với Nhân dânmột quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối
nội, đối ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy banThường vụ Quốc hội,
Chính phủ, Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt nam ban hành.
Thông báo(TB): Là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt
động của các cơ quan,đơn vị, tổchức, cá nhân… để các đối tượng có liên quan biết
hoặc thực thi.
Chương trình(CTr): Là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch
làm việc cụ thể theo một trình tựnhất định và trong một thời gian nhất định.

Kế hoạch (KH): Là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu,
chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoànthành trong một thời gian nhất định và các biện
pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiệnnhiệm vụ đó.
Phương án (PA): Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến
hành công việc trong hoàn cảnh,điều kiện nhất định.
Đề án (ĐA): Đề án là văn bản dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế hoạch
thực hiện công tác trong mộtkhoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở những đặc
điểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị.
Báo cáo (BC): Là loại văn bản dùng để phổ biến tình hình, sự việc, vụ việc,
hoạt động của các cơ quan, tổchức,đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ
thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên chophương hướng xử lý.
Biên bản(BB): Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặc đang
xảy ra để làm chứng cứ pháplý. Biên bản được sử dụng trong các hoạt động của cơ
quan, doanh nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan nhà nước với công dân.
Tờ trình (TTr): Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hay
xét duyệt một vấn đề mới hoặcđã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự
quyết định được.
Hợp đồng (HĐ): Là văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay
nhiều bên bằng văn bản, trong đócác bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về
quyền lợi và nghiã vụ.

5


Công điện (CĐ): Là loại văn bản đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh một
mệnh lệnh, một nội dung côngviệc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực hiện trong
trường hợp khẩn cấp.
Giấy chứng nhận (CN): Là văn bản dùng để xác nhận một sự việc, một đối
tượng có liên quan đến hoạtđộng của cơ quan, doanh nghiệp.
Giấy uỷ nhiệm (UN): Là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa

người có quyền (hoặc người đạidiện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm. Theo
đó, người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụthay cho người có quyền
(hoặc người đại diện theo pháp luật).
Giấy mời (GM): Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khi
cần triệu tập công dân đến trụ sởcơ quan để giải quyết những vấn đề liên quan đến
yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó (giấy mời của cơquan hành chính).
Giấy giới thiệu (GT): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên
liên hệ giao dịch, giải quyết cácnhiệm vụ được giao khi đi công tác.
Giấy nghỉ phép (NP): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên
được nghỉ phép tho Luật lao độngđể giải quyết các công việc của cá nhân.
Giấy đi đường (Đ Đ): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên đi
công tác để tính phụ cấp điđường, không có giá trị thay cho giấy giới thiệu.
Giấy biên nhận hồ sơ (BN): Là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và
loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quanhoặc cá nhân khác gửi đến.
Phiếu gửi (PG): Là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức
đơn vị, cá nhân này đến cơ quan,tổ chức đơn vị, cá nhân khác. Phiếu gửi không
thay thế cho công văn.
Phiếu chuyển (PC): Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ
quan, tổ chức, đơn vị, cá nhânđến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc do chủ
thể chuyển không có thẩm quyền giải quyết.
Văn bản hành chính thông thường không có tên loại:
Công văn (hành chính) Là loại văn bản dùng làm phương tiện giao dịch
hành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân.
Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnhvực hoạt động
thường xuyên của cơ quan, tổ chức.
b. Phân loại bản sao văn bản.
Bản sao văn bản được quy định gồm các loại sau đây:

6

Bản sao y bản chính: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và
được trình bày theo thể thức đúng quy định. Bản sao y bản chính phải được thực
hiện từ bản chính.
Bản trích sao: Là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày
theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
Bản sao lục: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực
hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

2
2.1

Phong cách ngôn ngữ hành chính, công vụ
Khái niệm phong cách ngôn ngữ.

