Báo cáo thực tập TÌM HIỂU PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG – THỰC TIỄN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ KON TUM

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

NGUYỄN THỊ THÚY HẰNG

BÁO CÁO THỰC TẬP

TÌM HIỂU PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG
CÔNG CHỨNG – THỰC TIỄN TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ KON TUM

Kon Tum, tháng 6 năm 2019


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

BÁO CÁO THỰC TẬP

TÌM HIỂU PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG
CÔNG CHỨNG – THỰC TIỄN TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ KON TUM
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : ĐÀO THỊ NHUNG
SINH VIÊN THỰC HIỆN

: NGUYỄN THỊ THÚY HẰNG

LỚP

: K915LK2

MSSV

: 15152383107064

Kon Tum, tháng 6 năm 2019


LỜI CẢM ƠN
Ba tháng thực tập ngắn ngủi là cơ hội cho em tổng hợp và hệ thống hóa lại những
kiến thức đã học, đồng thời kết hợp với thực tế để nâng cao kiến thức chuyên môn. Tuy
chỉ có ba tháng thực tập, nhưng qua quá trình thực tập, em đã được mở rộng tầm nhìn và
tiếp thu rất nhiều kiến thức thực tế. Từ đó em nhận thấy, việc cọ sát thực tế là vô cùng
quan trọng – nó giúp sinh viên xây dựng nền tảng lý thuyết được học ở trường vững chắc
hơn. Trong quá trình thực tập, từ chỗ còn bở ngỡ cho đến thiếu kinh nghiệm, em đã gặp
phải rất nhiều khó khăn nhưng với sự giúp đỡ tận tình của cô Đào Thị Nhung (GVHD) và
sự nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong đơn vị thực tập đã giúp em có được những
kinh nghiệm quý báu để hoàn thành tốt kì thực tập này cũng như viết lên bài báo cáo thực
tập.
Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáo đề án, khó
tránh khỏi sai sót, rất mong các thầy, cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý luận cũng như
kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót,
em rất mong nhận được ý kiến đóng góp thầy, cô để em học thêm được nhiều kinh
nghiệm.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiêm cứu của riêng em, các kết quả, số liệu,
trích dẫn nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa ai công bố trong bất cứ
công trình nghiên cứu nào khác. Những nội dung trong luận văn có sử dụng tài liệu tham

khảo đều trích dẫn nguồn đầy đủ.

Học viên
Nguyễn Thị Thúy Hằng


MỤC LỤ

PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................................................3
1.

Tính cấp thiết............................................................................................................................3

2.

Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................................................4

3.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................................................4

4.

Phương pháp nghiên cứu..........................................................................................................5

5.

Bố cục.......................................................................................................................................5

NỘI DUNG......................................................................................................................................5

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP..................................................................5
1.1.

Lịch sử hình thành và phát triển của đơn vị.........................................................................5

1.1.1.

Tổng quan về đơn vị thực tập...........................................................................................5

1.1.2.

Lịch sử hình thành của đơn vị...........................................................................................5

1.2.

Sơ đồ tổ chức........................................................................................................................6

1.3.

Các quy định/nội quy của đơn vị thực tập............................................................................6

1.3.1.

Vị trí và chức năng............................................................................................................6

1.3.2.

Nhiệm vụ và quyền hạn....................................................................................................6

CHƯƠNG II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG VÀ QUY ĐỊNH PHÁP

LUẬT VỀ CÔNG CHỨNG TẠI UBND CẤP HUYỆN.................................................................9
2.1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG......................................9
2.1.1. Khái niệm về hoạt động công chứng.....................................................................................9
2.1.2. Đặc điểm về hoạt động công chứng....................................................................................10
2.1.3. Nguyên tắc thực hiện công chứng.......................................................................................11
2.1.4. Lược sử hình thành việc công chứng...................................................................................15
2.2. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI UBND
CẤP HUYỆN.................................................................................................................................18
2.2.1.

Thủ tục thực hiện hoạt động công chứng........................................................................18

2.2.2. Thẩm quyền công chứng và người yêu cầu công chứng.....................................................22
2.2.3. Văn bản công chứng, giá trị pháp lý của văn bản công chứng............................................26
CHƯƠNG III. THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI UBND THÀNH PHỐ KON
TUM..............................................................................................................................................27
3.1. Thực trạng hoạt động công chứng tại UBND Thành phố Kon Tum......................................27
3.1.1. Thực trạng công Chứng bản sao giấy tờ..............................................................................27
3.1.2. Thực trạng công chứng hợp đồng giao dịch........................................................................28
3.2. Đánh giá hoạt động công chứng tại UBND Thành phố Kon Tum.........................................28


3.3. Một số kiến nghị giải giáp nhằm hoàn thiện pháp luật về hoạt động công............................30
chứng.............................................................................................................................................30
KẾT LUẬN...................................................................................................................................32


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết
Một trong những nội dung của quá trình đổi mới do Đảng ta đề ra là: Cải cách nền

hành chính nhà nước là trọng tâm của việc xây dựng, hoàn thiện Nhà nước trong những
năm trước mắt. Mục tiêu của cải cách nền hành chính là nhằm xây dựng nền hành chính
hiện đại, trong sạch, vững mạnh, một nền hành chính phục vụ nhân dân.
Hoạt động công chứng trong những năm vừa qua đã đóng góp một phần tích cực
vào việc lập lại trật tự trong việc chứng nhận các hoạt động giao dịch, bảo đảm an toàn
pháp lý, góp phần đấu tranh phòng chống vi phạm và tội phạm. Tuy mới được thành lập
trong những năm gần đây, song hoạt động công chứng đã đi vào cuộc sống và có ý nghĩa
thiết thực đáp ứng được yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước, hoạt động công chứng
khá sôi động diễn ra trên phạm vi toàn quốc.
Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của hoạt động công chứng, trong những năm
qua, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản về công chứng. Nghị quyết số 49NQ/TW ngày ngày 02/6/2005 của Bộ Chính trị về Chiến lược cải cách tư pháp đến năm
2020 đã đề ra nhiệm vụ: Hoàn thiện chế định công chứng, xác định rõ phạm vi của công
chứng, giá trị pháp lý của văn bản công chứng, xây dựng mô hình quản lý nhà nước về
công chứng theo hướng Nhà nước chỉ tổ chức cơ quan công chứng thích hợp; có bước đi
phù hợp để từng bước xã hội hóa công việc này. Nhằm thể chế hóa chủ trương của Đảng,
nhiều văn bản pháp luật về công chứng được ban hành, trong đó phải kể đến Luật Công
chứng được Quốc hội khóa XI thông qua ngày 29/11/2006, tiếp đến là Luật Công
chứng được Quốc hội khóa XIII thông qua ngày 20/6/2014 có hiệu lực thi hành kể
từ ngày 01/01/2015. Kể từ khi Luật Công chứng được ban hành, hoạt động công chứng
trong cả nước nói chung cũng như trên địa bàn thành phố Kon Tum nói riêng đã có
những chuyển biến mạnh mẽ, số lượng công chứng viên và tổ chức hành nghề công
chứng tăng lên rõ rệt, ngoài các Phòng công chứng do Nhà nước thành lập còn có các
Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập. Tuy nhiên, cùng với việc thực hiện
chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, việc tăng về số lượng công chứng viên và
tổ chức hành nghề công chứng cũng làm phát sinh nhiều vấn đề, đó là sự phát triển
“nóng” của các tổ chức hành nghề công chứng, các Văn phòng công chứng phát triển quá
nhanh và chỉ tập trung ở khu vực trung tâm, nơi có điều kiện kinh tế - xã hội phát triển
dẫn đến sự cạnh tranh không lành mạnh; vấn đề kiểm soát hoạt động của công chứng
viên và chất lượng các văn bản công chứng v.v… Chính vì vậy, việc nghiên cứu thực
trạng hoạt động công chứng và đưa ra các giải pháp nâng cao toàn diện chất lượng hoạt

