Bài giảng Quản lý dự án: Chương 4 TS. Đỗ Văn Chính

KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
Bộ môn quản lý xây dựng

QUẢN LÝ DỰ ÁN
CHƯƠNG 4: PHÂN PHỐI CÁC NGUỒN LỰC
DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ


NỘI DUNG CHƯƠNG 4
4.1. BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC

4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC
4.3. DỰ TOÁN NGÂN SÁCH CỦA DỰ ÁN
4.4. PHƢƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
4.5. KẾ HOẠCH CHI PHÍ CỰC TIỂU
4.6. QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN?


4.1 BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC
• Khái niệm

Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ánh số lượng từng loại nguồn lực cần
thiết theo kế hoạch tiến độ hiện tại trong một thời kỳ nhất định cho
từng công việc hoặc toàn bộ vòng đời dự án.

• Tác dụng:
 Trình bày bằng hình ảnh có nhu cầu cao, thấp khác nhau về một
loại nguồn lực nào đó trong từng giai đoạn.

 Là cơ sở để lập kế hoạch sản xuất, cung ứng nguyên vật liệu, máy
móc thiết bị… cho dự án.

 Là cơ sở để các nhà quản lý dự án điều phối, bố trí nguồn lực khan

hiếm theo yêu cầu tiến độ dự án.


4.1. BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC
• Phƣơng pháp xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực

 Bước 1: Xây dựng sơ đồ PERT/CPM (Gantt)
 Bước 2: Lập biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh
 Bước 3: Vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực


4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC
• Khái niệm

Điều chỉnh đều nguồn lực là phương pháp tối thiểu hóa mức khác biệt
về cầu nguồn lực giữa các thời kỳ bằng cách điều chuyển nguồn lực
giữa các công việc trong phạm vi thời gian dự trữ cho phép nhưng

không làm thay đổi thời điểm kết thúc dự án.
• Tác dụng:
 Sau điều chỉnh, nhu cầu nguồn lực tương đối ổn định nên dự án có
thể giảm thiểu mức dự trữ hàng hóa liên quan và Cphí nhân công.
 Tạo điều kiện cho các nhà quản lý dự án chủ động đặt mua nguyên
vật liệu phục vụ sản xuất vào các thời điểm cố định, định kỳ.


4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC
• Điều phối nguồn lực trên cơ sở thời gian dự trữ tối thiểu

- Bước 1: vẽ sơ đồ PERT, xây dựng sơ đồ phụ tải nguồn lực.
- Bước 2: Tính thời gian dự trữ của các công việc.
- Bước 3: Phân phối nguồn lực dự án theo sơ đồ triển khai sớm.
Khi nhu cầu vượt mức cho phép, liệt kê các công việc cùng cạnh
tranh một nguồn lực và sắp xếp chúng theo trình từ thời gian dự

trữ toàn phần từ thấp đến cao.


4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC
• Điều phối nguồn lực trên cơ sở thời gian dự trữ tối thiểu

- Bước 4: Điều chỉnh đều nguồn lực theo nguyên tắc phân phối
cho công việc có thời gian dự trữ thấp trước, tiếp đến công việc
có thời gian dự trữ thấp thứ 2… Những công việc có thời gian
dự trữ lớn phải được điều chỉnh. Quá trình điều chỉnh đảm bảo
sao cho việc kéo dài thời gian hoàn thành dự án ở mức thấp nhất
và chú ý sắp xếp lại các công việc không nằm trên đường găng
ưu tiên nguồn lực cho công việc găng.


4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC
Công việc

Công việc
trước

Thời gian (ngày)

Yêu cầu lao động
(người)

A

-

2

2

B

-

3

2

C

-

5

4


4.1. BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC
Công việc

Thời gian

Số lập trình viên

trước

(ngày)

cần thiết (người)

A

-

4

2

B

-

6

2

C

-

7

2

D

A

8

2

E

C

6

2

F

B

5

2

G

D

10

2

H

E

2

2

Công việc

Vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực? Nguồn lực lớn
nhất dự án cần là bao nhiêu người?