Phong cách ngôn ngữ là những kiểu mẫu xây dựng các lớp văn bản (hay
phát ngôn) khác nhau theo những cách vận dụng những phương tiện ngôn ngữ
khác nhau, thể hiện các vai (các cương vị xã hội đã được khái quát hóa) trong quan
hệ giao tiếp, cụ thể là:
Mỗi văn bản (hay phát ngôn) thuộc một kiểu phong cách nào đó phải tuân
theo một chuẩn mực ngôn ngữ sao cho phù hợp với hoạt động của lời nói và với
các kiểu của thể loại văn bản. Chuẩn mực phong cách gắn với một phạm vi đặc
trưng của hoạt động, với một kiểu, một thể loại văn bản cụ thể;
Việc lựa chọn, sử dụng các phương tiện ngôn ngữ khác nhau do những nhân
tố ngoài ngôn ngữ quy định, những nhân tố đó bao gồm:

7


Hoàn cảnh giao tiếp: Cần phân biệt hoàn cảnh giao tiếp theo nghi thức và

hoàn cảnh giao tiếp tự nhiên, thân mật. Hoàn cảnh giao tiếp theo nghi thức đòi hỏi
phải sử dụng ngôn ngữ mang tính chất trang nghiêm. Hoàn cảnh giao tiếp tự nhiên,
thân mật không đòi hỏi ngôn ngữ trang trọng, không phải chuẩn bị trước, không
cần thiết gọt giũa ngôn ngữ.
Để tài và mục đích giao tiếp: Đề tài thường gắn với mục đích (thông báo;
trao đổi tư tưởng, tình cảm hay tác động, thuyết phục).
Đối tượng tham gia giao tiếp: Mỗi loại đối tượng có những đặc điểm riêng
về lứa tuổi, về trình độ văn hóa, nghề nghiệp, tầng lớp xã hội, tâm lý… cũng góp
phần tạo nên vẻ riêng của phong cách.
Vai và quan hệ vai của những người tham gia giao tiếp: Mỗi người trong
giao tiếp bao giờ cũng xuất hiện trong một vai, một tư cách, một cương vị nhất
định mà xã hội đã dành cho như nhà chính trị, nhà khoa học, người quản lý, giáo
viên, học sinh, giám đốc, nhân viên, bố, con … tạo ra hai kiểu quan hệ vai cơ bản
là bằng vai và không bằng vai.
2.2 Phân loại phong cách ngôn ngữ.
Các nhà ngôn ngữ học có nhiểu cách giải quyết khác nhau trong vấn đề phân
loại phong cách chức năng của ngôn ngữ tiếng Việt. Theo Đinh Trọng Lạc: “Ở
bình diện hoạt động lời nói, ta sẽ có các phong cách chức năng có tư cách bình
đẳng với nhau, đều là những khuôn mẫu, những chuẩn mực trong hoạt động lời nói
để xây dựng (hoặc lĩnh hội) các lớp văn bản (hoặc phát ngôn). Có năm phong cách
chức năng như vậy: phong cách hành chính – công vụ, phong cách khoa học – kỹ
thuật, phong cách báo chí – công luận, phong cách chính luận và phong cách sinh
hoạt hàng ngày.” (Đinh Trọng Lạc chủ biên, (2001), Phong cách học Tiếng Việt,
Nhà xuất bản giáo dục, trang 56). Cách phân loại trên dựa vào những tiêu chí sau
đây:
Sự phân loại như trên dựa trên cơ sở sự lệ thuộc của chủ thể nói (viết) vào
một nhóm xã hội nhất định, vào vai trò xã hội của chủ thể, vào thái độ của chủ thể
đối với đối tượng được nói đến và đối với người nhận.
Trình tự phân loại trên cũng dựa vào mức độ ngày càng cao của sự tác động
cá nhân đến mức độ của tính diễn cảm của lời nói.

2.3 Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ
Khái niệm:
Phong cách hành chính- công vụ là kiểu mẫu thích hợp để xây dựng lớp văn
bản trong đó thể hiện vai của người tham gia giao tiếp trong lĩnh vực hành chính –