động công chứng là một yêu cầu cấp thiết, trước mắt cũng như lâu dài. Từ thực tiễn hoạt
động công chứng ở địa phương, trên cơ sở nghiên cứu lý luận về nhà nước và pháp luật,
em quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu pháp luật về hoạt động công chứng – Thực tiễn
trên địa bàn thành phố Kon Tum” làm đề án tốt nghiệp với mong muốn là làm sáng tỏ
7


cơ sở lý luận và thực tiễn, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
công chứng ở địa phương nói riêng và trên cả nước nói chung.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu của đề án là làm sáng tỏ về mặt lý luận một cách có hệ thống và toàn
diện những vấn đề về hoạt động của công chứng trên địa bàn thành phố Kon Tum, trên cơ
sở đó đưa ra những phương hướng , giải pháp thực hiện có hiệu quả hoạt động công
chứng , đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới của Kon Tum nói riêng và của
nước ta nói chung.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Những vấn đề có tính lý luận và thực tiễn về thực hiện pháp luật công chứng trên
địa bàn thành phố Kon Tum trong thời gian qua, những giải pháp chủ yếu để từng bước
hoàn thiện pháp luật công chứng trong thời gian tới.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Đề án tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn quản lý nhà nước
bằng pháp luật về công chứng trên địa bàn thành phố Kon Tum từ khi Luật Công chứng
có hiệu lực (ngày 01/01/2015) đến nay.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật
biện chứng và các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể như phương pháp so sánh,
thống kê, phân tích, tổng hợp,... về phương tiện tài liệu nghiên cứu: các văn bản pháp luật
hiện hành điều chỉnh các vấn đề liên quan tới hoạt động công chứng, các chính sách của
Nhà nước về công chứng và xem xét về mặt lý luận và thực tiễn.

5. Bố cục
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề án được chia làm 4 chương, mỗi chương sẽ tập
trung giải quyết một vấn đề liên quan đến đề tài:
Chương 1: Tổng quan về đơn vị thực tập
Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động công chứng và Quy định của pháp luật về
hoạt động công chứng
Chương 3: Thực tiễn hoạt động công chứng trên địa bàn thành phố Kon Tum

8


NỘI DUNG
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
1.1.

Lịch sử hình thành và phát triển của đơn vị

1.1.1. Tổng quan về đơn vị thực tập
- Tên đơn vị: Phòng Tư Pháp thành phố Kon Tum
- Địa chỉ trụ sở: 294 Lê Hồng Phong - thành phố Kon Tum - Tỉnh Kon Tum
- Điện thoại: 02603.866812
1.1.2. Lịch sử hình thành của đơn vị
- Giấy phép kinh doanh: 6100226516 - ngày cấp: 18/09/2006
- Ngày hoạt động: 26/05/2003
1.2.

Sơ đồ tổ chức

TRƯỞNG PHÒNG
Phạm Văn Nghĩa

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
Phạm Thị Bích Thủy

CHUYÊN VIÊN
Lê Viết Sĩ

CHUYÊN VIÊN
Trương Nguyên Thảo
1.3.

Các quy định/nội quy của đơn vị thực tập

1.3.1. Vị trí và chức năng
1. Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Kon
Tum, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố quản lý nhà nước
về: Công tác xây dựng và thi hành pháp luật; theo dõi thi hành pháp luật; kiểm tra, xử lý
văn bản quy phạm pháp luật; kiểm soát thủ tục hành chính; phổ biến, giáo dục pháp luật;
hòa giải ở cơ sở; nuôi con nuôi; hộ tịch;chứng thực; bồi thường nhà nước; trợ giúp pháp
lý; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính và công tác tư pháp
khác theo quy định của pháp luật.
2. Phòng Tư pháp chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế
công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân dân thành phố, đồng
9


thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tư
pháp.
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm về lĩnh vực tư pháp; chương trình, biện pháp tổ chức

thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính, cải cách tư pháp, xây dựng, hoàn thiện pháp
luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân thành phố trong lĩnh vực tư pháp.
2. Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố dự thảo các văn bản về lĩnh vực tư
pháp thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố.
3. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch trong
lĩnh vực tư pháp sau khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
4. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ về công tác tư pháp ở cấp
xã.
5. Về xây dựng văn bản quy phạm pháp luật:
a) Phối hợp xây dựng quyết định, chỉ thị thuộc thẩm quyền ban hành của Ủy ban
nhân dân thành phố do các cơ quan chuyên môn khác thuộc Ủy ban nhân dân thành phố
chủ trì xây dựng;
b) Thẩm định dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban
hành của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố; góp ý dự thảo văn bản quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân thành phố theo quy định của pháp luật;
c) Tổ chức lấy ý kiến nhân dân về các dự án luật, pháp lệnh theo sự chỉ đạo của
Ủy ban nhân dân thành phố và hướng dẫn của Sở Tư pháp.
6. Về theo dõi thi hành pháp luật:
a) Xây dựng và trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành và tổ chức thực hiện
Kế hoạch theo dõi tình hình thi hành pháp luật trên địa bàn;
b) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
thành phố và công chức chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc thực hiện
công tác theo dõi tình hình thi hành pháp luật tại địa phương;
c) Tổng hợp, đề xuất với Ủy ban nhân dân thành phố về việc xử lý kết quả theo
dõi tình hình thi hành pháp luật;
d) Theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực tư pháp thuộc phạm vi
quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân thành phố.
7. Về kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật:
a) Giúp Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố tự kiểm tra văn bản do

Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố ban hành; hướng dẫn công chức
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện tự kiểm tra văn bản quy phạm pháp
luật do Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành;
b) Thực hiện kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật; trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành
phố quyết định các biện pháp xử lý văn bản trái pháp luật theo quy định của pháp luật.
8. Tổ chức triển khai thực hiện việc rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp
luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố theo quy định của pháp luật;
đôn đốc, hướng dẫn, tổng hợp kết quả rà soát, hệ thống hóa chung của các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố và của Ủy ban nhân dân cấp xã.
9. Về phổ biến, giáo dục pháp luật và hòa giải ở cơ sở:
10


a) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành chương trình, kế hoạch
phổ biến, giáo dục pháp luật và tổ chức thực hiện sau khi chương trình, kế hoạch được
ban hành;
b) Theo dõi, hướng dẫn và kiểm tra công tác phổ, biến giáo dục pháp luật tại địa
phương; đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân thành
phố, cơ quan, tổ chức có liên quan và Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc tổ chức Ngày
Pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn;
c) Thực hiện nhiệm vụ của cơ quan thường trực Hội đồng phối hợp phổ biến, giáo
dục pháp luật thành phố;
d) Xây dựng, quản lý đội ngũ báo cáo viên pháp luật, tuyên truyền viên pháp luật
theo quy định của pháp luật;
đ) Hướng dẫn việc xây dựng, quản lý, khai thác tủ sách pháp luật ở cấp xã và ở
các cơ quan, đơn vị khác trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
e) Tổ chức triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về hoà giải ở cơ sở.
10. Giúp Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện nhiệm vụ về xây dựng xã, phường,
thị trấn tiếp cận pháp luật theo quy định.

11. Về quản lý và đăng ký hộ tịch:
a) Chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch
trên địa bàn; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý và đăng ký hộ tịch cho công chức Tư
pháp - Hộ tịch cấp xã;
b) Giúp Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện đăng ký hộ tịch theo quy định của
pháp luật; đề nghị Ủy ban nhân dân thành phố quyết định việc thu hồi, hủy bỏ những giấy
tờ hộ tịch do Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trái với quy định của pháp luật (trừ trường hợp
kết hôn trái pháp luật);
c) Quản lý, cập nhật, khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và cấp bản sao trích
lục hộ tịch theo quy định;
d) Quản lý, sử dụng Sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch; lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng
ký hộ tịch theo quy định pháp luật.
12. Thực hiện nhiệm vụ quản lý về nuôi con nuôi theo quy định của pháp luật.
13. Về chứng thực:
a) Hướng dẫn, kiểm tra về nghiệp vụ cho công chức chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân dân cấp xã trong việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký;
b) Thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký theo quy định của pháp luật.
14. Về bồi thường nhà nước:
a) Đề xuất, trình Ủy ban nhân dân thành phố xác định cơ quan có trách nhiệm bồi
thường trong trường hợp người bị thiệt hại yêu cầu hoặc chưa có sự thống nhất về việc
xác định cơ quan có trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật;
b) Hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc giải quyết bồi thường;
c) Cung cấp thông tin, hướng dẫn thủ tục hỗ trợ người bị thiệt hại thực hiện quyền
yêu cầu bồi thường trong hoạt động quản lý hành chính;
d) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết bồi thường, chi trả tiền bồi thường
và thực hiện trách nhiệm hoàn trả theo quy định của pháp luật đối với trường hợp Ủy ban
nhân dân cấp xã có trách nhiệm giải quyết bồi thường.
15. Thực hiện nhiệm vụ trợ giúp pháp lý theo quy định của pháp luật.

16. Về quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính:
11


a) Giúp Ủy ban nhân dân thành phố theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và báo cáo công
tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính tại địa phương;
b) Đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh kiến nghị cơ quan có thẩm quyền nghiên
cứu, xử lý các quy định xử lý vi phạm hành chính không khả thi, không phù hợp với thực
tiễn hoặc chồng chéo, mâu thuẫn với nhau;
c) Hướng dẫn nghiệp vụ trong việc thực hiện pháp luật về xử lý vi phạm hành
chính;
d) Thực hiện thống kê về xử lý vi phạm hành chính trong phạm vi quản lý của địa
phương.
17. Giúp Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn về thi hành
án dân sự, hành chính theo quy định của pháp luật và quy chế phối hợp công tác giữa cơ
quan tư pháp và cơ quan thi hành án dân sự địa phương do Bộ Tư pháp ban hành.
18. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ quản lý nhà nước về
công tác tư pháp đối với công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã, các tổ chức và cá nhân
khác có liên quan theo quy định của pháp luật.
19. Tổ chức ứng dụng khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ
phục vụ công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Phòng.
20. Thực hiện công tác thông tin, thống kê, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình
hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân thành phố và Sở
Tư pháp.
21. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, tham gia thanh tra việc
thực hiện pháp luật trong các lĩnh vực quản lý đối với tổ chức, cá nhân trên địa bàn; giải
quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong hoạt động tư pháp trên
địa bàn theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân thành phố.
22. Quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch
công chức, thực hiện chế độ tiền lương, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật,

đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với công chức thuộc phạm vi quản lý
của Phòng theo quy định của pháp luật, theo phân công của Ủy ban nhân dân thành phố.
23. Quản lý và chịu trách nhiệm về tài sản, tài chính của Phòng theo quy định của
pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân thành phố.

CHƯƠNG II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG VÀ QUY
ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CÔNG CHỨNG TẠI UBND CẤP HUYỆN
2.1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
2.1.1. Khái niệm về hoạt động công chứng
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng
chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản
(sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch); Tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội
của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước
ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công
chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. (Theo khoản 1 Điều 2 Luật
Công chứng 2014)
12


Trải qua những thời kỳ khác nhau, định nghĩa về hoạt động công chứng có những
thay đổi nhất định, tuy nhiên, có thể hiểu một cách nôm na nhất, công chứng là:
-

Việc nhân danh nhà nước đứng ra làm chứng

-

Xác thực tính hợp pháp của giao dịch, văn bản giấy tờ, bản dịch

-

Ngăn ngừa rủi ro pháp lý, đảm bảo sự công bằng cho các bên tham gia giao dịch

Ví dụ: Bạn muốn mua một cái nhà. Hoạt động công chứng sẽ giúp bạn xác định và xác
thực được tính hợp pháp của giao dịch mua bán nhà đó. Bạn sẽ được bảo đảm rằng việc
mua bán diễn ra hợp pháp, tài sản, con người, năng lực pháp luật và ý chí của các bên
tham gia giao dịch là phù hợp với quy định của pháp luật.
Trước đây, nói đến công chứng thì đa số mọi người đều nghĩ đến việc sao y bản
chính văn bản, giấy tờ. Tuy nhiên, việc chứng nhận bản sao chỉ là một mảng trong hoạt
động công chứng. Ngày nay, người dân đã biết đến công chứng nhiều hơn qua hoạt động
mua bán, chuyển nhượng nhà đất, thế chấp vay vốn ngân hàng...
Theo quy định của Luật Công chứng thì hoạt động công chứng gồm có:
- Chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng
văn bản.
- Chứng nhận bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước
ngoài sang tiếng Việt.
-

Chứng nhận chữ ký.