4.1. BIỂU ĐỒ PHỤ TẢI NGUỒN LỰC
Số lập

Công

Thời

việc

gian

trước

(ngày)

A

-

5

I

B

-

6

1

C

B

4

1

D

A

7

1

E

D

3

1

F

A

5

1

K

D

7

1

G

E

3

1

H

E

2

1

I

G

6

1

Công
việc

trình viên

cần thiết

(người)


4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC
Thời

Thời

Thời

Thời

Côn

gian

gian

gian

g

bắt

hoàn

hoàn

việc

đầu

thành

thành

sớm

sớm

muộn

A

0

5

5

0

0

B

0

6

20

14

14

C

6

10

24

20

14

D

5

12

12

5

0

E

12

15

15

12

0

F

5

10

24

19

14

K

12

19

24

17

5

H

15

17

24

22

7

G

15

18

18

15

0

I

18

24

24

18

0

gian
bắt
đầu
muộn

Thời
gian
dự trữ


4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC
• Phƣơng hƣớng giải quyết tình trạng thiếu hụt nguồn lực

a. Các trường hợp thiếu hụt nguồn lực
 Mặt bằng chật hẹp, không thể bố trí nhiều lao động
 Số lượng máy móc, thiết bị không đủ theo yêu cầu thi công

 Do yêu cầu đảm bảo sức khỏe, không thể triển khai cùng một
lúc nhiều lao động để thực hiện công việc

 Đường vào nơi thi công quá nhỏ, hẹp, nguy hiểm không thể
đưa các thiết bị tới thực hiện các công việc cùng một lúc


4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC
b. Phương hướng giải quyết tình trạng thiếu hụt nguồn lực

1. Thực hiện các công việc với mức sử dụng nguồn lực thấp hơn dự
kiến.

- Chỉ có thể áp dụng được nếu có thể kéo dài thêm thời gian

thực hiện các công việc dự án.
- Không thể thực hiện được biện pháp này khi người ta định
ra mức sử dụng nguồn lực thấp nhất.
2. Chia nhỏ các công việc. Chia ra thành hai hay nhiều công việc nhỏ
mà không ảnh hưởng đến trình tự thực hiện dự án.
- Hiệu quả khi một công việc có thể chia nhỏ và thời gian
giữa các công việc đó rất ngắn. Khi đó có thể bố trí thời gian thực
hiện từng công việc nhỏ tùy thuộc vào độ căng thẳng chung về lao

động trong từng thời đoạn.


4.2. ĐIỀU CHỈNH ĐỀU NGUỒN LỰC
3. Sửa đổi sơ đồ mạng. Giả sử hai công việc có thể bố trí thực

hiện đồng thời hoặc theo phương pháp: kết thúc công việc này
mới thực hiện công việc kia thì sự chậm trễ có thể khắc phục
bằng cách thay vì bố trí theo kiểu liên tiếp. tiến hành bố trí lại
theo các thực hiện đồng thời hai công việc cùng lúc.
4. Sử dụng nguồn lực khác. Phương pháp này áp dụng được cho
một số loại nguồn lực. ví dụ, sử dụng nhà thầu phụ. Tuy nhiên,
áp dụng phương pháp này có thể làm tăng chi phí khá cao.


4.3. DỰ TOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN
• Khái niệm,

Dự toán ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho
các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu
chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án.
• Phân loại
Căn cứ vào tính chất hoạt động, ngân sách của một đơn vị chia

thành ngân sách dự án và ngân sách cho các hoạt động không
theo dự án.
Căn cứ vào thời gian, ngân sách được chia thành ngân sách dài
hạn và ngân sách ngắn hạn.


4.3. DỰ TOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN
Tác dụng

 Là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức, phản ánh
nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của đơn vị.
 Đánh giá chi phí dự tính của một DA trước khi hiệu lực hóa

việc thực hiện.
 Xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí dự

toán của DA
 Là cơ sở để chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu cho các công
việc dự án.


4.3. DỰ TOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN
Đặc điểm:

 Dự toán ngân sách dự án phức tạp hơn việc dự toán ngân
sách cho các công việc thường xuyên của tổ chức
 Ngân sách chỉ là dự tính, dựa trên một loạt các giả thuyết và
dữ liệu thu thập được.
 Dự toán ngân sách dự án được dựa vào phạm vi và tiêu chuẩn
hiện hành của dự án đã được duyệt.
 Ngân sách có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh.

 Ngân sách phải được thay đổi khi lịch trình thay đổi.
 Khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hoàn thành
cho từng công việc, đồng thời phải văn bản hóa tất cả các giả
thiết khi lập dự toán.