8


công vụ. Nói một cách cụ thể hơn, đó là vai của những người tham gia vào các
công việc tổ chức, quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức.
Khái niệm trên có thể được giải thích rõ như sau:
Phong cách hành chính – công vụ là khuôn mẫu sử dụng cho lớp văn bản
dựa vào kiểu ngôn ngữ viết, phi nghệ thuật. Ngôn ngữ viết có đặc thù riêng, mang
tính chất chuẩn mực cao hơn ngôn ngữ nói. Phong cách hành chính – công vụ sử
dụng ngôn ngữ phi nghệ thuật, nghĩa là ngôn ngữ hoàn toàn không có tính biểu
cảm.
Phong cách hành chính – công vụ được sử dụng trong hoàn cảnh theo nghi
thức. Hoàn cảnh theo nghi thức là hoàn cảnh xã hội trong đó diễn ra hành vi giao
tiếp bằng lởi nói mang tính đứng đắn, nghiêm túc, hoàn chỉnh; khác với hoàn cảnh
không theo nghi thức là hoàn cảnh diễn ra hành vi giao tiếp bằng lời nói mang tính
chất tự do, thoải mái, tùy tiện.
Phong cách hành chính – công vụ sử dụng trong tình thế vai bằng nhau hay
không bằng nhau. Vai bằng nhau là vai của những cấp ngang hàng. Vai không
bẳng nhau là vai của cấp dưới đối với cấp trên và ngược lại. Người soạn thảo văn
bản cần xác định rõ vai của chủ thể soạn thảo văn bản, cũng như xác định rõ vai
của đối tượng mà văn bản hướng đến; trên cơ sở đó mà lựa chọn cách xưng hô,
cách viết cho phù hợp.
Trong phong cách hành chính – công vụ, yếu tố cá nhân của người viết bị
loại trừ hoàn toàn. Người soạn thảo văn bản hành chính – công vụ không được bộc
lộ cá nhân qua văn bản. Chữ ký trên văn bản chỉ có ý nghĩa xác nhận giá trị pháp

lý của văn bản chứ không phải xác nhận tác giả của văn bản.
Chức năng:
Phong cách hành chính – công vụ có những chức năng chủ yếu sau đây:
Chức năng thông tin: Đây là chức năng cơ bản của các loại phong cách ngôn
ngữ nói chung. Đối với phong cách hành chính – công vụ thì chức năng này có vai
trò đặc biệt quan trọng bởi vì trong lĩnh vựa quản lý hành chính nhà nước, văn bản
là phương tiện chủ yếu để truyền đạt thông tin nhằm phục vụ hoạt động quản lý,
điều hảnh và giao dịch của các cơ quan, tổ chức.
Chức năng pháp lý:
Văn bản quy phạm pháp luật là công cụ của Nhà nước pháp quyền trong
việc đề ra những quy định, các nguyên tắc xử sự chung trong các quan hệ xã hội;
thể hiện sự chi phối mang tính quyền lực nhà nước trong hoạt động của các cơ
quan quản lý hành chính.

9


Văn bản là chứng cứ pháp lý trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản
lý hành chính Nhà nước khi vận dụng các quy phạm pháp luật nhẳm thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể của mình.
Văn bản là yếu tố trách nhiệm ràng buộc giữa các chủ thể có tham gia quan
hệ xã hội, giữa các chủ thể và cá nhân khi tiến hành thực hiện nghĩa vụ theo quy
định của pháp luật.
Chức năng quản lý: Văn bản hành chính là công cụ chủ yếu trong toàn bộ
hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Tất cả các bước trong quy
trình quản lý từ khi ra quyết định ban hành đến tổ chức thực hiện, chỉ đạo, kiểm
tra, giám sát… đều cần đến văn bản.
Chức năng văn hóa: Văn bản quản lý hành chính nhẳm mục đích truyền đạt
thông tin, làm rõ và thuyết phục mọi người chấp hành nghiêm minh các quy định
xã hội, các quy tắc xử sự chung, do đó mang tính văn hóa rõ nét. Chức năng này