-

Chứng nhận sao y bản chính giấy tờ, văn bản

2.1.2. Đặc điểm về hoạt động công chứng
2.1.2.1. Hoạt động của công chứng vừa mang tính công quyền vừa mang tính
chất dịch vụ công
Tính công quyền thể hiện ở chỗ công chứng viên của phòng công chứng hay các
văn phòng công chứng đều do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để dịch thuật công chứng
các hợp đồng giao dịch giữa các tổ chức, công dân theo quy định của pháp luật. Khi tác

nghiệp, công chứng viên nhân danh nhà nước thực thi công việc. Hoạt động công chứng
còn mang tính chất dịch vụ công tức là thực hiện một loại dịch vụ của Nhà nước nhưng
được Nhà nước giao cho tổ chức hành nghề công chứng đảm nhiệm, đó là công chứng
các hợp đồng giao dịch mà các tổ chức và cá nhân yêu cầu. Một trong những nguyên tắc
cơ bản của dịch vụ công.
Hoạt động này nhằm hướng tới các lợi ích sau:
- Lợi ích của các bên tham gia giao dịch: Công chứng giúp cho các tổ chức, cá nhân
thực hiện các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại theo đúng pháp luật, nhờ đó giảm
13


thiểu tranh chấp, bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân tham gia
giao dịch.
- Lợi ích của nhà nước: Hoạt động công chứng góp phần làm cho các giao dịch dân
sự, kinh tế, thương mại được thực hiện theo đúng khuôn khổ của pháp luật, góp phần
tăng cường pháp chế XHCN.
Công chứng viên có sự độc lập, trong tác nghiệp chuyên môn, công chứng viên
không chịu trách nhiệm trước các cơ quan cơ quan cấp trên hay trước trưởng phòng,
trưởng văn phòng mà tự chịu trách nhiệm trước pháp luật. Vì vậy, trong tác nghiệp
chuyên môn, công chứng viên không bị lệ thuộc vào cấp trên.
2.1.2.2. Là hoạt động thể hiện tính chuyên môn cao
Công chứng viên có sự độc lập, trong tác nghiệp chuyên môn, công chứng viên
không chịu trách nhiệm trước các cơ quan cơ quan cấp trên hay trước trưởng phòng,
trưởng văn phòng mà tự chịu trách nhiệm trước pháp luật. Vì vậy, trong tác nghiệp
chuyên môn, công chứng viên không bị lệ thuộc vào cấp trên.
- Lợi ích của tổ chức hành nghề công chứng: Khi thực hiện hoạt động công chứng, tổ
chức hành nghề công chứng được thu phí và thù lao công chứng theo qui định.
2.1.2.3. Chịu sự quản lý chặt chẽ của Nhà nước
Các tổ chức hành nghề công chứng được Nhà nước chuyển giao cho một phần
quyền của Nhà nước để thực hiện chức năng của Nhà nước trong một lĩnh vực cụ thể là

công chứng các hợp đồng giao dịch. Đồng thời, Nhà nước cũng chuyển giao cho các tổ
chức hành nghề công chứng một trách nhiệm và nghĩa vụ lớn là phải thực hiện công
chứng một cách đúng pháp luật và đảm bảo được lợi ích của Nhà nước.
Công chứng, chứng thực có tầm ảnh hưởng rất lớn và quan trọng đến đời sống, xã
hội và phát triển kinh tế. Bởi trong cuộc sống đời thường cũng như dân sự, kinh tế,
thương mại diễn ra nếu không suôn sẽ thì các đương sự tìm, kiếm chứng cứ, hoặc là đẻ
bên vực lý lẽ của mình, hoặc là bác bỏ lập luận của đối phương...
Để phòng ngừa các tranh chấp, đảm bảo an toàn pháp lý cho các quan hệ giao dịch
dân sự, kinh tế, thương mại mà đương sự tham gia, họ cần đến chứng cứ công chứng –
lọa chứng cứ xác thực, chứng cứ đáng tin cậy hơn hẳn các loại giấy tờ không có công
chứng hoạt tự trình bày bằng miệng.
Công chứng là một hoạt động quan trọng, một thể chế không thể thiếu được của
Nhà nước pháp quyền. Thông qua hoạt động công chứng và các quy định hướng dẫn,
điều chỉnh pháp luật trở thành hiện thực sinh động của đời sông xã hội, thành hành vi xử
phạt theo đúng pháp luật.
Do đó, xét trên bình diện công dân thì văn bản công chứng là một công cụ hữu
hiệu bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của họ, phòng ngừa tranh chấp, tạo ra sự ổn định của
14


quan hệ giao dịch dân sự, tài sản, bảo đảm trật tự, kỷ cương. Mặt khác, về phương diện
Nhà nước thì văn bản công chứng tạo ra một bằng chứng xác thực, kịp thời không ai có
thể phản bác, chối cãi, trừ trường hợp có ý kiến cảu người thứ ba và được quá trình tố tụ
cho là không đúng.
Về giá trị pháp lý, văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên
quan, trong trường hợp các bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ thì bên kia cos
quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên
tham gia hợp đồng có thỏa thuận khác. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những
tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải phải chứng minh, trừ trường hợp
bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

Trong phát triển kinh tế, các văn bản pháp lý được công chứng tạo điều kiện thuận
lợi hơn cho cá nhân, tổ chức tiện lợi trong giao dịch hơn. Đồng thời, đay là cơ sở pháp lý
đẻ giải quyết tranh chấp khi buộc các bên tham gia giao dịch phải xác nhận tính xác thực
của hợp đồng cũng như địa vị, trách nhiệm pháp lý trong tham gia giao dịch. Vì vậy, việc
bắt buộc công chứng các loại hợp đồng trong giao dịch liên quan đến kinh tế sẽ tránh
được nhiều rắc rối, kiện cáo phát sinh.
2.1.3. Nguyên tắc thực hiện công chứng
Luật công chứng hiện hành đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 20 tháng 6 năm 2014, có hiệu lực từ
ngày 01 tháng 01 năm 2015. Đã quy định về quy tắc hành nghề công chứng. Mục đích
nhằm xây dựng đội ngũ công chứng viên khi hành nghề công chứng phải luôn tuân thủ
pháp luật, có đạo đức tốt, thành vụ về chuyên môn nghiệp vụ, tận tụy với công việc, có
trình độ chuyên môn sâu và có đủ năng lực để thi hành các nhiệm vụ được giao. Trong
hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch dân sự nói chung phải tuân thủ theo nguyên
tắc nhất định. Nguyên tắc hành nghề công chứng được quy định tại Điều 4 Luật Công
chứng năm 2014 như sau: Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật; Khách quan, trung thực;
Tuân thủ các quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; Chịu trách nhiệm trước pháp luật
và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng.
Hiện nay chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng đang ngày càng phát triển
và mang lại nhiều kết quả trong quá trình thực hiện. Chính vì vậy, quy định về nguyên tắc
hành nghề công chứng lại càng cần thiết và quan trọng trong hoạt động công chứng. Bởi
vì hoạt động công chứng trong đó công chứng viên là người được Nhà nước giao quyền
thay mặt Nhà nước chứng nhận tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch
bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc tổ chức, cá nhân tự
nguyện yêu cầu công chứng. Thông qua hoạt động nghề công chứng, công chứng viên là
ngườu góp phần bảo vệ pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu
công chứng khi tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch tại tổ chứng hành nghề công
chứng. Do vậy, việc Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật; Khách quan, trung thực; Tuân thủ
15

các quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; Chịu trách nhiệm trước pháp luật và người
yêu cầu công chứng về văn bản công chứng là những nguyên tắc không thể thiếu đối với
hoạt động hành nghề công chứng trong giai đoạn hiện nay.
Nguyên tắc hành nghề công chứng trong Luật công chứng quy định công chứng
viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng. Nguyên tắc này đè
cao trách nhiệm, nhiệm vụ, vai trò của công chứng viên khi thi hành công việc được
giao. Đồng thời đây cũng là nguyên tắc để công chứng viên cần thận trọng khi xem xét
ký vào văn bản công chứng.
2.1.3.1. Nguyên tắc Nhà nước quản lý về tổ chức và hoạt động công chứng
Theo quy định của pháp luật ở nước ta về công chứng thì công chứng là một tổ
chức, là một bộ phận thuộc hệ thống hỗ trợ các cơ quan Tư pháp. Phòng công chứng có
tư cách pháp nhân, có trụ sở riêng, tài khoản riêng và có con dấu theo quy định của pháp
luật. Phòng công chứng có trưởng phòng, phó trưởng phòng, công chứng viên, chuyên
viên và các nhân viên hành chính, như vậy phòng công chứng hội các điều kiện để là một
tổ chức. Cơ quan công chứng hiện nay có đặc thù riêng, không ơhair là cơ quan quản lý
Nhà nước cũng không phải là cơ quan tư pháp mà là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp,
có quan hệ chặt chẽ với cơ quan tư pháp, là một tổ chức áp dụng pháp luật một cách
chuản mực, người thực hiện hành vi công chứng là công chứng viên được Nhà nước đào
tạo và tuyển dụng, mục đích quan trọng mà công chứng viên thực hiện và mong muốn đạt
được là tính khách quan, trung thực, chính xác chứ không phải là mục đích cá nhân, kinh
doanh, cạnh tranh. Nguyên tắc Nhà nước quản lý là nguyên tắc chung cho tất cả các cơ
quan, tổ chức nhà nước. Đối với quản lý công chứng thì Nhà nước thể hiện sự quản lý ở
chỗ. Phòng công chứng là một cơ quan nhà nước hoạt động theo quy chế riêng với mục
đích là phục vụ lợi ích công, dịch vụ công.
Theo pháp luật hiện hành, hiện nay có hai loại cơ quan khác nhau ở nhà nước ta
thực hiện công chứng là các phòng công chứng nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương và cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài.
Bộ tư pháp quản lý về tổ chức và hoạt động công chứng trong phạm vi toàn quốc,
ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quản lý công tác công chứng ở địa

phương mình. Sở tư pháp giúp ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý công
chứng tại địa phương. Chính phủ thống nhất quản lý tổ chức và hoạt động công chứng.
Phòng công chứng do ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ra quyết
định thành lập, phân bổ kinh phí và đảm bảo cơ sở vật chất cho Phòng công chứng hoạt
động. Những người thực hiện hành vi công chứng là công chức nhà nước. Nguyên tắc
này xuất phát từ quan điểm hoạt động công chứng phải thể hiện vai trò của Nhà nước
trong việc chứng nhận tính xác thực.

16


2.1.3.2. Nguyên tắc độc lập thực hiện công chứng và chịu trách nhiệm cá nhân
trước pháp luật
Nguyên tắc này cũng được quy định Điều 2 khoản 3. Nguyên tắc hành nghề công
chứng (Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2012 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp) “Chịu
trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng, bồi thường thiệt hại do lỗi của mình
trong trường hợp công chứng dẫn đến thiệt hại cho người yêu cầu công chứng”.
Việc công chứng ở nước ta được thực hiện theo nguyên tắc nhà nước tổ chức quản
lý, cho nên những người có thẩm quyền thực hiện hành vi công chứng, chứng thực phải
độc lập trong khi thực hiện nhiệm vụ, hoạt động công chứng không bị chi phối hoặc bị áp
đặt bởi bất cứ một tổ chức hay cá nhân nào. Người thực hiện hành vi công chứng phải
chịu trách nhiệm cá nhân về công việc mà mình thực hiện. Công chứng là lĩnh vực hoạt
động tư pháp chuyên sâu, đòi hỏi phải có viên chức chuyên trách là công chứng viên thực
hiện công việc này. Ở nước ta công chứng viên là một chức danh tư pháp, công chứng là
một nghề trong số các bổ trợ tư pháp, công chứng viên được đào tạo và tuyển dụng theo
một quy trình chặt chẽ, nếu làm việc trong phòng công chứng thì có ngạch lương riêng.
Công chứng viên hoạt động độc lập, tuân theo pháp luật, thủ trưởng cơ quan công chứng
không chịu trách nhiệm về văn bản công chứng do công chứng viên thực hiện. Và những
người có thẩm quyền thực hiện công chứng ở cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam
ở nước ngoài cũng phải chịu trách nhiệm cá nhân về các việc công chứng do mình thực

hiện.
Theo quy định của luật hiện hành, quan hệ giữa công chứng viên và trưởng phòng
công chứng chỉ là quan hệ hành chính khi được phân công thực hiện các việc công
chứng, còn khi thực hiện các hành vi công chứng thì công chứng viên nhân danh cá nhân
mình với tư cách là công chứng viên. Chính vì thế, độc lập trong hoạt động công chứng
là nguyên tắc quan trọng xác định trách nhiệm cá nhân đối với hành vi công chứng mà
mình thực hiện.
2.1.3.3. Nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa
Đây là một trong những nguyên tắc cơ bản của pháp luật xã hội chủ nghĩa. Pháp
chế xã hội chủ nghĩa được hiểu là chế độ tuân thủ nghiêm chỉnh, chính xác hiến pháp và
luật của mọi chủ thể của các quan hệ pháp luật “Pháp chế xã hội chủ nghĩa là một chế độ
đặc biệt của đời sống chính trị xã hội, trong đó tất cả các cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh
tế, tổ chức xã hội nhân viên nhà nước, nhân viên các tổ chức xã hội và mọi công dân đều
phải tôn trọng và thực hiện một cách nghiêm chỉnh, triệt để và chính xác”.
Công chứng ở nước ta hoạt động theo nguyên tắc việc công chứng phải tuân
theo các quy định của pháp luật về công chứng. Thực hiện nguyên tắc pháp chế xã hội
chủ nghĩa trong hoạt động công chứng tức là những người thực hiện hành vi công chứng
và những người yêu cầu công chứng phải nghiêm túc thực hiện và tuân theo pháp luật khi
thực hiện quyền hạn và nghĩa vụ của mình, đồng thời cơ quan quản lý công chứng phải
17