4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
• Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp
Thứ tự
thực
hiện

1

2

Cấp bậc
quản lý
Các nhà quản
lý cấp cao

Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu
của tổ chức, các chính sách và những điều
kiện ràng buộc về nguồn lực

Các nhà quản Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho bộ
lý chức năng phận chức năng phụ trách
Các nhà

3

Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp

quản lý dự

án

Lập ngân sách hoạt động cho toàn bộ dự án
và từng công việc cụ thể

4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
• Phƣơng pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp

- Ưu điểm:
Tổng ngân sách được dự toán phù hợp với tình hình chung của đơn vị
và với yêu cầu của dự án.
Các nhiệm vụ nhỏ chi tiết, cũng như những chỉ tiêu tốn kém cũng đã
được xem xét trong mối tương quan chung.
- Nhược điểm:
Đòi hỏi phải có sự kết hợp các loại ngân sách này để đạt được một kế
hoạch ngân sách chung hiệu quả (ko dễ dàng)
Có sự “cạnh tranh” giữa các nhà quản lý dự án với các nhà quản lý
chức năng về lượng ngân sách được cấp và thời điểm được nhận
Dự toán ngân sách của cấp thấp chỉ bó hẹp trong phạm vi chi phí kế
hoạch của cấp trên


4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
• Phương pháp dự toán ngân sách từ thấp đến cao
Các bước
thực hiện

1

2a

2b

3

Cấp bậc quản lý Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp
Các nhà quản lý Xây dựng khung ngân sách, các định mục
câp cao

tiêu và lựa chọn dự án

Các nhà quản lý Xây dựng ngân sách trung hạn và ngắn hạn
chức năng
Các nhà quản lý
dự án

cho từng bộ phận chức năng phụ trách

Xây dựng ngân sách cho từng bộ phận,
từng công việc dự án gồm cả chi phí nhân
công, nguyên nhiên vật liệu…

Các nhà quản lý Tổng hợp, điều chỉnh và phê duyệt ngân
cấp cao

sách dài hạn


4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
• Phƣơng pháp dự toán ngân sách từ thấp đến cao

- Ưu điểm:
Những người lập ngân sách là người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp
với các công việc nên họ dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi
phí cần thiết.

Phương pháp dự toán này là biện pháp đào tạo các nhà quản lý cấp
thấp trong việc dự toán ngân sách.
- Nhược điểm:
Ngân sách phát triển theo từng nhiệm vụ nên cần phải có danh mục
đầy đủ các công việc của dự án. Trong thực tế điều này khó có thể đạt
được.
Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình
lập ngân sách của cấp dưới.
Thường cấp dưới có tư tưởng sợ cấp trên cắt giảm kinh phí thực hiện
các công việc nên có xu hướng dự toán vượt mức cần thiết.


4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
• Phƣơng pháp kết hợp

- Ưu điểm: Ngân sách được hình thành với sự tham gia của
nhiều cấp quản lý, do đó tạo cơ hội tốt cho các bộ phận phát huy
tính sáng tạo chủ động của đơn vị.
- Nhược điểm: Quá trình lập dự toán kéo dài và tốn thời gian.
Mặc dù có thêm thông tin cho cấp dưới kế hoạch ngân sách của

đơn vị mình nhưng họ vẫn có xu hướng dự toán cao hơn.


4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
• Dự toán ngân sách theo dự án

Lập ngân sách theo dự án là phương pháp dự toán ngân sách
trên cơ sở các khoản thu và chi phát sinh theo từng công việc và
được tổng hợp theo dự án.

Các bước thực hiện:
(1)

Dự tính chi phí cho từng công việc dự án.

(2)

Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp.

(3)

Dự tính chi chí cho từng năm và cả vòng đời dự án.


4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
• Dự toán ngân sách theo khoản mục và công việc

a. Lập ngân sách theo khoản mục
Việc dự toán được tiến hành trên cơ sở thực hiện năm trước
và cho từng khoản mục chi tiêu sau, sau đó tổng hợp lại theo từng
đơn vị hoặc các bộ phận khác nhau của tổ chức.
Khoản mục
(1)
Tiền lương
Nguyên liệu
Chi phí điện nước

Thực tế năm

trước

(2)

Kế hoạch

Chênh lệch

Dự án

(3)

(4) = (3) – (2)

A

B


4.4. PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
• Dự toán ngân sách theo khoản mục và công việc

b. Dự toán ngân sách theo công việc
- Bước 1. Chọn một hoạt động (công việc) trong cơ cấu phân tách
công việc (WBS) để lập dự toán chi phí.
- Bước 2. Xác định các tiêu chuẩn hoàn thiện cho công việc (tiêu
chuẩn kỹ thuật, kinh tế… ).
Nếu bị hạn chế về nguồn lực thì chuyển các bước sau:
- Bước 3. Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc.

- Bước 4. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp.
- Bước 5. Xem xét những tác động có thể xảy ra nếu kéo dài thêm thời

gian.
- Bước 6. Tính toán chi phí thực hiện công việc đó.