xuất phát từ lịch sử và truyền thống của dân tộc, thể hiện sự tôn trọng con người
trong quá trình quản lý cũng như trong mọi giao dịch hành chính.
Chức năng xã hội: Văn bản hành chính – công vụ ra đời bắt ngồn từ nhu cầu
thực tế của các hoạt động xã hội. Văn bản hành chính – công vụ thể hiện cách nhìn
nhận nhiều vấn đề xã hội khác nhau cũng như giải quyết các vấn đề ấy trong từng
thời điểm và phạm vi cụ thể.
Ngoài những chức năng chính trên đây, phong cách hành chính – công vụ
còn có những chức năng khác như chức năng giao tiếp, chức năng sử liệu, chức
năng thống kê…
Tính chất:
Tính chính xác, minh bạch: Văn bản hnah2 chính – công vụ đòi hỏi tính
chính xác trong cách sử dụng chính tả, dùng từ, đặt câu; chính xác trong nội dung
của văn bản để đảm bảo tính xác định, tính đơn nghĩa của nội dung văn bản. Văn
bản hành chính – công vụ chỉ cho phép một cách hiểu. Đặc biệt đối với các văn
bản quy phạm pháp luật, yêu cầu về tính chính xác minh bạch lại càng được lưu ý,
tránh việc tạo điều kiện cho một số đối tượng lợi dụng để thực thi các quy tắc xử
sự chung một cách tùy tiện nhằm mục đích tư lợi cá nhân.
Tính nghiêm túc,khách quan: Tính nghiêm túc, khách quan trong nội dung
của văn bản có thể coi là dấu hiệu chung của các tài liệu hành chính – công vụ.
Tính nghiêm túc đi ngược với tính cảm xúc, tính bình giá chủ quan, vì vậy ngôn
ngữ trong phong cách hành chính – công vụ thường mang tính chất khô khan, đơn
diêu, lạnh lùng. Tính nghiêm túc, khách quan của phong cách hành chính – công
vụ do hoàn cảnh và mục đích giao tiếp quy định.
10


Tính khuôn mẫu: việc sử dụng rộng rãi theo mẫu những phương tiện quy
định, quy phạm là dấu hiệu đặc trưng của phong cách hành chính – công vụ. Một
tài liệu hành chính – công vụ bắt buộc phải được thảo ra và được chứng thực theo
đúng hình thức quy phạm. Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản nói chung

phải theo đúng mẫu quy định của pháp luật. Cách trình bày từng loại văn bản cũng
được quy định cụ thể.
3
3.1

Kỹ thuật sử dụng tiếng Việt trong văn bản hành chính, công vụ.
Từ, ngữ trong văn bản hảnh chính – công vụ.
Văn bản hành chính – công vụ thường sử dụng các nhóm từ sau đây:

Nhóm từ thông dụng đơn nghĩa: Là những từ chỉ có một cách hiểu nhằm
đảm bảo việc hiểu một cách chính xác văn bản. Vì vậy, văn bản hảnh chính – công
vụ không sử dụng các biện pháp tu từ như ẩn dụ, hoán dụ; không sử dụng từ ngữ
văn chương bóng bẩy ; không sử dụng từ địa phương mà chỉ sử dụng lớp từ toàn
dân; không sử dụng tiếng lóng; không sử dụng những từ ngữ mang ý nghĩa đặc
biệt; không sử dụng những từ ngữ mang màu sắc hội thoại hoặc thoại thông tục;
không sử dụng những từ ngữ mới phát sinh mà nghĩa của nó chưa ổn định.
Nhóm từ ngữ hành chính: nhóm từ ngữ hành chính tạo nên phong cách hành
chính – công vụ. Nhóm từ này làm hình thành tỉ lệ phần trăm cao của các phương
tiện khuôn mẫu trong hệ thống thuật ngữ và tỉ lệ phần trăm cao của các phương
tiện khuôn mẫu trong hệ thống thuật ngữ và tỉ lệ khá lớn của từ ngữ Hán Việt (ví
dụ: tổ chức, quyền hạn, chỉ thị, thông tư, quản lý…). Khi sử dụng từ ngữ Hán Việt
cần tránh sự nhầm lẫn giữa những từ gần âm, gần nghĩa (ví dụ: khuyến mãi và
khuyến mại, thường xuyên và thường trực, yếu điểm và nhược điểm, xâm nhập và
thâm nhập …); nên sử dụng những từ chính âm, ví dụ:
Nên dùng:
Hành chính
Phản ánh
Sáp nhập
Không nên dùng:
Hành chánh

Phản ánh
Sát nhập
Cần nắm rõ nghĩa của từ Hán Việt được sử dụng. Trong trường hợp cần
thiết, có thể sử dụng từ điển tiếng Việt để đảm bảo sử dụng từ một cách chính xác.
11