thực hiện việc quản lý điều hành, phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về công
chứng, đảm bảo tính nghiêm minh trong pháp luật. Mọi công dân tổ chức có quyền yêu
cầu thực hiện công chứng trong khuôn khổ pháp luật quy định, bảo đảm dân chủ và công
bằng xã hội, dẫn đến sự thống nhất về kỷ cương, trật tự, hiệu lực quản lý các hoạt động
giao dịch, tránh sự tùy tiện trong hoạt động chứng nhận của những người có thẩm quyền
thực hiện hành vi công chứng. Khi thực hiện công chứng phải tuân thủ các nguyên tắc,
trình tự, thủ tục được quy định trong Luật công chứng, các quy định khác của pháp luật
và các điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc công

nhận. Về mặt pháp lý, hoạt động công chứng nhà nước giúp cho công dân, tổ chức thực
hiện quyền và bảo vệ lợi ích hợp pháp của họ. Chính vì thế, những người thực hiện hành
vi công chứng có trách nhiệm giải thích cho họ hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp
pháp của họ, ý nghĩa pháp lý mà họ yêu cầu. Việc từ chối thực hiện công chứng phải theo
đúng các quy định về trình tự, thủ tục mà luật quy định.
2.1.3.4. Nguyên tắc giữ bí mật về nội dung công chứng và những thông tin có
liên quan đến việc công chứng
Hoạt động công chứng theo nguyên tắc trên mang tính đặc thù. Trong giao tiếp với
người yêu cầu công chứng, công chứng viên phải nghiêm túc, khách quan, thiện chí và
phải thông tin, tư vấn cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ về hệ quả pháp lý phát sinh
sau khi hợp đồng, giao dịch được công chứng. Ngoài việc đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý
của hợp đồng, giao dịch, công chứng viên còn phải giải đáp cho khách hàng những thắc
mắc nhằm đảm bảo cho hợp đồng, giao dịch đúng với ý chí của họ và đảm bảo các bên có
nhận thức đúng về pháp luật, giá trị pháp lý của văn bản công chứng. Bên cạnh việc thực
hiện các nguyên tắc công khai lắng nghe và tôn trọng việc bày tỏ ý chí của công dân và tổ
chức có yêu cầu công chức, chứng thực, thì công chứng viên phải tuyệt đối giữ bí mật các
thông tin trong hồ sơ yêu cầu công chứng và tất cả thông tin biết được về khách hàng
trong qúa trình hành nghề, cũng như khi không còn là công chứng viên (trừ trường hợp
được sự đồng ý bằng văn bản của người yêu cầu công chứng hoặc pháp luật có qui định
khác), và trừ những trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản
về việc cung cấp hồ sơ công chứng hoặc hồ sơ chứng thực phục vụ công tác kiểm tra,
thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử có liên quan đến việc công chứng, cơ quan nhà nước có
thẩm quyền công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các
giấy tờ khác có liên quan.
2.1.3.5. Nguyên tắc bảo đảm tính khách quan, trung thực, chính xác trong hoạt
động công chứng
Hoạt động công chứng trong đó công chứng viên là người được Nhà nước giao
quyền, thay mặt Nhà nước chứng nhận tính xác thực và tính hợp pháp của các hợp đồng,
giao dịch bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc tổ chức, cá
nhân tự nguyện yêu cầu công chứng. Thông qua hoạt động nghề công chứng, công chứng

viên là người góp phần bảo vệ pháp luật, bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của người
18


yêu cầu công chứng khi tham gia giao kết các hợp đồng, giao dịch tại tổ chức hành nghề
công chứng. Do vậy, việc tuân thủ hiến pháp, pháp luật; khách quan, trung thực; chịu
trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng; tuân theo đạo đức hành nghề công
chứng là nguyên tắc không thể thiếu đối với hoạt động hành nghề công chứng trong giai
đoạn hiện nay; trong trường hợp biết hoặc phải biết việc công chứng hoặc nội dung công
chứng là trái pháp luật, đạo đức xã hội thì không được thực hiện công chứng. Đây là nội
dung quan trọng quyết định tính xác thực trong hoạt đông công chứng. Nguyên tắc hành
nghề công chứng đưa công chứng viên vào khuôn phép pháp luật khi hành nghề, đó là:
phải thật sự khách quan, trung thực, không thiên vị, không vì lợi ích cá nhân, sự quen
thân làm ảnh hưởng đến lợi ích người khác, không công chứng hợp đồng, giao dịch có
nội dung trái đạo đức xã hội. Công chứng viên phải luôn coi trọng uy tín của mình đối
với công việc chuyên môn, không thực hiện những hành vi làm tổn hại đến danh dự cá
nhân, thanh danh nghề nghiệp, không sử dụng trình độ chuyên môn, hiểu biết của mình
trong công việc để trục lợi, gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng. Nguyên tắc hành
nghề công chứng trong Luật công chứng quy định công chứng viên phải chịu trách nhiệm
trước pháp luật về văn bản công chứng. Nguyên tắc này đề cao nhiệm vụ, trách nhiệm,
vai trò của công chứng viên khi thi hành công việc được giao. Đồng thời, đây cũng là
nguyên tắc để công chứng viên cần thận trọng khi xem xét ký vào văn bản công chứng.
2.1.4. Lược sử hình thành việc công chứng
Công chứng là một ngành nghề xuất hiện từ rất xưa. Cách đây hàng ngàn băn từ
Hy Lạp, Ai Cập, đặc biệt là ở La Mã đã có người làm dịch vụ văn tự. Nhưng nghề công
chứng bắt đầu phát triển tương đối vào khoảng thế kỷ XIV, XV. Trong thời gian này có
việc chứng nhận bản sao giấy tờ, nhưng chủ yếu vẫn là chứng nhận hợp đồng, giao dịch.
2.1.4.1. Thời kì Pháp đến trước Cách mạng Tháng 8 năm 1945
Hoạt động công chứng xuất hiện là do yêu cầu của việc quản lý của nhà nước đối
với các hoạt động giao dịch, yêu cầu cung cấp chứng cứ cho cơ quan tài phán. Ở nước ta

trước thời kì pháp thuộc, chưa thấy xuất hiện thuật ngữ công chứng. Nhưng nếu xét về
lịch sử ra đời và phát triển của nhà nước phong kiến ở Việt Nam thì thấy đã có mầm
mống về hoạt động công chứng. Dưới thời Lê, di chúc được làm dưới dạng chúc thư; để
có giá trị thì chúc thư phải lập thành văn bản dưới hình thức nhất định, nếu người làm
chúc thư không biết chữ thì chúc thư phải được xã trưởng viết hộ và chứng thực nhằm
ngăn ngừa việc gian lận đối với chức thư, đồng thời luật cũng quy định việc xử phạt đối
với việc làm giả mạo giấy tờ.
Vào thời kì bảo hộ của pháp, công chứng với tư cách là thể chế bắt đầu xuất hiện
và được áp dụng ở Việt Nam cùng với sự thành lập tổ chức và hoạt động của tòa án Pháp
tại Việt Nam và được tổ chức theo mô hình công chứng của Pháp. Trong giai đoạn này, tổ
chức và hoạt động công chứng được xác lập bằng sắc lệnh ngày 24/8/1931 của Tổng
thống Cộng hòa Pháp về tổ chức công chứng được áp dụng ở Đông Dương. Tổ chức và
19