Nhóm thuật ngữ pháp lý và thuật ngữ thông thường: Nhóm thuật ngữ này
cũng chiếm tỉ lệ cao trong văn bản hành chính – công vụ, đặc biệt là trong các văn
bản quy phạm pháp luật (ví dụ: hình sự, tội phạm, bị cáo …). Khi sử dụng thuật
ngữ, người soạn thảo văn bản cần lưu ý là chỉ dùng những thuật ngữ mà cách hiểu
đã được thống nhất và được sử dụng phổ biến.
Tránh việc lặp từ, ngữ hoặc dùng nhiều từ đồng nghĩa hoặc gần nghĩa để chỉ
một sự việc, ví dụ:
Nếu các cấp chính quyền không đẩy mạnh bài trừ tệ nạn ma túy thì tệ nạn
ma túy sẽ lan tràn khắp nơi. (trích báo cáo)
Các phòng ban cần gửi báo cáo, nêu rõ số liệu và con số cụ thể để tiện cho
việc kiểm kê tài sản định kỳ. (Trích công văn)
Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, cần phải sử dụng cách lặp để diễn đạt
thật chính xác nội dung vấn đề, ví dụ:
Khi các bên không thỏa thuận địa điểm thực hiện hợp đồng thì địa điểm thực
hiện hợp đồng là kho của bên giao hàng. (Trích hợp đồng)
Cần sử dụng đại từ xưng hô cho phù hợp với đối tượng mà văn bản hướng
đến.
3.2 Câu trong văn bản hành – công vụ.
Dựa theo chức năng, các loại câu trong tiếng Việt gồm có: câu tường thuật
(câu kể), câu nghi vấn (câu hỏi), câu cảm thán (câu cảm), câu mệnh lệnh (câu cầu
khiến). Do tính chất nghiêm túc, khách quan, văn bản hành chính – công vụ chỉ sử
dụng câu kể và câu cầu khiến; không sử dụng những câu hỏi, câu than, câu cảm.
Để đảm bảo mức độ chính xác của nội dung văn bản, cần sử dụng câu đơn

đầy đủ hai thành phần với trật tự thuận (cụm chủ vị) hoặc câu đơn có thành phần
phụ là trạng ngữ chỉ điều kiện, nguyên nhân, mục đích, thời gian, tình thế…
Có thể đùng câu khuyết chủ ngữ khi chủ ngữ đã được xác định rõ trước đó
trong văn cảnh, ví dụ:
Kính trình bộ xem xét, chấp nhận. (Trích tờ trình)
Trân trọng cám ơn. (Trích công văn)
Đề nghị khách hàng của Ngân hàng Á Châu, nếu nhận được tin đồn và lời lẽ
xúi giục, báo ngay những thông tin cần thiết cho Công an TP. HCM. (Trích thông
báo)
Không sử dụng lời nói trực tiếp (trừ một vài thể loại như văn bản tòa án
hoặc biên bản, sử dụng khi cần thiết); không sử dụng những câu tình thái và những
kiến trúc xen có nội dung đưa đẩy.
12


Có thể sử dụng câu ghép có nhiều vế câu chỉ điều kiện – hệ quả, nguyên
nhân – kết quả, phù hợp với mục đích phân loại, trình bày chi tiết.
Cần lưu ý vị trí của từ, ngữ trong câu. Nếu xếp đặt sai trật tự từ, câu văn sẽ
trở không chuẩn xác về mặt cấu trúc và không rõ nghĩa, ví dụ:
Tất cả các sinh viên, kể cả sinh viên đã học hết các môn học và đang đi thực
tập cuối khóa, nhà trường điều phải tổ chức học tập môn học Tư tưởng Hồ Chí
Minh theo Quyết định số 35/ QĐ-BGD&ĐT ngày 31/7/2003…(Trích công văn)
Cần sử dụng dấu câu hợp lý, theo quy tắc bắt buộc để đảm bảo độ chính xác
của câu. Theo đó, ở một vị trí nào đó trong câu, bắt buộc phải sử dụng loại dâu câu
phù hợp . Vì vậy, người soạn thảo văn bản cần nắm vững chức năng của từng loại
dấu câu trong Tiếng Việt.
3.3 Đoạn văn và cấu trúc đoạn văn trong văn bản hành chính – công vụ.
Đoạn văn được nhận biết trong văn bản bằng chỗ bắt đầu thụt đầu dòng và
kết thúc ở chỗ chấm xuống hàng. Về nội dung, đoạn văn thường diễn đạt một ý
tương đối trọn vẹn. Số lượng câu trong đoạn văn không hạn chế, ít hay nhiều là do