hoạt động công chứng ở nước ta chịu sự chi phối bởi pháp luật công chứng của Pháp.
Chưởng ấn Bộ trưởng tư pháp bổ nhiệm công chứng viên, thành lập văn phòng công
chứng, giám sát hoạt động nghề nghiệp của công chứng viên. Hội đồng công chứng tối
cao được đặt bên cạnh Bộ tư pháp chịu trách nhiệm quản lý điều hành hội đồng công
chứng các khu vực. Hội đồng công chứng các khu vực chịu sự giám sát của Tòa thượng
thẩm. Mô hình công chứng được thiết lập theo mô hình công chứng hệ La tinh, công
chứng viên đứng ra tổ chức và điều hành mọi hoạt động của văn phòng công chứng, chịu
trách nhiệm về hành vi công chứng.
2.1.4.2. Sau cách mạng Tháng 8 đến năm 1991
Sau cách mang tháng tám năm 1945, Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa ra đời.
Ngày 1/10/1945, Bộ trưởng Bộ tư pháp đã ký nghị định bổ nhiệm ông Vũ Quý Vỹ mang
quốc tịch Việt Nam làm công chứng viên tại văn phòng công chứng ở Hà Nội, nghị định
quy định các luật lệ cũ về công chứng vẫn được thi hành, trừ những điều khoản không
phù hợp với nền độc lập và chính thể dân chủ cộng hòa Việt Nam. Có thể nói đây là tổ
chức công chứng đầu tiên của nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa. Tổ chức công chứng

mang đậm dấu ấn của công chứng Pháp.
Ngày 15/11/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành sắc lệnh 59/SL ấn định thể
lệ về thị thực các giấy tờ. Theo sắc lệnh này, việc thị thực chỉ là thủ tục hành chính,
quyền thị thực các giấy tờ trước đây giao cho lý trưởng các làng và trưởng phố ở thành
thị thì nay giao về ủy ban nhân dân của làng hoặc ủy ban nhân dân hàng phố. Ủy ban làm
nhiệm vụ thị thực phải là ủy ban nơi trú quán của một hoặc các bên đương sự lập khế
ước; đối với bất động sản phải là ủy ban nơi có bất động sản đó thị thực, nếu có nhiều bất
động sản ở nhiều nơi thì giấy tờ lập ra về những bất động sản ấy phải do ủy ban mỗi nơi
có bất động sản đó thị thực. Các ủy ban thị thực phải chịu trách nhiệm về việc thị thực,
khi xảy ra thiệt hại đến tư nhân vì sự thực không đúng, công quỹ của làng hay của hàng
phố phải bồi thường. Ngày 29/2/1952, Chủ tịch nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa ra Sắc
lệnh 85/SL về việc mua bán cho, đổi nhà cửa, ruộng đất. Theo quy định thì ủy ban kháng
chiến hành chính có thẩm quyền nhận thực vào văn tự theo hai nội dung, chữ ký của các
bên mua bán cho đổi, người đứng ra bán, cho đổi là chủ những nhà cửa ruộng đất đem
bán cho hay đổi. Hai sắc lệnh nói trên là cơ sở pháp lý chủ yếu cho hoạt động thị thực của
ủy ban hành chính kháng chiến và sau này là ủy ban nhân dân trong gần nửa thế kỷ.
Nguyên nhân của tổ chức và hoạt động công chứng không được phát triển trong giai đoạn
này là do điều kiện kinh tế, xã hội, hoàn cảnh chiến tranh của nước ta trong thời kì này và
việc không chấp nhận chế độ sở hữu các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh và tập thể.
Vì thế, tổ chức công chứng không được thành lập, mọi giao lưu kinh tế dân sự đều dựa
trên quan hệ hành chính, hoạt đông công chứng rất đơn giản. Từ sau năm 1954 kéo dài
đến cuối những năm 70, Nhà nước ta thiết lập một nền kinh tế xã hội chủ nghĩa ở miền
Bắc, bằng cách phát triển và cải tạo nền kinh tế quốc dân theo chủ nghĩa xã hội, biến nền
kinh tế nhiều thành phần thành nền kinh tế xã hội chủ nghĩa. Bên cạnh đó, thiếu thủ tục
20


hành chính và các thủ tục thể hiện vai trò kiểm soát kinh tế có hiệu quả của nhà nước,
không đủ các thủ tục tài phán hành chính để điều hòa mối quan hệ giữa nhà nước và công
dân. Xuất phát từ những nguyên nhân trên, dẫn đến hoạt động công chứng không có điều

kiện để phát triển.
2.1.4.3. Thời kì từ năm 1991 đến nay
Nghị quyết đại hội Đảng lần thứ VII, đặc biệt là cương lĩnh xây dựng đất nước
trong thời kỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội và chiến lược kinh tế, xã hội, tiếp tục phát triển
nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Nền kinh tế thị
trường đã tạo ra những mối quan hệ mới trong lĩnh vực phát triển và quản lý nền kinh tế,
các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại phát triển mạnh mẽ, đòi hỏi phải có thể chế phù
hợp phục vụ cho cơ chế kinh tế đó. Trong lĩnh vực công chứng đặt ra nhiệm vụ mới, cần
phải có một tổ chức hoạt động chuyên nghiệp. Trên cơ sở đó, ngày 27/2/1991 Hội đồng
Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 45/HĐBT về tổ chức và hoạt động công chứng nhà
nước. Nghị định quy định về tổ chức công chứng nhà nước, trình tự thủ tục thực hiện các
việc công chứng, quản lý tổ chức và hoạt động công chứng, tiêu chuẩn công chứng viên,
giá trị pháp lý của văn bản công chứng. Nghị định 45/HĐBT ra đời đánh dấu một sự tiến
triển mới của mối liên hệ giữa hoạt động phòng ngừa tranh chấp và hoạt động tài phán, tổ
chức hoạt động công chứng thay thế công việc của ủy ban nhân dân về công chứng, đối
với những nơi chưa thành lập Phòng công chứng thì ủy ban nhân dân được tiếp tục thực
hiện một số việc công chứng. Tuy nhiên, sự phát triển các quan hệ gia đình với điều kiện
nền kinh tế thị trường bắt đầu phát triển dẫn đến Nghị định 45/HĐBT trở nên không phù
hợp. Ngày 18/5/1996, Chính phủ đã ban hành Nghị định 31/CP về tổ chức và hoạt động
công chứng nhà nước thay thế cho Nghị định 45/HĐBT. Do nhu cầu phục vụ sự phát
triển kinh tế, xã hội của đất nước, ngày 08/12/2000 Chính phủ đã ban hành Nghị định
75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực. Nghị định này quy định về phạm vi công
chứng, chứng thực, tổ chức Phòng công chứng, nguyên tắc hoạt động, thủ tục, trình tự
thực hiện việc công chứng, chứng thực, công tác chứng thực của ủy ban nhân dân cấp
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của cá nhân, tổ chức về công chứng, đồng thời
tăng cường quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng. Ngày 29/11/2006, Luật
Công chứng ra đời đưa ra định hướng đúng đắn về xã hội hóa hoạt động công chứng. Bên
cạnh các phòng công chứng nhà nước thì các văn phòng công chứng ra đời, đáp ứng tốt
hơn nhu cầu của người dân, tổ chức trong các giao dịch dân sự. tác phong phục vu, lề lối