nội dung của vấn đề được trình bày quy định. Một đoạn văn có thể có một hoặc
nhiều câu. Ở những đoạn văn có nhiều câu, chỉ có câu chủ đề mang ý nghĩa chính
của toàn đoạn, những câu còn lại diễn ý phụ.
Phương pháp lập luận phổ biến trong phong cách hành chính – công vụ:
Phương pháp diễn dịch: đưa ra nguyên lý làm tiền đề, sau đó phát triển,
giải thích để làm rõ vấn đề ấy. Trong đoạn diễn dịch, câu chủ đề nằm ở đầu đoạn,
ví dụ:
Việc bán hàng nhập lậu tịch thu phải thực hiện theo đúng nguyên tắc về bán
đấu gía tại Quyết định số 100/TC/QLCS ngày 23/01/1997 của Bộ Tài chính. Hàng
nhập lậu do các xã tịch thu được phải đưa về huyện bán, trường hợp các xã xa
trung tâm huyện, hoặc là hàng nông sản có giá trị nhỏ thì Ủy ban Nhân dân tỉnh
hướng dẫn cụ thể cho xã bán nhưng phải đảm bảo các nguyên tắc bán đấu giá và
quản lý sử dụng số tiền bán này theo quy định hiện hành. (Trích thông báo).
Phương pháp quy nạp: đưa ra những hiện chứng bằng sự việc hoặc bằng
số liệu, sau đó phân tích rồi khái quát, tổng hợp lại để kết luận. Với đoạn quy nạp,
câu chủ đề nằm ở cuối đoạn, ví dụ:
Sau nhiều năm đổi mới và hội nhập, Việt Nam đang dần trở nên một quốc
gia có tiềm lực xuất khẩu mạnh. Nhiều sản phẩm mang thương hiệu Việt Nam
không những vang danh trong nước mà còn được thị trường quốc tế chấp nhận,
đánh giá cao. Những thành tựu đó là cả một quá trình nỗ lực phấn đấu của các
doanh nghiệp và sự cải tổ sâu sắc về hệ thống văn bản pháp luật nhằm khơi thông
13


mọi ngồn lực, tài nguyên kinh tế. Nhằm cung cấp cho quý doanh nghiệp và người
tiêu dùng một ấn phẩm với đầy đủ thông tin về những sản phẩm có thương hiệu, uy
tín trên thị trường và những điều cần biết về luật pháp Việt Nam hiện hảnh, Tạp
chí Công nghiệp – Vietnam Industrial Review, cơ quan thông tin – nghiên cứu – lý
luận của Bộ Công nghiệp thực hiện ấn phẩm: “Những sản phẩm và thương hiệu uy
tín – Doanh nhân: Pháp luật và cuộc sống”. (Trích công văn)

Phương pháp song hành: đưa ra những luận chứng cùng có giá trị như
nhau trong việc thể hiện chủ đề của đoạn văn. Đây là đoạn có câu chủ đề được hiểu
ngầm, không hiện ra trong văn bản, ví dụ:
Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp tân khánh tiếp, chi phí giao
dịch, đối ngoại, chi hoa hồng môi giới, chi phí hội nghị và các loại chi phí khác
được tính vào chi phí hợp lý để xác định thu nhập chịu thuế nhưng tối đa không
quá 10% tổng số các khoản chi phí hợp lý từ Điểm 1 đến Điểm 10, Mục III Thông
tư nêu trên. Đối với hoạt động kinh doanh thương nghiệp, chi phí hợp lý để xác
định mức khống chế bao gồm giá vốn của hàng hóa bán ra. (Trích công văn)
Đoạn hỗn hợp: Trong thực tế, nhiều đoạn văn trong văn bản thường kết hợp
chung những cách lập luận trên.
3.4 Cấu trúc văn bản hành chính – công vụ.
Văn bản hành chính – công vụ có cấu trúc khác nhau tùy theo từng loại. Dù
vậy, văn bản hành chính – công vụ vẫn phải đảm bảo hoàn chỉnh về mặt nội dung
và trọn vẹn về mặt hình thức. Thông thường, văn bản hành chính – công vụ có cấu
trúc ba phần, phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc. Giữa các phần, các
đoạn nên trình bày cách dòng để văn bản được rõ về tổ chức nội dung và đạt tính
thẩm mỹ về mặt hình thức.
4

Yêu cầu đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản

4.1 Nội dung văn bản phải hợp hiến và hợp pháp.
Văn bản được ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và luật
pháp hiện hảnh.
Văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không
trái với quy định trong văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên.
Các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp dưới nếu trái với
Hiến pháp, trái với các văn bản luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên
phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành.

4.2 Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức quy định.
Văn bản phải đảm bảo đúng thể thức Nhà nước quy định, nếu văn bản không
đúng thể thức, văn bản sẽ không có giá trị pháp lý.
14


Cũng phải lưu ý đến thể thức trình bày của từng loại văn bản nhất định vì
mỗi loại văn bản cụ thể đều có hình thức mẫu quy định.
4.3 Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của
các cơ quan quản lý nhả nước đã được phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo
hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan (Luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật năm 1997).
Đối với văn bản hành chính thông thường, các cơ quan, đơn vị, tổ chức…
đều có thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành, giao dịch,… Cần
lưu ý là một cơ quan, tổ chức không thể soạn thảo và ban hành một văn bản vượt
quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã được pháp luật quy
định.
4.4 Văn bản phải đảm bảo tính khả thi
Nếu là văn bản pháp luật thì phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà lĩnh
vực đó điều chỉnh. Văn bản được ban hành phải căn cứ vào những điều kiện thực
tế nhằm đảm bảo việc thực thi, tránh đưa ra các biện pháp mang tính chất duy ý
chí.
Một văn bản chỉ đề cập đến vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề
khác phải được soạn thảo và trình bày ở văn bản khác.
4.5 Văn bản phải được trình bày theo phong cách ngôn ngữ hành chính –
công vụ.
Đây là phong cách ngôn ngữ dùng trong lĩnh vực luật pháp, quản lý nhà
nước và tổ chức hành chính nói chung. Khi soạn thảo văn bản hành chính cần đảm
bảo các yêu cầu của phong cách này mới tạo ra các văn bản hảnh chính hoàn

chỉnh.
5

Các bước soạn thảo và ban hành văn bản.

Công việc soạn thảo văn bản là một khâu rất quan trọng trong công tác quản
lý và điều hành ở các cơ quan Nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp… Điều 12 của
bản điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ
kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 đã nêu rõ: “Thảo công văn là công
việc quan trọng trong công tác công văn giấy tờ của mỗi cơ quan, phải tổ chức việc
thảo công văn một cách hợp lý, có người đủ năng lực phụ trách”.
Quy trình cơ bản của việc soạn thảo văn bản được tiến hành theo các bước
sau đây:

15


5.1 Bước chuẩn bị.
- Xác định mục đích của văn bản: Khi dự định ban hành một văn bản, cần
xác định rõ văn bản ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì.
- Xác định nội dung và tên loại văn bản: Người soạn thảo văn bản cần xác
định rõ vấn đề định trình bày, từ đó xác định mẫu trình bảy của văn bản cần soạn
thảo, trên cơ sở đó, người soạn thảo sẽ dựa vào bố cục của từng loại văn bản để
xác định nội dung trình bày từng phần trong văn bản. Việc xác định đúng mẫu văn
bản cần sử dụng sẽ giúp cho người soạn thảo văn bản tránh được lỗi về thể thức và
kỹ thuật trình bày, khẳng định được giá trị pháp lý của văn bản.
- Xác định được đối tượng nhận văn bản: Người soạn thảo văn bản cần xác
định đối tượng mà văn bản sẽ tác động đến để lựa chọn cách viết cho phù hợp.
- Thu thập và xử lý thông tin: Cần tập hợp các thông tin, sau đó lựa chọn
những thông tin cần thiết và chính xác; loại bỏ những thông tin không cần thiết,

trùng lặp hoặc có độ tin cậy thấp.
5.2 Bước làm dàn bài và đề cương.
- Dựa trên cơ sở những thông tin đã thu thập được và mục đích của văn bản,
người soạn thảo văn bản cần lựa chọn các thông tin để đưa vào từng phần trong
cấu trúc của mẫu văn bản đã lựa chọn.
- Cẩn chú ý xắp xếp các thông tin bằng hình thức tóm tắt những ý chính để tạo
thành đề cương.
5.3

Bước viết thành văn.