làm việc cũng tốt hơn, bớt đi tình trạng cửa quyền, khó khăn của các phòng công chứng
trước kia.
Xét về cơ cấu của cơ quan thực hiện công chứng hiện nay bao gồm Phòng công
chứng, Văn phòng công chứng, ngoài cơ quan công chứng chuyên trách thì cơ quan đại
diện của Việt Nam ở nước ngoài cũng có thẩm quyền công chứng một số việc theo quy
định của Luật Công chứng.
21


Kết luận 2.1:
Qua nghiên cứu và phân tích có đối chiếu so sánh những quan niệm, những nội
dung được xác định trong các khái niệm khác nhau về tổ chức và hoạt động công chứng
của các nước trên thế giới và ở nước ta luận án xác định: Công chứng là một loại hình
hoạt động dịch vụ công do Nhà nước trực tiếp tổ chức và thực hiện hoặc Nhà nước giao
cho cá nhân tự quản lý điều hành và chịu trách nhiệm toàn bộ các vấn đề trong hoạt động
công chứng.
Công chứng ở nước ta hiện nay được hiểu là Phòng công chứng thực hiện các việc
công chứng. Ngoài phòng công chứng còn có các cơ quan nhà nước khác thực hiện một
số công việc công chứng. Công chứng ở nước ta mang đạm dấu ấn của cơ quan quyền
lực, giá trị pháp lý của văn bản công chứng và vai trò của công chứng chưa thật sự được
đề cao.
Tổ chức và hoạt động công chứng đã và đang bộc lộ nhiều vấn đề cần phải được
giải quyết cả lý luận và thực tiễn.
2.2. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
TẠI UBND CẤP HUYỆN
2.2.1. Thủ tục thực hiện hoạt động công chứng
2.2.1.1. Thủ tục công chứng bản sao giấy tờ
Quy trình công chứng bản sao:
Công chứng viên

Công chứng viên

Công chứng viên

Quy trình công chứng bản sao được thực hiện: Người yêu cầu công chứng đưa
bản gốc văn bản yêu cầu và bản sao cần công chứng vào cho Công chứng viên, Công
chứng viên trực tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, nghiên cứu và xem xét, nếu đủ
điều kiện công chứng thì tiến hành ký. Sau đó Công chứng viên chuyển cả bản gốc và
bản sao giấy tờ đã ký sang cho các cán bộ chức năng vào sổ, đóng dấu, viết biên lai
thu tiền và trả văn bản.
22


2.2.1.2. Thủ tục công chứng bản dịch

Sơ đồ quy trình công chứng bản dịch:
Người yêu cầu
công chứng

Cán bộ phụ trách
dịch thuật

Cộng tác viên
dịch thuật

Công chứng viên

- Bước 1: Nộp hồ sơ
Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ và nộp trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề
công chứng.

- Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
+ Công chứng viên tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch, kiểm tra giấy tờ trong
hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp việc tiếp nhận thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ
thì bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu
cầu công chứng;
+ Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về
thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến công chứng bản dịch; giải
thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc
công chứng;
+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì
thụ lý và ghi vào sổ công chứng;
+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu
hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày
tháng năm hướng dẫn và họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ);
+ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên giải thích
rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối bằng
văn bản, Công chứng viên báo cáo Trưởng phòng/Trưởng Văn phòng xin ý kiến và soạn
văn bản từ chối.
- Bước 3: Giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình thực hiện
dịch
23


Tổ chức hành nghề công chứng chuyển giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ
chức hành nghề công chứng mình thực hiện việc dịch.
- Bước 4: Ký bản dịch và ký chứng nhận bản dịch
Người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời
chứng và ký vào từng trang của bản dịch.
Trong trường hợp cộng tác viên phiên dịch đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề
công chứng mà mình làm cộng tác viên thì có thể ký trước vào bản dịch; công chứng viên

phải đối chiếu chữ ký của cộng tác viên phiên dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện
việc công chứng.
- Bước 5: Trả kết quả công chứng
Bộ phận thu phí hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định,
đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng.
2.2.1.3. Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch
Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch:
Người yêu cầu
công chứng

Cán bộ tiếp nhận
hồ sơ

Trưởng phòng

Công chứng viên

- Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công
chứng theo thứ tự. Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra hồ sơ có thuộc các trường hợp
được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông tin, số liệu được
lưu trữ tại Phòng Công chứng).
a. Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết : CCV giải thích rõ lý do và
từ chối tiếp nhận hồ sơ. Trong trường hợp giữa người yêu cầu công chứng và công chứng
viên, tổ chức hành nghề công chứng có tranh chấp liên quan đến hoạt động hành nghề
công chứng thì các bên có quyền khởi kiện vụ việc ra Tòa án để giải quyết tranh chấp đó.
b. Trường hợp hồ sơ thiếu : CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ
thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ
sơ).
c. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ : CCV tiếp nhận hồ sơ.
24

d. Trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn: CCV xem xét hồ
sơ, nếu phù hợp thì CCV chuyển đánh máy phần lời chứng.
Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ,
việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về
năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng
của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công
chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến
hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ
chối công chứng.
Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao
dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao
dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công
chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công
chứng viên có quyền từ chối công chứng.
- Bước 2: CCV trực tiếp thực hiện hoặc chuyển chuyên viên nghiệp vụ để thực
hiện những việc cụ thể do CCV phân công, soạn thảo, đánh máy văn bản, hợp đồng.
- Bước 3: CCV hoặc chuyên viên nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội
dung bản hợp đồng. Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, CCV xem xét và
thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn lại: trong
vòng 02 ngày làm việc). Nếu khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng, CCV
kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp
pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm
chỉ vào các bản hợp đồng trước mặt mình.
- Bước 4: CCV ký chứng nhận hợp đồng và chuyển hồ sơ cho Bộ phận thu phí.
- Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác
theo quy định và nhận hồ sơ đã được công chứng tại Bộ phận thu phí.
Thời hạn giải quyết hồ sơ: Không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao
dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng không quá mười ngày làm

việc.
2.2.2. Thẩm quyền công chứng và người yêu cầu công chứng
Xuất phát từ khái niệm công chứng, ta thấy hoạt động công chứng có sự tham gia
của các chủ thể như:
Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 8 Luật Công
chứng 2014, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng như: Công
dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất
đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:
25