- Dựa trên đề cương mẫu, người soạn thảo sẽ tiến hành viết thành văn tưng
phần từ trình bày đến thể thức đến nội dung văn bản.
- Văn bản hình thành ở giai đoạn này gọi là bản thảo văn bản, là bản được viết
hoặc đánh máy.
5.4 Bước duyệt và ký văn bản.
- Khi bản thảo văn bản được viết xong, người soạn thảo phải trình bày lại thành
bản sạch để trình duyệt. Bản thảo được duyệt gọi lả bản gốc. Bản gốc là cơ sở pháp
lý để hình thành bản chính.
- Khi duyệt bản thảo, thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền sẽ
duyệt các vấn đề sau đây: thẩm quyền ban hảnh văn bản, thể thức của văn bản, nội
dung của văn bản so với mục đích ban hành đã xác định.
- Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến bốn nội dung: Duyệt,
số nhân bản để ban hảnh, ngày duyệt, chữ ký người duyệt. Vị trí ghi ở phía lề trái,
dưới số và ký hiệu của văn bản.
16


- Bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt gọi là bản gốc văn bản,
là cơ sở pháp lý để hình thành bản chính.

5.5 Bước hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản.
- Các công việc ở giai đoạn này do nhân viên văn thư của cơ quan, công ty,
doanh nghiệp thực hiện, người soạn thảo có thể phối hợp để hoàn thành quy trình.
- Từ bản gốc đã được duyệt, hình thành bản trình ký. Bản trình ký phải tuyệt
đối trung thành với bản gốc. Trước khi trình ký, phải kiểm tra kỹ lưỡng văn bản về
thể thức, về nội dung, về lỗi diễn đạt (lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp…).
- Trình văn bản cho trưởng phòng hoặc thủ trưởng trực tiếp kiểm tra và ký tắt
về phía bên phải của thảnh phần thể thức ký của bản trình ký.
- Nhân bản bản trình ký đúng số lượng quy định.
- Trình thủ trưởng hoạc được thủ trưởng ủy quyền ký chính thức.
- Đánh dấu lên chữ ký trên văn bản, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký
hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản. Văn bản khi đã hoàn chỉnh những khâu
này được gọi là bản chính văn bản. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản, có
giá trị như nhau.
- Chuyển văn bản đến các cá nhân và các phòng ban có liên quan trong nội bộ
cơ quan và ngoài cơ quan theo yêu cầu.
- Sau khi văn bản đã được triển khai, cần có kế hoạch theo dõi việc tổ chức
thực hiệ của các bộ phận để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tế, rút kinh
nghiệm trong việc ban hành văn bản mới.

17


Chương 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN, BẢN
SAO VĂN BẢN
Mục tiêu:
- Trình bày được thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, bản sao văn bản
- Sử dụng được một số ứng dụng của Microsoft Word trong soạn thảo văn
bản
1

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1.1 Quốc hiệu
1.1.1. Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
1.1.2. Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều
ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ
13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm;
được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa,
giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền,
có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh
Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
1.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1.2.1 Thể thức
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng
Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ
quản.

18


Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ
quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc
được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc
công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
BỘ GIAO THÔNG
VẬN TẢI
_____________
HỘI ĐỒNG NHÂN
DÂN
TỈNH NGHỆ AN

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
_____________
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
_____________

_____________
b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ
thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt
Nam (VN), ví dụ:

UBND TỈNH
QUẢNG BÌNH

SỞ NỘI VỤ
_________

VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN
VIỆN DÂN TỘC HỌC
_____________

1.2.2. Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm
khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng
cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ
quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ
chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên
cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng
từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
19